Aurora Ferraz Frazão CONSELHO DELIBERATIVO EM

D I R E T O R I A

1975

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

Presidente

-

Helena Corrêa Machado

Vice-presidente

-

Jucy Neiva

l ?

Secretária

-

Regina Alves Vieira

29

Secretária

-

Aclair Ramos de Oliveira

l ?

Tesoureiro

-

Wilma Schaefer Corrêa

2P

Tesoureiro

-

Aurora Ferraz Frazão

CONSELHO D E L I B E R A T I V O E M

1975

Marilena Leite Paes

-

até

1981

Wilma Schaefer Corrêa

-

até

1981

José Pedro Pinto Esposel

-

até

1981

Lourdes Costa e Souza

-

até

1979

presidente

Astréa de Moraes e Castro

-

até

1979

Helena Corrêa Machado

-

até

1979

-

(art.

18.

0

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

9P

-

estatutos)

Raul

do

Rêgo Lima

-

atbW77

Maria Luiza

S.

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

Dannermann

-

até

1977

Myrthes da Silva Ferreira

-

até

1977

SUPLENTES

Janine Resnikoff Diamante

-

até

1981

Maura Esândola Quinhões -até

1981

Gilda Nunes Pinto

-

até

1979

Celita Pereira Gondim

-

até

1976

Martha Maria Goncalves

-

até

1977

Maria Amélia P. Migueis

-

até

1977

CONSELHO FISCAL E M

1975

Deusdedith Leandro de

O1

iveira

Fernando Salinas

José Lima d e Carvalho

SUPLENTES

Milton

Machado

Jaime Antunes da Silva

L

L

V. 5 N?

1

A B R I L

1977

publicacão da

.

Associac8o

dos

Arquivistas Brasileiros

R

ed acão

Praca da República, 26

-

Centro

-

ZC-14

(endereco provisório) Tel.

252-2338

20.000

-

RIO DE JANEIRO

-

BRASIL

Diretor Responsável

Maria de La E. de Espana Iglesias

Diretora Técnica

Marilena Leite Paes

Secretária

Lourdes Costa e Souza

Colaboram nesta edição

Ana Isabel de Souza Leão Andrade

Astrea de Moraes e Castro

Eloisa Helena Riani Marques

Jerusa Goncalves de

Araujo

José Pedro Esposel

Maria da Graça de Freitas Navegantes

T.

L. Croteau

Co rrespondCncia

: Arq u

ivo

&

Adm inistracão

Praça da República,

26

-

Centro

-

ZC-14

20.000

-

R i 0 DE JANEIRO

-

BRASIL

os

artigos assinados

são

de

responsabilidade

dos

colaboradores

e não expressam necessariamente

o

pensamento da associacão.

Permitida a reprodução de artigos

desta revista desde que seja citada

a

fonte,

periodicidade: quad rimestra I

próxima

cdicão: Agosto

1977

distribuicão: aab

desejamos permuta

d

esea

mo

s

permuta

nous desirons echarige

We are interested

in

exchange

GRÁFICA

MEC EDITORA LTDA.

Av. Professor Manoel de-ADreu, 850

V.

Izabel

-

Tel.

284-3925

c

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SUMARIO

EDITORIAL

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

3

CARTAS 4 Gestão de Documentos

T.L. CROTEAU 5-1 2 ’ NOTÍCIAS 13-1 4

A propósito do Sistema Nacional de Arquivos JOSE PEDRO ESPOSEL 15-16 Curso de Arquivologia UFSM

-

RS

NÚCLEOS REGIONAIS 22-23

17-21 TESTEM U N H O

Arquivo Joaquim Nabuco 24 RESENHA BIBLIOGRÁFICA 25

O Computador e a realidade brasileira

JERUSA GONÇALVES DE ARAUJO 26-27 CRÔNICA

O Arquivista 28

Arquivo & Administração, v. 1

-

no O - 1972-

Rio de Janeiro, Associação dos Arquivistas Brasileiros, 1972

-

1. Associação dos Arquivistas Brasileiros, Rio de Janeiro 2. Arquivos

-

Periódicos.

I

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

EDITORIAL

Mandatr, terminado, começo de nova e auspiciosa gestão,

por isso a data de posse da recém-eleita Diretoria

-

30

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

de maio

de 1971

-

foi um dia marcante na vida da nossa Associação.

Vida que, como sabem, nasceu no início desta década,

de

um punhado de idealistas que

2

época poderia ser julgado como um grupo quixotesco, visionário, cuja grande meta

-

seus moinhos de vento - consistia em que os arquivos brasi- leiros, em sua grande maioria desacreditados por inoperantes, passassem a atuar, exercendo o seu verdadeiro papel dentro do contexto administrativo, social e cultural.

Do grupo muita coisa há para dizer, mas nada tão impor- tante como o sentido predominantemente coletivo de suas ações que nunca se perdeu entre os meandros menos nobres de conquistas individuais. Com esse propósito não foi fácil manter o grau de coesão, fundamental para a árdua batalha travada para atingir as metas sonhadas.

E até hoje, a AAB com vida própria, a luta continua. Em seus três biênios as gestões podem assim ser analisadas: no pri- meir8 biênio (1971-1973), foram lançados os alicerces; no se- gundo (1973-1975). consolidada a estrutura, e no terceiro (1 975-1977), desenvolveram-se as sementes plantadas.

A primeira Diretoria, cuja gestão se estendeu por 2 (dois) biênios enfrentou problemas básicos de projetar e fazer fun-

cionar a estrutura orgânica da AAB, problemas

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

s6 superados

pela inteligência, cultura e vigor a serviço da empolgação incan- sável de José Pedro Pinto Esposel, assessorado pelo trabalho discreto e experiente da equipe que o aceitou como lider. No terceiro biênio, que corresponde à segunda Diretoria, da qual tivemos a honra de ter sido a Presidente, mantivemos fidelidade aos princípios da AAB e aos rumos já traçados, for- talecendo as atividades administrativas.

No plano das realizações, que refletem a filosofia adotada, sobressaem a programação e execução de cursos, conferências, palestras e prestação de assistência técnica, Nesse ítem incilii-se o 3? Congresso Brasileiro de Arquivologia. E, se êxito houve,

pelo trabalho da Comissão Organizadora, há que atribui-lo,

também,

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

i significativa participação do Grupo de Documenta-

ção em Ciências Sociais (GDCS). A declaração de utilidade pública do Governo do Estado do Rio de Janeiro, a alteração dos Estatufos para ampliar direitos e vantagens, o aumento do quadro social, a obtenção de saldo de caixa animador para per- mitir contratação de Gerente qualificada e a instalação da Se- cretaria da AAB em endereço particular, embora, ainda em modestas intalações, foram alguns dos resultados obtidos. Quanto ao Órgão oficial da AAB, a revista "Arquivo & Admi- nistração", sob a responsabilidade de Maria de

La

Encar- nación de Espana Iglesias, manteve-se em bom nível com a divulgação de conhecimentos técnicos.

Outros itens que merecem ser-citados são: a participação no movimento internacional em Congressos e Seminários realizados em 1976, em Bogotá e Washington, mediante a atua-

ção de expressivos membros da AAB; a criação do núcleo re- gional de Belém e 05 primeiros passos para receber o de

S.

Paulo.

Nesse sentido merece destaque o trabalho dedicado i regu- lamentação da profissão, tanto na redação de anteprojetos substitUtivos, como no comparecimento a reuniões com repre- sentantes do Ministério do Trabalho. Outro ponto de twfüque

foi O Sistema Nacional de Arquivos, cogitação permanente da

AAB, desde seus primórdios, atualmente em estudo nos Minis- tério da Justiça e Secretaria de Planejamento da Presidência da República.

E, assim, aqui apresentamos sucinto relatório, menos por nós, do que pelos companheiros de jornada, sem os quais nada se teria realizado.

Dessa equipe, sempre assistida pela experiência de Maria de Lourdes Costa e Souza e Marilena Leire Paes, há que enal- tecer a atuação de Regina Alves Vieira como dedicada e cordial

I?

Secretária, assim como a de Wilma Shaeffer Corrêa que ga- rantiu a boa ordem da Tesouraria, Justo, também, é citar a ajuda paciente e constante de Aclair Ramos de Oliveira, bem como da zelosa participação de Aurora Ferraz Frazão, sempre que convocada.

Menção se deve fazer aos Conselhos Deliberativo e Fis- cal que sempre acompanharam atentos a nossa gestão.

Lembrar aqui o apoio recebido da direção do Arquivo

Nacional, é dever que

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

se impõe, pois além de ter a AAB

contado com a prestigiosa presença do Dr. Raul do Rego Lima em muitos de seus empreendimentos, lhe deve também o abrigo para sua Secretaria, durante cerca de 6 (seis) anos, ajuda que somada a outra, certamente contribuiu para que a AAB pudesse agora ter um cantinho de aluguel.

Enfim, foram 2 (dois) anos de algumas frustações e mui- tas alegrias, estas principâlmmte, porque Universidades já estão abrindo suas portas, hifi -+iadores e homens de letras começam a reconhecer que há Uma ação e uma profissão distintas na área arquivística e, ainda, porque sentimos Gover- no, empresas e comunidade responcieriur+, de alguma forma, i

nossa mensagem.

Essas são conquistas que aumentando responsabilidades compelem a AAB a abrir novas frentes, arn71vndo trincheiras para o seu bom combate.

Como uma das respostas a esse estágio, tivemo: : m a a eleição da nova Diretoria para o biênio 1977-1979, q i a srb a

presidência de Marilena Leite Paes, Arquivista corri

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

2

:nó!Ús-

culo, além de competente e corajosa nas artes da liderança, levará a AAB a alcançar o ponto Ótimo de seu desenvolvi- mento.

-Dos outros membros da nóvel Diretoria, bendito matriar- cado que fortalece as esperanças da classe na gestão que ora

se inicia, não há como deixar de salientar a presença auspiciosa

de Elyana de Mesquita Niemeyr, Vice-presidente; de Eloisa Helena Riani Marques e Eliana Balbina Flora Sales, Acadêmi- cas de Arquivologia, pioneiras de uma era

-

eleitas

I?

e

2?

Secretárias; e Wilma Shaeffer Corrêa e Norma Viégas Barros para garantir a eficiência da Tesouraria.

Por fim, a este editoriai, a um tempo selatócio de uma gestão e despedida da Dif;etor.ia, aciíesczentamos: como paia- vra de ordem, a nossa promessa de continuar a lutar, dentro dos limites próprios, naturalmente, pai;a ajudar a A+XB a atin- gir os seus objetivos, mediante prestação de serviço, especial- mente em relação às metas que na nossa gestão não lograram resultado final, tais como a regulamentação da profissão e o Sistema Nacional de Arquivos.

Vimos pela presente solicitar de V.Sa., a remessa como Atenciosamente

SERPRO

Serviço Federal Processamento de Dados cortesia da publicação Arquivo & Administração.

6 ib I ioteca Rio

Vimos com a presente comunicar a V.Sa. que recebemos a Revista Arquivo & Administração e aproveitamos para agrade-

cer a referência que V.Sa. dispensou

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5

Biblioteca Pública d o Rio Grande do Sul.

ass. Tânia Maria Keller Bibliotecária

Visando ampliar

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o

acervo bibliográfico da Biblioteca do

Ministério da Fazenda

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

no

Ceará, solicito a VSa. a inscrição

desta entidade para recebimento do periódico Arquivo &

Administração.

as. Everardo de Pinho Vieira

Delegado do Ministério da Fazenda no Ceará

.

.

Solicitamos-lhe portanto, a gentileza de-incluir

o

nome

do SENAC de Minas em sua relação de “assinantes”. ass. Miguel Pardini

Diretor Regional Rogério de Alvarenga

Diretor de Formacão Profissional

O INSTITUTO HISTÓRICO E GEOGRÁFICO BRASI- LEIRO, agradecido, acusa

o

recebimento da publicação que V.Sa. gentilmente lhe ofertou.

ass. ADELAIDE ALBA Diretora da Secretaria

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE - BIBLIOTECA CENTRAL.

Recebemos e agradecemos Arquivo & Administração.

ass. Maria Neide de Oliveira

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

4(3) 1976

CENTRAL DE DADOS DO CENTRO INFORMAÇÕES ECONÔMICO-FISCAIS - M.F., Brasília.

Tenho o prazer de acusar

o

recebimento da publicação

Arquivo &Administracão 4(3) (1976) elaborada por este órgão.

Em resposta agradeço a V.Sa. a gentileza da remessa em apreco de grande utilidade para

os

trabalhos deste Centro.

as. Wanda M. Moniz Pacheco Chefe da CDEF

A

Gestão

de

Documentos

1

_{T.L. Croteau}

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

Trad. de Andresa de

Momes e Castro.

t A & A Rio de Janeiro 5( 1) : 5-12,1977

4

Tenho o prazer de dirigir-me hoje aos colegas, sendo eu mesmo um antigo arquivista, e como existe uma diferença marcante entre um arquivista e um gerente ou um encarregado da gestão de documentos, afim de não entediá-tos desmedida- mente, esforcar-me-ei em conduzir minha palestra para o lado prático da questão, de forma que possam tirar dela, certos benefícios aplicáveis na administrago geral dos arquivos.

Por que denominar esse tipo de atividade "gestão de docu- mentos''? Por que não dizer "gestão de arquivos? Podería- mos fazê-lo, aplicando ao termo "arquivo" o sentido geral de papéis; de documentos que servem ti direcão de uma empresa, de uma companhia, e até mesmo do Estado, pois estes papéis não ficam permanentemente nesses arquivos. Entretanto, para uma pessoa menos avisada, esta expressão poderiaconfun- dir, devido aos inúmeros sentidos que pode ter o termo "ar- qu ivo".

Como definir a expressão "gestão de documentos"? Este

termo pode apresentar várias definicões, em relaça-o

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

i

experiên-

cia, aos conhecimentos e ao ponto de vista daquele que o defi- ne. Nosso conceito se baseia num sentido amplo; é prático, universalmente aceito na Inglaterra, na Franca, no Canadá e nos Estados Unidos.

A gestão de documentos é o controle planificado e siste- mático das normas, do métodos e dos procedimentos que regem a criação, a manutenção, a utilização, os prazos de con- servação e encaminhamento final do documento para sua des- truição ou sua conservação para a posteridade. Este aspecto da gestão abrange também a planificação e a coordenacão do pessoal, do espaco e do equipamento.

Por que o governo encorajou a gestão de documentos?

O Governo Federal encorajou a gestão de documentos por várias razões, mas, como para tudo existe sempre uma razão maior, nestas circunstâncias, foi o aspecto financeiro. Era opinião geral que a administração e a conservaça-o dos dossiês

se tornavam muito dispendiosas. Começamos a nos perguntar: não poderíamos reduzir a documentação? Conservaríamos papéis não consultados? Em outras palavras, tomamos cons- ciência que um problema existia em matéria de arquivo e que este problema começava a custar caríssimo.

Uma vez levantada a questão, OS motivos secundários se

tornaram tão evidentes que ninguém ousava abordá-los. Tinha havido no passado uma falta de interesse em relação aos arqui- vos dos Ministérios. O mesmo com o pessoal de serviço.

Tínhamos constatado que a localização de documentos levava

cada vez mais tempo, que muito frequentemente o documento desejado não podia ser fornecido, que existiam tantos sistemas de classificação quantas pessoas que

os

planejavam e que quase

sempre, com a saída de um eléhento, tornava-se impossível decifrar o enigma dos fichários.

5

Dávamo-nos conta de que o progresso, o aumento da po- pulação, tinham criado atividades novas e faziam aumentar os quadros da administração. A produção dos documentos escritos havia dobrado e, com ela, os gastos administrativos. Houve, entretanto, em certos momentos, comissões tanto no Canadá como nos Estados Unidos, que tiveram por missão estudar a ordem dos arquivos, dos papéis ou dos documentos públicos. A maioria, como por exemplo, a comissão Massey, no Canadá, confirmou a triste situação na qual se encontravam os documentos públicos e recomendou a construção de edifí- cios para a guarda dos papéis.

A excessão do edifício dos arquivos públicos, que foi erigi-

do em

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

1904-1905,

veremos, em

1939,

aparecer em Otawa,

o primeiro edifício construido para este fim e situado nos terrenos da Fazenda Experimental. A guerra veio, entretanto, alterar este início modesto, ainda que imperfeito. O edifício foi requisitado para emergência de guerra.

Pode-se dizer que desde

1933,

o Departamento do Tesou-

ro possuía autoridade para dispor dos papéis públicos. Em face da documentação criada no decorrer da segunda guerra mun- dial, o Tesouro julgou por bem, aos

20

de setembro de

1945,

criar o "Comitê dos Documentos Públicos" (Public Records Comittee), a fim de estudar e de regulamentar a gestão de papéis públicos no âmbito do governo. Em

1953,

o Departa- mento do Tesouro colocou a gestão dos documentos sob o controle do Arquivista Federal, recomendando a construção de um edifício para recolher e preservar os papéis públicos. Este edifício abriria oficialmente suas portas no verão de

1956

e pode-se dizer que a era da gestão de documentos havia chegado. A Comissão Glassco veio, em seguida, confirmar as lacunas do passado. O estudo sobre os documentos públicos revelou que a gestão dos dossiês era o mais importante e o mais negli-

cenciado dos serviços administrativos do governo federal. A comissão reconhecia, também, o quanto era necessário que a

gestão dos dossiês dependesse de um só

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

organismo.

Enfatizou, sobretudo, o papel dos arquivos públicos neste sentido e no que dizia respeito ao processo de seleção e eliminação. Recomendava o estabelecimento de depósitos ou de centros regionais de arquivos no Canadá, onde o volume da documentação o justificasse.

Tudo isto foi concretizado no "Decreto sobre os docu- mentos públicos", datado de

9

de setembro de

1966,

que

corrigiu as estruturas do sistema de gestão dos dossiês e atri- buiu, a cada uma, suas respectivas responsabilidades.

Resumamos, em poucas palavras, estas responsabilidades: o Departamento do Tesouro conserva a responsabilidade admi- nistrativa geral; os Ministérios implantam, entre eles, as normas estabelecidas em matéria de gestão.

Por que o Departamento do Tesouro responsabilizou-se pelo estabelecimento de depósitos de Arquivos? c Pesquisas revelaram o fato de que o acúmulo de papéis se fazia sem ordem, sem possibilidade de localização, ou de consulta. Dossiês inativos ou semi-ativos, meio bolorentos, recobertos de poeira, amontoados nos sub-solos, nos sótãos ou nos velhos depósitos eram esquecidos pelo próprio Ministé- rio, por eles responsáveis, e que ainda pagavam a sua locação. Pecava-se, também, por excesso, conservando-se documentos prescritos que eram guardados em locais de escritório, onde o espaço custava muito caro.

Digamos a esse respeito que um pé quadrado de piso nas categorias abaixo, custava em Ótawa, Toronto, Montreal, Winnipeg, Vanc0uver.e Halifax as taxas que se seguem:

Descrição Otawa Toronto Superfície dc

escritório de

1

a. categoria

Superfície de escritório ra- zoável.

. . .

. .

Depósito de 1

?

categoria . . .

.

Depósito ra- zoável.

. .

. . .

5 - 7

112

3 - 5

2-3

112

1 112

1-1

314

6 - 8

3 - 6

2 112L3

1 314-2

Montreal

4 - 7

2 112-5

2

-

2.1

12

1112-2

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

Wi nn ip

5 - 8 ,

3 - 6

3 - 4

2 - 2

Vanc.

5 -

10

4 -

7

2 - 3

1314-2

Halif

5 - 8

4 - 6

Falaremos, adiante, sobre a economia que pode trazer o arma-

zenamento feito num Centro.

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

O Governo Federal tinha a intenção de resolver o pro-

blema de vastas massas documentais pouco consultadas, que estavam desordenadas em lugares inconvenientes 2 sua conser- vação e isto em todo o Distrito Federal.

O Governo queria, no futuro, salvaguardar, preservar,

armazenar e fornecer um serviço econômico, a todos os Minis- térios, respeitando-lhes os direitos de propriedade sobre a

documentação inativa ou semi-ativa.

Desejava, além disto, assegurar a conservw-o de todos os papéis de interesse administrativo, jurídico e histórico.

Propunha que especialistas encarregados da gestão dos pa- péis estivessem capacitados para aconselhar os Ministérios sobre as formas de classifica@-o que fossem mais relacionadas com suas funções, e podessem discutir, com eles, seus proble- mas e apresentar-lhes soluções.

Havia constatado que o pessoal encarregado da administra- ção de papéis, tinha sido, em todos os Ministérios, o grupo mais negligenciado, menos instruído, menos capacitado, e 'que, futuramente, esta situação deveria mudar. Para reformu- lá-Ia, o governo revisará os estatutos dos quadros de pessoal, nomeará gerentes de gestão qualificados e fará com que sejam realizados cursos de treinamento em administração de dossiês.

Não nos esqueçamos: um organismo

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

só

pode funcionar com

eficácia se conseguir localizar seus papéis dentro de um prazo' razoável.

O Governo interessou-se, também, pelo planejamento dos métodos, procedimentos e sistemas, a fim de estabelecer, no futuro, uma certa padronização das atividades, dos formulá- rios, dos textos oficiais, etc.

.

.,

onde isto poderia aplicar-se sem entravar as funções de um Ministério. Visou ir ainda mais longe, pela promulgação de um Ato sobre os documentos pú- blicos que obrigará todos os Ministérios a transferir, anual- mente, seus documentos inativos ao Centro de Documentos. Quis ainda assegurar-se de que, no futuro, nenhum papel será destruído sem ter sido examinado e proibiu a todos os

Ministérios destruir o que quer que fosse, sem autorização. Agindo assim, quis proteger, para a posteridade, os documen- tos que têm um valor, seja legal, administrativo, de pesquisa ou histórico, e impedir, dessa forma, que certos funcionários pouco conscienciosos eliminassem, sem distinção, papéis Úteis

contendo o que havia sido produzido no passado.

Uma última razão, e não menos importante, foi o custo elevado da administração nos diversos Ministérios. As deman- das constantes de novos empregados, as necessidades de locais

adicionais, as necessidades de equipamento custavam caro

demais

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

5

administração geral. Era preciso reduzir as despesas.

O que é um Centro de Documentos ou um Centro de Arquivo? Ainda uma vez, não nos equivoquemos sobre o termo "ar- quivo". Em Otawa, o destino quis que os Arquivos Públicos do Canadá tivessem como missão a criação destes depósitos. Teria havido, talvez, menos confusão do termo, se se tivesse

dado a este Centro, o nome de Centro de Documentos do Go- verno Federal. Logo que se falasse, por exemplo, do Arquivo do Ministério da Agricultura, a distinção seria clara e nítida, pois seriam os documentos do Ministério da Agricultura depositados no Centro de Documentos do Governo Ferderal.

O que é um Centro de Documentos? Um Centro de Docu-

mentos

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

6 um depósito intermediário, é um lugar de transição destinado a receber papéis inativos, semi-ativos dos Ministé-

rios do Governo e tendo, por finalidade, preservar estes docu- mentos dentro de sua classificação original; fornecer aos ii'linis- térios um serviço de referência sobre estes mesmos dossiês; controlar seu encaminhamento final: destruicão ou conserva- ção pelo valor administrativo legal, histórico, e no caso de con- servacão, seu recolhimento ao Arquivo com um "A" maiús- culo.

Daí, uma distinção radical entre um Centro de Documen- tos e o Arquivo. Os documentos dos Ministérios federais são confiados à guarda do'Centro: o Ministério conserva seu direi- to de propriedade sobre seus dossiês e se, por uma razão ou por outra, está descontente tem o direito de requisitá-los, ou retirá-los do Centro. Uma vez recebidos no Centro, o uso desses papéis só é permitido às pessoas autorizadas pelo Mi-

nistério e ninguém pode ter acesso aos mesmos sem ter, previa- mente, obtido uma permissão escrita do Ministério em ques-

tão. Quando esses documentos se tornam inúteis, período geralmente estabelecido pelos prazos de conservação, o Minis- tério é avisado e consequentemente, seu assentimento é reque- rido para dispor destes dossiês. Se os dossiês não têm nenhum valor, são automaticamente destru ídos;

se

têm valor histórico,

um Arquivista faz a seleção e são, em seguida, recolhidos aos Arquivos para serem classificados e conservados indefinida- mente. Uma vez que o Ministério desista de seu direits, os do- cumentos conservados tornam-se propriedade do Arquivo. O

Ministério pode, como o público em geral, consultar a docu- mentação do fundo que lhe era pertinente e que

6

a í conser-

vada, não possuindo mais nenhum direito sobre a

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

rnesmq.

Encontramos, então, no decorrer destas operações três tipos ,de atividades distintas: o Ministério que possui e transfere os documentos administrativos correntes; o depósito que conser- va e se utiliza destes dossiês mais OU menos inativos; e o Ar-

quivo que custsdia o acervo histórico.

Falemos agora das dificuldades encontradas na escolha de um edifício

Deixem-me, primeiramente, dizer-lhes que eu não creio que uma empresa particular possa oferecer ao público um ser- vico de gestão de dossiês a preco razoável e permanecer nos ne- gócios. O custo inicial e o custo de manutenção mostram-se muito onerosos. Existem muitas outras razões tais como: o

número de filiais, sua importância, a distância entre estas e o Centro, a frequência de suas consultas. etc.' Não haveria pedi- dos, não haveria prestação de contas, não haveria lucros. Devido ao custo inicial do empreendimento, somente instituições como a Hydro-Quebec, a Companhia de Telefone Bell e outras companhias importantes podem pensar em esta-

belecer um Centro semelhante para a gestão de seus do- cumentos.

O estabelecimento deste gênero de serviço sobre uma base comercial não me parece recomendável.

Se seu diretor pedisse para abrir um novo Centro, o que fazer? Haveria muitos problemas a serem equacionados. Le- vantaremos alguns: Onde? O projeto parece justificável? Fi-

zemos um levantamento dos documentos e dos eventuais clientes? Existem dossiês suficientes para justificar uma cons- trugo desta ordem? O projeto foi aprovado pelas autoridades?

Reservamos as verbas necessárias? Quais serão as despesas anuais daí provenientes? Qual é a população do distrito a ser servido? É um lugar de economia estável ou em vias de desen- volvimento? O edifício proposto poderá atender às necessida- des do lugar pelo menos por uns dez anos? Quando prever ,uma expansão? Os planos que lhe propõem ou o edifício que lhe reservam serão adequados às operações que você

terá de cumprir? Em caso afirmativo, terá três possibilidades

5

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

sua disposição: alugar; comprar um terreno e aí construir [em moldes governamentais, ou ainda, mandar construir através

de uma empresa privada, de acordo com seu planejamento.)

Assim, com

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

a mochila nas costas, você parte, não a pé,

mas de avião, para pesquisar junto a seus colegas do Minis- tério dos Trabalhos Públicos, as possibilidades que oferece a região.

Você é recebido como funcionário, por funcionário.

-

Desejamos um edifício para receber e colocar à disposi- E você não tem tempo de ir mais longe.

-

Temos exatamente o que você necessita; o armazém que a Fairchild acaba de desocupar à beira d'água.

-

Perdão, não se trata deste gênero de construção. E a í começa a discussão; tudo isto, porque mencionou a

palavra "armazenar". É preciso então que

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

se eduque estas

.

ção os dossiês dos Ministérios Federais.

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

t'

pessoas em matéria de gestão de documentos. Chega o mo- mento em que você perde a paciência, e exclama:

- Escutem-me ! Quando eu tiver terminado, podem falar. Queremos um edifício de aproximadamente 42.000 pés quadrados, podendo conter 140.000 pés cúbicos de dossiês, em andar térreo, de preferência, ou com dois andares, piso com capacidade de resistência para 250 libras, por pé quadra- do; (todos se assustam) sem inquilino, (tumulto geral), com. um contrato de 15 anos, situado

o

mais perto possível das vias

principais e, aproximadamente há oito milhas de distância do centro dos edifícios governamentais (é o caos !).

Felizmente, em meio ao comitê, uma voz faz-se ouvir, convidando seus colegas a escutar; apaziguam-se os ânimos e

você continua a enumerar seus motivos.

- O

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

edifício deve estar situado perto de grandes vias, de

forma a propiciar-nos um acesso fácil e rápido ao centro da ci- dade, a fim de que possamos atender e entregar facilmente os pedidos de referência de dossiês e também podermos colher e

transportar os dossiês dos Ministérios por vias mais diretas. O edifício deve estar situado próximo de-um setor resi- dencial, de modo a permitir aos funcionários habitar o mais perto possível de seu trabalho, impedindo, assim, mudanças contínuas de pessoal. Situado, também, perto de local onde

exista a possibilidade de alimentação e servido por transporte

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

pú b I ico.

Deverá haver uma certa reserva de terreno para possíveis ampliacões; o pé direito deverá ser de 16" aproximadamente;

a estrutura não deverá ser entrecortada por divisão; e a tempe- ratura do edifício deverá ser mantida igual a dos escritórios e, por medida de segurança, um sistema de alarme deverá cobrir todas as entradas. A rampa de carregamento ficará no interior e existirão locais próprios para a instalação de um in- cinerador, fragmentadora e uma enfardadeira.

Depois você termina dizendo que os detalhes de somenos importância serão comunicados posteriormente.

Todos

se

entreolham pensando que um de nós

se

descon-

trolou: "ele nada conhece sobre a gestão de imóveis; um edifí- cio desse tipo, para receber os velhos dossiês do governo. . ." Depois perguntam quanto pensam pagar por um t a l edifí- cio. "De $ 225.000 a $ 250.000". Aprovação unânime: faça, faça.

Você acertou o alvo e todos compreenderam a envergadu- ra do projeto. Fique satisfeito por ora, pois o seu objetivo foi alcançado.

Quais serão as principais características de seu edifício? Será preciso aqui considerar suas necessidades imediatas. Numerosas decisões poderão mudar ou modificar seus planos.

8

e o aspecto de seu Centro. Por exemplo: o montante de dinhei- ro a que você está restrito e o gênero de estrutura. O edifício

vai estender-se sobre um

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

só

plano ou sobre dois ou três anda-

res; o interior será em uma só extensão ou subdividido; o tamanho do terreno permitir-lhe-á construir em largura ou o obrigará a construir em altura (construindo em altura, isto sig- nificará a necessidade de um ou dois elevadores); a que leis

locais você estará sujeito; de que altura deseja você suas estan- tes ( isto poderá significar a diferença entre um piso a mais ou

a menos na construção.

Aqui estão, para ajudá-lo, alguns dados que facilitarão o planejamento. Você é chamado a recomendar um local para seus dossiês. Suponhamos que queira armazenar 100.000, 125.000 ou 150.000 pés cúbicos de dossiês, com uma estante de dez prateleiras.

A experiência passada demonstrou-nos que a área exigida para acomodar os diferentes serviços de um Centro (incluindo espaço de escritório, local de trabalho, de recepção, de maqui- naria, lugar para recolher seu quipamento, seus caminhões,

câmaras de expurgo) eleva-se a

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

&O00

pés quadrados; os cor- redores são geralmente de 36" de largura; as estantes medem

26" de largura; estas dimensões estabelecem seu fator de arrna-

zenarnento de 1 a 3, isto

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

6, em média, três pés cúbicos de dos-

siês para cada pé de superfície. Essa medida ira'rnudar se for instalada uma estante d e 6, 7, 8, ou 9 prateleiras, ou ainda, se alargar a medida dos corredores acima de 36". Nesses termos, nem sempre você será senhor de suas decisões. Se não tem

nada a dizer, ou se não for consultado quanto

i

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

dimensão dos pilares de sustentação do edifício, é bem provável que em cer-

tos lugares esses pilares

se

encontrarão no meio dos corredo-

res.

E

para corrigir esta anomalia, será necessário construi-

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

10s com maib de 36" de largura, o que não será rao econômico. Entretanto, saiba tomar uma decisão. Quando chegar ao ponto onde seus trabalhos forem perturbados ou sacrificados pelo fator econômico, jogue tudo fora; você atingiu então o ponto culminante onde a economia não tem razão de ser.

Voltemos

6

nossa proposta original de construção de Cen- tros com capacidade de 100.000 pés ou mais.

Capacidade 100.000 pBS3 125.000 150.000 Superfície de arrnaze- narnento 33.000 p6s2 42.000 50.000 Superfície de escritó- rio e local de serviço.

8.000

p6s2 8.000

8.000

Superfície total eregi- da. 41.000 DBS2 50.000 58.000 Dirnensües do edifício.

200 x 200

225 x 225 240 x 240

'

Custo do edifício

$ 10.00 o P6.

$41 0,000

$ 500.000

$580.000

O Equipamento

O equipamento pesado consistirá de dois caminhões, pequenos carros de carregamento, um incinerador, uma frag- mentadora, uma enfardadeira, um fumigador, caixas, pastas (se necessário) e estantes de aço.

Um caminhão pesado com porta trazeira inclinável, que permitirá levantar seus carros carregados sem ter que manipular suas caixas duas ou três vezes. Estes pequenos carros podem, cada um, carregar 36 caixas e nove deles podem ser transportados de uma vez pelo caminhão pesado. Assim, estes pequenos carros são carregados uma só vez, manual- mente, no Ministério de onde provém os dossiês. Transporta- dos em uma só operação, são depois descarregados diretamente

sobre as estantes de armazenamento do Centro. Economia de tempo, de salário e de dinheiro.

Os

pequenos carros custam

$

90

cada, o caminhão pesado $ 6.800 e uma camionete

$ 3.400.

Duas camionetes serão necessárias no decorrer do segundo ano de existência do Centro, a fim de atender aos pedidosdos MinistBrios. Geralmente, duas entregas são indiyensáveis: uma de manhã e outra

i

tarde, sendo a primeira, especial com urgência e a segunda, pelo correio, nos escritórios do Dis- trito, fora da cidade onde

se

encoiity situado o Centco.

Um fumigador que poderá custar $8.000. Não é plau- sível que um lugar da envergadura de um Centro seja infestado por insetos, fungos e outros animais daninhos.

Um incinerador, ao preço de $ 1.600 a $ 1.800, para B

destruição dos papéis secretos.

Uma fragmentadora no valor de $ 5.000 (existem de $ 250

sem

montagem), para a destruição dos papéis que neces-

sitam de uma atenção particular 9Wa' o empacotamento do papel sem valor, a fim de obter u q preço melhor de venda. Uma máquina de fazer fardos, ao preço de $

2.600,

para completar a operação da fragmentadora. A venda do

papel enpacotado rende mais do que a venda sem nenhuma

arrumação.

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

E

necessário dizer que

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

se

poderá providenciar a

feitura dos fardos quando houver uma boa quantidade de documentos para destruir.

Uma estante de aço ($ 125 tamanho normal) para o ar- mazenamento de suas caixas. A estante se chama em inglês “Canti lever” ou o gênero console, isto é, sustentada por SaliênciaS.

f

uma estante ajustável

“4

vontade” e que não

entrava o trabalho na divisão das seções. O armazenamento

Enunciemos, de início, três grandes princípios básicos. Primeira regra: Não aceitamos, no Centro, arquivos metá- licos ou outros de qualquer espécie que sejam. Por que? O

arquivo metálico custa caro e ocupa mais espaço que a estanté

de aço. Para ganhar espaço, seria preciso colocar

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

4 s

arquivos uns sobre os outros. São pesados; seria preciso esvaziá-los e

recolocar os dossiês no lugar,

Os

dossiês são conservados nas gavetas e a sequência não é visível. Para consultá-los seria preciso subir em pequenas banquetas, abrir uma gaveta que impede a passagem, tentar reconhecer a classificação, arriscar-se a tropeçar, etc. O arquivo não

se

presta a um sistema

de localização rápida: quando chega o tempo de destruir

15

pre-

ciso retirar tudo das gavetas, a menos que se coloque indicações nas mesmas, ninguém pode dizer

se

os arquivos estão vazios

ou em uso. Se estiverem vazios, é preciso enchê-los; de que forma irá transportar seus dossiês para o arquivo? É necessá- rio um recipiente qualquer. Uma vez que estes recipientes estejam vazios, que irá você fazer com eles? Esta manutenção custará caro e não é eficaz. O arquivo reclamará guias de loca- lização complicadas e não lhe darão estatísticas rápidas

se

o

conteúdo estiver encerrado no interior d o arquivo.

Segunda regra: Ainda que seu Centro seja dividido em seções - salas ou não

-,

nunca reserve um lugar particular para um Ministério ou uma instituição. Por que?

E m princípio, o local que você desejaria reservar a um Ministério deveria ser proporcional

6

importância e às ativida-

des deste. Tente planificar e prever a documentação que pro- duzirá este Ministério; é quase impossível.

O

que acontecer5 se o Governo aumentar as responsabilidades do Ministério?

Seus prognósticos estarão perdidos e o espaço que reservou

toma-se insuficiente. Seguindo esta linha de conduta, você reservaria para um pequeno Ministério um pequeno local e para um Ministério mais importante, um local mais impo- nente, com os resultados de que talvez nem um nem outro

se

serviria totalmente e você teria espaços inutilizados no ceu

Centro. Além disso, quando tiver destruído certos dossiês, e criado outros espaços, será necessário reservá-los, a fim de obter o espaço necessário para receber novas entradas

do

mesmo Ministério. Neste momento, seu sistema numérico está desorganizado e torna-se uma confusão. Uma vez que

se

destinou a uma caixa um local dentro das prateleiras, este número não deve nunca mudar.

Os

dossiês mudarão, mas

não o número da prateleira. Assim,

se

lhe for possível ver

seus dossiês intercaladosentre os de dois Ministérios diferentes,

o primeiro pensamento que viria

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

i

sua mente seria: estes irresponsáveis vão perder nossos dossiês. Tranquil ize-se, nada

está perdido ainda com a numeração consecutiva.

Uma terceira grande regra: Jamais procurar guardar dossiês segundo o assunto. Como por exemplo, guardar num lugar todos os dossiês de natureza financeira, os dossiês concernen- tes

i

defesa, etc. Isto úTlplica em que você estará obrigado a criar mais um índice especial de assuntos no seu registro de localização; que os dossiês com uma mesma entrada para um Ministério serão separados em um ou dois lugares diferentes,

o que complica o sistema e não é recomendável. Além disso, algumas vezes, a classificação dos documentos de certos Minis-

térios não se presta

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

6 uma tal separação. E aqui, como no

Arquivo, é preciso haver o “respect des fonds”.

Como armazenamos os documentos nas prateleiras

~

Utilizar caixas de dimensões regulares. As que usamos t ê m as seguintes medidas: externas

-

15 1/4 x 12 x 10 1/2, ou

podem conter um pé cúbico de dossiês. Existem razões para isso: a compilação de estatísticas fáceis, pelo fato de que uma caixa contém um pé cúbico de documentos. O tamanho da caixa permite uma manipulação fácil e a própria caixa cheia

não é demasiado pesada; adapta-se

i

estante, na qual a regula- gem é geralmente instalada na base.

OS

documentos São colocados por ordem original de

classificação dentro das caixas. Cada caixa traz um número temporário e consecutivo no alto,

i

direita. Este número per- manece na caixa a fim de salvaguardar a ordem dos dossiês e a í aparece, mesmo quando o número permanente é afixado. D a í uma dupla maneira de verificação. Este número permite a referência dos dossi ês durante a preparação dos detalhes de entrada. Uma lista descritiva acompanha estes dossiês, dando o conteúdo de cada uma das caixas e o número temporário afixado quando da transferência destes papéis. Na recepção, estas caixas são colocadas nas prateleiras e uma etiqueta branca, trazendo o número de localização do Centro, é coloca-’

da em cada uma delas. Uma vez que os números usados apare- cem na lista, uma cópia é expedida ao Ministério,

sob

o título

de guia de localização, com um número de transferência ou de entrada. Se o Ministério deseja uma informação sobre seus dos-

siês, tudo o que ele tem que fazer

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

6

mencionar o número de entrada, o número do recipiente e o número do dossiê deseja-’

do. Irei mais longe. Num sistema bem organizado, basta que o Ministério nos diga: desejamos nosso dossiê númeio 501,

Quanto mais simples é o sistema, mais ele é eficaz e seus empregados se familiarizarão repidamente com os lugares onde eles deverão ir para atender os pedidos. Eu explico. Digamos que há três edifícios sob seu controle, com vinte e cinco salas e que cada sala encerra 10.000 pés de documentos. (Torna-

se mais simples

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

se

seus edifícios

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

50

comportam separação).

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Os

mesmos podem ter nomes diferentes, pouco importa, mas

não vá fazer a bobagem de identificar suas salas através de uma letra; identificar as salas com um número e os edifícios por um conjunto de números. Se se identificar as salas por letras, ha- verá repetições de um edifício para outro e você será obri- gado, então, a identificar o edifício, o que significa adicionais que podem ser evitados.

Digamos que seus edifícios contenham 250.000 pbs cú-

bicos de dossiês,

ou

250.000 caixas, e que cada edifício

encerra vinte e cinco salas contendo 10.000 caixas. Atribua ao

primeiro edifício e aos outros,

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i

medida que eles forem cons-

tru ídos, um conjunto de números consecutivos. Edifício Champlain

Edifício Laurier Edifício Bourassa

1

i

249 999 250 001 .à 499 999

500 O01

5

749 999 Agora, organize-se de forma a que o número inicial dos conjuntos de números fixados nas salas correspondam ao nú- mero da sala: assim, 'a primeira sala trará o número O e enfei- xará os números de 1 a 9.999. A sala n? 1 conterá os números de 10.000 a 19.999; a saia número 2, os números 20.000 a 29.999; assim por diante.

Pode

se

fazer a mesma coisa

se

seu edifício tem três ou

quatro andares. Não é necessário que faça uso de todos os

números fixados num andar. Se existe um sub-solo, comece no sub-solo com os números de 1 a 99.999; o primeiro andar até 100.000; o segundo até 200.000; o terceiro até 300.000, etc. Certas pessoas temem que os conjuntos de números ultrapas- sem a um milhão. Com a gestão de documentos, tal como nós a praticamos hoje, há pouco o que temer a este respeito.

O que

se

tira de um sistema semelhante: a simplicidade, a

rapidez, a eficácia, a garantia contra os erros: não há uma só caixa que traga o mesmo número. Um funcionário pode, de sua cadeira, sem consultar nenhum índice, encaminhar seu empregado ao lugar certo. Suas fichas numéricas vão per- mitir-lhe conhecer, sem ir verificar em cada uma das salas, o

total de espaço livre. Resumindo, ele pode dirigir tudo com segurança, sem sair de sua mesa.

Como efetuamos economias pata o governo?

Nós o fazemos de diversas maneiras. Recolhendo tudo num Centro, o espaço é muito menos dispendioso do que nos edifícios modernos situados em plena cidade. Digamos que ele

custa 0,45 para guardar uma caixa de dossiês por ano no centro, enquanto esta mesma Caixa poderia custar entre $2,50 a $ 4,OO num edifício do governo.

Para guardar 24 pés cúbicos de dossiês custa no centro entre $ 5.50 e $ 8,00, nos escritórios comuns entre $ 21,OO

e $ 63,OO. Se estes dossiês

são

colocados em arquivos metá-

licos serão necessários três

i

$ 60,OO ($ 180.00). Colocao- do-0~ sobre prateleira de aço, 24 p6s nos custam $33,60

Para dar-lhes uma idéia do que economizamos para o go-

verno em dinheiro este ano, o total dos dossiês que possuimos eleva-se a 735.000 pés. Estime-os

i

uma média de $ 5,OO o

Pé nos Ministérios e terá a enorme soma de $3.675.000; estime-os no Centro a razão de$ 1,25 e obterá um montante de $918.750. A diferença de $ 2.756.250 representa a econo- mia realizada e isto sem levar em conta os documentos des- tru ídos.

Economizamos para o governo fazendo respeitar os prazos de conservação, impedindo os Ministérios de conservar papéis que não têm mais utilidade. Assim, o espaço ocupado nas pra- teleiras por estes documentos pode ser utilizado novamente para os documentos produzidos no decorrer do ano. Liberando para um Ministério um númenrs às vezes importante de pra-

teleiras, nós os impedimos de fazer um pedido de expansão de seus locais, ou de comprar arquivos, etc.

.

.

Evitamos a construção de edifícios, ou pelo menos a retar- damos por vá,rios anos. Impedimos o Ministério de fazer a com- pra de estantes adicionais Se como acabo de dizer, o Ministé- rio utiliza ainda arquivos para guardar seus dossiês, evitamos a compra, liberando aqueles que já foram utilizados. Dizemos que esvaziando cem arquivos, isto não é raro, economizamos para o governo, por um só Ministério, a soma de $6.000, e este Ministério continua a fazer uso dos mesmosarquivos. Deverá, talvez, por causa do aumento de trabalho, que geral- mente fica em torno de 2% ao ano, comprar dois ou três novos arquivos. Não

se

deve, entretanto, esquecer que a prática

corrente é de guardar sobre estantes abertas: é questão de economia.

Quando um Ministério faz um pedido de expansão ao Mi- nistério dos Trabalhos Públicos, este Último

se

assegura

de

que

o Ministério requerente transferiu para O Centro de documen-

tos os papéis que normalmente não têm mais lugar no Ministé- rio e agindo assim ele evita o aumento não justificado em certos setores.

Esta concentração de documentos num Centro, documen- tos inativos e semi-ativos, faz economizar de muitas maneiras.

Economia de pessoal: o Ministério que adgamente tinha tendência a empregar seu pessoal mais na dedicação aos dossiês,

se

vê na obrigação de reduzi-lo, porque este deve

cuidar somente dos dossiês ativos.

0 s

empregados do Centro

se

I

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NOTICIAS

XVII Conferência Internacionat da

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

Mesa Redonda de Arquivos

A próxima Mesa Redonda de Arquivos terá lugar na Itâ- lia, em Cagliari, de 5 a 8 de outubro próximo, para discussão do tema: Constituição e teconstituição dos patrimônios arqu iv ísticos nacionais.

UM ARQUIVO MAIS PÚBLICO N O ESTADO DO RIO DE JANEIRO

Sob a denominação de Fatos, Leis e Homens, o Arquivo Público do Estado abriu ao público, em Niterói e no Rio de Janeiro, na Faculdade de Direitos e Instituto de Ciências Humanas, da UFF, e na Universidade Federal, no Fundão, respectivamente nos períodos de 1 a 8 e 10 a 20 de setembro e 17 a 22 de outubro Últimos, três exposições de documentos históricos do Brasil-Colônia, Império e República, inauguradas pelo Secretário da Justiça Laudo Camargo e o diretor-geral da instituição, prof. Almir Marcos Madeira.

As mostras, que registraram em seus Livros de Presença, o comparecimento de 1.618 visitantes, constituindo-se nas primeiras visuais de valor histórico do novo Estado, no con- texto da cultura brasileira, fazem parte de ”um projeto de implantação de uma nova estrutura para o arquivo estadual, que permitirá torná-lo mais público e interrelacionado aos arquivos congêneres, no âmbito dos municípios e dos Estados e com as entidades comunitárias”, segundo ressaltaram nas solenidades inaugurais seu diretor-geral e o titular daquela Secretaria de Estado.

De acordo com o citado projeto,

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i

nova estrutura da ins- tituição, agora transformada em Departamento, reunindo qua-

tro divisões, nove serviços, nove seções e dois setores, cor- responde um elenco de medidas técnico-administrativas e de reforma total das instalações, já em p!ena execuqb. En-

tre essas providências, estão a edição de um Boletim - “ln- formações”

-

para intercâmbio com governos e instituições especializadas, cujo número de lançamentos circulou em outu- bro/dezembro, e de Cadernos de Pesquisa, na primeira quinze- na de janeiro, a constituição de uma equipe técnica, para exame e seleção do acervo, a assinatura de convênios com a

UFF, com vistas

i

pesquisa histórica e o treinamento de ser- vidores do Arquivo, através de cursos de organização e téc- nicas modernas de arquivos e práticas de preservação e res- tauração de documentos, promovidos pelo Ar-quivo Nacional. Iniciadas em janeiro, as obras de reforma da sede do APERJ, com base em planta globai para, issp,-elabomdaiiPcom* preendem instalações amplas, para o mento da nbva estrutura técnico-administrativa, com a4de amb’i’ente e

adequadas condições de trabalho

iluminação) e a construção de um I io para preservação e restauração de documentos. Esse iço foi projetado, tendo por modelo as experiências ução e funciona- mento do próprio

Ministério da Edu Edson Motta, que

elementos indispensáveis

i

execuçao do projeto, #-.-A >I

MAN

-

Abril. 77

-

pág. 38

-

39.

MICROFILMAGEM NO ARQUIVO NACIONAL

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

O

Arquivo Nacional

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

está realizando, em convênio com a FINEP, os servicos de fichamento e microfilmagem de todos

os livros de escrituras que estão sob a sua guarda. São ao todo 5.000 volumes, pertencentes a vários Ofícios, que datam desde o Século XVIII.

Muitas foram as razões para a realização dessa iniciativa, tais como: o mau estado de conservação dos livros, o processo arriscado e trabalhoso de extração de cópias, as buscas demora- das e ainda o considerável número de consultas e pessoal para atendê-las.

Dado o estado precário em que

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se

encontram muitos

desses livros, os serviços vem se processando em rítmo bastante acelerado.

As escrituras estão sendo fichadas por outorgantes e outorgados, mais os dados de: tipo da escritura, número do livro, número da folha, data, número do oficio e o número do rolo do filme.

O fichário será organizado em ordem alfabética e os rolos dos filmes em ordem numérica. Dessa maneira as consultas serão rápidas, bem como o acesso aos filmes. Com o aparelho leitor-copiador de microfilmes, serão fornecidas em poucos segundos, cópias em papel das mesmas dimensões dos originais.

A Associação dos Arquivistas Brasileiros tem nowos dirigentes

A diretoria da AAB, para o biênio

1977/1979,

foi eleita pelo

Conselho Deliberativo, em sua reunião de

31

de março passado

e está assim constituida:

Presidente: Marilena Leite Paes

Vice-presidente: Ellyana de Niemeyer Mesquita

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I ? Secretária:

2? Secretária:

I ? Tesoureira: Wilma Schaefer Corrêa

2?

Tesoureira:

Eloisa Helena Riani Marques Eliana Balbina Flora Sales Norma Viegas de Barros

CURSO DO ARQUIVO NACIONAL VAI PARA A

FEFIERJ

O Decreto n?

79.329,

de

02.03.77

(publicado no Diário

Oficial do dia seguinte), transferiu

i

Federação das Escolas

Federais Isoladas do Estado do Rio de Janeiro

-

FEFIERJ, o curso permanente de Arquivo, do Arquivo Nacional do Minis- tério da Justiça, com a denominação de Curso de Arquivologia

e deu outras providências. Eis o seu texto:

Art.

l?

-

Fica transferido para a Federação das Escolas Fede-

rais Isoladas do Estado do Rio de Janeiro - FEFIERJ, como unidade congregada

2

mesma, para os efeitos do artigo

7?

do Estatuto aprovado pelo Decreto-lei n?

1028,

de

21

de mtu-

bro de

1969, o

curso permanente de' Arquivo, do Arquivo

Nacional do Ministério da Justiça, com a denominação de Curso de Arquivologia.

Art.

2?

-

O Arquivo Nacional, mediante a celebração de con- vênio com a FEFIERJ, assegurará a permanência do Curso de Arquivologia nas dependências ocupadas atualmente pelo curso de Arqujvo, durante o prazo necessário

i

FEFIERJ

para dispor de local adequado

i

sua instalação.

Prágrafo único

-

O convênio a que se refere este artigo esta- belecerá a permanência da vinculação do Curso d e Arquivo- logia ao Arquivo Nacional, no que se refere

i

ministração das matérias técnicas e ciências auxiliares da História, especial- mente quanto

2

realização de estágios.

Art.

3?

-

O Ministério da Educação e Cultura adotará provi-

dências na sentido de transferir

i

FEFIERJ, a partir do exer- cício financeiro de

1978,

os

recursos necessários

i

manutenção do Curso de Arquivologia.

Art.

4?

-

Os

Ministérios da Justiça e da Educação e Cultura baixarão, em conjunto, os atos competentes necessários 5

execução deste Decreto.

Art.

5?

-

Este Decreto entrará em vigor na data de sua pu-

blicação, revogadas as disposições em contrário.

Brasília,

2

de março de

1977,156O

da Independência

e

89?

da

República. Ernesto Geisei, Armando Falcão e Ney Braga.

A

Propósito

do

Sistema

Nacional

de

Arquivos

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

r---l

José

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

I

Espose1

Cogita-se, no mOmento, da adoção de um Sistema Nacio- nal de Arquivos.

O atual Presidente da República, em suas mensagens ao Congresso, já teria, por duas OU três vezes, prometido a breve

implantação da medida.

A importância e pertinência da questão - e principal- mente a sua necessidade - é amplamente reconhecida.

Para alguns, há pouco chegados às lides arquivísticas, a matéria é de trato recente entre nós e refletiria a intensificação de um movimento de amplitude internacional. Ou o agrava-

mento, a limites intoleráveis, de uma situação que levou

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os

arquivos brasileiros a um nível verdadeiramente desolador. Mas não é bem assim. Neste particular, como de resto em outros tantos da área arquivística, nosso país desperdiçou,

desde o início da década passada, a oportunidade de

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

se

recu-

perar da ação nefasta de administrações incodpetentes. Po- deria, até mesmo, ter

se

antecipado à maioria dos países,

pelo menos daqueles subdesenvolvidos, ao estabelecer uma moderna legislação arquivística.

Na verdade, após anos e anos de estagnação e até retroces-

so,

foi o Arquivo Nacional, a partir de agosto de 1958, benefi-

ciado com uma gestão esclarecida e inovadora: a de José Ho- nório Rodt-igues, já na época historiador consagrado e pequi- sador autêntico, familiarizado com as fontes primárias, vale

dizer com os arquivos.

Como consequência

às

suas veementes denúncias acerca

das precárias condições do Arquivo Nacional e também em virtude da construção de Brasília, foram baixados, suces- sivamente,

os

Decretos n?s 48.936, de 14.09.60 e 50.614,

de 18.05.61, um do Governo Juscelino Kubitschek e outro de Jânio Quadros que, aliás, não tiveram execução prática. Cui- davam da criação de um Grupo de Trabalho incumbido do estudo dos problemas de arquivo no Brasil.

Logo após, no Governo de João Goulart, foi instituida pela Portaria n? 316-6, de 7 de novembro de 1961, do Minis- tério da Justiça e Negócios Interiores, uma Comissão integrada pelo Diretor do Arquivo Nacional, José HonÓrio Rodrigues,

que deveria presidi-la, e dos seguintes membros: Augusto de' Rezende Rocha, Maria Luiza Stalllard Danneman

Lourdes da Costa e Souza e Ruy Vieira da Cunh

E pela primeira vez, resultado dos Coinissão designada pelo Ministro lAlf

tãorde José Honório Rodrigues,

se,

ofereceu ao país um ante-

projeto de lei dispondo sobte a o Sistema Nacional de Arquivos.

Infelizmente o anteprojeto, desaparecendo nos intricados meandros burocrá SP que, desde 1945, não tem favorecido as aspira

Em 1972 os trabalhos do Brasileiro de Arqui-

vologia foram abertos com uma

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

sessão dedicada ao assunto,

desencovando o texto primitivo rente, é claro, de uma 15

, REITOR: Prof.

Helios Homero Bernardi Prof. Derblay Galvão DECANO :

Prof. Oscar Mombach PRÓ-REITOR DE ENSINO E PESQUISA:

Prof. Sérgio Carvalho Bernardes

COO R

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DE NA DO R A :

Prof? Darcila De Lacanal Castelã VICE-DIR ETOR :

CUR R

icu

LO

CÓDIGO: DISCIPLINAS Créditos

l? SEMESTRE

A D M 109 - Administração

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

I

DIR F I L HIS HIS

HIS 122 - Arquivo I

LET

MAT 229

-

Estatística B

DDU 100

-

Educação Física

2P SEMESTRE:

107 - Introdução ao Estudo d o Direito I 221

-

Fundamentos Científicos da Comunicação

118 - Introdução

6

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

História

119

-

Metodologia da Pesquisa

156

-

Língua Portuguesa I

A D M COM COM HIS HIS

H IS

HIS LET DDU

110

-

101 -

111

-

120

-

123 -

215

-

121

-

162 -

100 -

Administração I I Teoria da Informação Documentação I

História Literária do Brasil Arquivo II

História da Cultura

Fundamentos de Paleografia e Diplomática Língua Portuguesa I I

Educação F ísica

3P SEMESTRE:

A R V 343

-

Fotografia "A"

COM

COM 221

-

Documentação II

DIR 234 - Notariado I HIS

HIS

DDü

HIS

EPB 101

-

Estudo de Problemas Brasileiros "A" 4? SEMESTRE:

A R V 221 - Reprografia DIR 235

-

Notariado I I

HIS 217

-

Fundamentos de Heráldica F I L 312

-

Psicologia das Relações Humanas HIS 221

-

Arquivo IV

LET 158

-

Língua Inglesa I

LET 160

-

Língua Alemã I LET 159- Língua Francesa I LET

DDU 100 - Educação Física

5P SEMESTRE:

COM 102

-

Introdução às Relações Públicas

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HIS

317- Arquivo V

HIS 316

-

Fundamentos de Numismática e Filatelia LET 164

-

Língua Inglesa II

LET 166

-

Língua Alemã II

LET 165

-

Língua Francesa II

LET - Língua Espanhola

MAT 207

-

Princípios de Programação Fortran

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

6?

SEMESTRE:

ESTÁGIO SUPERVISIONADO 225 horas EPB

105

-

Introdução

6

Contabilidade

218

-

História do Livro e dos Arquivos

219

-

HIST? Adm., Econômica e SOC. do Brasil

1 O0

zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA

-

Educação Física

220

-

Arquivo li

I

161

-

Língua Espanhola I

102 - Estudo de Problemas Brasileiros "B"

(2,012 (4,014 (4,014 (5,015 (3,211 (4,014 (4,014 (2,213 (0,210 (2,012 (3,013 (2,012 (4,014 (2,213 (4,014 (3,013 (4,014 (0,210 (1,212 (2,213 (2,213 (4,014 (4,014

i

5,O' 5 (0,210 (3,214 (2,Oi-2 (1,212 (4,014 (3,013 (4,014 (3,214 (4,215 (4,215 (4,2 15 (4,2) 5 (0,210 (3,013 (3,214 (4,014 (4,2) 5 (4,2) 5 (4,2 15 (4,215 (2,213 (2,012 Pré-Requisitos -X- -X- -X- -X- -X- -X- -X- -X- -X-

A D M 109

-X- -X- -X-

HIS 122

-X-

-X-

L E T 156

-X- -X- -X-

COM 111

-X- -X- -X- -X-

HIS 123

-X-

A R V 343

D I R 234

-X- -X-

HIS 230

-X- -X- -X- -X- -X- -X-

HIS 221

-X-

L E T 158

L E T 160

L E T 159

L E I 161

-X- -X-

18 1