O acesso à informação no Departamento de Sócios do Sporting Clube de Portugal : 1906-1982

Texto

(1)UNIVERSIDADE DE LISBOA FACULDADE DE LETRAS. O acesso à Informação no Departamento de Sócios do Sporting Clube de Portugal: 1906-1982. Fátima Susana Gonçalves Duarte. Trabalho Projeto orientado pelo Prof. Doutor Carlos Guardado da Silva e pelo Mestre Luís Corujo, especialmente elaborado para a obtenção do grau de Mestrado em Ciências da Documentação e Informação. 2017.

(2) UNIVERSIDADE DE LISBOA FACULDADE DE LETRAS. O acesso à Informação no Departamento de Sócios do Sporting Clube de Portugal: 1906-1982. Fátima Susana Gonçalves Duarte. Trabalho Projeto orientado pelo Prof. Doutor Carlos Guardado da Silva e pelo Mestre Luís Corujo, especialmente elaborada para a obtenção do grau de Mestrado em Ciências da Documentação e Informação. 2017. 2.

(3) RESUMO Este projeto reflete sobre os possíveis meios de acesso e preservação da informação. Informação essa guardada em suporte analógico, que documenta os registos de Sócios realizados pelo Sporting Clube de Portugal, entre 1906 e 1982, uma vez que o software onde estavam armazenados se tornou obsoleto. Desenvolveu-se um estudo orgânico funcional que permitiu conhecer o modo como funcionava a criação de tais registos, a sua organização, a sua estrutura e as mudanças ocorridas durante este período. Através do organograma funcional e da avaliação da informação, apresentam-se estratégias de recuperação da informação e sugerem-se algumas propostas para o arquivo, de acordo com as exigências das recomendações internacionais existentes para o efeito. Este estudo foi concretizado com recurso a questionários, observação direta e indireta, análise da informação e caracterização das atividades desenvolvidas no Departamento de Sócios.. PALAVRAS-CHAVE: Ciência da Informação, Gestão da Informação, Acesso à Informação; Software de gestão de documentos; Recuperação da Informação; Departamento de Sócios do Sporting Clube de Portugal (SCP).. 3.

(4) ABSTRACT This project discusses the different means to access and preserve information. More specifically, this project focuses on the preservation of information regarding the registry of Members of Sporting Clube de Portugal, between 1906 and 1982, which traditionally was kept in an analog output which with time has become obsolete; thus the importance of discussing how this information can be preserved over time. A functional organic study was developed, which allowed to learn more about how these means of storing information were developed, organized, structured, and what changes occurred throughout this period. Through a functional chart and by evaluation of information, it has been possible to present strategies of recovering information, and herein proposals have been suggested for the archive, according to international recommendations. This study was conducted by use of questionnaires, through direct and indirect observation, information analysis and characterization of activities developed by the Department of Members.. KEYWORDS: Information Science, Information Managment; Access to Information; Documents management software; Information retrieval, Sporting Clube de Portugal (SCP) Members Department.. 4.

(5) AGRADECIMENTOS Para mim, foi um desafio ter terminado o mestrado em Ciências da Documentação e Informação, no qual deparei-me com dificuldades e desafios, que só foram possíveis de ultrapassar devido à ajuda, empenho e dedicação de um número vastíssimo de pessoas que participaram directamente e indirectamente para que eu terminasse este mestrado e a elaboração deste projecto. É por isso mesmo que não poderia deixar de agradecer a todas as pessoas, que tornaram possível o que algumas vezes me pareceu impossível. Antes de mais, quero agradecer à Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa e a todo o corpo docente que leccionou as unidades curriculares deste mestrado, pelo apoio, ajuda e disponibilidade dispendidos ao longo deste meu percurso académico. Agradeço especialmente ao Prof. Doutor Carlos Guardado da Silva e ao Mestre Luís Corujo, por quem tive a honra de ser orientada. Agradeço a confiança, a paciência, a competência para conduzir as orientações de forma que fossem proveitosas e pelo tempo por eles dispensado nas orientações deste projecto. Agradeço imensamente ao Dr. José Quezada e ao Sr. José António e aos restantes colaboradores do Departamento de Sócios do Sporting Clube de Portugal, pela excelente receção e por não me terem feito sentir estagiária, assim como aos restantes colaboradores que estão a trabalhar na área adestrita aos demais; ao responsável pelo Museu deste Clube em que tudo começou e aos colegas que lá conheci, e ainda aos meus dois colegas (Jorge e Sérgio) que me acompanharam quando da entrada para “estagiar” no Museu. Agradeço à minha família e aos colegas por todo o apoio, a disponibilidade, a motivação e a força que me deram ao longo deste percurso académico. Sem margem de dúvidas que foram eles que tornaram este percurso mais agradável de se percorrer, bem menos árduo e muito mais divertido. Mas, mais importante do que isso, foi a presença deles, o ânimo e a força que me deram, incentivando a seguir em frente quando tudo parecia perdido. Não tenho dúvidas em afirmar que jamais esquecerei todos os momentos de partilha e de camaradagem. A quem rege e permite tudo nesta vida.. A todos vós o meu MUITO OBRIGADO!. 5.

(6) SUMÁRIO RESUMO ......................................................................................................................... 3 ABSTRACT ..................................................................................................................... 4 AGRADECIMENTOS ..................................................................................................... 5 SUMÁRIO ........................................................................................................................ 6 LISTA DE SIGLAS ......................................................................................................... 7 ÍNDICE DE FIGURAS .................................................................................................... 8 ÍNDICE DE QUADROS .................................................................................................. 8 ÍNDICE DE ORGRANOGRAMA................................................................................... 8 INTRODUÇÃO ................................................................................................................ 9 1. REVISÃO DA LITERATURA E ESTADO DA ARTE............................................ 13 2. METODOLOGIA DE INTERVENÇÃO ................................................................... 28 2.1 O Princípio de Proveniência ................................................................................. 31 2.2 O Princípio da Ordem Original ............................................................................. 31 2.3 O Princípio da Preservação Digital ....................................................................... 32 2.4 Coleção ................................................................................................................. 32 2.5 Série ...................................................................................................................... 33 2.6 Breve narrativa sobre Sporting Clube de Portugal ............................................... 35 3. ESTUDO ORGÂNICO FUNCIONAL ...................................................................... 40 4. ESTRATÉGIAS DE RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO .................................. 50 4.1. Modelo de Sistemas Arquivístico ........................................................................ 61 5. AVALIAÇÃO DA INFORMAÇÃO .......................................................................... 69 6. A INFORMATIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO.......................................................... 74 6.1 Desmaterialização da Informação ......................................................................... 74 6.2 Objeto Digital ....................................................................................................... 75 6.3 Gestão da Informação ........................................................................................... 78 6.4 Preservação Digital ............................................................................................... 82 6.5 Custo ..................................................................................................................... 87 6.6 Gestão do Repositório ........................................................................................... 92 6.7 Metadados ............................................................................................................. 94 7. PROPOSTA .............................................................................................................. 104 CONCLUSÃO .............................................................................................................. 109 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ......................................................................... 111 BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................... 135 ANEXOS ...................................................................................................................... 140 Anexo 1 – Questionário ............................................................................................ 140 Anexo 2 – Primeiros Estatutos do Sporting Clube de Portugal ................................ 141. 6.

(7) LISTA DE SIGLAS AIP – Archival Information Package bit – binary digit CI – Ciência da Informação CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos (Brasil) DGARQ – Direcção-Geral de Arquivos (Portugal) DLM – Document Lifecycle Management e.g. – Example Given EAC – Encoded Archival Context. EAD – Encoded Archival Description. HDD offline – Hard Disk Drive offline IP – Internet Protocol ISAAR (CPF) – International Standard Archival Authority Record (corporate, persons, families). ISAD – International Standard Archival Description. ISAD (G) – International Standard Archival Description (General) ISO – International Organization for Standardization ISO/IEC – International Electrotechnical Commission ISO/TR – Technical Reports JPEG – Joint Photographic Experts Group MCRS – MoReq2010 Compliant Record System MIP – Metainformação para a Interabilidade MoReq – Modular Requirements for Records Systems NP – Norma Portuguesa OAI PMH – Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting OAIS – Open Archive Information System OCR – Otical Caracter Recognition ODA – Orientações para a Descrição Arquivística PDF – Portable Document Format PDF/A – Portable Document Format for Archiving RODA – Repositório de Objetos Digitais Autênticos SCP – Sporting Clube de Portugal SGDA – Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos SIP – Submission Information Packages SQL – Structured Query Language SWOT – Strengths Weaknesses Opportunities Threats TIFF – Tagged Image File Format vs – Versus. 7.

(8) ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 – Conceção e Implementação de Sistema de Arquivo ..................................... 15 Figura 2 – Equipamento do SCP (1908-1927) ............................................................... 37 Figura 3 – Estratégias de Recuperação da Informação................................................... 50 Figura 4 – Ciclo de Gestão da Informação ..................................................................... 81. ÍNDICE DE QUADROS Quadro 1 – Breve descrição Modelo OAIS .................................................................... 22 Quadro 2 – Relação entre classificação e descrição ....................................................... 55 Quadro 3 – Campos de descrição com a informação registada correspondente ao nível arquivístico Secção ......................................................................................................... 58 Quadro 4 – Lista das ferramentas encontradas ............................................................... 66 Quadro 5 – Critérios de análise de Sistemas Gestão de Documentos vs Sistema de controlo de informações descritivas ............................................................................... 67 Quadro 6 – Análise SWOT da informação ..................................................................... 73 Quadro 7 – Record Management vs Document Management ........................................ 79 Quadro 8 – Modelo LIFE3 .............................................................................................. 89 Quadro 9 – Preservação de ameaças genéricas à informação ........................................ 90 Quadro 10 – Princípios vs Política de Preservação Digital ............................................ 91 Quadro 11 – Metadados propostos pelo Dublin Core Metadata Initiative .................... 97 Quadro 12 – Tipos de Metadados ................................................................................... 99 Quadro 13 – Campos de descrição com a informação registada correspondente ao nível arquivístico Secção ....................................................................................................... 106 Quadro 14 – Proposta do modelo de descrição para a documentação (nível série, documento composto, documento simples).................................................................. 107. ÍNDICE DE ORGRANOGRAMAS Organograma 1 – Estrutura organizacional do SCP em 1907 ........................................ 41 Organograma 2 – Estrutura organizacional do SCP em 1920 ........................................ 42 Organograma 3 – Estrutura organizacional do SCP em 1982 ........................................ 43 Organograma 4 – Estrutura do Arquivo do Sporting Clube de Portugal ....................... 53 Organograma 5 – Modelo qualidade na perspetiva do utilizador................................... 63 Organograma 6 – Modelo de informação OAIS ............................................................ 75 Organograma 7 – Preservação de Coleção ..................................................................... 86. 8.

(9) INTRODUÇÃO Em Portugal, o desporto e as Ciências da Documentação e Informação foram, durante vários anos, dois mundos sem qualquer conexão. Na verdade, as Ciências da Documentação e Informação começam a demonstrar interesse pelas sociedades desportivas1, onde há muito por explorar em termos de organização do conhecimento. Devido ao carácter desportivo das sociedades desportivas, estas têm proporcionado aos indivíduos experiências de desporto e de conhecimento, tanto aos profissionais praticantes, como aos colaboradores, aos sócios e adeptos das sociedades desportivas. Este conhecimento está patente na gestão do mundo do desporto profissional, nomeadamente através das atas, dos estatutos, comunicados, regulamentos, ou seja, na informação acumulada em suporte de papel e digital desde a sua criação até à época atual, que brinda o Sporting Clube de Portugal com vantagens competitivas a nível da construção do conhecimento, na tomada de decisões e na comunicação das mesmas. A partir dos anos oitenta, foram desenvolvidas iniciativas importantes com o intuito de sistematizar o conhecimento nas sociedades desportivas que se traduziram na realização de congressos, às escalas europeia e mundial, e no aumento da produção bibliográfica (GARGANTA, 2001, p. 1) de carácter de gestão, marketing, estratégias de jogos, campeonatos, rivalidades entres clubes, surgimento do futebol. No entanto, até à atualidade, existem ainda poucos estudos sobre a organização do arquivo no meio desportivo. Os arquivos são destacados no seu papel de guardiões dos materiais da memória e da história, que abrigam documentos em sentido amplo, constituindo fontes primárias de pesquisa, portadoras de informações que refletem as atividades que lhes deram origem. A memória encontra sua âncora nesses lugares onde a imaginação supõe guardarem também a verdade (THIESEN, 2013, p. 3). Neste sentido, o arquivo é responsável pela oferta de informação no ambiente tradicional, tal informação deve ser depositada em um suporte de longa durabilidade que poderá ser um documento fisicamente materializado ou não-materializado que, através da sua localização,. Nos termos do art. 2.º do Decreto-lei n.º 10/2013, de 25 de Janeiro, define-se a sociedade desportiva como “a pessoa coletiva de direito privado, constituída sob a forma de sociedade anónima ou sociedade unipessoal por quotas cujo objeto consista na participação numa ou mais modalidades, em competições desportivas, na promoção e organização de espetáculos desportivos e no fomento e desenvolvimento de atividades relacionadas com a prática desportiva da modalidade ou modalidades que esta sociedade tem por objeto.”. 1. 9.

(10) recuperação, apresentação e interpretação no contexto das funções e atividades da organização permite a demonstração da realidade dos factos, como prova documental, consagrada nos termos do Código Civil (art.º 341º; art.º 362º e 371º). Um conceito similar é definido pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA), que define documento como sendo informação de qualquer tipo, registada em qualquer suporte, produzida ou recebida e conservada por uma instituição ou pessoa no exercício das suas competências, ou atividades (ISAD(G), 2002, p. 13). A desmaterialização pode ser uma solução para uma maior eficiência para a gestão do arquivo. Mais do que desmaterializar (transformar a informação em suporte papel em um ficheiro eletrónico) as organizações teram que tratar os documentos nado-digitais com eficácia. Na era digital, precisamos considerar formas/procedimentos que nos ajudarão a conservar a memória e a provar que foram feitas as descobertas e os avanços fundamentais para preservar a maior parte da história do futuro (GLADNEY, 2007, p. 21). As tecnologias de informação surgem como ferramentas auxiliares que possibilitam trabalhar o passado no presente e assimilar as suas relações com a sociedade de informação na preservação da memória e do conhecimento, pois, além de capturarem, salvaguardarem, preservarem, armazenarem e disseminarem a informação, proporcionam a sua organização de forma a promover o seu encontro com aqueles que a procuram. A digitalização dos documentos físicos e a possibilidade de gerar documentos virtuais tornam possível guardar uma quantidade considerável de documentos em pastas virtuais dentro de sistemas digitais, conforme o espaço de armazenamento. O Princípio da Proveniência e o Princípio da Ordem Original presentes na NP 4041 (IPQ, 2005, p. 16) ajudam nas abordagens para a preservação digital, independentemente das estratégias utilizadas para aumentar a sua disponibilidade a longo prazo dos “objetos digitais”. Segundo a ISO 9000, um “procedimento escrito” ou “documentado” inclui normalmente o objetivo da atividade, o que deve ser feito e por qualquer papel funcional, onde e como deve ser feito; quais materiais, equipamentos e documentos devem ser usados e como a atividade deve ser registada, controlada e medida (NBR ISO 9000, 2000). No levantamento de informação sobre o tema em que se insere o referido estudo, isto é pesquisas realizadas até à atualidade sobre a temática e o estado do conhecimento 10.

(11) respeitante a este objeto de estudo, não foram encontrados estudos referentes à organização da informação documental que guarda a história dos registos administrativos, como por exemplo, estudo orgânico funcional dos órgãos de gestão do Sporting Clube de Portugal entre os anos 1906 e 1982; a revisão da numeração de sócios; informação sobre admissão ou a eliminação de Sócios; clarificação sobre distinções; identificação da classificação utilizada para diferenciar as diferentes categorias e subcategorias de Sócio, ou seja, como era organizada a informação desta época. Encontramos, assim um nicho nesta área, que foi objeto de estudo deste pojeto. O projeto começa com um conceito e termina na tradução desse conceito em uma especificação de algo que pode ser produzido (Nigel Slack et al., 1997). Existe uma interrelação entre a criação do trabalho e a produção do trabalho final que devem ser tratados simultaneamente. Este projeto nasceu a partir de uma proposta de “estágio” no Museu do Sporting Clube de Portugal (SCP), que mais tarde foi direcionado para o projeto de digitalização já iniciado no Departamento de Sócios, para o qual fui chamada a colaborar e, assim, surgiu a ideia de fazer um trabalho projeto para adquirir do grau de mestre em Ciências da Documentação e Informação. Deste modo, dando continuidade ao Projeto de Digitalização dos documentos referentes aos anos 1906-1980 depositados no acervo do Departamento de Sócios, (iniciado em Maio/Junho de 2016 pelo Departamento de Sócios do SCP) visando a melhoria dos serviços prestados pelo mesmo, contribuindo para a transparência, gestão da informação e preservação da memória, procurando a racionalização, a organização do acervo, foi proposto ao reponsável do Departamento de Sócios realizar um estudo cientifico sobre a recuperação da informação que já estava sendo objeto de desmaterialização. Assim a proposta, uma vez aceite e lapidada, deu origem à pergunta de partida: Como melhorar, de modo eficaz e eficiente, o acesso à informação, produzida entre 1906 e 1980, no Departamento de Sócios do Sporting Clube de Portugal? Com a pergunta de partida definida foi possível delinear o título deste trabalho projeto O acesso à Informação no Departamento de Sócios do Sporting Clube de Portugal: 1906 – 1982. A alteração das datas a que o estudo se refere foi devido ao facto de que ao longo deste estudo não nos foi possível encontrar documentação legislativa referente à época de 1979/80. Com a ajuda do colaborador do Departamento de Sócios, tivemos acesso aos estatutos aprovados em assembleia geral em 1981 e publicados em Diário da República em 1982. Para além desta limitação, também não foi possível, em tempo útil, encontrar 11.

(12) informação sobre o surguimento do órgão produtor da informação (Departamento de Sócios), uma vez que o SCP tem o seu acervo dividido pelos vários departamentos e não existe uma comunicação entre os acervos relativamente à localização da documentação o que também dificultou os próprios colaboradores em ajudar-nos a ter acesso à informação relativa aos anos 1906 a 1980. Posto tal delimitações fomos obrigados a redefinir os objetivos a que nos proporcemos aquando da idealização deste trabalho projeto relativamente ao período de estudo. Assim sendo traçamos como objetivo geral apresentar um estudo sobre o acesso à informação, no Departamento de Sócios entre os anos 1906 e 1982, através do desenvolvimento de um estudo orgânico funcional da estrutura do SCP (capítulo 3). No capítulo 4 apresenta-se algumas soluções para a organização, classificação e descrição da informação e ainda possíveis ferramentas tecnológicas que ajudam na realização destas tarefas; expomos uma reflexão sobre possíveis formas de avaliação da informação (capítulo 5); a informatização da informação com o estudo da desmaterialização, a gestão, a preservação, o custo da informação e os metadados necessários para a localização da informação, encontra-se no capítulo 6. Sendo este estudo um trabalho projeto, o último capítulo referente-se a algumas propostas que poderão ser uma mais-valia para a gestão, a recuperação e o armazenamento de informações digitais e analógicas sobre os Sócios do SCP. Todos estes objetivos foram realizados através de um conjunto de processos divididos em oito etapas: recolha e análise das leis orgânicas / estatutos; compilação de documentação legislativa do Departamento de Sócios, enquanto produtores de documentação acumulada; recolha dos instrumentos de gestão, classificação, descrição e pesquisa da informação; entrevistas e inquéritos, formais e informais, aos colaboradores envolvidos técnica e administrativamente, para um primeiro reconhecimento das séries/subséries em avaliação; avaliação da documentação organizada; elaboração de instrumentos de acesso à informação; organização física do arquivo; comunicação e difusão da unidade informacional (capítulo 2). Em suma, o presente trabalho está estruturado da seguinte forma: Introdução, Revisão da Literatura e Estado da Arte, Metodologia, Estudo Orgânico Funcional, Estratégias da Recuperação da Informação, Avaliação da Informação, Informatização da Informação, Proposta e Conclusão.. 12.

(13) 1. REVISÃO DA LITERATURA E ESTADO DA ARTE No que à Revisão da Literatura e Estado da Arte diz respeito, neste trabalho, são indispensáveis, na medida em que pressupõem uma identificação da principal literatura sobre o objeto de estudo. O respeito aos fundos e o respeito à ordem original podem acontecer de forma intelectual, preservando a organicidade dos documentos e os aspetos jurídicos e administrativos, as quais estão circunscritas a uma determinada região (LODOLINI, 1993, p. 151-160). No entendimento de Casanova (1966) e Duranti (1996) demonstram que o respeito aos fundos e o respeito à ordem original são elementos desdobrados do Princípio da Proveniência. Duranti acredita na importância de se conhecer e estudar os produtores e as “multiprocedências” dos arquivos, de forma a se reconstituir as funções, competências, atividades e unidades administrativas (DURANTI, 1996, p. 82). A proveniência tornou-se um dos conceitos principais da organização e arquivamento dos documentos (DOLLAR, 1992, p. 48-51; BEARMAN, 1989, 1995; HEDSTROM, 1995), que tem como pressuposto subjacente a preservação da integridade de um objeto de informação através do registo da sua origem e da sua custódia. No meio digital, as questões da proveniência da informação colocam-se através da publicação do registo vinculados às diferentes versões de software e hardware (LYNCH, 1996, p. 143). O desafio é encontrar soluções, políticas e responsabilidades que preservem os sistemas de informação e os seus produtos (HEDSTROM 1991, p. 349; DOLLAR, 1992, p. 62), isto significa que os arquivos devem documentar o registo da migração, e em particular, das transformações que ocorreram nos objetos de informação aquando da atualização para novas versões de software e hardware (GARRETT; WATERS, 1996, p. 17), e assim, cria a presunção de que se trata de um objeto autêntico, não manipulado, não alterado ou falsificado (DURANTI, 1995, p. 7-8). A organização e o depósito físico de documentos analógicos é susceptivel de oferecer uma maior garantia de recuperação do que apenas arrumar esses documentos em uma gaveta. O simples armazenamento dificilmente é uma solução completa, porém, a longo prazo, os documentos físicos podem sofrer alguma deterioração física (LOPES, [2008, p. 2]). Hugh Taylor (1987-88, pp. 15-24), um influente analista de crescente importância de documentos eletrónicos e as preocupações sobre a obsolescência que lhes estão associados, considera que tais documentos indicam um retorno à oralidade. 13.

(14) conceitual ou seja, um retornar ao quadro medieval onde palavras ou documentos foram intimamente relacionados ao seu contexto e às ações decorrentes do contexto. No contexto português, a gestão dos documentos é marcada por um grande desconhecimento e falta de aplicação das recomendações internacionais, normas portuguesas e boas práticas de Gestão da Informação. Em muitos casos, gestores e público em geral consideram que “fazer Gestão Documental” ou Gestão da Informação é comprar um software, sem saber bem quais os seus requisitos, comprar um servidor e alguns scanners e começar a digitalizar toda a documentação. Com certeza que estes três passos fazem parte do processo de Gestão da Informação, mas devem ser acompanhados de uma análise detalhada das necessidades, da implementação de outras ferramentas e alterações de procedimentos. Essencialmente, podemos compilar os maiores problemas encontrados nas organizações nestes cinco grupos principais: aquisição de ferramentas desadequadas; projetos de implementação focados apenas nas ferramentas; envolvimento dos gestores nas implementações; deficiência na legislação portuguesa para esta área; falta de recursos humanos com formação (APDSI, 2014, p. 12). A gestão de documentos de arquivo é definida pelas recomendações internacionais da ISAD(G) que assegura a criação de descrições arquivísticas consistentes, apropriadas e auto-explicativas; ISAAR (CPF) estabelecem requisitos para descrição das entidades associadas à produção e gestão de arquivos (pessoas coletivas, singulares e famílias); EAD descreve as coleções do arquivo e as suas estruturas através de elementos e atributos de maneira que uma máquina consiga ler; EAC (CPF) fornecem requisitos para a descrição de informações sobre os criadores do material arquivado e o meio em que foram criados e utilizados; ISO 16175 Information and Documentation – Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments, define um conjunto de processos e requisitos que ajudam na identificação e na gestão de documentos em Sistema Gestão Documental de Arquidos (SGDA); ISO 26122 Information and Documentation – Work Process Analysis for Record, sugere elementos para a criação, captura e controlo de documentos através da descrição funcional e de uma análise dos fluxos de transações de negócios; ISO/DIS 30300/30301 Management Systems for Records, esclarece sobre o vocabulário e os principais conceitos/ descreve requisitos para SGDA. A NP 4438-1 Informação e Documentação – Gestão de Documentos de Arquivo transpõe para Portugal os princípios expressos na ISO 15489-1 Information and 14.

(15) Documentation – Records Management, ela própria desenvolvida a partir da Norma Australiana AS 4390, Records Management, cujo objetivo é assegurar que os documentos sejam criados, organizados e arquivados de forma pertinente. A norma portuguesa está fundamentada nos termos do artigo 13.º do Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro, onde gestão de documentos entende-se como sendo o conjunto de operações e procedimentos técnicos que visam a racionalização e a eficácia na criação, organização, conservação, avaliação, selecção e eliminação de documentos, nas fases de arquivo corrente e intermédio, e na remessa para arquivo definitivo. O objetivo da aplicação das recomendações, acima citadas, é essencialmente permitir a utilização integrada e interrelacionada das várias normas, proporcionando a interligação e a partilha entre os registos descritivos associados a cada uma delas (ANTÓNIO; SILVA, 2011, [p.6]).. Figura 1 – Conceção e Implementação de Sistema de Arquivo. Etapa A: Efetuar investigação preliminar. Etapa B: Efetuar análise funcional. Etapa C: Identificar requesitos de documentos de arquivo. Etapa E: Identificar estratégias para cumprimento de requisitos dos documentos de arquivo. Etapa F: Desenhar o sistema de arquivo. Etapa D: Avaliar os sistemas existentes Etapa H: Efetuar controlo, ajustamento, revisão. Etapa G: Implementar o sistema de arquivo. Fonte: National Archives of Australia and State Records New South Wales. Este modelo evidência várias etapas da gestão de informação, desde a investigação preliminar (etapa A) cujo propósito é fornecer à organização uma compreensão dos contextos administrativos, legal, funcional e social em que opera de forma a conseguir identificar os principais fatores que influenciam a sua necessidade de criar e manter documentos de arquivo, até à última fase (etapa H) que consiste no controlo, ajustamento e revisão e cujo objetivo é medir a eficiência do sistema de arquivo para avaliar o processo do seu desenvolvimento e corrigir as deficiências, bem como estabelecer um regime de. 15.

(16) monitorização continua. Completando este processo a organização terá garantias de um retorno contínuo do investimento no sistema de arquivo e deverá igualmente passar a ter informação objetiva, capaz de demonstrar que os registos das suas atividades estão a ser adequadamente criados e geridos (FREITAS, 2011, [p. 3]). A gestão de documentos de arquivo não inclui apenas a conceção, implementação e administração de sistemas para gestão de documentos de arquivo. O estabelecimento de políticas, normas, procedimentos, recomendações e responsabilidades; o fornecimento de serviços para facilitar o uso e gestão dos documentos e a integração dos SGDA com os processos de negócio são também essenciais para a gestão eficiente e sistemática dos documentos de arquivo. O Electronic Records Management Software Applications Design Criteria Standard (DoD 5015.2) foi um standard adotado por muitos estados dos EUA e outros países. Esta norma serviu também como referência de boas práticas para empresas privadas e organizações que procuram software de gestão documental. É um documento que define requisitos para a gestão de documentos de arquivo no departamento de defesa dos Estados Unidos da América e que estabelece requisitos funcionais para a identificação, classificação, armazenamento, segurança e outros procedimentos para a gestão da informação (DoD 5015.02-STD, 2007, p. 32). Os. metadados,. compatibilidade. de. versões. anteriores,. acessibilidade,. extensibilidade, segurança, são recomendações fundamentais para um sistema de gestão de documentos de arquivo e tem como objetivo o desenvolvimento de registos de metadados para que através da Web estejam acessíveis e que os mesmos descrevam os registos e o contexto das informações. O DoD 5015.2 foi a base para standards globais para a gestão documental como o United Kingdom's Public Record Office (PRO) e o modelo de requisitos da União europeia MoReq (DoD 5015.02-STD, 2007 p. 32). A visão do MoReq2010 (Modular Requirements for Records Systems) é que um SGDA, é um conjunto de módulos que podem ser integrados como uma aplicação separada que a organização usa ou como parte de outras aplicações responsáveis por gerir documentos de arquivo. Esta nova perspetiva permite ver a gestão de documentos de arquivo não como um processo de negócio que tem que ser corrido pelas organizações, mas sim como parte integrante dos processos de negócio das organizações (VIEIRA; BORDINHA, 2011, [p.9]). O MoReq2010 tem como objetivo fornecer um conjunto de requisitos, simples, mas abrangente, para um sistema de gestão documental, adaptável e aplicável a diferentes 16.

(17) atividades informativas e de negócio, setores industriais e tipos de organização (DLM FORUM FOUNDATION, 2011, p. 12). Um SGDA que cumpra a interoperabilidade com outros sistemas de documentação em conformidade com o MoReq2010 é designado por MCRS (MoReq2010 Compliant Record System). O MCRS não só compreende as User; Group; Role; Class; Record; Record Component, e os seus próprios processos como torna possível exportá-los para um formato normalizado que pode ser descodificado por outro MCRS. Isto permite que um conjunto de sistemas bastante diferentes possam todos ser igualmente MCRS e assim evita perder o histórico dos documentos existentes (MoReq2010, 2010&2011, p. 21). O MoReq foi desenvolvido pelo DLM-Forum (Document Lifecycle Management) para ser aplicado em setores públicos ou privados que pretendam adquirir ou avaliar um sistema de gestão de documentos de arquivo. Neste novo mundo inteligente, o arquivo desempenha um papel estratégico, levando ao desenvolvimento de novos produtos, serviços e novos modelos de negócio inteligentes (KARGERMANN et. al., 2013, p. 16; KARGERMANN, 2014, p. 603). Frank Burke aponta que a mudança tecnológica moderna tem sérias implicações para a prática de arquivamento e de formação profissional (…) apontando para um futuro de caos arquivístico [Tradução nossa]2. Para evitar tal caos, Hugh Taylor salienta que a sobrevivência do arquivo depende da prestação de apoio à comunidade, ajudando o cidadão a valorizar a sua memória, desempenhando funções sociais e cuidando do seu conteúdo (TAYLOR, 1982-83, p. 118-122). O êxito do arquivo ocorre quando o arquivista conhece a comunidade, bem como os registos e consegue, com sucesso, a intermediação entre os dois, [Tradução nossa]3 assim, entende-se que é a comunidade e não o arquivista que preserva os documentos do arquivo. No livro de Ernst Wolfgang intitulado Digital memory and the archive menciona que Michael Wettengel refere que um arquivo digital tem duas encarnações: em contraste com o arquivo tradicional, a lógica e a estrutura física dos documentos digitais não estão indissoluvelmente ligados, mas são armazenados independentemente uns dos outros. As formas nas quais os dados são armazenados e em que são apresentados são. 2. Burke points out that modern technological change has serious implications for archival practice and for professional training (…) point to a future of archival chaos (BURKE, citado por CRAIG, 1992, p. 11). 3 Archives succeed when the archivist knows the community as well as the records and successfully mediates between the two (CRAIG, 1992, p. 11).. 17.

(18) distintas. A característica dos arquivos digitais é o fato de que eles podem ser instantaneamente apagados mais rápido do que por qualquer fogo na biblioteca em Alexandria. Bernard Stiegler nota que no computador é possível escrever e apagar em um suporte eletromagnético, como cálculo, o processamento de informações a uma velocidade próxima da luz (WOLFGANG, 2013, p. 93). O computador não lê literalmente textos, mas digitaliza-os, assim, entendendo a escrita como um conjunto de sinais (que podem ou não ser recompostos para formar uma página de texto ou uma imagem). O processamento de sinal substitui a leitura pura. Ainda assim, Friedrich Kittler entende que os dois sinais de direção mais importantes que ligam a unidade de processamento central do computador para a memória externa estão sendo chamados de LER e ESCREVER (WOLFGANG, 2013, p. 130-131). A transformação dos objetos físicos em digitais (MAGAUDDA, 2012, p. 111) é um fenómeno da desmaterialização que vem sendo estudado com o sinónimo de digitalização (BELK, 2013, p. 478-479) e, tem como principal objetivo, na maioria das vezes, potenciar a comunicação da informação, anulando as dimensões tempo e espaço, permitindo o seu acesso remoto (ROLAN, 2015, p. 45). A ISO 15801:2009 e a ISO 13028: 20104 contêm os elementos essenciais para o processo de digitalização, nomeadamente boas práticas, metadados, nomenclatura de ficheiros, controlo de qualidade entre outros. Os documentos digitalizados dão origem à criação de objetos digitais a partir de documentos físicos conseguidos através de várias ferramentas como scanner, máquina fotográfica, de filmar ou digital, entre outros dipositivos eletrónicos que podem ser guardados tanto em meio digital (computador), como em formato físico (após ser reproduzido em papel). Os textos digitalizados podem ser criados através da digitalização, que pode ser feito de duas maneiras diferentes: semi-automática ou automática, através do Optical Character Recognition (OCR), que identifica texto em imagens digitais (LOPES, [2008?], [p. 6-7]). Não são apenas sequência de zeros e uns ou cadeias de bits (bitstream), mas o conjunto de decisões que definiram a formação básica do objeto informacional como um objeto único. Isso envolve a descrição de informações que podem ser representadas de diferentes formatos (TIFF, PDF, XML, etc.) que se subdividem em três classes de. 4. ISO 15801:2009 Document Management – Information stored eletronically – Rocomendations for trustworthiness and reliabity, e a ISO 13028: 2010 – Information and documentation – implementation guidelines for digitization of records. 18.

(19) informação: textual, gráfica e sonora (LOPES, [2008?], [p. 7]) mas o seu conteúdo será sempre interpretado do mesmo modo, no momento da sua recuperação, ou seja, será a mesma cadeia de bits com seu significado original (ARELLANO, 2008, p. 22). Segundo as resoluções da United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO), como a “Carta sobre a Preservação do Património Digital” (2003), pode afirmar-se que existe uma preocupação muito grande em salvar o património cultural e científico digital, garantindo assim, o acesso a esses recursos às funcionalidades dos registos eletrónicos autênticos. A literatura da área, na sua maioria, foca alguns métodos de preservação de documentos digitais e mostra a sua limitação e o enorme crescimento dos registos digitais. Na área da arquivística, existe ainda o desafio de estabelecer recomendações, políticas e estratégias para as melhores práticas de arquivamento digital. Segundo Miguel Ferreira (2006, p. 66) a definição de uma política de preservação envolve, geralmente, todas as facetas de um arquivo. Implica a criação de políticas de avaliação e seleção de materiais, a identificação de esquemas de metainformação apropriados (metainformação descritiva, técnica, de disseminação, estrutural e de preservação), a definição de estratégias de preservação adequadas a cada classe de objetos digitais, a criação de planos de sucessão para a eventualidade da organização detentora da informação interromper a sua atividade, a utilização de modelos sustentáveis de financiamento, entre outros. Edward M. Corrado (2014, p. 30), refere que os sistemas de software de preservação digital estão melhorando a cada dia fazendo com que a preservação digital evolua rapidamente. Alguns destes sistemas incluem (1) Rosetta, um sistema proprietário de Ex Libris, e sucessor de Digitool, (2) Tessellas várias soluções de preservação digital, (3) DAITSS (Dark Archive in the Sunshine State), na aplicação Open Source desenvolvido por Florida Center for Library Automation, com financiamento do Instituto do Museu e biblioteca de serviços, (4) Archivematica no sistema open source projetado para recomendações com base no acesso a longo prazo para materiais digitais, (5) RODA, um sistema open source que é um repositório de objetos digitais que tem por base a plataforma Fedora Commons. Foi concebido com base no modelo de referência OAIS. (6) Figshre, um repositório de open source baseado na cloud para pesquisas. Existe um interesse crescente à volta dos repositórios e um número cada vez maior de recursos ou de repositórios de objetos, que estão sendo desenvolvidos e disponibilizados, tanto em iniciativas de software livre, open source e até alguns com 19.

(20) aquisição de uma licença de uso. Uma das razões para o aumento do número dos repositórios é a disponibilidade crescente de plataformas, tais como, (1) EPrints5, open source, é a plataforma mais utilizada em repositórios institucionais; (2) CKAN6, um sistema de gestão de dados open source desenvolvido pela Open Knowledge Foundation (3) Fedora Commons7 (Arquitetura do repositório flexível de repositório de objetos digitais), originalmente desenvolvido pela Universidade de Cornell para a gestão de conteúdos digitais; (4) Fedora: Databank, Hydra, VITAL, Islandora, softwares open source que fornecem um repositório open source por meio de ampla infraestrutura para o armazenamento, gestão e disseminação de objetos digitais, incluindo o relacionamento entre eles (Sayão; Marcondes, 2009); (5) Dspace8 software open source que fornece um repositório com funções de captura, distribuição e preservação da produção intelectual e científica, dando visibilidade e garante acessibilidade no decorrer do tempo (Sayão; Marcondes, 2009); (6) Datastar9 um sistema de repositório open source desenvolvido pela universidade de Cornell e Washington. Projetado para promover a publicação ou arquivamento de dados e metadados; (7) ContentDM10 um software de repositório proprietário da OCLC, usado para a gestão de coleções digitais da biblioteca da Universidade de Sheffield; (8) Digitool11 um software de repositório proprietário de ExLibris, em uso na Universidade de Leeds; (9) Equella12 um repositório proprietário mais utilizado em repositórios institucionais; (10) Archimede13 um sistema de repositório open source projetado na biblioteca da Universidade de Laval, baseado no modelo Dspace. O sistema não é dependente, sendo a plataforma baseada em componentes de open source – Java, Apache Ant, SQL (recomendado) e Lucerna; (11) ARNO14, um software desenvolvido pelo projeto ARNO (pesquisa académica nos Países Baixos Online), que tem como parceiros as universidades de Amsterdam, Twente e Tilburg; é baseado na arquitetura Apache, Oracle e Perl (LEWIS, 2014, p. 2-5).. 5. http://www.eprints.org/ http://ckan.org/ 7 http://www.fedora-commons.org/ 8 http://www.dspace.org/ 9 https://sites.google.com/site/datastarsite/ 10 http://cdm15847.contentdm.oclc.org/cdm/ 11 http://cdm15847.contentdm.oclc.org/cdm/ 12 http://www.equella.com/ 13 http://www.bibl.ulaval.ca/archimede/index.en.html 14 https://www.h-net.org/announce/show.cgi?ID=127076 6. 20.

(21) É fundamental o uso de normas e recomendações internacionais de arquivamento de metadados para proporcionar uma gestão mais efetiva de estratégias de preservação de documentos digitais. Uma das consequências da preservação digital é que a nossa atenção é mais direcionada para a estrutura e as operações dos objetos individuais de preservação do que para os requisitos e características dos repositórios digitais (SCHLATTER, et al., 1994, p. 239-263). Torna-se crucial encontrar condições ideais para a sua implementação, mas o “problema” com a preservação digital é a falta de métodos comprovados para garantir que a informação digital continuará a existir (RUUSALEPP, 2005; GLADNEY 2007). A preservação de documentos eletrónicos está conduzindo a estudos sobre a criação, manutenção e recuperação de arquivos a longo prazo, com base no modelo Open Archive Information System (OAIS). O modelo referencial OAIS foi desenvolvido pelo Consultative Comitee for Space Data Systems (CCSDS), e foi aprovado para publicação como ISO 14721:2003, que descreve um enquadramento conceptual para um arquivo digital, mas que rapidamente passou a ser utilizado na conceptualização de repositórios digitais genéricos, descerrados a todas as sociedades com garantias de confiabilidade. O modelo OAIS consiste numa estrutura concetual que disciplina e orienta um sistema de arquivo dedicado a preservar e manter o acesso à informação digital por longo prazo. O OAIS é um modelo conceitual que descreve um modelo funcional e um modelo de informação para a preservação e o acesso aos materiais digitais administrados pelo repositório. De acordo com o modelo OAIS, as funcionalidades de um repositório estão organizadas em seis grandes grupos: admissão (ingest), o armazenamento de arquivo, a gestão de dados, o planeamento de preservação, a administração e o acesso. As funcionalidades de cada grupo são detalhadas no modelo funcional e podem ser acessadas por três tipos de agentes: produtores (pessoas ou sistemas que depositam os objetos digitais no repositório), consumidores (pessoas ou sistemas que interagem com o OAIS para acessar os objetos digitais) e administradores (responsáveis pelo estabelecimento das políticas e pela gestão dos objetos digitais preservados). Nós damos uma breve descrição de cada uma destas entidades funcionais.. 21.

(22) Quadro 1 – Breve descrição Modelo OAIS. Acesso. Planeamento de preservação. Administração. Gestão de dados. Armazenam ento de arquivo. Admissão (Ingest). Entidade funcional. Breve descrição A entidade permite que os objetos digitais sejam depositados no sistema. Ele aceita Submission Information Packages (SIP) e prepara os conteúdos do SIP para que possa ser objeto de gestão e armazenamento com o arquivo compatível com OAIS. Um SIP geralmente inclui informações de conteúdo e algumas informações Preservation Description Information (PDI) A entidade fornece serviços e funções, relacionadas com o armazenamento, manutenção e recuperação de Archival Information Package (AIP). Serviços de arquivamento de armazenamento incluem colocação AIP no armazenamento permanente, recursos de recuperação de desastres, verificação de erros e fornecendo AIP à entidade funcional de acesso. A entidade fornece serviços e funções relacionadas com o preenchimento, a manutenção e o acesso a metadados descritivos e administrativos. Funcional inclui a manutenção de esquemas e exibições, executando atualizações de database e a realização de consultas e produção de relatórios com base em dados de gestão.. A entidade fornece serviços e funções que suportam o funcionamento geral do sistema. A administração funcional inclui solicitar e negociar o emaranhado de submissão com os produtores, auditoria submissões para garantir que eles atendam às recomendações de arquivo e manutenção de gestão de configuração do sistema de hardware de e software Além disso, ele fornece funções de engenharia de sistema e é responsável por estabelecer e manter políticas e normas de arquivo, fornecendo apoio ao cliente e ativando os solicitações de arquivo (LAVOIE, p. 12). A entidade fornece serviços e funções para monitorar o ambiente de OAIS, fornecendo recomendações e um plano de conservação para garantir que as informações armazenadas no OAIS permanecem acessíveis e compreensíveis a longo prazo, para a Comunidade designada mesmo se o ambiente de computação original torna-se obsoleto (LAVOIE, p. 13). As funções incluem recomendações de atualizações de Informação Arquivística, migrando de um formato atual e documentar políticas e recomendações de arquivamento. As funções incluem fornecimento de relatórios de análise de risco e monitorização tecnológico na Comunidade designada são requisitos de serviço. A entidade fornece serviços e funções que oferecem suporte a utilizadores finais. Estes incluem ser capaz de determinar a existência, descrição, localização e avaliação de informações armazenadas no OAIS e permitir que os consumidores solicitem e recebam informações de produtos. As funções de acesso incluem a comunicação com os consumidores para receber o pedido, aplicando controlo para limitar o acesso especialmente a conclusão bem-sucedida, gerando respostas (divulgação informações de pacotes de resposta de consulta, relatórios) e fornecer as respostas para consumidores (LAVOIE, p. 13). Fonte: Brian Lavoie em The Open Archival Information System (OAIS) Reference Model:. Introductory Guide (2014, p. 11-13).. O modelo de referência OAIS é reconhecido como o mais importante documento conceitual voltado para a preservação digital. O objetivo é aumentar o grau de consciência e compreensão dos conceitos relevantes para o arquivamento de objetos digitais, especialmente entre instituições não arquivísticas (SAYÃO, 2012, p. 28-29). 22.

(23) Segundo o autor Henry M. Gladney (2007, p. 14), um repositório deve desempenhar as suas responsabilidades através da negociação e aceitação do conteúdo dos produtores de informação; da obtenção do controlo do conteúdo jurídico e técnico, para garantir a preservação a longo prazo; delimitar as pessoas que constituem a comunidade para a qual o seu conteúdo deve estar disponível; políticas e procedimentos documentados para preservar o conteúdo contra todas as eventualidades e permitir sua difusão como cópias autenticadas do original, ou como pesquisáveis. No âmbito de arquivos digitais, Maria de Lurdes Saramago (2003, p. 5) indica que para as organizações que pretendem criar repositórios digitais a longo prazo para dar resposta ao problema dos custos da preservação deve existir uma estratégia de planeamento ao mais alto nível da organização, uma vez que será necessário identificar as finalidades da preservação digital no repositório digital e a estrutura do repositório, no sentido de garantir que o conteúdo do repositório sobreviva à evolução tecnológica, ou mesmo ao próprio repositório ou à própria instituição ou organização. No quadro normativo, no qual se destaca, a nível internacional como principais orientadores da operacionalização exigida a nível da segurança da informação, as recomendações da ISO/IEC 27001:2005 Segurança da Informação; ISO/IEC 20001:2005 Information technology - Service management - Part 1: Service management system requirements; ISO/IEC 14721:2012 – Space data and information transfer systems – Open Archival Information System – Reference Model, a ISO/TR 1492:2005 – Long-term preservation of electronic document - based information e a ISO 16363:2012 – Space data and information transfer systems – Audit and certification of trustworthy digital repositories, são auxiliares fundamentais quando se pretende implementar um repositório digital para que sejam assegurados o armazenamento, a salvaguarda, o acesso e o uso à informação digital (atualizado SOUSA, 2013; OLIVEIRA, 2014, p. 1). O surgimento do repositório digital open source possibilitou a disseminação da informação no meio digital por qualquer utilizador. Os repositórios digitais têm uma estrutura bem definida para armazenamento de informações na Web, o que tende a facilitar o processo de recuperação (SEGUNDO, 2010, p. 43), permitem auto-arquivar documentos pelo próprio autor ou responsável, nos quais devem descrever as informações que representam o documento em campos específicos de metadados, interferindo na qualidade da recuperação da informação (LEITE, 2009). Os procedimentos de descrição do documento podem ser de catalogação, classificação, indexação ou resumo, procurando. 23.

(24) a uniformização e a qualidade das informações e, consequentemente, uma melhor recuperação no meio tradicional (MONTEIRO, 2008). As estratégias operacionais de preservação digital visam a criação e utilização de metadados que versam sobre a conservação de software e hardware, emulação ou migração, como uma forma de garantir a autenticidade, memorizar a gestão de dados e de direitos, e para a interação com recursos de procura (ROTHENBERG, 1999). Os metadados podem ser incorporados num objeto digital ou podem ser armazenados separadamente. Os metadados são muitas vezes incorporados em documentos HTML (HyperText Markup Language) e nos cabeçalhos de ficheiros de imagem. Os metadados registados com descrição do objeto, garante que os metadados da informação não serão perdidos, evitando problemas de ligação entre dados e metadados, e ajuda a garantir que os metadados do objeto serão atualizados dentro de novos contextos (NISO, 2004, p. 215). Todos os métodos estruturais (adoção e elaboração de recomendações internacionais, metadados, montagem de infra-estruturas, formação de consórcios) e operacionais (conservação de software e hardware, migração do suporte, conversão de formatos, emulação e preservação de conteúdos) de preservação digital propostos, usados e testados noutras circunstâncias, dependem da alteração de, pelo menos, um dos componentes de um objeto digital (ou seja, a preservação física, lógica, concetual ou intelectual15). Para Alison Bullock (1999), Intellectual Proprity Rights é uma das principais barreiras que interferem na preservação dos objetos digitais, e deve considerar não apenas a capacidade de acesso aos conteúdos dinâmicos independentemente da sua apresentação, componentes de comunicação, hipertextualidade e interatividade, mas também qualquer ação relacionada com o software (cópias, encapsulamento de conteúdo, emulação de software, migração de conteúdo) que envolva atividades que podem infringir permissões específicas daqueles que mantêm os direitos. O hardware, o software ou os dados no arquivo precisam de ser alterados ou, em alguns casos, todos devem ser transformados durante o processo de preservação. Tal necessidade advém do facto de que no futuro os utilizadores de arquivos digitais. 15. A importância da preservação intelectual é maior no caso dos materiais digitais devido principalmente à capacidade de o objeto digital ser passível de modificação no seu desenho (leiaute), apresentação ou interação no formato de publicação. Com isso, a perda do conteúdo intelectual original pode ser declarada inaceitável pelo autor (ARELLANO, 2004, p. 18).. 24.

(25) precisarão de localizar, ler, processar e usar os ficheiros exatamente da mesma forma que os seus criadores os construiram. Os metadados são utilizados, não somente para identificar e descrever um objeto informacional, mas também com o propósito de documentar o comportamento do objeto, a sua função, a sua utilização e a gestão, assim como a sua relação com outros objetos de informação. Os metadados permitem assim obter detalhes sobre se a informação está acessível, onde, como e em que condições se pode chegar a ela, permitindo a recuperação de conteúdos e auxiliando na tomada de decisões que podem traduzir-se em vantagens competitivas como estratégia de recuperação de documentos relevantes através da indexação (VALERIM, 2011, p. 24). A ideia de recuperação da informação começou provavelmente, no tempo de Vannevar Bush [1945] e Warren Weaver [1955], onde Weaver escreveu sobre o sucesso da criptografia durante a guerra e sugeriu que o computador e a criptografia poderiam ser um meio para traduzir idiomas (BELLCOR, 1996, p. 1) e Bush, cientista do Instituto de Tecnologia de Massachusetts, reconheceu a necessidade de indexação digital de documentos, ou seja, associando um código de índice interpretado por um computador para cada documento, para que seja possível identificar e recuperar um documento armazenado automaticamente (GANGWAL, 2010). No entanto, o termo Information Retrieval só surgiu entre 1948 e 1950 por Calvin Mooers, mencionando que a recuperação da informação engloba os aspetos intelectuais da descrição de informações e as suas especialidades para a procura, além de quaisquer outros sistemas, técnicas ou tecnologias de informação e comunicação utilizadas no desempenho da operação (MOOERS, 1950, p. 1-2F). O trabalho com a recuperação da informação foi responsável pelo desenvolvimento de inúmeras aplicações bem-sucedidas (produtos, sistemas, redes, serviços). Mas, também, foi o responsável por duas outras coisas: pelo desenvolvimento da CI como um campo onde se interpenetram os componentes científicos e profissionais; e pela influência da emergência, da forma e da evolução da indústria informacional (SARACEVIC, 1996, p. 45). Antes da década de 40, segundo Lancaster (1993, p. 32), o sistema de recuperação mais rudimentar era um catálogo de fichas. Nestes sistemas manuais de recuperação que antecedem os sistemas computadorizados, o processo de indexação tinha como produto o índice impresso ou o catálogo em fichas, denominados sistemas pré-coordenados.. 25.

(26) A fase de maior pesquisa sobre a recuperação de informação iniciou-se na década de 1950 e início dos anos 1960, com a utilização dos cartões perfurados ou fitas magnéticas para processamento sequencial de dados como principais meios de armazenamento (PALMER, 1987). Durante a década de 60, o número de bases de dados havia crescido de menos de 100 para mais de 600 (PALMER, 1987). Neste período foram realizados estudos de viabilidade que concluíram pela necessidade de reformatação dos registos em formato MARC (Machine-Readable Catalog), foi o primeiro formato de intercâmbio de dados criado para a catalogação informatizada. As décadas de 70 e 80 são consideradas como épocas de progresso nas pesquisa em bases de dados e na recuperação da informação probabilística, iniciada por Keith Rijsbergen (BELLCORE, 1995, p. 6). Com o apoio de novas tecnologias e apoiado pela utilização da Internet, que vêm mudando a maneira de se pensar sobre a recuperação da informação desde o surgimento da Web, no início dos anos 90, a procura pelo melhor resultado na recuperação é algo que já vem sendo abordado na Ciência da Informação há algum tempo possibilitando a representação, armazenamento, descrição, organização, preservação e acesso à informação (SEGUNDO, 2010, p. 24-25). Em suma, o Princípio da Proveniência tem como premissa a gestão de documentos físicos e de recursos eletrónicos tendo como finalidade a recuperação, organização e preservação da informação. O desenvolvimento de diferentes produtos, serviços e sistemas de preservação digital, permite salvaguardar a informação digital sobre o património cultural e científico garantindo o acesso por diferentes utilizadores (investigadores, académicos, curiosos, entre outos). Uma das motivações para a criação de repositórios tem como finalidade facilitar a gestão da informação, assegurar que a informação digital permaneça disponível e acessível por um longo prazo, contribuindo para a construção e a preservação da memória do SCP. A criação e manutenção de um repositório exigem a participação dos administradores de sistemas tecnológicos, das chefias e a motivação dos colaboradores. Os repositórios digitais não substituem os arquivos, pelo contrário, os repositórios alargam significativamente os seus papéis e representam um sério compromisso com a preservação da informação digital (OWEN, 2007, p. 49). Deste modo, os repositórios digitais podem ser considerados as instituições de memória da sociedade digital. Webb (2003, p. 38-39) apelida-os de safe places onde o património digital deve ser guardado e 26.

(27) protegido de todas as ameaças a que os seus objetos físicos e lógicos estão expostos, permanecendo acessível a longo prazo. Esta estratégia foi possibilitada pela queda nos preços no armazenamento, pelo uso de recomendações de metadados da Iniciativa dos Arquivos Abertos (OAI PMH), e pelos avanços no desenvolvimento das recomendações de metadados que dão suporte ao modelo de comunicação dos arquivos abertos (VIANA; et al., [2005?], [p. 3]). Portanto, os itens que devem ser considerados para a construção e preservação da memória das instituições a longo prazo são: as recomendações da ISO/OAIS (avalia o software e a sua capacidade de implementar os modelos de informação e funcional conforme especificada pelo modelo OAIS; a migração (avalia as ferramentas disponíveis para o apoio à gestão do processo de migração) e outras estratégias de preservação digital (avaliam a possibilidade de aplicação de alguma outra estratégia de preservação (SAYÃO; et al., 2009, p. 40) que visam facilitar o acesso à informação.. 27.