PROCEDIMENTO DO TRATAMENTO DA CORRESPONDÊNCIA RECEBIDA E EXPEDIDA

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E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o .

PROCEDIMENTO DO TRATAMENTO DA

CORRESPONDÊNCIA RECEBIDA E

EXPEDIDA

Código: PRO.PROGE 001/05 Elaborado por: ____________________

Horione Cândido Mani

Verificado por: ____________________

Berilo Gonçalves de Oliveira

Aprovado por: ____________________

Dra. Gisele Fleury Charmillot Germano de Lemos

Folhas: 07 Revisão: 06

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E ste m a te rial é d e u s o e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o . 1. Objetivo

Definir a sistemática de tratamento dos documentos recebidos e expedidos pela OAB SP.

2. Referências

 Norma NBR ISO 9001:2015;  Norma NBR ISO 9004:2010;

 Resolução nº 003/2002, da Diretoria da Secional;  Portaria 009/2004 da Secretaria-Geral da Secional. 3. Áreas envolvidas

Secional e Subseções da OAB SP.

4. Definições

a) Correspondência: conjunto de cartas e/ou documentos recebidos ou expedidos. b) Documento: qualquer registro gráfico.

c) Tratamento da correspondência: ações que padronizam a entrada, a movimentação e a expedição dos documentos recebidos e expedidos pela OAB SP. d) Entrada de documento: meio pelo qual as Áreas da OAB SP recepcionam os documentos a elas endereçados.

e) Movimentação de documentos: ações que regulam a identificação, triagem e distribuição de documentos nas Áreas da OAB SP.

f) Expedição de documentos: meio pelo qual as Áreas da OAB SP efetuam o encaminhamento de documentos aos respectivos destinatários.

g) Correspondência interna: mensagem recebida e/ou expedida no âmbito da OAB SP.

h) Correio eletrônico: serviço que possibilita a troca de mensagens e de arquivos por meio de redes de computadores.

i) PGI – Protocolo Geral Integrado: controle de correspondência efetuado na

Secional, por meio do Sistema Informatizado de Registro e Acompanhamento de Documentos.

Obs.: Atualmente disponível somente na Secional. j) Protocolo Virtual: Aviso de Recebimento via e-mail

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E ste m a te rial é d e u s o e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o . 5. Descrição 5.1 – Entrada de correspondência

As correspondências são recepcionadas pela OAB SP de 4 (quatro) formas: por meio de entrega pessoal, motoboy, correio ou meio eletrônico.

Observação: Proibida a remessa de cópias de documentos para realização e devolução de protocolos.

5.2 - Identificação da correspondência

Após a correspondência ser recepcionada é devidamente identificada, analisada e classificada.

5.3 - Registro da correspondência 5.3.1. Recebida pela Secional

É realizado sistemicamente, via Intranet o cadastro da entrada das correspondências no Protocolo Geral Integrado – PGI.

Os locais que dispõem de etiquetas com código de barras apropriadas, são: (Departamento Jurídico, Direitos, Prerrogativas, ESA, Financeiro, Secretaria das Comissões, Secretaria do Conselho, Cadastro, Comissão de Obras e Patrimônio, Controladoria, Cultura e Eventos, Departamento de Recursos Humanos, Exame de Ordem, Gabinete da Secretaria Geral, Gabinete da Secretaria Geral Adjunta, Gabinete da Vice Presidência, Gabinete do Diretor Tesoureiro, Serviço de

Informação aos Advogados – SINAD, Informática, Inscrições, Ouvidoria, Protocolo

Geral, Sistema de Gestão Integrado, Secretaria da Presidência, Serviços Gerais, Sociedade de Advogados, Subseção, Suprimentos, Tráfego, Turmas Disciplinares, Ted Gabinete, Corregedoria, Protocolo do TED e Secretaria das Câmaras).

Para as Áreas que não possuem Cadastro no PGI, o documento é remetido direto para o destinatário sem rastreabilidade, com exceção do Financeiro que é feito por intermédio do Protocolo da Intranet.

Os locais que não dispõe de etiquetas com código de barras apropriadas, são: Assessoria de Imprensa, Casa do Advogado Sé/João Mendes, Casa do Advogado TRT/Barra Funda, Comissão Processante Arquivo, Biblioteca, e Serviço de Informação aos Advogados – SINAD.

Nota: No caso das Áreas integradas no Sistema PGI, o Protocolo Geral, recebe os documentos, analisa a remessa com o descrito na Planilha de remessa de Correspondência (Anexo 01), remete via e-mail aviso de Recebimento ao remetente, classificar por Área, registra no Sistema PGI e encaminha ao destino as correspondências com relatório para conhecimento, rubrica e devolução (protocolo).

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E ste m a te rial é d e u s o e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o .

5.4 Expedição da correspondência das Subseções para Secional

De acordo com a Portaria 009/2004, as Subseções deverão remeter suas correspondências uma ou duas vezes por semana, facilitando a triagem e minimizando o custo. Salvo os casos considerados urgentes (*) e ou previstos em Procedimentos específicos.

As remessas de Correspondências pelas Subseções deverão fazer uso do (Anexo 01), preenchendo todos os campos da planilha e devendo incluir a numeração que deverá ser sequencial, o prefixo da Subseção e o ano.

Exemplo: Numeração:

É imprescritível esse preenchimento, visto que o Departamento de Protocolo Geral utilizará essa numeração para realizar o A.R Eletrônico, que é o aviso via e-mail do recebimento dos documentos na Secional.

Todos os Colaboradores de uma Subseção deverão disponibilizar as Correspondências em um local definido sem envelopar e antes do horário de expedição, deverão realizar o preenchimento de uma única Planilha (Anexo 01), e incluir todas as correspondências em um único envelope, evitando desperdícios de envelopes, folhas e postagens.

Observações:

1. Proibido a remessa de cópia de documentos para devolução como Protocolos e ou controles paralelos, visto que o Protocolo de recebimento será executado via e-mail pelo Departamento de Protocolo Geral, economizando Recursos Financeiros, Humanos e materiais.

2. As Subseções deverão analisar a possibilidade de remeter preferencialmente por meios eletrônicos economizando os recursos e o tipo de postagem, sempre visando à economia.

3. (*)1) As urgências deverão ser analisadas pelos Líderes e ou Diretores e poderão ser auditadas sob a ótica dessa necessidade.

2) Remessas por Sedex e ou Carta Registradas estão autorizadas somente para cumprimento de prazos jurídicos ou legais.

5.5 Expedição da correspondência das Áreas da Secional para as Subseções De acordo com a Portaria 009/2004, as Áreas deverão remeter suas correspondências uma ou duas vezes por semana, facilitando a triagem e

Nº Sequencial Prefixo da Subseção Ano da Remessa

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minimizando o custo. Salvo os casos considerados urgentes (*) e ou previstos em Procedimentos específicos.

Os Departamentos deverão remeter os documentos, utilizando o envelope plástico de circulação interna (vai e vem), sem grampear, respeitando os campos, remetente (A própria Área) e destinatário (Protocolo Geral).

Deverão sempre analisar também, a possibilidade de remeter a correspondência preferencialmente por meios eletrônicos.

Remessas de documentos em duas vias para protocolo estão permitidas apenas para coleta de assinatura em casos legais, visando economizar Recursos Financeiros, Humanos e Materiais.

Observação:

Os documentos considerados sigilosos deverão ser remetidos ao Protocolo Geral, em envelopes individuais e fechados.

(*) 1) As urgências deverão ser analisadas pelos Gestores e poderão ser auditadas sob a ótica dessa necessidade.

2) Remessas por Sedex e ou Carta Registradas estão autorizadas somente para cumprimento de prazos jurídicos ou legais.

5.5.1. Trâmite das correspondências nas Áreas da Secional

Todas as Áreas que utilizam Sistema PGI, devem dar o tratamento de recepção e andamento interno.

5.6 Expedição de correspondências internas

Determinar a todos os servidores da Secional e recomendar aos Gabinetes, Conselheiros, Secretarias, Presidentes de Subseções e de suas Comissões, que as correspondências internas de qualquer natureza, tais como, pedidos, convites, avisos e agendamentos, sejam formalizados eletronicamente, via e-mail.

Nos casos de necessidade de remessas físicas deverão ser elaborados em correspondências simples restringindo-se o uso de ofícios para o caso de remessa externa e para atividades constituídas

5.7 Expedição de correspondências externas via motoboy

Determina o envio e recebimento de documentos externos, solicitados via e-mail pelos os departamentos para a retirada ou entrega de processos aos relatores que prestam serviço a OAB. Considerando assim a urgência ou o itinerário das viagens dos motoboys.

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E ste m a te rial é d e u s o e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o . 6. Indicadores de desempenho Não aplicável. 7. Anexos

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