GESTÃO DE ESTOQUES EM UMA PEQUENA EMPRESA VAREJISTA DE AUTOPEÇAS: PROPOSIÇÃO DE UM CONTROLE
COMPUTADORIZADO DE ESTOQUES.
Gabriel Machado Braido1
Cristina Dai Prá Martens2 RESUMO
O presente artigo aborda a gestão de estoques em uma pequena empresa varejista de autopeças localizada no estado do Rio Grande do Sul. Apresenta os resultados de um estudo de caso exploratório e qualitativo que teve como objetivo analisar a gestão de estoques da empresa XYZ e propor um controle computadorizado de seus estoques, baseado em conceitos de gestão e tecnologia da informação. Como embasamento teórico, são apresentados conceitos sobre gestão e controle de estoques, motivações para redução dos estoques, gestão de compras, gestão da informação e tecnologia e sistemas de informação. O método de pesquisa compreendeu um estudo de caso, de natureza exploratória e qualitativa, tendo como técnicas de coleta de dados a análise documental, observações e uma entrevista semiestruturada, realizada com o gerente de compras da empresa. Como resultado, é proposto um controle computadorizado de estoques para a empresa, bem como é oferecido o embasamento teórico necessário para a implantação dessa proposição.
Palavras-chave: Gestão de Estoques. Tecnologia da Informação. Gestão da
Informação. Sistemas de Informação.
1 INTRODUÇÃO
O mercado de reposição de autopeças tem apresentado uma expansão considerável nos últimos anos. Com o aumento do número de veículos circu-lando pelas ruas e com os constantes lançamentos de veículos pelas montado-ras, surge a necessidade das empresas desse setor trabalharem cada dia com um mix de produtos mais diversificado. Este aumento do mix exige que as em-presas do setor estejam bem organizadas, com tecnologias e processos que possam otimizar a sua gestão dos estoques.
Os estoques existem, em geral, devido a uma inadequação entre a ofer-ta e a demanda de produtos. Em lojas varejisofer-tas, essa inadequação pode ser proposital, pois é preferível manter um estoque como forma de antecipação a uma futura demanda. O estoque tem papel importante quando pensado como
1 Mestre em Administração pela UFRGS, professor do Centro Universitário Univates.
2 Doutora em Administração pela UFRGS. professora do Programa de Mestrado Profissional em Administração - Gestão de Projetos e do Mestrado e Doutorado em Administração, da Universidade Nove de Julho (UNINOVE)
gerador do aumento da demanda que pode ser atendida pela empresa, pois permite que o produto esteja pronto e disponível no momento em que o cliente quiser.
Chopra e Meindl (2003) consideram o estoque crucial na capacidade da cadeia de suprimentos em apoiar a estratégia competitiva da empresa. Caso a estratégia da empresa exija um alto nível de responsividade, o estoque pode ser usado como forma de alcance desta responsividade mediante a disponibili-zação de grandes quantidades de estoque próximas ao cliente. Porém, a em-presa também pode utilizar o estoque como forma de tornar-se mais eficiente, reduzindo-o. Essa segunda opção é possível quando a empresa tem como es-tratégia os baixos custos.
Sabe-se que as empresas estão cada dia mais com recursos escassos e a manutenção de altos níveis de estoque de segurança é uma estratégia de alto valor para as empesas. Nesse contexto, as organizações estão substituin-do o estoque físico por informações sobre a comercialização substituin-dos produtos que poderão auxiliar no controle dos estoques. Wanke (2003) considera que a ges-tão dos estoques é fundamental não apenas na redução e no controle dos cus-tos da empresa, mas também na melhoria dos serviços prestados por ela. Essa gestão de estoques, até pouco tempo atrás, era possível de ser realizada sem o auxílio da tecnologia da informação (TI), porém, hoje, a realidade é bem dife-rente.
Para um bom gerenciamento dos estoques, o uso correti da informação passa a ser considerado crucial, pois servirá de apoio ao processo de tomada de decisão dos gestores. A TI, por sua vez, constitui-se de ferramentas para obtenção e acesso às informações e para sua analise, de modo a poder tomar as melhores decisões no processo de gerenciamento dos estoques.
Baseado no contexto apresentado e sabendo da importância da TI e da gestão da informação no gerenciamento dos estoques, este artigo apresenta os resultados de um estudo de caso exploratório e qualitativo em uma empresa varejista de autopeças do estado do Rio Grande do Sul, que teve como objetivo analisar a gestão de estoques da empresa e propor um controle computadori-zado de seus estoques, baseado em conceitos de gestão e tecnologia da in-formação. Para tanto, o texto está estruturado da seguinte forma: na seção 2 são apresentados os principais conceitos que guiaram a execução da pesqui-sa; na seção 3 é descrito o método utilizado; na seção 4 é realizada a análise dos resultados, apresentando as sugestões de melhorias embasadas nos con-ceitos de Gestão da Informação (GI) e TI; e finalizando, a seção 5 contempla as considerações finais acerca da pesquisa.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
Nesta seção serão apresentados os principais conceitos que guiaram a execução desta pesquisa.
2.1 Gestão dos Estoques
Os estoques existem devido a uma inadequação entre suprimento e de-manda e, em lojas varejistas, essa inadequação pode ser proposital, pois é pre-ferível manter um estoque como forma de antecipação a uma futura demanda (CHOPRA; MEINDL, 2003). O estoque tem papel importante quando pensado
como gerador do aumento da demanda que pode ser atendida pela empresa, pois permite que o produto esteja pronto e disponível no momento em que o cliente quiser; porém, os gestores devem estar cientes de que o estoque é o maior gerador de custos em uma cadeia de suprimentos.
Nesse sentido, Wanke (2003) considera crescente a importância que se dá à gestão dos estoques, sendo fundamental na redução e no controle de cus-tos da empresa, bem como na melhoria de serviços prestados por ela. Uma das maiores dificuldades da gestão da cadeia de suprimentos é o gerencia-mento eficaz dos estoques, pois ele exige uma coordenação de todas as ativi-dades e ligações na cadeia de suprimento (TURBAN; RAINER; POTTER, 2003). Essa coordenação bem sucedida permite à empresa a movimentação de bens e materiais sem atrasos dos fornecedores aos fabricantes e consumidores, permitindo que a empresa mantenha seus estoques e custos relativamente baixos.
O estoque também pode ser visto como crucial no apoio à estratégia competitiva da empresa; caso a sua estratégia exija um alto nível de responsi-vidade, o estoque pode ser usado como forma de alcance desta mediante a disponibilização de grandes quantidades de mercadorias próximas ao cliente (CHOPRA; MEINDL, 2003). Vale ressaltar, também, que as empresas podem estabelecer uma estratégia de redução de seus estoques, a fim de se tornarem mais eficientes.
As principais decisões relacionadas à gestão de estoques, de acordo com Chopra e Meindl (2003), são sintetizadas no Quadro 1.
Quadro 1– Decisões relacionadas aos estoques
Fonte: elaborado pelos autores, baseado em Chopra e Meindl (2003).
Para tomar decisões referentes ao controle dos estoques, Gomes e Ri-beiro (2004) consideram importante observar os diferentes tipos de demanda existentes que são apresentados no Quadro 2.
Enfim, Chopra e Meindl (2003) ressaltam que a escolha dos gerentes ao tomar decisões relacionadas aos estoques é sempre entre a responsividade e a eficiência. Estoques maiores normalmente tornam a empresa mais responsi-va, mas, em contrapartida, apresentam custos mais elevados, pois o estoque adicional reduz a sua eficiência. Na próxima seção serão apresentados alguns motivos para a redução dos estoques nas empresas.
Estoque cíclico
É a quantidade média do estoque usada para satisfazer a demanda entre o recebimento das entregas dos fornecedores. O tamanho desses estoques é resultado da produção ou compra de materiais em grandes volumes. As compras são feitas nessas condições com a ideia de explorar a economia de escala na produção, transporte e compra. Nessas condições, cabe ainda aos gerentes escolher entre manter os lotes maiores de estoques ou o custo da constante emissão de pedidos.
Estoque de segurança
Estoque mantido como precaução para um possível aumento da demanda, combatendo incertezas. Como a demanda é incerta e pode exceder às expectativas dos gerentes, as empresas optam em manter um estoque de segurança para poder atender a uma demanda inesperada. A escolha da quantidade do estoque de segurança deve levar em consideração a relação entre os custos na manutenção dos estoques maiores e os custos causados pelas perdas de vendas, decorrentes da manutenção de estoques insuficientes.
Estoque sazonal
Criado para combater uma variabilidade previsível de demanda. As empresas fazem seus estoques nos períodos de baixa demanda, armazenando os produtos para os períodos de alta demanda, onde dificilmente encontrarão produtos em abundância no mercado. Cabe aos gerentes determinar se trabalharão com estoque sazonal e qual a sua dimensão.
Demanda Característica
Permanente Produtos com vida longa, que requerem suprimento perió-dico.
Sazonal Produtos com sazonalidade na demanda e requerem
aten-ção especial no controle dos estoques. Irregular
Produtos que não seguem um padrão, como o próprio no-me diz, são irregulares. Como exemplo, pode-se citar a venda de carros populares.
Em declínio Ocorre quando surge um produto substituto em seu lugar ou a demanda do produto acaba
Derivada
Ocorre em decorrência do aumento de outra demanda. Por exemplo, a venda de pneus aumenta conforme o aumento da venda de automóveis.
Quadro 2 – Tipos de demanda
Fonte: elaborado pelos autores, baseado em Gomes e Ribeiro (2004).
2.1.2 Motivos para redução dos estoques
Para Wanke (2003), as organizações buscam cada vez mais a garantia dos produtos aos clientes com um menor nível de estoque possível. Entre os diversos motivadores que levam a essa postura no gerenciamento dos esto-ques, o autor destaca:
Variedade crescente de produtos, tornando cada vez mais complexa a determinação do tamanho de lote, pontos de pedido e estoque de segurança;
Elevado custo de oportunidade do capital: ao decidir formar estoque, a empresa opta por imobilizar grande parte do seu capital de giro, o qual poderia estar sendo aplicado no mer-cado financeiro ou em possíveis projetos de expansão da em-presa;
Foco na redução do Capital Circulante Líquido (dife-rença entre ativo circulante e passivo circulante da empresa), que é um dos indicadores financeiros observados pelas empre-sas que desejam aumentar seu valor de mercado;
Hoje, muitas transformações têm influenciado a gestão de estoques, permitindo o aumento da eficiência na produção e distribuição. O aumento des-sa eficiência, de acordo com Wanke (2003), se dá através da redução dos tempos de resposta e variação dos custos fixos, podendo operar com lotes menores sem alterar a disponibilidade dos produtos acabados e aumentar cus-tos totais.
A formação de parcerias entre clientes e fornecedores, de acordo com Wanke (2003) tem permitido reduzir custos fixos no processo de compra, elimi-nando diversas atividades que não adicionam valor ao cliente, apenas custo ao produto. Como as parcerias visam o fornecimento frequente e confiável de lo-tes menores, algumas atividades como cotação de preços e controle de quali-dade foram eliminadas da relação comercial, reduzindo também o tempo de reposta entre o pedido e o recebimento da mercadoria.
A adoção da TI (automação de pontos-de-venda, códigos de barra, etc.), por sua vez, trouxe inúmeros benefícios à captura e disponibilização das infor-mações de forma mais precisa e pontual, além da redução de erros e retraba-lho no processamento de pedidos, gerando a redução substancial de custos e tempo de resposta no gerenciamento de estoques (WANKE, 2003).
2.2 Controle de estoques e gestão de compras
Para Baily et al (2000), estoque pode ser analisado de diversas manei-ras, como em itens de giro rápido e lento. No comércio varejista, saber quais linhas vende melhor é uma forma de análise de vendas e estoques. Para fazer a análise do estoque, os autores propõem métodos como Análise de Pareto, ou Análise ABC, que divide o estoque em itens de alta, média e baixa demanda.
Para Rodrigues (2009), o emprego tradicional da Curva ABC é a orde-nação dos itens de estoque conforme a sua importância relativa, através da multiplicação do valor unitário de cada item por sua demanda (consumo) em um espaço de tempo (normalmente um ano), obtendo-se o valor percentual sobre o valor total das despesas com o estoque. Feito isso, ordenam-se os itens de forma decrescente, agrupando-os em três grupos, denominados A, B e C, de acordo com a importância de cada grupo.
Os critérios para divisão dos grupos A, B e C, conforme Rodrigues (2009), estão sujeitos à experiência profissional de cada um. Normalmente, na classe A fica situado uma pequena quantidade de itens (em torno de 15%) com o valor total aproximado de 70%. A classe C normalmente fica acima de 55% do número de itens, mas com valor aproximado de 10%. A classe B é compos-ta pelo rescompos-tante: 30% do número de itens e valor em torno de 20%. A divisão pode ser observada no Quadro 3.
Classe Nº de Itens Valor
A 15% 70%
B 30% 20%
C 55% 10%
Quadro 3 – Divisão itens ABC
Fonte: adaptado de Rodrigues, 2009, p. 36.
Rodrigues (2009) ainda conclui que periodicamente é preciso reavaliar a curva ABC traçada, pois a demanda de cada item varia com o passar do tem-po, e em consequência disso, os estoques tornam-se obsoletos.
O controle de estoque unitário, de acordo com Baily et al. (2000), é a ex-pressão que as empresas varejistas utilizam para procedimentos que assegu-ram que a quantidade de produto disponível na loja, de cada artigo à venda, não é muito grande, nem muito pequena para atender aos alvos de venda. Aqui, o controle é sobre a quantidade física, ou o número de unidades disponí-vel no estoque.
Baily et al. (2000) citam que a base tradicional do controle de estoque unitário é a contagem física, tendo em sua versão mais simples a checagem visual periódica do estoque, não baseada em registros. Para pequenas empre-sas, essa checagem visual pode ter excelentes resultados, porém registros de contagens mais registros de pedidos possibilitam o cálculo de previsão de futu-ra demanda pafutu-ra todos os itens da loja.
Um inventário permanente mostra o que está no estoque a qualquer momento. Através da integração, os dados eletrônicos obtidos nos terminais de caixa e o uso de computadores permitiu tornar tudo isso viável. Os terminais de caixa (substitutos das antigas caixas registradoras) possibilitam o registro e controle total de estoques, análise das vendas e dos lucros. (BAILY et al., 2000)
As decisões de quando e quanto comprar, de acordo com Rodrigues (2009), envolvem alternativas que podem gerar resultados bem diferentes e até mesmo opostos. Assim, as regras gerais devem ser estabelecidas a fim de aplicar a todos os itens de estoque em uma determinada classe.
Existem dois modelos matemáticos abordados por Rodrigues (2009) muito utilizados para o controle de estoque: ponto de pedido e estoque de re-serva. O autor destaca que um grande problema enfrentado pelo gerente de compras é o período entre a compra e o recebimento do pedido na empresa (período tecnicamente chamado de Lead Time).
Rodrigues (2009, p. 39) revela que “o ponto de pedido deve ser igual ao estoque necessário para atender ao consumo durante o período entre a ordem de compra e o recebimento do material (Lead Time), supondo que o prazo de entrega e demanda sejam exatas”. O ponto de pedido, portanto, pode ser defi-nido como o nível de estoque onde será emitida uma solicitação de compra.
Hoje, para Baily et al. (2000), poucas empresas podem se dar o luxo de perder espaço de venda para manter estoques de reserva: normalmente o que se vê nas prateleiras e no balcão é o que a empresa mantém em estoque. A falha de suprimento pontual acarreta vendas e lucros perdidos, portanto a flexi-bilidade é essencial.
Rodrigues (2009, p. 39) caracteriza o estoque de reserva como “quanti-dade que garante suprimento no Lead Time, evitando a ruptura do estoque neste período. Baseia-se no prazo de entrega e no consumo”.
Baily et al. (2000) concluem, então, que a decisão sobre “o que comprar” está relacionada diretamente ao que vender. Com o avanço da TI, os terminais eletrônicos são responsáveis por escanear os códigos de barras dos produtos, coletando dados em tempo real relacionados ao giro dos produtos. Esses da-dos serão capazes de auxiliar o varejista a tomar decisões quanto ao nível de estoque que deve manter e da necessidade das futuras compras.
2.3 Gestão e Tecnologia da Informação
No contexto econômico atual, a gestão da informação pode ser considera-da como uma considera-das responsáveis pelo sucesso considera-das organizações, seja para a sua sobrevivência ou para o aumento de sua competitividade. Utilizando a informa-ção da forma correta, as empresas conseguem direcionar seus colaboradores para atender os seus clientes da melhor maneira possível. Quanto mais infor-mações corretas, no momento certo, as empresas possuírem, maiores serão as chances de tomar a decisão correta (MAÑAS, 2000).
Beal (2004) descreve que a gestão da informação é voltada para a coleta, o tratamento e a disponibilidade da informação que serve de suporte aos pro-cessos das organizações, visando ao alcance de seus objetivos.
A boa gestão da informação evita que informações críticas para o su-cesso da organização deixem de ser exploradas, que o volume exces-sivo de informação acabe mascarando as informações relevantes para a solução dos problemas e que recursos sejam desperdiçados na
ob-tenção e manuob-tenção de informação sem utilidade. (BEAL, 2004, p. 129)
Assim, a gestão da informação engloba a sinergia entre tecnologia, co-municação e os recursos/conteúdos informativos, objetivando desenvolver es-tratégias e estruturar atividades organizacionais e consiste no mapeamento das informações necessárias, coleta, avaliação da sua qualidade, armazenamento e distribuição dessas, bem como o acompanhamento dos resultados de seu uso (MARCHIORI, 2002).
Para Walton (1993), a TI abrange diversos produtos de hardware e sof-tware capazes de coletar, armazenar, processar e acessar números e imagens, que são usados para controlar equipamentos e processos de trabalho e conec-tar pessoas, funções e escritórios dentro das empresas e entre elas. Os dados processados pela TI, de acordo com Campos Filho (1994), podem estar incluí-dos em microcomputadores, conectaincluí-dos a redes ou não, mainframes, leitores de códigos de barra, estações de trabalho, planilhas eletrônicas, bancos de dados, entre outros.
Um sistema de informação é responsável pelo suporte à produção e transferência da informação, podendo ser considerado como uma combinação de processos relacionados ao ciclo informacional, de pessoas e de uma plata-forma de TI, organizados para o alcance dos objetivos organizacionais (MO-RESI, 2000).
Para Turban, Rainer e Potter (2003), um sistema de informação abrange entradas e saídas, sendo responsável pelo processamento das entradas e ge-ração das saídas que serão enviadas a outros usuários ou sistemas, sendo, ainda, possível incluir um mecanismo de retorno (feedback) para fins de contro-le da operação. Qualquer sistema que manipucontro-le e gere informação, indepen-dente de utilizar recursos tecnológicos, pode ser considerado um sistema de informação, e o seu objetivo deve ser de auxiliar no processo de tomada de decisão nas organizações (REZENDE, 2003).
Para uma gestão de estoques eficiente, o gerenciamento da informação é fundamental. Como vantagens decorrentes da gestão e do compartilhamento da informação, Bowersox e Closs (2001) destacam a redução do custo de proces-samento de pedidos e dos níveis de estoque.
Rezende (1999) apud Rezende (2003, p. 61) considera que “todo siste-ma, usando ou não os recursos da tecnologia da informação, que manipula e gera informação pode ser genericamente considerado sistema de informação”.
Seu objetivo, de acordo com o autor, independentemente de seu tipo, nível ou classificação é auxiliar no processo de tomada de decisão nas organi-zações. Caso um SI não se proponha a atender a esse objetivo, sua existência não será significativa para as organizações.
De acordo com Freitas et al. (1997, p. 77) “os sistemas de informação são mecanismos cuja função é coletar, guardar e distribuir informações para suportar as funções gerenciais e operacionais das organizações”.
Para Turban, Rainer e Potter (2003), um sistema de informação abrange entradas e saídas, sendo responsável pelo processamento das entradas e ge-ração das saídas que serão enviadas a outros usuários ou sistemas. Ainda é possível incluir um mecanismo de retorno (feedback) para fins de controle da operação.
Discorrido sobre os principais conceitos utilizados como embasamento para realização desta pesquisa, na próxima seção serão apresentados os pro-cedimentos metodológicos utilizados.
3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Este estudo pode ser classificado como exploratório quanto aos objetivos (SAMARA; BARROS, 1997) e qualitativo quanto à abordagem do problema (BEUREN, 2003). Quanto aos procedimentos técnicos, a pesquisa compreendeu um estudo de caso, que teve como objetivo analisar a gestão de estoques de uma pequena empresa varejista de autopeças, localizada no estado do Rio Grande do Sul, e propor um controle computadorizado de seus estoques, à luz de conceitos de gestão e tecnologia da informação.
O estudo de caso é uma forma de se fazer pesquisa social empírica quan-do se investiga um fenômeno atual inseriquan-do no contexto de vida-real, senquan-do que as fronteiras existentes entre estes não são bem perceptíveis (YIN, 2005). O maior diferencial dos estudos de caso, de acordo com o mesmo autor, é a sua capacidade de lidar com várias evidências, como documentos, artefatos, entre-vistas e observações, além de todo o estudo histórico convencional.
A coleta de dados para a realização desta pesquisa ocorreu por meio de entrevista qualitativa semiestruturada, observações e análise de documentos da empresa. De acordo com Sampieri, Collado e Lucio (2006, p. 381), as entrevis-tas semiestruturadas “baseiam-se em um guia de assuntos ou questões e o pesquisador tem a liberdade de introduzir mais questões para a precisão de con-ceitos ou obter maior informação sobre os temas desejados”.
A entrevista foi realizada com o gerente de compras da empresa em horá-rio previamente acertado e teve duração de aproximadamente quatro horas, on-de pesquisador e entrevistado puon-deram trocar ion-deias a respeito on-desse processo na empresa. A entrevista foi guiada por um roteiro específico desenvolvido pelos autores, o qual era dividido em três blocos: Bloco 1 referente ao processo de gestão de estoques; Blocos 2 e 3, referentes à gestão da informação e tecno-logia e sistemas de informação aplicadas à esse processo. A divisão dos blo-cos de análise, juntamente com os elementos investigados e os autores que embasaram a construção deste roteiro pode ser observada no Quadro 4.
Quadro 4 – Blocos de análise, elementos investigados e autores consultados Fonte: dos autores.
A observação, de acordo com Malhotra (2005), envolve o registro do pa-drão de comportamento das pessoas, bem como dados sobre objetos e eventos
Bloco Elementos investigados Autores
Identificação da necessidade e quantidade de compra Escolha de fornecedor
Sugestões de melhorias do entrevistado
Determinação do estoque mínimo de cada mercadoria Controle de estoque na empresa
Informações utilizadas nos processos Disponibilidade e acesso às informações Alguma informação importante não disponível Apoio da TI/SI no processo
Sugestões de melhorias do entrevistado
Como o processo foi otimizado com a implantação do SI Bloco 2: Gestão da
Informação
BEAL (2004); BEUREN (2000) CHOPRA;MEINDL (2003) MOODY; WALSH
(1999) Bloco 3: Tecnologia e sistemas de informação BANZATTO (2005); BESSA;CARVALO (2005); CHOPRA;MEINDL (2003); WANKE (2003) Bloco 1: Processo BAILY et al. (2000) CHOPRA;MEINDL (2003) RODRIGUES (2009)
de forma sistemática, visando à obtenção de informações sobre o fenômeno em estudo. Para a realização deste estudo foi utilizada a observação pessoal na se-de da empresa, analisando o processo se-de gestão se-de estoques, bem como a utili-zação da TI como facilitadora dos mesmos.
As observações foram realizadas na sede da empresa, utilizando o mes-mo embasamento apresentado no Quadro 4. A partir das questões abordadas nas entrevistas, analisou-se o gerenciamente dos estoques na empresa, a ges-tão da informação nesse processo e a utilização da TI como facilitadora.
Também foi realizada análise documental, que teve como fonte de dados diversos documentos disponíveis na empresa: histórico de compras (cardex), pedidos de compra, notas fiscais de compra e de venda, orçamentos, cupons fiscais, planilhas de levantamento, planilhas de geração de pedidos e cadastro de fornecedores.
Os dados coletados foram organizados em forma de relatórios de observa-ções e entrevistas, permitindo a descrição e análise da gestão dos estoques da empresa, bem como a utilização da TI e a GI em seu processo. Os dados foram analisados à luz da teoria, visando propor um controle computadorizado de seus estoques.
Como limitação da pesquisa, tem-se o fato de o estudo de caso ter sido re-alizado em uma única organização, não sendo possível generalizar e afirmar como as empresas utilizam a TI e a GI aplicadas à gestão dos estoques. A se-ção que segue apresenta os resultados obtidos com o estudo.
4 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS
Nesta seção será apresentada uma breve descrição da empresa foco do estudo, análise dos resultados, bem como a proposta de um controle computa-dorizado de seus estoques.
4.1 Caracterização da empresa
A empresa “XYZ Comércio de Peças e Acessórios Ltda.” é uma empresa familiar que atua há 41 anos no mercado de autopeças. Hoje a empresa possui duas unidades, localizadas no interior do Estado do Rio Grande do Sul, região do Vale do Taquari, tendo atuação mais expressiva em 10 municípios. Consi-derada de pequeno porte, a empresa tem hoje 23 colaboradores.
Seu estoque é composto por cerca de 23 mil itens, desde um pequeno parafuso até o parachoque dos mais variados veículos nacionais e importados. Como principais produtos por ela comercializados estão: rolamentos, buchas, sanfonas, amortecedores, molas, correias, acessórios, velas, pastilhas e lonas de freio, silenciosos, kits de embreagem, fechaduras, maçanetas, manivelas, máquinas de vidro, espelhos, lanternas, latarias, borrachas, mangueiras, gra-des, juntas, pivôs, coxins, etc. para veículos nacionais e importados. Muitos de seus produtos a empresa compra diretamente de fábrica. Outros, ela compra de atacadistas renomados no mercado de autopeças. A parceria entre a em-presa e seus fornecedores é muito valorizada pela emem-presa, pois acredita-se que o sucesso das vendas depende de uma compra bem sucedida.
O foco principal da empresa é o cliente, tendo a sua satisfação como principal objetivo. A preocupação dos vendedores vai além de simplesmente
vender autopeças, e sim em resolver o problema do cliente. A gestão dos esto-ques passa a ter papel fundamental no relacionamento com esses clientes, pois um gerenciamento eficaz garante que a empresa tenha a mercadoria no momento em que o cliente desejar, e assim saia satisfeito da empresa.
4.2 A gestão dos estoques na empresa “XYZ”
De acordo com o gerente de compras da empresa, o estoque mínimo de cada mercadoria é determinado “através da própria experiência e da
experiên-cia dos vendedores, bem como através da análise das entradas do produto”.
Para o gerenciamento e controle dos estoques, o gerente de compras destaca que necessita das seguintes informações:
- histórico de entradas;
- informações do mercado (quantidade de veículos na região); - estoque atual de cada mercadoria;
- períodos de sazonalidade – inverno (peças elétricas) e verão (itens de revisão e arrefecimento);
O gerente considera que tem acesso a todas as informações que neces-sita e sabe onde encontrá-las. Quanto à falta de informações, o gerente de compras destaca que seria interessante se o sistema emitisse um relatório con-fiável com os itens a ponto de pedido ou com estoque mínimo, possibilitando a filtragem por linha de produtos, veículos, fornecedores, etc.
Conforme relatado pelo gerente de compras, existe um controle de esto-que manual esto-que é realizado de duas maneiras:
- através de planilhas de levantamento;
- através da compensação de mercadorias entre matriz e filial.
A necessidade da compensação de mercadorias entre matriz e filial é identificada pelos vendedores, durante o processo de venda, quando o vende-dor verifica a disponibilidade das mercavende-dorias em estoque. Caso não haja ne-nhuma unidade disponível na prateleira, ou ele venda uma das últimas unida-des ele marca o código e a quantidade unida-dessa mercadoria em uma folha para realizar a compensação dos estoques.
A compensação dos estoques consiste em uma folha (que na empresa recebe o nome de ‘falta’) onde são marcadas as mercadorias zeradas ou com estoque baixo na matriz e filial. Quando a folha da matriz está preenchida, é encaminhada para a filial para que seja verificada a quantidade de cada item no seu estoque e então sejam realizadas as possíveis compensações (o mes-mo procedimento ocorre com a folha da filial, que é encaminhada para a matriz para compensação).
Na hora da compensação, o responsável pela tarefa deve anotar na fo-lha específica a quantidade do estoque da unidade e a quantidade que foi en-viada para a outra unidade. Após compensada, a folha é enen-viada para o com-prador para que ele possa identificar a necessidade de aquisição das mercado-rias faltantes.
O controle dos estoques é feito manualmente, através das planilhas de levantamento, não está informatizado e disponível em rede para consulta, ou seja, a TI atualmente não apoia a gestão dos estoques na empresa, embora seja possível observar que o sistema de informação da empresa oferece diver-sas ferramentas para auxílio ao controle de estoque (ponto de pedido, curva ABC, estoque mínimo, etc.), mas estes não vêm sendo utilizados.
Uma análise ABC poderia facilitar muito o processo de gestão de esto-ques, visto que ela exibiria quais os itens mais vendidos, quantidade comercia-lizada e o valor, alertando o comprador da importância de não deixar faltar es-sas mercadorias. Hoje, o comprador estima que determinados itens tenham alto giro, mas tudo isso é determinado pela sua experiência no setor.
As mercadorias são todas armazenadas na empresa (distribuídas nos três pavimentos da matriz), sendo que a empresa não trabalha com estoque em consignação, nem estoques intermediários. Alguns itens que foram adquiri-dos em grande quantidade (normalmente quando o fornecedor faz alguma promoção) e não possuem lugar suficiente em sua prateleira são guardados em um local reservado para o excesso de mercadorias. O transporte dos pro-dutos internamente é manual, sem nenhum meio de transporte (carrinhos, etc.) para auxiliar.
Quando as mercadorias novas são estocadas, são colocadas na prate-leira atrás das mercadorias antigas, seguindo a regra de que o estoque já exis-tente anterior a compra deverá ser comercializado primeiro. Nas etiquetas das mercadorias é impressa a data de recebimento daquele produto, facilitando o controle daquele que está mais tempo estocado.
Analisando o processo de gestão dos estoques, pode-se perceber que tudo é guiado pela experiência e pela intuição do gerente de compras e/ou vendedores. O principal ponto a ser melhorado é quanto ao uso da TI apoiando a gestão dos estoques, utilizando os recursos que o sistema de informação já implantado oferece à empresa, pois a falta de um controle de estoque compu-tadorizado faz com que muitas vezes alguns itens fiquem zerados, enquanto outros apresentam estoque em excesso. Essa proposta será desenvolvida na seção seguinte.
4.3 Proposta de um controle computadorizado de estoques
Wanke (2003) considera a gestão dos estoques fundamental na redução e no controle de custos da empresa, assim como na melhoria dos serviços prestados. Desse modo, buscando a diminuição de custos com estoque para-dos e a garantia de disponibilidade das mercadorias para um determinado pe-ríodo, sugere-se à empresa a implantação de um controle computadorizado de seus estoques.
O projeto de controle de estoque deverá ser implementado em diversas fases, levando entre dois e três anos até estar concluído e em pleno funciona-mento. Cabe destacar que esse prazo estimado para o pleno funcionamento do controle de estoques deve-se ao fato deste envolver uma mudança cultural na organização. Como toda mudança apresenta resistência por parte dos colabo-radores, o projeto requer tempo para que todos compreendam os benefícios que trará à empresa e se envolvam nele.
A primeira fase do projeto iniciará com um trabalho de sensibilização na empresa, demonstrando aos colaboradores a necessidade e os benefícios que o controle de estoque computadorizado trará para a empresa. Esse trabalho deverá ter o apoio da direção, pois assim o envolvimento dos colaboradores será mais efetivo, visto que a direção está apoiando esta mudança.
A conscientização dos colaboradores se faz necessária devido ao pro-cesso de emissão de notas e cupons fiscais na empresa. Atualmente os cola-boradores não possuem o cuidado de emitir a nota fiscal ao cliente com as
mercadorias que ele realmente comprou. Às vezes é utilizado um item similar ao vendido, ou com o mesmo preço, a fim de simplesmente ‘fechar’ o valor da nota fiscal. Nessa fase, portanto, os colaboradores deverão ser alertados da importância da emissão de notas e cupons com os itens que realmente foram vendidos, possibilitando o início do projeto de controle de estoque.
Espera-se que em um período entre três e seis meses os colaboradores estejam habituados a esse novo método de emissão de notas e cupons fiscais e seja possível passar para a segunda fase do projeto.
A segunda fase compreende o levantamento e digitação de todo o esto-que da empresa no sistema de informação. Se possível, sugere-se esto-que essa fase seja realizada ao final do ano, na época em que é realizado o inventário e é quando o estoque de toda a empresa é contado, e todos os colaboradores já estão mobilizados para esse fim. É importante o acompanhamento e a supervi-são da direção nessa fase do projeto, motivando os colaboradores a realizarem uma contagem exata e fidedigna, pois o estoque contado será assumido como atual na empresa.
Após o estoque ser digitado e assumido como atual, os vendedores já poderão usufruir dos benefícios do seu controle, podendo verificar em tempo real a disponibilidade das mercadorias através do seu sistema de vendas. É importante destacar a necessidade de auditorias constantes no estoque da empresa, verificando se o que está marcado no sistema condiz com a quanti-dade física em estoque.
Acredita-se que após um período de 12 meses já seja possível fazer uma análise ABC, que de acordo com Baily Baily et al. (2000), divide o estoque em itens de alta, média e baixa demanda. Com esta análise, será possível identificar os itens de maior giro bem como a quantidade comercializada de cada mercadoria ao longo desse período. A análise ABC é uma ferramenta ofe-recida pelo sistema de informação, na qual basta o usuário solicitar a consulta da venda de produtos por período, informar o período e os produtos que deseja consultar e aguardar o relatório que pode ser consultado em tela ou impresso.
Feita a análise ABC dos itens da empresa no período de 12 meses, o gerente de compras poderá verificar a quantidade média vendida de cada pro-duto, bem como os períodos de sazonalidade. Utilizando a sua experiência no setor de compras da empresa, poderá determinar o estoque mínimo e o ponto de pedido de cada mercadoria e cadastrá-los no sistema. Rodrigues (2009, p. 39) revela que “o ponto de pedido deve ser igual ao estoque necessário para atender ao consumo durante o período entre a ordem de compra e o recebi-mento do material (Lead Time), supondo que o prazo de entrega e a demanda sejam exatas”. O ponto de pedido, portanto, pode ser definido como o nível de estoque onde será emitida uma solicitação de compra.
O ponto de pedido funcionará como uma espécie de “estoque de segu-rança”, ou seja, é a quantidade mínima de mercadoria que a empresa deve possuir antes de realizar a compra deste item. Esse estoque tem o objetivo de assegurar que a mercadoria não vai faltar até que o pedido seja recebido.
A determinação do estoque mínimo e do ponto de pedido, bem como o cadastro dessas informações no sistema, requer um trabalho árduo e bastante dedicação por parte do gerente de compras, pois deverá contemplar todos os 23 mil itens cadastrados no sistema da empresa.
Rodrigues (2009) ainda conclui que periodicamente é preciso reavaliar a curva ABC traçada, pois a demanda de cada item varia com o passar do tem-po, e em consequência disso, os estoques tornam-se obsoletos. Sendo assim, sugere-se à empresa “XYZ” a reavaliação contínua do estoque mínimo de cada item, evitando que a empresa despenda muitos recursos na aquisição de de-terminadas mercadorias que não possuem mais o giro de quando foram avalia-das pela primeira vez.
A Figura 1 ilustra as fases a serem seguidas para implantação do contro-le computadorizado de estoques na empresa XYZ, reforçando a necessidade de reavaliação contínua do giro das mercadorias via análise ABC e, por conse-guinte, revisão de estoques mínimos e ponto de pedido.
Figura 1 – Fases de implementação do controle de estoque na empresa Fonte: dos autores.
Com todas as informações sobre estoque mínimo e ponto de pedido ca-dastradas no sistema, o gerente de compras da empresa “XYZ” poderá fazer consultas em tela ou emitir relatórios com os itens a ponto de pedido, com o estoque atual, estoque mínimo determinado, referência do fornecedor, descri-ção e código interno da empresa.
O relatório de produtos a ponto de pedido objetiva auxiliar o comprador no processo de decisão de compra, fornecendo as informações necessárias para a realização de uma análise do estoque atual e do estoque mínimo de cada item, possibilitando, a partir disso, a determinação da quantidade a ser pedida de cada mercadoria.
Acredita-se que a implementação desse controle computadorizado de estoques seja muito importante para a empresa, visto que vai auxiliar na exe-cução de diversas tarefas, desde simples consultas de disponibilidade de esto-que no processo de venda, até as decisões mais complexas no processo de compra.
Na próxima seção serão apresentadas as considerações finais acerca do estudo realizado.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O estoque tem papel importante quando pensado como gerador do au-mento da demanda que pode ser atendida pela empresa, pois permite que o produto esteja pronto e disponível no momento em que o cliente quiser; porém,
os gestores devem estar cientes de que o estoque é o maior gerador de custos em uma cadeia de suprimentos.
É crescente a importância dada à gestão de estoques, sendo essa fun-damental na redução e controle dos custos operacionais de uma empresa, bem como na melhoria de seus serviços prestados (WANKE, 2003). Uma das maio-res dificuldades da gestão da cadeia de suprimentos é o gerenciamento eficaz dos estoques, pois ele exige uma coordenação de todas as atividades e liga-ções na cadeia de suprimento (TURBAN; RAINER; POTTER, 2003). Essa coorde-nação bem sucedida permite à empresa a movimentação de bens e materiais sem atrasos dos fornecedores aos fabricantes e consumidores, permitindo que a empresa mantenha seus estoques e custos relativamente baixos.
O estoque também pode ser visto como crucial no apoio à estratégia competitiva da empresa; caso a sua estratégia exija um alto nível de responsi-vidade, o estoque pode ser usado como forma de alcance desta mediante a disponibilização de grandes quantidades de mercadorias próximas ao cliente (CHOPRA; MEINDL, 2003).
Atualmente é praticamente impossível pensar em gestão de estoques sem associá-la à informação e ao uso da tecnologia. A informação é fundamen-tal para o gerenciamento dos estoques, pois é através dela que os gestores estruturam as suas decisões. A tecnologia da informação, por sua vez, consiste de ferramentas que os gestores utilizam para obter e ter acesso às informações e para analisá-las, a fim de tomar as melhores decisões no que se refere à ges-tão de estoques.
Analisando o uso da TI na empresa “XYZ”, pôde-se observar que ela ainda é considerada uma ferramenta apenas para auxílio na automação de di-versos processos internos, como a emissão de etiquetas, orçamentos, notas e cupons fiscais através do sistema, por exemplo, ignorando o enorme potencial que ela tem no apoio ao processo de tomada de decisão, principalmente no que se refere ao gerenciamento dos estoques.
É imprescindível que a empresa reconheça o papel da informação como apoiador no seu processo decisório. Para que a informação possa começar a ser utilizada de maneira estratégica na empresa, foi sugerida a implantação de um controle computadorizado de seus estoques, cujo projeto, divido em cinco fases, é resumido no Quadro 4.
Fase Descrição
1 - Sensibilização
Nessa primeira fase, deverá ser realizado um trabalho de sensibiliza-ção na empresa, demonstrando aos colaboradores a necessidade e os benefícios que o controle de estoque computadorizado pode pro-porcionar. É fundamental que esse trabalho tenha o apoio da direção, pois assim o envolvimento dos colaboradores será mais efetivo, visto que a direção está apoiando esta mudança.
2 - Levantamento e Digitação dos
Esto-ques
A segunda fase compreende o levantamento e digitação de todo o estoque da empresa no sistema de informação. É importante o acompanhamento e a supervisão da direção nessa fase do projeto, motivando os colaboradores a realizarem uma contagem exata e fidedigna, pois o estoque contado será assumido como atual na em-presa.
É importante destacar, ainda, a necessidade de auditorias constantes no estoque da empresa, verificando se o que está marcado no siste-ma condiz com a quantidade física estocada.
fase do controle de estoques: a análise ABC, a fim de verificar a quantidade comercializada de cada mercadoria ao longo desse perí-odo. A empresa deverá solicitar a emissão de um relatório para aná-lise ABC, que servirá de apoio ao gerente de compras na determina-ção do estoque mínimo de cada produto para um período previamen-te depreviamen-terminado.
4 - Estoque Mínimo
Feita a análise ABC dos itens da empresa no período de 12 meses, o gerente de compras poderá verificar a quantidade média vendida de cada produto, bem como os períodos de sazonalidade. Utilizando a sua experiência no setor de compras da empresa, poderá determinar o estoque mínimo cada mercadoria e cadastrá-lo no sistema.
5 - Ponto de Pedido
Ainda com base do relatório ABC emitido, o gerente de compras poderá definir o ponto de pedido para cada mercadoria, ou seja, o nível de estoque onde será emitida uma solicitação de compra. O ponto de pedido funcionará como uma espécie de “estoque de segu-rança”, ou seja, é a quantidade mínima de mercadoria que a empresa deve possuir antes de realizar a compra deste item. Esse estoque tem o objetivo de assegurar que a mercadoria não vai faltar até que o pedido seja recebido.
Quadro 5 – Controle computadorizado de estoques proposto à empresa Fonte: dos autores.
É importante ressaltar, ainda, que a empresa reavalie continuamente o valor de estoque mínimo de cada item, evitando que sejam investidos recursos na aquisição de determinadas mercadorias que não possuem mais o giro de quando foram avaliadas pela primeira vez, visto que a demanda de cada item varia com o passar do tempo e, em consequência, os estoques acabam se tor-nando obsoletos.
Acredita-se que poderão ser observados diversos pontos positivos a par-tir da implantação do controle computadorizado dos estoques da empresa, sendo um deles a possibilidade de geração de relatórios para análise ABC, permitindo ao gestor saber quais os itens mais vendidos, auxiliando assim no processo de tomada de decisão. Além disso, também será possível automati-zar o processo de levantamento dos estoques, que vem sendo feito de maneira manual. Outra vantagem está no cadastro do ponto de pedido de cada item no sistema, possibilitando a emissão de relatórios de produtos a ponto de pedido, evitando a necessidade de o comprador constatar in loco no estoque a neces-sidade de compra das mercadorias.
O controle de estoque proposto à empresa será uma excelente oportuni-dade para gerenciar as compras e os estoques de maneira mais eficiente, pois oferecerá suporte ao processo de tomada de decisão no setor de compras, evi-tando o desperdício de recursos com a aquisição de mercadorias em excesso de itens que não apresentam um giro de estoque significativo, ou o descuido de esquecer de comprar determinado item que tenha um bom giro na empresa.
Embora esta pesquisa tenha investigado a realidade de uma empresa e proposto um controle computadorizado de seus estoques para ela, esse mode-lo de gestão de estoques pode ser adaptado e aplicado em outras realidades, principalmente em micro e pequenas empresas, que apresentam característi-cas similares à realidade investigada.
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