Como agregar valor aos processos de detalhamento e documentação de projetos utilizando o Programa 5s digital e o programa de otimização sistêmica de processos

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(1)Revista de Ciências Gerenciais Vol. 14, Nº. 20, Ano 2010. COMO AGREGAR VALOR AOS PROCESSOS DE DETALHAMENTO E DOCUMENTAÇÃO DE PROJETOS UTILIZANDO O PROGRAMA 5S DIGITAL E O PROGRAMA DE OTIMIZAÇÃO SISTÊMICA DE PROCESSOS. César Aparecido Teixeira Faculdade Anhanguera de Sertãozinho [email protected]. RESUMO Adriana Paula Almussa Lavagnini Faculdade Anhanguera de Sertãozinho [email protected]. Este artigo tem como objetivo identificar rotinas operacionais passíveis de melhorias executadas na área de projetos e oferecer ferramentas que permitam organizar o arquivamento da documentação física e eletrônica e otimização dos processos de detalhamento, visando agregar valor e reduzir o tempo necessário para a execução dos projetos. A princípio, apresenta-se uma analogia entre o Programa 5S convencional e digital implantado na empresa HPB – Engenharia e Equipamentos Ltda. Na sequência, a descrição do ambiente de rede utilizado pela empresa conforme o novo padrão 5S digital; o Programa de Otimização Sistêmica de Processos de Detalhamento – POSPD, visando o alcance de fatores relevantes ao detalhamento de projetos e; um breve relato sobre a origem e a evolução do desenho técnico abordando, dentre outros, tipos de representação e os projetos assistidos por computador, demonstrando os benefícios e os meios de se agregar valor aos processos de detalhamento e documentação de projetos. Palavras-Chave: programa 5S digital; programa de otimização sistêmica; evolução do desenho técnico; agregação de valor. ABSTRACT. Anhanguera Educacional Ltda. Correspondência/Contato Alameda Maria Tereza, 4266 Valinhos, São Paulo CEP 13.278-181 [email protected] Coordenação Instituto de Pesquisas Aplicadas e Desenvolvimento Educacional - IPADE Informe Técnico Recebido em: 28/10/2009 Avaliado em: 17/05/2010 Publicação: 15 de março de 2012. This article has the goal to identify the operational routines of implemented improvements in the area of projects and provide tools to organize the archiving of electronic and physical documents and optimization of the detailing processes, adding value and reducing the time required for implementation of projects. At first, it is an analogy between the Conventional 5S Program and the Digital one implanted at the company HPB - Engenharia e Equipamentos Ltda. Secondly, its presented the description of the network environment used by the company according to the new standard Digital 5S; the Programa de Otimização Sistêmica de Processos de Detalhamento - POSPD, for the range of relevant factors to the detailing of projects and a brief report on the origin and evolution of the technical studied design, among other types of representation and the projects assisted by computer, demonstrating the benefits and ways to add value to the detailing processes and documentation of the projects. Keywords: Digital Program 5S; systemic optimization program; development of technical drawing; added value.. 185.

(2) 186. Como agregar valor aos processos de detalhamento e documentação de projetos utilizando o Programa 5s digital e o programa de otimização sistêmica de processos. 1.. INTRODUÇÃO Este artigo tem como propósito identificar as rotinas operacionais desnecessárias executadas pelos profissionais da área de projetos e oferecer ferramentas que permitam organizar e otimizar os processos de detalhamento e documentação de projetos, visando a agregação de valor e redução de tempo de execução. A região do interior do estado de São Paulo está em constante desenvolvimento tecnológico tendo como mola propulsora a necessidade do mercado. São vários os segmentos de mercado que necessitam de serviços especializados e produtos específicos, dentre eles o setor sucroalcooleiro, de mineração, de papel e celulose e petroquímico. As empresas ligadas, direta ou indiretamente a estes segmentos, necessitam cada vez mais de profissionais especializados e capacitados quanto à execução dos processos de detalhamento e documentação de projetos. Na região da cidade de Sertãozinho, o setor sucroalcooleiro é o mais promissor, pelo grande número de usinas de cana-de-açúcar existentes na região. Suas empresas estão capacitadas a atender, tanto este como outros setores a nível nacional e internacional. Atualmente, com o retrocesso no índice de desenvolvimento do Brasil provocado pela crise econômica mundial, as empresas, principalmente do setor de bens de capital, enfrentam uma forte redução no volume de negócios. Assim, necessitam de profissionais cada vez mais eficientes e eficazes para garantir alta produtividade e qualidade nos trabalhos executados. Mas como conseguir isto, sendo que, os equipamentos são vendidos com prazos de entrega cada vez mais curtos? A empresa HPB – Engenharia e Equipamentos Ltda. será objeto de estudo neste trabalho para demonstrar a necessidade de agregar valor aos processos de detalhamento e documentação dos projetos de geradores de vapor de alta pressão, sendo este, o seu principal produto. E ainda, mensurar o quanto se pode agregar de valor a estes processos utilizando-se o Programa 5S Digital e o Programa de Otimização Sistêmica de Processos. A agregação de valor está diretamente relacionada à redução do tempo de execução dos projetos, melhor entendimento e fácil interpretação dos desenhos pelos profissionais envolvidos com os processos de fabricação e montagem dos equipamentos. Segundo Martins; Laugeni (2005, p. 464), “a Filosofia 5S têm aplicação não somente em grandes organizações, mas também nas pequenas empresas, nos trabalhos de. Revista de Ciências Gerenciais Vol. 14, Nº. 20, Ano 2010 p. 185-203.

(3) Adriana Paula Almussa Lavagnini, César Aparecido Teixeira. 187. escritórios, em canteiros de obras, em fundições ou em qualquer local”. Complementam que, “essa mudança preconizada pelo 5S é feita no sentido de que a limpeza não é só responsabilidade dos faxineiros, mas sim de todos os colaboradores”. Seguindo nesta linha de raciocínio, pretende-se demonstrar que o Programa 5S convencional pode ser utilizado, não somente no ambiente físico da empresa, mas também no ambiente digital, interferindo significantemente no resultado final dos processos de detalhamento e documentação de projetos. Esta filosofia adaptada chama-se 5S digital. A necessidade do departamento de Engenharia de detalhamento de projetos é a redução do tempo gasto para realização das tarefas sem comprometer a qualidade das informações contidas na documentação do projeto. Quando vários profissionais estão envolvidos em um mesmo projeto, pode-se facilmente identificar diferentes formas de execução do detalhamento do mesmo. Cada profissional faz a sua maneira, baseado em conhecimentos empíricos. Não que esteja errado, pois todas as maneiras são exeqüíveis e funcionais, porém algumas podem ser realizadas com riqueza de detalhes desnecessários para os processos de fabricação e montagem. Utilizando-se do Programa 5S Digital e do Programa de Otimização Sistêmica de Processos, pretende-se facilitar a execução do detalhamento e da documentação do projeto. O Programa 5S Digital preconiza a padronização da nomenclatura dos arquivos eletrônicos para facilitar a busca visual e a organização dos mesmos, dentro das pastas e subpastas do projeto, disponibilizando-os no ambiente de rede da empresa. Observando alguns desenhos que seriam utilizados no processo de fabricação, foi possível notar que alguns estavam carregados demasiadamente com informações desnecessárias, não agregando valor ao documento e consequentemente ao equipamento e por fim, à empresa. Portanto, este trabalho visa demonstrar a dificuldade na interpretação da documentação dos projetos por parte dos profissionais envolvidos nos processos de fabricação e montagem e apresentar os benefícios que a ferramenta 5S digital e a otimização sistêmica de processos, sugeridas, podem proporcionar quando utilizadas de forma metódica e organizada.. Revista de Ciências Gerenciais Vol. 14, Nº. 20, Ano 2010 p. 185-203.

(4) 188. Como agregar valor aos processos de detalhamento e documentação de projetos utilizando o Programa 5s digital e o programa de otimização sistêmica de processos. 1.1. Caracterização do problema A problematização do trabalho é: descobrir por que há a necessidade de agregar valor aos processos de detalhamento e documentação de projetos; identificar os benefícios gerados com a aplicação do Programa 5S Digital e do Programa de Otimização Sistêmica de Processos de detalhamento e documentação de projetos. A hipótese para o tema abordado de que o aumento da produtividade culminando na redução de tempo e custos e a facilidade encontrada pelos usuários na visualização dos documentos do projeto, são fatores positivos gerados pelo Programa 5S Digital e pelo Programa de Otimização Sistêmica de Processos, será corroborada ou negada ao final deste artigo. Segundo Gil (2002, p. 31), “a hipótese é a proposição testável que pode vir a ser a solução do problema”. Portanto, as hipóteses são possíveis respostas da pesquisa e que depois de testada, podem ser aceitas ou rejeitadas.. 1.2. Objetivos O objetivo geral deste projeto é demonstrar e mensurar os benefícios da agregação de valor aos processos de detalhamento e documentação de projetos, tendo como meio a utilização do Programa 5S Digital e do Programa de Otimização Sistêmica de Processos de Detalhamento. Para Marconi e Lakatos (2001, p. 102), [...] o objetivo geral está ligado a uma visão global e abrangente do tema. Relaciona-se com o conteúdo intrínseco, quer dos fenômenos e eventos, quer das idéias estudadas. Vincula-se diretamente à própria significação da tese proposta pelo projeto.. Os autores complementam que, os objetivos específicos “apresentam caráter mais concreto. Têm função intermediária e instrumental, permitindo, de um lado, atingir o objetivo geral e, de outro, aplicar este a situações particulares”. Portanto, os objetivos específicos definem os diferentes pontos a serem abordados, visando confirmar as hipóteses e concretizar o objetivo geral. Sendo assim, consideram-se como objetivos específicos: Realizar um estudo bibliográfico sobre a utilização do Programa 5S Convencional; estabelecer uma analogia entre o Programa 5S Convencional e o Programa 5S Digital para otimizar o arquivamento e a consulta dos documentos do projeto; identificar as etapas do processo de detalhamento de projetos passíveis de melhorias através da utilização do Programa 5S. Revista de Ciências Gerenciais Vol. 14, Nº. 20, Ano 2010 p. 185-203.

(5) Adriana Paula Almussa Lavagnini, César Aparecido Teixeira. 189. Digital e do Programa de Otimização Sistêmica de Processos e, também, demonstrar os benefícios auferidos pela utilização destes programas.. 1.3. Procedimentos metodológicos A metodologia de pesquisa utilizada para a realização deste trabalho está alicerçada na pesquisa exploratória e aplicada, considerando-se critérios quanto aos fins e pesquisa de campo, documental, bibliográfica e estudo de caso, considerando-se critérios quanto aos meios. Utilizou-se a pesquisa exploratória pela necessidade de ser realizada em uma área na qual há pouco conhecimento acumulado e aplicada porque é motivada pela necessidade de resolver problemas concretos encontrados na área pesquisada. Para Gil (2002, p. 41), pesquisa exploratória “tem como objetivo proporcionar maior familiaridade com o problema, com vistas a torná-lo mais explícito ou a constituir hipóteses”. E complementa que “estas pesquisas têm como objetivo principal o aprimoramento de idéias ou a descoberta de intuições”. A pesquisa de campo foi caracterizada pela necessidade de investigação empírica, ou seja, baseada na experiência dos profissionais da área, através da realização de entrevistas. Caracterizou-se também, como documental, pela utilização de registros, documentos, procedimentos e manuais conservados no interior da empresa. Utilizou-se a entrevista não estruturada, também chamada entrevista em profundidade, por meio de perguntas guiadas, procurando obter do entrevistado os aspectos mais importantes que o mesmo considera a respeito do assunto. Ainda, atendendo ao critério quanto aos meios, a pesquisa também foi considerada bibliográfica, pois o estudo foi desenvolvido com base em materiais publicados em livros, revistas, jornais, redes eletrônicas, isto é, material de domínio público. E por fim, caracterizou-se como estudo de caso, pelo fato de ter como objeto de estudo, uma empresa juridicamente constituída.. 2.. ANALOGIA ENTRE O PROGRAMA 5S CONVENCIONAL E O 5S DIGITAL IMPLEMENTADO NA EMPRESA HPB Segundo Costa (2007, p. 357), “as atividades do chamado Programa 5S surgiram no Japão logo após a segunda Guerra Mundial basicamente para combater a sujeira das fábricas e. Revista de Ciências Gerenciais Vol. 14, Nº. 20, Ano 2010 p. 185-203.

(6) 190. Como agregar valor aos processos de detalhamento e documentação de projetos utilizando o Programa 5s digital e o programa de otimização sistêmica de processos. para melhorar o ambiente geral de trabalho”. Complementa que, este programa [...] “tem por objetivo promover um conjunto de ações constantes em nível operacional que visam promover a melhoria da qualidade de vida dos trabalhadores, diminuir desperdícios, reduzir custos, aumentar a produtividade, além de criar e manter um ambiente de trabalho saudável”. O Programa 5S recebeu esse nome devido às iniciais das cinco palavras do idioma Japonês que sintetizam as cinco etapas de implementação do programa. Sendo assim, apresenta-se, a seguir, o significado de cada palavra procurando estabelecer uma analogia entre o Programa 5S Convencional e o Programa 5S Digital proposto para este artigo.. SEIRI - Senso de Utilização No 5S Convencional, este senso é praticado no sentido de separar os itens em necessários e desnecessários e livrar-se desses últimos. Muitas vezes torna-se difícil distinguir o necessário do desnecessário. Na dúvida, a sugestão é: livre-se do item. As desvantagens de armazenar ou de qualquer forma guardar coisas desnecessárias são bem conhecidas. Por exemplo: estoques desnecessários ocupam espaço que custa dinheiro; mais gavetas e armários acabam sendo utilizados para guardar o desnecessário e máquinas que não mais são necessárias atrapalham o layout e o manuseio dos materiais (MARTINS; LAUGENI, 2005). No 5S Digital, este conceito deve ser o primeiro a ser implantado e serve para verificar se os documentos eletrônicos e dados em geral que estão disponíveis no ambiente de rede utilizado pelos profissionais são necessários para a realização do trabalho, ou simplesmente estão no local, motivado pelo instinto natural do ser humano de guardar as coisas, julgando ser útil no futuro. Os arquivos eletrônicos devem ser identificados com nomenclatura padronizada e os arquivos desnecessários devem ser descartados, liberando espaços e, conseqüentemente, aumentando a autonomia do servidor de dados.. SEITON - Senso de Organização O Programa 5S Convencional utiliza-se deste senso para “separar e acondicionar os materiais de forma organizada e adequada de modo a serem facilmente localizados, retirados e usados. Tudo deve ter seu lugar previamente definido. Aquilo que tem uso mais freqüente deve estar mais a mão” (MARTINS; LAUGENI, 2005, p. 464).. Revista de Ciências Gerenciais Vol. 14, Nº. 20, Ano 2010 p. 185-203.

(7) Adriana Paula Almussa Lavagnini, César Aparecido Teixeira. 191. Osada (2004, p. 27) conceitua que, organizar “significa colocar as coisas nos lugares certos ou dispostas de forma correta, para que possam ser usadas prontamente. É uma forma de acabar com a procura de objetos”. No tocante ao Programa 5S Digital, uma tradução simplória deste senso é colocar cada coisa no seu devido lugar. Objetiva-se com este senso, a disposição sistemática de organizar os documentos eletrônicos, mantendo uma estrutura organizada de diretórios, pastas e subpastas, de conhecimento dos profissionais de tal forma que possibilite que os mesmos localizem e acessem com facilidade as informações arquivadas. Comumente, pode-se deparar com pessoas utilizando parte do tempo na procura por arquivos eletrônicos e muitas vezes não conseguem encontrá-los. Esta situação seria evitada se os mesmos fossem arquivados organizadamente em pastas e com identificação adequada (SILVA, 2002).. SEISO - Senso de Limpeza Na linguagem dos 5S’s convencional este conceito implica no treinamento das pessoas no sentido de que aprendam a remover a sujeira do ambiente de trabalho, conscientizando-as de que a limpeza do local de trabalho e dos materiais usados deixará o ambiente limpo e agradável para todos. Deve-se “criar o hábito nos funcionários de sempre usarem o local e ferramentas de trabalho e deixar tudo limpo para o próximo dia” (CATANOZI, 2006, p.55). Na linguagem dos 5S’s digital, esta etapa implica na criação e manutenção do ambiente digital (ambiente de rede) limpo e saudável, proporcionando significativos ganhos na utilização dos arquivos e dados eletrônicos. O treinamento adequado fará com que as pessoas aprendam a descartar as informações inúteis e desnecessárias a realização das tarefas diárias, conscientizando-as de que a limpeza do ambiente de rede tornará o sistema de informação da empresa mais rápido e confiável. Ainda, tratando-se do ambiente digital, pode-se praticar este Senso da seguinte forma: após a jornada de trabalho pode-se realizar a limpeza digital nos computadores, eliminando toda e qualquer sujeira que às vezes é gerada pelo próprio sistema ou elaboração de algum trabalho; pode-se realizar, uma vez na semana, a limpeza geral no ambiente digital, eliminando versões desnecessárias, arquivos repetidos, arquivos obsoletos, arquivos temporários e lixo de navegação de Internet e outros; manter um programa de antivírus atualizado efetuando varreduras constantes no ambiente de rede a fim de detectar e evitar a propagação de vírus provenientes principalmente da Internet.. Revista de Ciências Gerenciais Vol. 14, Nº. 20, Ano 2010 p. 185-203.

(8) 192. Como agregar valor aos processos de detalhamento e documentação de projetos utilizando o Programa 5s digital e o programa de otimização sistêmica de processos. SEIKETSU - Senso de Padronização Para o 5S Convencional a padronização aqui deve ser entendida como hábitos arraigados que fazem com que, de modo padronizado, para não dizer automatizado, como reflexos condicionados, pratiquemos os 3S anteriores. Os equipamentos e áreas de trabalho devem estar sempre limpos e asseados, de modo a garantir segurança no trabalho, e itens quebrados, supérfluos, usados e desnecessários devem ser removidos para fora do local de trabalho (MARTINS; LAUGENI, 2005). Para Osada (2004, p. 31), “padronizar significa manter a organização, a arrumação e a limpeza contínua e constantemente”. Complementa que, “abrange tanto a limpeza pessoal quanto a limpeza do ambiente”. O Programa 5S Digital preconiza principalmente a padronização, mas muitos interpretam como higiene. Na verdade quer dizer manter um padrão de organização, arrumação e limpeza nas etapas anteriores, ou seja, nos três primeiros sensos. Sendo assim, deve-se elaborar procedimentos e instruções de trabalho para as atividades executadas no dia-a-dia de modo que os profissionais envolvidos no processo, os realizem de forma automática.. SEITSUKE - Senso de Disciplina Praticar este Senso “significa manter, de forma disciplinada, tudo o que leva à melhoria do local de trabalho, da qualidade e da segurança do colaborador” (MARTINS; LAUGENI, 2005, p. 464). Este é com certeza o Senso mais difícil de ser absorvido, pois exige muita educação e respeito para com os semelhantes e o meio ambiente, uma vez que mexe com a cultura e o comportamento das pessoas. Honestidade, integridade, paciência, perseverança e cooperação são as características principais da Autodisciplina, que são desenvolvidas e consolidadas ao longo de toda a vida. A melhor maneira de divulgar este senso é através do exemplo, pois assim como uma criança procura imitar seus pais, também os funcionários são diretamente influenciados pelos atos e atitudes dos seus superiores (ABRANTES, 2007). Na linguagem do 5S Digital, esta é a etapa de maior dificuldade para implementação, uma vez que depende da autodisciplina dos profissionais envolvidos no processo, que de forma disciplinada devem cultivar o hábito do cumprimento dos procedimentos determinados pela empresa, garantindo a continuidade cíclica do programa.. Revista de Ciências Gerenciais Vol. 14, Nº. 20, Ano 2010 p. 185-203.

(9) Adriana Paula Almussa Lavagnini, César Aparecido Teixeira. 193. Nesta etapa do Programa 5S Digital surgem muitos padrões e normas, além da revisão e aperfeiçoamento dos padrões já existentes. Portanto, a prática constante e a perseverança de todos os colaboradores são fundamentais. Neste sentido, algumas ações práticas que estimulam o desenvolvimento do Senso de Disciplina são: delegar autoridade e atribuir responsabilidades; demonstrar exemplos compartilhando missão, visão e princípios; estabelecer padrões e normas simples e objetivas; explicar e repetir a tarefa muitas vezes, procurando observar sua execução pelos colaboradores; elogiar em público e repreender no particular; valorizar a comunicação e expressão; obedecer a avisos, horários, prazos, cronogramas, padrões, normas e regulamentos; respeitar as individualidades; perseverar na educação e no treinamento e manter um clima de relacionamento pessoal que valorize o trabalho em equipe.. 3.. DESCRIÇÃO DO AMBIENTE DE REDE CONFORME O PROGRAMA 5S DIGITAL A Engenharia de detalhamento de projetos da empresa HPB – Engenharia e Equipamentos Ltda., utiliza um diretório chamado “Detalhamento (F:)”, como representado na Figura 2, onde são realizadas todas as atividades pertinentes ao detalhamento e arquivamento da documentação dos projetos. Para melhor entendimento do leitor, a Figura 1 representa a estrutura analítica da pasta “Trabalho” antes da aplicação do Programa 5S Digital. Pode-se observar que as subpastas e documentos referentes às atas de reunião, croquis do projeto, estudos e desenhos do equipamento e outros arquivos de terceiros, estão todos misturados na pasta do cliente, dificultando a pesquisa e utilização dos mesmos.. Fonte: Elaborado pelo autor.. Figura 1. Estrutura analítica para a pasta “Trabalho” antes da padronização.. Através do Programa 5S Digital, objetiva-se a reestruturação deste ambiente de trabalho no sentido de padronizar o formato de arquivamento dos documentos. Revista de Ciências Gerenciais Vol. 14, Nº. 20, Ano 2010 p. 185-203.

(10) 194. Como agregar valor aos processos de detalhamento e documentação de projetos utilizando o Programa 5s digital e o programa de otimização sistêmica de processos. eletrônicos gerados pelos profissionais da área e, também, os documentos recebidos de terceiros. Sendo assim, demonstra-se a seguir, o novo formato do ambiente de rede, proposto pelo autor, a ser utilizado pela área de Engenharia de detalhamento.. Fonte: Elaborado pelo autor.. Figura 2. Estrutura analítica para a pasta “Trabalho” após a padronização.. Pasta – Trabalho A pasta Trabalho destina-se ao arquivamento de todas as pastas de clientes, tantos os antigos como os atuais. Como pode-se observar-se na Figura 2, cada cliente possui uma pasta identificada com o nome e número da ordem de serviço. Sua nomenclatura deve ter o seguinte padrão. LEDESMA – 0885, sendo: LEDESMA. => nome do cliente.. 0885. => número da ordem de serviço.. Subpasta – Atas de Reunião A subpasta Ata de Reunião dedica-se ao arquivamento das atas de reuniões concebidas no formato eletrônico ou manuscritas. As atas elaboradas manualmente deverão ser digitalizadas para possibilitar o arquivamento eletrônico. ATR-0885-001, sendo: ATR. => sigla correspondente a Ata de Reunião.. 0885. => número da ordem de serviço.. 001. => número sequencial.. Subpasta – Caixa de Entrada A subpasta Caixa de Entrada destina-se ao arquivamento temporário de documentos que passarão por verificação e análise de qualquer natureza, antes de serem arquivados definitivamente ou descartados, caso não tenham utilidade.. Revista de Ciências Gerenciais Vol. 14, Nº. 20, Ano 2010 p. 185-203.

(11) Adriana Paula Almussa Lavagnini, César Aparecido Teixeira. 195. Subpasta – Croquis do Projeto A subpasta Croquis do Projeto dedica-se ao arquivamento dos croquis do projeto gerados em decorrência da necessidade do projeto. Na fase de elaboração dos estudos de um projeto, pode-se deparar com alguns questionamentos incorrendo-se na necessidade de trocar informações técnicas interdepartamentais ou até mesmo com parceiros e terceiros. Para isso, utiliza-se o documento denominado Croquis do Projeto. A nomenclatura do arquivo eletrônico deverá ter o seguinte padrão: CRP-0885-001, sendo: CRP. => sigla correspondente a Croquis do Projeto.. 0885. => número da ordem de serviço.. 001. => número sequencial.. Subpasta – Detalhamento do Projeto Este é o principal ambiente de trabalho utilizado pelos profissionais do setor de Engenharia de Detalhamento para elaboração dos documentos técnicos dos projetos. Para facilitar a busca de informações e organizar o arquivamento dos documentos, este ambiente deve ter subpastas nomeadas conforme a Anatomia do Projeto correspondente a cada tipo de equipamento. A pasta Detalhamento do Projeto está dividida em subpastas onde o título é formado por uma letra do alfabeto seguido da denominação da parte do equipamento em questão. Cada profissional deverá trabalhar, unicamente, dentro da pasta correspondente ao equipamento ou parte dele e deverá ser identificado pelas iniciais do nome. O arquivo eletrônico em execução deverá ser nomeado do seguinte modo: CAT – 1008001 – Tubulão de vapor – Internos, sendo: CAT. => Inicial do nome do profissional executor. 1008001. => Número do desenho. Tubulão vapor - Internos. => Título do desenho. CAT – 0885 – Estudos - Tubulão vapor – Internos, sendo: CAT. => Inicial do nome do executor. 0885. => Número da ordem de serviço. Estudos - Tubulão vapor – Internos. => Título do estudo. Os desenhos destinados a suprir os processos de fabricação e montagem, após serem concluídos, deverão ser movidos para uma pasta denominada “Desenhos em Trânsito”, sem as iniciais do nome do executor e também sem o título. Revista de Ciências Gerenciais Vol. 14, Nº. 20, Ano 2010 p. 185-203.

(12) 196. Como agregar valor aos processos de detalhamento e documentação de projetos utilizando o Programa 5s digital e o programa de otimização sistêmica de processos. Os estudos deverão permanecer na pasta de origem, levando-se em consideração os critérios do Programa 5S Digital e o Programa de Otimização Sistêmica de Processos de Detalhamento.. Subpasta – Documentos Certificados Este ambiente destina-se ao arquivamento dos documentos revisados, recebidos de terceiros, devidamente certificados. Esta pasta deverá conter subpastas com os nomes de cada fornecedor, escrito em letras maiúsculas, seguido do tipo de equipamento fornecido. AEOLUS – Ventiladores, sendo: AEOLUS. => Fornecedor. Ventiladores. => Tipo de equipamento fornecido. Estas pastas deverão ser subdivididas em subpastas tendo como título, a data do recebimento seguido do assunto em questão. Admite-se hipoteticamente o recebimento de desenhos certificados referentes aos ventiladores de um determinado projeto. 2008.11.25 – Desenhos certificados, sendo: 2008.11.25. => Data do recebimento. Desenhos certificados. => conteúdo. Subpasta – Documentos do Cliente A subpasta Documentos do Cliente destina-se ao armazenamento de documentos técnicos recebidos do cliente, tais como: desenhos da área de implantação, desenhos de equipamentos, normas e procedimentos. Esta pasta poderá conter outras subpastas, tendo no nome, a data do recebimento seguido do assunto em questão. 2008.11.20 – Desenhos da área de implantação, sendo: 2008.11.20. => Data do recebimento. Desenhos da área de implantação. => conteúdo. Subpasta – Documentos para Aprovação Este ambiente destina-se ao arquivamento dos documentos recebidos de terceiros, os quais deverão ser verificados e submetidos à aprovação pelas áreas competentes. A identificação desta pasta segue o mesmo padrão utilizado para a pasta “Desenhos Certificados”.. Revista de Ciências Gerenciais Vol. 14, Nº. 20, Ano 2010 p. 185-203.

(13) Adriana Paula Almussa Lavagnini, César Aparecido Teixeira. 197. AEOLUS – Ventiladores, sendo: AEOLUS. => Fornecedor. Ventiladores. => Tipo de equipamento fornecido. As pastas dos fornecedores deverão ser subdivididas em subpastas tendo como título, a data do recebimento seguido do assunto em questão. Admite-se o recebimento dos desenhos revisados referentes aos ventiladores de um determinado projeto, com a finalidade de verificação e aprovação. 2008.11.15 – Desenhos para aprovação, sendo: . 2008.11.15. => Data do recebimento. . Desenhos para aprovação. => Conteúdo. Os documentos recebidos em caráter “Certificado” não deverão ser arquivados na pasta “Documentos para Aprovação”. Os mesmos deverão ser arquivados nas subpastas dos respectivos fornecedores, dentro da pasta “Documentos Certificados”.. Subpasta – Fluxogramas de Processo Este é um dos ambientes de trabalho utilizado pelos profissionais do departamento de Engenharia de Básica para elaboração dos fluxogramas de processo referentes e a cada projeto, bem como o arquivamento temporário dos mesmos. Os desenhos de fluxogramas de processo, após serem concluídos, deverão ser movidos para uma pasta denominada “Desenhos em Trânsito”, a fim de, dar continuidade no processo final de arquivamento.. 4.. PROGRAMA DE OTIMIZAÇÃO SISTÊMICA DE PROCESSOS DE DETALHAMENTO (POSPD) Segundo Rodrigues, Nuno e Raggiotti (2004, p. 669), otimizar significa “criar condições favoráveis para fornecer a algum processo, empresa, máquina, etc. o rendimento máximo possível”. O Programa de Otimização Sistêmica de Processos de Detalhamento (POSPD), consiste na conscientização dos profissionais da área de detalhamento de projetos, para a importância de se executar as tarefas diárias, avaliando se estas agregam ou não valor aos documentos que estão sendo gerados. Esta avaliação deve ser feita no momento que se executa a elaboração de qualquer documento.. Revista de Ciências Gerenciais Vol. 14, Nº. 20, Ano 2010 p. 185-203.

(14) 198. Como agregar valor aos processos de detalhamento e documentação de projetos utilizando o Programa 5s digital e o programa de otimização sistêmica de processos. Este programa está alicerçado no conhecimento empírico dos profissionais da área de detalhamento de projetos, principalmente, tratando-se dos profissionais mais experientes. A Figura 3 representa uma vista estratificada (ANTES e DEPOIS) de um desenho denominado Internos do Tubulão de Vapor, visualmente poluído e congestionado com informações sobrepostas, que não seriam compreendidas pelos profissionais durante o processo de fabricação. Observa-se e conclui-se que a VISTA V1 – V1 (ANTES) tem as informações sobrepostas as quais não são necessárias, pois não agregam valor ao documento. Na VISTA V1 – V1 (DEPOIS) observa-se que esta contem apenas as informações necessárias para a execução do equipamento, as quais facilitam a interpretação e culminam em rapidez na execução e agregação de valor ao processo.. Fonte: Elaborado pelo autor e adaptado dos documentos da empresa.. Figura 3. Vista estratificada com o “ANTES” e “DEPOIS” da aplicação do POSPD.. Notoriamente, a evolução dos softwares de computação gráfica, proporciona um aumento considerável de produtividade, comparado a períodos anteriores. Porém, a possibilidade de se executar o detalhamento de um projeto com elevado grau de detalhes, acaba demandando a necessidade de um tempo a maior para sua execução. Desta forma, torna-se imprescindível o estabelecimento de normas e procedimentos, no sentido de direcionar e orientar o profissional para que realize ações que agregue valor ao documento que está sendo elaborado. Além do bom senso, deve-se atentar para alguns pontos principais com aspecto a elaboração dos documentos de projeto. . Clareza: os documentos, principalmente os desenhos, devem conter. Revista de Ciências Gerenciais Vol. 14, Nº. 20, Ano 2010 p. 185-203.

(15) Adriana Paula Almussa Lavagnini, César Aparecido Teixeira. 199. informações claras, de fácil interpretação e as cotas de dimensionamento do equipamento devem ser suficientes para a fabricação. Informações que não agregam valor aos documentos devem ser descartadas. . Respeito às normas: Os projetos devem estar em conformidade com as normas nacionais e internacionais, tanto para elaboração dos documentos quanto para fabricação dos equipamentos.. . Recorrência: Manter históricos de não conformidades para inibir a recorrência de erros em função do esquecimento dos mesmos.. . Duplicidades de informações: constantemente encontra-se a duplicidade de informações desnecessárias nos documentos de projeto. Esta questão está diretamente ligada à agregação de valor aos documentos. Informações em duplicidade não agregam valor ao documento, tornandoo congestionado e consumindo tempo a maior do profissional que está executando o trabalho.. A aplicação do Programa de Otimização Sistêmica nos processos de detalhamento proporciona, também, que os profissionais envolvidos nos processos de fabricação e montagem, encontrem maior facilidade na visualização e interpretação dos documentos do projeto.. 5.. ORIGEM E EVOLUÇÃO DO DESENHO TÉCNICO A comunicação é tão antiga quanto o homem e tem, ao longo dos tempos, um desenvolvimento paralelo ao desenvolvimento da tecnologia. O homem primitivo usava a pintura para retratar aspectos da sua vida quotidiana demonstrando que o desenho precedeu a escrita na comunicação de conhecimentos (SILVA, 2006). Segundo Hoelscher, Springer e Dobrovolny (1978) apud Ribeiro, Peres e Izidoro, um dos exemplos mais antigos do uso de planta e elevação está incluído no álbum de desenhos na Livraria do Vaticano desenhado por Giuliano de Sangalo no ano de 1490. No século XIX, com a explosão mundial do desenvolvimento industrial, necessitou-se normalizar a forma de utilização da geometria descritiva para transformá-la em uma linguagem gráfica que, a nível internacional, simplificasse a comunicação e viabilizasse o intercâmbio de informações tecnológicas. Em função desta necessidade, a Comissão Técnica TC 10 da Internacional Organization for Standardization – ISO normalizou a forma de utilização da Geometria Descritiva como linguagem gráfica da engenharia e da arquitetura, chamando-a de Desenho Técnico. No campo da Engenharia, o desenho serve como uma ferramenta de trabalho, que acompanha um novo componente desde sua fase inicial do projeto, passando pela indústria onde vai ser fabricado até a fase final de montagem (SILVA, 2006).. Revista de Ciências Gerenciais Vol. 14, Nº. 20, Ano 2010 p. 185-203.

(16) 200. Como agregar valor aos processos de detalhamento e documentação de projetos utilizando o Programa 5s digital e o programa de otimização sistêmica de processos. O desenho técnico é, em geral, acompanhado de muitas anotações e explicações, como, por exemplo, dimensões, material de que deve ser fabricado, normas que o enquadram, notas de montagem, escalas etc., que o complementam e sem as quais não seria possível sua fabricação (SILVA, 2006). O desenho técnico obedece a regras bem definidas e serve para comunicar uma idéia ou um conceito de modo único, sem ambiguidades nem significados múltiplos e pode assumir diversos tipos de representação, mas deve manter o rigor e a objetividade que o caracterizam. Os modos mais usados em desenho técnico são as representações em vistas e em perspectivas, que pode conter grande quantidade de informação obedecendo a determinadas convenções que permitem visualizar imediatamente o objeto representado (SILVA, 2006). Para uniformizar o desenho técnico utiliza-se normas que são um conjunto de regras ou recomendações a seguir quando da execução ou da leitura de um desenho técnico. A execução de desenhos técnicos é inteiramente normalizada pela ABNT, órgão responsável pela normatização técnica no Brasil, através de procedimentos que aparecem em normas gerais e específicas, abordando desde a denominação e classificação dos desenhos até as formas de representação gráfica (SILVA, 2006).. 5.1. Desenho técnico assistido por computador O desenvolvimento da informática durante as ultimas décadas tem desempenhado um papel predominante em todos os domínios da atividade humana, em especial a Engenharia, tanto no que diz respeito ao cálculo, como no que diz respeito ao desenho. Segundo Silva (2006), a utilização cada vez mais generalizada de sistemas de CAD (do inglês Computer Aided Design ou Projeto Assistido por Computador), que consiste em um software que representa um conjunto de comandos específicos para operações de desenhos, tais como linhas, polígonos, sólidos geométricos e sua manipulação compreendida como a ampliação, deformação, mudanças de escala, cópias, translações, etc. proporcionam grandes vantagens em relação aos métodos tradicionais de desenho. Algumas dessas vantagens são enumeradas a seguir: No desenho técnico clássico de prancheta, feito inteiramente á mão, a inserção de símbolos repetitivos normalizados era feito, em geral, com recurso de normógrafos, ou folhas de decalque, na escala do desenho. Com o CAD, a inserção de símbolos normalizados é direta e em escala para a dimensão pretendida;. Revista de Ciências Gerenciais Vol. 14, Nº. 20, Ano 2010 p. 185-203.

(17) Adriana Paula Almussa Lavagnini, César Aparecido Teixeira. 201. No desenho técnico clássico de prancheta, qualquer erro cometido no papel vegetal era corrigido raspando-se a folha com uma lâmina e desenhando-se por cima. Em CAD, os erros são tão fáceis de ser corrigidos como num processador de texto comum. Além disso, os desenhos podem ser guardados em suporte magnético, nunca perdendo a qualidade e podendo, a qualquer momento, ser alterados ou aproveitados de novo. A utilização, em particular, de sistemas de CAD a 3D tem as vantagens acrescidas da construção de objetos diretamente a três dimensões, sendo possível a verificação de zonas de interferência com a análise cinemática em mecanismos, a análise estrutural dos componentes e do conjunto por elementos finito, e talvez, a maior e mais importante vantagem – obtenção direta da representação dos objetos em vistas múltiplas e/ou em qualquer perspectiva desejada (SILVA, 2006). No tocante ao Desenho Técnico, o processo de evolução consistiu em representar dos desenhos utilizando computador e software, substituindo assim os antigos escritórios de desenho com as enormes pranchetas, material de desenho (canetas, réguas, compassos, etc.) e mapotecas. Ao longo da década de 1980, a utilização dos sistemas CAD baseava-se essencialmente na representação de projeções ortogonais múltiplas (vistas). Na década de 1990, os sistemas CAD evoluíram para outra filosofia, baseada na representação paramétrica de modelos tridimensionais. Toda informação das peças individuais e de montagem do conjunto podem ficar guardada. Os modelos passaram a ser mais detalhadamente representados, podendo-se simultaneamente gerar representações em 3D e 2D, sendo fácil obter imagens das peças em qualquer posição e com diferentes efeitos de visualização. A empresa HPB utiliza o software de projeto Autodesk® Inventor™ 2009 para detalhamento dos projetos gráficos que podem ser em 2D (bidimensional) ou 3D (tridimensional), sendo que, para suprir os processos de fabricação e montagem a documentação é gerada em 2D e para elaboração dos estudos do projeto utiliza-se, quando necessário, o módulo 3D. Este software oferece uma ampla coleção de ferramentas de projeto para produzir, validar e documentar protótipos digitais completos. O modelo do Inventor é um protótipo digital em 3D que auxilia na visualização, simulação e análise do comportamento de um projeto sob condições reais, antes mesmo da construção do produto ou da peça permitindo que os fabricantes lancem produtos no mercado com maior rapidez, menor quantidade de protótipos físicos e mais inovação.. Revista de Ciências Gerenciais Vol. 14, Nº. 20, Ano 2010 p. 185-203.

(18) 202. Como agregar valor aos processos de detalhamento e documentação de projetos utilizando o Programa 5s digital e o programa de otimização sistêmica de processos. 6.. CONSIDERAÇÕES FINAIS A partir das alternativas apresentadas neste artigo, pôde-se observar que a utilização das ferramentas sugeridas e implementadas no departamento de Engenharia de detalhamento de projetos da empresa HPB, atingiram os propósitos operacionais e estratégicos pretendidos neste trabalho acadêmico. O Programa 5S Digital aplicado no ambiente de rede da empresa proporcionou, de imediato, a organização do ambiente de trabalho utilizado pelos profissionais envolvidos. nos. processos. de. detalhamento. e. documentação. dos. projetos,. consequentemente, tornando mais rápida a pesquisa dos arquivos eletrônicos e promovendo um maior espaço útil de armazenamento no servidor de dados com o descarte dos arquivos desnecessários. Com a aplicação do Programa de Otimização Sistêmica de Processos de Detalhamento – POSPD, a documentação dos projetos passou a ser elaborada com maior clareza nas informações, maior atenção com respeito às normas nacionais e internacionais, menor índice de recorrência e inibição quanto a duplicidade de informações. Após a integralização dos dois programas através de treinamentos aplicados aos profissionais envolvidos nos processos de detalhamentos, constatou-se que os benefícios do Programa 5S Digital foram percebidos de imediato, porém, em relação ao Programa de Otimização Sistêmica dos Processos de Detalhamento, a percepção dos resultados deverão ser de médio e longo prazo. Esta previsão está alicerçada na necessidade de uma mudança na cultura organizacional e na cultura profissional das pessoas envolvidas nos processos. Conclusivamente, corrobora-se a hipótese de que o aumento da produtividade culminando na redução de tempo e custos e a facilidade encontrada pelos usuários na visualização e interpretação dos documentos do projeto, realmente são fatores positivos gerados pela implementação dos Programas: 5S Digital e Otimização Sistêmica de Processo de Detalhamento. Através do exposto acima, conclui-se que o objetivo geral de demonstrar e mensurar os benefícios da agregação de valor aos processos de detalhamento e documentação de projetos, tendo como meio a utilização do Programa 5S Digital e do Programa de Otimização Sistêmica de Processos de Detalhamento foi alcançado com sucesso.. Revista de Ciências Gerenciais Vol. 14, Nº. 20, Ano 2010 p. 185-203.

(19) Adriana Paula Almussa Lavagnini, César Aparecido Teixeira. 203. REFERÊNCIAS O ABRANTES, J. Programa 8S: da alta administração á linha de produção: o que fazer para aumentar os lucros? combate aos desperdícios nas empresas, protegendo o meio ambiente e facilitando o desenvolvimento sustentável. 4. ed. Rio de Janeiro: Interciência, 2007. CATANOZI, G. Programa de qualidade geral. São Paulo: Ed. do Autor, 2007. CONHEÇA a ABNT. Disponível em: <http://www.abnt.org.br/default.asp?resolucao=1680X1050>. Acesso em: 11 maio 2009. COSTA, E.A. Gestão Estratégica: da empresa que temos para a empresa que queremos. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2007. GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2002. FERREIRA, A.B.H. Novo dicionário da língua portuguesa. 3. ed. Curituba: Positivo, 2004. MARCONI, M.A.; LAKATOS, E.M. Metodologia do trabalho científico. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2001. MARTINS, P.G.; LAUGENI, F.P. Administração da produção. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2005. OSADA, T. Housekeeping, 5S’s: seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke. 3. ed. São Paulo: Instituto IMAM, 2004. RIBEIRO, C.R.; PERES, M.P.; IZIDORO, N. Introdução ao estudo do desenho técnico. Disponível em: <http://www.eel.usp.br/na_apostila/pdf/capitulo1.pdf>. Acesso em: 11 maio 2009. SLACK, N.; CHAMBERS, S.; JOHNSTON, R. Administração da produção. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2007. César Aparecido Teixeira Pós graduando em Gestão de Pessoas e Graduado em Administração com Habilitação em Gestão de Negócios pela Faculdade Anhanguera de Sertãozinho. Atua no gerenciamento e desenvolvimento de geradores de vapor de alta pressão para os setores sucroalcooleiros, petroquímico e papel e celulose. Adriana Paula Almussa Lavagnini Mestre em Administração e Desenvolvimento Organizacional pelo CNEC FACECA Faculdade Cenecista de Varginha e graduada em Administração pela UNAERP Universidade de Ribeirão Preto. É coordenadora dos cursos de Administração e Ciências Contábeis e professora da Faculdade Anhanguera de Sertãozinho.. Revista de Ciências Gerenciais Vol. 14, Nº. 20, Ano 2010 p. 185-203.

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