Giseli Alves Silvente
Resumo
O controle constitui uma atividade de verificação de registros, sendo que deve ser exercida de forma periódica, buscando a verificação dos fatos com o resultado. Esse tipo de atividade exercida de acordo com uma estrutura organizacional constitui o controle interno. Entende-se que, na verdade, a principal ideia do controle interno é a prevenção e a correção de possíveis erros em diversos setores da organização e no presente estudo especificamente no Contas a receber. Assim os controles internos de contas a receber devem servir de auxilio para a organização a acompanhar as operações derivadas das vendas a prazo que são feitas no dia a dia. A implantação de controles internos tornou-se um fator de grande relevância para que as organizações atingir os resultados pré-determinados, pois são compreendidos como um conjunto de condutas adotadas visando assegurar a proteção dos bens e valores da organização, assegurando a que as informações sejam adequadas e promovam a efetividade operacional. O principal objetivo do presente estudo é, pois, analisar a relevância dos controles internos no contas a receber. A metodologia do trabalho tratar-se de um levantamento bibliográfico de caráter descritivo e exploratório, com abordagem qualitativa.
Palavras-chave: Controles internos. Geração de informações. Contas a Receber. ABSTRACT
The control is a check activity logs, and must be exercised periodically, seeking to check the facts with the result. This type of activity according to an organizational structure is internal control. It is understood that, in fact, the main idea of the internal control is the prevention and correction of potential errors in various sectors of the organization and in the present study specifically in accounts receivable. Thus the internal controls of accounts receivable should serve as aid to the organization to monitor the operations derived from credit sales that are made on a daily basis. The implementation of internal controls has become a very important factor for organizations to achieve predetermined results, as they are understood as a set of behaviors adopted to ensure the protection of goods and values of the organization, ensuring that the information is appropriate and promote operational effectiveness. The main objective of this study is therefore to analyze the relevance of internal controls on accounts receivable. The methodology of work will treat yourself to a literature descriptive and exploratory with a qualitative approach.
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Aluna do Curso de Pós-Graduação em Auditoria e Controladoria Empresarial da Universidade Federal de Mato Grosso. Formada em Ciências contábeis pela faculdade Candido Rondon, em 2010. Pós graduada em Administração com ênfase em cooperativas pela FGV, em 2012.
Keywords: Internal controls. Generating information. Bills to receive. 1 INTRODUÇÃO
Devido as alterações ocorridas no ambiente organizacional, relacionadas ao ambiente tecnológico e econômico instituições têm grandes desafios de se ajustarem ao modelo que o mercado exige nos dias atuais para se manterem no mercado, onde o controle interno exerce primordial relevância na continuidade das organizações (KÜSTER, 2010).
O Controle Interno deve ser visto como um recurso da organização de grande relevância para tomada de decisão, com vistas a gerar proveitos para a saúde econômica e dar sustentabilidade para a organização (KÜSTER, 2010).
Diante das várias e consideráveis mudanças no setor da economia do Brasil que refletem no ambiente interno das organizações, os proprietários e gestores sentem cada vez mais a indispensabilidade de se ajustarem a essa nova estrutura organizacional, para que possam permanecer e prosseguirem evoluindo em seus negócios (KÜSTER, 2010).
A falta do controle, decorrente de má administração das operações, pode fazer com que muitas organizações tomem decisões fora da realidade, tendo como resultado perdas de vantagens competitivas, em consequência da ausência do gerenciamento de informações a respeito dos processos associados a múltiplas atividades, tal como: contas a receber e demais áreas relacionadas (SANTOS, 2011).
O Controle Interno se caracteriza, na verdade, de um instrumento considerável para defesa do próprio gestor, uma vez que possibilita, além de um importante componente de auxílio para tomada de decisão, a coibição de atividades dissonante dos objetivos da organização (SANTOS, 2011).
Pode-se dizer que um bom Sistema de Controle Interno tem o sentido semelhante a uma boa administração que da mesma forma, é o objetivo de todo gestor (SILVA, 2007).
1 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA
Conforme Berti (2013), a primeira década do século XXI foi mercada pela crise mundial inicialmente americana no ano de 2008/2009, em seguida atingindo os países europeus e posteriormente os demais países dos continentes, alguns com intensidade maior, com variações em função do grau de dependência externa de suas economias. A crise teve sua origem na economia americana, consequência da
super expansão do crédito imobiliário concedido pelos bancos que
transformaram essas hipotecas em derivativos negociáveis no mercado financeiro (outros bancos). 2
O crédito abundante provocou o aumento na procura dos imóveis elevando os preços dos mesmos, facilitando o refinanciamento por parte dos mutuários. Visando combater a inflação, o governo adotou medidas de aumento nas taxas de juros que teve como consequência o aumento das prestações do crédito imobiliário, causando a inadimplência e a queda nos preços dos imóveis, provocando o colapso dos bancos com carteira imobiliária (SANTOS, 2011).
Essa fase da gestão financeira caracteriza-se pela avaliação do risco e pela liquidez das instituições financeiras.
Conforme Berti (2013), uma empresa possui diversos objetivos, alguns considerados naturais, inerentes à sua própria existência, como, por exemplo, além do lucro, o aumento do bem-estar social por meio da oferta de bens e serviços.
A administração financeira é o estudo que considera a organização e operações de uma empresa com vista ao uso eficiente dos recursos para obter resultados compensadores e contínuos. Segundo Zdanowicz (1998), a figura do administrador não pode estar voltada apenas aos aspectos de pagadoria ou ao de simples tesoureiro. A sua função é administrar todos os recursos disponíveis na empresa, de forma eficiente, eficaz e integrada com a atividade empresarial.
2
O crédito imobiliário tenha a garantia do Governo americano e era com taxas de juros pós-fixadas, ou seja, flutuantes.
Para o correto funcionamento da empresa no âmbito financeiro, deve haver um equilíbrio entre receitas e despesas, ou seja, os ingressos devem ser suficientes para cobrir os desembolsos de caixa, bem como os excedentes devem ser devidamente aplicados, e a escassez de recursos detectada, e os mesmos captados nas fontes menos onerosas à empresa (KÜSTER; et al. 2010, p. 33).
Em um primeiro momento, percebe-se que uma das deficiências das
empresas é a falta de informações gerenciais e essa ausência pode ocasionar problemas de ordem financeira. Um exemplo é a falta de informações quanto ao real faturamento e capacidade de pagamento da empresa o que dificulta a tomada de decisões nas compras de equipamentos e matéria-prima e na formação de preços (SILVA, 2007).
Os gestores devem possuir a visualização das informações gerenciais para auxiliar no processo de tomada de decisões e planejamento dos recursos financeiros, através de seu controle.
Em cada setor ou departamento de uma empresa encontram-se algumas atividades, decisões, medidas e preocupações que influenciam a gestão financeira, entre elas destacam-se conforme Berti (2013): a) A taxa de crescimento das vendas futuras; b) A estabilidade relativa das vendas; A estrutura e as condições de concorrência enfrentada pela empresa; d) A estrutura de ativo total, como reflexo das operações a que se dedica a empresa.
Há ainda outros fatores importantes relacionadas as informações gerencias que podem ter efeito sobre o lucro líquido, ou seja, o lucro do acionista; concordância entre os prazos primordiais para geração de recursos nas aplicações e os prazos de vencimento dos financiamentos dessas aplicações; fator de risco; facilidade de acesso disponível à empresa para que seja possível ajustar as fontes de recursos às mudanças de suas necessidades financeiras; a oportunidade com a qual certo tipo de recurso é obtido (SILVA, 2007).
Conforme Berti (2013), o gestor financeiro, para bem desenvolver suas atividades, necessita de dados ou informações dos diversos setores ou departamentos da empresa, como produção, vendas, administração, marketing, recursos humanos, dentre outros.
Fonte: Berti (2013).
Conforme Berti (2013), de maneira geral, estas informações estão relacionadas à empresa como um todo. Sendo assim, o setor de gestão financeira deve criar mecanismos de integração e relacionamento com as demais áreas e pessoas, pois estas informações o influenciarão nas decisões a serem tomadas, bem como refletirão no futuro da própria empresa.
Naturalmente, por mais ampla que seja a rede de integração, o estudo da organização estratégica deve extrapolar as empresas participantes, interagindo com outros agentes nesse processo, tais como os clientes, os fornecedores, os governos e as comunidades onde as empresas participantes da rede atuam e/ou pretendem atuar.
Essa maior amplitude é resultado dos estudos inerentes à técnica do encadeamento para o estabelecimento de cenários estratégicos, bem como dos princípios da nova economia das instituições.
Para Oliveira (2013), a técnica do encadeamento para desenvolvimento de cenários estratégicos procura identificar os vínculos entre o sistema produtivo das empresas e o ambiente externo dessas empresas.
Os vínculos para trás referem-se aos insumos e aos fatores de produção que cada empresa obtém do ambiente, tais como recursos humanos, materiais, tecnologias, matérias-primas etc. Fatores no ambiente que afetam a disponibilidade, qualidade e preços desses insumos e dos fatores de produção devem ser identificados.
Nas vinculações para frente, conforme Santos (2011), os produtos e os serviços de cada empresa são colocados no ambiente onde disputam clientes em mercados nos quais diversos fatores, como a concorrência, a regulamentação governamental e a economia, afetam a venda desses produtos e serviços.
A técnica do encadeamento para o estabelecimento de cenários está correlacionada aos princípios da nova economia das instituições.
Nesse contexto, para Oliveira (2013), quando se considera a economia
brasileira com seus diversos setores de atuação — agribusiness, automotivo,
embalagens, petroquímico etc. —, deve-se lembrar da abordagem da economia dos custos de transação, que objetiva analisar os contratos, formais ou não, que ocorrem nas transações entre os agentes de um setor de atuação em particular ou da economia em sua totalidade.
Essa abordagem procura a consolidação dos custos de transação, os quais ocorrem em qualquer atividade comercial e devem ser acrescentados no processo de estrutura de formação e de análise dos custos industriais, bem como servem para otimizar o processo decisório dos agentes atuantes na escolha da melhor transação entre os envolvidos no assunto considerado.
A gestão financeira é uma das áreas de finanças que, de acordo com Gitman (2002, p. 4), é definida como “a arte e a ciência de administrar fundos”. Ela “ocupa-se do processo, instituições, mercados e instrumentos envolvidos na transferência de fundos entre pessoas, empresas e governos”.
A gestão financeira é um campo importantíssimo da administração empresarial e assume um papel decisivo no contexto de gerir qualquer negócio. Em função disso, vem sofrendo mudanças e se aperfeiçoando com o passar dos anos.
A cada dia a contabilidade passa a adquirir maior relevância nas organizações, essencialmente por ser uma ferramenta que tem por escopo
no momento da tomada de decisões relevantes sobre o patrimônio.
Decorrente das modificações ocorridas no ambiente organizacional, em que os mercados são muito competitivos, as organizações são movidas pela imperiosidade de adaptarem à realidade econômica onde se encontram, com a objetivo de garantirem sua permanência na sociedade atual.
Dessa feita, os controles internos são vistos como instrumentos de grande relevância que podem auxiliar a gestão para que a organização venha atingir seus objetivos.
A função do controle é assegurar que as operações da organização sejam executadas da maneira como foram planejadas, objetivando melhorar o funcionamento das operações e a posição competitiva da organização no mercado.
O processo pelo qual a empresa transforma seus direitos em recursos disponíveis para dar continuidade à sua atividade chama-se Contas a Receber. Este processo merece especial atenção, pois é o final de uma sequência de cuidados tomados para o sucesso das operações.
Conforme Almeida (1996), as contas a receber devem ser registradas a no momento em que acontece a entrega do bem ou quando ocorrer a prestação efetiva do serviço pela organização.
Desta feita, os controles internos de contas a receber devem ser empregados de forma ajustado por toda a empresa, pois são ferramentas que podem vir a auxiliar para que um funcionamento melhor da organização no processo vendas e de gestão empresarial.
O processo pelo qual a empresa transforma seus direitos em recursos disponíveis para dar continuidade à sua atividade chama-se Contas a Receber. Este processo merece especial atenção, pois é o final de uma sequência de cuidados tomados para o sucesso das operações (SANTOS, 2011).
Quando uma empresa comercializa bens e/ou serviços, pode receber seu pagamento à vista ou a prazo, isto, conceder crédito. Conforme Silva (2007), a palavra “crédito” “pode ser entendido como sendo o ato de vontade de ceder a
alguém, por período determinado, uma parte de seu patrimônio a outrem”, com a perspectiva de receber a parcela total depois de passado o período fixado.
Segundo Küster (2010, p. 113), “As instituições vendem a prazo, isto é, concedem crédito para aumentar seu nível de produção, ampliar suas vendas, e assim, maximizar a rentabilidade”.
Assim sendo, acredita-se que ao conceder crédito a um cliente à empresa objetiva garantir além de um acréscimo de suas vendas, giro de seus estoques, aumento de suas atividades e mais familiaridade com o cliente. A administração dos valores a receber no ambiente organizacional é de essencial importância, em virtude do de que nos dias atuais o aspecto que um significativo percentual dos investimentos das empresas estão alocados nas contas a receber.
Segundo Gitman (2002), em média a conta de valores a receber desempenham algo em torno de 37% dos ativos circulantes e 16% dos ativos totais das empresas. O valor a receber que uma empresa, independente de seu porte, tem por base e está diretamente relacionado com a cessão de crédito e posterior cobrança do crédito disponibilizado, e cabe a empresa determinar uma política de crédito com base em sólidos princípios financeiros, suficiente para se determinar se deve ou não conceder crédito a um cliente.
Segundo Santos (2011, p. 36), “a política de crédito representa o conjunto das condições sob as quais a empresa efetua suas vendas a prazo”. Cada instituição deve ter sua própria política de crédito de forma coordenada para ter o equilíbrio entre as necessidades de vendas e, ao mesmo tempo, conservar uma carteira de alta qualidade.
2 IMPORTÂNCIA DOS CONTROLES INTERNOS NO CONTAS A RECEBER
Em relação ao controle interno primeiramente é necessário explicar o que vem a ser a palavra controle. É uma forma de exercer poder sobre algo ou alguém, controlar, averiguar e comandar, dentre outros. Controlar está diretamente relacionado com o fato de planejar, e visa aplicar os recursos disponíveis de forma que o resultado obtido venha na forma de produto ou serviço (KÜSTER, 2010).
O Controle Interno compreende o plano de organização e todos os métodos e medidas, adotadas numa empresa para proteger seu ativo, verificar a exatidão e a fidelidade de seus dados contábeis, incrementar a eficiência operacional e promover a obediência às diretrizes administrativas estabelecidas (MOTA, 1988, p. 4).
Assim, o controle constitui uma atividade de verificação de registros, sendo que deve ser exercida de forma periódica, buscando a verificação dos fatos com o resultado. Esse tipo de atividade exercida de acordo com uma estrutura organizacional constitui o controle interno.
A expressão controle interno é o conjunto dos procedimentos exercidos por uma organização. Já a expressão controles internos tem como ideia apresentada, o conjunto ou uma parte do mesmo, referente aos procedimentos e dos registros financeiros (KÜSTER, 2010).
O controle interno de uma empresa precisa ser estruturado pela própria administração, para que assim, possa propiciar uma garantia de que os objetivos e metas estão sendo atingidos de maneira eficiente, mas com economia. Assim, os erros e procedimentos fraudulentos poderão ser evitados, e, caso venham a ocorrer, deverão ser detectados e corrigidos pelos funcionários, como parte de suas funções habituais. Isso mostra o quão importante são os controles eficientes dentro da empresa, para que a mesma possa cumprir os objetivos de maneira correta e tempestiva com a mínima utilização de recursos, ou seja, sem muito custo, buscando a maior obtenção de lucros.
Para Peter, Machado (2003), quanto aos sistemas de controle, estes devem ser avaliados, sendo que focando mais os procedimentos e registros que possam vir a fazer parte do controle. O objetivo de tais sistemas é constatar se os mesmos proporcionam uma segurança, ou seja, garantia de que as operações que ali são realizadas atingem as metas propostas anteriormente, como contas a receber, analisando a eficiência e eficácia e se são satisfatórios os resultados obtidos. Para isso, faz-se necessário que as operações dos sistemas de controle sejam examinadas para verificar se os objetivos estão sendo alcançados de forma permanente, ou seja, sem desvios daquilo que foi programado anteriormente.
Quando Assaf Neto (2003), menciona que o Sistema de Controle Interno é um conjunto complexo, deixa claro que não é uma atividade voltada somente para as demonstrações contábeis ou outra fonte de informações unicamente. Um sistema eficiente de controle interno pode o fiscalizar a execução contábil, financeira, orçamentária da organização.
As informações produzidas pela Contabilidade possuem diversos usuários, dentro e fora das organizações. Como os relatórios contábeis apresentam dados essenciais sobre a situação econômica, financeira e patrimonial dessas entidades, é natural que seja assim.
Os controles internos de contas a receber apresentam importância fundamental para a administração dos valores a receber de uma empresa, pois quando existe controle interno eficiente das contas a receber, os clientes e a empresa protegem seus ativos contra prováveis perdas que poderão decorrer de vendas e garantem, dessa forma, a eficiência de suas operações.
As contas a receber são uma das contas de maior relevância dentro das organizações, uma vez que contemplam as entradas de valores referentes às vendas a prazo efetivadas pelos clientes.
Silva (2007), aponta que controlar tem o significado de acompanhar se todos as condutas que foram inicialmente arquitetados estão sendo seguidos na prática, com o escopo de identificar e corrigir possíveis alterações relacionadas aos padrões definidos pela organização. Para que exista controle, é indispensável que a organização tenha objetivos e plano pré-estabelecidos.
Existem várias formas de controles internos sobre o conceito de contas a receber, e estes controles modificam-se e diferenciam-se de acordo com o tipo da empresa, em conformidade com o volume de atividades bem como da utilização adequada dos controles para atingir as informações gerenciais.
Conforme Sá (1998, p. 20), no controle das duplicatas a receber, devem
ser consideradas “as duplicatas em posse da empresa, em posse de bancos, em
poder dos fornecedores da empresa”, comercializadas não vencidas, vencidas há alguns anos, que não se tem a expectativa que sejam pagos, e aqueles sob demanda da justiça para cobrança judicial.
associado ao controle interno das vendas, deduções das vendas e do caixa. Os títulos e contas a receber devem ser preservados por outro setor que não seja o
faturamento, “descontos e autorização de contas incobráveis, cobranças ou
remessas de clientes. As duplicatas devem ser reconciliadas regularmente por funcionários que não tenham acesso ao controle de títulos e duplicatas a receber”.
A informação gerencial é de grande relevância para as organizações que
buscam um diferencial competitivo para se manterem “vivas” no mercado. Ela se
torna um elemento decisivo no processo, uma vez que conduz toda e qualquer decisão interna da organização a curto ou de longo prazo.
Para que as informações trazidas pela contabilidade sejam fiéis e confiáveis, é necessário um controle adequado de cada sistema operacional. Isso se torna possível através da utilização de controles internos eficientes, que são de elevada importância, visto que, através destes, controla-se os ativos da empresa e verifica-se a exatidão e confiabilidade dos dados contábeis (ZENCI, 2009, p. 13).
Conforme Küster et al. (2010), um dos controles internos de mais relevância nos dias atuais da área financeira de uma organização corresponde ao controle de contas a receber, este reporta-se às operações relacionadas as vendas ocorridas a prazo e, por conseguinte, lançadas no contas a receber.
O processo pelo qual a empresa transforma seus direitos em recursos disponíveis para dar continuidade à sua atividade chama-se Contas a Receber. Este processo merece especial atenção, pois é o final de uma sequência de cuidados tomados para o sucesso das operações.
Iudícibus, Martins e Gelbcke (2002), afirmam que as contas a receber procedentes de vendas a prazo de produtos ou serviços a clientes, evidenciam um dos ativos mais importantes das empresas.
No momento em que for realizado a contabilização de uma conta a receber, tem-se a expectativa de que seja cumprido o princípio da realização da receita e que a correspondência seja apontado o custo da mercadoria vendida, por meio da baixa dos estoques e despesas associadas.
Conforme Oliveira (2013), toda e qualquer estratégia — a qual pode ser representada por uma simples frase — deve se consolidar em um ou mais projetos, os quais possibilitam a implementação das estratégias anteriormente estabelecidas. Posteriormente, todas as partes comuns dos diferentes projetos são agrupadas, constituindo os planos de ação, os quais são alocados nas diversas unidades
organizacionais da empresa. E, como as estratégias assim como os objetivos - são
estabelecidas pela interação estruturada entre os fatores externos e internos, existe, nesse momento, forte abordagem estratégica na questão organizacional das empresas.
Para Oliveira (2013), todas as empresas devem equacionar a aquisição de fundos e o gerenciamento de sua aquisição, procurando definir a forma mais
adequada em termos de liquidez, redução de seus custos e risco financeiro. O
sistema de objetivos, estratégias e políticas tem influência na organização estratégica à medida que, quando os objetivos, estratégias e políticas estão bem definidos e claros, é mais fácil organizar, pois se sabe o que esperar de cada profissional e equipe que compõe a empresa. Esse é um dos principais assuntos para interligar a organização estratégica controles internos e contas a receber.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
O lucro de uma empresa é administrado com base nas funções de planejamento, análise e controle. Este resultado será obtido mediante a boa administração das atividades anteriores do administrador, pois, a partir dos critérios adotados nos financiamentos e investimentos, estes valores poderão estar disponíveis ou não.
Quando a organização não utiliza o controle interno de contas a receber de forma ajustado ou ignora a relevância desse controle nas suas operações, pode aparecer disformidades nos resultados alusivos às vendas realizadas ou possíveis perdas relacionadas ao recebimento desses valores, ocasionando, dessa feita, prejuízos à organização.
A eficiência operacional poderá ser avaliada medindo os resultados alcançados; para isso deverá o Sistema de Controle Interno expedir normas de
administração, sugerindo modelos e formas de acompanhamento na execução dos serviços e avaliando os resultados.
Dependendo do tipo de organização, esses controles podem sofrer variações acordo com as operações procedidas por elas e podem ser modificadas se os colaboradores, gestores ou clientes acharem que é necessário. Assim sendo, é imprescindível que qualquer tipo de organização, seja de qualquer ramo de atividade, utilize as ferramentas de controles internos em suas operações associadas às contas a receber.
A política de crédito deve dar prioridade às características elementares, incluindo a utilização de concessão de crédito para aumentar o volume das vendas, ter lógico um critério para se conceder o crédito, responsabilidades específicas de vendas, soberania do departamento de crédito para definir quais serão os procedimentos de cobrança e crédito, condutas e critérios de cobrança e interrupção de crédito de contas ao cliente, quando da existência de um título vencido, para controlar as inadimplências.
Pode-se concluir que o controle interno de contas são de grande relevância para a gestão de qualquer organização, seja de micro ou pequena empresa. Eles devem primar pela eficiência a ponto de oportunizar segurança e confiança a todos as pessoas comprometidas no processo de venda, para que os clientes e vendedores se possam estar realizados e consequentemente a organização logrará melhores resultados.
O sucesso de uma empresa está sujeito a um equilíbrio financeiro e para que isso ocorra, a administração das contas a receber é imprescindível. Utilizar-se de mecanismos eficientes para analisar e gerenciar tais contas é primordial neste processo.
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