Excelentíssimo Senhor Desembargador LEO LIMA, Digníssimo Presidente do Tribunal de Justiça do Estado:
I - Trata-se de responder à manifestação apresentada
pela Associação Nacional de História (ANPUH), sua Seção Rio Grande do Sul (ANPUH/RS) e pelos Representantes dos Cursos Superiores de História do Estado que, tendo conhecimento do Projeto Gestão Documental do Tribunal de Justiça do Estado em decorrência do chamamento que lhes foi dirigido - já realizadas exposições em reuniões com o objetivo de informar e buscar a participação dos Historiadores -, ao mesmo tempo em que consideram altamente meritória a iniciativa do Poder Judiciário do Estado - ao consultar os profissionais da área da História para discutir o importante processo de organização e preservação da massa documental acumulada -, expressam pontos de inconformidade com o Projeto.
Mencionam, inicialmente, inadequada a forma como está sendo desenvolvida a proposta de Gestão Documental. Sustentam que os trabalhos como estão programados impedem uma consideração apropriada do significado social dos documentos. Argumentam que o Poder Judiciário não é proprietário da documentação, mas apenas seu guardião, uma vez que os documentos pertencem a toda a sociedade, e medidas extremas atentam contra essa perspectiva e podem causar danos irreparáveis a todos os que se interessam pela História e pela cidadania. Aduzem que os profissionais da área da História foram
convocados a realizar uma atividade limitada, desenvolvida somente no final dos procedimentos administrativos, chamados a escolher a preservar documentos ditos “interessantes”, sem quaisquer critérios objetivos para sua execução, e que a atividade não guarda nenhuma lógica com procedimentos operacionais adequados.
Nesse quadro, esclarecem que os Historiadores se manifestam, em um primeiro momento, por não participar da Comissão Interdisciplinar cuja instituição foi proposta. Pedem, contudo, garantias de atendimento às suas reivindicações que, entendem, poderão influenciar concretamente no processo de avaliação e descarte de documentos custodiados pelo Poder Judiciário.
Todavia, não obstante essas questões suscitadas, propõem-se a participar da avaliação da Tabela de Temporalidade sugerida pelo Conselho Nacional de Justiça, juntamente com arquivistas e outros profissionais, adquirindo subsídios sobre tipologias documentais geradas pelo Poder Judiciário, para, com uma noção mais clara do acervo custodiado pelo Tribunal de Justiça, poder, então, propor efetivas regras de arranjo, descarte ou guarda permanente.
Sugerem, outrossim, a realização de concurso público destinado a preencher cargos já criados destinados a profissionais da área de História.
- seja efetuada a reorganização da documentação, visando a sua correta identificação e classificação, antes de proceder-se ao descarte;
- a revisão, por parte de profissionais da área da História, da Tabela de Temporalidade sugerida pelo CNJ, uma vez que esse instrumento, elaborado em nível nacional, é incapaz de atender aos diversos fenômenos regionais;
- consulta à Comissão Setorial do Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul (SIARQ/RS), que tem o dever de pronunciar-se a respeito dos procedimentos arquivísticos a serem adotados em todo o Estado do Rio Grande de Sul;
- apresentação de Programa de Trabalho de Organização de Acervos Arquivísticos do Poder Judiciário, com previsão de atividades, procedimentos e recursos ao Programa, para permitir um planejamento adequado à destinação definitiva dessa documentação.
Senhor Presidente:
II - Considerando, pois, a manifestação encaminhada
a Vossa Excelência pelas Associação Nacional de História (ANPUH), sua Seção Rio Grande do Sul (ANPUH/RS) e representantes dos Cursos Superiores de História do Estado, entendemos importante esclarecer aspectos absolutamente relevantes pertinentes ao Projeto de Gestão Documental do Poder Judiciário do Estado, que se encontra em construção:
O Projeto de Gestão Documental que ora se desenvolve é bastante abrangente e, dentre as várias atividades e etapas, se encontra o Plano de Trabalho de Classificação, Avaliação e Descarte de processos. Esse Plano de Trabalho é inovador em relação ao Poder Judiciário no País. Visa a identificar e classificar aproximadamente 10 milhões de processos. Portanto, ao início, é compreensível a preocupação manifestada pelos profissionais da área da História e suas Associações, em que pesem os debates e as informações já prestadas em reuniões – conforme registrado em notas taquigráficas anexas -, eis por que é algo novo que se constrói através de um processo assentado na transparência e em conformidade com as orientações do Conselho Nacional de Justiça. Nesse sentir, imperativo é continuar a prestar esclarecimentos, e tem sido essa a pauta desde a primeira reunião de apresentação do Projeto à sociedade e às Instituições e Entidades de classe que se fazem presentes na elaboração conjunta de procedimentos e critérios com foco no Plano de Trabalho de Classificação e Avaliação de autos.
Reafirmamos, não se pode ignorar a absoluta necessidade de classificação e avaliação de processos, haja vista que os cinco prédios destinados a arquivo estão com sua capacidade de armazenamento esgotada. É suficiente uma rápida visita a qualquer dos prédios destinados ao arquivamento de autos de processos para constatar-se a precariedade de condições em que estão armazenados. Alguns processos estão severamente danificados, outros se
“desmanchando”, situação crítica que, caso reste mantida, inviabilizará esses documentos até mesmo ao registro histórico.
Diante dessa situação fática, e em observância às orientações do Conselho Nacional de Justiça para o assunto, o Tribunal de Justiça iniciou a elaboração de procedimentos administrativos almejando a efetiva Gestão Documental.
Um dos procedimentos adotados foi a contratação, cumpridas as formalidades legais, da Companhia Rio-grandense de Artes Gráficas –CORAG -, para o trabalho de classificação dos processos arquivados. Assim, serão abertas as caixas que contêm processos judiciais, para proceder-se à classificação e identificação dos documentos, reinserindo-os no sistema informatizado, constituindo o registro dos METADADOS, ou seja, conjunto de informações necessárias acerca de cada processo, tanto os destinados à eliminação quanto os guardados permanentemente.
No que concerne à linha de argumentação relativa à Tabela de Temporalidade, cabe ressaltar que a Recomendação n. 37 do CNJ estabeleceu normas e instrumentos da gestão documental para o Poder Judiciário e, dentre esses instrumentos, previu a existência da Tabela de Temporalidade. Dessa forma, há parâmetros fixados pelo Conselho Nacional de Justiça em matéria de gestão documental destinados ao Poder Judiciário do País. No entanto, no âmbito das atribuições da Comissão Interdisciplinar – já instituída -, poderão ser encaminhadas proposições e sugestões à revisão do conteúdo do Plano
de Classificação e da Tabela de Temporalidade. Precisamente, na margem que ao Tribunal de Justiça for possível alterar - em decorrência dos diversos fenômenos regionais, como propugnado pela ANPUH - e implantar com relação ao nosso acervo documental – por exemplo, ampliando prazos previstos para alguns assuntos -, tal o será através do debate na Comissão Interdisciplinar.
Lembra-se, foi em razão de sugestão dos Professores Doutores em História que está instituída a “Comissão Interdisciplinar de Preservação de Processos Judiciais Aptos a Descarte”. Serão, portanto, no espaço próprio, no âmbito das atribuições da Comissão Interdisciplinar - que atuará em complemento à Comissão Permanente de Avaliação e Gestão de Documentos -, com atuação permanente, oportunizados o debate e a apresentação de sugestões e proposições, inclusive a serem dirigidas ao Conselho Nacional de Justiça, além da indicação de critérios e procedimentos à preservação de documentos. E contribuições outras, além daquelas atinentes à Tabela de Temporalidade - como almeja a ANPUH -, poderão ser apresentadas à discussão perante a Comissão. Acrescenta-se, a novel Comissão Interdisciplinar de Preservação de Processos Judiciais Aptos a Descarte é presidida por uma Desembargadora, o que bem demonstra o interesse dos membros integrantes do Poder Judiciário à preservação do seu acervo documental, constatação relevante que se faz haja vista, também, o trabalho que realizam o Memorial do Judiciário e dedicados Servidores do Arquivo Judicial. A Comissão Interdisciplinar já conta
Ministério Público, da Ordem dos Advogados do Brasil – OAB/RS, do SIARQ/RS, da Associação de Arquivologia do Estado, e de outras Instituições.
Concernente ao pedido de reorganização da documentação - para sua correta identificação e classificação antes de proceder-se ao descarte -, impende salientar que é justamente a partir do desenvolvimento e execução do Plano de Classificação e Avaliação que será possível essa reorganização, identificação e arranjo da documentação. Isso porque - como referido, e bem ilustram as fotografias anexadas -, nos cinco prédios destinados à guarda de processos não mais é possível essa organização. Precisamos abrir as caixas para, então, identificarmos exatamente o que temos em nosso acervo arquivístico.
Cabe salientar, muitos processos, dentre os quase 13 milhões arquivados, são de guarda permanente. Outros tantos precisarão aguardar prazos determinados pela Tabela de Temporalidade para descarte. Por conseguinte, o tempo para análise desse acervo é bem ampliado, e prolonga-se no tempo - ao contrário do Plano de Classificação, que está previsto para ser executado no prazo de um ano pela CORAG. Mais uma vez, enfatiza-se, não obstante em todas as reuniões tenha sido esse tópico salientado, o prazo fixado de um ano se destina à execução da classificação de processos pela empresa contratada. E, destaca-se, plano de trabalho pioneiro no Judiciário do País.
A avaliação do acervo, no entanto, não necessariamente coincidirá com esse prazo de um ano, e desdobrar-se-á em tempo superior, consoante diretrizes a serem traçadas pela Comissão Interdisciplinar. Dessa forma, a toda evidência, estar-se-á reorganizando toda a documentação existente em nossos arquivos e realizando a identificação e classificação dos processos por classes/assuntos, além de outras classificações permitidas por tabelas aprovadas pelo CNJ, tal como postulado pela ANPUH.
Ainda, na busca do esclarecimento, cabe ressaltar, a Resolução n. 777/2009, do Conselho da Magistratura, prevê a preservação de tipologias documentais, descritas abaixo, além daquelas previstas na Tabela de Temporalidade recomendada pelo Conselho Nacional de Justiça e adotada pelo Poder Judiciário do Estado através da Resolução n. 878/2011COMAG:
ART. 5º: “SÃO CONSIDERADOS PROCESSOS DE GUARDA
PERMANENTE, INDEPENDENTEMENTE DE SUA NATUREZA, ALÉM DAQUELES PREVISTOS NA TABELA DE TEMPORALIDADE JUDICIAL, AS AÇÕES DE DIREITO AMBIENTAL, AÇÃO ORIGINÁRIA DE SÚMULAS, AÇÕES ENVOLVENDO ÍNDIOS, AÇÕES DE RELEVÂNCIA SOCIAL, ECONÔMICA E POLÍTICA, A CRITÉRIO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS, CRIMES CONTRA A ECONOMIA POPULAR, CRIMES DE RESPONSABILIDADE DE PREFEITOS E VEREADORES, CRIMES DE PRECONCEITO DE RAÇA OU DE COR,
CRIMES PREVISTOS NO ESTATUTO DO ÍNDIO, CRIMES DE TORTURA, CRIMES CONTRA O MEIO AMBIENTE, CRIMES DE IMPRENSA.
“PARÁGRAFO ÚNICO. TODOS OS PROCESSOS QUE
CONTENHAM DOCUMENTOS HISTÓRICOS OU QUE, POR SUA NATUREZA E CONTEÚDO FÁTICO, INTERESSEM DE QUALQUER FORMA À HISTÓRIA E AO PERFIL PSICOSSOCIAL DA ÉPOCA, OU PELA IMPORTÂNCIA DOS SUJEITOS PARCIAIS ENVOLVIDOS
PASSARÃO A INTEGRAR O ACERVO HISTÓRICO DO
JUDICIÁRIO.”
Nesse contexto, e nos termos acima assentados pela Resolução n. 777/2099-COMAG, fica bem demonstrada a preocupação do Poder Judiciário do Estado em preservar o seu acervo documental. Já, quando, em iniciativa inédita, foram chamados Historiadores, através de suas Associações representativas de classe e representantes de Cursos Superiores de História, aos quais foi feita a exposição do Projeto de Gestão Documental - desdobramento que corresponde ao Plano de Classificação, Avaliação e Descarte de Processos -, restou demonstrado o quanto o Poder Judiciário valoriza o acervo documental que guarda, tanto que buscou a participação dos profissionais da área de História ao Projeto.
E o Poder Judiciário do Estado, sabedor da importância desse acervo a todos os cidadãos, pretende, sim, disponibilizar esses documentos a pesquisadores e à sociedade em
geral. Para tanto, maximizando esforços à alocação de recursos humanos e materiais, promove a reestruturação dos Serviços do Arquivo Judicial, a remodelação das instalações de seu prédio próprio destinado ao arquivo, a renovação e aquisição de equipamentos para fins de restauro de documentos. Foram contratados mais 20 (vinte) estagiários de cursos de História, todos lotados e atuando junto ao Arquivo Judicial, e há previsão de criação de mais 10 (dez) novas vagas destinadas a estagiários de História. Ademais, foi instaurado procedimento à abertura de concurso público para prover cargos de Historiógrafo, do Quadro de Pessoal Efetivo do Tribunal de Justiça, e acreditamos que em breve o certame ocorrerá.
Registra-se, com o mesmo intuito com que feito o chamamento aos profissionais da área de História, também foram convidados representantes do Movimento de Justiça e Direitos Humanos no Estado, do Ministério Público, da Ordem dos Advogados do Brasil - OAB/RS, e Arquivistas e respectivas Associações de classe e Entidades representativas. Todos compareceram, tal como consta dos registros das reuniões recolhidos por notas taquigráficas.
No tocante à sugestão de consulta ao Sistema de Arquivos do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS -, cabe informar que o SIARQ/RS, formalmente já foi convidado a participar do Projeto, e vem sendo representado na Comissão Interdisciplinar. E o Tribunal de Justiça almeja o diálogo com os Órgãos aderentes ao Sistema e procedimentos adotados. Assim, vaga ao representante do SIARQ/RS
junto à Comissão Interdisciplinar está assegurada e, assim tem participado das reuniões da Comissão que vai se estruturando.
Em um processo que prima pela transparência, através desse chamamento, foram prestadas informações e convidadas Instituições e profissionais da área da História, eis por que almejávamos a sua importante parceria e colaboração nesse Projeto. De consequência, à análise da manifestação apresentada a essa egrégia Presidência, constatamos nada há a impedir a sua efetiva participação, através de suas Associações (ANPUH e ANPUH/RS), ao Projeto de Gestão Documental. As reivindicações ora apresentadas – acreditamos -, não se constituem óbice à construção conjunta, uma vez que – e esse sempre foi o intuito – as recebemos como sugestões ao árduo trabalho a ser realizado. Lamentaríamos, sim, a falta da presença e participação dos profissionais da área da História, em razão do seu elevado conhecimento e sabedoria, visto que, induvidosamente, muito têm a contribuir na consecução do Projeto de Gestão Documental do Poder Judiciário do Estado.
Atenciosamente,
Luis Antonio Behrensdorf Gomes da Silva, Maria Thereza Barbieri,
