UFCD 0497 – Desenvolvimento de conceitos para projetos de organização de eventos.ppt

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UFCD 0497 – Desenvolvimento de

UFCD 0497 – Desenvolvimento de

conceitos para projetos de

conceitos para projetos de organizaçãoorganização

de eventos

de eventos

50 horas

50 horas

Crso de !rganização de "ventos e "mpreendorismo

Crso de !rganização de "ventos e "mpreendorismo

(2)

Estrutura dos projetos de organização

Estrutura dos projetos de organização

de eventos

de eventos

•• Gestão de projeto nos eventosGestão de projeto nos eventos

 –

 – “A língua portuguesa define a palavra Evento“A língua portuguesa define a palavra Evento como um acontecimento, algo ue o!teve como um acontecimento, algo ue o!teve sucesso, ou uma eventualidade" A partir desses sucesso, ou uma eventualidade" A partir desses significados podemos compreender ue um significados podemos compreender ue um Evento pode referir#se tam!$m % comemoração de Evento pode referir#se tam!$m % comemoração de uma data específica, ou cele!ração de algo& ou uma data específica, ou cele!ração de algo& ou ainda referir#se a alguma atividade ue ten'a ainda referir#se a alguma atividade ue ten'a saído da rotina, ue ten'a sido realizada diferente saído da rotina, ue ten'a sido realizada diferente de costume, ou ue não possua uma de costume, ou ue não possua uma periodicidade"(

periodicidade"( )ilva,

)ilva, A" A" in in 'ttp*++'ttp*++"infoescola"com+comun"infoescola"com+comunicacao+eventos+icacao+eventos+

(3)

--.esde sempre ue os eventos foram planeados de forma .esde sempre ue os eventos foram planeados de forma mais ou menos !em sucedida/ 0ara isso !astava apenas mais ou menos !em sucedida/ 0ara isso !astava apenas um pouco de talento para a organização" 0orue razão um pouco de talento para a organização" 0orue razão dizemos atualmente ue não !asta o talento para fazer dizemos atualmente ue não !asta o talento para fazer essa organização"

essa organização"

 sector dos eventos est2 sujeito %s seguintes press3es*  sector dos eventos est2 sujeito %s seguintes press3es*  –

 –4ecessidade de sucesso&4ecessidade de sucesso&  –

 – Aumento da concorr5n Aumento da concorr5ncia no mercado&cia no mercado&  –

 –6euisitos de ualidade mais e7igentes&6euisitos de ualidade mais e7igentes&  –

 –rçamentos mais reduzidos&rçamentos mais reduzidos&  –

 –8aior profissionalismo"8aior profissionalismo"

(4)

0or isso j2 não $ suficiente organizar eventos 0or isso j2 não $ suficiente organizar eventos com !ase apenas na intuição e no improviso" : com !ase apenas na intuição e no improviso" : necess2rio gerir o processo de planeamento da necess2rio gerir o processo de planeamento da organização recorrendo a m$todos comprovados organização recorrendo a m$todos comprovados e o sector de eventos virou#se para m$todos de e o sector de eventos virou#se para m$todos de gestão profissional"

gestão profissional"

! #e signi$ica %estão pro$issional &de

! #e signi$ica %estão pro$issional &de

! #e signi$ica %estão pro$issional &de ! #e signi$ica %estão pro$issional &de

eventos'(

eventos'(

eventos'( eventos'(  –

 – A  A utilização utilização de de m$todos m$todos e e ferramentas ferramentas dede organizacionais eficazes&

organizacionais eficazes&  –

 –;ma liderança e organização eficazes das pessoas e;ma liderança e organização eficazes das pessoas e recursos envolvidos&

recursos envolvidos&  –

 – desenvolvimento de processos eficazes para atingir desenvolvimento de processos eficazes para atingir os o!jetivos

os o!jetivos""

(5)

Estrutura dos projetos de organização

Estrutura dos projetos de organização

de eventos

de eventos

•• 8$todos de gestão profissional8$todos de gestão profissional

 –

 –  A  A gestão profissional caracteriza#se gestão profissional caracteriza#se pelas seguintes medidas*pelas seguintes medidas*

)* + tilização de m,todos e $erramentas de organização )* + tilização de m,todos e $erramentas de organização

e$icazes-•• E7istem diferentes tipos de modelos organizacionais no sectorE7istem diferentes tipos de modelos organizacionais no sector dos eventos" 0or e7emplo*

dos eventos" 0or e7emplo* •

• =ongressos=ongressos # normalmente geridos como organizaç3es de# normalmente geridos como organizaç3es de funcion2rios em lin'a&

funcion2rios em lin'a& •

• >eiras comerciais>eiras comerciais # normalmente geridas como organizaç3es# normalmente geridas como organizaç3es matriciais&

matriciais& •

• 0euenas ag5ncias de eventos0euenas ag5ncias de eventos # normalmente geridas como# normalmente geridas como organizaç3es de projeto ou de euipa"

organizaç3es de projeto ou de euipa"

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Estrutura dos projetos de organização

Estrutura dos projetos de organização

de eventos

de eventos

•• 8$todos de gestão profissional

8$todos de gestão profissional

 –

 – A  A gestão gestão profissional profissional caracteriza#se caracteriza#se pelas pelas seguintesseguintes medidas*

medidas*

.* /iderança e organização e$icazes das pessoas e .* /iderança e organização e$icazes das pessoas e

recrsos envolvidos recrsos envolvidos

•• Em todas as 2reas do sector de eventos $Em todas as 2reas do sector de eventos $ necess2rio uma liderança e organização necess2rio uma liderança e organização eficazes para coordenar os recursos eficazes para coordenar os recursos disponíveis, incluindo os recursos 'umanos, disponíveis, incluindo os recursos 'umanos, para atingir os o!jetivos"

para atingir os o!jetivos"

(7)

Estrutura dos projetos de organização

Estrutura dos projetos de organização

de eventos

de eventos

•• 8$todos de gestão profissional

8$todos de gestão profissional

 –

 – A  A gestão gestão profissional profissional caracteriza#se caracteriza#se pelas pelas seguintesseguintes medidas*

medidas*

* Desenvolvimento de processos e$icazes para * Desenvolvimento de processos e$icazes para

atingir os o1jetivos atingir os o1jetivos

 –

 – .urante a organização de um evento, as.urante a organização de um evento, as diferentes atividades s serão eficazes se se diferentes atividades s serão eficazes se se enuadrarem e contri!uírem para os o!jetivos enuadrarem e contri!uírem para os o!jetivos gerais" )ão por isso necess2rios m$todos de gerais" )ão por isso necess2rios m$todos de gestão para seuenciar e relacionar os gestão para seuenciar e relacionar os diferentes aspetos do tra!al'o"

diferentes aspetos do tra!al'o"

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Estrutura dos projetos de organização

Estrutura dos projetos de organização

de eventos

de eventos

•• Eventos como projetosEventos como projetos

 –

 – )er2 um evento um projectoC u dito de outra forma,)er2 um evento um projectoC u dito de outra forma, ue características de um projecto e7istem tam!$m ue características de um projecto e7istem tam!$m num eventoC

num eventoC  –

 – As  As características características ue ue definem definem um um projecto projecto são são asas seguintes*

seguintes*

••  A  A unicidade&unicidade&

••  A  A definição de tarefas com definição de tarefas com riscos con'ecidos&riscos con'ecidos&

••  A definição  A definição clara clara de de tarefas, tarefas, o!jetivos o!jetivos e e responsa!ilidades responsa!ilidades nono cumprimento dos o!jetivos do evento&

cumprimento dos o!jetivos do evento&

•• ;m período de tempo limitado Dinício e fim definidos&;m período de tempo limitado Dinício e fim definidos& •• .isponi!ilidade limitada de recursos&.isponi!ilidade limitada de recursos&

•• .iferentes tarefas interdependentes&.iferentes tarefas interdependentes& ••  A  A organização depende de um porganização depende de um plano"lano"

(9)

 A

 A ;nicidade

;nicidade

•• )e na sociedade atual tudo o ue $)e na sociedade atual tudo o ue $ novo, e7traordin2rio, diferente e novo, e7traordin2rio, diferente e Hnico $ atraente, na indHstria de eventos Hnico $ atraente, na indHstria de eventos estes adjetivos são uma a!soluta estes adjetivos são uma a!soluta

necessidade" s eventos são

necessidade" s eventos são

acontecimentos ue não se repetem e acontecimentos ue não se repetem e os seus o!jetivos são Hnicos na medida os seus o!jetivos são Hnicos na medida em ue eles t5m de ser especificamente em ue eles t5m de ser especificamente conce!idos para cumprir os reuisitos do conce!idos para cumprir os reuisitos do pH!lico#alvo a ue o evento se dirige"

pH!lico#alvo a ue o evento se dirige"

(10)

.efinição de tarefas com riscos

.efinição de tarefas com riscos

con'ecidos

con'ecidos

•• Em todos os eventos e7istem riscos, porEm todos os eventos e7istem riscos, por e7emplo*

e7emplo*

 –

 – Javer2 Javer2 um um nHmero nHmero suficiente suficiente dede participantesC

participantesC  –

 –   cliente cliente cumprir2 cumprir2 com com as as suassuas responsa!ilidades financeirasC

responsa!ilidades financeirasC  –

 –  tema escol'ido despertar2 o interesse do tema escol'ido despertar2 o interesse do pH!lico#alvoC

pH!lico#alvoC

1K 1K

(11)

.efinição

.efinição clara das tarefas, o!jetivos eclara das tarefas, o!jetivos e

responsa!ilidades para atingir os o!jetivos do responsa!ilidades para atingir os o!jetivos do

evento evento

••  A  A definição definição de de tarefas, tarefas, o!jetivoso!jetivos Dresultados a serem alcançados e das Dresultados a serem alcançados e das funç3es e responsa!ilidades individuais funç3es e responsa!ilidades individuais são claramente estipulados no contrato" são claramente estipulados no contrato" s o!jetivos devem ser formulados de s o!jetivos devem ser formulados de forma clara e precisa por motivos forma clara e precisa por motivos associados ao contrato e % lei"

associados ao contrato e % lei"

11 11

(12)

;m período de tempo limitado

;m período de tempo limitado

•• Lodos os projetos começam com oLodos os projetos começam com o contrato, mesmo ue o rganizador de contrato, mesmo ue o rganizador de =onfer5ncias 0rofissional j2 ten'a gerido =onfer5ncias 0rofissional j2 ten'a gerido um evento semel'ante no passado" .e um evento semel'ante no passado" .e facto, o início e fim a!soluto de um evento facto, o início e fim a!soluto de um evento Dcom a ela!oração do relatrio final e o Dcom a ela!oração do relatrio final e o pagamento da Hltima tranc'e são fi7ados pagamento da Hltima tranc'e são fi7ados no contrato"

no contrato"

(13)

1-.isponi!ilidade de recursos

.isponi!ilidade de recursos

limitada

limitada

•• Mualuer organizador de eventos gostariaMualuer organizador de eventos gostaria de ter um orçamento ilimitado ou nHmero de ter um orçamento ilimitado ou nHmero ilimitado de funcion2rios" A realidade $, ilimitado de funcion2rios" A realidade $, por$m, ue todos os projetos de por$m, ue todos os projetos de organização de eventos t5m recursos organização de eventos t5m recursos 'umanos e

'umanos e materiais limitados"materiais limitados"

19 19

(14)

Larefas diferentes e

Larefas diferentes e

interdependentes

interdependentes

•• Estas tarefas na fase Estas tarefas na fase de preparação e gestãode preparação e gestão poderão incluir*

poderão incluir*

 –

 – .efinir o programa do congresso&.efinir o programa do congresso&  –

 – !ter e gerir os recursos financeiros&!ter e gerir os recursos financeiros&  –

 –  N N

•• Estas tarefas são interdependentes" !terEstas tarefas são interdependentes" !ter recursos financeiros suficientes depende da recursos financeiros suficientes depende da ualidade do programa proposto e as ualidade do programa proposto e as receitas o!tidas da venda de !il'etes, dos receitas o!tidas da venda de !il'etes, dos patrocínios, etc" dependem da ualidade do patrocínios, etc" dependem da ualidade do programa"

programa"

1< 1<

(15)

 A

 A organiza

organização depen

ção depende de u

de de um

m

plano

plano

•• .evido % unicidade dos projectos de eventos.evido % unicidade dos projectos de eventos acima referida, a forma como cada evento ser2 acima referida, a forma como cada evento ser2 organizado $ tam!$m necessariamente Hnica, organizado $ tam!$m necessariamente Hnica, e7igindo por isso um plano ue indiue e7igindo por isso um plano ue indiue claramente o ue $ necess2rio fazer e uem $ claramente o ue $ necess2rio fazer e uem $ respons2vel por realizar cada uma das respons2vel por realizar cada uma das actividades de forma a ue, os o!jectivos gerais actividades de forma a ue, os o!jectivos gerais do evento sejam atingidos" : necess2rio, por isso, do evento sejam atingidos" : necess2rio, por isso, ajustar a composição da euipa de organização a ajustar a composição da euipa de organização a cada evento Dpor vezes apenas marginalmente cada evento Dpor vezes apenas marginalmente para ue os diferentes aspectos sejam para ue os diferentes aspectos sejam devidamente geridos" A composição da euipa devidamente geridos" A composição da euipa ser2 influenciada pelos seguintes aspectos*

ser2 influenciada pelos seguintes aspectos*

1? 1?

(16)

••  As diferentes  As diferentes tarefas ue $ tarefas ue $ necess2rinecess2rioo realizar&

realizar&

••  As diferentes  As diferentes capacidacapacidades e talentodes e talentos doss dos mem!ros da euipa&

mem!ros da euipa&

••  tempo disponível para realizar as tarefas& tempo disponível para realizar as tarefas& ••  A  A disponi!idisponi!ilidade de elidade de elementos lementos para formarpara formar

a euipa& a euipa& ••  N N

1@ 1@

(17)

"m "m

resmo-••.evido a press3es sociais e outras, a forma como os.evido a press3es sociais e outras, a forma como os eventos são organizados tem evoluído nos Hltimos anos no eventos são organizados tem evoluído nos Hltimos anos no sentido da adopção de m$todos de

sentido da adopção de m$todos de gestão profissional&gestão profissional&

••.evido % pressão para uma a!ordagem variada e.evido % pressão para uma a!ordagem variada e inovadora, todos os eventos t5m características

inovadora, todos os eventos t5m características Hnicas&Hnicas&

••=ada evento $ por isso um acontecimento Hnico para o=ada evento $ por isso um acontecimento Hnico para o ual os m$todos de

ual os m$todos de gestão profissional são adeuados&gestão profissional são adeuados&

••0or outro lado, devido % necessidade de sinergias entre0or outro lado, devido % necessidade de sinergias entre os diferentes aspectos de um evento, o repertrio de uma os diferentes aspectos de um evento, o repertrio de uma gestão de projectos $ particularmente

gestão de projectos $ particularmente adeuada"adeuada"

1B 1B

(18)

2!D"/! D+3 CC! F+3"3

2!D"/! D+3 CC! F+3"3

• Durante a organização de eventos, é necessárioDurante a organização de eventos, é necessário realizar uma série de atividades individuais:

realizar uma série de atividades individuais: •

• Desenvolvimento de Conceitos para Projetos deDesenvolvimento de Conceitos para Projetos de Organização de Eventos

Organização de Eventos

 !denti"cação da ideia #tema, slogan, etc$%&!denti"cação da ideia #tema, slogan, etc$%&  Planeamento orçamental&Planeamento orçamental&

 '(uisição de recursos&'(uisição de recursos&

 Planeamento do processo&Planeamento do processo&  )iderar a e(uipa do )iderar a e(uipa do projecto&projecto&  **

• Para gerir de +orma pro"ssional um evento éPara gerir de +orma pro"ssional um evento é necessário ordenar todas as atividades individuais$ ' necessário ordenar todas as atividades individuais$ ' eperi-ncia mostra (ue todo o processo de eperi-ncia mostra (ue todo o processo de planeamento e organização deverá ser desenvolvido planeamento e organização deverá ser desenvolvido numa se(u-ncia de cinco +ases ou etapas, a (ue se numa se(u-ncia de cinco +ases ou etapas, a (ue se convencionou c.amar /o modelo de cinco +ases/$

convencionou c.amar /o modelo de cinco +ases/$

1F 1F

(19)

8.EO .A)

8.EO .A) =P4= >A

=P4= >A)E)

)E)

1I 1I

(20)

1 # 0laneamento >undamental

1 # 0laneamento >undamental

• Durante Durante a a +ase +ase de de conceptualização conceptualização ee planeamento +undamental é necessário considerar planeamento +undamental é necessário considerar todas as tare+as gerais do evento, todas as tare+as gerais do evento, nomeadamente:

nomeadamente: a%

a% De"nir De"nir os os o0jetivos&o0jetivos& 0%

0% !denti"car !denti"car o o p10lico2alvo&p10lico2alvo& c%

c% De"nir De"nir o o en+o(ue en+o(ue do do evento&evento& d%

d% Estruturar as Estruturar as lin.as lin.as gerais gerais do do programa programa dodo evento&

evento& e%

e% De"nir De"nir o o design design do do evento&evento& +%

+% De"nir De"nir a a e(uipa e(uipa de de projeto&projeto& g%

g% 'nalisar 'nalisar a a via0ilidade via0ilidade do do evento&evento& .%

.% O0ter O0ter aprovação aprovação para para avançaravançar$$

-K -K

(21)

1"1 # .efinir os o!jetivos

1"1 # .efinir os o!jetivos

• Os o0jetivos de uma reunião ou congresso sãoOs o0jetivos de uma reunião ou congresso são geralmente de"nidos pela organização geralmente de"nidos pela organização responsável pelo evento, por eemplo, uma responsável pelo evento, por eemplo, uma empresa ou departamento

empresa ou departamento governamental$governamental$ •

• 3uitas vezes estes o0jetivos não são muito3uitas vezes estes o0jetivos não são muito claros ou precisos, e é necessário de"nir os claros ou precisos, e é necessário de"nir os o0jetivos do evento de +orma mais rigorosa, o0jetivos do evento de +orma mais rigorosa, (uer em termos do seu conte1do (uer da +orma (uer em termos do seu conte1do (uer da +orma como o evento será realizado, para (ue a como o evento será realizado, para (ue a a0ordagem utilizada seja consistente com os a0ordagem utilizada seja consistente com os o0jetivos e estilo da organização an"triã$ 4odas o0jetivos e estilo da organização an"triã$ 4odas as atividades durante o processo de organização as atividades durante o processo de organização devem ser orientadas para estes o0jetivos

devem ser orientadas para estes o0jetivos""

-1 -1

(22)

1"1 # .efinir os o!jetivos

1"1 # .efinir os o!jetivos

• • PromoçãoPromoção • • 'presentação'presentação • • DivulgaçãoDivulgação • • EntretenimentoEntretenimento •• EtcNEtcN

(23)

--1"- # Pdentificar o pH!lico#alvo

1"- # Pdentificar o pH!lico#alvo

• O p10lico2alvo a (ue o evento é dirigidoO p10lico2alvo a (ue o evento é dirigido tem de ser claramente identi"cado e é tem de ser claramente identi"cado e é necessário uma análise detal.ada para necessário uma análise detal.ada para con.ecer as suas necessidades, interesses con.ecer as suas necessidades, interesses e atitudes$

e atitudes$ •

• ' de"nição precisa do p10lico2alvo tem' de"nição precisa do p10lico2alvo tem uma in5u-ncia muito importante no uma in5u-ncia muito importante no conte1do e programa do evento, na conte1do e programa do evento, na escol.a do local, data e design do evento e escol.a do local, data e design do evento e ainda nas medidas de mar6eting, (ue ainda nas medidas de mar6eting, (ue devem ser ade(uadas 7 natureza do devem ser ade(uadas 7 natureza do p10lico2alvo$

p10lico2alvo$

-9 -9

(24)

1"- # Pdentificar o pH!lico#alvo

1"- # Pdentificar o pH!lico#alvo

• 8eral8eral •

• Dirigido #tendo em conta a categoriaDirigido #tendo em conta a categoria pro"ssional%

pro"ssional% •

• Espec9"co #tendo em atenção asEspec9"co #tendo em atenção as carater9sticas%

carater9sticas%

-< -<

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1"9 # .efinir o enfoue do evento

1"9 # .efinir o enfoue do evento

• O conte1do do evento dependeO conte1do do evento depende essencialmente dos o0jectivos do essencialmente dos o0jectivos do p10lico2alvo$ 'ssim, os

p10lico2alvo$ 'ssim, os principaisprincipais temas

temas e muitas vezes oe muitas vezes o slogan doslogan do

evento

evento são de"nidos durante a +asesão de"nidos durante a +ase

do planeamento +undamental$ uma do planeamento +undamental$ uma +ase posterior são analisados os +ase posterior são analisados os conte1dos do programa detal.ado e conte1dos do programa detal.ado e os métodos de transmissã

os métodos de transmissão$o$

-? -?

(26)

1"< # Estruturar as lin'as gerais do

1"< # Estruturar as lin'as gerais do

programa do evento

programa do evento

• O conte1do do evento é seu elemento /central/ e deve serO conte1do do evento é seu elemento /central/ e deve ser de"nido na +ase do planeamento +undamental$ Em torno deste de"nido na +ase do planeamento +undamental$ Em torno deste elemento central poderão ser organizados outros eventos, por elemento central poderão ser organizados outros eventos, por eemplo:

eemplo:

 ;ma eposição de acompan.amento&;ma eposição de acompan.amento&  ;ma +esta do evento&;ma +esta do evento&

 ;m jantar de gala&;m jantar de gala&  ;ma ecursão&;ma ecursão&

 ;ma a0ertura o"cial<con+er-ncia de imprensa&;ma a0ertura o"cial<con+er-ncia de imprensa&   * *

• Contudo, é importante (ue todas estas atividades estejamContudo, é importante (ue todas estas atividades estejam relacionadas com os o0jetivos do p10lico2alvo$ Desta +orma a relacionadas com os o0jetivos do p10lico2alvo$ Desta +orma a estrutura 0ásica do programa será de"nida durante a +ase do estrutura 0ásica do programa será de"nida durante a +ase do planeamento +undamental$

planeamento +undamental$

-@ -@

(27)

1"? # .efinir o design do evento

1"? # .efinir o design do evento

• a de"nição do design do evento esta0elece2se o conte1do ea de"nição do design do evento esta0elece2se o conte1do e a respectiva +orma de transmissão$ 3ais uma vez é a respectiva +orma de transmissão$ 3ais uma vez é importante não es(uecer os o0jetivos do evento$ Por importante não es(uecer os o0jetivos do evento$ Por eemplo, para uma reunião, os responsáveis pelo design do eemplo, para uma reunião, os responsáveis pelo design do evento deverão ela0orar

evento deverão ela0orar um primeiro es0oço indicando:um primeiro es0oço indicando:

 O curr9culo&O curr9culo&

 's metodologias a serem usadas&'s metodologias a serem usadas&  O am0iente&O am0iente&

 Os métodos de comunicação&Os métodos de comunicação&  Os intervalos&Os intervalos&

 ' montagem das 0ancas de eposição&' montagem das 0ancas de eposição&

 ' distri0uição de temas e espaços de eposição&' distri0uição de temas e espaços de eposição&   * *

• Os responsáveis pelo design do evento deverão considerar oOs responsáveis pelo design do evento deverão considerar o conte1do do evento #de acordo com os respetivos o0jetivos% conte1do do evento #de acordo com os respetivos o0jetivos% e as necessidades do p10lico2alvo$

e as necessidades do p10lico2alvo$

-B -B

(28)

1"@ # .efinir a euipa do projeto

1"@ # .efinir a euipa do projeto

• ' gestão e as principais +unç=es e responsa0ilidades' gestão e as principais +unç=es e responsa0ilidades são de"nidas durante a +ase de planeamento são de"nidas durante a +ase de planeamento +undamental$ ' escol.a da estrutura da e(uipa e da +undamental$ ' escol.a da estrutura da e(uipa e da gestão é in5uenciada pela natureza das di+erentes gestão é in5uenciada pela natureza das di+erentes atividades necessárias para atingir os o0jetivos do atividades necessárias para atingir os o0jetivos do evento$

evento$ •

• ' e(uipa do projeto é o instrumento mais importante' e(uipa do projeto é o instrumento mais importante para um evento 0em sucedido$ Os seus mem0ros t-m para um evento 0em sucedido$ Os seus mem0ros t-m de possuir os con.ecimentos, capacidades e de possuir os con.ecimentos, capacidades e compet-ncias necessários para desempen.ar as compet-ncias necessários para desempen.ar as tare+as necessárias$ Por outro lado, cada mem0ro tare+as necessárias$ Por outro lado, cada mem0ro deverá ser aceite como parte da e(uipa, dentro e +ora deverá ser aceite como parte da e(uipa, dentro e +ora dela$

dela$

-F -F

(29)

1"@ # .efinir a euipa do projeto

1"@ # .efinir a euipa do projeto

• Coordenador geralCoordenador geral •

• >ecretaria e receção>ecretaria e receção •

• ??esponsável pela segurança esponsável pela segurança e transportese transportes •

•  4 4écnico de in+orécnico de in+ormática<multimédiamática<multimédia • • DesignerDesigner • • @otAgra+o@otAgra+o • • ** -I -I

(30)

1"B # An2lise da via!ilidade do

1"B # An2lise da via!ilidade do

evento

evento

• Depois de conclu9das as outras tare+asDepois de conclu9das as outras tare+as do planeamento +undamental, é do planeamento +undamental, é poss9vel tomar uma decisão (uanto 7 poss9vel tomar uma decisão (uanto 7 via0ilidade do evento$

via0ilidade do evento$ Se não forSe não for viável, o evento deve ser viável, o evento deve ser abandonado

abandonado ou deverá regressar2se 7ou deverá regressar2se 7

+ase de conceptualização e analisar a +ase de conceptualização e analisar a possi0ilidade de introduzir alteraç=es no possi0ilidade de introduzir alteraç=es no conceito do evento (ue o t

conceito do evento (ue o torneornem viávelm viável$$

9K 9K

(31)

1"F # !ter aprovação para avançar 

1"F # !ter aprovação para avançar 

• B nesta +ase (ue, se +or

B nesta +ase (ue, se +or

necessário,

deverá

o0ter2se

necessário,

deverá

o0ter2se

aprovação para avançar com o

aprovação para avançar com o

evento$ >A depois de um evento

evento$ >A depois de um evento

ser considerado viável e ter sido

ser considerado viável e ter sido

aprovado é (ue se deve avançar

aprovado é (ue se deve avançar

para

a

+ase

seguinte:

para

a

+ase

seguinte:

Planeamento organizacional$

Planeamento organizacional$

91 91

(32)

- – 0laneamento rganizacional

- – 0laneamento rganizacional

• Durante esta +ase, o projeto será

Durante esta +ase, o projeto será

mais detal.ado e estruturado$ Os

mais detal.ado e estruturado$ Os

principais

aspetos

do

principais

aspetos

do

planeamento organizacional são:

planeamento organizacional são:

a%

a% PlPlananeaeamementnto eo eststrurututurarall 0%

0% PlaPlaneaneamenmento to das das atativiividaddades&es& c%

c% PlPlananeaeamementnto doo dos rs rececurursosos&s& d%

d% PlaPlaneaneamenmento to "na"nancnceireiroo$$

(33)

9--"1 # !ter aprovação para avançar 

-"1 # !ter aprovação para avançar 

O planeamento estrutural de"ne a

O planeamento estrutural de"ne a

interdepend-ncia entre as di+erentes

interdepend-ncia entre as di+erentes

pessoas, e(uipas, especialidades e

pessoas, e(uipas, especialidades e

áreas de toda a organização$ O plano

áreas de toda a organização$ O plano

estrutural é por isso um instrumento

estrutural é por isso um instrumento

+undamental para a liderança do

+undamental para a liderança do

projeto e para a orientação de todos

projeto e para a orientação de todos

os participantes$ Este plano é

os participantes$ Este plano é

geralmente apresentado na +orma de

geralmente apresentado na +orma de

um organigrama$

um organigrama$

99 99

(34)

-"- # 0laneamento das atividades

-"- # 0laneamento das atividades

• o planeamento das atividades, 7o planeamento das atividades, 7 semel.ança de um puzzle, todas as semel.ança de um puzzle, todas as atividades e responsa0ilidades t-m de atividades e responsa0ilidades t-m de

ser programadas$ !sto implica

ser programadas$ !sto implica

identi"car todas as interdepend-ncias identi"car todas as interdepend-ncias e planear as atividades de +orma (ue e planear as atividades de +orma (ue estas 1ltimas sejam realizadas numa estas 1ltimas sejam realizadas numa se(u-ncia lAgica e os atrasos sejam se(u-ncia lAgica e os atrasos sejam minimizados$ !sto pode ser +eito numa minimizados$ !sto pode ser +eito numa +ol.a de cálculo ou utilizando um +ol.a de cálculo ou utilizando um so+tare de planeamento$

so+tare de planeamento$

9< 9<

(35)

-"9 # 0laneamento de recursos

-"9 # 0laneamento de recursos

• ' identi"cação dos recursos

' identi"cação dos recursos

necessários

para

o

necessários

para

o

+uncionamento do evento é um

+uncionamento do evento é um

aspeto essencial da +ase de

aspeto essencial da +ase de

planeamento

organizacional,

planeamento

organizacional,

uma vez (ue ela serve de 0ase

uma vez (ue ela serve de 0ase

para a identi"cação dos custos$

para a identi"cação dos custos$

9? 9?

(36)

-"< # 0laneamento financeiro

-"< # 0laneamento financeiro

• O planeamento "nanceiro envolve aO planeamento "nanceiro envolve a identi"cação de todos os custos e de identi"cação de todos os custos e de todas as receitas previstos do evento todas as receitas previstos do evento para determinar depois o e(uil90rio para determinar depois o e(uil90rio entre os dois$ Para atingir este e(uil90rio entre os dois$ Para atingir este e(uil90rio é muitas vezes necessário rever a lista é muitas vezes necessário rever a lista de recursos necessários, porém um de recursos necessários, porém um orçamento realista é essencial para um orçamento realista é essencial para um evento 0em sucedido, uma vez (ue ele evento 0em sucedido, uma vez (ue ele +ornece uma orientação +undamental +ornece uma orientação +undamental para a

para a liderança do liderança do projectoprojecto$$

9@ 9@

(37)

9 # 0reparação do evento

9 # 0reparação do evento

•  4 4odas odas as as atividades atividades anteriores anteriores 7 7 realização realização dede um evento +azem parte da +ase de preparação, um evento +azem parte da +ase de preparação, nomeadamente:

nomeadamente:

 a% a% !nscrição !nscrição dos dos participantes&participantes&  0% 3ar6eting&0% 3ar6eting&

 c% c% Encomendar Encomendar materiais materiais impressos&impressos&

 d% d% Encomendar Encomendar o o e(uipamento e(uipamento técnico técnico necessário&necessário&  e% e% ;m ;m convite convite para para apresentação apresentação de de comunicaç=es&comunicaç=es&  +% +% 'ssinatura 'ssinatura de de contratos&contratos&

 g% g% Cooperação Cooperação com com outros outros serviços&serviços&

 .% .% ??euni=es euni=es dos dos comités comités organizadororganizadores&es&  i% i% Escol.a Escol.a e e convite convite de de oradores&oradores&

  j%  j% 3onitorização do orçamento$3onitorização do orçamento$

9B 9B

(38)

 ;ma tare+a muito importante é o;ma tare+a muito importante é o planeamento detal.ado de recursos e planeamento detal.ado de recursos e atividades do evento$ Este planeamento atividades do evento$ Este planeamento de"ne

de"ne as as tare+as tare+as de de cada cada ação ação #e(uipa#e(uipa do projeto, oradores, técnicos, etc$%$ Os do projeto, oradores, técnicos, etc$%$ Os di+erentes aspetos da preparação do di+erentes aspetos da preparação do evento são co0ertos por outros mAdulos$ evento são co0ertos por outros mAdulos$ ' +ase de preparação termina ' +ase de preparação termina imediatamente antes da +ase de imediatamente antes da +ase de realização do evento$ realização do evento$ 9F 9F

9 # 0reparação do evento

9 # 0reparação do evento

(39)

<" 6ealização do evento

<" 6ealização do evento

•• )e o organizador $ respons2vel e fez o seu)e o organizador $ respons2vel e fez o seu tra!al'o adeuadamente, ele pode descansar tra!al'o adeuadamente, ele pode descansar uando se inicia o evento"""

uando se inicia o evento"""

•• =ontudo, realisticamente, na fase de realização=ontudo, realisticamente, na fase de realização do evento $ necess2rio ainda empreender as do evento $ necess2rio ainda empreender as seguintes tarefas*

seguintes tarefas* a

a Oiderar Oiderar a a euipa&euipa& !

! Estar Estar preparado preparado para para uma uma crise&crise& c

c )ervir )ervir de de ponto ponto de de contacto contacto do do evento&evento& d

d 6epresentar 6epresentar a a euipa euipa de de organização"organização"

9I 9I

(40)

?" A

?" Avaliação

valiação do e

do evento

vento

• ' 1ltima +ase do projeto envolve a' 1ltima +ase do projeto envolve a avaliação do sucesso ou insucesso avaliação do sucesso ou insucesso do evento*

do evento*

<K <K

(41)

De$inição dos o1jetivos do evento De$inição dos o1jetivos do evento

• ;ma das aç=es 0ásicas e, por isso, muito;ma das aç=es 0ásicas e, por isso, muito importante na preparação de um evento é a importante na preparação de um evento é a de"nição e eplicação precisa do (ue o organizador de"nição e eplicação precisa do (ue o organizador pretende atingir relativamente ao p10lico2alvo do pretende atingir relativamente ao p10lico2alvo do evento$

evento$ •

• /'(uele (ue não sa0e para onde vai, não deve "car/'(uele (ue não sa0e para onde vai, não deve "car surpreendido se +or parar a outro lado (ual(uer/ é surpreendido se +or parar a outro lado (ual(uer/ é uma +rase da autoria de ?o0ert @$ 3ager (ue todas uma +rase da autoria de ?o0ert @$ 3ager (ue todas as pessoas envolvidas na gestão de um evento as pessoas envolvidas na gestão de um evento deverão tomar em

deverão tomar em consideração$consideração$ •

• ' de"nição precisa dos o0jectivos de um evento' de"nição precisa dos o0jectivos de um evento determina todas as acç=es su0se(uentes$ 4omar em determina todas as acç=es su0se(uentes$ 4omar em consideração os o0jectivos do evento ajuda, ou consideração os o0jectivos do evento ajuda, ou antes o0riga, os responsáveis pelo planeamento a antes o0riga, os responsáveis pelo planeamento a orientarem todas as actividades no sentido de orientarem todas as actividades no sentido de atingir estes o0jectivos$

atingir estes o0jectivos$

<1 <1

(42)

De$inição dos o1jetivos do evento De$inição dos o1jetivos do evento •

• Os o0jetivos devem ser de"nidos da +ormaOs o0jetivos devem ser de"nidos da +orma mais rigorosa poss9vel$ Para isso, a condição mais rigorosa poss9vel$ Para isso, a condição pretendida, o comportamento ou a alteração pretendida, o comportamento ou a alteração no comportamento deverão ser descritos de no comportamento deverão ser descritos de +orma precisa$

+orma precisa$ Isto é, num congresso para aIsto é, num congresso para a regeneração de energias para regeneração de energias para arquitetos e decisores da indústria da arquitetos e decisores da indústria da construção

construção, o objetivo - "os participantes, o objetivo - "os participantes deverão compreender as possibilidades da deverão compreender as possibilidades da energia solar" - seria demasiado genérico, energia solar" - seria demasiado genérico, não dando um enfoque suciente ao tema não dando um enfoque suciente ao tema do evento

do evento$ ;m grupo de o0jectivos 0astante$ ;m grupo de o0jectivos 0astante

mais interessantes seria: mais interessantes seria:

(43)

<-De$inição dos o1jetivos do evento De$inição dos o1jetivos do evento

• /Os participantes deverão ser capazes de:/Os participantes deverão ser capazes de:

 identi"car a economia das centrais de energiaidenti"car a economia das centrais de energia solar&

solar&

 identi"car +ontes de in+ormação so0re aidenti"car +ontes de in+ormação so0re a utilização da energia solar&

utilização da energia solar&

 indicar o nome dos +ornecedores deindicar o nome dos +ornecedores de centrais de energia solar mais importantes& centrais de energia solar mais importantes&  recomendar e planear centrais de energiarecomendar e planear centrais de energia solar para empresas de ar(uitectura e solar para empresas de ar(uitectura e construção/$

construção/$ •

• Esta +ormulação dos o0jectivos tem tam0émEsta +ormulação dos o0jectivos tem tam0ém a vantagem de tornar mais +ácil a avaliação a vantagem de tornar mais +ácil a avaliação dos o0jectivos e do sucesso do evento$

dos o0jectivos e do sucesso do evento$

<9 <9

(44)

=omo os o!jetivos precisos ajudam o

=omo os o!jetivos precisos ajudam o

organizador de eventosC

organizador de eventosC

• ' de"nição precisa dos o0jetivos ajuda' de"nição precisa dos o0jetivos ajuda assim os

assim os organizaorganizadores do evento a:dores do evento a:

 Concentrarem2se nos assuntos e conte1dosConcentrarem2se nos assuntos e conte1dos mais relevantes para o p10lico2alvo&

mais relevantes para o p10lico2alvo&

 Escol.erem os métodos e meios maisEscol.erem os métodos e meios mais e"cazes de transmitir os temas e e"cazes de transmitir os temas e conte1dos&

conte1dos&

 ;tilizarem locais para a realização do;tilizarem locais para a realização do evento ade(uados aos o0jetivos e onde o evento ade(uados aos o0jetivos e onde o am0iente e o e(uipamento sejam am0iente e o e(uipamento sejam apropriados 7 mensagem (ue se pretende apropriados 7 mensagem (ue se pretende transmitir&

transmitir&

<< <<

(45)

=omo os o!jetivos precisos ajudam o

=omo os o!jetivos precisos ajudam o

organizador de eventosC

organizador de eventosC

 Escol.erem oradores capazes deEscol.erem oradores capazes de captar o interesse dos participantes, captar o interesse dos participantes, pela sua personalidade e<ou pela sua personalidade e<ou compet-ncia&

compet-ncia&

 Desenvolverem uma .ierar(uia doDesenvolverem uma .ierar(uia do evento, o0tendo dessa +orma a evento, o0tendo dessa +orma a estrutura do evento mais ade(uada&

estrutura do evento mais ade(uada&

 3anterem2se 3anterem2se concentrados concentrados nasnas

necessidades dos participantes

necessidades dos participantes

durante a ela0oração do programa& durante a ela0oração do programa&

<? <?

(46)

=omo os o!jetivos precisos ajudam o

=omo os o!jetivos precisos ajudam o

organizador de eventosC

organizador de eventosC

 ;tilizarem medidas de mar6eting e de;tilizarem medidas de mar6eting e de relaç=es p10licas ade(uadas ao p10lico2alvo& relaç=es p10licas ade(uadas ao p10lico2alvo&  Escol.er um slogan (ue traduza a ess-nciaEscol.er um slogan (ue traduza a ess-ncia

do evento& do evento&

 Desenvolverem um programa social (ueDesenvolverem um programa social (ue apoie e re+orce os o0jectivos do evento&

apoie e re+orce os o0jectivos do evento&

 De"nirem as tare+as de cada +uncionário deDe"nirem as tare+as de cada +uncionário de +orma o0jectiva&

+orma o0jectiva&

 Promoverem a cola0oração entre o promotorPromoverem a cola0oração entre o promotor e o organizador, garantindo (ue am0as as e o organizador, garantindo (ue am0as as partes tra0al.em para os mesmos o0jectivos& partes tra0al.em para os mesmos o0jectivos&

<@ <@

(47)

6ealizar pes#isa ade#ada

6ealizar pes#isa ade#ada

•• Pdentificar a procura de mercado potencial de umPdentificar a procura de mercado potencial de um evento

evento

 –

 – 4o início da fase de planeamento fundamental, a4o início da fase de planeamento fundamental, a an2lise das posiç3es iniciais $ muito importante para an2lise das posiç3es iniciais $ muito importante para o planeamento de um

o planeamento de um evento" =omo prosseguirCevento" =omo prosseguirC  –

 – )e for a primeira vez ue se realiza um determinado)e for a primeira vez ue se realiza um determinado evento, a a!ordagem de marQeting cl2ssica $ evento, a a!ordagem de marQeting cl2ssica $ considerar*

considerar*

•• E7iste procura pelo eventoCE7iste procura pelo eventoC •• Mual $ o pH!lico#alvoCMual $ o pH!lico#alvoC

•• Muais são as suas necessidadesCMuais são as suas necessidadesC •• E7istem eventos concorrentesCE7istem eventos concorrentesC

•• Mue produtos, fundos, m$todos, custos e preços permitirãoMue produtos, fundos, m$todos, custos e preços permitirão realizar um evento !em sucedidoC

realizar um evento !em sucedidoC

<B <B

(48)

6ealizar pes#isa ade#ada

6ealizar pes#isa ade#ada

 –

 – 8esmo eventos ue ten'am j2 sido8esmo eventos ue ten'am j2 sido realizados anteriormente t5m de ser realizados anteriormente t5m de ser analisados, estudando, nomeadamente, os analisados, estudando, nomeadamente, os seguintes elementos relativos a esses seguintes elementos relativos a esses eventos*

eventos*

•• s guias dos programas&s guias dos programas& •• s planos do evento&s planos do evento&

•• s relatrios de avaliação"s relatrios de avaliação"

<F <F

(49)

6ealizar pes#isa ade#ada

6ealizar pes#isa ade#ada

 –

 – A  A an2lise an2lise destes destes elementos elementos permitir2 permitir2 aoao organizador do evento perce!er*

organizador do evento perce!er*

•• s '2!itos do evento&s '2!itos do evento&

••  As datas adeu As datas adeuadas para a sua readas para a sua realização&alização& ••  A  A duração do evduração do evento&ento&

••  A  A capacidade do capacidade do espaço do evenespaço do evento&to& ••  nHmero de salas necess2rias& nHmero de salas necess2rias&

••  As  As condiç3es condiç3es e e preço preço dos dos !il'etes !il'etes para para osos participantes&

participantes& •• NN

<I <I

(50)

•• Esta an2lise dar2 ao organizador do eventoEsta an2lise dar2 ao organizador do evento uma ideia do ue $ o evento e de ual ser2 a uma ideia do ue $ o evento e de ual ser2 a mel'or forma de o organizar no futuro"

mel'or forma de o organizar no futuro"

••  Aui  Aui o o organizadoorganizador r pode pode usar usar t$cnicas t$cnicas dede an2lise prim2ria # tais como inuirir e an2lise prim2ria # tais como inuirir e uestionar representantes do evento anterior uestionar representantes do evento anterior # ou de an2lise secund2ria # nomeadamente # ou de an2lise secund2ria # nomeadamente materiais do evento, avaliação das materiais do evento, avaliação das estatísticas e7istentes, entrevistas com estatísticas e7istentes, entrevistas com especialistas, etc"

especialistas, etc"

•• 6esumindo, a an2lise da posição inicial $ a6esumindo, a an2lise da posição inicial $ a !ase para o planeamento de um projecto de !ase para o planeamento de um projecto de organização de um evento"

organização de um evento"

?K ?K

(51)

•• ;tilizando ;tilizando m$todos m$todos de de pesuisapesuisa

adeuados, o organizador dever2

adeuados, o organizador dever2

identificar as pr$#condiç3es para a identificar as pr$#condiç3es para a realização do evento"  organizador realização do evento"  organizador define as condiç3es e os reuisitos para a define as condiç3es e os reuisitos para a organização do evento, a !ase para a organização do evento, a !ase para a identificação de o!jectivos e uma imagem identificação de o!jectivos e uma imagem da via!ilidade do projecto"

da via!ilidade do projecto"

?1 ?1

(52)

81licoalvo

81licoalvo

•• PdentifPdentificar o pH!lico – alvo de icar o pH!lico – alvo de um eventoum evento  –

 –  pH!lico#alvo influencia decisivamente* pH!lico#alvo influencia decisivamente*

••  conteHdo e curso do  conteHdo e curso do evento&evento&

•• A  A escol'a do local e descol'a do local e data do evento&ata do evento& •• A  A escol'a das medidas escol'a das medidas de marQeting"de marQeting"

(53)

?-81licoalvo

81licoalvo

••  pH!lico#alvo $ identificado durante a fase de planeamento pH!lico#alvo $ identificado durante a fase de planeamento fundamental" 0or$m, $ necess2rio posteriormente fazer uma fundamental" 0or$m, $ necess2rio posteriormente fazer uma an2lise detal'ada dos interesses, necessidades e atitudes do an2lise detal'ada dos interesses, necessidades e atitudes do pH!lico#alvo selecionado"

pH!lico#alvo selecionado"

••  planeamento $ muito mais f2cil se o organizador con'ecer planeamento $ muito mais f2cil se o organizador con'ecer !astante !em o pH!lico#alvo"

!astante !em o pH!lico#alvo"

•• R2 não !asta ser !om nauilo ue se faz"  sucesso noR2 não !asta ser !om nauilo ue se faz"  sucesso no futuro depende da capacidade de o organizador se colocar na futuro depende da capacidade de o organizador se colocar na posição dos consumidores e de ver as suas necessidades do posição dos consumidores e de ver as suas necessidades do ponto de vista deles" 4o futuro, ser2 necess2rio desenvolver ponto de vista deles" 4o futuro, ser2 necess2rio desenvolver uma estrat$gia de gestão !aseada no consumidor ue uma estrat$gia de gestão !aseada no consumidor ue procure satisfazer as suas necessidades individuais e procure satisfazer as suas necessidades individuais e e7ceder as suas e7pectativas"

e7ceder as suas e7pectativas"

?9 ?9

(54)

•• Em resumo, uma an2lise precisa eEm resumo, uma an2lise precisa e detal'ada do pH!lico#alvo torna possível detal'ada do pH!lico#alvo torna possível escol'er as medidas de marQeting mais escol'er as medidas de marQeting mais adeuadas e identificar os reuisitos a adeuadas e identificar os reuisitos a tomar em consideração na preparação de tomar em consideração na preparação de uma proposta de evento centrada nas uma proposta de evento centrada nas suas necessidades"

suas necessidades"

?< ?<

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References