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Organização e Planejamento de Eventos Esportivos

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Academic year: 2021

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PLANEJAMENTO

O planejamento de qualquer atividade requer uma avaliação

do ambiente geral (econômico, político, geográfico) e do

ambiente tarefa (principais elementos que interagem com a

organização,

como

por

exemplo:

fornecedores,

distribuidores, concorrentes, órgãos reguladores e clientes),

para que se possa obter subsídios suficientes para tornar o

planejamento o mais coerente e realista possível

Um fator importante a considerar quando do planejamento

de um evento é a sua dimensão, se pequeno, médio, grande

porte ou megaeventos. Esta definição norteará quanto à

estrutura necessária para sua realização, evitando assim,

um superdimensionamento de recursos e vice-versa.

Como exemplo da classificação do porte dos eventos,

pode-se citar:

• Pequeno porte

• Médio porte

• Grande porte

•Megaeventos

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TIPOLOGIA DOS EVENTOS

Podemos classificar os eventos pelos seguintes critérios:



Por categoria – Institucional ou promocional



Por área de interesse: esportivo, cultural, social, empresarial, educacional, turístico, etc



Por tipo: congressos, convenções, palestras, feiras, conferencias, leilões, etc

EVENTOS ESPORTIVOS



Campeonatos



Torneios



Olimpíadas



Taça ou Copa



Festival



Encontro



Gincanas



Desafios

Quando o evento é esportivo comporta algumas sub-divisões:

 Campeonato: forma de competição onde os concorrentes se enfrentam pelo menos uma vez e tem uma duração relativamente longa. Recomendável

quando há disponibilidade de tempo e recursos

Torneio: competição de caráter eliminatório que é realizada num curto espaço de tempo. Neste tipo de competição, dificilmente ocorre o confronto entre todos os participantes. Recomendável quando se tem pouco tempo e um grande número de participantes

Olimpíadas: competição que reúne várias modalidades esportivas e consome alguns dias na realização das diversas categorias

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Taça ou copa: com exceção à Copa do mundo de Futebol e a alguns

eventos tradicionais, normalmente se utiliza o nome Taça ou Copa juntamente com o nome oficial do torneio para poder prestar alguma homenagem ou

promover um patrocinador.

Festival: Evento esportivo participativo e informal. Visa a integração, promoção da modalidade, e principalmente motivar os participantes e familiares.

Encontro: reunião de profissionais de uma mesma categoria visando expor e debater temas polêmicos relativos a sua área.

Gincana: atividade desportiva recreativa que conta com diversas estações criativas ou objetivos a serem atingidos.

Desafios: competições, normalmente individuais, que tem os processos de escala como referência.

Administração de um Evento Esportivo

Tendo como referência um evento esportivo, podemos exemplificar as variáveis administrativas da seguinte forma:

Tarefas: Atribuições das diversas comissões, cumprimento dos objetivos, etc.

Estruturas: Infra-estrutura do evento, estrutura organizacional.

Relações pessoais: Contato com o público, trabalho em equipe, contatos externos, comunicação interpessoal, etc.

 Ambiente: Local de trabalho, clima, espaço utilizado, etc.

Tecnologia: equipamentos utilizados, sistema de disputa escolhido, processos e procedimentos empregados, etc.

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Todo bom evento é administrado tendo como base um planejamento, através deste nós organizamos as atividades complexas, definimos os

objetivos e metas, coordenamos os meios e recursos disponíveis e definimos as responsabilidades.”

PLANEJAMENTO DE EVENTOS ESPORTIVOS

Ao iniciarmos um planejamento de um evento, devemos utilizar a seguinte divisão básica:

Pesquisa: é a verificação, análise e avaliação das condições e possibilidades em geral;

Programação: é a elaboração do planejamento, sendo o seu conteúdo determinado em função das informações conseguidas na pesquisa;

Execução: é o cumprimento do planejamento e do programa passo a passo; Avaliação: é uma atividade permanente. Antes, durante e após o evento.

Existem três categorias de planejamento:

Planejamento estratégico é aquele que mostra para onde vamos , sua duração, pode ser de meses ou anos, deve ser adequado as mudanças do ambiente.

Planejamento tático define o que fazemos, sua periodicidade normal é de semanas ou meses

Planejamento operacional define como devemos fazer, sua periodicidade é de horas ou dias

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Organização

É através da função organização que se realiza a divisão do trabalho entre as equipes especializadas, atribui-se responsabilidades e racionaliza-se o

trabalho e coordenação entre todas as atividades. Direção ou liderança

Liderar é a manutenção das rotinas específicas, estímulo as iniciativas

inovadoras, sustentação de um alto grau de motivação e a interatividade entre os objetivos da entidade e os indivíduos que dela fazem parte.

Controle ou avaliação

É a identificação de problemas internos ou externos e manutenção do processo de planejamento em um ciclo contínuo.

Eficiência x Eficácia

Eficiência é fazer as coisas corretamente, já eficácia é fazer a coisa certa, fazer o que é preciso para atingir os objetivos. É lícito supor que em qualquer empreendimento importante nós devemos fazer corretamente as coisas

certas.

O quadro a seguir, demonstra as diferenças entre estes dois termos bastante comuns em administração: Vender o produto Boa propaganda Marketing Vencer o torneio Jogar bonito Voleibol

Dar cheque mate Tomar as peças Xadrez Obter resultados Cumprir as tarefas Equipe Ir para o céu Rezar sempre Religião EFICÁCIA EFICIÊNCIA ATIVIDADE

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PESQUISA DE VIABILIDADE

Iniciar uma pesquisa de campo visando a identificar os principais fatores que poderão determinar o sucesso ou até mesmo o cancelamento da ação. Principais itens a serem analisados:

Definir qual é o público (participantes) que se pretende atingir com a realização do evento, através de sua segmentação (Ex.: idade, sexo, classe social, região, nível técnico, etc.);

Contactar esse público-alvo, para obtenção da real expectativa de participação.

Levantar a estrutura física, recursos materiais, humanos e capacidade de captação de recursos financeiros;

Analisar a programação (calendário) de outras organizações esportivas (concorrentes potenciais);

Avaliar o calendário, observando o período (considerar, por exemplo: a estação do ano, o período escolar, outras festividades e feriados);

EFICÁCIA EFICIÊNCIA ATIVIDADE Seleção de 2002 Seleção de 2006 Futebol Atingir os objetivos Resolver Problemas Evento Seleção de 1994 Seleção de 1986 Futebol Seleção de 1970 Seleção de 1970 Futebol Vencer a corrida Volta mais rápida

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PESQUISA DE VIABILIDADE

Contactar a prefeitura local e entidades de administração do desporto afins, para possíveis apoios

Conhecer a disponibilidade das equipes de arbitragem; Avaliar o interesse da mídia ( se for o caso) pelo evento;

Avaliar as possibilidades de retorno a possíveis patrocinadores;

Coletar outras informações de caráter técnico, peculiares a cada modalidade Buscar informações sobre a necessidade de autorizações por parte de instituições públicas, de acordo com as características do evento (polícia militar, corpo de bombeiros, prefeitura, etc.).

ANALISE DE CUSTOS

Considerando que o resultado da pesquisa indique a viabilidade de evento, faz-se necessário um completo levantamento de custos, para ter-se uma estimativa do orçamento global do evento. Deve-se destacar:

Encargos, subvenções e ajudas de custo; Locações e equipamentos necessários;

Reformas, reparos e construções necessárias; Pessoal técnico, administrativo e operacional; Arbitragem;

Materiais esportivos e de consumo; Material promocional; Impressos; Premiação; Alimentação; Outros serviços; Custo de mídia

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PATROCÍNIO

FORMAS DE PARCERIA

É a primeira e fundamental questão levantada quando se propõe o patrocínio no esporte ( reconhecido como ação de marketing esportivo). É o retorno que este evento dará ao patrocinador. Determinar o valor de uma ação de marketing esportivo é algo bastante abstrato, porém alguns indicativos sinalizam na formação deste valor, e devem sempre ser considerados na sustentação das propostas, como:



A importância da modalidade esportiva na cultura do público atingido



Periodicidade ( semestral, anual, bienal, quadrimestral)



Duração ( em dias, semanas, meses)



Tradição / história ( a quanto tempo o evento se realiza e qual sua importância)



Publico estimado ( características / segmentação)



Contratos de transmissão ( projeção de audiência)



Características da modalidade ( nº de competidores, tempo de jogo) Apoio ou colaboração

Quando a empresa ajuda de alguma maneira a realização de um determinado evento. Um exemplo é quando a gráfica oferece descontos na produção de impressos ou quando um clube permite que utilize suas instalações para a realização de competições.

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PATROCÍNIO

FORMAS DE PARCERIA

Patrocínio

Quando uma empresa investe recursos financeiros em um determinado evento, com o objetivo de obter retorno de marketing através da exploração publicitária das competições (colocação de placas e painéis nos locais dos jogos, logomarca do produto no material impresso, uniforme dos organizadores, montagem de stands de degustação para o público). O patrocínio normalmente é utilizado em eventos de médio porte em diante, que chamam a atenção de um bom público e da mídia

Co- patrocínio

Quando mais de uma empresa investe recursos financeiros no evento ( estas empresas devem ser de ramos de atividades diferentes). Por este meio,

os custos do evento são transformados em cotas, que inclusive podem ser de diferentes valores (de acordo com o posicionamento, tamanho e tipo de espaço a ser utilizado). O numero de cotas não deve ser muito grande uma vez que isso diminuirá a fixação da marca do patrocinador devido a “mistura”. Um exemplo é a venda de espaço em carros automobilísticos, ringue de lutas, quadras de tênis, estádios, ginásios e equipamentos.

Patrocinador oficial (licenciamento)

Dirigidos a grandes e megaeventos, como Olimpíadas e a Copa do Mundo de futebol. Nesta situação a entidade organizadora vende o direito de uso de imagem do evento e sua logomarca na divulgação de seus produtos, na condição de Patrocinador Oficial.

Exemplos são a TV oficial da copa do mundo, a bola oficial do Campeonato Brasileiro, o pneu oficial de uma determinada equipe de Fórmula 1

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PROJETO

É a sistematização de idéias, apresentando de maneira lógica sua forma e conteúdo. Sendo forma a metodologia, a organização, o conteúdo, a explicitação da idéia e originalidade.

Através do projeto você mostra que o evento será um sucesso, e que além de atingir os objetivos técnicos, é um bom produto para a comercialização, deve ficar evidenciado que os resultados serão positivos para todos: participantes, público, patrocinadores, organizadores, apoiadores, promotores e parcerias em geral.

Através de um bom projeto que é possível tornar o evento um excelente produto. Reunindo estas duas características um bom projeto e um bom produto, você estará a um passo de conseguir bons patrocinadores

ANATOMIA DE UM PROJETO



Folha de rosto



Apresentação



Objetivo



Local



Publico alvo



Desenvolvimento



Recursos



Aproveitamento promocional



Cronograma



Assinaturas



Anexos



Avaliação

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ANATOMIA DE UM PROJETO



Folha de rosto

Nome do projeto, logomarca e slogam



Apresentação

Podemos usar os títulos Justificativa ou Histórico, o importante é relatarmos de maneira objetivo que é a equipe que está por trás do projeto, o que é, para quem é, o porquê, ou seja, uma pequena história a respeito do projeto, de onde veio a idéia, se existe algo semelhante em algum lugar, relevância social e ou esportiva se hé alguma pesquisa de mercado, entre outros assuntos pertinentes a uma apresentação



Objetivo

Definir claramente o principal objetivo e se existem objetivos secundários, dando ênfase nos resultados esperados



Local

Relatar o porquê da escolha do local, como é o acesso e referências para a melhor localização



Publico alvo

É o publico a quem se destina o projeto. É importante especificarmos a segmentação, a estimativa de público e de participantes.



Desenvolvimento

Nesta parte do projeto informamos todos os detalhes operacionais, como serão feitas as inscrições, premiações e principalmente os métodos, estratégias, ações e atividades planejadas. Neste item devemos descrever com será o desenvolvimento do projeto.

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ANATOMIA DE UM PROJETO



Recursos

Neste item será relacionado todos os recursos humanos, materiais, físicos e financeiros que serão empregados. Especial atenção deve ser dada o orçamento, pois o mesmo é excelente instrumento de controle. No orçamento devemos trabalhar com estimativa de custo clara e compatível.



Aproveitamento promocional

É neste item que você vende a sua idéia. Ao patrocinador interessa saber qual o retorno que ela terá. Neste espaço devem ser mostrados os benefícios ao patrocinador, para a entidade ou para o político que busca apoio; dê ênfase ao plano de mídia.

O que é plano de mídia? É um conjunto de ações promocionais utilizando diversos veículos de comunicação de forma planejada, sucessiva e ordenada, tais como: folhetos, cartazes, banners, estandes, logo em todo o material do evento, outdoors, back ligths, prismas, internet, faixas, bonés, bolsas, adesivos, camisetas, contratação de artistas, anúncios na mídia em geral aluguel de equipamentos promocionais etc.



Cronograma

É um quadro demonstrativo contendo a data e o tempo de duração de cada fase do projeto. Na prática o cronograma é um resumo de tudo que acontece antes, durante e depois do projeto, é um importante instrumento de consulta

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ANATOMIA DE UM PROJETO



Assinaturas

Envolvimento ou parcerias. São as entidades que fazem parte direta ou indiretamente do projeto. Normalmente, usa-se a logomarca da entidade e não a assinatura convencional. É importante relacionar as responsabilidades de cada uma delas.



Anexos

Anexar o material necessário para tornar o seu projeto mais consistente. Exemplos de anexos: mapa de acesso ao local,croquis dos locais de competição, mapa dos estandes, desenhos das peças de merchandising (boné, camiseta, caneta, pasta, brindes), fotos do local, modelo de ficha de inscrição, modelo de certificado, regulamento, currículos, outros.



Avaliação

Dependendo do tipo e da abrangência do projeto podemos incluir alguns tipos de avaliações visando verificar se as metas foram conquistadas e qual a dimensão dos benefícios alcançados pelos patrocinadores. Podemos fazer algumas perguntas com referencia:

- A equipe foi preparada para o projeto?

- O projeto atendeu às expectativas dos patrocinadores? - O projeto atendeu às expectativas dos participantes? - Aconteceram problemas e atrasos inesperados? - Os recursos captados foram suficientes?

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ASPECTOS BÁSICOS PARA UM SUCESSO DE UM

EVENTO ESPORTIVO

Recursos financeiros: as despesas previstas devem ser compatíveis com a arrecadação total do evento: inscrições, patrocínios, apoios, etc.

Fixação dos objetivos a serem atingidos: deve-se definir claramente os objetivos e persegui-los com muita dedicação e competência.

Natureza da atividade: é a essência do evento, o sucesso depende muito desta escolha. Define também o tipo de infraestrutura do evento.

Recursos humanos necessários: todo o esforço deve ser empreendido no sentido de ter pessoas preparadas tecnicamente e competentes na função em que as mesmas desenvolverão seus trabalhos.

Materiais e instalações: devem ser checados e inspecionados antes, durante e depois das disputas, bem como deve-se dar prioridade para compra para os artigos de qualidade;

Períodos e datas para as realizações: verificar com cuidado calendário para evitar coincidências desagradáveis durante o evento, bem como horários mais oportunos.

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ASPECTOS BÁSICOS PARA UM SUCESSO DE UM

EVENTO ESPORTIVO

Numero de inscritos e segmentação: poucos inscritos é ruim, assim como um numero acima da capacidade dos organizadores, tente chegar a um numero próximo do ideal

Divulgação e motivação: um evento bem divulgado causa uma natural motivação aos participantes e ao público em geral

Locais disponíveis: um evento começa a nascer verdadeiramente quando definimos o lugar onde será realizado; escolha um bom local e consiga as autorizações e licenças necessárias

Programação paralela: eventos sociais, culturais, apoios a entidades assistenciais, concurso entre participantes e outros.

Avaliação constante: devemos ir corrigindo as falhas que vão aparecendo e replanejando o que for necessário. Um bom evento raramente é o ultimo.

Referências

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