1- GPPD - M5 - Doc Office - Tipologia dos Doc

(1)

• Todos os Documentos podem ser agrupados em

dois grandes Grupos:

A Documentação

INTERNA

e

EXTERNA

Documentação Administrativa

TIPOLOGIA DOS DOCUMENTOS

DOCUMENTAÇÃO EXTERNA

(2)

Identificação de alguns Documentos utilizados num

Secretariado:

• FAX

• REQUISIÇÃO

• GUIA DE REMESSA

• ORÇAMENTO

• RECIBO

• FATURA

• RECLAMAÇÃO: QUEIXA DOS SERVIÇOS

Sofia Oom

GPPD – M5-DOCUMENTAÇÃO ADMINISTRATIVA -- 25H – 30 aulas

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TIPOLOGIA DOS DOCUMENTOS

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• FAX

(Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre)

• Fax - Abreviatura do termo latino

”facsimile

”= faz igual

Consiste

numa

Telecópia,

tecnologia

das

telecomunicações

usada para a

transferência

remota

de

documentos

através da

rede telefónica

.

Documentação Administrativa

TIPOLOGIA DOS DOCUMENTOS

Uma "máquina de fax" consiste num scaner, num modem, numa impressora e numa linha telefónica, tudo num só equipamento.

O grande sucesso do fax deveu-se principalmente à grande vantagem sobre os correios quando a comunicação era de longa distância, uma vez que a transferência de documentos era quase instantânea.

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• FAX

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• REQUISIÇÃO

• Requisição é uma palavra originária do latim

requisitio,

de requirire

(requerer, pedir) que significa requerimento,

solicitação ou pedido.

A requisição pode ser direcionada à prestação de um

serviço, entrega de coisas ou comparecimento de pessoas.

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• REQUISIÇÃO

(NOTA DE ENCOMENDA)

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• GUIA DE REMESSA

• Guia de remessa é o documento que acompanha a documentação da carga a ser enviado para o destinatário.

A guia de remessa acompanha a mercadoria e serve para o comprador proceder à conferência dos artigos recebidos. Por vezes, através de um talão destacável – talão de receção – que é devolvido pelo comprador ao vendedor após a receção das mercadorias.

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• GUIA DE REMESSA

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• ORÇAMENTO

• Orçamento é o plano financeiro estratégico de uma administração

para determinado exercício. Um orçamento é a expressão das

receitas e despesas de um indivíduo, organização ou governo

relativamente a um período de execução.

Entende-se por despesa todos os gastos da pessoa ou organização.

Receita é sinonimo dos provimentos recebidos.

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• ORÇAMENTO

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TIPOLOGIA DOS DOCUMENTOS

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• RECIBO

• Recibo é um

papel

emitido por uma

empresa

comprovando

o

pagamento

de um

serviço

ou

produto

..

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• RECIBO

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TIPOLOGIA DOS DOCUMENTOS

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• FATURA

• Fatura é um

documento

comercial

que representa a

venda

a clientes

Este é o documento oficial da compra, onde o vendedor indica ao

comprador o valor:

- das mercadorias;

- dos descontos e abatimentos;

- das despesas efetuadas por sua conta;

- do IVA

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FATURA

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• RECLAMAÇÃO

• Reclamação é uma demonstração de descontentamento de um indivíduo com o fito de fazer valer os direitos.

– Livro de Reclamações

O livro de reclamações é um livro de disponibilização obrigatória nos estabelecimentos em que se efetue atendimento público, no qual utentes podem registar queixas.

– Carta de reclamação

Outra forma do consumidor fazer uma queixa é através do envio de uma carta formal de reclamação à empresa ou entidade fornecedora. O que pode fazer posteriormente à ocorrência, com calma e clareza e juntando todas as provas necessárias. Nas situações em que nos sentimos lesados, insatisfeitos, em que o fornecedor não cumpriu as suas obrigações é importante entramos em contacto com a empresa ou entidade fornecedora, expondo a situação, solicitando uma retificação e dando a esta a oportunidade de reparar o problema.

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TIPOLOGIA DOS DOCUMENTOS

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RECLAMAÇÃO

– Livro de Reclamações

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RECLAMAÇÃO

– Carta de Reclamações

-FICHA DE TRABALHO Nº1 – Toda a comunicação deverá ser feita por e-mail, enviando a documentação necessária para um elemento do grupo e em “CC” para mim (professora) (sofia.oom@ael.edu.pt). No ASSUNTO do email, devem indicar a FASE CORRESPONDENTE!!

RECLAMAÇÃO

G1 - ENCOMENDA G2- FORNECEDOR

EX:

F1 ENCOMENDA – REQUISIÇÃO - FAX G1 - G2

F2ENTREGA - GUIA DE REMESSA - ORÇAMENTO G2 - G1

F2 ENTREGA RECEBIDA (VIA FAX) – OK (folha de

ORÇAMENTO) ou RECLAMAÇÃO G1 - G2

F2RECLAMAÇÃO G1 - G2 - FIM

F3 LIQUIDAÇÃO – FATURA (com IVA 23%) G2 - G1

F4 PAGAMENTO – VALOR (VIA FAX) G1 - G2

F4 RECIBO G2 - G1