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Gestão por Processos ISO 9001: 2000

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(1)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Gestão por Processos

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

(2)

Gestão por Processos

(3)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

“ Existem três tipos de empresas:

- as que fazem as coisas acontecer;

- as que vêem as coisas acontecer;

- as que não fazem ideia do que está a acontecer”

(Kotler)

“ Existem três tipos de empresas:

“ Existem três tipos de empresas:

--

as que fazem as coisas acontecer;

as que fazem as coisas acontecer;

--

as que vêem as coisas acontecer;

as que vêem as coisas acontecer;

--

as que não fazem ideia do que está a acontecer”

as que não fazem ideia do que está a acontecer”

(4)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

“Para o Sucesso das Empresas é

necessário que tenham uma

ATITUDE PRÓ-ACTIVA”

As Empresas devem compreender que

“A Qualidade é sempre um resultado de

um esforço inteligente

Nunca é um acidente”

Para o Sucesso das Empresas

Para o Sucesso das Empresas

é

é

necess

necess

á

á

rio que tenham uma

rio que tenham uma

ATITUDE PR

ATITUDE PR

Ó

Ó

-

-

ACTIVA

ACTIVA

As Empresas devem compreender que

As Empresas devem compreender que

“A Qualidade é sempre um resultado de

“A Qualidade é sempre um resultado de

um esforço inteligente

um esforço inteligente

Nunca é um acidente”

(5)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

“Qual a principal Actividade

das Empresas ?”

Será Produzir Produtos /

Serviços?

“Qual a principal Actividade

“Qual a principal Actividade

das Empresas ?”

das Empresas ?”

Será Produzir Produtos /

Será Produzir Produtos /

Serviços?

(6)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

“A principal Actividade das

Empresas é a de

Satisfazer Clientes

e não a de Produzir Produtos”

(Levitt)

“A principal Actividade das

“A principal Actividade das

Empresas é a de

Empresas é a de

Satisfazer Clientes

Satisfazer Clientes

e não a de Produzir Produtos”

e não a de Produzir Produtos”

(7)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Modelo da Abordagem por Processos

ISO 9001:2000

Sistema de Gestão da Qualidade

Melhoria contínua

Sistema de Gestão da Qualidade

Sistema de Gestão da Qualidade

Melhoria contínua

Melhoria contínua

Gestão

de Recursos

Responsabilidade

da Gestão

Realização

do produto

(e/ou serviço)

Input

Produto

/Serviço

R

e

q

u

I

s

I

t

o

s

R

R

e

e

q

q

u

u

I

I

s

s

I

I

t

t

o

o

s

s

Medição,

Análise e

Melhoria

Fluxo de Informação

Activid. acresc. valor

C

L

I

E

N

T

E

C

L

I

E

N

T

E

S

S

a

a

t

t

I

I

s

s

f

f

a

a

ç

ç

ã

ã

o

o

C

L

I

E

N

T

E

C

L

I

E

N

T

E

Output

(8)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Qualidade de um Produto / Servi

Qualidade de um Produto / Servi

ç

ç

o

o

„

Capacidade de um conjunto de

características

intrínsecas a um produto, sistema ou processo

para

Satisfazer os Requisitos dos Clientes

Satisfazer os Requisitos dos Clientes

e outras

(9)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Qualidade de um Produto / Servi

Qualidade de um Produto / Servi

ç

ç

o

o

Inclui as noções de:

‰

Adequação à finalidade

O produto/serviço está conforme com as

especificações do cliente

‰

Aptidão ao uso

O produto / serviço tem o desempenho esperado

ou seja, satisfaz as necessidades / expectativas

(10)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Qualidade na Empresa

Qualidade na Empresa

Para

conceber, produzir e fornecer

com

qualidade é necessário

:

¾

que nos processos produtivos e não produtivos

(desde a concepção até à após venda) se

cumpram as especificações técnicas dos

Processos

¾

UMA GESTÃO

permanente

dos

dos

Processos

Processos

para os manter sob controlo

(11)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Princ

Princ

í

í

pios da Gest

pios da Gest

ã

ã

o da Qualidade

o da Qualidade

1.

Focalização no Cliente

2.

Liderança

3.

Envolvimento das pessoas

4.

Abordagem por Processos

5.

Abordagem da Gestão como um sistema

6.

Melhoria Contínua

7.

Decisões Baseadas em Factos

8.

Benefícios Mútuos nas Relações com

Fornecedores

(12)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Princ

Princ

í

í

pios da Gest

pios da Gest

ã

ã

o da Qualidade

o da Qualidade

¾

¾

Focaliza

Focaliza

çã

çã

o

o

no Cliente

no Cliente

¾

As Organizações dependem dos seus

Clientes e por isso têm :

¾

Compreender as suas Necessidades

actuais e futuras

¾

Satisfaçam aos seus requisitos

¾

Esforçarem-se para exceder as suas

(13)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Princ

Princ

í

í

pios da Gest

pios da Gest

ã

ã

o da Qualidade

o da Qualidade

¾

¾

Lideran

Lideran

ç

ç

a

a

¾

Os Lideres estabelecem a finalidade e a

Direcção para a Organização

¾

Devem criar e manter o ambiente interno

que permita o pleno desenvolvimento das

pessoas para se atingir os objectivos da

Organização

Objectivos Estratégicos da

Organização

Missão, Visão

Princípios e Valores

(14)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Se não sabemos para onde vamos,

todos os ventos são favoráveis

Um mapa de nada nos servirá,

se não sabemos para onde queremos ir

(Ditados Chineses)

Se não sabemos para onde vamos,

todos os ventos são favoráveis

Um mapa de nada nos servirá,

se não sabemos para onde queremos ir

(Ditados Chineses)

¾

(15)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Princ

Princ

í

í

pios da Gest

pios da Gest

ã

ã

o da Qualidade

o da Qualidade

¾

¾

Envolvimento das Pessoas

Envolvimento das Pessoas

¾

Os Colaboradores de todos os níveis são a

essência de uma Organização

¾

O Envolvimento completo dos

Colaboradores permite a utilização das

suas competências em benefício das

Organização

(16)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

¾

¾

Envolvimento das Pessoas

Envolvimento das Pessoas

Os Talentos Humanos (cérebro)

•As pessoas são hoje consideradas o activo mais

importante das organizações

•As pessoas devem ser consideradas como

(17)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Princ

Princ

í

í

pios da Gest

pios da Gest

ã

ã

o da Qualidade

o da Qualidade

¾

¾

Abordagem por Processos

Abordagem por Processos

¾

Um

resultado

desejado é alcançado mais

eficientemente quando as

actividades

e

os

recursos associados

relacionados são

geridos como um processos

¾

Uma Organização existe para

transformar

transformar

inputs

inputs

em

em

outputs

outputs

,

,

acrescentado valor,

e fornecendo-os aos seus clientes

(18)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Modelo da Abordagem por Processos

ISO 9001:2000

Sistema de Gestão da Qualidade

Melhoria contínua

Sistema de Gestão da Qualidade

Sistema de Gestão da Qualidade

Melhoria contínua

Melhoria contínua

Gestão

de Recursos

Responsabilidade

da Gestão

Realização

do produto

(e/ou serviço)

Input

Produto

/Serviço

R

e

q

u

I

s

I

t

o

s

R

R

e

e

q

q

u

u

I

I

s

s

I

I

t

t

o

o

s

s

Medição,

Análise e

Melhoria

Fluxo de Informação

Activid. acresc. valor

C

L

I

E

N

T

C

L

I

E

N

T

S

S

a

a

t

t

I

I

s

s

f

f

a

a

ç

ç

ã

ã

o

o

C

L

I

E

N

T

C

L

I

E

N

T

Output

(19)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Princ

Princ

í

í

pios da Gest

pios da Gest

ã

ã

o da Qualidade

o da Qualidade

¾

¾

Abordagem da Gest

Abordagem da Gest

ã

ã

o como um sistema

o como um sistema

¾

Identificar, Compreender e Gerir

os processos

inter-relacionados como um sistema, contribui

para a melhoria da eficácia e eficiência dos

Objectivos da Organização

(20)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Princ

Princ

í

í

pios da Gest

pios da Gest

ã

ã

o da Qualidade

o da Qualidade

¾

¾

Melhoria Cont

Melhoria Cont

ínua

í

nua

¾

A melhoria continua deve ser um

objectivo permanente da Organização

¾

A Melhoria continua deve

:

¾

Contemplar as possibilidades de melhorar os

resultados do sistema e a antecipação das

expectativas do mercado

¾

Usando:

¾

Ciclo PDCA; Técnicas de resolução de

(21)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Planeie, Execute, Controle, Actue

Planeie, Execute, Controle, Actue

Melhoria Contínua: Ciclo PDCA

Melhoria Contínua: Ciclo PDCA

Executar

Executar

Implementação

Implementação

do Processo

do Processo

Planear

Planear

Analisar desvios

Analisar desvios

Providenciar recursos

Providenciar recursos

Estabelecer objectivos

Estabelecer objectivos

Actuar

Actuar

Comunicação,

Comunicação,

Avaliação e

Avaliação e

Melhoria

Melhoria

Contínua

Contínua

Verificar

Verificar

Monitorização e

Monitorização e

Avaliação do

Avaliação do

Processo

Processo

Melhori

a

Melhori

a

(22)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Princ

Princ

í

í

pios da Gest

pios da Gest

ã

ã

o da Qualidade

o da Qualidade

¾

¾

Decis

Decis

õ

õ

es Baseadas em Factos

es Baseadas em Factos

¾

As decisões eficazes são baseadas na

análise de dados e de informações

¾

Estratégias e Políticas (p.e.) devem ser

suportadas em:

(23)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Princ

Princ

í

í

pios da Gest

pios da Gest

ã

ã

o da Qualidade

o da Qualidade

¾

¾

Benef

Benef

í

í

cios M

cios M

ú

ú

tuos nas Rela

tuos nas Rela

çõ

çõ

es com

es com

Fornecedores

Fornecedores

¾

Uma Organização e os seus Fornecedores

são interdependente

¾

Uma relação de benefício mútuo

aumenta a possibilidade de criar valor

para ambos

(24)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Gestão Por Processos

Objectivos Estratégicos da

Organização

Plano Geral de

Actividades

Plano de Negócios e

Objectivos Gerais da Empresa

Identificação dos

Processos Chave

Missão, Visão

Princípios e Valores

Hierarquização dos

Processos

Análise Global

Dos Processos

Identificação dos

Processos

Gestão dos Processos

(25)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Gestão Por Processos

Gestão dos Processos

Gestão dos Processos

1 – Identificação

2 – Inputs / Outputs e Actividades

3 – Envolvidos e Responsáveis

4 – Interacção entre processos

5 – Documentos e registos

6 – Objectivos e métricas

7 – Medida e monitorização

8 – Acções correctivas

9 - Melhoria

2

(26)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Gestão Por Processos

Mapeamento dos

Processos

Matriz de Interacção

Entre Processos

1

Identificação de

Envolvidos e Responsáveis

Divulgação pela Estrutura

Objectivos por Processos

Identificação dos Indicadores

Acompanhamento e Controlo

Evolução dos Processos

Medida e Monitorização

Acções Correctivas

(27)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Defini

Defini

çã

çã

o de

o

Processo

Processo

Conjunto de actividades

Conjunto de actividades

interrelacionadas ou que interagem e

interrelacionadas ou que interagem e

que

que

transformam

(28)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Identificação dos Processos

Identificação dos Processos

‰

‰

A Organização deve identificar todos os Processos

A Organização deve identificar todos os

Processos

e

e Actividades

Actividades

que contribuem para o seu

que contribuem para o seu

funcionamento;

funcionamento;

‰

‰

Cada área funcional deve fazer um levantamento

Cada área funcional deve fazer um

levantamento

dos Processos e Actividades

(29)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Gestão por Processos:

Gestão por Processos:

Cadeia interrelacional

Requisitos

do

Cliente

INPUT

Produto

/

Serviços

OUTPUT

Gestão

de

Processos

PROCESSO

(30)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

„

„

Processo: Exemplos

Processo: Exemplos

CONTABILIDADE

CONTABILIDADE

Controlo

Controlo

Classificação

Classificação

Processamento

Processamento

informático

informático

Natureza do custo

Natureza do custo

Facturas

Facturas

Doc. Despesas

Doc. Despesas

INPUT

INPUT

Arrumação por

Arrumação por

contas do

contas do

POC

POC

OUTPUT

OUTPUT

(31)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Processo: Exemplos

Processo: Exemplos

Alunos

Recursos:

Salas

Professores

...

Espectativas dos

Alunos

Requisitos da Escola

INPUT

Discplina / Departa.

•Planea. da Discip.:

•Conteúdos Progra.

•Horário

•Desenvol. da Discip.:

•Aulas

• Visitas Estudo

•Avaliação:

•Alunos

•Professores

•Disciplina

Satisfação dos

Alunos

Alunos Aptos

Informação

de Melhoria

OUTPUT

(32)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Organização / Hierarquização dos processos

Organização / Hierarquização dos processos

O quadro global de processos espelha a Organização

O quadro global de processos espelha a Organização

Actividade 1.2.1

Actividade 1.2.1

Actividade 1.1.3

Actividade 1.1.3

Actividade 1.1.2

Actividade 1.1.2

Actividade 1.1.1

Actividade 1.1.1

Actividade 1.2.2

Actividade 1.2.2

Processo 1

Processo 1

Sub

Sub

-

-

processo 1.1

processo 1.1

Sub

(33)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Identificação dos Processos Chave

Identificação dos Processos Chave

Cada Organização deve:

Cada Organização deve:

¾

¾

Identificar os Processos

Identificar os Processos

Chave / Principais / Críticos

Chave / Principais / Críticos

que são

que são

determinantes para o êxito do negócio

determinantes para o êxito do negócio

¾

¾

Definir critérios de avaliação dos Processos

Definir critérios de avaliação dos Processos

¾

¾

Envolver as várias Funções da Organização permitindo

Envolver as várias Funções da Organização permitindo

uma globalização da análise

(34)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Identificação dos Processos Chave

Identificação dos Processos Chave

Critérios para Identificação dos Processos Chave

Critérios para Identificação dos Processos Chave

Importância para o cumprimento da MISSÃO

Importância para o cumprimento da

MISSÃO

Determinantes para a Qualidade do Produto

Determinantes para a

Qualidade do Produto

Relação directa com Clientes

Relação directa com

Clientes

Determinantes para o êxito do negócio

Determinantes para o

êxito do negócio

(35)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Gestão por Processos

Processos Chave / Principais / Críticos

Processos Chave / Principais / Críticos

determinantes para o êxito do negócio

determinantes para o êxito do negócio

¾

¾

São estratégicos

São estratégicos

¾

¾

Acrescentam valor significativo

Acrescentam valor significativo

Processos de Suporte

Processos de Suporte

¾

Acrescentam pouco valor mas suportam

(36)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Gestão por Processos: Exemplo

Processos Chave / Principais / Críticos

Processos Chave / Principais / Críticos

¾

¾

Compras

Compras

¾

¾

Produção

Produção

¾

¾

Vendas

Vendas

¾

¾

Desenvolvimento do produto

Desenvolvimento do produto

Processos de Suporte

Processos de Suporte

¾

¾

Gestão

Gestão

¾

¾

Recursos

Recursos

(37)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Gestão por Processos: Exemplos

Processos Chave /

Processos Chave /

Sub

Sub

-

-

processos

processos

¾

¾

Produção

Produção

¾

¾

Planeamento

Planeamento

¾

¾

Componentes

Componentes

¾

¾

Estruturas Soldadas

¾

¾

Compras

Compras

¾

¾

Aprovisionamentos

Aprovisionamentos

¾

¾

Avaliação de Fornecedores

Avaliação de Fornecedores

¾

¾

Armazenamento e Recepção

Armazenamento e Recepção

(38)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Gestão por Processos: Exemplos

Processos Chave /

Processos Chave /

Sub

Sub

-

-

processos

processos

¾

¾

Vendas

Vendas

¾

¾

Clientes

Clientes

¾

¾

Marketing

Marketing

¾

¾

Expedição

Expedição

¾

¾

Desenvolvimento do produto

Desenvolvimento do produto

¾

¾

Concep

Concep

. Desenvolvimento

. Desenvolvimento

¾

¾

Planeamento da Qualidade

Planeamento da Qualidade

¾

(39)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Mapeamento dos Processos

Mapeamento dos Processos

Permite representar num quadro a intersecção entre

Permite representar num quadro a intersecção entre

os processos e a estrutura funcional da Organização

os processos e a estrutura funcional da Organização

Permite identificar os documentos afectos aos

Permite identificar os documentos afectos aos

sub

sub

-

-processos e/ou actividades

processos e/ou actividades

Permite identificar envolvidos e responsáveis

Permite identificar envolvidos e responsáveis

Permite visualizar a organização dos Processos

Permite visualizar a organização dos Processos

Permite definir a estrutura do Sistema de Gestão por

Permite definir a estrutura do Sistema de Gestão por

Processos

(40)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Mapeamento dos Processos

Mapeamento dos Processos

Esquema

exemplo

(41)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Interacção entre os Processos

Interacção entre os Processos

PROCESSO 1

Actividade A1.1

Actividade A1.1

Actividade A1.2

Actividade A1.2

...

...

Input

Input

I1.1

I1.1

Input

Input

I1.2

I1.2

...

...

INPUT

Output O1.1/ I4.2

Output O1.1/ I4.2

Output O1.2

Output O1.2

...

...

OUTPUT

PROCESSO 2

Actividade A2.1

Actividade A2.1

Actividade A2.2

Actividade A2.2

...

...

Input

Input

I2.1/O1.2

I2.1/O1.2

Input

Input

I2.2/O5.3

I2.2/O5.3

...

...

INPUT

Output O2.1

Output O2.1

Output O2.2 / I3.2

Output O2.2 / I3.2

...

...

(42)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Identificação dos Objectivos por

Identificação dos Objectivos por

Processos

Processos

‰

‰

Cada Processo deve contribuir para a

Cada Processo deve contribuir para a

estratégia da Organização

estratégia da Organização

‰

‰

Os objectivos gerais são desdobrados nos

Os objectivos gerais são desdobrados nos

objectivos de cada processo

objectivos de cada processo

‰

(43)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Identificação dos Objectivos por Processos

Identificação dos Objectivos por Processos

Estrutura Hierarquizada dos Objectivos

Estrutura Hierarquizada dos Objectivos

Grandes Objectivos

Estratégicos

Objectivos

quantificáveis e

mensuráveis para as

Actividades e/ou

Actividades e/ou

Processos Chave

Processos Chave

™

Objectivos de nível global

™

Quantificados

™

Controlados periodicamente

™

Decorrem das grandes linhas estratégicas

™

Podem ser quantificados apenas no nível

imediato

Desdobramento dos

objectivos por:

Direcções /

Direcções /

Depart

Depart

.

.

Processos / Secções

Processos / Secções

Colaboradores

Colaboradores

™

Mensuráveis

™

Controlados com periodicidade mais apertada

™

Definidos ao nível da produtividade

(44)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Monitorização dos Processos

Monitorização dos Processos

¾

¾

Cada Processo deve ter Métricas e Indicadores

Cada Processo deve ter Métricas e Indicadores

que permitam avaliar a sua eficácia e eficiência

que permitam avaliar a sua eficácia e eficiência

¾

¾

A monitorização deve permitir acompanhar o

A monitorização deve permitir acompanhar o

Cumprimento dos Objectivos Estabelecidos

Cumprimento dos Objectivos Estabelecidos

¾

¾

Todos os processos devem ter Objectivos e

Todos os processos devem ter Objectivos e

Indicadores

Indicadores

¾

¾

Especial Destaque para objectivos e indicadores

Especial Destaque para objectivos e indicadores

que permitem avaliar os processos determinantes

que permitem avaliar os processos determinantes

para a qualidade do produto final

(45)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Monitorização dos Processos

Monitorização dos Processos

Cada Indicador devem ter considerados, pelo

Cada Indicador devem ter considerados, pelo

menos, os seguintes itens:

menos, os seguintes itens:

Designação do Indicador

Designação do Indicador

Métrica

Métrica

Objectivo para determinado período

Objectivo para determinado período

Responsável

Responsável

Periodicidade de actualização

Periodicidade de actualização

(46)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Monitorização dos Processos

Monitorização dos Processos

Exemplo de Indicador:

Exemplo de Indicador:

ABSENTISMO

ABSENTISMO

Sistema Informático

Sistema Informático

Disponibilidade

Disponibilidade

Mensal

Mensal

Periodicidade de actualização

Periodicidade de actualização

Resp

Resp

. Recursos Humanos

. Recursos Humanos

Responsável

Responsável

< 5,4%

< 5,4%

Objectivo para determinado período

Objectivo para determinado período

Métrica

Métrica

ABSENTISMO

ABSENTISMO

Designação do Indicador

Designação do Indicador

100

potenciais

horas

N.º

izadas

disponibil

horas

N.º

100

×

(47)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Acções Correctivas e Preventivas

Acções Correctivas e Preventivas

Ac

Ac

çã

çã

o Correctiva

o Correctiva

™

™

Ac

Ac

çã

çã

o levada a cabo para eliminar a causa da

o levada a cabo para

eliminar a causa da

n

n

ã

ã

o conformidade

o conformidade

com o fim de evitar repeti

com o fim de evitar repeti

çõ

çõ

es

es

Acção Preventiva

Acção Preventiva

™

™

Acção levada a cabo para eliminar as causas de

Acção levada a cabo para

eliminar as causas de

potenciais não

potenciais não

conformidades

conformidades

, tendo em vista

, tendo em vista

prevenir a sua ocorrência

(48)

Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Melhoria Contínua: Ciclo PDCA

Melhoria Contínua: Ciclo PDCA

Executar

Executar

Implementação

Implementação

do Processo

do Processo

Planear

Planear

Analisar desvios

Analisar desvios

Providenciar recursos

Providenciar recursos

Estabelecer objectivos

Estabelecer objectivos

Actuar

Actuar

Comunicação,

Comunicação,

Avaliação e

Avaliação e

Melhoria

Melhoria

Contínua

Contínua

Verificar

Verificar

Monitorização e

Monitorização e

Avaliação do

Avaliação do

Processo

Processo

Melhori

a

Melhori

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Gestão por Processos

ISO 9001: 2000

Fim

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