GESTÃO DE CONTRATOS DE MANUTENÇÃO PREDIAL - UM ESTUDO DE CASO NO EDIFÍCIO SEDE DA PETROBRAS EDISE : ANÁLISE E PROPOSTA DE MELHORIAS

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1º Seminário do MBA Gestão Estratégica da Produção e Manutenção

GESTÃO DE CONTRATOS DE

MANUTENÇÃO PREDIAL

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UM

ESTUDO DE CASO NO EDIFÍCIO

SEDE DA PETROBRAS EDISE :

ANÁLISE E PROPOSTA DE

MELHORIAS

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Autores:

ANDRÉ LUIZ RAEDER GABRIEL

MARCELO CONTENTE ARESE

NELSON PINTO DA SILVA JUNIOR

WAGNER SILVA MEDEIROS

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ANÁLISE DO

CONTEXTO DO

TRABALHO

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RESUMO

Vendida por alguns como um remédio indolor e milagreiro, capaz de produzir espetaculares resultados, a Terceirização é de fato uma das alternativas que se colocam às empresas e órgãos de governo no sentido de se capacitarem para atender às demandas, cada vez maiores e complexas, de seus clientes e usuários.

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PROBLEMÁTICA

Esse trabalho pretende analisar o processo de Terceirização já implementado e consolidado no Edifício sede da Petrobras - Edise. Estaremos analisando somente os serviços terceirizados da manutenção do edifício sede, que estão sob a responsabilidade da Gerência dos Serviços Compartilhados.

Analisaremos seus pontos fortes e fracos a fim de sugerirmos mudanças a serem implementadas nos novos contratos, visando melhorar a relação contratante x contratada, na busca pela parceria do tipo ganha-ganha.

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APRESENTANDO O EDISE

Localização

Localização : Centro do Rio de Janeiro:

Infra

Infra--estruturaestrutura: 120.000 m² de área construída:

28 andares

110 m de altura

32.000 m³ de concreto armado 3.000 toneladas de aço

Curiosidades:

Curiosidades: mais de 10.200 pessoas circulam diariamente pelo prédio,

maior que metade das cidades brasileiras Construído na década de 70

Fluxo de 1700 veículos/dia

Potência instalada de 15 MVA (equivalente à do AIRJ) Biblioteca com cerca de 50.000 livros

Cisternas com capacidade de 3.225.000 litros de água Central de Serviços movimenta mais de 250.000

correspondências 25 elevadores

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HISTÓRICO

A equipe de manutenção predial do Edise era constituída por técnicos oriundos das empresas que atuaram na construção, sendo absorvidos para os quadros da Petrobras. Os equipamentos e sistemas mais específicos tinham suas manutenções exercidas pelos próprios fabricantes e/ou representantes autorizados, os quais eram acompanhados e/ou fiscalizados pelos empregados da Petrobras.

Com o advento da globalização no início dos anos 90 e com a chegada da aposentadoria da grande maioria da equipe, a Petrobras, seguindo uma tendência mundial, optou pela Terceirização completa dos serviços na área de manutenção. A empresa entendeu que deveria focar-se no seu “CORE

BUSINESS” ou seja, sua atividade fim, que neste caso é a

descoberta, perfuração, extração, refino e comercialização de petróleo.

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HISTÓRICO

Em 1992 iniciou-se o primeiro contrato de manutenção predial com vigência de 24 meses e uma equipe de 52 pessoas, na modalidade de contratação de mão-de-obra, pagas por homem-hora. Esta modalidade de contratação, foi mantida durante 6 anos, e a partir daí, optou-se pela contração não mais de mão-de-obra, mas sim de serviços. Essa ação buscava atender a lei 8666/93, que regulamenta as contratações na administração pública.

Este contrato previa a bonificação da contratada com um acréscimo no seu faturamento desde que atendesse as metas e índices, previamente estabelecidos pela contratante.

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REFERENCIAL

TEÓRICO

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DEFINIÇÃO DE TERCEIRIZAÇÃO

Uma tecnologia de administração que consiste na compra de bens e/ou serviços especializados, de forma sistêmica e intensiva, para serem integrados na condição de atividade-meio à atividade-fim da empresa compradora, permitindo a concentração de energia em sua real vocação, com o intuito de potencializar ganhos em qualidade e competitividade (FONTANELLA, 1994).

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ORIGEM DA TERCEIRIZAÇÃO

A terceirização teve origem nos Estados Unidos, por volta de 1940, durante o segundo conflito bélico mundial, já que as indústrias da época precisavam concentrar-se na produção, cada vez melhor, das armas necessárias para a manutenção da superioridade aliada. (QUEIROZ, 1992).

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POR QUE TERCEIRIZAR ?

• VOCAÇÃO;

• EFICIÊNCIA;

• CUSTO DIRETO;

• CUSTO INDIRETO.

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DIFICULDADES PARA TERCEIRIZAÇÃO

- Poucas empresas capacitadas e vocacionadas para a atividade de manutenção;

- Legislação trabalhista restritiva;

- Poucas empresas – contratantes e contratadas – com cultura de Terceirização;

- Baixa integração entre a contratada e a contratante, praticando-se em geral uma política do perde-ganha;

- Falta de cultura de Parceria;

- Pouca mão-de-obra qualificada no mercado; - Possibilidade de cartelização de alguns setores;

- Não cumprimento de obrigações trabalhistas por algumas contratadas; - Maior incidência de acidentes na maioria das empresas contratadas;

- Cultura gerencial, principalmente da média gerência, de manter a manutenção própria;

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VANTAGENS X DESVANTAGENS

VANTAGEM

VANTAGEM DESVANTAGEMDESVANTAGEM

Aumento da qualidade. Aumento da dependência de terceiros. Redução de custos. Aumento de custo quando, simplesmente, se

empreiteriza. Transferência de processos suplementares a

quem os tenham como atividade-fim.

Aumento do risco empresarial pela possibilidade de queda na qualidade. Aumento da especialização. Redução da especialização própria. Redução de estoques, quando se contrata

com fornecimento de material.

Aumento do risco de acidentes pessoais.

Flexibilidade organizacional. Aumento do risco de passivo trabalhista, dependendo da qualidade da contratação. Melhor administração do tempo para gestão

do negócio.

Diminuição do desperdício. Redução de áreas ocupadas.

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TERCEIRIZAÇÃO X EMPREITERIZAÇÃO

Segundo PINTO (2001), a Terceirização passa por parceria, divisão de resultados, relação de confiança, busca de resultados empresariais como qualidade, confiabilidade, disponibilidade, etc.

O contraponto da Terceirização, é a empreiterização, que é a redução dos custos a qualquer custo; o aviltamento das condições de trabalho; a sonegação das obrigações trabalhistas feita pelos empreiteiros; o grande índice de insegurança gerando acidentes etc.

O que a grande maioria das empresas faz é empreiterização e não Terceirização.

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TERCEIRIZAÇÃO X EMPREITERIZAÇÃO

EMPREITERIZAÇÃO TERCEIRIZAÇÃO

Não parceria Parceria

Desconfiança Confiança

Levar vantagem em tudo Política do ganha/ganha Ganhos de curto prazo Ganhos estratégicos, com

economia de escala

Pluralidade de fornecedores Fornecedor único

O preço decide Enfoque na qualidade

Antagonismo Cooperação

Descompromisso gerencial da contratada

Autonomia gerencial da contratada

Contratada como adversário Contratada como parceiro

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CONTRATO POR MÃO

-

DE

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OBRA

Os principais efeitos desta forma de contratar são: Mão-de-obra menos qualificada e mais barata;

Baixa produtividade (ônus exclusivo da Contratante); Nenhum compromisso com resultados;

Maior índice de acidentes;

Baixa qualidade final dos serviços;

Menor comprometimento dos empregados (não têm identidade com nenhuma das duas empresas);

Tendência de descumprimento de obrigações trabalhistas (como fonte de aumento de renda);

Pagamento da mão-de-obra por hora ou homem-dia.

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CONTRATO POR SERVIÇOS

É um grande avanço em relação à contratação por mão-de-obra e possui as seguintes características:

Mão-de-obra de melhor qualificação;

Maior produtividade (o ônus de menor produtividade passa a ser da Contratada);

A Responsabilidade técnica pela execução dos serviços é da Contratada (ainda se observa interferência da Contratante);

Melhor qualidade do trabalho e qualificação do pessoal (o contrato pode incluir prazo mínimo de garantia do serviço);

Melhor atendimento por parte da Contratada, já que há seu interesse em realizar mais serviços para obter maiores ganhos;

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CONTRATO POR SERVIÇOS

Contratante

Contratada

Busca Maior Disponibilidade Redução na Demanda de

Serviços

Alta Demanda de Serviços Aumento do Lucro

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CONTRATO POR RESULTADOS

As principais características deste tipo de contratação são:

A Contratante tem como maior meta a disponibilidade, com conseqüente menor demanda de serviços;

Responsabilidade técnica totalmente da Contratada;

A Contratada, cuja meta é a mesma da Contratante – maior disponibilidade – terá maior lucro mesmo se a demanda de serviços for menor, pois parte dos recursos não gastos será dividida entre as partes.

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CONTRATO POR RESULTADOS

Resultados previstos neste tipo de contratação:

Maior disponibilidade da planta;

Diminuição dos custos de manutenção; Melhor utilização dos recursos aplicados;

Maior atuação na causa básica dos problemas; Maior autonomia da Contratada;

Preocupação da Contratada com relação à boa operação dos equipamentos;

Resultados positivos divididos entre as partes; Mudanças de paradigmas.

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MANUTENÇÃO COMO FUNÇÃO ESTRATÉGICA

No passado, o homem de manutenção sentia-se bem quando executava um bom reparo. Hoje, o homem de manutenção sente-se bem quando, também, evita a necessidade do trabalho, evita a quebra.

No futuro, o homem de manutenção sentir-se-á bem quando ele não tiver que fazer nenhum reparo, ou seja, quando conseguir evitar todas as quebras não planejadas.

Com a mudança no enfoque da manutenção, a partir da gestão estratégica das atividades, reflexos consideráveis são vistos nos resultados empresariais das organizações, como:

- Redução da demanda de serviços e “reserviços“;

- Aumento da disponibilidade dos equipamentos e sistemas;

- Aumento do faturamento e do lucro (na Terceirização, tanto para contratante quanto para contratado);

- Redução dos lucros cessantes;

- Aumento da segurança pessoal e da segurança operacional das instalações;

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ANÁLISE DO

CONTRATO E

PROPOSTAS DE

MELHORIAS

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A avaliação é feita mensalmente baseada nos seguintes critérios:

- pela fiscalização, através do BAD (Boletim de Avaliação de Desempenho), nota de 0 a 10;

- pelo Solicitante do serviço conforme média das avaliações das SOTs, nota de 0 a 10;

- pelo percentual dos serviços atendidos dentro do prazo negociado com o Solicitante, conforme Carta-Acordo / Petrobras X CLIENTE, nota de 0 a 10.

AVALIAÇÃO DA CONTRATADA

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MEDIÇÃO DOS SERVIÇOS

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ÔNUS X BÔNUS

A medição dos serviços contratados é feita da seguinte maneira:

a) notas entre 9,0 e 10,0 será pago 110% da verba prevista na planilha de preços;

b) notas entre 7,0 e 8,9 será pago 100% da verba prevista na planilha de preços;

c) notas entre 0,0 e 6,9 será pago o percentual da verba referente à nota multiplicada por 10.

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AVALIANDO OS SERVIÇOS

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BOLETIM DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO

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BAD

NOTAS PARA AVALIAÇÃO NO BAD. Data: 26.04.2005

Contrato: 4600004267 Núm ero avaliação: 05

Periodo : 26/03/2004 à 25/04/2005 Gerente do Contrato:

Critério Descrição Subcritério Descrição nooono nooono nooono nooono nooono nooono nooono nooono

50 RH - Superv/Gerência 1 Qualificação 80,00 80,00 30,00 70,00 80,00 65,00 55,00 85,00 68,13 50 RH - Superv/Gerência 2 Quantidade 80,00 70,00 30,00 70,00 80,00 50,00 50,00 85,00 64,38 50 RH - Superv/Gerência 3 Liderança e Controle 80,00 80,00 30,00 70,00 80,00 60,00 60,00 85,00 68,13 51 RH - Execução 1 Qualificação 70,00 60,00 30,00 70,00 80,00 55,00 55,00 85,00 63,13 51 RH - Execução 2 Quantidade 60,00 70,00 30,00 70,00 80,00 50,00 50,00 85,00 61,88 52 RH - Inspeção 1 Qualificação 60,00 60,00 30,00 70,00 80,00 50,00 50,00 85,00 60,63 52 RH - Inspeção 2 Quantidade 70,00 80,00 30,00 70,00 80,00 50,00 50,00 85,00 64,38 53 RH - Cond. Trabalho 1 Apoio Logístico 70,00 70,00 20,00 70,00 80,00 50,00 50,00 85,00 61,88 54 Equips e Ferramentas 1 Qualidade 80,00 80,00 20,00 70,00 80,00 55,00 55,00 85,00 65,63 54 Equips e Ferramentas 2 Quantidade 80,00 70,00 20,00 70,00 80,00 55,00 40,00 85,00 62,50 54 Equips e Ferramentas 3 Conds. Funcionamento 80,00 60,00 30,00 70,00 80,00 55,00 55,00 85,00 64,38 54 Equips e Ferramentas 4 Manut. e Preservação 80,00 70,00 30,00 70,00 80,00 50,00 50,00 85,00 64,38 56 Materiais 1 Qualidade 70,00 80,00 40,00 70,00 90,00 60,00 60,00 85,00 69,38 56 Materiais 2 Quantidade 70,00 80,00 60,00 70,00 90,00 65,00 60,00 85,00 72,50 56 Materiais 3 Armazém/Preservação 80,00 70,00 60,00 70,00 90,00 65,00 65,00 85,00 73,13 58 Ofic, Almxs e Ferramentaria 1 Organização 80,00 80,00 50,00 70,00 90,00 60,00 50,00 85,00 70,63 58 Ofic, Almxs e Ferramentaria 2 Conds. de Segurança 75,00 40,00 50,00 70,00 90,00 65,00 65,00 85,00 67,50 58 Ofic, Almxs e Ferramen 3 Conservação 75,00 40,00 70,00 70,00 90,00 60,00 60,00 85,00 68,75 59 Administrativas 1 Organização 60,00 40,00 50,00 70,00 70,00 50,00 50,00 85,00 59,38 59 Administrativas 2 Conservação 70,00 60,00 50,00 70,00 70,00 65,00 55,00 85,00 65,63 Média Final

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BOLETIM DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO

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BAD

NOTAS PARA AVALIAÇÃO NO BAD. Data: 26.04.2005

Contrato: 4600004267 Núm ero avaliação: 05

Periodo : 26/03/2004 à 25/04/2005 Gerente do Contrato:

Critério Descrição Subcritério Descrição nooono nooono nooono nooono nooono nooono nooono nooono

Média Final

Fiscais :

59 Administrativas 2 Conservação 70,00 60,00 50,00 70,00 70,00 65,00 55,00 85,00 65,63 62 Planejamento 1 Adequação Planejam. 60,00 50,00 50,00 70,00 70,00 60,00 60,00 85,00 63,13 63 Prazos Serviços 1 Cumprim. Prazos Cont 70,00 80,00 20,00 70,00 90,00 50,00 50,00 85,00 64,38 65 Desemp. Adm./Financ. 1 Desemp. Administrat. 60,00 70,00 40,00 70,00 90,00 50,00 50,00 80,00 63,75 65 Desemp. Adm./Financ. 2 Desemp. Financeiro 60,00 70,00 40,00 70,00 80,00 60,00 60,00 85,00 65,63 70 Segur/Meio Amb/Saúde 1 Resultados Segurança 60,00 70,00 60,00 70,00 80,00 55,00 55,00 80,00 66,25 70 Segur/Meio Amb/Saúde 2 Preserv. do Meio Amb. 70,00 60,00 60,00 70,00 80,00 60,00 60,00 85,00 68,13 70 Segur/Meio Amb/Saúde 3 Resultado Saúde Ocup. 70,00 70,00 60,00 70,00 80,00 55,00 55,00 85,00 68,13 71 Sistema Qualidade 1 Adeq.Sistema ao Serv. 70,00 80,00 60,00 70,00 90,00 60,00 60,00 85,00 71,88 71 Sistema Qualidade 2 Treinamento 0,00 70,00 60,00 70,00 90,00 50,00 50,00 85,00 59,38 73 Qualidade Serviços 1 Resultado Qualidade 60,00 60,00 20,00 70,00 90,00 50,00 50,00 85,00 60,63 73 Qualidade Serviços 2 Índice de Retrabalho 60,00 60,00 50,00 70,00 20,00 50,00 50,00 85,00 55,63 73 Qualidade Serviços 3 Trat. Não Conformidade 60,00 60,00 60,00 70,00 10,00 40,00 40,00 85,00 53,13 Avaliação Média Fiscal 67,81 66,88 41,88 70,00 78,44 55,47 53,91 84,69 64,88

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PLANILHA DE AVALIAÇÃO DE BÔNUS

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PLANILHA DE AVALIAÇÃO DE BÔNUS

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FALHAS NO CONTRATO ATUAL

Bases Contratuais utilizadas na elaboração:

• Contratação de “SERVIÇOS”;

• Pagamento de bônus trimestrais* que poderiam chegar até 10%

do valor básico do contrato (P0).

* atrelado ao desempenho da contratada no período da medição.

Itens utilizados para Medição:

• Ip – Índice de Pendência; • Ir – Índice de Retrabalho;

• Im – Índice Manutenção Realizadas; • Is – Índice de Satisfação do Cliente.

Além de outros índices de cunhos não técnicos, tais como:

certificação pela ISO 9000, índice de satisfação interna dos seus empregados, política de Recursos Humanos e benefícios, dentre outros.

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FALHAS NO CONTRATO ATUAL

Conseqüências:

• Falta de controle rigoroso e direto destes índices pela

fiscalização (o que requeria uma grande quantidade de homem-hora);

• Fiscalização por amostragem;

• A contratante somente se preocuparia com os

resultados, o que não ocorre na prática.

Contratada “OFERECENDO O MÍNIMO (SERVIÇOS), COM SEUS CUSTOS REDUZIDOS E QUERENDO RECEBER O MÁXIMO (REMUNERAÇÃO)”;

Contratante “QUERENDO RECEBER O MÁXIMO (SERVIÇOS) E PAGANDO O MÍNIMO (REMUNERAÇÃO)”.

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FALHAS NO CONTRATO ATUAL

Itens Contratuais Revisados:

• Sistema de avaliação para pagamento de Bônus; • Pagamento de Bônus;

• Penalização por não cumprimento de índices (ônus); • Qualificação e Quantificação de Pessoal;

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PROPOSTAS DE MELHORIAS NO

CONTRATO ATUAL

Melhor modalidade de licitação, no sentido de se escolher as empresas com maior qualificação técnica;

Determinação do efetivo mínimo da contratada, de forma a reduzir o tempo de atendimento e aumentar a qualidade dos serviços;

Controle do material e das ferramentas utilizadas pela contratada;

Aumento dos benefícios;

Eliminação dos índices de acompanhamento, os quais se mostraram ineficazes;

Eliminação do sistema de bonificação por desempenho; Aumento do número de fiscais da empresa contratante.

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PROPOSTAS DE MELHORIAS NO

CONTRATO ATUAL

Efetivo Mínimo - exigência de reposição imediata do empregado faltoso, mantendo o efetivo mínimo;

Software de Manutenção –item contratual exigindo que a contratada tenha software próprio para controle das

manutenções, emissão de ordens de serviço e histórico das manutenções realizadas no transcorrer do contrato;

Assistência Médica – Atendimento do artigo 10 da Lei 9656 de 03/06/98. Visando um maior detalhamento sobre o tipo de Plano, sofrendo um incremento, incluindo a quantidade de Hospitais, Clínicas e Laboratórios credenciados;

Vale Transporte – A contratada deverá avaliar caso-a-caso, conforme a real necessidade de seus funcionários.

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CONCLUSÕES

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CONCLUSÃO

A Terceirização só será eficaz quando as

partes forem parceiras, o que pressupõe respeito,

confiança e objetivos comuns.

Fica claro que o atual modelo de contratação,

embora tenha seus méritos, apresenta falhas, não

atingindo o seu objetivo principal e criando sempre

uma eterna disputa em que não existem

vencedores, somente perdedores.

Deve-se adotar a contratação por resultados,

visando uma relação mais duradoura e clara, em

que ambas as partes estejam em busca de

crescimento.

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CONCLUSÃO

Deve-se primar pela

relação do tipo

“GANHA X GANHA”.

Ganha a terceirizada, prestando serviços de

qualidade à preços competitivos.

Ganha a contratante, tendo confiabilidade e

disponibilidade em seus sistemas , mantidos por

profissionais qualificados e com preços justos.

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PENSAMENTO

“

“Quando tiver algum problema, faça alguma coisa ! Se não puder passar por cima, passe por baixo, passe através, dê a volta, vá pela direita, vá pela esquerda ...

Se não puder obter o material certo, vá procurá-lo. Se não puder encontrá-lo, substitua-o. Se não puder substituí-lo, improvise. Se não puder improvisar, inove. Mas acima de tudo, faça alguma coisa !!!

Há dois gêneros de pessoas que nunca chegam a lugar nenhum: as que não querem fazer nada e as que só inventam desculpas.”