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Secretaria de Documentação da Câmara Municipal de São Paulo...Relatos de Experiência
Secretaria de Documentação da Câmara
Municipal de São Paulo: registro da
primeira fase de uma ação
(2004 a 2008)
Teresa Cristina Brandão Cesar
Secretária de Documentação da Câmara Municipal de São Paulo Consultora Técnica Legislativa - Biblioteconomia
Resumo: Informa acerca da ação global desenvolvida na Secretaria de Documentação da Câmara Municipal
de São Paulo, a partir de 2004. Destaca os principais pontos sobre os quais os gestores dirigiram sua ação.
Palavras-chave:Câmara Municipal de São Paulo; serviço de informação jurídica; gestão.
INTRODUÇÃO
O Estado brasileiro, sob a égide de sua Lei soberana – a Constituição – está alicerçado
em três poderes: o Executivo, o Legislativo e o Judiciário.
A sociedade, por sua vez, necessita da existência de um conjunto de preceitos e normas
legais que norteie a conduta de seus habitantes e determine obrigações e limites dos
direitos individuais. Os fatos sociais são normatizados pela legislação.
O Poder Legislativo representa a comunidade, em seus vários segmentos, através de
indivíduos eleitos por ela. Tem, entre suas funções, a de legislar sobre os assuntos mais
diversos que advêm das demandas sociais, o que, em última análise, mantém a ordem
necessária à convivência organizada dos habitantes de um determinado local.
Na cidade de São Paulo, o Poder Legislativo é exercido pela Câmara Municipal, tendo
no Tribunal de Contas do Município seu órgão auxiliar.
CONTEXTUALIZAÇÃO
As mudanças advindas especialmente da globalização e da possibilidade de acesso à
rede mundial impactaram os serviços de informação especializados nos últimos anos,
que tiveram de revisar o seu fazer cotidiano. Provocaram a necessidade de inserção no
universo digital e de incorporação de vários de seus recursos. No âmbito dos serviços e
produtos, estas transformações levaram a adequações daqueles já oferecidos e
favoreceram o aparecimento de novos, em resposta a demandas pouco conhecidas até
Na área jurídica, se este fato foi visto por alguns inicialmente como um complicador
numa área de produção de informação já abundante e intrincada, acabou por ser um
elemento impulsionador à apropriação do meio eletrônico tanto como instrumental
quanto como fonte de acesso de informação, que se acrescentou às convencionais.
Cabe aqui ressaltar que a informação jurídica, além de abundante, caracteriza-se pelo
seu dinamismo: as normas podem ser alteradas, sofrer acréscimos e revogações
parciais ou totais; dos Tribunais são emanadas decisões que vão constituindo o saber
jurídico sobre determinada matéria; a doutrina manifesta a visão analítica dos juristas.
Em 1560, aconteceu a transferência do foral e da população de Santo André da Borda
do Campo para a então vila de São Paulo, por ordem de Mem de Sá. Começava assim a
funcionar a Câmara Municipal de São Paulo que, naquela época, tinha plenos poderes,
exercendo as funções legislativa, executiva e judiciária.
Os documentos mais importantes que atestam esta história são suas atas, preservadas
em grande parte desde 1562. O acervo editado destas atas – isto é, não os manuscritos
– estão à disposição dos pesquisadores na Secretaria de Documentação da Câmara, a
quem também cabe a gestão de um acervo composto de livros de vários assuntos, com
foco nas áreas de Direito, Administração pública, financeira e contábil bem como
relativos à cidade; periódicos; documentos publicados produzidos pela própria Câmara
(normas legais, proposituras, textos das sessões realizadas; processos e documentos
avulsos originais advindos tanto da atividade-meio quanto da atividade-fim. Deste acervo
faz parte a coleção de livros que pertenceram a Aureliano Leite, rica especialmente para
estudo da cidade de São Paulo.
DIAGNÓSTICO: PRINCIPAIS PONTOS PROSPECTADOS
Em 2004, uma reestruturação administrativa no âmbito de toda a Câmara Municipal de
São Paulo propôs a reorganização estrutural da Secretaria de Documentação que
passou a ter novos gestores para suas três Supervisões técnicas: a de Documentação
do Legislativo, a de Biblioteca e a de Arquivo Geral. Mais tarde, uma nova Supervisão
veio se somar a elas, desempenhando o papel de apoio administrativo.
Num primeiro momento, os gestores centraram-se na elaboração do diagnóstico
técnico-administrativo das respectivas áreas de sua responsabilidade. Elencaram setores fortes
e fracos bem como focos de ameaça e de oportunidade, trazendo-os à discussão em
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Secretaria de Documentação da Câmara Municipal de São Paulo...Esta avaliação permitiu traçar um plano de curto prazo cujo planejamento priorizou a
informação e o documento, de maneira a oferecer serviços e produtos de qualidade
alicerçados na informação correta, atual e pertinente, utilizando mecanismos de acesso
que propiciassem rapidez de respostas e pudessem se tornar um instrumento
diferenciador e elemento de agregação de valor ao trabalho e à Instituição. Cabe
ressaltar, quanto à imagem institucional, que a preservação da memória pelo resgate da
documentação e da informação que registrou os momentos históricos da ação da CMSP
na construção da cidade de São Paulo passou a ser objeto do trabalho diário.
O resultado do diagnóstico pode ser resumido, para fins didáticos, nos pontos
enumerados a seguir:
Faltava racionalização a ações que subsidiassem a criação de políticas norteadoras
de promoção ao acesso rápido a informações bem como à gestão integrada dos
acervos no seu aspecto físico (higienização, restauração, descarte, qualificação nas
áreas mais demandadas).
A ambiência da Secretaria de Documentação, por fatores diversos, sugeria um
aspecto desorganizado e pouco acolhedor desfavorecendo tanto a apresentação
racional do acervo como maior agilidade nos fluxos de trabalho.
O acervo, relativamente bem atualizado em assuntos considerados mais
significativos, também era composto pela documentação produzida pelas áreas
administrativa e parlamentar da Câmara. Sofria o impacto de um ambiente
desfavorável a sua preservação física. A restauração e higienização não faziam
parte do escopo do cotidiano; a digitalização de documentos era um objetivo
longínquo que precisava de estudos consistentes.
A informação trabalhada carecia de uma sistematização que gerasse não só a
imediata e eficiente integração dos bancos de dados existentes como também lhes
atribuísse tal confiabilidade que deles adviessem novos serviços e produtos capazes
de garantir a disponibilização da informação correta, de forma rápida e eficiente. A
maior parte das bases de dados estava conceitual e tecnologicamente bem
estruturada. Seu acesso ou era interno ao setor ou à equipe que fazia sua gestão.
Sob vários aspectos, se fazia necessário que os serviços oferecidos fossem mais
bem instrumentalizados no que tange à mensuração, para que os dados coletados
pudessem subsidiar decisões técnico-administrativas.
Um número significativo de funcionários carecia de estímulo à capacitação
acadêmica ou de impulso à busca de novas possibilidades a sua rotina de trabalho.
Realizavam como podiam os serviços que julgavam necessários, com reduzido
AS AÇÕES
Diante deste quadro e com escassos recursos materiais iniciais, a adoção de novos
procedimentos administrativos deu novo rumo ao que já vinha sendo desenvolvido. Já no
primeiro ano de implantação, proporcionaram resultados animadores e o planejamento,
inicialmente de curto prazo, foi desenvolvido para mais alguns anos.
Em primeiro lugar, algumas bases de dados no âmbito da Secretaria foram
compartilhadas, com a transformação de um computador em servidor. Foi a primeira
tentativa de trabalho em rede, que alavancou outros procedimentos, tais como a
consolidação, nova padronização e verificação de consistência das bases de dados. A
conseqüência mais perceptível desta ação se fez sentir com a redefinição de fluxos de
trabalho das equipes e, com o tempo, a quase exclusão ou diminuição do retrabalho.
Paulatinamente, à medida que novas bases foram sendo incorporadas à rede e
avaliadas, outras redefinições e adequações nos fluxos de trabalho se fizeram
necessárias. Os resultados se tornaram mais expressivos com a possibilidade de
aquisição de mais computadores.
A partir de uma estafante pesquisa para consolidar dados parlamentares de Vereadores,
inicialmente desde 1948 até nossos dias, uma base nova foi concebida e começou a ser
alimentada. Este projeto, ao qual foi dada total prioridade, continua sendo desenvolvido
de forma retroativa e sofrendo ajustes periódicos para fornecer respostas satisfatórias às
demandas. Cabe aqui observar que as bases têm sido estruturadas baseadas nas
demandas internas da Câmara e estão abertas às pesquisas da comunidade.
A possibilidade de aquisição de dois scanners de pequeno porte alavancou a
digitalização das proposituras que, pouco a pouco, tiveram seus textos integrais como
links das bases de dados. Posteriormente, o acesso a um scanner de velocidade
possibilitou o início da digitalização retroativa de todas as normas legais. Como
procedimento, as bases foram alimentadas primeiramente com dados e documentos
atuais e depois com a inclusão dos demais de forma retroativa. A primeira etapa de
ações previa retroagir até 1948; hoje o objetivo é retroceder a 1892.
A implementação de mecanismos indicadores do uso e acesso em algumas coleções
para estudo do custo-benefício da continuidade de sua manutenção bem como a prática
de realizar relatórios trimestralmente como instrumento de avaliação e de reflexão
periódicas, foram duas ferramentas relativamente simples cuja utilização revelou-se
altamente eficiente.
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Secretaria de Documentação da Câmara Municipal de São Paulo...consistente o suficiente para permitir estendê-lo a todo acervo da Secretaria que, nos
anos subseqüentes, foi higienizado e várias de suas obras, restauradas. O referido
estudo culminou com a implantação do Programa de Preservação e Restauração do
Acervo e do Programa de Modernização, que se tornaram norteadores das ações da
Subsecretaria de Documentação. A digitalização dos documentos parlamentares
publicados foi a primeira das ações advindas da implantação do Programa de
Modernização.
A proposta de um novo layout que apresentasse uma forma mais eficiente de ocupação
de espaços tendo em vista a agilização dos fluxos de trabalho, bem como um ambiente
mais confortável, iniciou com a pesquisa de um novo mobiliário, mais ergonômico e
confortável, cuja disposição promovesse melhor integração com o cliente/usuário.
Resultou, recentemente, na readequação dos espaços internos da Secretaria, com a
troca de estantes da cor laranja por arquivos deslizantes e de todos os móveis, antes
escuros e pesados. Os ambientes se tornaram quase monocromáticos, com
predominância do tom marfim, e transmitem a sensação de ordem e limpeza.
Estes passos desencadearam várias outras ações, alicerçadas em pressupostos cada
vez mais sólidos embasados pela coleta de dados de forma mais científica, com
execução controlada em todas as suas etapas.
A SECRETARIA DE DOCUMENTAÇÃO HOJE
Após um período experimental, em que se realizaram ajustes internos necessários, seis
das bases mais consultadas foram publicadas em 2007 na Intranet da Casa. Em 2009,
estas mesmas bases foram disponibilizadas via WEB para acesso da população em
geral. Mesmo estando sujeitas a algumas modificações ainda, nelas podem ser
acessados dados relativos a: leis e seus decretos regulamentadores, atos, resoluções;
projetos; comissões de estudo e CPIS; livros; vereadores a partir de 1892. Nas bases
que se referem a normas legais, os textos integrais dos documentos fazem links com as
bases.
No que tange à qualificação do acervo de livros e periódicos, definiram-se elementos
norteadores mais específicos para sua constituição e à incorporação de novos títulos. No
que diz respeito à divulgação, listas de novas aquisições são enviadas por e-mail a todos
os setores da Casa, separadas por assunto. Quanto ao acervo já existente anteriormente,
as coleções de caráter histórico foram elencadas, sendo estabelecido o tratamento a ser
dispensado a cada uma delas, não só no que diz respeito à própria informação como a
Seguindo metodologia estudada, os procedimentos para a informatização do empréstimo
foram implementados e aguarda-se, brevemente, a disponibilização de tecnologia mais
avançada da versão ABCD do ISIS para que este serviço seja oferecido para a Casa
toda.
Um grande número de documentos antigos do Arquivo Geral, não tratados tecnicamente,
está sendo organizado e uma Tabela de Temporalidade para toda a produção
documental da Câmara Municipal encontra-se em sua fase de finalização (havia apenas
uma tabela parcial).
Para a execução destas ações, houve, paralelamente, o estímulo à capacitação de
funcionários, levando à participação de funcionários em cursos e nos principais eventos
nas áreas de Biblioteconomia, Arquivo, Informática e alguns de Direito, quer em âmbito
local, quer nacional e, eventualmente, internacional, permitindo troca de experiências e
de conhecimento.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este relato tem pretensão de registro de uma experiência de gestão ampla realizada no
âmbito de toda Secretaria de Documentação da Câmara Municipal de São Paulo. Por
este motivo, não apresenta teorizações, nem foram expostas metodologias e resultados
numéricos: apenas seus pontos mais significativos.
Entretanto, a análise preliminar da ação global desenvolvida na fase compreendida entre
2004 a 2008 tem evidenciado o acerto inicial ao se decidir pela qualificação da
informação e do documento como forma de imprimir grande confiabilidade aos serviços e
produtos, oferecidos com agregação de valor.
Este foco deu sustentabilidade a um trabalho de base que pode e deve se expandir para
os serviços e ao oferecimento de novos produtos, alicerçados em um sistema que foi
alimentado com dados confiáveis.
O desenvolvimento deste trabalho vem, gradativamente, proporcionando maior
reconhecimento profissional do fazer bibliotecário no âmbito de toda a Instituição e
abrindo novas frentes de trabalho para este profissional.
