CONTROLE DE ESTOQUE DA EMPRESA STELLACRES COMÉRCIO DE ARAMES LTDA: ESTUDO DE CASO
ALVES, Dangelo Dorvalino1 CRESTANI, Leandro de Araujo 2 Faculdade Sul Brasil - FASUL dangelo-alves2011@hotmail.com
RESUMO: Neste artigo busca-se analisar as falhas no controle de estoque da empresa StellacresComércio de Arames LTDA, com o objetivo dela ter mais rapidez em suas decisões de compra e venda de mercadorias, de identificar a falta de matéria-prima e a relação de produtos vendidos na empresa, além de identificar custos desnecessários. A empresa em questão está em uma fase de aprimoramento em sua estrutura organizacional, buscando melhorar o que é positivo e implantando novos métodos de organização, para a redução de custos desnecessários. Ademais de observar as possibilidades de obter um melhor gerenciamento e controle de estoque de materiais. Essa pesquisa foi de caráter exploratório e de observação, pois é uma das principais ferramentas para coleta de dados que visa diagnosticar o controle e necessidade da empresa em questão. Foi realizada pelos pesquisadores in loco. Foi analisado o diagnóstico de controle de estoque e sua viabilidade, proporcionando assim sua otimização, através da redução de custos. Na empresa Stellacre Comércio de Arames Ltda., observou-se que o controle de estoque é feito através de planilhas manuais, as quais são atualizadas diariamente. Também foi constatado que somente uma pessoa é responsável por fazer os pedidos de compras para o setor financeiro sendo que a mesma é responsável pelo controle das planilhas.
Palavras-chave: Controle de estoque; Gerenciamento, Stellacres Comércio de Arames.
ABSTRACT: This article seeks to examine the inventory control failure in Stellacres Wires trading company Ltd and the company have faster decisions of buying and selling of goods, also sought to identify the lack of raw materials and products sold at the company in addition to being able to identify unnecessary costs. The company in question is in a phase of improvement in its organizational structure, seeking to improve what is working out and implementing new methods of organization, to reduce unnecessary costs. Noted the possibilities of obtaining a better management and inventory control of materials. This research was exploratory and observation, conducted the data collection that aims to diagnose and control needs of the company concerned. Data collection was conducted by researcher in loco (Stellacres Wires Trading Ltd). Reviewed the inventory control and its viability, thereby providing its optimization byreducing costs. In Stellacre wire Trade Company Ltd. noted that the inventory control is done by manual spreadsheets, which are updated daily. It
1 Acadêmico do curso de Administração da FASUL – Faculdade Sul Brasil campus de Toledo.
2Professor do curso de Administração da FASUL
was also found that only one person is responsible for making requests for purchases for the financial sector being the same is responsible for the control of the worksheets.
Keywords: Inventory control; Management; Stellacres wire Trades.
INTRODUÇÂO
Neste artigo busca-se analisar as falha no controle de estoque da empresa Stellacres Comércio de Arames LTDA., contribuindo para que esta possa ter mais rapidez em suas decisões de compra e venda de mercadorias, para identificar a falta de matéria-prima e a relação de produtos vendidos, além de identificar custos desnecessários.
A empresa em questão está em fase de aprimoramento de sua estrutura organizacional, buscando melhorar o que lhe é positivo e implantando novos métodos de organização, para redução de custos desnecessários.
Esta pesquisa tem como objetivo geral avaliar o controle de estoque da empresa Stellacres Comércio de arames LTDA., especificamente em relação à análise de entrada e saída de placas e verificar a falta de matéria-prima.
Observa-se que as empresas que buscam estar constantemente atualizadas, fidelizando e conquistando novos clientes devem aperfeiçoar seu sistema, principalmente o de controle de estoques, pois atender às necessidades dos clientes e deixá-los satisfeitos é o diferencial frente à concorrência.
II - FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Neste tópico serão abordados alguns temas que auxiliam na melhor compreensão do tema escolhido. Serão abordados os seguintes tópicos: Estoque; Funções do Estoque; Tipos e Níveis de Estoque; Custos de Estoque.
Conforme a evolução e o crescimento das organizações observa-se a necessidade de um gerenciamento da cadeia de suprimentos. Este gerenciamento está relacionado com o planejamento e controle dos materiais que são utilizados para comercialização.
É evidente que toda organização deve estabelecer e manter uma estratégia adequada para administrar o estoque. Uma estratégia bem aplicada e bem conduzida não só assegurará o desempenho apropriado dos diferentes processos e funções empresariais, bem como poderá minimizar custos (BERTAGLIA, 2005, p. 315).
É muito importante levar em consideração a organização como um todo para definir qual a melhor forma de gerenciamento e controle dos produtos armazenados, pois como já está comprovada em literaturas estudadas que o mau gerenciamento e o controle dos materiais causam custos adicionais à organização.
No estabelecimento em questão, observou-se que existe uma falha na troca de informação fazendo com o que o setor de compra não tenha os dados em tempo real para efetuar as compras necessárias; e também a defasagem em alguns pontos no controle de estoque como, por exemplo, dados incompletos.
A boa administração de materiais significa coordenar a movimentação de suprimentos com a exigência de produção. Isso significa aplicar o conceito de custo total às atividades de suprimento logístico de modo a obter vantagem (POZO, 2002, p 34).
As funções de estoque como se sabe é uma parte essencial da empresa, pois suas funções tem de estar muito bem coordenadas para que a empresa seja competitiva no mercado. “Estoque é definido como a acumulação armazenada de
recursos materiais em um sistema de transformação” (SLACK et. al, 1999 p. 278).
Estoque é o instrumento no qual a empresa coloca recursos para transformar sua matéria-prima em produtos ou serviços, podendo ser estoque de matéria-prima ou de produto acabado. “Quando o ritmo de fornecimento é maior que a demanda, o estoque aumenta. Quando o ritmo da demanda supera o fornecimento, o estoque
diminui, podendo faltar material ou produto” (BERTAGLIA, 2003, p 320).
Partindo destes conceitos, nota-se a importância de um gerenciamento adequado dos estoques, sua administração deverá minimizar os investimentos nesta área. É praticamente impossível uma empresa trabalhar sem estoques, pois eles funcionam como intermediadores de vários estágios da produção.
Segundo Bertaglia (2005), os tipos de estoques são divididos conforme os desequilíbrios existentes entre fornecimento e demanda. Para o autor supracitado, existem seis tipos de estoques: Estoque de antecipação; Sazonalidade; De flutuação ou de segurança; Por tamanho de lote ou estoque de ciclo; De proteção (hedge); em trânsito ou no canal de distribuição.
Estoques de antecipação: são feitos previamente e consumidos durante os períodos de pico; são aplicados em produtos com comportamento de demanda sazonal. Já a Sazonalidade está ligada as ocorrências não constantes de um determinado período. Muitas empresas enfrentam problemas sérios com o desequilíbrio entre a demanda e o fornecimento. (BERTAGLIA, 2002).
O estoque de flutuação ou estoque de segurança tem por função proteger a empresa contra imprevistos como: atrasos na entrega de materiais, aumentos inesperados no consumo que geram falta de produtos, entre outros. (BERTAGLIA, 2002).
Conforme Bertaglia (2005), os atrasos podem ocorrer por vários motivos, como: a entrega de materiais com qualidade fora de tolerância, materiais errados, condições climáticas, problemas de transportes, atraso de negociação, quebra de equipamentos, entre outros.
causa dos custos e do tempo envolvido há necessidade de se produzir uma quantidade mínima dests produtos; pois o custo de preparação dos mesmos corresponde a um fator bastante significativo nesse processo.
Segundo Bertaglia (2005, p. 322), “O estoque de ciclo existe quando os pedidos exigem um lote mínimo de produção ou venda normalmente maior que a quantidade para satisfazer uma demanda imediata”.
O estoque de proteção (hedge) obtém certa semelhança com o estoque de segurança, no entanto, há proteção contra possíveis instabilidades do qual se tem uma duração temporária; enquanto no estoque de segurança seu objetivo é atender as variações de consumo e fornecimento, que obtém uma maior durabilidade.
O hedge busca proteger-se contra eventualidades que envolvem especulações de mercado relacionadas a greves, aumentos de preços, ambiente inflacionário e imprevisível e situação econômica; afetando as iniciativas estratégicas da organização e colocando em risco seus resultados.
“Estoque em trânsito ou estoque no canal de distribuição corresponde a
movimentação física de materiais e produtos” (BERTAGLIA, 2005, p 323). O mesmo
divide-se em três estágios, que são: suprimento, processamento interno e entrega do produto.
Para a análise dos estoques é fundamental a identificação dos custos. Os principais custos de estoques são: custo de aquisição, custos de manutenção de estoques, custo de capital, custo por falta de estoque e custo total de estoques.
As organizações estão focadas em gestão de estoque para poder assim atender seus clientes com rapidez e custos mais baixos sem diminuir a qualidade dos seus produtos.
“Os custos de aquisição estão relacionados aos custos de pedir e obter o material e se dividem em custos fixos e variáveis” (BERTAGLIA, 2005, p. 328). Pode-se dizer que os custos fixos são: os salários dos funcionários, IPTU, seguros, entre outros. Eles independem da atividade da empresa, sempre existirão. Já os custos variáveis são aquelas que mudam na proporção em que aumenta o número dos pedidos.
(BERTAGLIA, 2005, p. 329).
Muitas vezes as empresas não realizam a manutenção que seus estoques necessitam por acharem que isto gera somente custos, sendo que as organizações que realizam sua manutenção frequentemente tem sim o diferencial em seu processo, vendo-o como investimento.
Custo de capital é quando uma organização coloca seus investimentos no estoque, quando não controlado se torna dinheiro parado e assim não traz retorno para a organização.
Para Bertaglia (2005, p. 329) “Está relacionado ao custo do dinheiro empatado no estoque”. Isto significa investi-lo sem recolher lucros imediatos ou colocá-lo em situação que não dá lucro. Quando bem controlado se torna diferencial para a empresa, que poderá, em cenários diversos do mercado, usufruir de seu capital - que está investido no estoque.
Ao analisar-se o custo por falta de estoque da organização é primordial que avalie-se o mercado e sua demanda para que se possa organizar uma gestão de estoque. Custos de estoque “São aqueles que ocorrem caso haja demanda por itens em falta no estoque” (BALLOU, 1993, p. 212), eles podem se tornar custos preocupantes.
Uma empresa, na qual ocorre este custo, possui uma falha em sua gestão de estoque. Na empresa em questão acontece um desencontro de informações que acaba se tornando um fator desencadeador deste custo.
Na análise de custo de estoque, conforme Bertaglia, (2005, p. 330) “O custo total de estoque é representado pela soma dos custos de aquisição e os custos de manutenção de estoques”.
É indicada a avaliação pelo método PEPS (FIFO) – PERP´s quer dizer, primeiro que entra e primeiro que sai – FIFO provém do inglês (FIRTS IN, FIRTS OUT). Esta avaliação é feita pela cronologia das entradas, ou seja, sai primeiro o lote mais antigo onde o preço é avaliado pelo custo que entrou.
III – METODOLOGIA
melhor gerenciamento e controle de estoque de materiais.
Essa pesquisa foi de caráter exploratório e de observação, pois é uma das principais ferramentas para coleta de dados que visa diagnosticar o controle e as necessidades da empresa em questão.
Será realizada pelo pesquisador in loco (Stellacres Comércio de Arames Ltda.). Sendo analisado o diagnóstico de controle de estoque e sua viabilidade, proporcionando assim sua otimização, através da redução de custos.
Através da revisão bibliográfica, pode-se observar a relevância a respeito do gerenciamento adequado do controle de estoque das empresas em geral.
A pesquisa bibliográfica pode ser caracterizada como:
uma modalidade de estudo nas Ciências Sociais, que se volta à coleta e ao registro de informações sobre um ou vários casos particularizados, elaborando relatórios críticos organizados e avaliados, dando margem a decisões e intervenções sobre o objeto escolhido para a investigação. (CHIZOTTI, 2004, p. 70).
Mediante tal observação conclui-se que o pesquisador fará observações in
loco. Considera-se o referido estudo um caso exploratório que pode ser entendido como sendo o “levantamento do material necessário para a investigação. De acordo com o tipo de pesquisa, tem-se que reunir instrumentos, aparelhos, materiais
diversos ou documentos” (CERVO; BERVIAN, 1996, p. 68).
Foram analisadas planilhas de controles de estoque no período de janeiro a julho de 2013, na empresa em questão, para observar a frequência de compra de matéria-prima e analisar a demanda necessária para o mercado.
IV – RESULTADOS
Na empresa Stellacres Comércio de Arames Ltda. observou-se que o controle de estoque é feito através de planilhas manuais, as quais contém o material, se é alumínio ou aço inox; a quantidade e a saída deste material, este dado é atualizado diariamente pelo controle de fabricação.
Na organização em questão ficou bastante claro que o poder de decisão está centralizado, pois a empresa possui dez colaboradores em seu quadro efetivo e somente uma pessoa está responsável por fazer as compras – o proprietário - talvez por se tratar de uma pequena empresa.
A falta de comunicação clara também é notada na empresa, pois o setor de compras fica refém das informações do responsável pelo controle. O acompanhamento do controle não é eficaz pelas planilhas manuais fazendo com que muitas vezes se faça pedidos de materiais que não são necessários e deixa-se de solicitar outros que são necessários. Isto é reflexo do poder de decisão centralizado.
Mesmo com o controle de estoque diário o proprietário não faz o acompanhamento dos dados tendo em vista que é o responsável pelas compras, sendo que o mesmo é dependente do supervisor da produção em relação às informações. Isto se torna um fator preocupante para a organização, pois ele fica refém deste colaborador.
V – ANÁLISE DOS RESULTADOS
O controle de estoque é uma ferramenta essencial para as organizações, pois busca minimizar custos dentro do processo operacional, sendo um dos fatores de grande diferencial frente ao mercado.
Nota-se que o principal problema da empresa é o controle manual, que muitas vezes é negligenciado pelo funcionário deixando de ser atualizado, além do responsável ser refém do setor de produção para obter as informações necessárias. Com simples modificações este processo de controle pode ser melhorado, tendo como implantação uma planilha do Excel, para que somente o proprietário preencha as informações necessárias.
Segundo Ballou (1993, p. 73), a aplicação dos sistemas de tecnologia de informações proporciona melhor eficácia no gerenciamento de controle, pois é uma ferramenta que possibilita uma abrangência muito grande em todos os setores. Também pode-se verificar que uma planilha de controle mais elaborada pode ser um fator importante, para que se possa ter informações em tempo real para a tomada de decisões.
Sendo que, para uma melhor troca de informações, a empresa tem de disponibilizá-la, para que seus colaboradores possam contribuir para o melhor gerenciamento dos controles, visto que muitos gastos podem ser evitados com uma simples troca das mesmas.
A análise da demanda do mercado também é um fator que se deve levar em consideração, pois a partir desta informação pode-se definir o mínimo de estoque que a organização deve estabelecer, podendo assim fazer uma comparação que o mercado necessita, e estipular a parcela deste mercado que cabe a ela.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Na empresa em questão nota-se que o fator principal para erros no controle de estoque é a falta de comunicação, o poder centralizado e a falta de uma ferramenta mais complexa para o controle, como uma planilha do Excel; visto que sendo uma pequena empresa os procedimentos a serem tomados se tornam mais difíceis principalmente porque de alguma forma altera a cultura da organização que, neste caso, trata-se de uma empresa familiar onde os proprietários são parentes de primeiro grau.
É aconselhável uma implantação de software no controle de estoque interligando o setor de compra para que tenha informações em tempo real para a tomada de decisão e também para não deixar a empresa refém de uma só pessoa.
Com tudo é essencial que a organização tenha mais flexibilidade nas informações para que se possa estabelecer uma comunicação clara entre colaboradores e proprietários.
As organizações que buscam aprimorar seus controles estão implantando novos métodos, como a tecnologia de informações, uma ferramenta essencial. Visando sempre o futuro e suas adversidades as organizações que ficarem para traz neste quesito vão se tornar ultrapassadas e perder competitividade no mercado.
A empresa Stellacres Comércio de Arames Ltda, possui uma grande possibilidade de se diferenciar dos seus concorrentes se forem implantadas as modificações sugeridas.
Outro fator importante é a comunicação entre patrão e funcionário, que acaba quando não feita de uma forma correta pose se tornar um problema muito grave na organização.
A busca pelo melhoramento das organizações é um estudo que sempre cabe aprimoramentos, desde o estoque até o planejamento; sempre que se pensa em organização se procura o menor custo para seus processos operacionais.
Com uma boa gestão na administração dos processos dentro da organização se pode obter resultados mais eficazes e também maiores retornos, visto que o controle de estoque é uma ferramenta muito importante na gestão. Com isto segue a sugestão de planilhas para um melhor gerenciamento do estoque.
DATA ENTRADA SEMANAL SAIDA DIA ESTOQUE REAL MATERIAL
01/01/2013 100 32 68 INOX
01/01/2013 100 40 60 ALUMINIO
01/01/2013 100 31 69 ALUMINIO
01/01/2013 100 34 66 ALUMINIO
01/01/2013 100 23 77 INOX
01/01/2013 100 21 79 INOX
01/01/2013 100 21 79 ALUMINIO
01/01/2013 100 20 80 INOX
01/01/2013 100 13 87 ALUMINIO
01/01/2013 100 10 90 INOX
Planilha 1 - Entrada e saída de matéria-prima.
DATA PLACA MATERIAL COLABORADOR 01/01/2013 AAA-1111 ALM/EVERY JOÃO 01/01/2013 AAA-1111 ALM/EVERY JOÃO 01/01/2013 AAA-1111 ALM/EVERY JOÃO 01/01/2013 AAA-1111 ALM/EVERY JOÃO 01/01/2013 AAA-1111 ALM/EVERY JOÃO 01/01/2013 AAA-1111 ALM/EVERY JOÃO 01/01/2013 AAA-1111 ALM/EVERY JOÃO 01/01/2013 AAA-1111 ALM/EVERY JOÃO 01/01/2013 AAA-1111 ALM/EVERY JOÃO 01/01/2013 AAA-1111 ALM/EVERY JOÃO
Planilha 2 - Saída de produto acabado.
Nesta planilha pode-se manter o controle sobre o produto acabado que sai e o colaborador que realiza este serviço.
REFERÊNCIAS
BALLOU, R. H. Logística empresarial. 1.ed. São Paulo: Atlas, 1993.
BARROS, A. J. S.; LEHFELD, N. A S. Fundamentos da metodologia. 2.ed. São Paulo: Pearson Education do Brasil Ltda., 2000.
BERTAGLIA, P. R. Logística e gerenciamento da cadeia de abastecimento. São Paulo: Saraiva 2005.
BERTAGLIA, P.R. Logística e gerenciamento da cadeia de abastecimento. São Paulo: Saraiva 2003.
CERVO, A. L.; BERVIAN, P. A. Metodologia científica. 4.ed. São Paulo: Makron Boocks, 1996.
