Processo Atual. Proposta de novo formulário. Especificação de Formulário para Reembolso de Despesas

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A especificação contida neste documento visa orientar a criação de um formulário eletrônico para solicitação de reembolso de despesas na FACTI.

Processo Atual

Visando distinguir nossa necessidade do sistema atual, segue uma breve descrição do mesmo: 1. Quando há necessidade de um colaborador solicitar reembolso, ele preenche manualmente

um formulário de papel, onde indica o valor das despesas que realizou;

2. Este formulário deve ser assinado pelo solicitante e por seu superior imediato. Deve ser jun-tado ao documento a via original dos comprovantes de despesa;

3. O formulário pode tanto ser preenchido manualmente quanto eletronicamente, na forma de arquivo pdf com campos editáveis;

4. O formato atual do formulário não favorece o entendimento e transparência da despesa reali-zada. Não há campos descritivos, e são solicitadas informações desnecessárias. Mesmo a di-agramação e layout aplicados dificultam a leitura. Uma imagem do formulário segue abaixo:

Proposta de novo formulário

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cons-trução em formato eletrônico:

Especificação dos campos do formulário

O formulário que está sendo proposto é composto de 6 etapas de preenchimento, a saber: • Etapa 1 - Cabeçalho de identificação

• Etapa 2 - Declaração de adiantamento • Etapa 3 - Declaração de despesas

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• Etapa 5 - Campo de somatória

• Etapa 6 - Justificativa e contextualização. • Etapa 7 – Geração do formulário impresso

A descrição dos campos de cada uma destas etapas é realizada a seguir.

Etapa 1 - Cabeçalho de identificação

No cabeçalho de identificação são dispostos os dados do solicitante. Nesta primeira versão, estamos considerando que o usuário deve emitir solicitações apenas a seu favor1_{. Assim, o nome e o grupo} de trabalho ao qual ele está alocado podem ser preenchidos automaticamente. Os campos desta eta-pa são os que constam da Tabela 1.

Tabela 1 - Campos do cabeçalho de identificação.

Nome Descrição Formato Tipo de Preenchimento

SOLICITANTE Campo no qual o

solicitante é identificado. Alfabético.

Automático.

Como se trata de página restrita, ao solicitar a abertura de um formulário o nome do usuário pode ser preenchido automaticamente.

NÚCLEO DE TRABALHO

Campo que identifica o grupo de trabalho onde o usuário está alocado.

Alfanumérico.

Automático.

O núcleo de trabalho é atributo do indivíduo logado, e pode ser preenchido automaticamente.

FONTE DE RECURSO PAGANTE

Campo onde o usuário indica o centro de custo que deverá pagar a despesa. O centro de custo pode ser entendido como um projeto, e o indivíduo pode estar vinculado a um ou mais projetos.

Alfanumérico.

Seleção em lista suspensa.

O usuário deve ter atrelado a si os centros de custo dos quais participa. Estes devem constar da lista suspensa para seleção.

DADOS PARA DEPÓSITO

Campo onde o solicitante indica os dados para depósito bancário.

Alfanumérico, com limite de 70 caracteres.

Campo de inserção de texto.

Deve ser um campo de livre

preenchimento, com limite de caracteres suficiente para a inclusão da informação.

Etapa 2 – Declaração de adiantamento

Após a entrada dos dados do cabeçalho, o solicitante deve indicar se houve algum “adiantamento de recurso” (este campo não consta do modelo acima).

Uma proposta é que seja apresentada uma pergunta do tipo “Houve adiantamento de recurso?”, se-guida de botões de opção para resposta positiva e negativa. Se não houve adiantamento, passa-se 1 Posteriormente verificaremos a conveniência de permitir a solicitação de preenchimento a favor de terceiros.

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para a etapa seguinte; tendo havido adiantamento, os campos que constam da Tabela 2 deve, ser ha-bilitados para preenchimento.

Tabela 2 - Campos da Declaração de adiantamento.

Nome Descrição Formato _{Preenchimento}Tipo de

DATA Campo onde o solicitante deve indicar a_{data em que recebeu o adiantamento}

Alfanumérico, no formato

DD/MM/AAAA

Manual. VALOR Campo onde o solicitante deve indicar o

valor do adiantamento recebido

Numérico, no formato

**.***,** Manual.

REQUISIÇÃO

Campo onde o solicitante deve indicar o número da requisição correspondente ao pedido de adiantamento

Alfanumérico, com

limite de 20 caracteres Manual.

Etapa 3 – Declaração das despesas

Nesta etapa, o solicitante faz o lançamento das despesas realizadas. Cada despesa é descrita por um conjunto de informações, que devem ser fornecidas em diferentes campos. Uma vez preenchidos, o solicitante deverá clicar sobre um botão para “gravar” a despesa, que passará a constar de uma lista

demonstrativa. Ele pode inserir tantas despesas quanto necessárias, preenchendo, para cada uma,

os campos que constam da Tabela 3. Tabela 3 - Campos da declaração de despesas.

NATUREZA Campo onde o solicitante deve indicar a grupo de classificação da despesa realizada. Alfabético

Seleção em lista suspensa.

As opções da lista suspensa devem ser as seguintes:

[Alimentação; Bens; Estadia; Insumos; Serviços de Terceiros; Transporte; Outros]

As opções devem ser dispostas em ordem alfabética, com exceção da opção OUTROS, que deve constar como última.

DESCRIÇÃO Campo onde o solicitante descreve a despesa realizada Alfanumérico, com limite de 50 caracteres

Campo de inserção de texto.

Deve ser um campo de livre preenchimento.

DATA

Campo onde o usuário deve indicar a data em que a despesa foi realizada Alfanumérico, no formato DD/MM/AAAA Manual. VALOR Campo onde o usuário deve indicar o valor da despesa realizada Númérico, no formato **.***,** Manual.

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Nesta etapa é conveniente inserir um botão que, pressionado, apresente um exemplo

de preenchimento. Apesar da simplicidade dos textos que devem ser inseridos, o

exem-plo ajudará a uniformizar o modo como os colaboradores descrevem as despesas de vi-agem.

É desejável que, quando lançadas no formulário impresso, as despesas sejam numeradas para

identificação. Ao apresentar os respectivos comprovantes, o solicitante deverá relacioná-los aos

itens da tabela através deste número.

Etapa 4 – Declaração de quilometragem percorrida

O reembolso também pode se dar por quilometragem percorrida. Da mesma forma que o adianta-mento, deve haver uma pergunta sobre a necessidade de se reembolsar esta despesa. Em caso positi-vo, a área de preenchimento deve ser habilitada, apresentando os campos descritos na Tabela 4. Tabela 4 - Campos da declaração de quilometragem percorrida.

TRECHO PERCORRIDO

Campo onde o solicitante informa o trecho

percorrido

Alfanumérico, com limite

de 100 caracteres Manual.

QUILOMETRAGEM PERCORRIDA

Campo onde o solicitante declara o quilometragem percorrida no trecho indicado Numérico, no formato *.***,* Manual. DATA

Campo onde o usuário deve indicar a data em que o deslocamento foi realizada

Alfanumérico, no

formato DD/MM/AAAA Manual.

VALOR

Campo onde é dado o valor do reembolso para a quilometragem indicada

Númérico, no formato *.***,**

Automático.

O cálculo deve ser realizado por uma rotina, com base no número de quilômetros percorridos e na variável VRKM.

Note que para o cálculo do Valor é necessário multiplicar a quantidade de quilômetros declarados por uma variável, que arbitrariamente denominamos VRKM. Trata-se do valor, em reais, pago por quilômetro percorrido. No Painel de Controle do Administra-dor deve ser inserida uma página para gestão das variáveis, que esporadicamente são atualizadas. Atualmente, o valor pago por quilômetro percorrido é de R$ 0,75, ou seja,

VRKM = 0,75.

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exemplo de preenchimento. Apesar da simplicidade dos textos que devem ser inseridos,

o exemplo ajudará a uniformizar o modo como os colaboradores descrevem as despe-sas de viagem.

Etapa 5 – Campo de somatória

No campo de somatória, o sistema apresenta ao solicitante o Valor Total a ser reembolsado. É um campo demonstrativo, que deve ser atualizado a medida em que as informações são inseridas. O va-lor do reembolso é dado por:

VReembolso = (VDespesasDeclaradas + VquilometragemPercorrida) - VAdiantado

Se o Valor Adiantado for maior que a soma das despesas e da quilometragem, temos a situação de devolução, quando o solicitante deve restituir a diferença para a Administração.

Etapa 6 – Declaração da situação

Este é um campo para inserção livre de texto, onde o solicitante deve explicar as atividades realiza-das e justificar a situação de reembolso. O limite de 1.000 caracteres, excluindo espaços, é razoável.

Também nesta etapa, é conveniente inserir um botão que, pressionado, apresente um

exemplo de preenchimento. Apesar da simplicidade dos textos que devem ser inseridos,

o exemplo ajudará a uniformizar o modo como os colaboradores justificam a execução de despesas com recursos próprios.

Etapa 7 - Geração do formulário impresso

Finalizado o preenchimento de todos os campos, o usuário deverá pressionar um botão para gerar o formulário no formato pdf. Esta via precisa ser assinada por ele e pelos gestores responsáveis para seguir para as áreas administrativas pertinentes.

Mockup do formulário

A imagem abaixo apresenta um exemplo de layout do formulário solicitado.

Este exemplo não visa determinar o padrão e layout em que o formulário deve ser elaborado, mas apenas auxiliar no entendimento do que das descrições apresentadas até o momento.

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Solicitação de Reembolso de Despesas

Houve adiantamento de recurso? Sim

Não Nome

Núcleo de Trabalho

Fonte de Recurso Cedente Balablalçalalaaça Blelelelelele Nbliibibibb Bonmononooo ....

Dados para depósito

Nº RCS Data Valor (R$) Despesas Realizadas Natureza Descrição Data Valor (R$) _Inserir

Deseja reembolsar quilometragem percorrida? Sim Não Trecho Quilometragem Valor (R$) Data

?

Valor do Reembolso Justificativa e contextualização Gerar Formulário

Este botão abre um popup que traz um exemplo de preenchido (por exemplo, a tabela ao lado)

Este botão grava os dados que foram preenchidos, que então passam a constar da tabela de consolidação

Estes botões abrem popups que trazem exemplos de preenchimento.

?

Este botão lança os dados do preenchidos no documento modelo, gerando um arquivo pdf que pode ser impresso pelo solicitante.

Lista suspensa do campo Fonte de Recurso

Aqui também vai uma lista suspensa... ou botões de opção.