Índice
1. INTRODUÇÃO ... 1
2. SENSO DE UTILIZAÇÃO ... 2
3. SENSO DE ORDENAÇÃO ... 3
4. SENSO DE LIMPEZA ... 4
5. SENSO DE SAÚDE ... 5
6. SENSO DE AUTODISCIPLINA ... 6
7. RESPONSABILIDADES ... 7
8. CRIAÇÃO DA COMISSÃO 5S ... 8
9. IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S ... 9
9.1 Definição dos Setores Piloto ... 9
9.2 Mapear Áreas... 10
9.3 Registro do cenário atual ... 12
9.4 Mutirão programa 5S ... 12
9.5 Capacitação dos colaboradores ... 13
10. MANUTENÇÃO DO PROGRAMA ... 13
10.1 Auditorias 5S ... 14
10.2 Formulários ... 14
10.3 Gerenciador de ações ... 17
10.4 Notas 5S ... 17
10.5 Apresentando os Resultados na empresa... 18
10.6 Reconhecimento ... 18
11. CONSIDERAÇÕES GERAIS. ... 19
1. INTRODUÇÃO
Criado no Japão pelo engenheiro Químico, Kaoru Ishikawa, na década de 60, o Programa 5S é uma filosofia de trabalho derivada das cincos palavras de origem japonesa, Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke que foram adaptadas para o português e representam respectivamente os sensos de: Utilização, Ordenação, Limpeza, Saúde e Autodisciplina, na qual buscam a mudança no comportamento e nos hábitos das pessoas.
Como organizar melhor uma empresa? Como combater, de modo eficaz, os desperdícios de recursos essenciais como tempo, energia e matéria-prima? Organizar uma empresa e combater os desperdícios são duas das principais finalidades do Programa 5S, uma metodologia utilizada por diversas empresas no mundo, como a JBS, Coca-cola, Seara, HP, Boeing, Toyota e etc. No Japão esta poderosa ferramenta ajudou o país a se recuperar da derrota na II Guerra Mundial e atualmente é considerada como etapa inicial e como base para a implantação da Qualidade Total.
Esta metodologia baseada em cinco sensos possibilita desenvolver um planejamento sistemático, permitindo maior produtividade, segurança, clima organizacional e motivação dos funcionários, com consequente melhoria da competitividade organizacional que proporciona maior chance da sobrevivência da mesma no mercado competitivo. O programa tem como objetivo buscar de forma simples e constante a transformação cultural da empresa para um ambiente voltado a Qualidade Total, motivando e engajando todos os envolvidos.
2. SENSO DE UTILIZAÇÃO
Seiri é o Senso de Utilização. Analisando os materiais ou os objetos presentes no ambiente de trabalho, a principal pergunta é: Este item é útil para o trabalho? Com base nessa questão, devemos classificar e separar os recursos como útil ou inútil, os não necessários devem ser disponibilizados a quem precisa ou descartados, com a preocupação de não agredir o meio ambiente. Em outras palavras é utilizar de forma adequada o que temos disponível (equipamentos, utensílios, objetos, etc), de acordo com a necessidade, evitando assim excessos e desperdícios.
O senso de utilização também deve ser aplicado no quesito estrutural, ou seja, zelar pelas condições estruturais das áreas, equipamentos, máquinas, mobiliários e evitar os famosos “quebra galhos/gambiarras” visando facilitar as atividades. E em relação à informação também é possível aplicador o conceito, se a informação não estiver atualizada, torna-se inútil, ferindo os princípios do senso de utilização. No conceito comportamental, ter Senso de Utilização é preservar consigo apenas os sentimentos valiosos como: Determinação, humildade, amor, amizade, sinceridade, companheirismo e compreensão, descartando aqueles sentimentos negativos como: Ódio, inveja, raiva e entre outros, o intuito é de criar atitudes positivas para fortalecer e ampliar a convivência no trabalho. Com isso, teremos como benefícios a diminuição de custos, redução do desperdício, liberação de espaço e um local de trabalho mais saudável, apresentável e produtivo.
Exemplos:
3. SENSO DE ORDENAÇÃO
Seiton é o senso de ordenação. A premissa básica é colocar os itens de trabalho ordenados e organizados, de modo que estejam guardados com segurança e seja fácil localizá-los, sem perder tempo. Os objetos de trabalho de uso diário devem estar próximos, os locais de guardar materiais devem estar identificados e organizados, as demarcações e placas de segurança devem estar visíveis e manter mesas, armários e gavetas organizadas durante e após o uso.
Identificando e ordenando os objetos, equipamentos e informações de modo que possam ser encontrados e utilizados de forma rápida por todos. No conceito comportamental, é ainda não misturar suas preferências profissionais com as pessoais, ordenar é planejar seu dia-a- dia e atividades para garantir um equilíbrio físico, emocional, intelectual e espiritual.
4. SENSO DE LIMPEZA
Seiso é o Senso que remete à ideia de Limpeza. As pessoas que trabalham em um mesmo ambiente devem ter total consciência da necessidade de manter o ambiente limpo e organizado, de modo que seja mais seguro, bonito e agradável a todos. Segundo a metodologia, ambientes assim tendem a estimular a motivação da equipe e a criatividade.
No nosso dia-a-dia podemos praticar das seguintes formas: Os pisos e mesas dos setores devem estar limpos, sem acúmulo de resíduos, dar descargas nos vasos sanitários após o uso, jogar lixos nos locais corretos e em empresas do setor alimentício é fundamental o cumprimento das boas práticas de fabricações (BPF).
Por fim, devemos deixar o ambiente, materiais e equipamentos limpos e nas melhores condições de uso, eliminar maus hábitos e qualquer tipo de poluição. No conceito comportamental, ter Senso de Limpeza é procurar ser honesto ao se expressar, ser transparente, sem segundas intenções.
5. SENSO DE SAÚDE
O quarto S é o Seiketsu, ou Senso de Saúde, também é conhecido como Senso de Higiene. Este é um Senso com amplo significado, reforçando desde a necessidade dos funcionários cuidarem de sua higiene pessoal, até cuidados com a iluminação do ambiente de trabalho, passando por questões como ventilação, ergonomia, uso de EPI’s, pratica de esportes e etc, ou seja, cuidar do nosso corpo e mente. Ter senso de Saúde significa criar condições favoráveis à saúde física e mental do indivíduo.
No nosso dia-a-dia, dentro da empresa, podemos praticar das seguintes formas: Andar pelas áreas demarcadas (faixas de pedestres, demarcações de segurança), utilizar os EPI’s corretamente, não obstruir o extintor de incêndio, evitar brincadeiras no ambiente de trabalho, principalmente em tarefas de riscos e etc.
No conceito comportamental, significa ainda ter comportamento ético, promover um ambiente saudável nas relações interpessoais, seja social, familiares ou profissionais.
6. SENSO DE AUTODISCIPLINA
Por fim, temos o Shitsuke que significa Autodisciplina, este Senso reforça a necessidade de todos terem disciplina e se comprometerem pessoalmente com o Programa 5S, devendo trabalhar em sinergia e com respeito mútuo, se um elo se rompe, toda a estrutura se perde.
Ter Autodisciplina significa a manutenção constante da prática dos outros Sensos. Além disso, é desenvolver o hábito de observar e seguir normas, regras e procedimentos da empresa. No conceito comportamental, Autodisciplina significa desenvolver o autocontrole, ter paciência, ser persistente na busca de seus sonhos, anseios e aspirações, respeitando espaço e a vontade alheia.
Sonhos sem disciplina produzem pessoas frustradas, que nunca transformam seus sonhos em realidade.
Augusto Cury
7. RESPONSABILIDADES
Para implantação do Programa 5S é necessário a participação efetiva de todos os envolvidos na empresa para o seu sucesso, sendo eles, diretores e gerentes que garantem o cumprimento, apoiando, auxiliando, acompanhando os indicadores de desempenho e disponibilizando todos recursos necessários, sendo de pessoal ou financeiro, além de incentivar e participar de todos os movimentos do Programa.
Contudo é necessário a participação de todos os níveis hierárquicos
possuem a função de supervisão, que estão abaixo da gerencia, estes tem papéis fundamentais para manutenção da ferramenta, através de reuniões, divulgação das premissas dos cinco sensos e principalmente estimulando todos colaboradores no cumprimento do programa, o supervisor precisa ser o exemplo dentro do setor, corrigindo as falhas e reforçando os acertos.
Por fim os colaboradores, uma vez preparados e treinados, praticam constantemente os cinco sensos no dia-a-dia, contribuindo assim para um ambiente saudável e agradável, sem o envolvimento de todos é impossível à implantação e manutenção do Programa 5S em qualquer empresa.
8. CRIAÇÃO DA COMISSÃO 5S
Com o intuito de melhorar a aplicação do Programa 5S, uma Comissão deverá ser criada, para gerenciar e executar as atividades do programa. A escolha dos membros da Comissão é de responsabilidade dos gerentes ou diretores da empresa, sempre levando em consideração as pessoas que forem julgadas como aptas e possuírem perfis para auxiliar na gestão e disseminação.
Quanto ao numero de membros da comissão, fica a critério de cada organização dependendo da quantidade de funcionários e setores, entretanto, a dica é ter pelo menos um colaborador de cada setor. Um líder deverá ser eleito na comissão para estar à frente representando e direcionando a equipe, o mesmo deverá garantir a realização das reuniões
atribuição e coordenar os membros da comissão e garantir o cumprimento, qualidade das auditorias e efetividade dos planos de ação para correção das não conformidades existentes.
A Comissão 5S deverá se reunir no mínimo uma vez ao mês, para alinhar a condução do programa, propor novas ideias, sugestões, acompanhar a evolução dos resultados e definir estratégias de melhorias.
Depois de formada, a comissão 5S deverá preencher um cronograma de reuniões e seguir conforme estabelecidos sempre registrando em atas os assuntos discutidos e alinhamento realizados.
9. IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S
Para que haja uma perfeita implantação na empresa é importante que a Comissão 5S se reúna e estabeleça um plano de comunicação sobre a implantação do Programa. Este plano deve contemplar todos os funcionários, deve-se considerar a comunicação visual (banners, faixas e comunicados), até mesmo a comunicação verbal. A divulgação deve ser feita de acordo com os recursos disponíveis e com a disponibilidade de cada empresa.
9.1 Definição dos Setores Piloto
A comissão 5S, criada na etapa anterior junto ao gerente deverá realizar a Implantação do Programa 5S na empresa de forma gradativa,
menos dois setores pilotos e quando estes setores chegarem ao quarto senso inicia-se a implantação nos demais, para que a equipe ganhe experiência e aprenda a lidar com imprevistos. Contudo, caso a empresa seja de pequeno ou médio porte e a equipe se sinta confortável em realizar a implantação de todos os setores ao mesmo tempo, nada impede, desde que garanta a qualidade e o padrão de implantação de cada senso.
9.2 Mapear Áreas
Com a definição dos setores pilotos é necessário à realização de um mapeamento das áreas, com o objetivo de definir corretamente a autoridade e responsabilidade de cada um. O programa deverá ser implantado por setores/áreas, que podem ser definidas como áreas internas e externas.
Áreas Internas correspondem aos setores, áreas externas são próximas aos setores ou de uso comum, por isso devem ficar na responsabilidade do mesmo, como por exemplo, banheiros, frente do setor etc. Para organizar essas áreas uma tabela deverá ser criada com a determinação dos locais que compõe as áreas que são de responsabilidade de cada setor (Figura 11). Observação: Estes são apenas alguns exemplos de áreas externas, cada empresa tem a sua particularidade, monte o mapeamento das áreas de acordo com sua realidade.
Figura 11 Mapeamento
Nº Responsável Setor Áreas externas
Sala da portaria
Estacionamento área externa Pátio ao redor
Sala de arquivo morto RH Sala de entrevistas Banheiro exclusivo PROGRAMA 5S
MAPEAMENTO DAS ÁREAS
Portaria João
1
2 Pedro Recursos
Humanos
9.3 Registro do cenário atual
Com o mapeamento das áreas, é importante que seja feito um registro do cenário atual, ou seja, estado do setor antes da aplicação dos 5 sensos, este registro pode ser realizado com fotos ou através de filmagens dos ambientes. Reúna também dados numéricos dos indicadores como absenteísmo e rotatividade, isso servirá para utilização no comparativo do antes e depois.
O Registro da situação atual deve ser realizada com o objetivo de mostrar o quanto pode melhorar o ambiente no qual fazemos parte e não como uma forma de critica sobre as não conformidades registradas. As áreas externas também devem ser fotografadas ou filmadas, o material servirá para apoio em capacitações.
9.4 Mutirão programa 5S
Após a coleta de dados nos setores, inicia-se a fase de aplicação do Programa 5S na área através do Mutirão 5S. Esta atividade representa o start inicial do Programa, desta forma, gerente, lideranças, comissão 5S e todos os colaboradores deverão ser comunicados e envolvidos no movimento, importante a realização de uma abertura oficial nos setores com a participação do gerente\diretor.
Programe uma semana de atividade, onde todos estarão envolvidos na busca de oportunidades de melhorias 5S para o setor, exemplo:
Segunda-feira: Abertura, esclarecimentos e aplicação do primeiro senso;
e sexta-feira, registro dos resultados alcançados. Recomenda-se realizar a implantação de um senso por semana, sempre na ordem cronológica:
Utilização, Ordenação, Limpeza, Saúde e Autodisciplina.
É extremamente fundamental a observação e anotações de todas as adequações estruturais e comportamentais necessárias. O Mutirão deve contemplar também as áreas externas já mapeadas pela Comissão 5S anteriormente.
9.5 Capacitação dos colaboradores
Segundo Falconi, a maioria dos problemas de uma empresa é por falta de treinamento e pecamos justamente naquilo que é mais fácil e barato de fazer. Uma das etapas fundamental, se não a mais importante para implementar o Programa 5S é a capacitação de todos os colaboradores da empresa. Os treinamentos sobre as premissas dos programas e os resultados esperados, devem acontecer baseados na divisão de implantação dos setores, conforme estabelecido pela comissão, contudo, 100% dos colaboradores, sem exceção de cargo devem ser capacitados com conteúdos teóricos e práticos enfatizarem a importância do programa.
10. MANUTENÇÃO DO PROGRAMA
Após a aplicação dos princípios do programa 5S em todos os
que o conhecimento e as melhorias alcançadas não se percam, o que resultará no retorno aos maus hábitos, neste sentido é preciso seguir alguns passos a seguir.
10.1 Auditorias 5S
As realizações de auditorias 5S, em pelo menos uma vez por mês, são fundamentais para garantir a perenidade do Programa 5S nas áreas e consequentemente na empresa. Trata-se de uma verificação sistemática para evidenciar se as atividades propostas na implantação de cada senso estão sendo mantidas conforme planejado, lembrando que tem carácter educativo e construtivo, nunca de forma punitiva. O responsável de cada área conforme definido no mapeamento, tem a responsabilidade de acompanhar as auditorias e corrigir as não conformidades.
As auditorias são de responsabilidade da Comissão 5S. Neste momento uma dupla de Auditores visita cada setor e acompanhado pelo responsável da área, faz a auditoria identificando as oportunidades de melhoria e as relatando no formulário de auditoria, que devem ser entregue para o responsável do setor realizar as tratativas através de planos de ações com data limite para correção da anomalia.
10.2 Formulários
Os Formulários de Avaliação 5S corresponde a 100% da nota de 5S
alcançados pode ser informada em reuniões, murais, áreas de lazer entre outros meios de comunicação.
É fundamental que a Comissão de auditores, observem atentamente se as auditorias realizadas seguem o padrão estabelecido, se reflete os percentuais apresentados, lembrando todos os auditores devem ter a mesma visão no momento de abordagem dos setores para análise dos sensos, ou seja, “utilizar a mesma lente”. Com o intuito de facilitar os apontamentos das não conformidades, podemos utilizar o check list (Figura 12), com perguntas previamente determinadas que direcionam automaticamente para a nota do setor em cada senso, ou seja, basta o auditor responder o formulário marcando o X na coluna, “SIM”, “PARCIAL”
ou “NÃO” em cada pergunta.
Além de responder o formulário corretamente no momento da avaliação, os Auditores devem anotar todas as oportunidades de melhoria observadas, criando assim uma lista de não conformidades do setor, afim de que as mesmas sejam tratadas com planos de ações pelo responsável da área.
Figura 12 Formulário de auditoria
Dica:
SIM – Atende completamente;
SETOR
1.1
O setor está ausente de materiais objetos, equipamentos, moveis e etc, sem utilidade ou em
quantidade desnecessária? (Excesso) 2 X 2.1
A porta de entrada do setor, gavetas, bancadas, mesas, armários, prateleiras e etc, possuem identificações, as Identificações estão Padronizadas?
1 X
1.2
Os equipamentos, moveis estão adequados, sem necessidade de reparos? (mesa cadeira, armário, computadores e etc)
3 X 2.2
Os materiais disponíveis no setor em gavetas, bancadas, mesas, armários ou correspondem com as etiquetas de identificação?
2 X
1.3
O ambiente esta livre de desperdícios como água, energia, papel A4, insumos, matéria prima, embalagens, materiais etc?
2 X 2.3
As mesas, bancadas, armários, prateleiras, gavetas são mantidas organizadas durante e após o expediente de trabalho?
2 X
1.4 Os uniformes dos funcionários estão rasgados, com
manchas, etc? 1 X 2.4 O setor possui objetivo deixados no piso, canto de
parede ou em local inadequado ? 2 X
1.5 As informações expostas nos murais, fichas, pastas e
outros estão atualizadas ? 1 X 2.5
As informações estão expostas de maneira ordenada e em locais apropriados, sem poluição visual ? (papéis colados em paredes etc)
1 X
1.6
Os elementos de estrutura física estão adequados sem necessidade de reparos ? ( Paredes, piso, forro e outros)
1 X
4.1
O setor esta ausente de ocorrências de acidentes no mês auditado? ( "Sim" ou "Não", neste pergunta não se aplica o parcial
3 X
3.1 Os objetos e ferramentas de trabalho de trabalho
estão limpos? 2 X 4.2
Os funcionarias utilizam os EPI's necessários no setor (Ouvidos, Mãos e braços, Olhos e rosto, Cabeça, Pés e pernas e outros)?
3 X
3.2 Os móveis e equipamentos estão limpos? (Mesa,
cadeira, armários, computadores, impressoras e etc) 3 X 4.3
As máquinas e equipamentos (giratórios/cortantes) possuem proteções instaladas, para evitar ocorrências de acidente?
2 X
3.3
As paredes, o forro e as luminárias estão limpos?
(Considerar também a presença de poeira, insetos e teias de aranha)
2 X 4.4 O Setor possui Extintores, Hidrantes e Saídas de
Emergência? (Caso necessário) 1 X
3.4 O piso do setor se encontra limpo, sem acumulo de
resíduos, vazamento de água, acúmulo de poeira etc? 2 X 4.5
As condições ergonômicas do setor estão adequadas, cadeira com regulagem de altura, suporte para os pés, apoio para o pulso e etc ? (Avaliar de acordo com as atividades do setor)
2 X
3.5
Os colaboradores entendem e praticam as Boas Práticas de Fabricação - BPF ? ( Pergunta fundamental para empresas do ramo alimentício)
3 X 4.6 As condições do setor como, disponibilidade de água
potável, temperatura do ambiente, estão adequadas? 2 X
SENSO DE UTILIZAÇÃO SENSO DE ORDENAÇÃO SENSO DE LIMPEZA SENSO SE SAÚDE SENSO DE AUTODISCIPLINA
66,7 62,5
LOGO DA EMPRESA
95,0 !POSSUI ERRO DE PREENCHIMENTO!
80,8 76,2 ESTOQUE
MÊS
Janeiro
FORMULÁRIO DE AUDITORIA
LIMPEZA
UTILIZAÇÃO SIM PARCIAL NÃO ORDENAÇÃO
SAÚDE
PESO SIM PARCIAL NÃO
SIM PARCIAL NÃO
SIM PARCIAL NÃO PESO
PESO
PESO
10.3 Gerenciador de ações
Finalizando a Auditoria 5S, os auditores devem encaminhar o formulário de avaliação para Comissão 5S analisar/lançar os dados que servirão para realização da reunião com os colaboradores do setor, a fim de comunicar os resultados alcançados bem como as anomalias encontradas.
Á realização dos planos de ações gerados nos setores devem ser lançadas na planilha Gerenciador de Ações com fórmulas automáticas de status.
10.4 Notas 5S
A nota de aproveitamento para aprovação na auditoria recomentada, é de 80% (somatória do aproveitamento de cada senso), e todo percentual abaixo deste valor, demonstra não atendimento à meta.
Contudo, a meta pode ser definida de acordo com a realidade ou visão de cada empresa, mas, sempre com o cuidado de definir uma meta
Figura 13 Gerenciador de ações
fim, o resultado da Auditoria 5S na empresa é a média simples da nota de cada setor.
10.5 Apresentando os Resultados na empresa
A Comissão 5S deve consolidar os resultados de cada área e apresentar em reuniões e murais. A ideia é que ocorra uma reunião para acompanhamento de no mínimo uma vez por mês, com a presença de toda a liderança da empresa.
10.6 Reconhecimento
É fundamental o reconhecimento no ambiente de trabalho. O ser humano é movido desde o principio por estímulos, sejam eles sensoriais ou psicológicos. O reconhecimento por mérito desencadeia uma série de reações que de maneira geral são benéficas à organização e aos funcionários. Pensando nisto, deve ser criado um evento para parabenizar e premiar o ou os setores com melhor desempenho na manutenção do Programa 5S.
As frequências de realização do evento e premiações podem ser definidas pela empresa, contudo, recomenda-se a realização do evento em no mínimo duas vezes ao ano.
11. CONSIDERAÇÕES GERAIS.
No Programas o 5S é fundamento o envolvimento de todos, para criação de um ambiente propício e sólido. A disciplina no cumprimento das atividades propostas neste material é um ponto crucial para o sucesso do Programa durante sua implantação e manutenção, desta forma, segue o que podemos chamar de “os Cincos mandamentos para o sucesso do programa 5S na sua empresa”.
1. Participação efetiva da alta administração (Proprietários, diretores e gerentes)
2. Capacitação de todos os envolvidos;
3. Estabelecimento de metas;
4. Avaliação mensal;
5. Participação de todos os funcionários, com exercício contínuo.
Infelizmente no Brasil, a maior parte das empresas não implantam o método de modo completo, no inicio acontece aquela empolgação, todos mão na massa, porém não passa de apenas uma “maquiagem”, que logo se perde. O programa 5S não é apenas um meio para arrumar as coisas, é preciso enxerga-lo como uma filosofia de vida, que entra na mente das pessoas e torna-se um hábito, afinal, se essa ferramenta contribuiu para levantar um país pós-guerra, já pensou o quão profunda possa ser a transformação na sua empresa?
M. de Oliveira 1
