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RELATÓRIO DE ESTÁGIO
Licenciatura em Secretadado e Assessoria de Direção
Fabiana Marlene Alves Carvalho
Ficha de Identificação
IDENTIFICAÇÃO DA ESTAGIÁRIA Nome: Fabiana Marlene Alves Carvalho Número: 1010882
Curso: Secretariado e Assessoria de Direção
Correio eletrónico: [email protected]
Estabelecimento de ensino: Escola Superior de Tecnologia e Gestão do IPG IDENTIFICAÇÃO DO LOCAL DE ESTÁGIO
Nome: Hospital Sousa Martins – Unidade de Saúde da Guarda Morada: Parque da Saúde, Av. Rainha D. Amélia
Telefone: 271 200 200 Fax:271 200 305
Correio eletrónico: [email protected]
CARACTERIZAÇÃO DO ESTÁGIO
Data início: 1 de setembro de 2015 Data de fim: 20 de novembro de 2015 Duração:400 horas
Orientadora da ESTG: Professora Doutora Ana Margarida Godinho Fonseca Orientadora na Instituição: Dra. Vera Lúcia Honorato
Muitos poderão obter sucesso na vida, mas a verdadeira felicidade só será conhecida por aqueles que possuem Graça, Determinação, Paixão e Espírito!
Resumo
A elaboração do relatório que se segue surgiu na sequência da realização do estágio curricular efetuado na Unidade Local de Saúde da Guarda, tendo como principal objetivo a obtenção do grau de licenciada em Secretariado e Assessoria de Direção (SAD). O estágio decorreu entre 1 de setembro e 20 de novembro de 2015, sob a orientação da Dra. Vera Honorato, responsável pelo Serviço de Gestão de Utentes; e teve a duração de 400 horas.
Assim, este relatório expõe e descreve detalhadamente as atividades por mim realizadas no decorrer do estágio. Para além da apresentação das tarefas, nomeadamente a realização dos pedidos de informação clínica, o atendimento público/telefónico e a reorganização de documentação referente à ULSG; também descreve a entidade e os serviços onde trabalhei enquanto estagiária e contém a reflexão final de toda esta experiência.
Palavras-chave: Relatório de Estágio, Secretariado e Assessoria de Direção, Unidade Local de Saúde da Guarda, Serviço de Gestão de Utentes, Instituto Politécnico da Guarda.
Agradecimentos
Porque considero que a concretização de uma etapa bem conseguida não se faz sozinha, mas sim com o auxílio e acompanhamento de outras pessoas, não posso deixar de agradecer a quem de forma direta ou indireta contribuiu para a finalização e o sucesso deste projeto tão marcante da minha formação.
Deste modo, dirijo os meus sinceros agradecimentos:
À Escola Superior de Tecnologia e Gestão (ESTG) do Instituto Politécnico da Guarda (IPG), instituição que me acolheu, me ensinou e me fez crescer nos últimos três anos, bem como a todos os Professores, que me transmitiram os seus conhecimentos e me deram o privilégio de os conhecer.
À Doutora Ana Margarida Fonseca, minha professora e orientadora de estágio, pela sua orientação, prontidão, motivação e disponibilidade; pelo seu auxílio e sobretudo pelas suas considerações, não só como profissional mas também como pessoa, ao longo destes três anos de licenciatura.
Ao Hospital Sousa Martins, entidade que me recebeu e acolheu na realização do meu estágio curricular, ao longo de dois meses e meio.
À Dra. Sandra Gil, administradora do Hospital Sousa Martins, pela sua ótima receção, simpatia e sempre pronta disponibilidade em auxiliar em qualquer dificuldade que surgia.
À Dra. Vera Honorato, minha supervisora de estágio, pelo carinho, atenção, disponibilidade, colaboração, orientação que desde o início ao fim sempre teve para comigo e sobretudo pela partilha do máximo conhecimento possível acerca do funcionamento da instituição, não esquecendo a paciência para todas as minhas questões.
A todos os demais funcionários da ULSG, com quem direta ou indiretamente trabalhei no decorrer do estágio e que por quem sempre senti respeito, simpatia e até admiração.
Aos colegas da turma, Paula, Márcia, Patrícia, Sílvia e Rubén pela amizade e pelo espírito de união.
A toda a minha família e amigos, pelo apoio e por sempre terem acreditado em mim.
Finalmente, um especial obrigada ao meu namorado e também colega de turma, Sérgio, pelo carinho, amizade, simpatia, paciência e dedicação, no percorrer deste caminho juntos, e sobretudo pelo incondicional apoio nos momentos menos bons.
Índice Ficha de Identificação ... i Epígrafe ... ii Resumo ... iii Agradecimentos ... iv Índice ... vi
Índice de Siglas ... viii
Índice de Tabelas ... viii
Índice de Ilustrações ... iix
Introdução ... 1
1. O Hospital Sousa Martins ... 2
1.1. Enquadramento Histórico ... 2
1.2. A Unidade Local de Saúde da Guarda ... 4
1.3. Missão, Visão e Valores da Instituição ... 7
1.4. Serviço de Gestão de Utentes ... 9
1.4.1 Serviço de Gestão de Utentes ... 9
1.4.2 Arquivo Clínico ... 10
1.5. Sistema Integrado de Informação Hospitalar (SONHO)... 13
2. O Estágio Curricular ... 16
2.1 Plano de Estágio ... 16
2.2 Integração no Local de Estágio ... 17
2.3.1 Pedidos de Informação Clínica ... 21
2.3.2 Atividades Realizadas no Arquivo Clínico ... 23
2.3.3 Atendimento ao Público/ Telefónico ... 29
2.4 Tarefas Pontuais ... 30
2.4.1 Seleção, Separação e Catalogação de Documentos – C. S. FCR ... 30
2.4.2 Seleção, Separação e Catalogação de Documentos – C.S.G ... 30
2.4.3 Seleção, Separação e Catalogação de Documentos – ULSG ... 32
2.4.4 Identificação e Arquivo de Antigos Processos ... 34
2.4.5 Apoio no Secretariado do Serviço de Oftalmologia ... 36
Conclusão ... 37
Bibliografia ... 39
Webgrafia ... 39
Anexos ... 40
Índice de Siglas
EPE - Entidade Pública Empresarial
ESTG - Escola Superior de Tecnologia e Gestão IPG – Instituto Politécnico da Guarda
INESC – Instituto de Engenharia de Sistemas e Computadores RAI - Responsável pelo Acesso à Informação
SAD - Secretariado e Assessoria de Direção SGU - Serviço de Gestão de Utentes
SIS - Serviço de Informática de Saúde
SONHO - Sistema Integrado de Informação Hospitalar ULSG - Unidade Local de Saúde da Guarda
Índice de Tabelas
Tabela 1:População e Área de Influência da ULSG ... 4 Tabela 2:Órgão de Direção da ULS Guarda... 6
Índice de Ilustrações
Ilustração 1: Sanatório Sousa Martins ... 2
Ilustração 2: Mapa distrito Guarda... 5
Ilustração 3: Constituição ULSG ... 6
Ilustração 4: Arquivo Clínico U.L.S Guarda ... 10
Ilustração 5: Perfis do Sistema Informático SONHO ... 14
Ilustração 6: Arquivo Clínico ... 17
Ilustração 7: Gabinete de Codificação do Arquivo Clínico ... 18
Ilustração 8: Gabinete Dra. Vera Honorato (SGU) ... 19
Ilustração 9: Gabinete Arquivo Clínico ... 19
Ilustração 10: Secretariado Oftalmologia ... 20
Ilustração 11: Etiqueta de Identificação de Processo... 23
Ilustração 12:Agrupamento de Processos Segundo a Especialidade ... 24
Ilustração 13: Carro do Arquivo Clínico ... 25
Ilustração 14: Setor - Consultas Efetivadas – SONHO ... 26
Ilustração 15: Setor- Consultas Marcadas – SONHO ... 26
Ilustração 16: Pesquisa de Doentes Internados – SONHO ... 27
Ilustração 17: Secção Financeira – SONHO... 27
Ilustração 19: Caixas devidamente etiquetadas segundo a Portaria n.º 835/91 ... 32
Ilustração 20: Documentação U.L.S Guarda Amontoada... 33
Ilustração 21: Caixas Etiquetadas da U.L.S Guarda ... 34
Ilustração 22: Processo Clinico Antigo ... 34
Introdução
O presente relatório foi realizado no âmbito do estágio curricular, efetuado na Unidade Local de Saúde da Guarda. O estágio decorreu no período de 01 de setembro a 20 de novembro de 2015, com a duração de 400 horas, tendo com objectivo final a obtenção do grau de licenciatura em Secretariado e Assessoria de Direção.
Este relatório, para além de apresentar a instituição, Unidade Local de Saúde da Guarda, EPE., dá a conhecer, ao pormenor, o serviço onde foi concretizado o estágio - Serviço de Gestão de Utentes. Outra finalidade é a explicação de todas as atividades e funções desenvolvidas no decorrer do estágio.
Estruturalmente, o relatório encontra-se dividido em dois capítulos. No primeiro é feita uma breve apresentação do Hospital Sousa Martins, onde consta uma pequena resenha histórica e também é feita a sua caracterização geral. Neste mesmo capítulo também é descrito o Serviço de Gestão de Utentes, nomeadamente as suas funções e os serviços que a complementam, como o Arquivo Clínico. E por fim, é abordado o Sistema Integrado de Informação Hospitalar, que explica de uma maneira geral o funcionamento do programa informático utilizado nesta unidade hospitalar.
Para a realização do primeiro capítulo foi adotada como metodologia a pesquisa realizada na página Web da Unidade Local de Saúde da Guarda e a utilização de toda a informação cedida e recolhida pela e na instituição.
No segundo e último capítulo é relatado o estágio curricular, onde é feita a exposição de todas as tarefas desenvolvidas, estando estas descritas segundo a frequência com que foram realizadas, ou seja, tarefas habituais e tarefas pontuais.
Por último, na conclusão são expostos os resultados do trabalho desenvolvido, sendo feita paralelamente uma reflexão pessoal sobre a instituição, as tarefas levadas a cabo e especialmente o contributo de toda esta experiência para a minha formação pessoal e profissional.
1. O Hospital Sousa Martins
1.1. Enquadramento histórico1
Ilustração 1: Sanatório Sousa Martins
Fonte: http://restosdecoleccao.blogspot.pt
A origem do Hospital Sousa Martins remonta aos finais do século XIX, quando a tuberculose era uma das mais temidas doenças infecciosas e tinha-se alastrado em Portugal. Os doentes infetados pela doença sentiam a rejeição da sociedade e sobretudo da família, que os afastavam com medo de serem contagiados. Na altura do pico de contágio da doença, e muito antes do aparecimento dos antibióticos, os principais médicos do país acreditavam que a melhor forma de combater a tuberculose seria a de isolar os doentes em climas de montanha, com ar seco, ausência dos nevoeiros, e de alta ozonização.
Deste modo, relata a história que, em 1881, o Doutor Sousa Martins, após a realização de uma expedição à Serra da Estrela, considerou o atual Parque de Saúde da Guarda o local perfeito para o tratamento da tuberculose. O nome dado ao Sanatório foi uma maneira de honrar o Dr. Sousa Martins, não só pela sua bondade e caridade enquanto homem e profissional de saúde, mas especialmente pelo seu empenho na causa da tuberculose.
A proposta para a sua construção foi sugerida pelo então Delegado de Saúde da Guarda, Dr. Lopo de Carvalho, e foi aceite pela Presidente da Associação Nacional de
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Assistência aos Tuberculosos, Rainha D. Amélia, que decidiu criar na cidade da Guarda o primeiro Sanatório de Assistência Nacional aos Tuberculosos. Assim, numa mata de pinheiros e abetos foram edificados três pavilhões para doentes de primeira, de segunda e de terceira classe, denominados respetivamente de Lopo de Carvalho, António de Lencastre e Rainha D. Amélia, bem como outras estruturas de apoio.
O Sanatório possuía todas as condições essenciais, como a rede elétrica, por exemplo, o que levava a que se intitulasse de auto-suficiente.
Esta unidade de saúde foi desativada logo após a Revolução de 25 de Abril ,numa altura em que tinha capacidade para albergar 600 doentes em simultâneo.
Atualmente funcionam neste parque de saúde a Unidade Local de Saúde da Guarda e o Centro Psiquiátrico. Ao seu redor ainda é possível visualizar a mata de rara beleza com recantos bonitos e românticos: bancos de pedra, pontes, grutas e miradouros, que trazem à memória o passado de quem (de uma forma ou de outra) passou ou continua a passar aqui alguns momentos da sua vida, unidos pela mesma causa – a Saúde.
1.2. A Unidade Local de Saúde da Guarda
A Unidade Local de Saúde da Guarda, EPE2, designada atualmente de ULSG, foi criada em Setembro de 2008, prestando cuidados de saúde pública primários, diferenciados e continuados a cerca de 160 000 habitantes.
Na sua totalidade, a área de influência que abrange é de 4.930,5 Km².
População e área de influência da ULSG
Área de Influência Superfície (km²) População Densidade Almeida 518 6.844 13,2 Celorico da Beira 247,2 8.514 34,4 Figueira de Castelo Rodrigo 508,6 6.459 12,7 Fornos de Algodres 131,5 5.173 39,3 Gouveia 300,6 15.162 50,4 Guarda 712,2 44.030 61,8 Manteigas 122 3.579 29,3 Meda 286 5.642 19,7 Pinhel 484,5 9.672 20,0 Sabugal 822,7 13.002 15,8 Seia 435,7 26.634 61,1 Trancoso 361,5 10.264 28,4 Total 4.930,5 154.975 31,4
Tabela 1:População e área de influência da ULSG
Fonte: INE 2011
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Apresentando uma orografia montanhosa e uma densidade populacional baixa, a área geográfica de influência da ULSG é extensa, tal como se pode verificar na ilustração 2, encontrando-se os maiores aglomerados populacionais nas cidades da Guarda e Seia.
Ilustração 2: Mapa distrito Guarda
Fonte: http://www.adguarda.pt/index.asp?idedicao=51&idSeccao=712&Action=seccao
Caracterização
A ULS Guarda, criada em setembro de 2008, através do Decreto-Lei nº183/2008, de 4 de Setembro, sob a forma de Entidade Pública Empresarial, possui autonomia administrativa, financeira e patrimonial, nos termos do Decreto-Lei n.º 558/99, de 17 de Dezembro.
Na sua constituição integra:
Doze Centros de Saúde do distrito da Guarda (todos os do distrito, com exceção do Centro de Saúde de Aguiar da Beira e do Centro de Saúde de Vila Nova de Foz Côa);
Uma Unidade de Saúde Familiar;
O Hospital Sousa Martins (sito na cidade da Guarda);
O Hospital Nossa Senhora da Assunção(sito na cidade de Seia);
Duas tipologias de Cuidados Continuados que funcionam no Hospital Nossa Senhora da Assunção.
Assim, a Unidade Local de Saúde da Guarda oferece cuidados de saúde contínuos através de vários níveis de prestação de cuidados, pretendendo satisfazer na íntegra as necessidades sentidas pela população abrangida. Na ilustração 3 está representada a constituição da ULS.
No que diz respeito aos órgãos sociais da ULS Guarda, EPE, são constituídos pelo Conselho de Administração, o Fiscal Único e o Conselho Consultivo. Na seguinte tabela está representado o Órgão de Direção da ULS Guarda, à data da realização do estágio.
Órgão de Direção
Unidade Local de Saúde da Guarda, EPE
Presidente do Conselho de Administração
Prof. Doutor Carlos Manuel da Silva Rodrigues
Vogal Executiva Prof. Doutora Flora Maria de Moura Teixeira da Silva
Diretor Clínico Dr. Luís António Vicente Gil Barreiros
Enfermeiro Diretor Enf. João Bernardo Rebelo Marques
Tabela 2:Órgão de Direção da ULS Guarda
Fonte: http://www.ulsguarda.min-saude.pt/?page_id=442
Unidade Local de Saúde da Guarda,
E.P.E.
*13 Centros de Saúde *1 Unidade de Saúde Familiar
SAÚDE PÚBLICA *Hospital Sousa Martins
*Hospital Nossa Senhora da Assunção CUIDADOS DIFERENCIADOS *Unidade de Convalescença *Unidade de Cuidados Paliativos CUIDADOS CONTINUADOS
Ilustração 3: Constituição ULSG
1.3. Missão, Visão e Valores da Instituição3
Missão
A Missão da ULS da Guarda, traduz-se na prestação de cuidados de saúde à comunidade, numa ótica de melhoria contínua, através da prossecução de padrões de excelência nos cuidados aos utentes, nomeadamente através de:
Prestação da melhor qualidade de cuidados e serviços à comunidade, na prevenção, diagnóstico e tratamento das patologias humanas;
Cooperação e participação com os estabelecimentos de ensino superior, a nível regional, nacional e internacional, no apoio e fomento da educação dos profissionais de saúde, bem como da investigação e pesquisa nas áreas clínicas; Atração e manutenção de profissionais motivados e com elevadas competências
técnicas;
Participação ativa na comunidade envolvente, com vista ao incremento dos níveis de saúde e bem-estar, dos atuais e potenciais utentes.
Visão
A ULSG pretende constituir-se como uma organização de vanguarda e de referência na prestação de cuidados de saúde, sendo reconhecida por:
Superar as expetativas dos utentes e profissionais através de uma melhoria contínua da qualidade e de desenvolvimento do capital humano;
Mobilizar o sistema organizacional segundo os princípios da estrutura em rede a fim de oferecer serviços de excelência assistencial, através de um foco integral no cidadão-utente;
Promover a inovação e a participação na investigação, através de um desempenho dirigido à formação de profissionais da saúde em diferentes especialidades.
Valores
No desenvolvimento da sua atividade, a ULSG e os seus colaboradores regem-se pelos seguintes valores:
Qualidade: excelência dos serviços prestados à população, garantindo as melhores práticas e competências, científicas e técnicas;
Humanismo: respeito pela dignidade humana, procurando cuidados de saúde centrados nos doentes e nas suas necessidades, sem prejuízo dos direitos dos doentes e dos colaboradores internos;
Integração: oferecer uma prestação de cuidados coordenados entre todas as unidades orgânicas que acrescente valor;
Acessibilidade: assegurar a todos os doentes os cuidados necessários, no tempo e lugar adequados;
Sustentabilidade: utilização dos recursos com eficiência, através de um posicionamento competitivo assente no médio/longo prazo.
1.4. Serviço de Gestão de Utentes 1.4.1 O Serviço de Gestão de Utentes4
O Serviço de Gestão de Utentes (SGU) do Hospital Sousa Martins entrou em funcionamento em 2008, aquando da criação da Unidade Local de Saúde da Guarda, e são diversas as atividades que desenvolve, no âmbito da correta gestão relativa aos mais diversos assuntos relacionados com os utentes. Ao visualizar o organograma respeitante à Unidade Local de Saúde da Guarda, no Anexo I, é possível localizar o Serviço de Gestão de Utentes no setor dos Serviços de Suporte à Prestação de Cuidados, especificamente no campo de Apoio à Gestão e Logística.
Uma das importantes funções que dizem respeito ao SGU é a de organizar e manter atualizado o arquivo ativo de processos individuais dos utentes, bem como o arquivo central dos inativos; ação fundamental para o correto acompanhamento médico dos utentes da ULS Guarda.
Além da gestão do Arquivo Clínico, compete ainda ao Serviço de Gestão de Utentes:
Registar correta e exaustivamente os atos relativos ao percurso do doente na ULS Guarda e assegurar a cobrança das taxas moderadoras aos mesmos;
Assegurar o processo de pré-faturação dos atos médicos realizados pelos utentes, corrigindo oportunamente as situações que evidenciem desconformidades; Organizar, mantendo atualizado, o sistema de informação acerca do estado
clínico dos doentes, incluindo os casos de óbito;
Assegurar a receção de pedidos de relatórios clínicos por parte de diversas fontes e o seu devido tratamento;
Encaminhar os processos únicos dos utentes para assistência médica noutra instituição de saúde, nacional ou estrangeira;
Organizar e gerir o sistema de visitas dos doentes internados;
Assegurar o processamento da informação relativa aos Grupos de Diagnóstico Homogéneo;
Gerir e organizar o transporte dos doentes em ambulância, assegurando o controlo da respetiva faturação;
Efetuar o reembolso de despesas com transporte aos doentes;
Rececionar os pedidos de consultas e exames, procedendo aos atos administrativos necessários à realização dos mesmos pelos doentes, quer estes sejam efetuados dentro da ULS Guarda quer no exterior, garantindo o retorno da informação ao requisitante;
Assegurar a gestão e controlo dos termos de responsabilidade relativos a atos médicos a realizar no exterior;
Organizar e gerir o secretariado clínico bem como os gabinetes de consulta; Assegurar a coordenação dos processos administrativos relacionados com o
atendimento, transporte e referenciação dos doentes no âmbito das unidades que compõem a ULS Guarda.
1.4.2 Arquivo Clínico
Ilustração 4: Arquivo Clínico U.L.S Guarda
Na atualidade um arquivo é definido como um “conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por e pelos seus sucessores para efeitos futuros” (SOUZA, 1950).
Deste modo, um Arquivo Clínico, numa Unidade Hospitalar, representa uma das estruturas mais importantes para o seu correto funcionamento, visto que é nele que se encontram todas as informações relativas aos utentes seguidos nessa mesma Unidade de Saúde, permitindo assim um acompanhamento médico eficiente. Logo, o Arquivo Clínico tem como missão assegurar a proteção e conservação dos processos clínicos dos utentes e a cedência dos mesmos, quando estes são requisitados pelos diversos serviços da ULS Guarda, fazendo o registo de saída e garantindo o seu retorno.
Além da proteção e preservação dos processos únicos dos utentes, o Arquivo Clínico tem como funções:
Levantamento diário de todas as requisições de processos clínicos, quer seja via informática, telefónica ou em suporte papel;
Registo no sistema informático dos processos clínicos requisitados que não constam nas listas de cada uma das especialidades;
Arquivamento dos processos clínicos após a devolução dos mesmos ao Arquivo Clínico e também de toda a documentação relativa ao acompanhamento do doente na ULS Guarda, como é o caso dos resultados de Meios Complementares de Diagnóstico realizados;
Retirada dos processos de óbitos e transferência dos mesmos para o Arquivo Inativo;
Coordenação e asseguramento da entrega e recolha dos processos clínicos solicitados pelas diversas especialidades da Unidade Local de Saúde da Guarda.
A dinâmica subjacente ao Arquivo Clínico é suportada por uma estrutura integrada no Serviço de Apoio à Gestão e Logística, sendo dirigido pela Diretora responsável pelo Serviço de Gestão de Utentes, a Dra. Sandra Gil.
O Arquivo Clínico funciona todos os dias úteis, das 8h30 às 13h e das 13h30 às 17h30. Após este período, só é possível aceder a este serviço, para aquisição de processos clínicos, através do acompanhamento de um Segurança desta unidade hospitalar.
1.5. O Sistema Integrado de Informação Hospitalar (SONHO)
O Sistema Integrado de Informação Hospitalar, comummente designado de SONHO, é uma aplicação informática desenvolvida na sequência de uma parceria entre o Instituto de Engenharia de Sistemas e Computadores (INESC) e o Serviço de Informática de Saúde (SIS), tendo como objetivo responder às necessidades relativamente à gestão administrativa das unidades hospitalares portuguesas.
Este sistema funciona como um dos pilares fundamentais na referenciação de utentes e respetivos episódios ocorridos nas instituições de saúde a que recorrem, estando na sua base de funcionamento um sistema de ADT (Admissão/Alta-Transferência). Os sistemas ADT utilizam-se para manter atualizado o principal índice dos doentes. No SONHO o principal dado que permite identificar o utente é o número de processo, que apenas é atribuído a utentes que tenham acompanhamento médico no Hospital Sousa Martins ou que já tenham estado numa situação de internamento, sendo que os episódios de urgência não criam número de processo.
Para além da gestão administrativa, o SONHO engloba também uma forte componente financeira já que permite a associação de diagnósticos e o registo de procedimentos como códigos CID5, que posteriormente são transformados em GHD6 para fins de faturação.
Tal como se pode verificar na figura 5, na Unidade Local de Saúde da Guarda o SONHO é constituído por cinco Módulos.
Ilustração 5: Perfis do Sistema Informático SONHO
Fonte: Captura de ecrã
Em seguida serão explicados, de uma maneira geral, os cinco blocos que fazem parte do SONHO da ULS Guarda.
Módulo de Bloco - possibilita uma correta gestão administrativa do Bloco Operatório, bem como da informação clínica de cada utente, permitindo orientar, rentabilizar e gerir a atividade dos tempos cirúrgicos nos blocos operatórios. Módulo Laboratório - permite a gestão dos exames laboratoriais dos utentes,
realizados nos diferentes serviços do hospital: Urgência, Consulta ou Internamento.
Módulo de Admissão à Urgência - permite o registo de todos os casos de urgência do hospital, bem como de todas as informações e dados relacionados com os mesmos; o registo e controlo das taxas moderadoras e os apuramentos estatísticos da área onde se insere a ULS Guarda.
Módulo de Consulta Externa - faz a gestão das marcações de consulta e a distribuição dos utentes pelos médicos da especialidade correspondente nos respetivos dias de consulta. Para além disto, permite ainda a preparação do plano de trabalho diário do médico, possibilitando a distribuição atempada dos processos clínicos, que contêm toda a informação clínica do utente. Por fim, também facilita o controlo de taxas moderadoras, a realização da faturação, e a atualização dos dados clínicos dos utentes.
Módulo de Internamento - possibilita a administração dos procedimentos clínicos e administrativos relacionados com a permanência do doente no hospital, desde a sua entrada até ao momento da alta médica.
O sistema apresenta como principais vantagens:
O rápido e eficaz processamento e interligação dos dados respeitantes ao utente e seu historial clínico;
Melhoria na eficiência da recolha e registo dos dados;
Rapidez no acesso ao histórico do doente, sem fugas de informação e com a máxima confidencialidade;
Aumento da produtividade e eficiência por parte do setor administrativo.
Este sistema informático destaca-se principalmente pela sua flexibilidade, uma vez que é possível adaptá-lo segundo as necessidades de cada unidade de saúde.
Deste modo, o SONHO é um sistema que se torna indispensável em qualquer um dos serviços das unidades hospitalares, sendo fundamental para o seu eficaz funcionamento.
No seguinte capítulo, será possível comprovar a relevância do sistema integrado de informação hospitalar na concretização das mais diversas tarefas, pois serão descritas todas as ações levadas a cabo ao longo do estágio curricular.
2. O Estágio Curricular
2.1 O plano de estágio
Um dos passos fundamentais para o sucesso de um estágio curricular é o planeamento das tarefas que serão desenvolvidas pelo(a) estagiário(a), fazendo a correlação das mesmas com os conhecimentos assimilados ao longo da licenciatura.
Deste modo, foi elaborado um plano de estágio pela orientadora da instituição acolhedora, a Dra. Vera Honorato, que pode ser visualizado integralmente no anexo II; e que foi sujeito a aprovação pela docente orientadora, a Prof.ª Doutora Ana Margarida Godinho Fonseca. Nele constam as seguintes atividades:
Elaboração de Ofícios Resposta a pedidos de Informação Clínica; Atendimento público e telefónico;
Avaliação de massa documental, através da aplicação das Portarias em vigor, nomeadamente no que diz respeito ao arquivo de documentos em Hospitais e Centros de Saúde;
Aprendizagem no manuseamento e pesquisa no programa SONHO para identificação de processos únicos dos doentes.
Para além das atividades anteriormente referidas, realizei ainda as seguintes tarefas:
Levantamento de processos clínicos para as consultas das diversas especialidades;
Identificação e arquivamento de processos anteriores à criação da Unidade Local de Saúde da Guarda;
Digitalizações;
Organização arquivística de documentos relacionados com o serviço de Imagiologia;
2.2 A Integração no Local de Estágio
Apresentei-me no dia e hora indicados, no gabinete da Dra. Sandra Gil, tendo sido recebida pela Sra. Dra. Vera Honorato, que viria a ser minha orientadora de estágio na Unidade Local de Saúde da Guarda no período compreendido entre 1 de Setembro e 20 de Novembro de 2015. Como a Dra. Sandra Gil ainda não estava presente, a Dra. Vera Honorato facultou-me algumas informações superficiais acerca do funcionamento do Serviço de Gestão de Utentes e do seu papel no mesmo. Quando a Dra. Sandra Gil chegou ambas traçaram oralmente um plano daquilo que eu iria fazer ao longo do estágio, tendo-me sido dadas todas as informações que necessitava para a fase inicial do estágio, como o local do estágio, o horário a cumprir e as principais tarefas a realizar. Ficou determinado que o horário seria das 9h às 12h30 e das 14h às 17h30. Depois da transmissão de toda a informação, a Dra. Vera apresentou-me todos os serviços pertencentes ao Serviço de Gestão de Utentes, como o Arquivo Clínico, visível na figura 6, e o Serviço de Codificação, presente na figura 7.
Ilustração 6: Arquivo Clínico
O primeiro dia de estágio foi bastante dinâmico, tendo adquirido muitos conhecimentos acerca dos mais variados assuntos. No entanto, toda a informação retida foi por consequência das tarefas que ia realizando, não podendo traçar um fio condutor da aprendizagem adquirida.
A maior parte das tarefas desempenhadas no âmbito do estágio foram desenvolvidas conjuntamente com a Dra. Vera Honorato, e realizei mais tarefas do que aquelas que estavam destinadas. Assim, passava grande parte do tempo ou no gabinete da Dra. Vera Honorato, presente na ilustração 8; ou no Gabinete do Arquivo Clínico, visível na figura 9.
Ilustração 7: Gabinete de Codificação do Arquivo Clínico
Ilustração 8: Gabinete Dra. Vera Honorato (SGU)
Fonte: Própria
Ilustração 9: Gabinete Arquivo Clínico
Fonte: Própria
Para além das tarefas inerentes ao serviço de gestão de utentes, também desempenhei funções de apoio administrativo durante uma semana no Serviço de Oftalmologia, visível na ilustração 10.
Ilustração 10: Secretariado Oftalmologia
Fonte: Própria
Nos subcapítulos que se seguem, serão descritas minuciosamente todas as tarefas realizadas ao longo do estágio, tendo sido as mesmas separadas por tipo de tarefa, por ser uma forma mais simples e clara de as explicar.
Deste modo, estas encontram-se englobadas em dois grupos: o grupo das tarefas realizadas diariamente; e o grupo das tarefas realizadas pontualmente.
2.3 Tarefas Diárias
2.3.1 Pedidos de Informação Clínica
De entre os diversos direitos do utente, o acesso à sua informação clínica representa um dos mais utilizados, por variadíssimos motivos.
Assim, qualquer utente da Unidade Local de Saúde da Guarda pode requerer informação clínica a seu respeito, como relatórios médicos, cópias de informações clínicas resultantes de episódios de urgência e/ou internamentos e até mesmo cópia de resultados de Meios Complementares de Diagnóstico realizados pelo mesmo.
Para tal, são várias e distintas as formas pelas quais se pode fazer o pedido de informação clínica, nomeadamente: via presencial, preenchendo o Requerimento constante no Anexo III, diretamente no Gabinete do SGU ou em qualquer secretariado da ULS Guarda; via CTT, endereçando ao Sr. Diretor Clínico da Unidade Local de Saúde da Guarda para a morada- Unidade Local de Saúde da Guarda, EPE, Av. Rainha D. Amélia, 6300-858, Guarda; e ainda via correio eletrónico, descarregando o requerimento presente na página Web da instituição de saúde e enviando para o endereço - [email protected]. Independentemente do meio pelo qual é solicitado o pedido de informação clínica, é obrigatório anexar uma cópia da identificação do requerente, se a informação clínica for do próprio; e ainda juntar uma cópia da identificação da pessoa que está a requerer caso seja de terceiros.
Por norma, todas as solicitações de informações clínicas são avaliadas pelo Diretor Clínico que, depois de verificar a autenticidade do pedido, autoriza a sua resolução ou, em caso de dúvida, encaminha ao RAI7 que depois de minuciosa avaliação, defere ou indefere o acesso às informações pedidas.
Após todo este processo de avaliação, geralmente os pedidos são despachados para a Sra. Dra. Sandra Gil que, por sua vez, os despacha à Sra. Dra. Vera Honorato, responsável pelo Serviço de Gestão de Utentes.
Assim, o primeiro passo que realizava para a resolução dos pedidos de informação clínica era a identificação do utente que pretendia a informação na Unidade Local de Saúde da Guarda, recorrendo ao Sistema Integrado de Informação Hospitalar. Depois de localizar o número de processo único do utente e analisar o pedido, identificava quais as informações pretendidas, fazia o levantamento do processo no Arquivo Clínico, e retirava cópias da informação requerida, que constavam no processo. No caso de serem pedidos de relatórios médicos, verificava as consultas efetivadas pelo utente, para apurar as especialidades onde este tinha tido acompanhamento médico. Deste modo, levantava o processo e encaminhava-o juntamente com uma cópia do requerimento para pedido de informação clínica, para que o médico assistente da especialidade pela qual estava ser solicitado o pedido o elaborasse.
Outra das informações que habitualmente eram solicitadas eram os relatórios de episódios de urgência, que apenas podiam ser obtidos recorrendo a um outro sistema informático de gestão hospitalar, designado de ALERT. Este sistema permitia a consulta de episódios de urgência, relatórios de consulta e episódios de internamento. No entanto, por ser um sistema ao qual apenas certos funcionários tinham acesso, segundo as suas funções, eu acedia ao mesmo com as credenciais de acesso respeitantes à Dra. Vera Honorato. Estas eram facultadas pela própria, pela tamanha confiança que depositava não só no meu trabalho, mas também no meu sigilo profissional.
Realizado o relatório médico, fotocopiava-o, enviava o original para o utente e colocava uma cópia no processo do mesmo. Assim que a informação clínica solicitada se encontrava reunida, procedia à realização do ofício de resposta ao pedido, que acompanharia a mesma até ao requerente.
Dado que os pedidos de informação clínica poderiam ser solicitados por diversas entidades, existiam diferentes tipos de ofício, que eram adequados a cada entidade, como se pode comprovar nos anexos IV e V.
Depois de realizar o ofício, fazia a impressão do mesmo em três exemplares, sendo um numa folha timbrada, que encaminhava para o Diretor Clínico assinar, e as restantes em folhas normais. A folha timbrada, depois de assinada, seguia para o utente e uma das cópias retornava ao SGU como registo de saída para ser arquivada e servir de
comprovativo do envio da informação clínica; e a outra era arquivada pelo serviço de expediente, na pasta da correspondência expedida.
Os pedidos de informação clínica eram solicitados para os mais variados fins, sendo os mais usuais a apresentação em juntas médicas, a transferência de seguimento médico para Unidades de Saúde no exterior, pedidos de informação por parte de Seguradoras, interesse pessoal ou para efeitos de Seguros de Vida.
No entanto, também eram solicitadas informações clínicas por outras entidades tais como:Comarcas, Seguradoras, Médicos Assistentes de outras Unidades de Saúde, entre outras. No caso dos pedidos de informação clínica por parte dos Tribunais, visto que o utente não tinha conhecimento da solicitação, não era exigida a apresentação da cópia da identificação do utente objeto da pesquisa de informação, nem a sua autorização.
2.3.2 Atividades Realizadas no Arquivo Clínico
O Arquivo Clínico da Unidade Local de Saúde da Guarda utiliza como sistema a ordenação numérica, sendo atribuído um número a cada utente, que corresponderá à sua identificação, relativamente ao acompanhamento médico nesta unidade hospitalar. O número de processo, visível na figura 11, é gerado assim que o utente passe a ser acompanhado em qualquer uma das especialidades constantes na ULS Guarda ou que seja objeto de algum episódio de internamento.
Ilustração 11: Etiqueta de identificação de processo
Por consequência do acompanhamento médico aos utentes nesta Unidade Local de Saúde, e tendo em conta que todos os dias há consultas e intervenções nas diversas especialidades aqui operadas, torna-se imprescindível que diariamente seja feito o levantamento dos processos referentes aos utentes que terão consultas no dia seguinte. Desta forma, consoante as consultas marcadas para o dia seguinte, o sistema informático, através da ligação em rede, imprimia automaticamente as listas com os nomes e números de processos dos utentes que posteriormente teriam consulta. Um exemplar das listas referidas pode ser visualizado no Anexo VI.
Depois de impressas as listas, de forma aleatória, fazia o levantamento dos processos constantes nas mesmas, que depois de reunidos, como se pode verificar na figura 12, amarrava com uma corda própria para o efeito com a lista correspondente no topo. Separava então por grupos, segundo a localização das especialidades: Edifício Novo ou Antigo.
Ilustração 12:Agrupamento de processos segundo a especialidade
Fonte: Própria
Posteriormente era feita a distribuição dos processos pelas diferentes especialidades, num carro manual destinado para o efeito, visível na figura 13, por um dos colaboradores do Arquivo.
Ilustração 13: Carro do Arquivo Clínico
Fonte: Própria
Aquando da distribuição dos processos clínicos para as consultas do dia seguinte, também era feita a recolha dos processos utilizados nas consultas do próprio dia, no caso de já não serem necessários, ou do dia anterior.
No levantamento dos processos clínicos, podia ocorrer o processo não estar devidamente arquivado, pelo que procedia a algumas operações para o localizar. Assim, através do perfil de Consulta Externa do programa SONHO verificava se o utente tinha tido consulta no dia anterior, se iria ter no próprio dia ou se tinha mais do que uma consulta no dia seguinte. Para a verificação das consultas do dia anterior e até do próprio dia, utilizava a secção das Consultas Efetivadas, visível na figura 14.
Ilustração 14: Setor - Consultas Efetivadas – SONHO
Fonte: Captura de ecrã
Neste caso o processo poderia ainda estar na especialidade da consulta efetivada, no dia anterior ou no próprio dia, chegando apenas ao arquivo no final da tarde, quando é feita a última recolha de processos.
Para verificar se o utente tinha consulta no próprio dia ou se teria mais do que uma consulta no dia seguinte utilizava a secção das Consultas Marcadas, presente na figura 15, uma vez que sendo a consulta no próprio dia poderia ainda não ter sido efetivada. No caso da consulta do próprio dia, o mais certo seria que o processo ainda se encontrasse na especialidade; e na situação de mais do que uma consulta no dia seguinte, o processo já poderia ter sido levantado na lista da outra especialidade. Quando ocorria este tipo de situações, registava numa folha o número do processo e o local onde se encontrava, para que no dia da consulta, assim que este fosse pedido, facilmente se localizasse.
Ilustração 15: Setor- Consultas Marcadas – SONHO
Também podia acontecer o utente estar internado, o que significava que o processo estava no serviço de Internamento, ou ainda ter estado internado nos últimos 5 meses e o processo se encontrar no serviço de codificação. Para a consulta dos doentes internados também utilizava o programa Sonho, como se pode verificar na figura que se segue.
Ilustração 16: Pesquisa de doentes internados – SONHO
Fonte: Captura de ecrã
Para o caso dos internamentos nos últimos cinco meses, verificava se já estavam faturados, através da secção financeira, também do programa SONHO, visível nas figuras 17 e 18.
Ilustração 17: Secção financeira – SONHO
Ilustração 18: Informação de facturação de internamentos
Fonte: Captura de ecrã
Após todo o processo referente ao levantamento das listas, era feita a recolha dos processos no final da manhã e da tarde, arquivando-os posteriormente no local correspondente à sua numeração.
Além do levantamento das listas e arquivamento dos processos, outra das tarefas diárias que realizava era o arquivamento de exames e documentação clínica referente aos utentes. Assim, depois de identificado o número de processo, colocava a informação no interior do mesmo.
Qualquer exame ou ato médico realizado no interior da ULS Guarda ficava registado no sistema informático, mas, por insuficiência de equipamentos, existiam exames que tinham que ser realizados no exterior. No caso destes exames, assim que o resultado do mesmo chegava ao arquivo, registava-o no Sistema Integrado de Informação Hospitalar na data da consulta indicada na etiqueta do exame, correspondendo à consulta onde o exame foi requisitado. Depois do registo arquivava o exame no processo do utente.
Finalmente, também realizava outro tipo de tarefas no arquivo, como era o caso da exportação dos processos de óbito do Arquivo Clínico para o Arquivo Inativo, segundo listas que eram impressas do sistema, mensalmente. Esta operação era baseada apenas na informação contida no sistema informático da unidade hospitalar, pelo que não era possível retirar processos de óbito de utentes com falecimentos exteriores à Unidade Local de Saúde da Guarda.
2.3.3 Atendimento ao público/ telefónico
O atendimento público e telefónico foi uma das tarefas que, de uma forma ou de outra, foi realizada todos os dias.
A nível presencial era habitual fazer o atendimento no gabinete do Serviço de Gestão de Utentes, quando estes necessitavam de um pedido de informação clínica. Neste caso, era prestado auxílio no preenchimento do requerimento e sobretudo para a identificação da informação pretendida. Caso a informação clínica pretendida fosse apenas cópias de meios complementares de diagnóstico realizados, fotocopiava e fornecia a informação de imediato ao utente, depois de este datar e assinar uma cópia da sua identificação previamente retirada.
No que diz respeito ao atendimento telefónico, esta também era uma tarefa realizada diariamente, sendo pedidas informações pelos utentes acerca de resultados de exames realizados no exterior ou sobre os procedimentos necessários para a obtenção de qualquer informação clínica. O atendimento telefónico proveniente do exterior era previamente filtrado pelo secretariado principal, sendo apenas encaminhadas as chamadas que à partida seriam da competência do Serviço de Gestão de utentes. Caso a informação solicitada pelo utente implicasse a procura demorada de algum tipo de documentação, pedia ao utente que fornecesse um contato para o qual fosse possível ligar assim que tivesse reunida a informação pretendida. Também era habitual contactar telefonicamente os utentes para o levantamento das informações clínicas, quando estes mencionavam nos requerimentos que tinham preferência no levantamento da informação em mão.
Para além do atendimento telefónico proveniente do exterior, também realizava o atendimento telefónico a nível interno, sendo muita a afluência das chamadas internas ao Arquivo Clínico para o pedido de processos clínicos, pelas diferentes especialidades.
Independentemente da proveniência da chamada, realizava sempre o atendimento telefónico, identificando a Instituição, o Serviço e o funcionário que estava a rececionar a mensagem.
2.4 Tarefas Pontuais
2.4.1 Seleção, Separação e Catalogação de Documentos – C. S. FCR8
Logo no primeiro dia de estágio, realizei uma saída em serviço conjuntamente com a Dra. Vera Honorato às novas instalações do Centro de Saúde de Figueira de Castelo Rodrigo. Aí foi feito o levantamento dos problemas existentes naquela unidade de saúde, relativamente ao arquivo da mesma, nomeadamente falta de um espaço físico para o arquivo, tanto corrente como inativo; e desordem no arquivo da documentação. Na altura ficou combinado que as funcionárias administrativas iriam separar a documentação e catalogar a mesma, para que esta fosse transferida para a Unidade Local de Saúde da Guarda e posteriormente fosse analisada, segundo as portarias reguladoras da documentação dos centros de saúde, para serem identificados os documentos de conservação e eliminação.
No entanto, até ao término do meu estágio curricular, não houve qualquer avanço da resolução do problema, uma vez que ainda não tinha sido transferido qualquer tipo de documentação, como havia sido combinado.
2.4.2 Seleção, Separação e Catalogação de Documentos – C.S.G 9
À semelhança do que aconteceu no Centro de Saúde de Figueira de Castelo Rodrigo, também o Centro de Saúde de Gouveia, aquando da transferência do serviço para as novas instalações, foi sujeito a uma avaliação pela Dra. Vera Honorato. Assim, depois de dadas as indicações aos funcionários desta unidade de saúde para a separação dos documentos e catalogação em caixas dos mesmos, a ULS Guarda recebeu a documentação no Arquivo Inativo para esta ser minuciosamente analisada e identificada, utilizando as portarias correspondentes.
Quando iniciei o estágio já a documentação tinha sido transferida para a Unidade Local de Saúde da Guarda, estando já numa fase de separação.
8 Centro de Saúde de Figueira de Castelo Rodrigo 9
No entanto, antes de iniciar este processo, foi-me facultado pela Dra. Vera um documento pertencente à Direção Geral de Arquivos, que continha orientações claras e precisas acerca do correto manuseamento da documentação arquivística, como se pode ler integralmente no Anexo VII, para que pudesse reter toda a informação necessária à concretização deste tipo de trabalho, uma vez que era dotado de uma grande responsabilidade.
Assim, depois de ler o documento, iniciei a separação da documentação, agrupando-a segundo a sua finalidade. Depois de devidamente separada, procedi à sua análise, tendo como objeto de referência a portaria reguladora dos Centros de Saúde, Portaria n.º835/91 de 16 de Agosto, que se pode visualizar no Anexo VIII. Depois de identificar a documentação segundo as referências da portaria supra mencionada, passei ao registo desta informação para um documento de Excel, contendo informações, como:
Designação do documento;
Designação e número da referência; Tipo de documentação;
Nº de volumes; Datas Extremas;
Tipo e prazo de conservação.
Feito o registo em suporte informático, separei a documentação segundo o seu destino final - Conservação ou Eliminação - e coloquei dentro de caixas, devidamente etiquetadas com a informação nelas contida, como se pode visualizar na figura que se segue.
Ilustração 19: Caixas devidamente etiquetadas segundo a Portaria n.º 835/91
Fonte: Própria
A documentação de conservação era desde logo arquivada nas prateleiras do Arquivo Inativo, com as pastas também devidamente etiquetadas. Para os documentos de eliminação foi necessário o preenchimento de um auto de eliminação para que este fosse aprovado pela Direcção-Geral de Arquivos e os mesmos pudessem então ser destruídos. Tal como se pode verificar no exemplar do auto de eliminação utilizado, presente no anexo IX, uma das informações obrigatórias constante do auto de eliminação era a dimensão total da documentação a eliminar, pelo que se tornava indispensável a sua contagem. Por norma contabilizava os metros lineares, sendo que para a obtenção dos mesmos recorria a um roteiro para mensuração de documentos textuais, também facultado pela Dra. Vera Honorato e presente no Anexo X.
Depois da aprovação do auto de eliminação, a documentação seria destruída através de um triturador de papel presente no Arquivo Inativo, e os resíduos de papel encaminhados para a reciclagem.
2.4.3 Selecção, Separação e Catalogação de Documentos – ULSG
No trabalho de seleção, separação e catalogação dos documentos provenientes das antigas oficinas da Unidade Local de Saúde da Guarda, o processo utilizado foi idêntico ao tratamento da documentação do Centro de Saúde de Gouveia, à exceção da portaria
utilizada, que neste caso foi a n.º247/2000 de 8 de maio, representando esta o regulamento arquivístico para os hospitais e demais serviços do Ministério da Saúde. (Anexo XI).
A documentação sujeita ao processo de reorganização foi transferida dos antigos edifícios do Hospital Sousa Martins, encontrando-se, numa fase inicial, amontoada, como se pode ver na figura 20.
Ilustração 20: Documentação U.L.S Guarda amontoada
Fonte: Própria
Seguindo os procedimentos utilizados para o Centro de Saúde de Gouveia, também a documentação da U.L.S Guarda foi submetida à separação, reorganização e identificação, segundo a portaria referida, tendo a de conservação permanente sido arquivada em caixas, identificadas com o tipo de documentos nelas contidos, para que o serviço ao qual a pertencem os documentos as possa levar para o seu arquivo. O resultado final de todo este processo pode ser visto na imagem que se segue.
2.4.4 Identificação e Arquivo de Antigos Processos
Uma outra função desempenhada enquanto estagiária do Serviço de Gestão de Utentes foi a identificação e arquivo de antigos Processos Clínicos, representados na ilustração 22. Estes eram provenientes dos antigos edifícios hospitalares do Parque de Saúde da Guarda.
Ilustração 22: Processo Clinico antigo
Fonte: Própria
Ilustração 21: Caixas Etiquetadas da U.L.S Guarda
Para a realização desta operação utilizei o programa SONHO, mais especificamente o setor da identificação. Colocando os dados presentes no antigo processo clínico facilmente conseguia identificar o número do processo recente. Depois de o identificar fazia a transferência da informação constante no antigo processo para o atual e destruía a capa anterior.
Nesta tarefa aconteceu na maioria das vezes não conseguir identificar o utente segundo o número de processo atual, pelo facto de este não ter sido acompanhado na Unidade Local de Saúde da Guarda após a implementação do Sistema Integrado de Informação Hospitalar em 1999. No caso dos processos serem impossíveis de identificar, arquivava-os no Arquivo Inativo, uma vez que representavam documentarquivava-os de conservação permanente.
As radiografias, depois de identificadas, eram arquivadas por ordem numérica numa estante, também no Arquivo Inativo, pois, devido à sua dimensão, tornar-se-ia impossível anexá-las à informação clínica presente nos processos recentes. Tal como os processos clínicos antigos, também muitas das radiografias foram impossíveis de identificar, sendo as mesmas arquivadas numas estantes localizadas nas traseiras do Arquivo Inativo, como se pode verificar pela imagem 23.
Ilustração 23: Radiografias não identificadas
2.4.5 Apoio no Secretariado do Serviço de Oftalmologia
Durante uma semana foi-me proposto que auxiliasse o secretariado do serviço de oftalmologia, não só para enriquecer a minha aprendizagem, mas também porque futuramente poderia ser necessário assegurar o serviço, visto que a qualquer momento a secretária da unidade poderia ter que se ausentar, por questões de saúde.
Assim, ao longo de uma semana, fui adquirindo conhecimentos específicos do secretariado deste serviço, podendo afirmar que é bastante complexo, principalmente para quem não tinha qualquer noção do tipo de tarefas realizadas no âmbito desta especialidade. Deste modo, irei apenas explicitar quais as tarefas concretizadas e apresentarei em anexo os apontamentos retirados acerca dos procedimentos a realizar para a concretização de tais tarefas.
Assim, as tarefas realizadas no Secretariado do Serviço de Oftalmologia foram:
Efetivação de Consultas;
Marcação de Primeiras Consultas; Marcação de Consultas Pré Cirúrgicas;
Marcação de Consultas de Unidade de Cirurgia de Ambulatório; Marcação de Cirurgias;
Marcação de Injeções iVs.
Contudo, sinto que, embora tivesse aprendido o funcionamento de uma especialidade da consulta externa, numa semana não consegui apreender toda a informação que me foi transmitida, dada a grande afluência ao serviço, por parte dos utentes, sendo necessário recorrer aos apontamentos, no caso de ter que repetir as mesmas ações. Tal como tinha referido, apresento no Anexo XII os apontamentos que fui retirando ao longo dessa semana, sendo mais eficaz o entendimento dos procedimentos realizados para a concretização das tarefas supra referidas.
Conclusão
Concluído o estágio curricular, é com grande satisfação que afirmo que o mesmo foi extremamente positivo, não só profissional mas também pessoalmente.
A nível pessoal, destaco a forma acolhedora com que fui recebida na instituição, desde o primeiro ao último dia. Foi sem dúvida um fator determinante para a minha rápida integração no grupo de trabalho. Saliento também a dedicação, disponibilidade e preocupação em me integrar no ritmo de trabalho, por parte da minha supervisora, Dra. Vera Honorato, que acabou por influenciar de forma positiva o meu desempenho face a todas as tarefas propostas.
Profissionalmente, destaco a oportunidade que tive de conhecer um pouco do funcionamento de uma entidade pública e de toda a atividade inerente, desconhecida no exterior, mas fundamental para o bom acompanhamento médico, levada a cabo pelo Arquivo Clínico.
Uma outra mais-valia na concretização deste estágio curricular foi a possibilidade de aplicação da maior parte das competências adquiridas ao longo dos últimos três anos na licenciatura. Deste modo, destaco os conhecimentos adquiridos nas aulas de Técnicas de Arquivo e Documentação, utilizados diariamente, nas tarefas realizadas no Arquivo Clínico e também nas tarefas relacionadas com a seleção, separação e catalogação da informação. Também os conteúdos lecionados nas unidades curriculares de Aplicações Informáticas I e II, foram muito úteis, nomeadamente no que diz respeito aos programas Excel e Word.
Dou ainda especial destaque para a importância da unidade curricular de Técnicas Administrativas e de Assessoria I e II, pois desde o início ao fim foram utilizadas quer no atendimento presencial ou telefónico, em diversas tarefas exercidas, ou no reconhecimento da melhor postura a adotar. Por último, e não menos importante, os conhecimentos adquiridos nas unidades curriculares de Português Empresarial I e II, pois revelaram-se fundamentais para a elaboração de documentos empresariais, como é o caso dos ofícios.
Relativamente à instituição em si e ao funcionamento do serviço onde trabalhei, notei que está incutido um grande sentido de organização e responsabilidade nas tarefas levadas a cabo por cada um dos seus funcionários. Assim, a sua dinâmica e organização fizeram com que fossem atenuadas as dificuldades nas funções desempenhadas. Tais dificuldades prenderam-se especialmente com a azáfama diária sentida na concretização do trabalho e na sobrecarga de tarefas existentes para os recursos humanos disponíveis. Por consequência desta insuficiência de recursos humanos, aconteceu por diversas vezes iniciar uma tarefa e não a concluir pelo facto de ter que a interromper para exercer funções mais prioritárias, como por exemplo os Pedidos de Informação Clínica, recebidos diariamente.
Para concluir, em relação às tarefas concretizadas e ao estágio no geral, posso apenas referir que representou para mim uma experiência muito enriquecedora. Aplicar os conhecimentos de secretariado numa área tão específica como é a da Saúde foi deveras entusiasmante, ficando em mim uma grande vontade de prosseguir, numa etapa seguinte, neste campo.
Bibliografia
Fonseca, A. M. (2014-2015). Dossier da Disciplina de Português Empresarial III. Guarda: IPG.
Informação facultada pela minha Supervisora de Estágio, Dra. Vera Honorato.
Unidade Local de Saúde da Guarda, E.P.E. (2010). Relatório de Gestão e Contas . Guarda.
Webgrafia
(1950), S. (26 de março de 2011). Arquivo: definição, função, tipos (Ionara, Isadora, Rúbia). Obtido em 29 de novembro de 2015, de Fontes: http://fontesgerais.blogspot.pt/2011/03/grupo-ionara-isadora-rubia-arquivo.html
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Leite, J. (29 de dezembro de 2011). Restos de Coleção. Obtido em dezembro de 2015,
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http://restosdecoleccao.blogspot.pt/2011/12/sanatorio-maritimo-do-norte.html
Sequeira, H. (18 de maio de 2011). Sanatório Sousa Martins inaugurado há 104 anos. Obtido em 28 de novembro de 2015, de Correio da Guarda: http://correiodaguarda.blogs.sapo.pt/147827.html
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http://www.ulsguarda.min-saude.pt/wp-content/uploads/2014/02/OrganogramaULSG29102015.pdf
Unidade Local de Saúde da Guarda, E.P.E. (2015). Orgãos Sociais. Obtido em dezembro de 2015, de Unidade Local de Saúde da Guarda: http://www.ulsguarda.min-saude.pt/?page_id=442
Unidade Local de Saúde da Guarda, E.P.E. (2015). Serviço de Gestão de Utentes. Obtido em novembro de 2015, de Unidade Local de Saúde da Guarda:
Anexos
Índice de Anexos
Anexo I – Organograma da Unidade Local de Saúde da Guarda, EPE.……….…….43
Anexo II – Plano de Estágio……….45
Anexo III – Requerimento Pedido de Informação Clínica…………..……….47
Anexo IV – Ofício Geral………...49
Anexo V – Ofício Tribunal………51
Anexo VI – Lista Arquivo Clínico………....53
Anexo VII – Orientações Direção Geral de Arquivos……….………...55
Anexo VIII – Portaria 835/91 de 16 de Agosto………...57
Anexo IX – Auto de Eliminação………..59
Anexo X – Roteiro – Metros lineares………61
Anexo XI – Portaria 247/2006 de 8 de Maio………...63
ORGANOGRAMA DA UNIDADE LOCAL DE SAÚDE DA GUARDA, E.P.E.
Serviço de Aprovisionamento e Logística
Serviços Financeiros
Serviço de Recursos Humanos
Serviço de Instalações, Equipamentos e Transportes
Serviço de Gestão de Utentes
Serviço de Sistemas e Tecnologias de Informação e Comunicação
Serviço de Estatística, Planeamento e Apoio à Gestão
Unidade de Gestão Hoteleira
Gabinete de Comunicação e Relações Públicas
CONSELHO DE
ADMINISTRAÇÃO Fiscal Único
Conselho Consultivo
Serviço de Auditoria Interna
Órgãos de Apoio Técnico
Comissão de Integração de Cuidados de Saúde
Comissão de Ética
Comissão de Qualidade e Segurança do Doente
Comissão dos Técnicos de Diagnóstico e Terapêutica
Comissão de Coordenação Oncológica Direcção de Enfermagem Comissão Médica
Comissão Técnica de Certificação das Condições para a Interrupção Voluntária da Gravidez Comissão de Farmácia e Terapêutica Comissão do Controlo de Infeção Associada aos Cuidados de Saúde Unidade de Formação Unidade de Ensino, Investigação e Biblioteca Internato Médico Formação, Investigação, Inovação e Desenvolvimento Serviços de Suporte à Prestação de Cuidados
Apoio Clínico e Técnico
Serviço de Patologia Clínica Serviço Farmacêutico Serviço de Investigação, Epidemiologia Clínica e Saúde Pública Unidade de Saúde Ocupacional Unidade de Esterilização Centralizada Unidade de Alimentação, Nutrição e Dietética Unidade Hospitalar de Gestão de Inscritos em Cirurgia Gabinete do Utente/Cidadão Unidade de Imagiologia
Apoio à Gestão e Logística
Gabinete de Serviço Social Prestação de Cuidados de Saúde
Unidade de Internamento Convalescença (UC) Paliativos (UCP) Equipas Hospitalares – Equipas de Gestão de Altas (HSM, HNSA) Equipas Domiciliárias – Equipas de Cuidados Continuados Integrados Cuidados de Saúde Primários Cuidados Continuados Saúde Pública Unidade de Saúde Pública Laboratório de Saúde Pública Departamento de Cuidados Primários
− C.S. de Almeida – UCSP − C.S. de Celorico da Beira - UCSP − C.S. de Figueira de Castelo Rodrigo -
UCSP
− C.S. de Fornos de Algodres - UCSP − C.S. de Gouveia – UCSP e UCC − C.S. da Guarda – UCSP e USF − C.S. de Manteigas – UCSP − C.S. da Mêda – UCSP − C.S. de Pinhel – UCSP − C.S. de Sabugal – UCSP − C.S. de Seia – UCSP e UCC − C.S. de Trancoso – UCSP − C.S. de Vila Nova de Foz Côa – UCSP
Departamento de Medicina − Serviço de Cardiologia − Serviço de Gastrenterologia − Serviço de Medicina − Serviço de Pneumologia − Serviço de Neurologia − Serviço de Reumatologia − Unidade de AVC’s − Serviço de Dermatologia − Unidade de Oncologia − Unidade da Dor − Medicina Física e Reabilitação
Departamento de Cirurgia
− Serviço deCirurgia Geral da Guarda − Serviço de Oftalmologia − Serviço deOrtopedia − Serviço Otorrinolaringologia − Serviço deUrologia − Bloco Operatório − CirurgiaAmbulatório Departamento de Urgência/Emergência e Medicina Intensiva − Urgência Geral − Serviço de Urgência Básica − Unidade CuidadosIntensivos − VMER − Serviço de Anestesiologia Departamento de Saúde da Criança e da Mulher − Serviço de Ginecologia Cuidados de Saúde Hospitalares
ORIENTAÇÕES PARA A ELABORAÇÃO E APLICAÇÃO
DE INSTRUMENTOS DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL:
PORTARIAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E
RELATÓRIOS DE AVALIAÇÃO
Ficha técnica MIP
Título: Orientações para a elaboração e aplicação de instrumentos de avaliação documental: portarias de gestão de documentos e relatórios de avaliação
Autor: Alexandra Lourenço Classificação: 260.01.01
Descritores: avaliação; classificação; portarias de gestão documental; relatórios de avaliação. Data/Hora: 2010
Formato de dados: Texto, PDF Estatuto de utilização: acesso público Relação: versão – 1.0
Localização: Disponível em WWW <URL: http://www.dgarq.gov.pt> © DGARQ, 2010
