PROCEDIMENTO OPERACIONAL
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SISTEMA DE GESTÃO DA
QUALIDADE
AUDITORIA INTERNA
1. OBJETIVO
Descrever o procedimento para planejamento e execução das auditorias internas do SGQ e dos processos a intervalos planejados para determinar se o sistema de gestão da qualidade encontra-se implementado de forma eficaz, bem como, se os processos atendem aos critérios de execução previstos.
2. RESPONSABILIDADES
Elaboração e revisão: Área de Qualidade Execução: Todas as áreas do INTS.
3. DEFINIÇÕES
3.1 Auditoria – Processo sistemático, documentado e independente para obter evidências de auditoria e avaliá-las objetivamente para determinar a extensão na qual os critérios da auditoria são atendidos.
3.2 Auditoria Interna – Também denominada de auditoria de primeira parte, são conduzidas pela própria, ou em nome da própria, organização. Nos casos de contratação de uma consultoria para realização da auditoria, a apresentação de relatório final poderá ser formalizada em documento próprio do subcontratado.
3.3 Auditor - Pessoa com competência para realizar uma auditoria.
3.4 Auditor Líder - Auditor qualificado e designado para planejar, executar e conduzir uma auditoria.
3.5 Auditor especialista - Pessoa que fornece conhecimento ou experiência específica para a equipe de auditoria, não necessita ter conhecimento nas normas de auditoria.
3.6 Auditado – Organização como um todo ou suas partes, que está sendo auditado.
3.7 Auditoria de Follow up - Auditoria realizada pelo Auditor Líder ou por toda a equipe de auditores para verificar se as ações corretivas correspondentes às não conformidades, identificadas durante a auditoria, foram efetivamente adotadas.
3.8 Critérios de auditoria - É um conjunto de requisitos usados como uma referência com a qual a evidência objetiva é comparada.
3.9 Constatações de auditoria - Resultados da avaliação da evidência da auditoria coletada, comparada com os critérios de auditoria.
3.10 Escopo de auditoria - Descreve a abrangência e os limites da auditoria como localizações físicas, unidades organizacionais, atividades e processos a serem auditados, bem como, o período de tempo coberto pela auditoria (NBR ISO 19011).
3.11 Evidência Objetiva - Dados que apoiam a existência ou a veracidade de alguma coisa. 3.12 Equipe Auditora - Um ou mais auditores que realizam uma auditoria, apoiados, se necessário, por especialistas.
3.13 Não-Conformidade - É o não atendimento a um requisito
3.14 Observação - É a indicação, por parte da equipe auditora, de uma melhoria que possa evitar a ocorrência de uma não conformidade.
3.15 Programa de Auditoria - Conjunto de uma ou mais auditorias planejadas para um período de tempo determinado e direcionadas a um propósito específico.
3.16 Relatório de Auditoria – Documento formal a ser produzido pela equipe auditora interna e/ou auditor interno contratado.
4. PROCEDIMENTO
4.1 Compete a área da Qualidade indicar o Auditor Líder e designar os auditores internos integrantes da equipe de auditoria do SGQ assegurando a independência e imparcialidade do processo.
4.2 Quando não houver disponibilidade da equipe de auditores internos para execução do Programa de Auditoria do SGQ, poderá (ão) ser contratado (s) auditor(es) terceirizados sendo que, estes devem apresentar registros que comprovem sua qualificação como Auditor Líder e, com experiência comprovada através de currículo. Quanto ao critério de educação, o mínimo requerido é tecnólogo ou bacharel. Poderão ser utilizados Relatórios de Auditoria do terceirizado em substituição ao previsto neste procedimento.
4.3 Compete a área da Qualidade planejar, estabelecer, implementar e manter o programa de auditoria e coordenar as atividades das auditorias internas, assim como a elaboração, atualização, aprovação, controle de alterações, implantação, registro de implementação e eficácia das atividades de auditoria;
4.4 Compete ao Auditor Líder conduzir a auditoria interna, coordenar e orientar a equipe de auditores internos da qualidade quanto às atividades;
4.5 Compete aos auditados prover informações necessárias para a realização das auditorias e tomar as ações corretivas necessárias em caso de não conformidades detectadas.
4.6 Planejamento
As auditorias devem ser conduzidas em intervalos planejados para prover informação sobre o Sistema de Gestão da Qualidade e prover informação de aderência com:
a) Satisfazer requisitos para manutenção da certificação do SGQ para atender a NBR ISO 9001;
b) Contribuir para a melhoria do Sistema de Gestão da Qualidade;
c) Verificar o atendimento dos requisitos normativos e contratuais e fornecer subsídios para retroalimentação do SGQ.
4.6.1 Anualmente, a área da Qualidade elabora o cronograma anual das auditorias, abrangendo as auditorias internas e externas do SGQ, as internas devem considerar a importância e/ou criticidade dos processos. No programa de auditoria deve constar a frequência, objetivo, escopo. O planejamento poderá ser modificado levando em consideração a identificação de novas demandas ou necessidades surgidas, considerando as alterações dos processos, reclamações de clientes ou partes interessadas, histórico de não conformidades, alteração em requisitos, alteração ou inclusão de novos riscos ou oportunidades relacionadas aos processos a serem auditados.
4.6.2 Após estabelecido o plano de auditoria, as áreas que serão auditadas devem ser informadas. As equipes de auditoria são compostas em função da complexidade e abrangência dos processos e interdependência.
4.6.3 É de responsabilidade do auditor realizar a programação da auditoria, reunir-se com a equipe de auditora para avaliação dos documentos aplicáveis ao SGQ, elaborar o plano da auditoria, utilizando o formulário específico FP-SGQ.001 – Plano de auditoria e envia para validação da área da Qualidade realizar a divulgação.
Nota 1: Os componentes das equipes de auditoria serão convocados conforme a disponibilidade no período de realização da auditoria.
Nota 2: Os Responsáveis das áreas divulgam a programação para os demais colaboradores da área.
4.7 Execução da Auditoria
4.7.1 Na data e horário estabelecidos no plano da auditoria do SGQ, o auditor líder juntamente com a equipe de auditores realiza a reunião de abertura com os responsáveis das áreas a serem auditadas para apresentar a equipe, confirmar o escopo da auditoria, estabelecer meio de comunicação, apresentar a sequência das atividades, confirmar horários e local da reunião de encerramento, esclarecer detalhes e dirimir dúvidas, caso existam. 4.7.2 Após a reunião de abertura, cada auditor ou equipe se dirige ao processo a ser auditado de acordo com o previsto no plano de auditoria para verificação e coleta das evidências objetivando:
a) Verificar o cumprimento das diretrizes estabelecidas e a efetiva aplicação das normas e procedimentos;
b) Identificar oportunidades de melhorias nas áreas e documentos auditados; c) Avaliar alterações significativas ocorridas no Sistema de Gestão da Qualidade e/ou nos processos;
d) Comprovar a adequação do Sistema de Gestão da Qualidade em relação à norma de referência e documentos aplicáveis.
4.8 Análise das constatações e preparação da conclusão da auditoria
A qualquer tempo durante as auditorias do SGQ, a equipe de auditores poderá se reunir para analisar criticamente as constatações geradas a partir da coleta de evidências e, quaisquer outras informações apropriadas visando com isso que, uma evidência coletada em um processo, possa ser verificada nos demais a fim de avaliar sua abrangência e também, preparar as conclusões para a reunião de encerramento da auditoria.
Quando identificada uma não conformidade ou observações, essas devem ser relatadas ao auditado e registrada no Relatório de Auditoria Interna da Qualidade no formulário
FP-SGQ-002. Quanto às observações cabe ao responsável do processo auditado e/ou, a área da
Qualidade, avaliarem, e se pertinente, realizar a tratativa igualmente às não conformidades conforme Procedimento PG 05.
4.9 Conclusão da auditoria
Ao término da auditoria do SGQ, o auditor líder e a equipe de auditores realizam a reunião de encerramento apresentando as não conformidades, observações e pontos de melhoria identificados para os Diretores, gestores dos processos e colaboradores presentes. Após a reunião de encerramento o auditor líder prepara o relatório final da auditoria formulário FP-SGQ-002, contendo as não conformidades e observação, no prazo máximo de 03 dias úteis, e encaminha para a área da Qualidade validar, divulgar e disponibiliza-o na rede do INTS. A área de Qualidade realiza o registro das não conformidades ou melhorias no Sistema eletrônico específico para as tratativas.
4.10 Acompanhamento
A área da Qualidade deverá acompanhar o tratamento das não conformidades e oportunidades de melhoria oriundas das auditorias internas do SGQ juntamente com os responsáveis ou designados pelos processos, monitorar as ações implementadas, bem como, a eficácia.
4.11 Competência e Avaliação de Auditores
4.11.1 Auditor Líder
Curso de interpretação e auditoria na NBR ISO 9001;
Curso de Auditor Leader em uma das normas.
4.11.2 Equipe de Auditoria
Curso de auditor interno da norma 19011.
A área da Qualidade acompanha o desenvolvimento dos auditores, prevê cursos complementares de especialização, reciclagens e atualização, quando necessárias, a fim de aperfeiçoar suas habilidades/conhecimentos.
5. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES/REFERÊNCIAS
ISO 9001 – Sistema de Gestão da Qualidade - Requisitos
6. CONTROLE DE REGISTRO
Formulário
Identificação Armazenagem Proteção Recuperação (Forma de busca) Acesso (Livre/ restrito) Retenção Disposição FP.SGQ.001 Plano de auditoria Z:\Coordenação\Sist ema de Gestão da Qualidade\Auditoria s Backup
Ano Restrito Indeterminado
Não aplicável FP.SGQ.002 Relatório de auditoria interna da Qualidade Z:\Coordenação\Sist ema de Gestão da Qualidade\Auditoria s Backup
Ano Restrito Indeterminado
Não aplicável
7. HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES
Revisão Elaborado/
revisador por Data Histórico das alterações Aprovado por Data
04 Barbara Silva 20.10.2017
Alteração da função Coordenador da Qualidade para Analista da Qualidade. Item 3.1 – Foram definidos critérios para contratação de auditores terceirizados. No item 4.6 foram incluídos os requisitos de educação e de treinamento necessários para Auditor Interno e Auditor Líder. No item 4.1.1 foram inseridos os critérios aplicáveis para revisão do Programa de Auditoria.
Inclusão da nota 4 no item 4.2.2.
Inclusão do item 4.3.4 para orientar sobre o tratamento de observações registradas durante a auditoria.
Inclusão do Programa de Auditoria como anexo I exclusão do anexo III - Relatório de Não conformidade de auditoria interna e renumeração dos demais anexos. Revisão formulário do Plano de Auditoria.
Fábio Finamori 20.10.2017
05 29.10.2018
Revisão geral do procedimento para inclusão da sistemática aplicável as auditorias de processos sendo alterados
Bárbara Silva os itens: 1, 4.1.1,4.1.4, 4.3.4, 4.4.2, 4.5.1, 4.5.3, 4.6.2.1 (inclusão subitem “f”), 4.6.2.2. Também foram alteradas a nota⁴ e nota⁵.
Fábio Finamori 29.10.2018
06 Mayara Souza 18.10.2019 Atualização da nova logo do INTS. Silvia Herranz 18.10.2019
07 Taneide Alves 07.10.2020 Revisão geral e inclusão da planilha de controle de registro no item 5 - Registros. Alan Kertzman 15.10.2020
