Gesp.010.02 (provisória)
RELATÓRIO DE ESTÁGIO
TÂNIA SOFIA DA SILVA CARVALHO
RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADA EM GESTÃO
DEZEMBRO/2013
Escola Superior de Tecnologia e Gestão
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RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADA EM GESTÃO
MATOSMIX – ALIMENTOS COMPOSTOS PARA ANIMAIS, LDA
TÂNIA SOFIA DA SILVA CARVALHO Setembro 2012
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Ficha de Identificação
Aluno Tânia Sofia da Silva Carvalho
Número de Aluno 1010011
E-mail tc_taniacarvalho@hotmail.com
Licenciatura Gestão
Estabelecimento de Ensino Escola Superior de Tecnologia e Gestão (ESTG) do Instituto Politécnico da Guarda (IPG)
Instituição Recetora do Estágio Matosmix – Alimentos Compostos para Animais, Lda
Morada da Instituição Av. Aldeia Nova, nº 431 – Macieira de Rates, 4775-277 Barcelos
Contactos 252951288/ 252950167
E-mail geral@matosmix.pt
matosmix@mail.telepac.pt
Tutor na Instituição Anabela Ribeiro
Grau Académico do Tutor na Instituição
Escriturária
Orientador na ESTG-IPG Professor Doutor Amândio Baía
Grau Académico do Orientador na ESTG-IPG
Doutor em Engenharia de Produção e Sistemas
Duração do Estágio Curricular Início a 16/07/2012 Conclusão a 21/09/2012
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Agradecimentos
Para a realização deste relatório pude contar com a ajuda de várias pessoas que foram imprescindíveis e a quem pretendo expressar toda a minha gratidão.
Em primeiro, gostaria de agradecer aos meus pais que sempre foram o meu ponto de apoio. Mesmo numa fase mais difícil em que me encontrei, sempre me facultaram meios e sempre me ajudaram e incentivaram para que ultrapassasse as dificuldades e para que tivesse motivação para continuar com este trabalho e para que me mantivesse com perspetivas positivas para o futuro.
Ao meu namorado e a minha irmã pelos momentos de força e ânimo que me proporcionaram nas fases mais complicadas e que estava prestes a desistir.
Aos amigos que fiz desde o primeiro ano e aqueles que já trazia, que sempre estiveram disponíveis para mim, que se demonstraram preocupados comigo e com quem contei para tudo.
Agradeço também a todos os docentes e colaboradores da ESTG, em especial ao Professor Amândio Baía, que teve toda a paciência e se disponibilizou para me ajudar perante as dificuldades que foram surgindo.
Por fim e de igual importância para este trabalho, quero agradecer à empresa Matosmix e todos os colaboradores com quem tive contato, por me receberem e ao Grupo Matos pela agradável integração.
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Plano de Estágio
Num primeiro contato com a empresa Matosmix, ficou estabelecido pelo supervisor na empresa que a estagiária iria desenvolver as seguintes atividades:
Conhecimento e integração em todos os setores da empresa;
Arquivo e organização de documentação relativa à faturação, recibos, guias, entre outros documentos similares;
Receção e organização de correspondência;
Atendimento e apoio telefónico ao cliente;
Regularizações relativas às atividades diárias dos comerciais;
Atualização aquando de alterações nas tabelas de preços;
Lançamento de documentos como faturas de fornecedores, recibos, guias de transporte;
Efetuar pagamentos a fornecedores e tratar dos recebimentos dos clientes (cheques);
Preparação da rotulagem para os produtos;
Elaboração de mapas de existências;
Registo de contratos de compra de matérias-primas;
Preparação e seleção da documentação para a contabilidade.
Contudo, e em consequência de alguma facilidade da estagiária em adaptar-se as atividades propostas, houve ainda algumas atividades que desenvolveu mesmo não estando previstas, tais como trabalhar com o INE (Instituto Nacional de Estatística) e com a DGAV (Direção Geral de Alimentação e Veterinária).
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Resumo
O estágio curricular, tem por objetivo principal, complementar de uma forma prática o conhecimento adquirido ao longo dos 3 anos do curso. Desta forma, pretende-se que o estagiário tenha um primeiro contato e experiência no mundo do trabalho, aproximando-o da realidade prática.
O estágio proporcionou o enriquecimento profissional e pessoal da estagiária, já que teve contato com as mais variadas funções, permitindo-lhe aplicar os conhecimentos teóricos adquiridos ao longo do curso.
Quanto ao presente relatório tem como finalidade descrever de uma forma simples e organizada, o estágio realizado na empresa Matosmix – Alimentos Compostos para Animais, Lda, num período de 400 horas, com o intuito de aplicar ao máximo os conhecimentos adquiridos.
PALAVRAS-CHAVE: Gestão, Produção, Alimentos Compostos.
JEL Classification: Business Administration - M10 (General); M11 (Production Management)
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Índice
Ficha de Identificação ... III
Agradecimentos ... IV Plano de Estágio... V Resumo ... VI Índice ... VII Índice de Figuras ... IX Índice de Anexos ... X Glossário de Siglas ... XI Introdução ... 1
Capítulo 1 - Apresentação Sumária da Empresa ... 2
1.1. Identificação e Estrutura da Empresa ... 3
1.2. História, objetivos e missão da empresa ... 4
1.3. Clientes... 5
Capítulo 2 - Atividades Desenvolvidas no Estágio ... 6
2.1. Descrição das atividades desenvolvidas ... 7
2.1.1. Receção, separação e organização de documentos ... 7
2.1.2. Atendimento e apoio telefónico ao cliente ... 7
2.1.3. Regularizações sobre a atividade diária dos comerciais ... 8
2.1.4. Atualização de tabelas de preços ... 9
2.1.5. Registo de documentos ... 11
2.1.6. Registo de novos clientes e fornecedores ... 12
2.1.7. Pagamentos e Recebimentos ... 14
2.1.8. Letras ... 15
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2.1.10. Faturação ... 19
2.1.11. INE (Instituto Nacional de Estatística) ... 19
2.1.12. DGAV (Direção Geral de Alimentação e Veterinária) ... 20
2.1.13. Parecer Crítico Acerca da Empresa ... 22
Conclusão ... 24
Referências Bibliográficas ... 25
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Índice de Figuras
FIGURA 1-ORGANOGRAMA ... 4
FIGURA 2-REGISTO DE ENCOMENDA ... 8
FIGURA 3-SOFTWARE PHCCORPORATE ... 9
FIGURA 4-SEPARADOR DA ÁREA DE GESTÃO NO SOFTWARE PHC ... 10
FIGURA 5-ÁREA DOS STOCKS E SERVIÇOS ... 10
FIGURA 6-REGISTO DE NOVO CLIENTE ... 12
FIGURA 7-REGISTO DE NOVO FORNECEDOR ... 13
FIGURA 8-EXEMPLAR DO MAPA DE EXISTÊNCIAS ... 16
FIGURA 9-EXEMPLAR DO FORMULÁRIO DE NOVO CONTRATO ... 17
FIGURA 10-INQUÉRITOS DISPONIBILIZADOS PARA RECOLHA DE DADOS ESTATÍSTICOS ... 19
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Índice de Anexos
ANEXO 1 - Introdução de Fatura (Compras) ... 27
ANEXO 2 - Introdução de Recibo ... 29
ANEXO 3 - Introdução de Pagamento ... 31
ANEXO 4 - Rótulo/Etiqueta ... 33
ANEXO 5 - Dossier Interno ... 35
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Glossário de Siglas
DGAV Direção Geral da Alimentação e Veterinária ESTG Escola Superior de Tecnologias e Gestão INE Instituto Nacional de Estatística
IPG Instituto Politécnico da Guarda
ISO Organização Internacional para a Padronização
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Introdução
Finalizado mais um período na vida é hora de dar início a outro, o estágio.
Depois de algum tempo a investir numa componente mais teórica com a ajuda de docentes e colaboradores da Escola Superior de Tecnologia e Gestão (ESTG) do Instituto Politécnico da Guarda (IPG), durante a licenciatura em Gestão, é tempo de iniciar a parte prática. Deste modo, surge o estágio que teve início a 16 de Julho na empresa Matosmix – Alimentos Compostos para Animais, Lda pertencente ao grupo Matos.
O presente relatório permite descrever o estágio realizado, estruturando-se em três fases:
Numa primeira parte é feita uma caraterização da empresa;
Em seguida, e já no segundo capítulo, é descrito o trabalho realizado na empresa Matosmix e apresentadas algumas noções que foram necessárias para sustentar o trabalho em questão;
Por fim, é feita uma apreciação do trabalho desenvolvido e da empresa proporcionadora do estágio. O relatório é ainda acompanhado de alguns anexos que permitem ilustrar a atividade desenvolvida durante o período de estágio.
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Capítulo 1
Tânia Carvalho Página| 3 Neste capítulo será feita a apresentação da entidade recetora do estágio curricular, Matosmix – Alimentos Compostos para Animais, Lda designadamente a sua história, objetivos, missão e a sua estrutura interna.
1.1. Identificação e Estrutura da Empresa
Denominação Social Matosmix – Alimentos Compostos para Animais, Lda
Data da Constituição 25-08-1998
Sede Av. Aldeia Nova, nº 431 – Macieira de Rates - Barcelos
Atividade Fabrico e comércio de matérias-primas e alimentos compostos para animais
Capital Social 250.000 Euros
Número de Trabalhadores 15
Horário de Funcionamento De Segunda a Sexta (Horas) 08:00 – 12:00 13:00 – 19:00 Sábado
08:00 – 12:30
A forma como se estrutura organizacionalmente uma empresa está dependente dos objetivos e estratégias que estabelece à priori, sendo feita uma gestão entre os mesmos suportada numa ordenação e agrupamento de atividades e recursos.
A Matosmix, é uma empresa de pequena dimensão que acolhe um reduzido número de colaboradores e apresenta uma estrutura organizacional simples. Este tipo de estrutura facilita a comunicação interna e até mesmo uma maior aproximação ao cliente ajudando numa resposta mais rápida aos problemas.
Tânia Carvalho Página| 4 A empresa em questão não possui um organigrama formal, pelas questões apresentadas anteriormente. Contudo, embora não haja uma representação gráfica para definir a empresa, cada um dos colaboradores conhece por completo as funções a desempenhar. Deste modo a empresa pode dividir-se em quatro grupos fundamentais: o setor administrativo; a venda ao público e a faturação; a criação e adaptação de fórmulas pelos engenheiros da empresa e a produção (figura 1).
Figura 1 - Organograma
Fonte: Matosmix
Assim, a parte administrativa possui funções como a negociação com fornecedores e clientes (nacionais e internacionais), execução de contratos de compra e venda de matérias-primas e a organização simples contabilística. Quanto ao setor de venda ao público responsabiliza-se pelas vendas diretas ao consumidor final e trata da faturação. Os engenheiros têm como função criar ou readaptar fórmulas que conjugam matérias-primas, de forma a conceber alimentos específicos para determinado animal consoante as necessidades dos clientes, que serão posteriormente produzidas.
1.2. História, objetivos e missão da empresa
A Matosmix – Alimentos Compostos para Animais iniciou a sua atividade em Agosto de 1998. Fundada por Manuel Rodrigues Matos, esta empresa da continuidade à sua atividade em nome individual desenvolvida durante anos.
Tânia Carvalho Página| 5 Atualmente a empresa é gerida pelos filhos e sócios da empresa, Adélio Vasconcelos Matos e Carlos Alberto Vasconcelos Matos, que apostam numa melhoria contínua do trabalho iniciado pelo pai.
A empresa tem como atividade, o fabrico e comércio de matérias-primas e alimentos compostos, para animais.
A sua missão consiste em oferecer alimentos para animais, através da combinação de preocupações como o bem-estar animal, proteção ambiental, qualidade, rastreabilidade da produção e exigência de rendibilidade.
Quanto aos recursos humanos, preocupa-se com a sua formação e orientação profissional dentro da instituição, proporcionando o seu desenvolvimento intelectual e organizacional.
1.3. Clientes
A carteira de clientes da Matosmix é vasta e diversificada. Entre clientes nacionais e internacionais, a distribuição dos alimentos é feita para empresas, casas agrícolas, herdades ou até mesmo para clientes individualizados. Devido à sua localização geográfica, a sua principal área de comércio é a região do Minho, sendo os distritos de Braga e Viana do Castelo os mais proeminentes. Apesar da grande parte das receitas surgirem nesta região são ainda realizadas vendas para o restante país, Espanha, França e Egipto.
Para facilitar as vendas, a empresa possui um agregado de comerciais que têm como função divulgar os produtos por potenciais clientes, dando a conhecer toda a gama de alimentos, fazendo uma avaliação prévia e um aconselhamento.
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Capítulo 2
Tânia Carvalho Página| 7 Neste capítulo serão descritas as atividades desenvolvidas durante o período de estágio e uma breve referência ao modo de funcionamento do setor onde a estagiária estava inserida na empresa Matosmix – Alimentos Compostos para Animais, Lda.
2.1. Descrição das atividades desenvolvidas
Após uma breve apresentação e enquadramento da estagiária na empresa, foi feito um plano das tarefas a desempenhar durante todo o período de estágio na entidade.
2.1.1. Receção, separação e organização de documentos
As provas escritas são o apoio de todo o trabalho de uma empresa, pois apesar do registo existente no sistema informático há sempre comprovativos em papel, tais como: guias de transporte, recibos, faturas, entre outros documentos similares úteis para a área da contabilidade e para a administração da empresa. Este tipo de documentação chega à empresa através dos colaboradores responsáveis pelos transportes, por correio ou diretamente pelos clientes ou fornecedores. Uma vez recolhidos os documentos, são previamente separados e autenticados com a data de receção. Regra geral documentos como faturas, notas de débito ou crédito e recibos fazem-se acompanhar por mais do que uma via e como tal é necessário fazer a separação e seleção do que deve seguir para a contabilidade. Após uma breve triagem dos documentos, os mesmos são separados de acordo com o tipo e o mês a que se referem.
2.1.2. Atendimento e apoio telefónico ao cliente
É através do telefone que se estabelece maioritariamente o contacto com os clientes. Apesar de existir um grupo de comerciais que contatam os diversos compradores e registam alguns dos seus pedidos, mesmo assim alguns dos clientes comunicam com a empresa via telefone. As dúvidas dos clientes, em geral, são relativas aos produtos que a empresa disponibiliza, à sua constituição, ou até a disponibilidade para possíveis entregas. Um outro apoio prestado aos clientes é a possibilidade de receber encomendas, onde fica identificado o nome do cliente ou número, a morada onde
Tânia Carvalho Página| 8 deve ser feita a entrega (caso seja necessário), a data em que foi recebido o pedido e a data de quando deve ser feita a entrega (figura 2). Além disso, deve sempre estar identificado o colaborador que recebeu a nota de encomenda para uma mais fácil resolução de possíveis equívocos.
Figura 2 - Registo de encomenda
Fonte: Matosmix
2.1.3. Regularizações sobre a atividade diária dos comerciais
Tal como foi mencionado no ponto anterior, a empresa possui um grupo de comerciais responsáveis pela colocação dos produtos no mercado. Estes colaboradores têm incutida a tarefa de conseguir novos clientes e de contatarem a carteira de clientes de que são responsáveis. Estas deslocações são feitas com o intuito de proporcionar um acompanhamento personalizado e perceber quais as necessidades de cada cliente e adaptar os produtos consoante tais exigências.
Além dos comerciais, a empresa possui cooperantes qualificados nas áreas de zootecnia e veterinária que acompanham no exterior, sempre que necessário, os comerciais para perceber em que fase se encontram os animais, qual a ração mais adequada e se é necessário alguma alteração à alimentação administrada.
Nome Cliente: _________________________________ Data de receção: __________ Nº: ________
Morada: _________________________________________Data Entrega: ___________
Produto Quantidade
Tânia Carvalho Página| 9 Contudo, estes colaboradores também, possibilitam aos clientes o registo de novas compras, efetuar pagamentos ou recebimentos. Sendo uma prática que exige grande confiança da empresa nos seus funcionários, é indispensável um controlo quase diário de toda esta atividade, existindo a necessidade de registar e contabilizar tudo no sistema informático da empresa.
2.1.4. Atualização de tabelas de preços
Tal como qualquer empresa na atualidade, também a Matosmix possui um sistema informático para o registo de toda a informação da empresa, produtos, clientes e fornecedores. Uma vez que não se trata de uma empresa com grandes dimensões de negócio, foi escolhido um software bastante acessível e pouco complexo, o PHC
Corporate (figura 3).
Figura 3 - Software PHC Corporate
Fonte: Matosmix
Este programa permite trabalhar nas mais diversas áreas, bem como uma consulta e atualização dos dados de uma forma rápida. O divisório com maior incidência de trabalho foi o de Gestão.
Tânia Carvalho Página| 10 Tal como é possível verificar através da figura 4, são várias as componentes de serem exploradas dentro deste campo e uma delas é “Gestão de Stocks”, nomeadamente “Stocks e Serviços” onde a estagiária desenvolveu trabalho específico.
Figura 4 - Separador da área de gestão no software PHC
Fonte: Matosmix
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Fonte: Matosmix
Nesta extensão (figura 5), é identificado o produto ou matéria-prima, a sua referência, a quantidade disponível em stock e outras características importantes de serem consultadas. Outro item importante de se encontrar registado e atualizado é o preço, quer para a faturação quer para outros serviços.
Como em todos os negócios de compra e venda é fundamental que haja uma tabela de preços e que esta por sua vez esteja atualizada e enquadrada no mercado onde atua a empresa. As listagens quer de matérias-primas quer de produtos finais eram, em geral, atualizadas mensalmente ou de três em três meses sendo necessário inserir no sistema as alterações, quer fossem favoráveis quer desfavoráveis para empresa. Após o reajuste, era fundamental perceber as alterações existentes, fazer as modificações necessárias e comunicar aos clientes estas alterações antes de uma nova encomenda.
2.1.5. Registo de documentos
Perante o apresentado no ponto anterior, pudemos perceber que o software permite fazer os mais variados registos. Como tal, a empresa tem de registar faturas, recibos, guias de transporte, notas de débito ou de crédito entre outros documentos. Assim, como ilustram os anexos 1 e 2, os documentos são lançados com processos idênticos de registo.
No caso das compras a fornecedores, aquando do recebimento das faturas, é digitado o nome do fornecedor, selecionado o tipo de documento e a data de referência. Depois, é descrita a aquisição feita pela empresa, ajustados os valores caso haja algum desconto e por fim é calculado de forma automática o valor a pagar ao fornecedor. Relativamente aos recibos ou notas de débito ou crédito, o processo é ainda mais simples. É apenas necessário inserir o nome do cliente, a data da operação e selecionar o documento a que se refere tal intervenção, tudo o resto é gerado automaticamente pelo software de apoio.
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2.1.6. Registo de novos clientes e fornecedores
Uma das atividades também desenvolvidas durante o período de estágio foi a criação/registo de novos clientes para a empresa. É um processo bastante simples e de clara acessibilidade, que é facilmente entendido através da figura 6. Na opção gestão, escolhe-se a opção para criar um novo cliente, e inserem-se os seus dados. O colaborador também tem de inserir informações essenciais para suporte de qualquer compra posterior. Além dos dados atribuídos automaticamente pelo sistema, era importante registar o nome, morada, telefone, o vendedor responsável pela área do cliente ou até mesmo saldos disponíveis, plafond de crédito, saldos em dívida, entre outros dados que se revelassem significativos de serem registados.
Fonte: Matosmix Figura 6 - Registo de novo cliente
Tânia Carvalho Página| 13 Contudo, a página do cliente permite ainda executar outras operações, tais como: consultar a conta corrente do cliente; a faturação feita ao longo do tempo; produtos gastos e a sua composição ou até gráficos que demonstram a evolução das aquisições do cliente.
Com uma prática similar ao registo de novos clientes, a inscrição de novos fornecedores faz-se com a mesma simplicidade. Além dos campos mencionados para a criação de um novo cliente, o registo de um novo fornecedor tem que fazer referência a alguns dados financeiros, estabelecimentos, tal como indica a figura 7.
Figura 7 - Registo de novo fornecedor
Fonte: Matosmix
A secção de registo de um novo fornecedor permite ainda a consulta da conta corrente da empresa perante o fornecedor, operações não regularizadas, as compras efetuadas, a constituição dos produtos comprados, referências ou até mesmo gráficos que possibilitam a perceção da evolução do negócio.
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2.1.7. Pagamentos e Recebimentos
Outra área explorada foi a dos pagamentos e recebimentos quer fornecedores quer clientes. A empresa efetuava os seus pagamentos através de cheque ou transferência bancária e os recebimentos eram em numerário, cheque ou transferência dependendo da dimensão da atividade.
Independentemente do tipo de pagamento, todos eles teriam de ser registados no
software da empresa para gestão da parte financeira da instituição. Neste ponto eram
inseridos o nome e número do fornecedor, bem como a data e a forma (cheque ou transferência bancária) do pagamento. Uma vez feitas as seleções eram apuradas as faturas a serem pagas e no caso de haver algum desconto, o mesmo era enumerado, sendo tudo o resto calculado de forma automática pelo programa (anexo 3). No caso de se tratar de uma transferência bancária era necessário dar ordem de transferência ao setor financeiro. Caso se tratasse de um pagamento através de cheques era preparado o respetivo cheque que tinha de ser autenticado pelos responsáveis superiores.
Relativamente aos recebimentos, tal como já referido anteriormente, eram feitos de três formas: numerário, cheque ou transferência bancária. As receções de dinheiro podiam ser feitas quer no setor de vendas diretas ao público quer pelo grupo de comerciais da instituição. Periodicamente, eram feitas contabilizações do numerário disponível e quando necessário era organizado um depósito para ser feito posteriormente pelo responsável financeiro. Este processo implica apenas o apuramento do dinheiro e o registo do valor a creditar, na listagem de depósitos em numerário. Os recebimentos através de cheques, eram registados num diário de cheques onde ficavam assinalados dados como: a data de vencimento; a instituição bancária; o montante e o titular. Este registo é pretendido para que seja feito um controlo dos cheques que chegam à empresa e a prioridade de cada um relativamente à sua data de depósito. Um processo bem mais simples é o caso das transferências, a empresa onde o setor financeiro recebe uma comunicação de que foi rececionada uma transferência, sendo que esta vem devidamente identificada, enumerando até as faturas a que dizem respeito.
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2.1.8. Letras
As letras são outro modo de pagamento, que consistem em promessa de pagamento de valores em dívida. Apesar de ser essa a sua natureza, a verdade é que este processo tinha vindo a criar numerosos problemas à empresa. Havia já processos destes em curso pelo que foi necessário dar-lhe continuidade e evitar a criação de novas letras. Apesar de ter sido escasso o contacto da estagiária com este processo, esta teve ainda a possibilidade de fazer alguns registos e atualizar outros. Uma vez que a empresa ainda não possuía um controlo deste tipo de procedimento através do software PHC
Corporate, era feita a verificação através do livro de registo de letras. No arquivo
constavam os dados do sacado, o valor da letra, a data de vencimento e o banco responsável. A estagiária ficou responsável por verificar a expiração das letras, inscrever novas letras segundo o documento aceite pela instituição bancária e contactar alguns dos sacados abrangidos.
2.1.9. Área da Produção
Este setor é responsável pela transformação da matéria-prima em produtos acabados em conformidade com o definido pelos engenheiros e clientes. Tudo o que é aqui desenvolvido é com a aprovação de laboratórios e da Direção Geral da Alimentação e Veterinária (DGAV), sendo por isso necessária uma constante análise e reformulação dos produtos. Esta é uma das áreas mais importantes da empresa e que requer bastante empenho e atenção por parte dos cooperantes.
Existências
Periodicamente eram elaborados mapas dos produtos existentes em armazém. Nestes registos constavam uma descrição dos produtos que ainda estavam em armazém e que não tinham previsão de venda fazendo referência à data de validade (elemento fundamental para análise), tal como ilustra a figura 8.
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Figura 8 - Exemplar do mapa de existências
Fonte: Matosmix
Uma vez feito o levantamento das existências em armazém, é apurado o valor do stock ou em caso de a validade já ter expirado, o valor da perda. Após esta inspeção os produtos com término próximo da validade, são alvo de promoções e posteriores descontos na sua aquisição pelo cliente.
Matérias-primas
As matérias-primas são a base de qualquer setor de produção, independentemente do produto final. No caso em concreto da alimentação para animais, temos como exemplares de matérias-primas os cereais, derivados dos cereais, ensilagens, melaços, gorduras alimentares, raízes e tubérculos e outros subprodutos. Tratando-se de matérias sensíveis e de fácil adulteração é necessário todo um sistema adequado de transporte e manuseamento. Não sendo a Matosmix uma empresa com um nível elevado de produção, permite que toda a sua matéria-prima seja empregue no tempo útil de validade, conseguindo-se assim obter produtos de grande qualidade.
Sendo esta uma etapa bastante rigorosa, é fundamental garantir a disponibilidade de todas as matérias necessárias para produzir cada composto, de acordo com as exigências do cliente. Como tal, existe alguém responsável por procurar, acordar e fechar contratos de compra de matérias e uma outra encarregue de controlar as quantidades já utilizadas e as ainda disponíveis, processo este representado na figura 9.
Data da avaliação:
Quantidade Produto Validade
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Figura 9 - Exemplar do formulário de novo contrato
Fonte: Matosmix
Nesta área a empresa usa o método FIFO “First In First Out”, em que a primeira matéria a dar entrada em armazém é a primeira a dar saída e a ser utilizada na produção. Além disso, os levantamentos dos produtos seguem o mesmo método ou seja, os primeiros contratos a serem fechados são os primeiros a serem servidos. Sendo vasta a lista de substâncias empregues no fabrico de cada produto, também são vários os tipos de transporte, e dependendo do seu tipo têm de ser cumpridos diferentes requerimentos. No caso de transporte por terra, após estabelecido o acordo de compra, a empresa esforça-se por ter o produto nas suas instalações na data pretendida e nas melhores condições. No caso de recebimento da MP por via marítima, a empresa deve ainda assegurar um meio capaz de transportar o produto desde o porto até ao setor de fabrico nas perfeitas condições.
Como já abordado em outros pontos, a Matosmix ainda se encontrava um pouco reticente, em algumas áreas, na utilização do software para realizar os diversos registos.
CONTRATO Nº Grupo/Empresa:
Data de fecho do contrato:
Data limite de levantamento:
Local de carga: Local de descarga: Tipo de transporte: Matéria-prima: Quantidade contratada Quantidade levantada Data de levantamento Nº fatura Quantidade disponivel x y 00/00/00 ????? x - y
-Tânia Carvalho Página| 18 Uma das áreas afetadas é justamente as matérias-primas, que apesar de ver registado todos os contratos de compras de matérias e as quantidades reais contratadas, nem sempre os valores de saída/gasto são registados devidamente. Este tipo de situação leva consequentemente a um desajustamento dos valores sobre as matérias-primas existentes em stock.
Rotulagem
A rotulagem ou rotulação é o procedimento em que cada embalagem vê associado um descritivo de todo o seu conteúdo.
Este processo exige que um dos engenheiros responsáveis pela mistura envie a descrição completa e pormenorizada do produto para o setor em questão, com as quantidades de matérias-primas e a validade entre outras referências, importantes de serem mencionadas (anexo 4).
Antecedente a este processo, e também ele importante, é o processo em que é necessário definir a dimensão e tipo de embalagem, a quantidade (entre 5Kg e 50Kg) e a cor e dimensão da etiqueta. Todos estes fatores são definidos no setor dos dossiers internos do programa PHC. Os dossiers funcionam como uma página personalizável de cada mistura que é feita, emitindo ordens de transformação que são remetidas para a produção. Cada ordem de produção segue a exigência do cliente e deve ser ajustada conforme o resultado pretendido (anexo 5).
Uma vez emitida a ordem de fabrico, é originado automaticamente pelo sistema um rótulo que, depois de ser multiplicado pelo número de embalagens a serem produzidas, é anexado aos respetivos pacotes.
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2.1.10. Faturação
A faturação tem por base fazer o registo de todas as vendas, efetuadas pela empresa, dos seus produtos aos clientes. Este processo torna-se importante para perceber e controlar mais facilmente o desenvolvimento do negócio e para auxiliar o departamento financeiro.
Semelhante a algumas das áreas já mencionadas em pontos anteriores, a faturação feita através do programa PHC também se revela um processo simples. Tal como se pode ver no anexo 6, a faturação inicia-se com a introdução da identificação do cliente, a data da compra e a data de vencimento do pagamento, o tipo de pagamento e a localização do cliente. Posteriormente são registados todos os produtos que o cliente pretende adquirir, as quantidades compradas e os preços associados a cada uma das matérias, fazendo então o total de pagamento a ser efetuado pelo comprador.
2.1.11. INE (Instituto Nacional de Estatística)
Além das atividades previamente estabelecidas no plano de estágio, a estagiária teve ainda a possibilidade de desenvolver um outro tipo de trabalho. Teve a oportunidade de colaborar com o INE, através da estatística que é feita mensalmente relativa às vendas e à importação e exportação de matérias-primas da empresa (figura 10).
Fonte: INE
Tânia Carvalho Página| 20 Após a recolha dos dados era preenchido o formulário disponibilizado no portal do site do INE, onde fica registado o tipo de produto, quantidades, o local de carga e descarga, entre outras caraterísticas relevante para análise. Uma vez enviada toda a informação, era recolhido um comprovativo da comunicação prestada.
2.1.12. DGAV (Direção Geral de Alimentação e Veterinária)
Sendo a Matosmix uma empresa que trabalha para uma alimentação saudável e equilibrada dos animais, obriga-se a um constante sistema de inspeção e verificação da qualidade dos seus produtos. Como tal, um dos organismos responsáveis por estas averiguações é a DGAV (figura 11), que tem como missão “a definição, execução e avaliação das políticas de segurança alimentar, de proteção animal e de sanidade animal, de proteção vegetal e fitossanidade, sendo investida nas funções de Autoridade Sanitária Veterinária e Fitossanitária Nacional e de Autoridade responsável pela gestão do Sistema de Segurança Alimentar” (DGAV, 2012).
Figura 11 - Página de apresentação da DGAV
Tânia Carvalho Página| 21 A empresa quando efetua qualquer contrato de compra de matéria-prima com o exterior, no caso com Espanha, deve previamente comunicar à DGAV a sua aquisição e só depois fazer o seu transporte. Este tipo de participação era feito através do site da DGAV, onde era preenchido um formulário.
A atividade da DGAV também engloba a inspeção das empresas deste ramo (alimentação animal) sendo que a Matosmix também estava sujeita a esses controlos. A entidade vigilante tem por objetivo analisar os processos de compra de matérias-primas, com especial atenção para compras ao exterior, as quantidades transportadas e tudo o que se demonstre relevante de analisar nestes processos.
Relativamente à produção da empresa, é verificado a condição dos produtos, desde a forma como são fabricados até à rotulagem, onde é verificado se há uma correta descrição da constituição do produto e a data de validade.
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2.1.13. Parecer Crítico Acerca da Empresa
A empresa Matosmix, proporcionadora do estágio, está desde há muito tempo associada à empresa Transportes Matos. Tal como indica o nome, a Transportes Matos dedica-se ao transporte rodoviário de mercadorias e tem em comum com a primeira empresa o facto de o seu fundador ser também o Sr. Manuel Rodrigues Matos.
Encontrando-se em outro nível de desenvolvimento que não o da Matosmix, a Transporte Matos durante os seus vinte anos de existência já consegue assegurar um sistema de qualidade certificado em conformidade com a norma ISO 9001-2000 e devido às suas dimensões de negócio já fez parceria com entidades como a Vodafone para campanhas publicitárias.
Com capacidade para fazer armazenagem, transporte nacional e internacional, a Transportes Matos é uma excelente parceira da Matosmix e a estreita relação que se foi criando permite uma maior e melhor evolução da atividade para ambas. A prontidão e eficiência da transportadora permitem também uma maior rapidez de resposta aos clientes e uma maior segurança quanto ao transporte das rações. Contudo, apesar do constante apoio de externos, a Matosmix sentiu necessidade de evoluir no mercado onde esta inserida e de reestruturar todo o espaço onde opera. Coincidindo com o decorrer do estágio, a empresa decide que é a ocasião para fazer algumas mudanças. A necessitar de uma reviravolta evidente, a empresa resolve apostar na implementação de um sistema de produção suportado nas novas tecnologias. Todo este novo sistema de fabrico abranda o esforço disponibilizado pelos colaboradores e permite um serviço mais rápido e eficaz. Relativamente à parte administrativa fizeram uma reestruturação e instituíram uma melhor separação de funções, desde a chefia aos órgãos mais inferiores. Como prova desta mudança e do esforço disponibilizado para uma inserção e crescente evolução no mercado onde se insere a empresa viu a sua marca de produtos ser registada e reconhecida pela sua qualidade.
Era evidente uma situação de emergência de mudança e expansão da empresa aquando o início do trabalho da estagiária e ainda mais notório uma necessidade de
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Apesar de toda a mudança que já se verificou, a Matosmix carece de continuar a investir numa constante melhoria do espaço, na qualificação dos seus colaboradores, na melhor e mais correta organização dos meios humanos. A evolução, inovação e eficiência tornam-se cada vez mais importantes para fazer frente à concorrência e a empresa parece estar a seguir o rumo certo. A empresa já possui um repositório de clientes leais que pode ser um fator chave para o seu desenvolvimento.
Relativamente ao trabalho desenvolvido pela estagiária, apesar de estar em concordância com o planeado, as expectativas ficaram um pouco aquém do pretendido num estágio curricular. Sendo a sua área de formação na Gestão, as tarefas desenvolvidas foram um pouco limitativas, já que a orientadora na empresa era escriturária pelo que as atividades desenvolvidas foram mais nesse âmbito. Termos relacionados com a contabilidade, ou questões como letras e faturação poderiam ter sido mais interessantes e proporcionar outros conhecimentos à estagiária, que na fase em que se encontrava eram uma mais-valia. Mesmo assim, o trabalho desenvolvido, foi importante para que a estagiária adquirisse alguma experiência depois de uma fase de estudo mais teórica que havia terminado.
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Conclusão
O estágio, aqui descrito, tinha como principal objetivo fazer a ligação entre os conhecimentos adquiridos ao longo dos três anos de percurso académico e a realidade prática. Estando o objetivo principal cumprido, a estagiária teve um breve contacto com o meio empresarial e percebeu de um modo geral como tudo se processa. Comparativamente ao período letivo, o estágio revela-se relativamente “curto” para que seja possível perceber em pleno todo o processo de gestão empresarial ou de produção.
Contudo foi uma experiência enriquecedora e uma mais-valia para a estagiária, quando no futuro ingressar no mundo profissional. Apesar da pequena dimensão da Matosmix, a empresa demonstrou ser acolhedora e grata pelo trabalho prestado pela estagiária. Não sendo a área de negócio plenamente identificável com o perfil de estudos seguido, o plano de estágio devidamente adaptado fez-se concretizar.
Assim sendo todo este processo foi realmente importante para ajudar a complementar todo este ciclo que agora termina, contribuindo para a evolução e crescimento da aluna.
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Referências Bibliográficas
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Anexos
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ANEXO 1
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ANEXO 2
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ANEXO 3
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ANEXO 4
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ANEXO 5
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