RELATORIO
1. CONTEXTUALIZAÇÃO
Este relatório visa apresentar o trabalho desenvolvido pelos Órgãos Sociais da ASSCTMP em funções desde Fevereiro do corrente ano, em especial o da Direção, assente no compromisso dos membros eleitos, tendo em vista os interesses da Associação e Associados, com base nos princípios da sua fundação em 1981 a saber:
- A garantia da ação social complementar dos associados; - A sustentabilidade financeira da associação;
- A atividade sociocultural e desportiva.
É com base nestes princípios e nos constrangimentos financeiros que vivemos – associações e associados - há já algum tempo, decorrente da grave situação económica e financeira que atravessamos, exigindo medidas de contenção para garantir o equilíbrio e sustentabilidade financeira dos serviços prestados, em especial o da ação social complementar, atividade essencial da Associação que o trabalho da Direção se centrou, contribuindo para o aumento de qualidade de vida dos associados assim como na gestão e exploração dos Bares concedida pela Câmara Municipal ao abrigo do Protocolo de Colaboração assinada com a anterior direção em janeiro de 2015.
Fora a necessidade de dar prosseguimento a estas medidas consideradas prioritárias, num trabalho de apreciação rigorosa dos processos de comparticipação atribuídas aos associados de acordo com o RFA em vigor e suas necessidades sociais para uma revisão dos Estatutos e do RFA (Regulamento do Fundo de Auxílio) de forma a revitalizar a associação, não menos importante foi a avaliação e acompanhamento do funcionamento dos Bares, tendo em conta tratar-se de uma área que sempre apresentou níveis de despesa, prejuízo e défice significativos para as contas da Associação.
No âmbito deste trabalho também foi considerado o papel e função da Secretaria, sua importância para o trabalho desenvolvido pela associação e a atividade de cultura e recreio como forma de promover a participação e envolvimento dos associados na vida da associação que deve ser vista e assumida como pertença de todos nós.
2. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS E RESULTADOS.
No contexto acima referido, e dos objetivos estratégicos apresentados para o biénio 2015-2016 passamos a indicar os objetivos e resultados atingidos no ano em curso, nas áreas de trabalho constituídas pela Direção descentralizando a responsabilidade e ação dos seus membros, das trabalhadoras da secretaria e dos bares, num trabalho de compromisso com os associados.
a) Administração e Modernização.
Na senda da contínua organização funcional da Associação, tendo em conta a qualificação e modernização, de forma a contribuir para a melhoria do acolhimento e encaminhamento de todas as situações apresentadas pelos associados, e a prestação de serviços tanto na Secretaria como nos bares, verifica-se a aposta na comunicação e contacto pessoal, através da introdução de novos meios, metodologias e ferramentas de trabalho, formação e acompanhamento dos recursos humanos, pelo que passamos a apresentar alguns objetivos e resultados.
1- Avaliação do modelo de funcionamento e de controlo interno da atividade da Associação, procedendo às alterações consideradas pertinentes para prestar um melhor serviço aos associados:
- Envolvimento de toda a equipa da Direção/Secretaria e trabalhadoras dos bares, na criação de áreas de trabalho com definição de tarefas;
- Feita a avaliação e levantamento de necessidades nas diversas áreas de trabalho da Direção e da Secretaria, em especial recursos humanos e condição financeira,
- Feita a avaliação de necessidades para as áreas de trabalho da Direção e Secretaria no que respeita a procedimentos, normas e regras de funcionamento, em especial para áreas de bares;
2- Aposta na formação das pessoas que trabalham na Associação, com o objetivo de se conseguir uma melhor prestação em todas as áreas da sua intervenção.
3- Promoção de mecanismos de auscultação junto dos associados (sugestões/reclamações/atendimento):
- Elaborado estudo de questionários a aplicar no âmbito da gestão dos Bares; - Incentivo à reclamação como meio de conhecer opiniões e introduzir melhorias;
- Atendimento ao associado sempre solicitado ou promovido para esclarecimento de dúvida dos processos mais delicados.
4- Promoção de estratégias de transparência, assentes num plano de comunicação e divulgação da atividade da Associação (Newsletter, site da Associação, email, reuniões e outras):
-Apresentada a atividade de forma regular através da Newsletter; -Elaborados relatórios;
-Realizadas reuniões regulares com membros da Direção (sempre que justificada a necessidade);
-Realizadas reuniões com Órgãos Sociais Conselho Fiscal e Assembleia Geral param envolvimento na atividade;
-Promovidos espaços de encontros com os associados para questionar e conhecer direitos;
-Promovida reunião com a CMP com entrega de relatórios e apresentação de situação no âmbito do Protoloco de Colaboração,
-Utilização regular dos mails para associados e outros, ofícios, e circulares; -Revisão e atualização do site;
-Partilha de informação junto dos membros da Direção sobre atividade de coordenação, orientações a aplicar, bem como junto das trabalhadoras do bares, -Realizadas reuniões regulares de trabalho com trabalhadores das várias áreas, apresentação e discussão de dificuldades param resolução conjunta;
b) Gestão e Finanças.
Debate-se pela garantia da sustentabilidade e equilíbrio financeiro da Associação, estabelecendo regras e normas de controlo, acompanhamento e monitorização do orçamento e das despesas, entre esta área e a Gestão dos Bares, numa gestão de rigor e contenção, em especial no que respeita a compras e fornecedores, entre outros.
CF . Presta contas. Quadros de despesa e receitas.
1-Avaliação das contas bancarias dos bares e comparticipações:
-Garantida a definição de metodologias e organização de trabalho tendo em vista a garantia da autosustentabilidade para o funcionamento dos bares e Associação, considerando o Protocolo de Colaboração com a CMP;
-Adotada a contabilidade organizada a despeito do funcionamento irregular dos bares tendo em conta a missão da Associação, nomeadamente bar do São João, pela sua abertura ao público;
-Realização de uma reunião com a CMP para avaliação das despesas/receitas/défice dos bares e proposta da continuação da gestão e exploração dos bares no âmbito do Protocolo de Colaboração;
c) Ação Social.
A área da ação social, pilar fundamental na ajuda aos associados cuja situação social como já antes foi referida, denota graves dificuldades, tem tido como linha mestre a aposta na revisão de Estatutos e o Regulamento do Fundo de Auxílio, na criação de programas de apoio social, com recurso a parcerias e protocolos que beneficiem os associados.
1- Identificação das necessidades sociais dos associados tendo em vista a definição de estratégias de apoio e soluções:
-Feita avaliação de todos os processos de comparticipação por Associado para conhecimento das necessidades, tratamento administrativo do processo, a par do RFA, conhecimento das despesas apresentadas;
-Feita avaliação de novas propostas para revisão dos Estatutos e do RFA, em especial no âmbito da saúde mental, apoio à deficiência e aos mais desfavorecidos.
-Introduzidas orientações assentes nos princípios da proporcionalidade, igualdade e imparcialidade na avaliação das comparticipações;
-Adotadas orientações claras e interpretativas do RFA, assente no princípio de igualdade e oportunidade;
- Prestado acompanhamento aos processos e associados no âmbito das comparticipações em sede de atendimento;
-Maior transparência e esclarecimentos sobre as decisões tomadas - envio de emails, ofícios, contactos telefónicos com o associado;
2- Proceder à criação de um grupo de avaliação da ação social complementar para análise de situações gravosas e urgentes:
-Trabalho realizado no âmbito da avaliação dos processos de comparticipações dos associados, tendo-se registado algumas necessidades como o apoio à deficiência e doença mental, entre outros;
3- Análise do Regulamento de Fundo de Auxílio e avaliação de alguns ajustes a fazer, por forma a responder a novas necessidades dos associados, resultantes da nova realidade social que o País enfrenta:
-Trabalho efetuado pelos membros responsáveis pelas comparticipações sob orientação da Coordenação da Direção;
-Trabalho partilhado e participativo extensível a todos os membros da Direção para apresentação de novas propostas e/ou ajustes a introduzir;
- Registo das anomalias em sede de avaliação dos processos.
4- Aprofundadas relações da Associação com outras entidades (negociação de parcerias ou protocolos, tendo em vista conseguir mais vantagens para os associados):
-Desenvolvimento de contactos e promoção de parcerias para estabelecer protolocos: Santa Casa da Misericórdia; Laboratórios, clinicas dentárias, Teatro o Bando; CMP; Sociedade Filarmónica Humanitária; Centro Social de Palmela, Ginásios; INATEL; assistência medica (consultas), Seguros, Informáticas.
d) Cultura, Desporto e Lazer.
Na área da cultura, desporto e recreio tem-se procurado incentivar os associados a criar hábitos de participação, atendendo o desaparecimento de algumas ações que constituíam momento de convívio e partilha, como as corridas, pesca, atuação do Grupo de Teatro, comemoração do aniversário da Associação, Festa de Natal, caminhadas.
A par dessas iniciativas houve uma aposta na visibilidade da Associação no meio do associativismo local ao participar na Festa da Vindimas e na Feira Medieval, mas também na comemoração de efemérides como o Dia Internacional da Mulher e o 25 de Abril- Dia da Liberdade.
Foram ainda promovidos contactos com movimento associativo com vista a estabelecer parcerias culturais como: Humanitária, Loureiros, Rotary Club de Palmela.
1- Promoção de atividades conducentes à participação e envolvimento dos associados:
-Realização de atividades culturais, desportivas; -Criação de parcerias para novas figuras de sócios;
e) Gestão e exploração dos Bares.
A gestão e exploração dos bares ao abrigo do Protoloco de Colaboração com a CMP constituem um trabalho prioritário pela importância que esta área desempenha no dia-a-dia dos associados ao colmatar algumas necessidades básicas de alimentação. Em análise e acompanhamento diário, está a autosustentabilidade dos bares numa gestão de rigor na compras e fornecedores, tendo cem conta o volume elevado de despesa face às receitas.
Entender nesta análise, hábitos e comportamentos tanto da parte de quem garante o funcionamento dos bares como dos utilizadores que são lesivos à sua sustentabilidade e à da Associação.
Introduzidas regras e normas no funcionamento, com vista ao melhoramento do seu funcionamento, nomeadamente novos serviços que contribuam para a melhoria e qualidade de vida dos associados, tendo-se procurado em articulação com a CMP principal parceira da ASSCTMP estabelecer um protocolo de cooperação nesta matéria.
Para que esta intervenção não implique aumento de despesa com recurso a pessoal, a gestão dos bares é feita em articulação com a área da Gestão e Finanças, na definição e acompanhamento de um orçamento e contabilidade organizada.
Trata-se de uma área de grande problemática na sua gestão e exploração, tendo em conta hábitos e comportamentos enraizados que não concorrem à aplicação e/ou aceitação de mudanças que se verificam como necessárias ao bom funcionamento destes equipamentos para todos os seus utilizadores e sua sustentabilidade financeira.
Calendário das atividades realizadas em 2015:
Recolha, registo de contributos e propostas para apresentação do Revisão do RFA e Estatutos em Assembleia Geral ;
Formação pessoal Gestão do Bares – formação Delta – HACCP;
Workshop de Defesa Pessoal no âmbito das Comemorações do Dia Internacional da Mulher;
Caminhada da Liberdade e Picnic de Abril no âmbito das comemorações do 25 de Abril;
Corrida “A Mulher e a Vida” – atletismo – Lisboa ;
Prova de Meia -Maratona – atletismo – Ponte Vasco da Gama, Lisboa; Prova de pesca desportiva em alto mar ;
Participação do grupo de teatro na Queima do Judas em Palmela ;
Participação do grupo de teatro no Festival Internacional de Gigantes em Pinhal Novo;
Participação na Festa das Vindimas em Palmela; Comemorações do 34º aniversário da Associação; Participação na Feira Medieval em Palmela; Festa de Natal;
Apreciação final.
Este relatório no decurso da exposição feita espelha a responsabilidade e compromisso de uma Direção interessada em cumprir um Plano de Atividades e Orçamento por respeito a quem assumiu servir: Associação e Associados, assente num trabalho de rigor e seriedade.
Este relatório espelha ainda decisões que foram necessárias tomar com vista a atingir os objetivos e resultados propostos a começar por:
-Garantir a sustentabilidade financeira tanto da Associação no âmbito do pagamento da ação social, como da gestão de bares, num trabalho de rigor e gestão financeira, de tomadas de decisões com vista à diminuição da despesa e equilíbrio da liquidez financeira, em especial da conta dos Bares;
-Garantir o pagamento mensal das comparticipações aos associados;
-Garantir a avaliação das despesas dos bares: pessoal, compras e fornecedores, Gestão de equilíbrio das contas (despesa e receita);
-Aposta nas parcerias e protocolos, pelo menos 10 em curso;
-Introdução da Associação na comunidade com participação nas Festa das Vindimas e Feira Medieval;
-Apreciação e avaliação dos protocolos de Colaboração com a Câmara Municipal de Palmela, em especial concessão da Gestão e exploração dos Bares, nomeadamente: despesas com pessoal, cedência de recurso, novos apoios, consumo de álcool, introdução de contabilidade organizada.
Esta gestão tem requerido a definição de funções para os membros da Direção, Secretaria, e bares, que associadas à execução e acompanhamento das tarefas requer também maior exigência, dedicação, trabalho e profissionalismo.
A Direção, Palmela, 18 Fevereiro 2016.
RESUMO
RELATÓRIO E CONTAS 2015
Saldo de Gerência 2014 104.158,43 104.158,43
Câmara Municipal de Palmela 50.000,00 50.000,00
Quotizações associados (C.M.P.) 102.101,89 102.101,89 Trabalhadores da Câmara Municipal de Palmela
Quotizações associados ( Juntas ) 4.432,82 4.432,82 Trabalhadores das Juntas de Freguesia
Quotizações associados ( Apos. ) 6.016,01 6.016,01 Trabalhadores Reformados / Aposentados
Quotizações associados ( ( A.M.S. ) 245,32 245,32 Trabalhadores da Associação dos Municipios de Setúbal
Quotizações associados ( P. Desp.) 324,19 324,19 Trabalhadores da Palmela Desporto
Despesas com o pessoal 32.775,76 -32.775,76
Aquisições bens e serviços 5.482,96 -5.482,96 Mat.escritório,comunicações, contabilidade (escrita organizada)
Acção desportiva 745,50 812,52 -67,02 Atletismo e Pesca Desportiva
Acções culturais e recreativas 3.258,06 12.649,77 -9.391,71 Festas de Aniversário, Vindimas ,Natal e Feira Medieval
Assistência médica / Consultas 23.971,66 -23.971,66 Consultas Médicas Clinica Geral + Especialidade
Consultas/Tratamento Oftamologia 17.194,24 -17.194,24 Consultas Médicas + Tratamentos de Oftalmologia
Análise/Outros meios de diagnóstico 8.075,64 -8.075,64 Tratamentos,Análises e Outros Meios de Diagnóstico
Assistência Medicamentosa 3.795,16 -3.795,16 Comparticipação Medicamentos
Assitência Médica Outros 2.917,22 -2.917,22 Transporte Ambulatório, Tratamentos de Enfermagem
Assistência escolar 20.390,00 -20.390,00 Ensino básico, secundário e superior
Assistência à infância 12.425,00 -12.425,00
Assistência à terceira idade
Bares 59.245,41 40.409,74 18.835,67 Reembolso empréstimos 360,00 360,00 Equipamento 988,92 -988,92
Outras 4.753,75 762,53 3.991,22 Venda de sucata
BALANCETE DE RECEITA 2015 PERÍODO JANEIRO A DEZEMBRO CLASSIFICAÇÃO DESCRIÇÃO
DOTAÇÃO MOVIMENTO DO PERÍODO MOVIMENTO ACUMULADO
RECEITAS INICIAL FINAL EVENTUAL VIRTUAL TOTAL EVENTUAL VIRTUAL TOTAL 01 COMPARTICIPAÇÕES 50.000,00 50.000,00 50.000,00 50.000,00 50.000,00 50.000,00 0101 MUNICIPIO DE PALMELA 50.000,00 50.000,00 50.000,00 50.000,00 50.000,00 50.000,00 02 RENDIMENTOS DE PROPRIEDADE 100 100 0201 JUROS E DIVIDENDOS 100 100 020101 JUROS DE DEPOSITOS ORDEM 100 100
03 COMPARTICIPACOES 157.500,00 157.500,00 113.120,23 113.120,23 113.120,23
030101 QUOTIZACOES DOS ASSOCIADOS MUNICIPIO 145.000,00 145.000,00 102.101,89 102.101,89 102.101,89
03010101 MUNICIPIO DE PALMELA 140.000,00 140.000,00 89.376,27 89.376,27 89.376,27
03010102 FAMILIARES 5.000,00 5.000,00 12.725,62 12.725,62 12.725,62
030102 FREGUESIAS DO CONCELHO 1.000,00 1.000,00 4.432,82 4.432,82 4.432,82
030103 REFORMADOS 9.000,00 9.000,00 6.016,01 6.016,01 6.016,01
030104 ASSOCIACAO MUNICIPIOS DE SETUBAL 500,00 500,00 245,32 245,32 245,32
030105 PALMELA DESPORTO 2.000,00 2.000,00 324,19 324,19 324,19 04 VENDA DE BENS 60.000,00 60.000,00 63.999,16 63.999,16 63.999,16 0401 BARES 60.000,00 60.000,00 59.245,41 59.245,41 59.245,41 0402 OUTRAS 2.000,00 2.000,00 4.753,75 4.753,75 4.753,75 05 OUTRAS RECEITAS 8.400,00 8.400,00 4.363,56 4.363,56 4.363,56 0501 REEMBOLSO DE EMPRESTIMOS 2.000,00 2.000,00 360,00 360,00 360,00 0502 VIAGENS 2.000,00 2.000,00 47,50 47,50 47,50 0503 ACCOES DESPORTIVAS 1.000,00 1.000,00 745,50 745,50 745,50 0504 FESTA DE NATAL 1.000,00 1.000,00
0505 FESTA DE ANIVERSARIO 1.400,00 1.400,00 410,00 410,00 410,00 0506 OUTRAS ACCOES 1.000,00 1.000,00 2.800,56 2.800,56 2.800,56
TOTAL 278.000,00 278.000,00 231.482,95 231.482,95
BALANCETE DE DESPESA 2015 PERÍODO JANEIRO A DEZEMBRO CLASSIFICACÇÕES DESCRIÇÃO
DOTAÇÃO MOVIMENTO SALDO
ORGÂN. ECONÓM. INICIAL FINAL CABIMENT. LIQUIDAD. PAGAMT.º DISPONÍVEL
01 01 DESPESAS COM PESSOAL 40.000,00 40.000,00 32.775,76 32.775,76 32.775,76 7.224,24
01 010101 VENCIMENTOS 25.000,00 25.000,00 22.655,90 22.655,90 22.655,90 2.344,10
01 010114 SUBSIDIOS DE FERIAS E NATAL 4.000,00 4.000,00 1.843,41 1.843,41 1.843,41 2.156,59
01 010304 CONTRIBUICOES PARA A SEGURANCA SOCIAL 8.000,00 8.000,00 7.360,90 7.360,90 7.360,90 639,10
01 010305 IRS -DEPENDENTE 1.000,00 1.000,00 289,00 289,00 289,00 711,00
01 010306 SINDICATO 1.000,00 1.000,00 65,95 65,95 65,95 934,05
01 010309 SEGUROS 1.000,00 1.000,00 560,60 560,60 560,60 439,40
02 02 AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS 8.500,00 8.500,00 5.482,96 5.482,96 5.482,96 3.017,04
02 020108 MATERIAL DE ESCRITORIO 1.000,00 1.000,00 197,15 197,15 197,15 802,85
02 020121 OUTROS BENS 1.000,00 1.000,00 113,66 113,66 113,66 886,34
02 020203 CONSERVACAO E REPARACAO DE MAQUINAS 500,00 500,00 194,67 194,67 194,67 305,33
02 020209 COMUNICACOES 1.000,00 1.000,00 556,78 556,78 556,78 443,22
02 020225 OUTROS SERVICOS 5.000,00 5.000,00 4.420,70 4.420,70 4.420,70 579,30
03 03 AÇÃO DESPORTIVA E CULTURAL 17.500,00 17.500,00 13.462,29 13.462,29 13.462,29 4.037,71
03 030101 PESCA DESPORTIVA 300,00 300,00 103,52 103,52 103,52 196,48
03 030102 ATLETISMO 1.100,00 1.100,00 709,00 709,00 709,00 391,00
03 030103 OUTRAS 300,00 300,00 300,00
03 030201 FESTA DE NATAL 10.500,00 10.500,00 9.331,94 9.331,94 9.331,94 1.168,06
03 030203 EXCURSÕES 1.000,00 1.000,00 47,50 47,50 47,50 952,50
03 030204 FESTAS DAS VINDIMAS E FEIRA MEDIEVAL 1.500,00 1.500,00 1.351,60 1.351,60 1.351,60 148,40
04 04 ASSISTÊNCIA MÉDICA 116.000,00 116.000,00 81.555,19 81.555,19 81.555,19 34.444,81
04 040101 CONSULTAS CLINICA GERAL/ESPECIALIDADE 34.000,00 34.000,00 23.971,66 23.971,66 23.971,66 10.028,34 04 040102 CONSULTAS/TRATAMENTO OFTALMOLOGIA 20.000,00 20.000,00 17.194,24 17.194,24 17.194,24 2.805,76 04 040103 CONSULTAS/TRATAMENTO ESTOMATOLOGIA 30.000,00 30.000,00 25.601,27 25.601,27 25.601,27 4.398,73
04 040104 TRATAMENTOS ENFERMAGEM 5.000,00 5.000,00 2.666,50 2.666,50 2.666,50 2.333,50
04 040106 ANALISES/OUTROS MEIOS AUXILIO DIAGNOSTICO 10.000,00 10.000,00 8.075,64 8.075,64 8.075,64 1.924,36
04 040107 ASSISTENCIA MEDICAMENTOSA 14.000,00 14.000,00 3.795,16 3.795,16 3.795,16 10.204,84
04 040108 AQUISICAO PROTESES,ORTOTESES E OUTROS 1.000,00 1.000,00 250,72 250,72 250,72 749,28
04 040110 TRANSPORTE P/INTERNAMENTO OU AMBULATORIO 1.000,00 1.000,00 1.000,00
04 040112 UTILIZACAO LARES E CASAS REPOUSO 1.000,00 1.000,00 1.000,00
05 05 ASSISTÊNCIA ESCOLAR 46.000,00 46.000,00 32.815,00 32.815,00 32.815,00 13.185,00
05 050101 AE/1 CICLO ENSINO BASICO 3.000,00 3.000,00 2.000,00 2.000,00 2.000,00 1.000,00
05 050102 AE/2 CICLO ENSINO BASICO 3.000,00 3.000,00 910,00 910,00 910,00 2.090,00
05 050103 AE/3 CICLO ENSINO BASICO 5.000,00 5.000,00 4.955,00 4.955,00 4.955,00 45,00
05 050104 AE/ENSINO SECUNDARIO 4.000,00 4.000,00 3.660,00 3.660,00 3.660,00 340,00
05 050105 AE/ENSINO SUPERIOR 5.000,00 5.000,00 4.680,00 4.680,00 4.680,00 320,00
05 050106 SUBSIDIO TRANSPORTE/ENSINO SUPERIOR 8.000,00 8.000,00 4.185,00 4.185,00 4.185,00 3.815,00
05 0502 ASSISTENCIA INFANCIA 17.000,00 17.000,00 12.425,00 12.425,00 12.425,00 4.575,00 05 0503 ASSISTENCIA 3 IDADE 1.000,00 1.000,00 1.000,00 06 06 OUTRAS ATIVIDADES 48.000,00 48.000,00 41.172,27 41.172,27 41.172,27 6.827,73 06 060202 BARES 46.000,00 46.000,00 40.409,74 40.409,74 40.409,74 5.590,26 06 060203 OUTRAS 2.000,00 2.000,00 762,53 762,53 762,53 1.237,47 07 07 DESPESAS DE INVESTIMENTO 2.000,00 2.000,00 988,92 988,92 988,92 1.011,08 07 07010308 MANUTENÇÃO EDIFÍCIOS 1.000,00 1.000,00 1.000,00
07 070110 EQUIPAMENTO BASICO 1.000,00 1.000,00 988,92 988,92 988,92 11,08
