PLANEJAMENTO
O planejamento de qualquer atividade requer uma avaliação
do ambiente geral (econômico, político, geográfico) e do
ambiente tarefa (principais elementos que interagem com a
organização,
como
por
exemplo:
fornecedores,
distribuidores, concorrentes, órgãos reguladores e clientes),
para que se possa obter subsídios suficientes para tornar o
planejamento o mais coerente e realista possível
Um fator importante a considerar quando do planejamento
de um evento é a sua dimensão, se pequeno, médio, grande
porte ou megaeventos. Esta definição norteará quanto à
estrutura necessária para sua realização, evitando assim,
um superdimensionamento de recursos e vice-versa.
Como exemplo da classificação do porte dos eventos,
pode-se citar:
• Pequeno porte
• Médio porte
• Grande porte
•Megaeventos
TIPOLOGIA DOS EVENTOS
Podemos classificar os eventos pelos seguintes critérios:
Por categoria – Institucional ou promocional Por área de interesse: esportivo, cultural, social, empresarial, educacional, turístico, etc Por tipo: congressos, convenções, palestras, feiras, conferencias, leilões, etcEVENTOS ESPORTIVOS
Campeonatos Torneios Olimpíadas Taça ou Copa Festival Encontro Gincanas DesafiosQuando o evento é esportivo comporta algumas sub-divisões:
Campeonato: forma de competição onde os concorrentes se enfrentam pelo menos uma vez e tem uma duração relativamente longa. Recomendável
quando há disponibilidade de tempo e recursos
Torneio: competição de caráter eliminatório que é realizada num curto espaço de tempo. Neste tipo de competição, dificilmente ocorre o confronto entre todos os participantes. Recomendável quando se tem pouco tempo e um grande número de participantes
Olimpíadas: competição que reúne várias modalidades esportivas e consome alguns dias na realização das diversas categorias
eventos tradicionais, normalmente se utiliza o nome Taça ou Copa juntamente com o nome oficial do torneio para poder prestar alguma homenagem ou
promover um patrocinador.
Festival: Evento esportivo participativo e informal. Visa a integração, promoção da modalidade, e principalmente motivar os participantes e familiares.
Encontro: reunião de profissionais de uma mesma categoria visando expor e debater temas polêmicos relativos a sua área.
Gincana: atividade desportiva recreativa que conta com diversas estações criativas ou objetivos a serem atingidos.
Desafios: competições, normalmente individuais, que tem os processos de escala como referência.
Administração de um Evento Esportivo
Tendo como referência um evento esportivo, podemos exemplificar as variáveis administrativas da seguinte forma:
Tarefas: Atribuições das diversas comissões, cumprimento dos objetivos, etc.
Estruturas: Infra-estrutura do evento, estrutura organizacional.
Relações pessoais: Contato com o público, trabalho em equipe, contatos externos, comunicação interpessoal, etc.
Ambiente: Local de trabalho, clima, espaço utilizado, etc.
Tecnologia: equipamentos utilizados, sistema de disputa escolhido, processos e procedimentos empregados, etc.
Todo bom evento é administrado tendo como base um planejamento, através deste nós organizamos as atividades complexas, definimos os
objetivos e metas, coordenamos os meios e recursos disponíveis e definimos as responsabilidades.”
PLANEJAMENTO DE EVENTOS ESPORTIVOS
Ao iniciarmos um planejamento de um evento, devemos utilizar a seguinte divisão básica:
Pesquisa: é a verificação, análise e avaliação das condições e possibilidades em geral;
Programação: é a elaboração do planejamento, sendo o seu conteúdo determinado em função das informações conseguidas na pesquisa;
Execução: é o cumprimento do planejamento e do programa passo a passo; Avaliação: é uma atividade permanente. Antes, durante e após o evento.
Existem três categorias de planejamento:
Planejamento estratégico é aquele que mostra para onde vamos , sua duração, pode ser de meses ou anos, deve ser adequado as mudanças do ambiente.
Planejamento tático define o que fazemos, sua periodicidade normal é de semanas ou meses
Planejamento operacional define como devemos fazer, sua periodicidade é de horas ou dias
Organização
É através da função organização que se realiza a divisão do trabalho entre as equipes especializadas, atribui-se responsabilidades e racionaliza-se o
trabalho e coordenação entre todas as atividades. Direção ou liderança
Liderar é a manutenção das rotinas específicas, estímulo as iniciativas
inovadoras, sustentação de um alto grau de motivação e a interatividade entre os objetivos da entidade e os indivíduos que dela fazem parte.
Controle ou avaliação
É a identificação de problemas internos ou externos e manutenção do processo de planejamento em um ciclo contínuo.
Eficiência x Eficácia
Eficiência é fazer as coisas corretamente, já eficácia é fazer a coisa certa, fazer o que é preciso para atingir os objetivos. É lícito supor que em qualquer empreendimento importante nós devemos fazer corretamente as coisas
certas.
O quadro a seguir, demonstra as diferenças entre estes dois termos bastante comuns em administração: Vender o produto Boa propaganda Marketing Vencer o torneio Jogar bonito Voleibol
Dar cheque mate Tomar as peças Xadrez Obter resultados Cumprir as tarefas Equipe Ir para o céu Rezar sempre Religião EFICÁCIA EFICIÊNCIA ATIVIDADE
PESQUISA DE VIABILIDADE
Iniciar uma pesquisa de campo visando a identificar os principais fatores que poderão determinar o sucesso ou até mesmo o cancelamento da ação. Principais itens a serem analisados:
Definir qual é o público (participantes) que se pretende atingir com a realização do evento, através de sua segmentação (Ex.: idade, sexo, classe social, região, nível técnico, etc.);
Contactar esse público-alvo, para obtenção da real expectativa de participação.
Levantar a estrutura física, recursos materiais, humanos e capacidade de captação de recursos financeiros;
Analisar a programação (calendário) de outras organizações esportivas (concorrentes potenciais);
Avaliar o calendário, observando o período (considerar, por exemplo: a estação do ano, o período escolar, outras festividades e feriados);
EFICÁCIA EFICIÊNCIA ATIVIDADE Seleção de 2002 Seleção de 2006 Futebol Atingir os objetivos Resolver Problemas Evento Seleção de 1994 Seleção de 1986 Futebol Seleção de 1970 Seleção de 1970 Futebol Vencer a corrida Volta mais rápida
PESQUISA DE VIABILIDADE
Contactar a prefeitura local e entidades de administração do desporto afins, para possíveis apoios
Conhecer a disponibilidade das equipes de arbitragem; Avaliar o interesse da mídia ( se for o caso) pelo evento;
Avaliar as possibilidades de retorno a possíveis patrocinadores;
Coletar outras informações de caráter técnico, peculiares a cada modalidade Buscar informações sobre a necessidade de autorizações por parte de instituições públicas, de acordo com as características do evento (polícia militar, corpo de bombeiros, prefeitura, etc.).
ANALISE DE CUSTOS
Considerando que o resultado da pesquisa indique a viabilidade de evento, faz-se necessário um completo levantamento de custos, para ter-se uma estimativa do orçamento global do evento. Deve-se destacar:
Encargos, subvenções e ajudas de custo; Locações e equipamentos necessários;
Reformas, reparos e construções necessárias; Pessoal técnico, administrativo e operacional; Arbitragem;
Materiais esportivos e de consumo; Material promocional; Impressos; Premiação; Alimentação; Outros serviços; Custo de mídia
PATROCÍNIO
FORMAS DE PARCERIA
É a primeira e fundamental questão levantada quando se propõe o patrocínio no esporte ( reconhecido como ação de marketing esportivo). É o retorno que este evento dará ao patrocinador. Determinar o valor de uma ação de marketing esportivo é algo bastante abstrato, porém alguns indicativos sinalizam na formação deste valor, e devem sempre ser considerados na sustentação das propostas, como:
A importância da modalidade esportiva na cultura do público atingido Periodicidade ( semestral, anual, bienal, quadrimestral) Duração ( em dias, semanas, meses) Tradição / história ( a quanto tempo o evento se realiza e qual sua importância) Publico estimado ( características / segmentação) Contratos de transmissão ( projeção de audiência) Características da modalidade ( nº de competidores, tempo de jogo) Apoio ou colaboraçãoQuando a empresa ajuda de alguma maneira a realização de um determinado evento. Um exemplo é quando a gráfica oferece descontos na produção de impressos ou quando um clube permite que utilize suas instalações para a realização de competições.
PATROCÍNIO
FORMAS DE PARCERIA
PatrocínioQuando uma empresa investe recursos financeiros em um determinado evento, com o objetivo de obter retorno de marketing através da exploração publicitária das competições (colocação de placas e painéis nos locais dos jogos, logomarca do produto no material impresso, uniforme dos organizadores, montagem de stands de degustação para o público). O patrocínio normalmente é utilizado em eventos de médio porte em diante, que chamam a atenção de um bom público e da mídia
Co- patrocínio
Quando mais de uma empresa investe recursos financeiros no evento ( estas empresas devem ser de ramos de atividades diferentes). Por este meio,
os custos do evento são transformados em cotas, que inclusive podem ser de diferentes valores (de acordo com o posicionamento, tamanho e tipo de espaço a ser utilizado). O numero de cotas não deve ser muito grande uma vez que isso diminuirá a fixação da marca do patrocinador devido a “mistura”. Um exemplo é a venda de espaço em carros automobilísticos, ringue de lutas, quadras de tênis, estádios, ginásios e equipamentos.
Patrocinador oficial (licenciamento)
Dirigidos a grandes e megaeventos, como Olimpíadas e a Copa do Mundo de futebol. Nesta situação a entidade organizadora vende o direito de uso de imagem do evento e sua logomarca na divulgação de seus produtos, na condição de Patrocinador Oficial.
Exemplos são a TV oficial da copa do mundo, a bola oficial do Campeonato Brasileiro, o pneu oficial de uma determinada equipe de Fórmula 1
PROJETO
É a sistematização de idéias, apresentando de maneira lógica sua forma e conteúdo. Sendo forma a metodologia, a organização, o conteúdo, a explicitação da idéia e originalidade.
Através do projeto você mostra que o evento será um sucesso, e que além de atingir os objetivos técnicos, é um bom produto para a comercialização, deve ficar evidenciado que os resultados serão positivos para todos: participantes, público, patrocinadores, organizadores, apoiadores, promotores e parcerias em geral.
Através de um bom projeto que é possível tornar o evento um excelente produto. Reunindo estas duas características um bom projeto e um bom produto, você estará a um passo de conseguir bons patrocinadores
ANATOMIA DE UM PROJETO
Folha de rosto Apresentação Objetivo Local Publico alvo Desenvolvimento Recursos Aproveitamento promocional Cronograma Assinaturas Anexos AvaliaçãoANATOMIA DE UM PROJETO
Folha de rostoNome do projeto, logomarca e slogam
ApresentaçãoPodemos usar os títulos Justificativa ou Histórico, o importante é relatarmos de maneira objetivo que é a equipe que está por trás do projeto, o que é, para quem é, o porquê, ou seja, uma pequena história a respeito do projeto, de onde veio a idéia, se existe algo semelhante em algum lugar, relevância social e ou esportiva se hé alguma pesquisa de mercado, entre outros assuntos pertinentes a uma apresentação
ObjetivoDefinir claramente o principal objetivo e se existem objetivos secundários, dando ênfase nos resultados esperados
LocalRelatar o porquê da escolha do local, como é o acesso e referências para a melhor localização
Publico alvoÉ o publico a quem se destina o projeto. É importante especificarmos a segmentação, a estimativa de público e de participantes.
DesenvolvimentoNesta parte do projeto informamos todos os detalhes operacionais, como serão feitas as inscrições, premiações e principalmente os métodos, estratégias, ações e atividades planejadas. Neste item devemos descrever com será o desenvolvimento do projeto.
ANATOMIA DE UM PROJETO
RecursosNeste item será relacionado todos os recursos humanos, materiais, físicos e financeiros que serão empregados. Especial atenção deve ser dada o orçamento, pois o mesmo é excelente instrumento de controle. No orçamento devemos trabalhar com estimativa de custo clara e compatível.
Aproveitamento promocionalÉ neste item que você vende a sua idéia. Ao patrocinador interessa saber qual o retorno que ela terá. Neste espaço devem ser mostrados os benefícios ao patrocinador, para a entidade ou para o político que busca apoio; dê ênfase ao plano de mídia.
O que é plano de mídia? É um conjunto de ações promocionais utilizando diversos veículos de comunicação de forma planejada, sucessiva e ordenada, tais como: folhetos, cartazes, banners, estandes, logo em todo o material do evento, outdoors, back ligths, prismas, internet, faixas, bonés, bolsas, adesivos, camisetas, contratação de artistas, anúncios na mídia em geral aluguel de equipamentos promocionais etc.
CronogramaÉ um quadro demonstrativo contendo a data e o tempo de duração de cada fase do projeto. Na prática o cronograma é um resumo de tudo que acontece antes, durante e depois do projeto, é um importante instrumento de consulta
ANATOMIA DE UM PROJETO
AssinaturasEnvolvimento ou parcerias. São as entidades que fazem parte direta ou indiretamente do projeto. Normalmente, usa-se a logomarca da entidade e não a assinatura convencional. É importante relacionar as responsabilidades de cada uma delas.
AnexosAnexar o material necessário para tornar o seu projeto mais consistente. Exemplos de anexos: mapa de acesso ao local,croquis dos locais de competição, mapa dos estandes, desenhos das peças de merchandising (boné, camiseta, caneta, pasta, brindes), fotos do local, modelo de ficha de inscrição, modelo de certificado, regulamento, currículos, outros.
AvaliaçãoDependendo do tipo e da abrangência do projeto podemos incluir alguns tipos de avaliações visando verificar se as metas foram conquistadas e qual a dimensão dos benefícios alcançados pelos patrocinadores. Podemos fazer algumas perguntas com referencia:
- A equipe foi preparada para o projeto?
- O projeto atendeu às expectativas dos patrocinadores? - O projeto atendeu às expectativas dos participantes? - Aconteceram problemas e atrasos inesperados? - Os recursos captados foram suficientes?
ASPECTOS BÁSICOS PARA UM SUCESSO DE UM
EVENTO ESPORTIVO
Recursos financeiros: as despesas previstas devem ser compatíveis com a arrecadação total do evento: inscrições, patrocínios, apoios, etc.
Fixação dos objetivos a serem atingidos: deve-se definir claramente os objetivos e persegui-los com muita dedicação e competência.
Natureza da atividade: é a essência do evento, o sucesso depende muito desta escolha. Define também o tipo de infraestrutura do evento.
Recursos humanos necessários: todo o esforço deve ser empreendido no sentido de ter pessoas preparadas tecnicamente e competentes na função em que as mesmas desenvolverão seus trabalhos.
Materiais e instalações: devem ser checados e inspecionados antes, durante e depois das disputas, bem como deve-se dar prioridade para compra para os artigos de qualidade;
Períodos e datas para as realizações: verificar com cuidado calendário para evitar coincidências desagradáveis durante o evento, bem como horários mais oportunos.
ASPECTOS BÁSICOS PARA UM SUCESSO DE UM
EVENTO ESPORTIVO
Numero de inscritos e segmentação: poucos inscritos é ruim, assim como um numero acima da capacidade dos organizadores, tente chegar a um numero próximo do ideal
Divulgação e motivação: um evento bem divulgado causa uma natural motivação aos participantes e ao público em geral
Locais disponíveis: um evento começa a nascer verdadeiramente quando definimos o lugar onde será realizado; escolha um bom local e consiga as autorizações e licenças necessárias
Programação paralela: eventos sociais, culturais, apoios a entidades assistenciais, concurso entre participantes e outros.
Avaliação constante: devemos ir corrigindo as falhas que vão aparecendo e replanejando o que for necessário. Um bom evento raramente é o ultimo.