Simplificar as práticas de preenchimento da Planilha Diária de Movimentação de Veículos alterando seu layout, visando preservar o meio ambiente, minimizar os gastos públicos e diminuir o fluxo nos arquivos.
Belo Horizonte 2013
Simplificar as práticas de preenchimento da Planilha Diária de Movimentação de Veículos alterando seu layout, visando preservar o meio ambiente, minimizar os gastos públicos e diminuir o fluxo nos arquivos.
Relatório técnico-científico apresentado para
concorrer ao I Prêmio Inovar BH, conforme Edital SMARH nº 01/2013, na categoria servidor.
Belo Horizonte 2013
SUMÁRIO
RESUMO...01
1. CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO ANTERIOR...02
2. DESCRIÇÃO DO TRABALHO...02
2.1 OBJETIVOS PROPOSTOS E RESULTADOS VISADOS ...03
2.2 PÚBLICO-ALVO DO TRABALHO ...03
2.3 AÇÕES E ETAPAS DA IMPLEMENTAÇÃO...04
3. RECURSOS UTILIZADOS ...04
3.1 DESCRIÇÃO DOS RECURSOS HUMANOS, FINANCEIROS, MATERIAIS, TECNOLÓGICOS...04
4. CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO ATUAL...04
4.1 MECANISMOS OU MÉTODOS DE MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO DE RESULTADOS E INDICADORES UTILIZADOS...05
4.2 RESULTADOS QUANTITATIVOS E QUALITATIVOS CONCRETAMENTE MENSURADOS...05
5 LIÇÕES APRENDIDAS...05
5.1 SOLUÇÕES ADOTADAS PARA A SUPERAÇÃO DOS PRINCIPAIS OBSTÁCULOS ENCONTRADOS...06
6 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS...06
RESUMO
Planilha Diária de Movimentação de Veículos especificada no SIEST como “modelo
AGTMC-00103504, formato A4, apergaminhado, 75 G/M², 2 VIAS, 2 faces, bloco com 50 jogos de 02 folhas”, é um documento de apuração mensal dos motoristas
que prestam serviços para a Prefeitura de Belo Horizonte através de contrato firmado com a COOSERV - Cooperativa dos Servidores autônomos de Belo
Horizonte Ltda, para “prestação de serviços de transporte mediante locação de
veículos, em caráter não eventual, com condutor (...), combustível e manutenção que atenderam as demandas municipais.” Ela é preenchida diariamente de acordo
com o fluxo de trabalho, indicando dia, hora, local e quilometragem, dados que são repassados à Gerencia de Gestão de Serviços Veiculares para pagamento dos motoristas. Os papeis permanecem em nossos arquivos por no mínimo 05 anos, é uma folha de ponto individual . Tendo como base as planilhas de 19 (dezenove) motoristas de uma determinada regional fiz um levantamento qualitativo e quantitativo e observei que a forma de preenchimento consome obrigatoriamente uma folha por dia, sobrando várias colunas vazias pela forma em que se posiciona o campo “DATA”. Um consumo médio calculado em desperdício mensal para cada motorista em torno de 63% e se levarmos em consideração que hoje temos mais de 1.591 contratados (anexo III) cabe uma mudança de postura para conter dos cofres públicos os gastos excessivos e acúmulo de papeis nos arquivos, uma economia através da contenção de desperdícios, em prol da preservação dos recursos naturais. Observado que essa planilha poderia ser melhor aproveitada se fosse preenchida em sua totalidade, surge esse projeto sem custos e ônus para o município que tem como proposta única aperfeiçoar o preenchimento das planilhas e para tal, alterar em seu layout alguns campos. Uma idéia simples enviada via e-mail
para a Gerência de Desenvolvimento Organizacional – GEORG / Secretaria
Municipal Adjunta de Modernização – SMAM e Secretaria Municipal de Governo –
SMGO, aprovada em primeira instancia, faltando aprovação final.
1 –CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO ANTERIOR
Esta percepção da necessidade de mudança no layout da planilha só foi possível a partir de um novo olhar de quem chega a um determinado setor e observa diferente de quem vive uma rotina diária, interagindo de forma automática.
Nesse ir e vir onde as gerencias são itinerantes, talvez falte tempo hábil para propor mudanças.
Observei que o fluxo das planilhas dos motoristas é intenso gerando grande volume nos arquivos ao final de cada mês, também que, devido ao planejamento do layout especificamente no campo “data”, varias colunas ficam em branco, é usada uma folha com 20 colunas para cada dia da semana.
Sugeri então que poderíamos melhorar a questão do preencher as planilhas e um colega de trabalho disse que “sempre foi assim e não podemos mudar (sic)”.
Penso que podemos melhorar o rendimento de nosso trabalho se soubermos para que fazemos, como fazemos e qual a melhor maneira de se fazer.
Aperfeiçoar, cumprir metas, gerar uma melhor qualidade do serviço público muitas vezes tão desacreditado é nossa obrigação enquanto servidor e executor de tarefas, propor novas idéias possíveis de serem praticadas.
A oportunidade de ser escutada através do Concurso Inovar BH me motivou conceber esse projeto.
2 – DESCRIÇÃO DO TRABALHO
“A idéia que é preciso conter os desperdícios em prol da economia de recursos naturais ganha espaço, mas exige esforços e mudanças culturais. Iniciativas que visam reduzir o consumo de papel promovem alterações que já começam a ser percebidas nos escritórios: menos armários para arquivos.”i
Simplificar as práticas no preenchimento das Planilhas Diárias de Movimentação de Veículos com uma simples alteração no layout é uma mudança de atitude que colaborará para preservar o meio ambiente, minimizar gastos públicos e diminuir o fluxo de papel nos arquivos. São essas as motivações que me fizeram emergir nesse trabalho.
Muito se ouve falar sobre preservação do meio ambiente, devastação das florestas, celulose, reciclagem de papel, assuntos em que o homem é o interventor bem como o construtor e devastador.
A possibilidade inovadora da Prefeitura de Belo Horizonte em abrir espaço para novas idéias dos servidores através deste concurso, vem valorizar e incentivar mudança de postura melhorando a qualidade do serviço público, uma vez que a escuta é uma importante ferramenta na organização das políticas públicas.
Temos trabalhado na PBH no sentido de economizar e racionar o papel, principalmente o sulfite A4, utilizando os dois lados e reutilizando para rascunho. Hoje o acúmulo de folhas de ponto dos motoristas, que é Planilha Diária de Movimentação de Veículos (anexo I), são repassadas para a apuração mensal com muitas colunas em branco, com um consumo/mês de 23 páginas por motorista e com a alteração de alguns campos consumiria no máximo 06(seis) folhas/motorista/mês.
2.1 OBJETIVOS PROPOSTOS E RESULTADOS VISADOS
O objetivo desse projeto é a alteração de dados na Planilha de Movimentação Diária de Motorista visando economia de gastos, preservação do meio ambiente e menor fluxo nos arquivos.
O resultado esperado é a conscientização do servidor diante da necessidade de contenção de desperdícios, sendo que o dinheiro público é um investimento de todos nós e por isso, é nosso dever, zelar e cuidar para que continue sendo uma gestão transparente e compartilhada.
A proposta é modificar o layout da planilha para que no campo “HODÔMETRO
INICIAL” e “HORA CHEGADA” seja alterado para MÊS e ANO, uma vez que no campo “ORIGEM” já contempla o “HODÔMETRO INICIAL” (ver anexo I e II).
Com essa mudança teremos uma economia mensal de pelo menos 63% nos gastos financeiros e menor quantidade de papeis nos arquivos.
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2.2 PÚBLICO-ALVO DO TRABALHO
Essa iniciativa além de organização contempla também uma economia de recursos que poderá ser investida em outros materiais ou setores.
Esse projeto se refere exclusivamente a forma de preenchimento da planilha de acordo com seu layout, tendo como público-alvo os motoristas que prestam serviços à Prefeitura de Belo Horizonte através de contrato firmado com a COOSERV que hoje são mais de 1.591 (mil quinhentos e noventa e um), facilitando a apuração de
dados para os digitadores e assinatura do responsável, além é claro, redução da quantidade de papel nos arquivos.
2.3 AÇÕES E ETAPAS DA IMPLEMENTAÇÃO
Para se chegar a uma conclusão do quantitativo de desperdício que ocorre, utilizei a média aritmética do fluxo diário de movimentação de veículos de dezenove motoristas de uma determinada regional, no período de três meses, junho, julho e agosto de 2013.
Foi observado que cada um utiliza mensalmente 23(vinte e três) folhas da planilha, o que corresponde a 460 (quatrocentos e sessenta) colunas. Dessas 460 (quatrocentos e sessenta) colunas são utilizadas apenas 106 (cento e seis), o restante fica em branco, havendo um desperdício de 364 (trezentos e sessenta e quatro) colunas/mês, ou seja, 17(dezessete) folhas.
A proporção de desperdício torna-se exorbitante para os cofres publico com um prejuízo calculado em torno de 73% o que equivale a R$46.814,00 (quarenta e seis mil, oitocentos e quatorze reais) anual, sendo o valor de referência para confecção dos blocos na gráfica da prefeitura o valor unitário de R$7,21(sete reais e vinte e um centavos).
3 RECURSOS UTILIZADOS
Os recursos utilizados foram observações, mensuração das planilhas de 19
(dezenove) motoristas, contabilização de dados quantitativos e quantitativos, folhas e colunas utilizadas.
Elaboração de novo layout e envio de proposta para mudanças.
Foram aceitas as modificações e aguardam a aprovação para mandar para a gráfica.
3.1 DESCRIÇÃO DOS RECURSOS HUMANOS, FINANCEIROS, MATERIAIS, TECNOLÓGICOS.
Esta é uma idéia simples, está em fase de aprovação no governo e a intenção desse projeto é agilizar uma mudança que fará grande diferença em nosso trabalho cotidiano e aos recursos públicos.
4 CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO ATUAL
As planilhas são enviadas com várias colunas em branco pela posição dos dados no campo “data”,o que causa um consumo excessivo de papel e gastos com gráfica.
4.1 MECANISMOS OU MÉTODOS DE MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO DE RESULTADOS E INDICADORES UTILIZADOS
Os indicadores de resultados será um menor consumo de papel uma vez as planilhas serão preenchidas em sua totalidade, o que poderá ser comprovado mensalmente, por todas as regionais, através das solicitações de blocos na gráfica.
4.2 RESULTADOS QUANTITATIVOS E QUALITATIVOS CONCRETAMENTE MENSURADOS
A - PLANILHA DIÁRIA DE MOVIMENTAÇÃO DE VEÍCULOS ATUAL
Motoristas Folhas usadas / mês por motorista
Total folhas / motorista / mês
Blocos c/ 50 fls Valor mensal Valor anual
1.591 23 36.593 732 5.277,72 63.332,64
B - PLANILHA DIÁRIA DE MOVIMENTAÇÃO DE VEÍCULOS NOVO LAYOUT
Motoristas Folhas usadas /
mês por motorista
Total folhas / motorista / mês
Blocos c/ 50 fls Valor mensal Valor anual
1.591 6 9.546 191 1.376,53 16.518,40
C – ECONOMIA COM NOVO LAYOUT DA PLANILHA
Planilhas Blocos c/ 50 fls Desperdício % Perda em R$ anual
A - B 541 73 % 46.814,24
5 LIÇÕES APRENDIDAS
Aprendi que por mais simples que pareça sua idéia, se você acha que vale a pena, não desista de buscar soluções. Encontrei pessoas de boa vontade para interpretar e colocar no papel minhas sugestões e isso me incentivou, fui escutada.
A linguagem é uma forma de comunicação universal, porém quando colocada no papel deve-se ter o cuidado de se fazer compreender, o que às vezes não é fácil. Aprendi que nosso trabalho é individual, mas ao mesmo tempo grupal, e dentro das incertezas e dificuldades de cada um “eu” me defino como pertencente a um grupo de servidores que tenta colaborar para um serviço público de qualidade e respeito aos cidadãos.
5.1 SOLUÇÕES ADOTADAS PARA A SUPERAÇÃO DOS PRINCIPAIS OBSTÁCULOS ENCONTRADOS
O principal obstáculo que encontrei foi equacionar o tempo e transformar os pensamentos em palavras para transmitir esse projeto.
Consegui vencer o pensamento acomodado de que de nada adiantaria essa sugestão de mudança, inclusive o desanimo, e graças ao incentivo de colegas de trabalho, de meus filhos, chego a essa conclusão final.
6 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
i
ANEXO I
ANEXO II
ANEXO III
