EMPRESAS
Eloi Almiro Brandt Alini Moritzen Resumo:
O presente trabalho apresenta a importância da implantação de um sistema gerencial de mensuração de custos e de performance em pequenas empresas. Visando demonstrar-se a aplicabilidade de um sistema de informações gerenciais em pequenas empresas, foram sistematizadas as informações contábeis sobre o desempenho de uma determinada empresa. A empresa apresentada mantinha até então a contabilidade somente para atender aos fins fiscais.
Palavras-chave:
INFORMAÇÕES SOBRE CUSTOS E PERFORMANCE PARA PEQUENAS EMPRESAS
Eloi Almiro Brandt – Mestre em Administração de Empresas Alini Moritzen - Bacharel em Ciências Contábeis
UNISC – Universidade de Santa Cruz do Sul, Avenida Independência, 2293 Santa Cruz do Sul-RS, [email protected], professor
INFORMAÇÕES SOBRE CUSTOS E PERFORMANCE PARA PEQUENAS EMPRESAS
Mensuração e Gestão de Custos para Micro, Pequenas e Médias Empresas
Resumo
O presente trabalho apresenta a importância da implantação de um sistema gerencial de mensuração de custos e de performance em pequenas empresas. Visando demonstrar-se a aplicabilidade de um sistema de informações gerenciais em pequenas empresas, foram sistematizadas as informações contábeis sobre o desempenho de uma determinada empresa. A empresa apresentada mantinha até então a contabilidade somente para atender aos fins fiscais.
Introdução
O trabalho apresenta uma síntese sobre os principais conceitos na área da contabilidade gerencial e sistema ou informações gerenciais. A partir deste referencial teórico desenvolveu-se um modelo de sistema de informações gerenciais para uma empresa.
Com a globalização das economias, o estreitamento do mercado consumidor, a competitividade, a rapidez das mudanças e a tecnologia avançada, torna-se imprescindível para as empresas, independente de porte e segmento de mercado, desenvolver um conjunto de informações gerenciais básicas moldado para as suas necessidades.
Existe a preocupação com a capacidade de sobrevivência das empresas onde geralmente não há conscientização dos proprietários da necessidade de manter um conjunto básico de dados e informações gerenciais.
1 Contabilidade para decisões
A contabilidade gerencial tem a finalidade de fornecer informações aos administradores de empresas, para auxílio em suas funções de análise da situação da empresa, controle, planejamento e tomada de decisões.
Contabilidade gerencial é o processo de identificação, mensuração, acumulação, análise, preparação, interpretação e comunicação de
informações financeiras utilizadas pela administração para
planejamento, avaliação e controle dentro de uma organização e para assegurar e contabilizar o uso apropriado de seus recursos. (Associação Nacional dos Contadores dos Estados Unidos apud Padoveze, 1984, p.23)
O sistema de contabilidade gerencial deve suprir a necessidade de informações para a empresa em seu todo, para cada departamento e para cada produto.
Os responsáveis pela administração da empresa necessitam de informações complexas, para o controle e planejamento de decisões sob o aspecto total da empresa.
Sistema de informações é um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados seguindo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e tradução em informações, para, com seu produto permitir as organizações o cumprimento de seus objetivos principais. (Padoveze, 1998, p.45)
O sistema é o conjunto de elementos interdependentes, que irão formar um elemento único e abrangente. Os elementos de um sistema de informação são, os objetivos totais do sistema, o ambiente do sistema, a administração e as saídas do sistema.
O objetivo do sistema é o ponto de maior importância, pois é a missão do sistema, o orientador dos outros elementos. Os sistemas de informações classificam-se em sistemas de informação de apoio às operações e sistemas de apoio à gestão.
Como sistema de informações de apoio à gestão, pode-se citar o sistema de informação contábil, o sistema de custos, de orçamento, de planejamento de caixa, planejamento de resultados e centro de lucros.
O sistema de informação contábil processa dados e os transforma em informações contábeis úteis; pois o processo decisório de toda a empresa, para todos os níveis. É indispensável para todas as empresas, independente de porte e segmento de mercado, ter um sistema de informações adequado, capaz de gerar dados úteis para o controle, tomada de decisões e planejamento da administração da empresa.
Para a implantação de um sistema gerencial, a cúpula da empresa deve estar consciente sobre a necessidade e importância das informações que serão gerados pelo sistema.
O sistema gerencial deve ser adequado para atender às necessidades de informações da empresa, sendo preciso analisar custo x benefício, ou seja a utilidade da informação deve ser superior ao custo que originou.
A contabilidade gerencial presta informações complexas que devem ser atualizadas, reais, de fácil entendimento e apresentadas em prazos adequados. Tais informações são desenvolvidas a partir de um planejamento para atender plenamente aos usuários e são extraídos de várias áreas da contabilidade e da administração financeira.
Para atender às necessidades de todos os segmentos da empresa, é necessário que o sistema seja abrangente e explore diversas áreas como:
contabilidade financeira; contabilidade de custos; análise das demonstrações contábeis; e orçamentos.
O sistema gerencial utiliza dados produzidos pela contabilidade financeira, os planos de contas, os lançamentos, os valores históricos da contabilidade geral são alguns elementos referenciais utilizados pelo sistema.
O gerenciamento dos custos é vital para as empresas, é indispensável obter-se informações como: apuração dos custos reais de cada produto, margem de contribuição, ponto de equilíbrio, margem de segurança, entre outros, que são necessários para o controle e planejamento do futuro da entidade.
A análise das demonstrações financeiras objetiva uma avaliação da situação da empresa, sob o aspecto operacional, econômico, patrimonial e financeiro, objetivando propor alternativas futuras a serem tomadas e seguidas pelos gestores da empresa.
Além de informar sobre o passado, a contabilidade gerencial deve apresentar dados importantes para o processo decisório, projetando o desempenho futuro da organização. Isto é possível através da montagem de cenários, com projeções orçamentárias de acordo com o comportamento previsto para a economia do país.
É necessário fazer o planejamento, que fixa os objetivos e programa as atividades necessárias para o alcance das metas. Paralelo ao planejamento deve estar a controladoria que faz avaliações constantes dos resultados reais com as estimativas feitas, informando a administração sobre o desempenho dos planos, políticas e objetivos prefixados, indicando ações saneadoras e corretivas onde for necessário.
2 Sistema de informações gerenciais para pequenas empresas Muitas empresas mantêm a contabilidade, somente porque são obrigadas, não utilizando qualquer informação contábil para análises, tomadas de decisões e gerenciamento da empresa.
Principalmente nas pequenas empresas, a administração, que geralmente é feita pelo proprietário ou sócio, tem visão de que o contador é uma pessoa que trabalha para atender ao fisco e não gera informação alguma que auxilie no gerenciamento do negócio.
Geralmente não é desenvolvido nenhum controle gerencial nestas empresas, que, na maioria, são pequenos comércios, pequenas indústrias ou empresas mistas que industrializem e comercializam seus produtos.
É necessária a implantação de um sistema gerencial básico em uma pequena empresa, que consiga criar informações úteis como: lucro real no
período, preço de venda ideal para os produtos, custo real dos produtos, lucro real dos produtos, avaliação do desempenho da empresa.
O custo de um sistema gerencial para pequena empresa deve ser baixo, de acordo com suas possibilidades; caso contrário, ao invés de agregar utilidade, trará problemas.
3 Apuração de informações sobre custos e performance para uma pequena empresa
Com a competitividade do mercado, exige-se que as empresas estejam bem estruturadas, mantendo um conjunto básico de dados e informações necessárias para uma correta decisão e avaliação das alternativas da empresa, a fim de alcançar o sucesso da mesma.
Para implantação de um sistema gerencial eficaz, é preciso que os gestores estejam conscientes sobre a necessidade e a importância da informação gerencial da empresa com o objetivo de subsidiar o processo de tomada de decisões.
A informação deve ser desejada, para ser necessária; para ser necessária, deve ser útil. E cabe a nós, contadores construir essa informação com qualidade e custo adequado, demonstrando sua utilidade aos usuários, os responsáveis pela administração da empresa (Padoveze, 1994).
A tarefa inicial no processo gerencial consiste na identificação e compreensão das informações necessárias. Deve-se analisar a empresa em seu conjunto, para gerar informações úteis, desenvolvidas conforme as carências, necessidades e características da empresa.
A identificação da disponibilidade de informação necessária deve ser analisada principalmente pelo contador responsável pela implantação do sistema, devendo também ter a participação da administração.
É possível que um gestor saiba das reais necessidades de sua empresa. Assim, cabe a nós, contadores, fazer um planejamento do conjunto de informações que podem ser desenvolvidas, apresentá-las e discuti-las com o cliente.
Somente pode-se partir para o desenvolvimento do planejamento quando se sentir que o cliente está plenamente convencido de que irá implantar-se um sistema gerencial que irá atender às suas necessidades, produzindo informações úteis e confiáveis.
A segunda tarefa no processo de gerenciamento da informação consiste na coleta de dados e informações necessárias. Neste ponto, o fator humano é muito importante, pois irá depender não somente da cooperação da administração, como também dos empregados, para se obter os dados que se
necessita. Assim é imprescindível ter-se uma boa relação e estar integrado com todo quadro de empregados da empresa.
Deve-se fazer uma classificação dos dados coletados para não entulharmos informações, o que dificulta a realização de nosso trabalho. O armazenamento das informações deve ser bem estruturado para termos facilidade e agilidade no decorrer do processo.
A partir da conclusão dessas etapas, podemos iniciar a realização das tarefas que atingirão a produção de informação. Devemos estar empenhados não somente em desenvolver o processo informativo que planejamos, mas também em identificar e antecipar outras informações não previstas.
Para desenvolver o processo gerencial é necessário coletar informações internas e também externas. Não basta apresentar um eficiente sistema de informações da empresa, precisa-se também estar informado sobre os fatores externos. O mundo dos negócios está cada vez mais competitivo e instável, exigindo que as empresas tenham grande flexibilidade para sobreviver.
É necessário estar informado sobre a economia nacional e internacional, que sofrem constantes mudanças, que afetam direta ou indiretamente as empresas. Também deve-se obter informações sobre nossos concorrentes, para avaliarmos a competitividade da empresa.
4 Desenvolvimento de um sistema de mensuração da performance empresarial
Na seqüência será apresentado um modelo de sistema gerencial que foi desenvolvido para uma pequena empresa, estruturado a partir da coleta de dados e informações na empresa e da contabilidade existente, da elaboração de cálculos, planilhas e gráficos.
Para analisar o desempenho desta empresa, foram selecionados os dez produtos com maior participação no faturamento, a empresa escolhida para o desenvolvimento deste trabalho industrializa uma grande variedade de produtos, apurou-se o preço de venda e as quantidades vendidas, efetuou-se o cálculo do custo destes produtos, e a partir destas informações elaborou-se planilhas e gráficos demonstrando o desempenho dos produtos.
Para obter-se os custos diretos dos produtos foi necessário efetuar um levanto com vistas a atualizar o valor do Patrimônio da empresa, verificando-se também a vida útil estima e o valor residual dos respectivos bens, com vista ao cálculo da depreciação a ser alocada.
Outro ponto que merece uma análise detalhada quando se trata de mensuração de desempenho em pequenas empresas é o fato de haver recursos com prédio, veículos ou outros que em muitas ocasiões podem estar registrados em nome dos proprietários porém sendo utilizados pela empresa.
Estes valores precisam ser avaliados corretamente e considerados com custo da empresa, mesmo que não esteja ocorrendo desembolso deste gasto. Finalizada esta etapa partiu-se para o levantamento das quantidades de materiais diretos que são consumidos por cada produto.
Os valores relacionados na contabilidade da empresa a título de custos e despesas foram todos revistos pois o propósito deste trabalho era a apuração dos custos e despesas de acordo com o regime de competência, tornando-se necessário a estruturação de uma folha de pagamento com todos os encargos, mesmo aqueles que não são desembolsados imediatamente e outros por estimativa como o cálculo da multa do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).
De posse destas informações foi possível o levantamento dos valores atualizados dos materiais consumidos pelos produtos e a apuração do valor dos custos diretos de cada um deles.
Optou-se pela utilização do sistema de custeio direto para a apuração dos custos dos produtos, pois este permite a visualização da margem de contribuição de cada produto, podendo-se fazer a análise sobre o quanto cada um deste contribui para a cobertura dos custos fixos da empresa, sem ter a necessidade de atribuir a este os custos por meio de rateios.
Abaixo são apresentados de forma sintética os preços de venda, o custo e a margem de contribuição em reais e em percentual dos dez produtos. QUADRO 1- Margem de Contribuição dos principais produtos
PRODUTOS PREÇO DE VENDA CUSTO MARGEM (R$) MARGEM (% ) Produto “A” 0,14 0,075 0,065 46,43 Produto “B” 1,85 0,92 0,93 50,27 Produto “C” 0,60 0,37 0,23 38,33 Produto “D” 1,40 0,75 0,65 46,43 Produto “E” 0,60 0,37 0,23 38,33 Produto “F” 0,25 0,15 0,10 40,00 Produto “G” 0,35 0,21 0,14 40,00 Produto “H” 2,15 1,18 0,97 45,12 Produto “I” 1,50 1,03 0,47 31,33 Produto “J” 1,50 1,12 0,38 25,33
GRÁFICO 1 - Margem de Contribuição em % dos principais produtos
QUADRO 2 - Representatividade dos produtos no faturamento total
PRODUTOS PREÇO DE VENDA % S/FATURAMENT O TOTAL Produto “A” 0,14 13,97 Produto “B” 1,85 8,46 Produto “C” 0,60 2,24 Produto “D” 1,40 2,10 Produto “E” 0,60 1,65 Produto “F” 0,25 2,99 Produto “G” 0,35 4,66 Produto “H” 2,15 10,72 Produto “I” 1,50 7,48 Produto “J” 1,50 7,48
GRÁFICO 2 - Percentual sobre o faturamento total
0 1 0 2 0 3 0 4 0 5 0 6 0 M a r g e m % A B C D E F G H I J % s / F a t u r a m e n t o 1 3 , 9 7 8 , 4 6 2 , 2 4 2 , 1 1 , 5 2 , 9 9 4 , 6 6 1 0 , 7 2 7 , 4 8 7 , 4 8 3 8 , 4 A B C D E F G H I J O u t r o s
Conforme pode ser visualizado através do quadro 2 e do gráfico 2 os produtos A e H apresentaram a maior participação entre os dez produtos analisados, tendo as suas vendas representado 13,97% e 10,72% do faturamento total da empresa no período em análise.
Além de verificar-se a margem de contribuição proporcionada por cada um dos produtos faz-se necessária a análise do percentual de cobertura dos custos fixos proporcionada por cada produto em virtude do volume de vendas que cada produto possui e consequentemente com uma participação diferenciada em relação ao faturamento total da empresa.
QUADRO 3 – Cobertura dos custos fixos
PRODUTOS MARGEM (R$) FATURAM. P/PRODUT O % COBERTURA CUSTOS IND. Produto “A” 1.218,69 2.624,86 18,83 Produto “B” 798,87 1.589,15 12,35 Produto “C” 161,69 421,80 2,50 Produto “D” 183,30 394,80 2,83 Produto “E” 107,87 281,40 1,67 Produto “F” 225,00 562,50 3,48 Produto “G” 350,00 875,00 5,41 Produto “H” 908,89 2.014,55 14,05 Produto “I” 440,39 1.405,50 6,81 Produto “J” 356,06 1.405,50 5,50 GRÁFICO 3 – Percentual de cobertura dos custos indiretos
Analisando-se o quadro e o gráfico 3 constata-se que os produtos A, H, e B, em conjunto conseguem absorver 45,23% dos custos fixos da empresa neste período.
Com as informações acima apuradas e também com base nas informações sobre o mercado consumidor e a concorrência, sugere-se que a empresa mantenha as quantidades industrializadas dos produtos A, B, C, D, E e F, visto que a concorrência do mercado está muito acirrada, dificultando a possibilidade de elevação do preço de venda destes, além do fato de que a produção atual atende a demanda dos produtos.
Quanto ao produto H, recomenda-se o aumento da sua produção, pois sua margem de cobertura dos custos indiretos apresenta percentuais satisfatórios, e existe uma demanda por este produto além da quantidade que atualmente é produzida.
Os produtos G, I e J são produtos que também poderiam aumentar a sua produção, buscando maior percentual de contribuição para a empresa, porque estes produtos são de fácil comercialização, devendo ser estudada uma forma para divulgar melhor estes produtos.
Além da apuração dos custos e da performance dos produtos atualmente industrializados por esta empresa, foi realizada também uma avaliação no desempenho da empresa de forma global.
Foram apuradas as receitas, os custos e as despesas do período. Os dados não serão apresentados por tratar-se de um artigo, em que existe uma limitação de espaço que deve ser observado.
A partir da análise de desempenho da empresa pode-se constatar o Custo Industrial do Produto Vendido (CIPV) representou 90,68% do valor das Receitas líquidas de Vendas. Considera-se este percentual extremamente elevado. Neste mesmo período a empresa obteve um prejuízo na ordem de 15,10% das receitas líquidas.
Além da representatividade do CIPV destaca-se também que a empresa buscou muitos recursos em bancos, contratando empréstimos, financiamentos e utilizando cheques especiais, trabalhando basicamente com recursos de terceiros, acarretando o acréscimo das despesas financeiras, comprometendo uma grande parcela da receita.
Como forma de diminuir as despesas financeiras deve ser realizado um estudo sobre a viabilidade dos sócios integralizarem capital na empresa, melhorando desta forma o capital de giro próprio e consequentemente diminuindo a dependência de capital de terceiros.
O valor do prejuízo apresentado é muito elevado e, mesmo reduzindo a zero as despesas financeiras anteriormente citadas ainda assim a empresa não conseguirá obter um resultado satisfatório. Desta forma faz-se necessário um estudo sobre a possibilidade da empresa diversificar os produtos atualmente comercializados, oferecendo um maior número de opções de compra para os clientes.
Considerações finais
A necessidade de flexibilidade e tomada de decisões de forma rápida para atender aos interesses dos consumidores, aliada ao acirramento de cenário competitivo entre as empresas faz com se torne indispensável as mesmas o conhecimento sobre a sua performance.
Faz-se necessário desta forma, que independentemente do porte da empresa, a existência de um sistema de informações gerenciais, capaz de dar suporte para a gestão da empresa.
Ao implantar um sistema de informações gerenciais, os gestores devem ter em mente a adequação deste a estrutura da empresa e ao tipo de informações relevantes e que possam proporcionar um benefício superior ao custo para obte-las.
Procurou-se demonstrar a da mensuração dos custos e da performance de uma pequena empresa, a importância destas informações para os gestores, além de encaminhar propostas sobre os pontos considerados deficientes e que merecem uma maior atenção dos gestores.
Finalizando, cabe alertar sobre o cuidado que se deve ter na concepção de um sistema de informações gerenciais para pequenas empresas para registrar as suas receitas, despesas e custos de forma global, utilizando-se o princípio da competência, pois atualmente muitas pequenas empresas acompanham o seu desempenho somente através do seu resultado financeiro (entrada e saída de dinheiro).
Referências bibliográficas
BAPTISTA, A. E., GONÇALVES, C. E. Contabilidade geral. 2 ed. São Paulo: Atlas, 1994.
BEUREN, I.M. Gerenciamento da informação. São Paulo: Atlas, 1998.
BREDA,M.F., HENDRISKEN, E.S. Teoria da contabilidade. Tradução da 5 ed. americana por Antônio Zoratta Sanvicente. São Paulo: Atlas, 1999.
CREPALDI, S. A. Contabilidade gerencial: teoria e prática. São Paulo: Atlas, 1998.
GROPPELLI, A. A., NIKBAKHT, E. Administração financeira. Tradução de André Olímpio Mosselmann Du Chenoy Castro. São Paulo: Saraiva, 1998. INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 009, DE 10 DE FEVEREIRO DE 1999. Dispõe
sobre a vigência e exercício das opções pelo SIM PLES. Acessado em 14
abr.2000,htp://www.receita.fazenda.gov.br/legislação/atos/1999/ADN00599. IOB Informações Objetivas, Legislação Trabalhista e Previdenciária. Ano XXXIII – Jan. / Dez. Bols. nº 1 a 52, 1999.
IUDÍCIBUS, S., MARTINS,E., GELBCKE,E.R. Manual de contabilidade das
sociedades por ações. 3 ed. São Paulo: Atlas, 1991.
JOHNSON, H.T., KAPLAN,R.S. Contabilidade gerencial: a restauração da relevância da contabilidade das empresas. Tradução de Ivo Korytowiski, Rio de Janeiro: Campus, 1993.
MARTINS, E. Contabilidade de custos: inclui o ABC. 5. ed. São Paulo: Atlas, 1996.
OLIVEIRA, L. M. Controladoria: conceitos e aplicações. São Paulo: Futura, 1998.
PADOVEZE, C. L. Contabilidade de informações contábeis. São Paulo: Atlas, 1998.
RIBEIRO, M. O. Contabilidade de custos fácil. 5 ed. São Paulo: Saraiva, 1997.