JEAN-YVES ROUSSEAU
CAROL COUTURE
Os FUNDAMENTOS
DA DJSCIPLINA ARQUIVfSTJCA
COLABORADORES
Florence Ares, Chantale Fillion, Marlene Gagnon, Louise Gagnon-Arguin e Dominique Maurel
TRADUçAO Magda Bigotte de Figueiredo
REVISAO CIENTfFICA Pedro Penteado
o ii4
PUBLICAçOEs DOM QUIXOTE
Publicaçoes Dom Quixote Av. Cintura do Porto do Lisboa Urbanizaçao da Matinha - Lote A - 2. 0 C
1900 Lisboa Reservados todos os direitos de acordo corn a legislaçAo em vigor C 1994, Presses de lUniversité du Québec
Titulo original: Les Fondements de la Discipline Archivistique
Revisao tipogrifica: Filipe Rodrigues l. ediçAo: Marco / 98 DepOsito legal n.° 121 095/98 Fotocomposiç: ABC Oráfica, Lda. Impresso e acabarnento: Varona - Salamanca
ISBN: 972-20-1428-5
UN IS UL BJBtICtECA UNNIVEPUSIT
RtGISTRQJ 98
-ORIQEM .ii'Ma
Biblioteca Nacional - Catalogaçao na Publicaçäo Rousseau, Jean-Yves, e outro
Os fundamentos da disciplina arguivistica Jean-Yves Rousseau, Carol Couture.
(Nova enciclopédia; 56) ISBN 972-20-1428-5
I - Couture, Carol CDIJ 930.25
6513
SUMARIO
Nota a traduçAo portuguesa ... Ptefácio... Prthnbulo... lntrcdução ... Paste I A arquivistica e a sociedade
Capltnlo I .Qs..nr iths, os arquivistas e a arquivIstica. Consideraçoes históricas ... 1. Dos docurnentos administrativos aos arquivos ... I.!. Os arquivos e as sum funçOes nas diferentes civilizaçöes ... 1.2. Os grandcs tipos do docurnentos produzidos ... 1.3. Os diferentes suportes e a stia conservação através dos tempos ... 1.4. A localizaçäo dds arquivos ... H 2. Dos responsáveis dos documentos administrativos aos arquivistas contemporãneos ...
2.1. As relaçOes corn a adrninistração ... V 2.2. A colaboraçao na defesa dos direitos e ptivilégios ... I 2.3. 0 apoio a investigaçlo ... 1 2.4. 0 triple papel cultural, administrativo e cientiflco ...
3. A disciptina arquivistica ... 1 3.1. 0 desenvolvimento da disciplina ... ôIj3.1.1,0lntament.o ... 3.1.2. Os métodos de conservaçáo material ... VI: 3.l.3.AcriaçAoeadjfusao ... I 3.2. 0 nascimento dos princfpios an1uivisticos ...
P' ti 3.2.1.0 principio da tenitoriajidade ... sh 3.2.2. 0 principio da proveniência ... 32.3. A abordagem das ut idades ... I 3.1 A constituiçao & urn corpus cientifico e o desenvolvimento da forinação if;, Notas ...
$ I Os EUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTJCA INDICE,9
CapItulo 20 lugar da arguivistica na gestão da informaçlo ... I. 0 que e a gescAo da informaçao ... 2. 0 que é a arquivfstica no seio da organizaçlo e da gestâo cia inforrnaçlo 3. A arquivIscica face as suas opçöes ... Notas...
Pane 2 A arquivistica: princfpios e bases
Capfiulo 3 0 principio da proveniéncia e o (undo de arquivo ... 1.0 principio da EQyniéncia ... II. Criaçlo e evoluçao do princfpio ... 1.2. Definiçäo ... 1.3. Os dois graus do principio da proveniência ... 1.3.1 0 prirneiro grau do principio da proveniéncia ... 1.3.2. 0 segundo grau do princfpio da proveniência ... 1.4. A aplicaçao do principio da proveniência ... 1.5. Vantagens da ap!icaçäo do princfpio da proveniêricia ... 1.6. Princfpio cia proveniência e principle, da territorialidade dos arquivos 1.6.1. A evoluçlo do principio ... 1.6.2. Definiçao ... 1,6.3. Aplicaçao do princfpio ... 2. 094od9ivo ... 2.3. Noçlo e definiçAo ... 2.2. Fundo aberto e (undo (echado ... 2.3. A situação do (undo de arquivo ... Notas...
Anexo I Convençao de Viena sobre a Sucessão de Estados em mat&ia de Bens, Aiuivos e DIvidas deEstado...
Capitulo 4 Ocic1de vida dos documentos sic arquivo ... 1. Constituiçao e evoluçao desta abordagem ... 2. Os conceitos ...
2.1. As trés idades ... 2.3.1. 0 perfodo de actividade: arquivos correntes ... 2.1.2. 0 perfodo de semiactividade: arquivos intermédios ... 2.1.3. 0 perfodo de inactividade: eliminaçao ott conservaçAo como arquivos definitivos 2.2. Cambiantes que se impôem an conceito das trés idades ... 2.3. 0 duplo valor dos arquivos ... 2.3,1.0 valor primdrio ... 2.3.2.0 valor secundário ...
3. As consequéncias arquivlsticas cia aplicaçao do ciclo de vida ... 3.1. A organizaçAo dos documentos activos em arquivos correntes ... 3.2. A organizaçAo dos documenti semiactivos can arquivos intennédios 3.3. A eliminaçao dos ducumentos inactivos ... 3.4. A transferéncia para os arquivos definitivos ...
3.4.1. A qualidade de lesternunho dos arquivos definitivos ... 3.4.2. A uiilizaçao dos arquivos definitivos para fins administrativos 3.4.3. A utilizaçAo dos arquivos definitivos pan fins de reconstituiçäo Notas
Capitulo 5 As ,qnIadea,ebalho ... I. Unidades de trabaiho e noçöes fundarnentais 2. Descriçlo das unidades de trabalbo ... 2.1. Património arquivfstico comurn ... 2.2. Arquivos de not estado ... 2.3. Arquivos de urn organisrno
2.4. Grupo de arquivos ... 2.5. Fundo (de arquivo) ... 2.6. We ...
2.7. Unidade de insta!açlo ...,,
2.8. Peça ... 2.9. Documento (de arquivo) ... 2.10. Dado (informacional) ... 3. Caracterização dos Instnjrnentos de descriçao ddcumental e de referéncia pam o utilizador 3.1. Instrumentos de descriçào documental ... 3.2. Instrumentos de referéncia ... 4. Descriçäo dos instnimentos de gestão e de referenda pan o arquivista
4.1. Instnimentos de gestão ... 4.2. Instrumentos de referenda ... 5. Holograma da arquivistica contemporlinea ... Notas...
Capftulo 6 A_çIaäoeawgulamentaçao ... 1. Os ftndamentos do valor legal dos documentos 2. As leis relativas aos arquivos ... 2.1 Cena internacional ... 2.1 A America do North ...
10 / OS FUNDAMIENTOS DA DISCIPLINA ARQUJVfSTICA ND10E/II
5.2. 0 parecer juridico: urn trunfo indispensavel ... 5.3. Quantidade de docurnentos cuja conservação d dcterminada por disposiçoes !egislarivas
ouregulamentares ... Notas...
Pane 3 A arquivisLica e 0 seu mcio
Capitulo 7 A tipologia e as particularidades dos arquivos norte-americanos ... I. Tipologia das instituiçöes de arquivo none-americanas ... 1.1. As instituiçOes governamentais nacionais ... I.].]. Definiçao, organizaçAo e conteOdo ... 1 . 1.2. Principals elementos distintivos ... 1.2. As instituiçöes governamentais regionais ...
1.2.1. Definiçao, organizaçlo e conietido ... 1.2.2. Principals elementos distintivos ... 1.3. As instiiuiçoes governamentais locais ...
1,3.1. Definiçao, organizaçlo C conteddo ... 1.3.2. Principals elementos distintivos ... 1.4. As instituiçoes de ensino ... 1.4.1. Definiçao, organizaçlo e contetido ... 1.4.2. Principals elementos distlutivos ... 1.5. As instiLuiçoes da area da saüde ... 1.5.1. Definição, organlzaçlo e contetido ... 1.5.2. Principals elementos distintivos ... 1.6. As instituiçoes religiosas ...
1.6.1. Deliniçlo, organizaçlo e conteüdo ... 1.6.2, Principals elementos distintivos ... 1.7. As instituiçäes industriais e comerciais ...
1.7.1. Deflniçao, organizaçäo e conteddo ... 1.7.2. Principals elementos distintivos ... 1,8. As instituiçöes socioculturais e cientificas ...
1.8.1. Definiçlo, organizaçäo e conteUdo ... 1.8.2. Principals elementos distintivos ... 2. Component" do contexto no qua] evoluem as instituiçoes de arquivo norte-americanas ... 2.1. A descentralizaçao dos arquivos ... 2.2. 0 catheter recente dos an1uivos ... 2.3. 0 acesso a informaçao e a protecçäo da vida privada ... 2.4. Os arquivos Ha <<era da informaçao>... 2.5. 0 desenvolvimento das instituiçaes de arquivo, tributtio das necessidades da investigaçao 2.6. A dificu!dade de integraçlo das duas vertentes da arquivfstica ... Notas...
Capitu!o 8 Os tipos C OS suportes de arquivo Introdução... 1. Os mapas e pIanos ...
2. Os docurnentos fotográficos 3. Os registns sonoros 4. As imagens em movimento 5. Os suportes informáticos Concluslo ... Notas... Bibliografia ...
Capilulo9 A formaçao ... 1. Contexto ... 2. Evo!uçao ... 3. Finalidades e objectives da formaçao em ArquivIstica: urn arquivista completo 3.1. Objectivos de formaçao em telaçlo aos suportes de arquivo ... 3.2 Objectivos de formaçlo em relaçlo as três idades ... 4. Llementos de éontetido ... ... .c ... ... 4.1. Os fundamentos da arquivfstica ... 4.2, As funçoes arqvivfsticas ... 4.3. A organizaçAoe a gestAo dos serviços de arquivo
4.4. As discip!inas contributivas ... 4.5. 0 estaglo ... 5. Elementos de organizaçlo ... 5.!. Premissas prévios a organizaçlo da fonnaçao ... 5.2. Os recuasos hunianos ...
12 / Os FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQIJIVISTICA
Generalidades ... 297
Capftulo I Os arquivos, os arquivistas e a arquivistica: consideraçoes de ordem hisórica 299 Capitulo 2 0 lugar da arquivIstica na gestlo da infonnaçäo ... 304
Capftu!o 3 0 principlo da provenjéncia e o fundo de arguivo ... 305
Capitulo 4 0 dde de vida dos documentos de arquivo ... 308
Capftulo S As unidades de Irabalbo ... 309
Capitulo 6 A legislaçao e a reguiamentação ... 313
Capftnlo 7 A tipologia e as particularidades dos arquivos norte-americanos ... 316
Capflu!o 8 Os tipos e as suporles de arquivo ... 322
Capitulo9 A forinaçao ... 334
• . . . Equavalencias de tennos arquivfstacos: Canada (Quebeque), Portugal, Brasil... ... ... ... .. ... .339 NOTA
A
TRADUçAO PORTUGUESA Indice ... 34!A obra Os Fundamentos do Disciplina Arquiv(sttica é 0 prlmeiro manual de arquivistica traduzido e publicado em Portugal. Este facto trouxe tsponsabilidades acrescidas a edipo portuguesa, a qual teve de enfrentar opçOes tecminolOgicas e problemas de natureza concep-tual complexos, sobre os quais a comunidade arquivIstica ainda não chegou a consensus. Neste contexto, procurou-se urn compromisso entre uma traduçäo literal, próxirna do ori-ginal frances, e a terrninologia arquivIstica que se tern vindo a afirinar em Portugal on que constitui a tradiçao portuguesa. Usamo-la nos casos em que os termos escolhidos cram segu-ros e näo implicavam alteraçao conceptual. Foi assim, por exemplo, que optámos por <pnn-cipio da proveniência>, ao invés de wnnclpio do respeito pelos fundos'>, apesar de os auto-its da obra utilizarem a expressão ((Principe de respect des fonds.
4 / Os FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA
Gostarfamos ainda de salientar que a edição portuguesa bencficiou de algumas actuali-zaçoes propostas pelos autores, as quais nos permitem acompanhar a evolução do seu pensa-mento arquivistico, bern corno uma rnelhor conjugaçäo corn o conteüdo do segundo volume da obra, em fase de preparaçäo no Canada.
Não poderiamos terminar scm expressar Os flOSSOS sinceros agradecimentos a todos os colegas e amigos que, corn a sua disponibilidade para debater, infornrnr ou sugerir, contri-buIrarn para o aperfeiçoarnento desta tradução, corn especial destaque para Carol Couture, Louise Gagnon-Arguin e Daniel Ducharme, do Canada, Madalena Garcia e Fernanda Ribeiro,
de Portugal, e Luis Carlos Lopes, do Brasil. PREFACIO
Pedro Penteado
Urn dos aspectos mais surpreendentes e rnais lamentáveisllesta era da informaçao é que a mais antiga forma de inlormação registada - essa inforrnaçäo Unica e eminentemente per-tinente Para a cornunidade internacional e pan qualquer povo que constitua os arquivos das suas instituiçOes - ë sempre a menos conhecida e a menos cornpreendida e, per consequên-cia, o menos hem utilizado de todos os recursos informativos'. Esta repetiçäo de uma obser-vação feita ha mais de urna ddcada sublinha o valor e a irnportância do presenteestudo. A visäo de conjunto que este nos apresenta é dirigida no so no pUblico em geral e aos seus utilizadores eventuais, como aos profissionais da gestäo da informaçäo, incluindo os que pre-tendern obter o cargo de arquivistas sern conhecereni e compreenderem bern o papel que Os arquivos desempenham em qualquer sociedade.
Se tivéssemos literalmente de começar pelo princIplo, deverlamos recordar que, ha mis on rnenos seis mil anos, a hurnanidade corneçou a desenvolver a civilizaçao ao longo dos vales dos principals rios da massa continental da Eurasia. A ernergéncia de instituic&s cons-drain urn factor crftico nessa transiçäo cuja continuidade e organizaçäo das actividades foram asseguradas gracas a invençäo e a aplicacão de urna nova tecnologia: a escrita. A escrita per-rnitiu registar dados, informaçao e conhecirnentos, criar sobre forma tangfvel e material, por assirn dizer, sobre urn suporte, o que antes sO podia set comunicado, conservado e transmi-tido oral on visualrnente. Oque se seguiu foi que os docurnentos escritos permitiram aos m-cadores, aos sacerdotes e abs reis consolidar e alargar o seu poder e a sun influência através das instituiçoes que des prOprios criavarn.
Frank B. EVANS, "An Archival Perspective", Unesco Journal of Information Science, Librarianship
16 / Os FUNDAMENTOS DA DISCJPLTNA ARQUIVISTICA PREEACIO /17
As necessidades do comércio, mais do que as dos contadores de histOrias, dos filósofos on dos educadores, levaram A invençAo da escrita e da sua utilizaçAo para criar documentos de arquivo. A medida que as novas instituiçOes adquiriam urn carácter oficial e urn estatuto juridico, o mesmo foi acontecendo Coin os documentos de arquivo que elas acumulavam. Os documentos de arquivos institucionais conservam ainda 0 SCU carácter oficial e estatuto juri-dico, propriedades que Os distinguem de outros tipos de documentaçAo. Na Antiguidade, aque-les que conseguiram dominar a dificil arte de escrever tornaram-se confidentes e conselhei-ros dos mercadores, dos sacerdotes e dos reis; cabia-Ihes a responsabilidade de criar, genE e conservar os documentos de arquivo.
Uma histónia geral dos arquivos no Oriente está por escrever, mas na sociedade ociden-tal, sabemos que as práticas pnimitivas de conservaçäo e de valorização dos arquivos foram melboradas e desenvoividas durante a transiçáo da civilizaçao do PrOximo Oriente para o Egipto, para a peninsula grega e, finalmente, para Roma. Este desenvolvimento respondeu, em grande parte, as necessidades das administraçOes pdblicas, as mais englobantes e mais avassaladoras das instituiçOes que transformavam a sociedade. Na Antiguidade, a artee a pro-fIssao de conservação e de valonização dos documentos de arquiS'o atingiram a apogeu sob o Impénio Romano. Cam o declinio e a queda desse império, a Igreja de Roma assurniu a tarefa de conservar e prosseguir o desenvolvimento, näo so da heraaça Cultural da Antiguidade, mas também das suas estruturas administrativas e dos seus inodos de funcionamento. Durante os séculos que se seguiram, Os cldrigos, que tinham preservado a arte da escrita, criararn C con-servaram, em prirneiro lugar, os arquivos nos reinos feudais e, depois, nos estados-naçOes que gradualrnente foram dando lugar a Europa Ocidental. A ernergência das linguas vernáculas, das.variaçOes nacionals dos sistemás jurIdicos e dos sistemas de administraçao reflectiu-se na evolução da conservaçAoe davalorizacão dos documentos de arquivo. Corn o nascirnento da universidades, as pessoas formadas em Ciências JurIdicas e noutras disciplinas substitul-ram progressivamente oselérigos na administração, e a centrahzaçao dos arquivos e o cargo de conservador de arquivo já se haviam tornado num dos legados mais duradouros e mais preciosos do mundo moderno.
Retrospectivamente, Os arquivos constituiram sempre os instrurnentos de base da admi-nistração, mas an, longo da sua utilização, foram-se tornando as produtos dos procedirnentos do funcionamento administrativo. Por consequência, eles testernunharn polIticas, decisôes, procedirnentos, funçOes, actividades e transacçOes das instituiçOes. Em virtude do seu carác-ten oficial e do seu estatuto junidico, eles representam as fontes de informação mais seguras e mais completas relativas as instituiçOes e ao seu papel na sociedade. Os arquivos das
admi-nistracoes ptiblicas testernunham a expeniéncia colectiva e muitas vezes a memOnia colectiva da cornunidade nacional, constituindo assim uma cornponente fundamental da herança cul-tural. No infcio, as administracOes ptiblicas conservavam os seus arquivos pan assegurir a sua iegitiniidade e para proteger os direitos e os interesses do soberano. Coin ernengência do governo constitucional, baseado na soberania do povo, Os arquivos püblicos continuam a assegurar esse papel de protecçAo dos direitos e interesses do novo soberano: 0 POVO. iloje em dia, é geraltuente reconhecido que cada urna das adrninistraçöes é estritamente obrigath a estabelecer e manter urn sistema de arquivos nacionais que reflicta a organização e a escru-tura do Estado.
Durante o peniodo em que os paises da Europa Ocidental <<descobnirarn>>, explorararn e, niais tarde, colonizararn a America Central, a America do Sul, a Arnénica do Norte, a Africa e a Australia, Os colonizadores levanarn consigo os seus sistentás junidicos, as suas tradiçoes adrninistrativas e as suas práticas de conservação dos arquivos. Dunante 0 penIodo da desco-lonização, depois da Segunda Guerra Mundial, a rnaion parte das antigas colOniasteve acesso a independência. Quase todas criararn organismos de arquivos nacionais essenciais a sun iden-tidade e ao estabelecirnento da sua histOria nacional. Mas vários documentos de arquivo fun-damentais, indispensáveis para testemunhar o seu passado colonial, continuaram a fazer pane dos arquivos dos antigos palses metropolitanos. Daqui resultou urna série de tratados e de acordos unilaterais e multilatenais para autonizan 0 seu acesso e se tomarem disposiçOes pan copiáHlos. Coin ao longo da histOria, ficou dernonstrado que as arquivos piiblicos sin tao importantes para qualquer sociedade e para qualquen nação, que no dineito internacional relativo a sucessão de estados, os arquivos são considenados corno urn atributo essencial a sobenania de urn estado e, per consequência, são irnpnescnitiveis e inalienáveis.
Coma aparecimento do estado-naçao e a desenvolvirnento da HistOnia como disciplina universitAria em que as fontes oniginais são utilizadas corno materiais de apoio a investiga-çãô, os depOsitos de arquivo, outrona considenados sobretudo como <<arsenais de leis>>, trans-formarain-se agora em ((arsenals da histOria>. 0 pnincIpio do dineito de acesso aos arquivos püblicos constitui urna herança importante da Revoluçao Francesa. Todavia, esse direito, mçsrno nas sociedades democrdticas, foi necessariarnente nestringido por razOes de defesa nacional e de segurança, de Oroteqao da infonmaçao cornencial e da vida privada e para con-servar, em ceita rnedida, a confidencialidade adrninistnativa que penmite aos poderes pübli-cos agir corn cornpetência e eficácia.
institul-IS / Os FUNDAMENTOS DA Dinstitul-ISCIPLINA ARQUIVinstitul-ISTJCA PREFACIO /19
çöes, as organizaçOes e os indivfduos, por interrnédio de quase todas as suas actividades. As tica arquivIsticas europeias corn o records management norte-americano, criando assim uma adrninistraçOes piiblicas tornaram-se organismos de recolba, de tratarnento e de produção de discipilna global que cobre o conjunto dos arquivos. Por consequência, eta pode servir de informação, e o valor dos seus arquivos, enquanto fontes primárias e Unicas de inforrnaçäo, inodelo aos arquivistas e aos serviços de arquivo no dealbar de urn novo rnilénio que se viii
aurnentou consideravelmente. juntar a longa e essencial histOria dos arquivos.
Actualmente, o alargarnento das funçOes das adrninistraçoes pUbticas e de outras
insti-tuiçOes contribuiu não so para o crescirnento exponencial da quantidade dos documentos de Franck B. Evans
arquivo, como foi também acompanhado pelo desenvolvimento de novas tecnologias e da sua College Park, MD
aplicaçäo para criar e utilizar arquivos. A fotografia e o registo sonoro enriquecerarn consi-deravelmente a herança documental, mas estas invençOes criaram problemas de acesso, de conservaçäo, de controle material e intelectual particulates, em virtude da fragilidade dos suportes. Além disso, a introduçao progressiva da tecnologia electrOnica obriga os arquivis-tas a trabalhar corn o menos permanente dos suportes e transforina o modo como as insti-tuiçOes funcionam retativarnente aos métodos de criaçäo e de recepção, de utilizaçäo, de con-servação, de orientaçao e de elirninaçao da informaçao e dos docurnentos de arquivo.
0 acrdscimo dos docurnentos de arquivo registados em todos os suportes e as alteraçOes rápidas operadas no funcionamento das administraçOes ptIblicas e de outras instituiçOes repre-sentarn sérios desafios para todos os responsáveis dos arquivos. Assirn, os arquivistas devem reexarninar os seus conceitos tradicionais, os seus principios e métodos e modificar ou subs-tituir as práticas herdadas quejá não se coadunam corn as necessidades actuais. Devem desen-volver urna disciplina que, não so preserve a natureza, Os valores e a utilização dos arquivos,
corno forneça soluçOes práticas pan os problemas suscitados pelos novos suportes que subs-tituem os docurnentos de arquivo em papel e que transformarn a prOpria gestAo.
A presente obra contribui para promovér a disciplina arquivIstica. Eta acentua a necessi-dade de gerir os documentos dos arquivos modernos desde a sua criação ou recepção, pas-sando pelo perfodo de utilizaçao pan os assuntos correntes ate a sua eliminaçao autorizada
e ao longo da sua conservaçAo permanente, no caso de nao-eliminaçao. Nesta obra, insiste- -• -Se na irnportância de respeitar a integridade de todos os arquivos durante todo o ciclo da sua
vida bern corno num cuidado especial a ter na escolha dos arquivos definitivos. Sublinha-se igualmente que o contexto organizativo e funcional dos arquivos, que garante o principio da proveniéncia, deve set assegurado. Os autores desejam além disto que os arquivistas facili-tern a utilizaçao dos arquivos criando e pondo a disposiçao das diversas clientelas interessa-das os instrurnentos de descrição documental apropriados.
prá-PREAMBULO
Em Outubro de 1982 era publicado 0 livro intitulado: Let archives au XX siicle. Une
reponse.aux besoins de 1 'administration et de la recherche. Elaborado a partir da experlén-cia adquirida pelos autores na sua prática quotidiana da arquivIstica, das suas notas de ensino, bern corno das suas reflexoes e investigaçOes, ele constitula então a prirneira obra de smntese em arquivIstica do Quebeque. Vdrias obras se the vieram juntar a partir daf, demonstrando a vitalidade da disciplina. Nessa época, contudo, os autores hesitavam era no editor (o SeStariat général de I'Université de Montréal) que corresse o risco de imprimir duzentos exemplares do seu manuscrito. Ficararn espantados quando Jacques Boucher, entAo secretá-rio-geral, thes deu a conhecer a sua intençäo de editar, näo duzentos, mas quinhentos exem-plares.
0 acolhimento reservado ao livro petos técnicos, estudantes, professores, adrninistrado-rs e outros piiblicos ultrapassou todas as expectativas. Era ou seja doze anos depois, .foran sac mu exemplares da versão francesa que foram vendidos no Quebeque, no Canada e por ease mundo fora, bern corno verbs milhares de exemptares das versOes inglesa e esjn-ñhoia. Corn efeito, em 1987, a editora de Monreal, a Véhicule Press, editava urna veisão inglesa corn o titulo: The Life of a Document A Global Approach to Archives and Records Management, e era uma outra ediçao em espanhol com o tituto: Los archivos en el siglo XX. Neste óltjmo caso, tratava-se de urna ediçao conjwita do Secretariat général de
t'Universjte de Montréal e db Archivo General de Ia Nacidn (Mexico).
incita-22 / OS I'UNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA
-nos a publicar a obra em dois volumes distintos. 0 prirneiro volume, que é objecw desta publicaçao, debruça-se sobre os fundamentos da disciplina arquivIstica. ExpOe as diversas facetas, Eanto sodais como teóricas e contextuais da arquivIstica, vistas pelo prisma da visäo global e integrada da disciplina. 0 segundo volume será editado posteriormente. Centrado essencialmente no pôr em prática da visão global e integrada da disciplina arquivIstica, tra-tanS principairnente das funçOes arquivIsticas, on seja: a criaçäo, a avaliação, a aquisiçäo, a classificaçäo, a descrição, a cornunicação e a conservação.
A presente obra resulta, em prirneiro lugar e antes de mais nada, de urn trabalho de equipa.
Por isso, fazernos questäo em agradecer calorosarnente a todos aqueles que näo poupararn
tempo nem esforços a tim de a tornar possivel. Os nossos rnais sinceros agradecirnentos vão para as Presses de lUniversité du Québec que aceitararn pubiicá-la e integrá-la na sua nova colecçao de gestão da informaçao, para as nossas colaboradoras e colaboradores: Florence Ares, Chantal Fillion, Marlene Gagnon, Louise Gagnon-Arguin e Dominique Mantel, bern corno para Frank B. Evans, dos National Archives and Records Administration (NARA) dos Estados Unidos da America, que aceitou graciosamente redigir o prefácio da obra. Pot ültimo, querernos agradecer rnuito especialmente a Danièle Proulx, secretária dos Services des Archives de l'Université de Montréal, que procedeu ao tratamento de texto do manuscrito, bern como a Jacques Larose, secretario-redactor do Secretariat general de l'Université de Montréal, que teve a paciência de 18-la atentarnente. Os seus comentários e sugestOes contri-buirarn amplamente para torná-la rnelhor.
INTRODUcAO
A gestAo dos arquivos, a profissäo de arquivista e a disciptina arquivIstica desenvolve-ram-se consideravelmente an longo das óltimas dCcadas: a quantidade de serviços de arquivo e de arquivistas aumenta constantemente, a protissao é ensinada nas instituiçOes de carácter universitário, an mesmo tempo que a investigaçao teOrica e prãtica, sinaI de vitalidade de ama disciplina, se acentua, corno 0 atesta 0 ntimero sempre crescente de publicaçOes.
A conjUntura social desempenhou urn papel de grande importância no desenvolvimento dos arquivOs, da profissao e da disciplina. Confrontada corn uma miriade de informaçães poli-morfas susceptivel de set guardada em suportes cada vez mais diversificados e capazes de armazénarem quantidades fenomenais de dados, a sociedade afunda-se literalmente sob urns massa de informaçäo cujo crescirnento 6 exponencial. Longe de dat sinais de cansaço, o pro-ceào continua a acentuar-se. Nao se fala já em instaurar verdadeiras auto-estradas de inlor-maçãocapazes de trocar milhares de inforrnaçOes, e isso vinte e quatro horns por din, tre-zentostsessenta e cinco dias por ano?
ksociedade tem, por arrastamento, cada vez mais necessidade do disciplinas e de técni-coscapazes de fornecerem soluçoes de conjunto, viáveis e rendIveis para us inimeros pro-blemas suseitados pela gestao dessa rnassa de informaçOes, em todas as suas dimensoes, desde asu4 ciiaçao, avaliaçao, aquisição, classificaçao, descriçäo, comunicaçäo ate a sua conser-vação; Os .arquivistas e a disciplina arquivIstica contribuem já com diversas soluçUes con-cretas pars esses mültiplos problernas 0 6 por isso quo o seu papel e cads vez mais reconhe-cido pela sociedade que eles servem.
redi-24! Os FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA INTR0DUçAO/25
gireni o presente livro. Todavia, fizerarn-no tendo em conla o novo contexto das ciéncias do inforrnaçao, o lugar quo nele ocupa a disciplina arquivIstica an lado de outras disciplinas afins, bern corno Os elernentos de prospectiva que Ihes parecerarn mais promissores.
A visão global e integrada dos arquivos, da arquivistica contemporãnea e do papel do arquivista que caracterizava Les archives au XX' siècle é aqui nào so mantida, corno consti-tui uma premissa ornnipresente. Assirn, osjgyvistas so apresentados corno Os profissio-nais da ges.tio dos arquivos; sendo oshrquivos definidos corno o conjunto dos docutnentos, pouco importando a suá idade, o tipo do suporte (incluindo os magnéticos e inforrnáticos) on o seu valor (administrativo, legal, financeiro ou de testemunho), quo contëm inforrnação orgã-nica, isto é inforrnaçâo elaborada, enviada ou recebida no ârnbito da rnissäo de urna pessoa fisica on rnoral.\Quanto a arquivistica, esta é tratada corno a disciplina que agrupa todos os princIpios, nonnas e técnicas que regern as funçOes de gestão dos arquivos, tais corno a cria-ção, a avaliaçao, a aquisiçAo, a classificaçäo, a descriçao, a cornunicaçäo e a conservaçäo. Uma abordagern deste tipo tern o mérito de favorecer plenamente a realizaçao do papel social do arquivista, do maxirnizar a sua eficácia administrativa e profissional através da ins-tauraço, manutenção e desenvolvirnento de uma gestäo saudável da informação orgânica junto das pessoas fIsicas on morais que utibizam os seus serviços e, finalmente, de permitir a emergência de pontos do concertaçäo corn os outros técnicos das ciências do inforrnaçäo a fin do servir ainda rnelhor a sociedade.
Esta abordagern está patente nas três panes da presente obra que incidem sobre os fun-damentos da disciplina arquivistica. A_pñmeira parte, que trata da arquivIstica e da socie-dade, e constitulda por dois capitulos quo abordam respectivamente as consideraçoes de ordern histOrica e o lugar da arquivistica na gestäo da informaçäo. 0 leitor corneça assirn por so farni-liarizar corn as origens e a evoluçüo da discipbina e posteriormente por situar o papeb con-ternporâneo deJa que é o de urna gestao da infoz-rnaçäo orgânica no seio daquilo a que se se decidiu charnar a sociedade do inforrnaçao.
Munido do urna perspectiva do papel e do lugar que ocuparn a disciplina, os arquivistas e os arquivos na sociedade, o leitor pode entäo abordar corn rnais facilidade aaane, quo incide sobre os princIpios e as bases da arguivistica, a qual constitui o ârnago da presente obra. Ela divide-se em ,(Iuatro_capftulos que expOem sucessivamente o pncjpiodaprove-niéncia e o fdcuiearquivo, o cjcloda.vida dos docurnentos de arquivo, as unidades de tra-balho bent corno a legisbaçüo e a regulamentaçäo.
Finalmente, o leitor terminará o seu périplo corn a descoberta da terceiraparte intitulada <<A arquivIstica e o seu ambiente" onde são expostas a tipologia e as particularidades dos
arquivos norte-arnericanos, a tipobogia dos suportes de arquivo e urna bibbiogralia especIfica tab corno a fonnação e a investigação ern arquivistica.
tJrna conclusão, urn glossário, urna bibliografia, urn surnário e urn indice completarn'a obra.
PARTE 1
A ARQUIV!STICA E A SOCIEDADE
CAPITULO I
Os ARQUIVOS, Os ARQUIVISTAS E A ARQUIVISTICA Consideraçöes histOricas
Louise Gagnon-Arguin
E S aparecirnento da escrita que remonta o nascimento dos arquivos e da arquivIstica, bern corno as novas ocupaçOes, entre as quais a de arquivista. A escrita perniitiu produzir óbras Jiterárias mas tambdm serviu a administraçäo. Assim, desde que o hornern utiliza a escritaipara registar informação que 6 possIvel seguir a evoLuçao do suporte no qual foi ins-critaéssa mesma informaçao, o tipo de informaçao retida, os métodos de trabaiho utilhzados pan fraté-la, hem como a evoluçao das funçoes das pessoas afectas a gestao dessas infor-maçöes.Y N;
Conheceras origens de uma profissäo e da sua missão nao releva da simples curiosidade. Aides de mais, demonstra uma preocupacAo em querer situar a sua actividade no tempo. No !MYc)S ar44ivistas näo manifestaram grande empenho em faze-b. Ernest Posner, célebre arqthvista athericano, sublinha a importãncia disso na sua obra sobre a histOria dos arquivos no MundolAntigo: 4...] archivists must feel a need to explore the origins of their profes-sion to understand the circumstances and forces that have determined its evolution, and, with such rundastanding, to anticipate and prepare for the futur&>>.
• I Vdrios lutores estudaram urn on outro aspecto da histOria dos arquivos. Alguns intaes-saran1se paiticularmente pela sua histOria numa determinada 6poca 2 e pebas grandes
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tuiçOes3 . Outros debruçararu-se sabre a sua evolução aravés dos (empos4 e preocuparanFse corn as caracleristicas especificas dos diferentes sécu]os. Poucos estudararn, contudo, as rela-çOes entre o papel social dos arquivos e a história das mentalidades, entre a organização dos arquivos e pessoal pie par des e responsavel e a hisiOria das instiluiçOes e das práticas poll-ticas. E o que nos proponios realizar através dos grandes movirnenlos de civilização que exis-tirani desde o inIcio Wi utilizaçäo du escrita.
Várias dificuldades se apresenurn a elaboraçäo de urn fresco que incida sobre a histO-na dos arquivos desde a Alta Antiguidade. A prirneira dificuldadc situa-se no piano do voca-bulário. Os terrnos arquivos", aarquivistas '> e arquivistica'> fazem referéncia a conceitos modernos do doniinio arqLlivisiico. Utiiizá-]os para designar as documentos encontrados na Asia Menor e que datarn do milénio iv, é falsear a realidade da época, rnas nurn artigo sobre a história dos records tisoitageis, Luciana Duranti, depois de ter rnanifestado feservas ao facto de se aplicar a nossa terminologia a tempos mais recuados, revela as vantagens, nes-tes lermos: "[..] it indicanes-tes precisely their functions in the tight of our own division of labor5>>. Escudados nesta afirniação, utilizaremos os ternios <arquivos>>, arquivistica>> e
arquivistas. Urna ouira dificuldade provern do nUrnero de anos a cobrir per este tipo de invesligação. Os primeiros docurnentos administrativos encontrados datam do niilénio iv antes de Jesus Cristo. Nao se pode pois aprofundar cada urna das épocas desde essa data civando niuito podernos deter-nos nos acontecimentos e nos perlodos mais signiticativos e que niarcararn urn ou outro aspecto da histOria. Uma outra contingéncia estã ligada a dirnen-são geográfica do assunto. A história dos arquivos corneça, em prirneiro lugar, no Oriente. Prossegue nesses pulses depois da sua separação do Ocidente. Mas é no entanto nos paises ocidentais que evoluem os usos administrativos que estão na origern dos nossos comporta-mentos conternporãneOS.
Antes de dar inlcio a este estudo, é iltil lembrar as grandes caracterIsticas pollticas, sociais, económicas ou culturais das épocas rnais marcantes para a história dos arquivos, dos arquivistas e da arquivIstica, a firn de situar inelbor os diferentes acontecimentos. Assim, o exercicio do poder na Alta Antiguidade está intimarnente ligado a Vida religiosa. Os faraOs do antigo Egipto representavam tanto a autoridade politica como a dos deuses. Nessas civilizaçUes, quer se (rate da civitização assIria ou egIpcia, a vida administrativa encontra-se simplificada pelo facto de o poder ser ónico. Todos trabalbam para o rei, C OS funcionários tém apenas a missão de controlar que tudo se faça segundo as regras da arte A Antiguidade Clássica caracteriza-se per uma administração mais dernocráticaw, como a de Arenas, onde os cidadãos tém actividades independentes do governo e onde este dirige
por intermddio de instituiçOes que devern, em contrapartida, inscrever urn testemunho das suas acçôes. Roma, devido a sua administração muito descentralizada C an papel que desempenham as grandes famulias, exercerá tambérn uma forma de autoridade que favo-rece a dispersãO dos documentos ligados as diferentes actividades. A MEn Idade Media
caracterzae sei por modificaçOes importantes na vida econórnica, social e politics. Assim, o parcelarnento dos territórios com a implantaçào de uma autoridade autOnoma em cada urn deles constitui urna prtmeira alteração importante. A dirninuiçâo do papel da escrita na vidaadminiStrativa, bern coma o problerna da ausência de uma lingua cornum a gran-des territórios, conStitui uma outra ruptura corn a época antiga. Contudo, a medida que se avanca na Made Media, Os reinos tornam-se rnaiores, os territórios expandem-se, ha auto-ridades que se afirmam e que favorecem deste modo a constituição de estnituras admi-nistrativas. Ao mesmo tempo, a Igreja desenvolve um poder pfiralelo e Os mosteiros tor-narn-se lugares seguros e de poder. Do sCculo Xli an século xvtii, assiste-se a implantaçao das comunas em Franca, a constituiçäo de reinos urn pouco per toda a parte naEuropa e A constituicaodos estados modemos Essas diversas autoridades tiveram de se imporpara se desenvolverem. Elas baseiam a seu poder em titulos e privilégios que Ihes dão a garan-tiadesse poder. Em reacção a essa sociedade, dá-se a Revoluçao Francesa. Assim começa ummodo deadministraçao diferente, onde o docurnento já não desempenha apenas um papèl jurIdico, rnas constitui um instrurnento do poder cujo acesso 6 sinaI do poder do povo. Estarevolução ira ter um impacte determinante nos arquivos corn a criação uma ins-tituição nacional cujo papel 6 o de assegurar a guards dos arquivos. 0 século Xix, corn o dSnvolvimento do nacionalismo, att-ibui an documento urn valor de testemunho, já ado numsentido juridico rnas para reconstituir a historia. No século xx, assistir-se-á ao aumentodaquantidade da inforrnaçAo, a sua acessibilidade, a sua valorizaçAo e tambtm
, im:moviniento de racionalizaçAo da sua utilização.
Etendo em conta estes grandes mornentos da histdria e 0 seu irnpacte na organizaçAo e noEpapel dos documentos que iremos tentar responder a urn certo nürnero de questUes. 0 que eram os arquivos no passado? Qual o star paper Quem foi responsavel pelos documeiflos através dos tempos? Como 6 que essas pessoas desempenhararn as suas funçoes? Deste modo, ixrnos traar em grandes linhds quer a história dos arquivos corno a dos arquivistas e a da arquivIñica, destacando as suas principais evoluçOes e tentando exphcar estas âtravés de
32 / Os FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA OS ARQUIVOS, OS ARQUIV!STAS IS A ARQUIVISTICA/33
1. Dos docurneiitos administrativos aos arquivos
A história dos arquivos pode set abordada sob diferentes ânguios. 0 conteüdo dos do-cumentos e a concepção que deles se fez constituent que nos esciarecern sobre o papel que des desempenharam, bern como sobre o lugar que des ocuparam nas diferentes civilizaçoes. Os suportes em que 101 registada a informaçào administrativa apresentarn tarn-bern urn grande interesse. Para alCrn de mudarern ao longo dos anos, condicionararn o seu armazenamento, a sua conservação e a sua utiiização futura e exigiram o desenvoivitnento de urna espccia!ização apropriada. Urn e outro ilustrarn a sua maneira a história da profissäo e da disciplina.
1.1. Os arquivos e as suasfunçoes nas thferentes civilizaçoes
A partida, que significa a palavra <<arqutvos> ' ? 0 termo archeion, utilizado inicialmente pelos Gregos no sdculo in on ii a. C., designa sirnultaneamente government palace, general administrator, office of the magistrate, records office, original records, repository for original records, authority'). A palavra arch, de onde provCm, tern per sua vez 0 sentido mais Into de <<foundation, command, power, authority 6>'. Refere-se pois as actividades adrninistrativas. A sua utilizaçäo varia posteriormente. Fica, porCm, estabelecido que os docurnentos admi-nistrativos fazem pane de todas as épocas. Eles regent as relaçOes entre Os governos, as orga-nizaçOes e as pessoas.
Ao longo das dpocas e dos regimes, os documentos servirarn pain o exercIcio do poder, para o reconhecimento dos direitos, para o registo da rnernoria e para a sua utilizaçào futura. Recordamo-lo aqui porque este papel foi muitas vezes eclipsado peia história dos hoinens e das sociedades que, no entanto, baseararn os seus poderes e a sua perenidade nesses do-cumentos.
A criação dos documentos constituiu uma necessidade para o exerciclo do poder. Lodolini resume perfeitamente esse fendmeno:
a mais antiga transcriçäo da memOria foi constituida por documentos correntes cujo rnodo de gesiSo, que por vezes se perpetuou durante muito tempo, atingiu urna perfeiçao requintada nas civilizaçOes do Próximo Oriente antigo, da Grécia e de Roma. Os docurnenlos cram produzidos e conservados para as necessidades do governo e da administraçäo; a gestao do poder e a gestão dos docunientos estavarn estreitamente ligadas por toth a parte'.
Aquando das conquistas, os novos ocupantes viarn na entrega dos tItulos de propriedade dos territórios conquistados urn sinai da sua nova autoridade. Sabe-se que desde o século xiv, corn o Tratado de Paris, entre o delfim e a Sabóia, as documentos relativos aos territOdos cedidos seguem esses mesmos territorios. Carlos V exigira a mesma coisa de Francisco I per ocasião do Tratado de Cr6py-en-Laonnois9 em 1544. Os monarcas absolutos do século XVIII recurrent particularmente a este processo. Os documentos sO podern set consultados pela auto-ridade suprenia. Os artesäos da Revoluçao Francesa cornpreenderam o <<poder'> que os arqtai-vos encenam e a sua importãncia no exercIcio do govemo, criando Os Archives nationales de France em 1789 e querendo conservar, desde o inicio do mandato, todos os documentos pm-duzidos sob a nova administraçao. Napoleao, ao desejar centralizar num mesmo local todos os documentos dos estados europeus conquistados on ocupados no periodo do seu reinado de imperador, nAo estâ a manifestar a intenção de demonstrar 0 sea poder? E-lhe alias atribuida a seguinte frase: <<Urn born arquivista 6 mais iltil a urn govemo do que urn born general do exército'>. Os adniinistradores modernos baseiayn o seu poder e os seus direitos no que estâ escrito. A importância dada a informaçao administrativa e . à sua funçao no exercIcio do poder afiranam-se de um modo diferente, mas continuum a traduzir a mesma realidade. As legisla-çOes sobre o acesso aos documentos govemarnentais, urn fenómeno do principio dos aims 1950, são a expressAo da democracia, forma de govemo que exige a transparéncia das acçOes governamenis. Tudo isto dernonstra o papel primordial do documento no exercIcio do poder per pane dos governos on de qualquer adrninistração.
34 / Os FUNDAMENTOS DA DISCII'LINA ARQUIVISTICA Os ARQTJ!VOS, Os ARQIJIVJSTAS LA ARQUIVISTICA/35
0 papel dos arquivistas é tanibdrn 0 (IC agir COnlO )iIC/floIiG.
Desde a inais ADa Antiguidade que o hoioeui sentiu a ,ieccssidade de co,,servar a suit prOpria oneto6nio,. pri raeiro sob form-a oral depois sob a forma de graffiui e de desenhos e, tinahnentc, graças a Ut'] sisema codificado.
1510 é. coil] sulIbolos gráficos coriespondenies a sfjahas on ii letras. A nleiilóna assirn rcgistada e conservada cons
titow C coil sIll w a inda a base de Loda e q ualquer acd vi dade hu mafia: a cx istênc ia de Li Lu gb po social se ia mpos-sivel seat 0 regislo da meruona, on seja, Se,]] arqLovos. A própria vida nño exisuria, pelo ulenos sob as formas que
coilIleceillOs, Sc mdLi houvessc o ADN, isto & a iiiemoria gcilelica registada nos c(arqtlivos)' pn oordiais'
Esta afirmação de Lodolini traduz perfeitaiuente 0 conceito de rnernOria aplicado aes
arquivos. Trau-se, em primeiro lugar, da mernória necessária a qualquer adrninistraçao sau-dável nias tanahém daquela quc ira ser Util as geraçOcs vindouras. Era antes de mais it essa meniOria das actividades niais recentes que os governos, desde os tempos antigos, fazianj apelo, regisrando os tratados, as contas e us privilégios. Os arquivistas do século XIX desta-cararn posteriormente a importãncia da memória titilizando essas niesmas informaçoes, mas Para fins de reconstituição. Nessa altura, o terrno uarquivos" aplica-se a documentos utiliza-dos Para esses Fins e exclui Os docurnentos administrativos de uso corrente que, no entanto, as Oregos dos séculos iv e ill a. C. consideravam como arquivos.
Os arquivos constituent urn contributo irnportanre pata a invest! gaçäo. São
uti-lizados em diferentes disciplinas. Estudos sociol6gicos' 4 , denaográficos e medicos' 5 baseiam--Se eni arquivos, que serveni tambdrn Para a investigação em arte' 6 e em ci8ncias'7.
Os historiadores são conhecidos coma grandes utilizadores dos arquivos.
E
sobretudo apartir do sCculo XIX que se cria esse grande elo estreito entre história e arquivos. <<Entre 1830 e 1850, de arsenal tradicional do poder, as Arquivos [sic] transformam-se em laboratórios da histOria [ ... ] a. Corn o nascimento dos movimentos nacionalista e romãntico, 0 interesse pelo passado e o regresso as fontes favorecem a exploração dos antigos arquivos já recolhidos. Os arquivistas irão deixar as suas actividades junto das administraçOes Para se voltarem de pre-feréncia Para a tratarnento e muitas vezes Para a anãlise dos documentos antigos. <Preocuparani-se corn o passado, esquecendo-se de que o presente viria a ser, por seu turno,
urn passado' 9o. Os arquivos continuum a set urna fame privilegiada Para nos mostrarem 0
conteüdo das nossas raizes. Os documentos, qualquer que seja o seu carácter, pessoal, admi-nistrativo, financeiro, são portadores de uma informaçao particular diferente da obra literá-na, da escrita cientifica on da reportagem factual. <<As caracteristicas particulates da infor-mação e dos documentos de arquivo são trés, afarnia Bruno Delmas, professor da École des CharLes; trata-se uma informação pessoal [cada pessoa é delta dos seus arquivos], a sua
uti-lidade é própnia a cada organismo, 0 sCU tratamento 6 igualmente especiiico20>'. Os arquivos
constituem nina fonte de informação tInica sobre as pessoas e as organizaçöes e, pot esse motiVO, constituern materiais indispensáveis a histOria on a qualquer outra discipliria cujo
objeCto seja 0 passado.
Os documentos administrativos desempenharam, pois, papéis muito variados consoante as necesidas e as preocupacoes das diferentes épocas. Estiveram na base da administra-ção dos estados e das organizaçOes, tal como as malhas da cadeia que permitern a
traaasrnis-são e 0 testemunho dos seus usos e costumes.
1.2. Os.grandes tipos de documentos produzidos
Os tipos de documentos administrativos produzidos atravd(das épocas são muito varia-dos, mas a fraca quantidade de alguns que chegararn ate nós neat sempre permite conhecer o seu uso;A bibliografla especializada, muitas .vezes, não apresenta senäo as series malores de documentacão. Numa visão rãpida da história como a que aqui properties, e possIvel for-necer também alguns exemplos que permitam caractenizar uma época e que testemunhem as suas grandes actividades. Faremos referéncia aos docurnentos mais conhecidos, e isto Para bada.uma das grandes épocas da história.
Para conhecer Os documentos dos milénios V e iv, C preciso reportarmo-nos as escava-çOes?rqueológicas feitas nos palãcios da Asia (Ugarit, Larsa, Man) ou nos templos egipcios daépoca dos faraOs. Os documentos al encontrados mostram urn modo de administraçao cen-tralizadb:cujas actividades gravitam todas em torno do finder real on reilgioso. Dois graudes tipos de documentos silo al produzidos. Em pnirneino lugar, documentos que dizern respeito aividàda.pessoas: contas a neceber, comas de receita e de despesa, listas de pessoas (traba-lh(dores.e..escravos) que desempenharn trabaihos diversos, listas de profissOes, inventários dosbens.em armazCm, inventários dos animais, das casas e das terras possufdas: No que se .refer As :relaçoes exteriores, relatórios administrativos dos agentes régios nas provincias, de cartas recebidas pelo rei e sua farniia, dos contratos e listas de dividas a pnazo21.
36 / Os FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA OS ARQUIVOS, Os ARQUIVISTAS E A ARQUIVIST!CA/37
urn edicto de Méclo Rufo, prefeito do Egipto sob a dominação roniana, obriga dodos os pro-prietários [a] registarern as suas propriedades no prazo de seis meses nos arquivos das aqui-siçOes, e que os credores procedarn de forma idéntica relativamente as suas hipotecas, bern
corno todos os outros possuidores de titulos váIidos23>.
Por volta do século xii intensificam-se as actividades relativas aos eactos on peças que
constituent titulos par a posse de tetras e de direitos 24". Estes actos tinham a forma de <<diplo-mas'> cujo acervo constitui o <Tesouro dos Diplomas)) (Trésor des c/iartes) on <<canórioa.
Este Tesouro contérn <tItulos fundamentals [de] dominios e [de] direito: privilégios pontiff-cios, contratos de casaniento e testarnentos, tratados. actos de hornenagem e de investidura, reconhecimentos dorninlais, relatórios de direitos, e, pouco depois, conquistas e contas, tudo docurnentos a que se pode recorrer para inforniaçao ou para prova 25" . Trata-se, pois, de series de documentos relativos aos negOcios de cada urn dos proprietários, quer este seja senhor, prmncipe on prior de mosteiro.
Corn a instauração das comunas ern Franca pot volta do sdculo xii, encontramos urns nova concentraçäo de docurnentos que nos permite reconhecer alguns tipos. Assim, nestes arquivos municipais encontrarnos <<registos de deliberaçOes, de contas, registos cadastrais, Li registos paroquiais, de registo civil, [ ... ] actos de concessOes de isençOes e de privilégios, car-tulários, correspondência trocada, provisöes, cornissOes e recepçOes de ofIcios, listas de impo-siçOes, []26,,
As transacçfles entre particulates favoreceram a elaboração de diversos tipos de docu-mentos corn a forma de contratos. 0 conjunto destes docudocu-mentos constituiu os arquivos nota-riais, cuja irnportância e volume levam ao seu agruparnento em depósitos especificos em Franca e em Itália no século xvL1 27 . 0 interesse dos arquivos notariais reside no facto de estes serern considerados corno <<urn bem Para o povo*, porque content informaçOes que ihe dizem respeito. <(Para assegurar a conservação e a utilização dos papéis dos notários e das escritu-ras da época colonial28'>, os governos obrigaram Os titulares dessas funçOes a produzir deter-minados documentos em duas cOpias, dando inicio ao hábito de se fazerem dois exemplares de certos tipos de documentos, entre os quais os registos paroquiais.
A noção de arquivos de Estado surge por volta dos séculos XVI e xvii. E Carlos V que
dá inicio ao movirnento ao transferir o tesouro dos diplomas de Castela para Simancas, cons-tituindo deste modo o nOcleo principal dos arquivos do estado de Castela. Em 1567, ele per-mite ao seu arquivista, Diego de Ayala, <<[.1 concentrar, em torno desse nücleo original, os papéis de todos os conselhos, cortes, chancelarias, tesourarias, secretarias, capelas reais, etc.29>>. 0 exemplo será seguido, nomeadamente ern Florença e em Inglaterra. Sendo o poder
exevido de modo muito pessoal pelos reis, principes ou senhores mais poderosos, Os uarqui-vosjieESt0 deviant, apesar de tudo, estar muito ligados aos seus negOcios. A importin-ciaque adquire a sua administraçao, a medida que aumenta o seu poder, obriga-os, contudo, a recrutar conselheiros e a confiar-Ihes deterrninados cargos. Estes são levados muitas vats a considerar os documentos que produzem no exercIcio das suas actividades como proprie-dade pessoal. Sera preciso lutar contra estes hábitos para se constitufrem verproprie-dadeiros anlui-vos de Estado, mas isso so será possivel corn o fim dos regimes monãrquicos, on seja, no
momentO em que Os cargos administrativos deixarem de set cornprados on obtidos através de privilegioe transmissiveis por herança.
Os arquivos de notáveis, de homens de negOcios, de famiia são considerados come, arqui-vosprivados Contudo, <4...] são tao necessários aos particulates eãs famIlias corno ao Estado e as.adrninistracOes pUblicas'°", afirmava o arquivista frances ChiGles Samaran. E sO par volta do:século xix que as pessoas começam a interessar-se pelos seus conteüdos. Foram
encon-trados no castelo dos LaTrémoIlle, na cidade de Thouars no Poitou, os seguintes docümen-tosicolocados na osala dos arquivos>>: oos titulos de Laval; Vitré e outras tetras "saidas da casa\ hem coma Os papéis "intiteis" entre Os quais fragmentos de contas e grande quaiiti-dade;de cartas31 >'. Os arquivos familiares de Agay (cornuna de St-Raphael) inventariados depois da Revolução contém <<docurnentos econ6micos32>>. Sao, por conseguinte, emitidos docümentos relativos aos titulos e aos prvilégios, outros relativos a administração finauceira e autos provenientes das relaçOes entre as pessoas. DescriçOes idénticas podeiiam certamente set feitas a partir dos papéis das grandes famflias, tanto das grandes famflias romanas COmO das farnilias nobres da época francesa pre-revolucionaria.
'Gs arquivos da Revoluçao Francesa agrupam, em primeiro lugar, os documentos das ins-thndias governamentais da Revoluçao. São tambdm constituldos pelo <mucleo duroR da nova
-60: Eles são <mao so o receptáculo de documentos em sentido comum; recebem
tam-ei'Mjectos corn carácter fundador muito acentuado: os selos da Reptiblica, as tipos de moe-d ps pamoe-droes moe-dos pesos e memoe-dimoe-dasMa. E Santoni prossegue, afirmanmoe-do o valor particular desses arquivos no contexto revolucionário: <mSo eles merecem set chamados simples e
pIe-namente "os arquivos", pois convém näo esquecer que a palavra "archd" significa "fiiada-inento"33..
38 / Os FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA OS ARQUIVOS, OS ARQUIVISTAS E A ARQUIVISTICA/39
financeiras e comerciais e na sua internacionalizaço que facilitaram o crescimento da pro-dupo de documentos através da reprografla, da micrografia e da informática. Por ülimo, a importãncia atribulda ao escrito é urn factor cultural no negligenciável. Em surna, Ludo con-cone Para a produçäo de docurnentos, Para a sua esLandardizaço e para um acréscimo de
in1portância do sell nas relaçOes entre as pessoas. as organizacOes e Os governos.
1.3. Os diferentes suportes e a sua conservaçdo afravés dos tempos
A histOria dos arquivos está intimarnente ligada a história do suporte da informaçao
adininistraLiva. Este suporte d impontante, na medida em que se deve a sun durabilidade
on a sua fragilidade o facto de se ter on näo conservado o testemunho e de se poderem
consultar os vestfgios do passado. Entre os principais suportes utilizados, encontra-se a placa de argila, o papiro, a couro, a papel 36 e, mais recentemente, os diferentes suportes electrónicos.
As placas de argila foram utilizadas nas civilizaçOes da Alta Antiguidade e da Antiguidade
Ciássica. 0 sell artesanal apresenta várias vantagens. Muito baratas, elas podiarn set
fabricadas em grande quantidade. Aldrn disso, eram faceis de utilizar e de armazenar. Para as geraçOes futuras, tiveram também a vantagem inestimável de se conservarem, o que permi-tiu conhecer as civilizaçOes que as utilization. EscavaçOes efectuadas na AssInia puseram a descoberto, entre outras coisas, os arquivos do reino de Ugarit37 e de Mari".
E nas margens do Nilo que crescem as foihas necessárias a confecção do papiro, outro
suporte utibizado depois das placas de argila. Este é produzido do seguinte modo:
Separam-se corn uma aguiha as fibras do papiro era muilos fioas e too largas quanto possivel. As melhores provêm do interior do caule: vm depois as outras na ordern da sua posiçäo relativa [1 Todo o papiro tecido solve urna mesa humidilicada corn a água do Nilo cujas algas fazem de cola. Prirneiro esteodern-se vet-ticalmente as liras a todo 0 comptimento, cortam-se as que ultrapassem as extremidades, era esteode-se por cirna uma camada dc tiras Lransversais, cruzadas. Mete-se tudo na preosa, estendern-se as folhas an so], a rim de secá-las, e depois juntam-se todas, começando pelas melhores [...] Cada rolo nunca contém mais do que vinte folhas'9.
Compreende-se que os documentos escritos em papiro tivessem de ser enrolados Para serem conservados. Foram principalmente as civilizaçOes localizadas nas margens do Nib que utilizaram este suporte. As condiçOes cbirnáticas favoráveis existentes junto desse rio per-mitiram a conservação de certos papiros, que ainda hoje podem ser consubtados.
o couro serviu tainbém para negistar informaçOes. Usava-se principalmente pele de
car-heLlO que se tosquiava fazendo-a macerar em cal e que se polia com pedra-pomes para pro-duziF o,pergaminho. 0 couro apresentava vantagens econOmlcas Para quem debe se servia. podia apagar-se a informaço e voltar a utitizã-lo. Todavia, deste modo, ele privava as clvi-lizacoes futuras do testemunho contido nesses documentos. Foi contudo a utilização de urn suporte chato e mais pequeno que operou uma revoluçao no mundo da conservação.
Efectivamente, a pergaminho tornava possIvet a justaposiçäo de várias folhas, portanto a pro-duçäo de codices, forma sob a qua] nos chegaram, entre outros, os diplomas'. Os códices penllitiam a reuniäo dos docurnentos e facilitavam o trababho de cornposiçäo e de conserva-çäo: O.pergarninho podia set iguabmente enrolado corno se fazia corn o papiro. A descrição tie um.cartulário encontrado na Abadia de Saint-Mont (Gets), datado do sécubo XI, perinite-.nosconhecer urn pouco rnelhor a forma material destes robs. -'
Trta-se de urn cartnlário cm forma de rob. 9 composto pot quinze folhas de pergansioho de dimçnsoes desi-guais cosidas umas as oultas pot meio de tiras de pete e coroladas em torno de uma haste de vime corn urn difi-metro de 12 man no interior do pergaminho e de 19 own oas extrernidades. Uma das extremidades é arredondtha; a oOtra, achatada, a tim de facilitar o enrolar e o desenrolar, mede entre 3 e 8 mm. 0 comprimento Iota] do rob e.decerca de 5,80 rn41.
E a chegada do papeb e ao desenvolvimento das técnicas de impressão no seculo xv que rernontain as nossos métodos de registo da inforrnação. Antes dessa data, o papel era de usa corrente na China, mas foram necessárias as trocas entre a Oriente e o Ocidente pan que a suaSmposiçAo passasse a set por nós conhecida. Corn a introduçao do papel, o documento adñIñisirativo distingue-se corn maior nitidez da obra literária, e vai ao ponto de adoptar ama
fóttrnt diferente, a que näo acontecia corn a placa de argila on o papiro. As placas de argila .bthiUxadas na Assfria obrigararn corn efeito os arqueobogos a munir-se de critérios pain
deter-•aiinaretn a natureza, administrativa ou literária, dos documentos nelas inscritos e a adaptar o sSsmétodos de trabalho42.
40/Os FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA Os ARQUSVOS, OS ARQUIVISTAS IS ARQU1ViSTLCA/41
hem conio a sua conservação. Eles exigent nova cspeciaIizaço pot parte dos gestores
da inforrnaçao.
Este resumo dos diferentes suportes que serviram para o registo da informaçao adminis-trativa permite conhecer os hábitos de trabaiho e as razOes que os jusilficam e explica us rnëio-dos administrativos, assirn como Os melos utitizados pan a conservaçäo da inforrnaçäo.
1.4. A loca/izacão dos arquii'os
A localização dos documentos administrativos nas adrnlnistraçOes on junto das fanillias é reveladora da irnportãncia que Ihes d concedida pelos seus criadores on proprietários, ao inesmo tempo que revela us principais modos de conservaço utilizados. Pode pois ser lute-ressante encarar a história dos arquivos sob esta perspectiva e fazer uma breve abordagem da localizaçäo reservada aos arquivos através dos tempos.
Os arquivos reals de Ugarit foram encontrados repartidos por seis grandes salas que con-tinham cada uma os seguintes documentos: docurnenros relativos a tetras, docurnentos tegais, documentosjurIdicos, docunientos em linguas estrangeiras, docurnentos relativos as relaçOes corn outros reinos, como a Palestina e o Egipto, docurnentos produzidos pelos diversos escri-tórios e dispostos de forma a serern revistos43. Estas salas serviarn, pois, também para a clas-sificaçäo dos docurnentos.
Na Grécia, a localizaçäo dos arquivos assume um sentido muito particular. Os
docurnen-tos estavarn depositados no Archéion, onde podiam set consultados. Em Atenas, urn
do-curnento depositado no ArchEion era considerado auténtico. Trata-se de urna caracterIstica
particular que näo encontrarnos em mais nenhuma civilizaçao. Em Roma, era no Tabularium
que os responsáveis dos cargos administrativos depositavam os seus documentos.. Estes locals, os da Grécia e de Roma, contudo não tern nada a ver coin dos documentos. Pelo contrário, estão ligados a urna pessoa e a uma funçâo, o que favorece a sua grande dispersao. O facto de haver locais reservados ac, armazenamento de documentos mostra antes um desejo de se ter urna boa adrninistraçAo e sublinha a irnportãncia atribuida ao acto escrito.
Entre a queda de Roma e 0 século XII, as tradiçOes administrativas que se instauram fazem
coin Os arquivos sejam itinerantes tal canto as pessoas que Os possuem. Os governantes
e os proprietários trazem us seus documentos por ocasião das suas diversas deslocaçOes. Por vezes, deixam-nos depositados nos mosteiros, nos claustros das igrejas on nos depósitos das
toes, para os protegerem quando pattern a guerra on quando recelam os saques do
invasor. Esses hábitos levaram a perda de uma importante quantidade de documentos da época.
0 inicio de uma administraçao lisicarnente mais estável acarreta a construção de locals
reservado s ao depôsito de documentos. Depois do sécuto xii, encontrarnos nas câmaras muni-cipais das comunas francesas, locals previstos para a conservação dos arquivos45. Nos esta-tutos da cornuna de Nice, de 1204, 6 rnencionado que Os arquivos serão mantidos <4..] na sacristia fechada coin chaves, unia na posse do sacristão, e a outra, na do claveiro%. A nova Câmara Municipal de Briançon, nos Altos Aipes, comporta <4...] uma sala de arquivo
fechada coin fechaduras47n. As cidades derarn, pois, muita importãncia a conservaçAo
material dos arquivos nos locals para esse firn concebidos.
As grandes famfilas arranjavam espacos para conservarem os docurnentos. Os senhores previam locals especiais, em estreita ligaçao coin sua chancelaria e muitas vexes coin sun capela, a tim de conservarem Os seus diplomas on titulos de propriedade45. E assim que encon-Iramos unia descrição da sala dos arquivos do castelo dos La TIémoiile.
A sala dos arquivoS, abobadada, enconhrava-se na cave, coin cozinhas e os oficios, junto a capela ye man-data constujir no inicio do sdêuio XVI urna dama de La Trérnoille, a piedosa Gabrielle de Bourbon. Cerca de 1750, haviaai nada rnenos do que dezasseis annârios, aos quais ion preciso acrescentar prateleiras na <alarnedaw ye precedia o <<tesouro" C ate mm dos quartos do paIácio<.
• A Revoluçao Francesa teve um grande impacte nos arquivos. No que respeita aos locais de armazenamento, a principal inovação 6 sobretudo de ordem ideologica e exprime-se pelo desejo de centralizaçao dos documentos. A lei do 7 do Messidor do ano 2 (3792) constitulu uma decisao nesse sentido50. As diferentes tegislaçoes, directivas e acçöes que irão incldir .sobte: os. arquivos confirmam this intençoes. As diversas autoridades querem assim exprimir
Osurpoder e o novo sentido que dao a noção de Estado. Os arquivos propriamente ditos
iUii 3serão totalmente centralizados em Paris, mas a criaçAo de arquivos departamentais e .4orsMchlves nationales de France em Paris constitul a expressão dessa centralizaçao, se nan ifsiàãtpe10 menus administrativa.
'4e;NO século XX, são sobretudo as qualidades destes locals que serão objecto de urna aten-Q$o especial. Os arquivistas detinirao critérios de qualidade pan a conservação dos dana-ffientos nos seus locals de criaçao bent canto para 0 seu armazenarnénto, tendo em coma, Ciltreoutras coisas, factures climáticos e exigéncias especlficas dos diferentes suportes. Aléni diSo, novas locals irão recebei mandatos especials, come, os centros de docurnentos seSac-thos cuja construção Ira visar inicialmente objectivos econornicos, ao mesmo tempo que pit-thde assegurar a sua conservação. Esses objectivos trouxeram o desenvolvirnento desta
42 / Os FUNDAMENTOS DA DISCIPLINA ARQUIVISTICA Os ARQUIVOS, OS ARQU!VISTAS E A ARQUIVISTICA/43
Os lociis onde se encontrani instalados os arquivos foram suCesSiVamcnte sintholo de autoridade, de credibilidade e de poder. Eles forain a expressäo de preocupaçOes de conser. vaçào, de protecção e dc rendibilidade. Merecern, pois, que Ihes dispensemos alençäo nurn texto sobre a histOria dos arquivos.
Esta breve abordagein da história dos arquivos perniitiu exauiiná-la sob diferentes pers-peclivas. As diversas funçoes atribuidas acts arquivos, os tipos de documenios produzidos, os suportes que servem para registar a informaçflo e Os locais de conservaçao constitueni outros tantos aspectos que favorecerani o conhecimento c mediram o grau de integraçäo na vida administrativa das diferentes épocas. Ao longo dos anosa proliferaçao das inslituiçOes, a massa de informaçäo c de docuinentos produzidos sob forma de docunientosadministrativos e 0 inleresse por outros tipos de arquivo pan além dos arquivos governarnentais (os arquivos privados: arquivos económicos, arquivos de igrejas, arquivos sociais) trouxerani unia produ-ço acrescida de informaçOes e ama ma jor utilizaçao da informaçao. Pride compreender-se meihor, deste modo, a necessidade que se impôs de desenvolver unia espccialização para a gestão dessa informaçäo e a chegada ao mercado de trabalho de profissionais que dispOem dessa con1petência.
2. Dos responsáveis dos documentos administrativos aus arquivistas conternporãneos
Poder-se-á charnar <arquivista" ao ((questoro empregado das adrninistraçOes rornanas ou ac, ((feudista,) da idade Media? A resposra é certamente negativa, poise talvez injusto, ou mesmo inexacto, aplicar esta designação contemporânea a urn contexto diferente do ocorrido anteriormente com os docurnentos. Contudo, na leitura dos hábitos adminis-trativos caracteristicos dos diferentes regimes desde a Alta Antiguidade, nota-se, em cada urn deles, a presença de pessoas que exercem as funçoes relativas a preparação, ao tra-tamento, a recuperaçäo e a conservaçäo dos documentos produzidos por essas adminis-traçOes, funçOes essas comparáveis, pois, as que encontramos hoje em dia nos arqui-vistas.
Se e difIcil escrever a história dos arquivos por causa da falta de fontes, a tarefa torna-se ainda pior quando nos interessamos pela história dos arquivistas. Existem poucos tx-tos acerca desta funçao, dado que a documentação atribul mais irnportãncia acts docu-mentos do que àqueles que tern a rnissäo de conservá-los. Apesar de tudo, este assunto pode set abordado sob diferentes perspectivas: titu j o ligado a funçao daquele que <guarda
osapsPmtoS>), o papel que este tiltimo desempenha na adrninistraçao e as funçOes que exerce. Este Ultimo aspecto permite urn agruparnento significativo das diferentes
camete-5tI,popn a5 de cada época. Por isso, apresentarernos em primeiro lugar as funçUes reIativaS a administracäO nos diferentes governos, as relativas a protecçao dos direitos e privilgios e as de colaboração no desenvolvimento do nacionalismo, terminando corn as funcOc.s.relati\'as a adrninistração contemporânea, assim como a participaçäo na vida den-tIfic.e cultural,
21 AsLLrelacoeS corn a adrniniStraçdo
Nascivilizac oes antigas - nas do Egipto dos faraos, entre outras - a tarefa de autcn-tifjcar4e conservar os documentos era confiada a urn furionária superior do Eslado ao1setyjco.Io rei, assistido por escribas que transcreviam os docurnentos. 0 livro de Ernst pogper,sobre os arquivos do omundo antigo" descreve o gabinete de urn vizir sob o
rei-na4pRarnsés II' no rnilénio III. A ilustraçao rnostra-nos escribas a escrever os
do-curneüt.Qs e a apresentá-los depois act vizir, para que cotoque neles a sua assinatura. Os documentos sao posteriormente oferecidos a urn dens por ocasiäo de urna cerimdnia de sacriffcio, antes de serem cotocados numa sata cont.igua. Pode concluir-se que as tare-fasreiativas a preparaçao e a conservação dos documentos eram parlithadas entre servi-doreqs&c trabaihavam para o rei mas que pertenciarn a elite que sabia escrever e funclo-nadossuperiores que trabalhavam também para o rei rnas que exerciarn determinados p$çfppJaclministrativos. Este rnodelo era provaveirnente aquele que era seguido per todas asidjjistraçOes reais da Alta Antiguidade, urna vez que a arte de escrever era apanâgio deueIitè e que o poder tambern se encontrava nas rnãos do rei e de alguns privile-giados.
çNQréia, segundo arquivista-historiador Jean Favier, a responsabilidade dos docpmpntos adrninistrativos era confiada acts principais rnagistrados da cidade, os prItanesOs trabalhos arquivisticos erarn efectuados por escravos psiblicos qualifica-dos cuja situaçäo era relativarnente invejável 51 . Tratava-se de escravos suficientemente instruIdos para saberem estrever e produzir os docurnentos segundo formas predefi-nidas,.
44 / Os FUNDAMENTOS DA DISCIPLJNA ARQUIVISTJCA OS ARQUtVOS, Os ARQUIVISTAS E A ARQUIVISTICA/45
os docurnentos 53 . Eram, pois, pessoas cujo papel consistia em colaborar no born funciona-menLo da administraçao corrertte.
E
por volta do século xii, em Franca, corn o advento das comunas e das cidades quevamos encontrar na adrninistraçao a presença de uma pessoa destacada Para as tarefas rela-tivas aos arquivos. As comunas e cidades confiavam ao secretário-escrivao municipal on a um almotacé o cargo <<.. de velar pela boa conservaçAo dos arquivos 54.
E
designado <4...] arquivista, secretário, guarda dos arquivos 55 >>. No seculo XVI, a comuna de Nice contrata urn secretário <[..} encarregue de guardar Os privilégios da comunidade5<. Era no edicto real da Casa de SabOia, é mencionado que <<[...] o secretário on urn arquivista seráI ... }
o Guardião [ ... ] do mapa cadastral, do livro de mutação e do livro dos transportes, dos edic-tos e ordenanças que dizern respeito a comunidade [ ... J para além de todos os titulos e mentos da paroquia e [que ele] deverá ainda tornar nota nurn registo de salda de certos docu-mentos e da sua devoluçao ao arquivo57". 0 trabalho destes arquivistas será contudo de valor desigual, rnas e àqueles que levaram a peito a sua thnçao que devemos a qualidade dos ais arquivos departamentais em Franca 58. Manteve-se o hábito de, nas cidades e vilas actu-ais, confiar a urn dos altos-funcionarios da adrninistraçäo a guarda dos documentos. Esta tarefa 6 muitas vezes desempenhada pelo escriväo.Aquando da Revoluçao Francesa, a prirneira assernbleia elegeu Armand Gaston Carnus, deputado de Paris, arquivista dos Archives nationates de France" corn a respon-sabilidade de conservar os arquivos da Assernbleia. A Revoluçao reconhecia assirn, de maneira &ficial, que a conservação e o testemunho dos seus actos e a sua acessibilidade constitularn uma pane irnportánte da rnissäo de urn governo, e confiava essa responsabi-lidade a urn dos seas deputados. Alguns anos mais tarde, urn funcionário ocupará este
cargo. Contudo, o irnpulso foi dado e, doravante, a Franca terá sernpre 0 seu arquivista
nacional.
Hoje ern dia, todos os palses, on quase, nomeiarn urn arquivista nacional, e todas orga-nizaçOes tern urn responsável pelos documentos administrativos,o qual possui urn titulo mais
on menos correspondente a funçao desempenhada. E assirn que encontramos arquivistas,
ges-tores de informaçäo on responsáveis pelos recursos informacionais.
Quer seja nas cidades antigas on nas instituiçOes modernas, a funçao pdblica sernpre pre-via urn cargo administrativo corn a responñbilidade de guardar os documentos e de organizá--los de modo a que a adrninistraçao possa encontráorganizá--los no rnomento oportuno.
2.2. A colaboracão no defesa dos direitos e privilégios
Existem, na Idade Media, diversos espaços de poder. A par das comunas, encontramos senhonios, reinos, rnosteiros e igrejas. Os docurnentos inais irnportantes para cada urn deles e para a sua descendência dizem respeito a obtençao de direitos sobre tetras ou de privilégios sobre oficios on cargos. Cada urna destas administraçoes tern ao scu serviço pessoas que admi-njstrarn esses documentos.
Os feudistas, especialistas do direito feudal, trabaihararn para Os senhores e pnincipes nos mosteiros e nas igrejas. Durante toda a Idade Media, eles asseguram a tarefa de conservar os documentoS relativos a administraçao de tipo feudal, constituidos sobretudo, como vinios anteriorrnente, por titulos e privil6gios 60. Estes especialistas revelararn-se bons gestores e deve-rnos-lhes o facto de terem elabor ado rnetodos de trabalho efica2es que favoreceram a utiliza-çäo dos docurnentos e o acesso a estes por parte das geraçOes posteriores. Deles falarernos na parte sabre arquivIstica. Os cartorários, encarregados da guarda dos diplomas, exerciam as rnesrnas funçOes para este tipo particular de docurnentos. Eles podiarn <constituir provas apartir dos documentos que des conservavam61>>.
Os feudistas e os cartoránios ocuparam os seas cargos ate ao final do Antigo Regime. Revelaram-se auxiliares eficazes da polItica e da diplornacia <2 . Estes cargos desaparecem corn a instauracao de urna nova forma de governo sob a RevoluçAo Francesa, governo já näo basea-do nos direitos adquiribasea-dos mas sirn na igualdade de direitos. Porérn, a sua especialidade seth reconhecida pelos novos administradores püblicos e encontramos muitos deles nos Archives nationales de France on nos arquivos departamentais criados nessa época.
2.3. 0 apoio a investigaçdo
.0 arquivista do século xix, ao mesmo tempo que usa idéntico nome que o responsável por certas funçoes que atrás virnos, desempenha urn papel diferente relativarnente aos arquivos.
