Reestruturação da rede Telefónica e Informática da Empresa

Resposta ao Caderno de Encargos da

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Reestruturação da rede

Telefónica e Informática

da Empresa

Formador: Eduardo Martins

Formandos: Ana Cristão

Quem somos e para onde vamos

A trabalhar há bastante tempo na área, o nosso grupo de trabalho, é especialista em estudos no ramo das soluções de Telecomunicações e Desenvolvimento de Aplicações Informáticas. Tendo como principal objectivo a satisfação completa dos nossos clientes, pretendemos facilitar a vida das empresas que pretendem uma solução independente, e dinâmica, num ramo, em que actualizações e inovações são constantes.

A reestruturação de redes de telecomunicações, são para nós prioridade actual. A apresentação de soluções viáveis e fiáveis, são o que sabemos fazer melhor!

Se não quer ficar dependente de qualquer marca, serviço, ou ficar preso à estrutura actual, sem possibilidade de expansão... nós somos a sua solução!

Para mais informações, consulte o nosso site ou contacte-nos directamente!

A Solução que, pensamos, ser perfeita para sua empresa

Após um estudo pormenorizado da situação actual da estrutura telefónica e informática da vossa empresa, bem como, das pretensões da mesma, o nosso grupo de trabalho chegou a uma conclusão, que nos parece satisfazer todas as vossas ambições.

Como tal, de seguida, será feita uma breve apresentação, do que pensamos ser, a solução perfeita para todos os requisitos pretendidos, por V.Ex.as: A implementação de uma rede virtual integrada de voz e dados, sobre IP (VPN IP MPLS).

Esta estrutura funcionaria do seguinte modo:

Exterior

Armazém Sede Alemanha

Sendo expansível à China ou a outros locais do mundo, caso, posteriormente, seja necessário, ficaria com um aspecto semelhante, ao apresentado seguidamente:

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A estrutura proposta, permitirá uma diminuição considerável, na conta telefónica e de Internet, isto porque, estará tudo integrado numa só rede: telemóveis, telefones, faxes, computadores ligados a Internet, no estrangeiro e no território nacional, não havendo portanto uma discrepância elevada, como actualmente, a vossa empresa suporta (12 linhas telefónicas, por exemplo). Estas seriam abolidas, e “transformadas” numa só, para todos os dados.

Pensamos, que talvez uma das linhas seja seguro e sensato, manter, isto porque, pensamos, que em dias de grande tráfego de informação na rede, a manutenção desta linha, funcionaria, como uma segurança, e uma alternativa temporária.

Para efectuar a gestão pretendida dos acessos telefónicos disponibilizados aos vossos colaboradores e motoristas, sugerimos uma solução bastante simples e utilizada actualmente: uma definição nos telemóveis que permita apenas chamadas para os números da própria rede. Isto não inviabilizará, pelo que entendemos através do disponibilizado por vós, as suas funções, visto que estes, não contactam os vossos clientes ou potenciais clientes, através do telefone.

No que diz respeito à estrutura vigente nas vossas instalações, em relação à gestão dos vossos dados, existem algumas alterações, que julgamos necessárias, para um melhor funcionamento e integração das actividades da vossa empresa.

Visto que, actualmente, a gestão de clientes é feita de uma forma algo rudimentar, aconselhamos, antes de mais, a elaboração de uma base de dados, serviço, que nós próprios, podemos fornecer.

Esta base de dados, ficará a correr num servidor principal, podendo, assim, ser actualizada, por todas as filiais, através da implementação da estrutura referida anteriormente. Isto permitirá, que os vossos dados estejam constantemente a ser actualizados, no que diz respeito a clientes e respectivos dados, bem como o pretendido catálogo de produtos. Tudo será actualizado em tempo real, por introdução de dados, em qualquer dos computadores da vossa empresa e filiais.

Aconselhamos também um programa de Gestão de Stock´s, que também nós podemos fornecer, que lhe facultará toda uma função de facturação, recibos, gestão de encomendas (efectuadas ou recebidas), produtos comercializados, material em stock e

partir do Armazém, Exterior (colaboradores), na Sede, e nas filiais, visto que todas fazem parte da mesma rede, tendo portanto acesso às mesmas aplicações, se pretendido.

Este programa tem a particularidade de emitir avisos ao utilizador, quando existem faltas de produtos em stock, o permitirá fazer as encomendas aos fornecedores de uma forma expedita, através do simples envio de um email, automático ou não (definições configuradas de acordo com as pretensões da empresa).

Deste modo, o que sugerimos em relação aos vossos colaboradores, a trabalhar no exterior, é uma simples aplicação (desenvolvida por nós, se pretendido), instalada no telemóvel dos mesmos, que permita aceder ao programa, de forma a que o stock seja actualizado em tempo real, o que permitirá que o programa esteja sempre actualizado, e possa emitir os respectivos avisos. Estes programas realizados na linguagem de programação Java, é muito comum hoje em dia, e parece-nos satisfazer, em pleno, as vossas necessidades, em relação à actualização de dados de uma forma mais expedita, entre todos os colaboradores.

Para além disto, o programa de gestão de stock’s permitir-lhes-á efectuar uma gestão mais dinâmica de todos os dados relacionados com Fornecedores e Clientes, que serão introduzidos, o que lhes facilitará e facultar-lhe-á uma maior produtividade e rapidez na actualização destes dados.

Para a resolução de dois dos requisitos apresentados: Permitir que os clientes

encomendem de forma rápida os seus produtos e Gerar alguma visibilidade da empresa no mercado, não gastando muito em publicidade, sugerimos a criação de um

site na Internet, que de acordo com as vossas sugestões pode ser implementado por nós, e que para além de fazer publicidade à vossa empresa e dar consequente visibilidade no mercado à mesma (visto que aparecerá em pesquisas feitas, e aparecerá como publicidade em grandes portais), o seu custo (de criação, alojamento e manutenção) é diminuto, e permitirá aos vossos clientes, fazer encomendas através do mesmo. Estas chegarão, na mesma hora, às vossas caixas de correio (de email) e poderão ser reencaminhadas aos responsáveis , serem actualizadas as bases de dados e programa de gestão de stock´s, em menos de cinco minutos. Tudo isto permitirá toda uma gestão e funcionalidade da vossa empresa, de uma maneira interligada e rápida, para além de fiável, visto que tudo está registado nos vossos computadores, para visualizações futuras, em caso de erros, que pensamos que ocorrerão com muito menor frequência.

O Futuro Call Center estará integrado, também, ele na rede integrada de voz e dados. Na implementação do mesmo, sugerimos que para cada operador (por telefone) exista um computador, integrado também ele na rede, para permitir uma actualização, em tempo real, dos dados. Para isso, e para melhor controlo do mesmo, sugerimos uma pequena aplicação, desenvolvida por nós mesmos, se pretendido, que permita controlar o fluxo de chamadas, efectuadas e recebidas, bem como uma listagem dos contactos a realizar, em cada computador.

Visto que se trata de um Call Center inbound e outbound sugerimos, também, uma pequena aplicação de registo de reclamações, desenvolvido por nós, se pretendido, para seja enviada uma cópia, em tempo real, de cada reclamação recebida, para os registos da empresa, ou para um responsável pela resolução das mesmas, conforme o pretendido.

O que é uma rede integrada de voz e dados sobre IP?

Uma rede integrada de voz e dados sobre IP, é uma das soluções mais utilizadas de momento, em empresas com necessidades como as vossas.

É efectuada a conversão de voz e dados para a rede da Internet, em configuração integrada com o sistema existente. VPN IP MPLS é um serviço de comunicação de dados suportado na rede IP MPLS integralmente baseada em tecnologia conceituada, uma rede de última geração desenvolvida exclusivamente para responder às necessidades crescentes de comunicações das empresas.

Combinando a flexibilidade dos serviços baseados em IP com as características de segurança, desempenho e qualidade de serviço tipicamente asseguradas por outras tecnologias, o VPN IP MPLS permite às empresas a constituição de redes privativas de comunicações com capacidade de integração de serviços de voz, vídeo, dados e Internet, verdadeiramente dimensionadas à medida e num ambiente de qualidade de serviço e segurança.

O serviço VPN IP MPLS disponibiliza como meios de acesso à rede IP MPLS da NOVIS as tecnologias Dialup, ADSL e Circuito Dedicado. Assegura ainda a utilização optimizada das larguras de banda contratadas ao permitir a comunicação num ambiente distribuído, no qual o tráfego IP das diferentes aplicações são tratados de forma diferenciada de acordo com o seu negócio, neste caso a Domótica.

O que implica?

Para a implementação desta nova estrutura, seriam necessários alguns ajustes e melhoramentos aos aparelhos que possuem actualmente.

existentes, mas com um desempenho adaptado à nova realidade da empresa. Apesar do investimento, será um melhoramento, muito mais resistente às cada vez mais inovações, no mundo da informática.

Pensamos, no entanto, que alguns PC´s teriam de ser adquiridos para o Call Center, como explicado anteriormente.

As impressoras que possuem, poderão ficar ligadas aos computadores, como está actualmente, no entanto, pensamos que uma pode ficar a fazer parte de um servidor de impressão, isto é, passaria a ser uma impressora de rede, e não local, como são as actuais. Cada pessoa que necessite, manda imprimir na mesma impressora (director, director financeiro, secretária de direcção). No que diz respeito, às outras duas, seriam implementadas em cada departamento (financeiro e comercial), na nossa opinião.

Os telefones, visto que são alugados, podem ser dispensados, o custo do aluguer será poupado e poderão ser adquiridos ou, também, alugados, novos aparelhos digitais e/ou analógicos, sem ou com fios, disponibilizados pela operadora da rede integrada.

Os aparelhos de fax, que possuem, tendo em conta o investimento já realizado, aconselhamos que sejam mantidos nos departamentos pretendidos, no entanto já não estarão cada um ligado à sua linha, mas sim ligados a uma mesma, mas com extensões diferentes, por exemplo.

Pensamos que poderia, ser implementada uma pequena secção onde os backups e manutenção e segurança dos vossos dados, seja assegurada. Para isso seriam necessários, alguns novos investimentos em equipamento, no entanto, pensamos, que seria bastante rentável, para a vossa empresa, este tipo de segurança, nos vossos dados. Evitaria, por exemplo, que se perdessem dados antigos, que necessitam de ser consultado, bem como assegura que a informação se mantenha segura, mesmo que haja algum problema de acumulação de informação nos servidores.

No que diz respeito aos telemóveis, não é especificado o número existente, no entanto, se existirem, podem ser mantidos, havendo apenas uma troca de cartões(devido à mudança de operadora, visto que estão inseridos, na mesma rede, que existirá no escritório, armazém e filiais).

Para a implementação deste estrutura é necessário recorrer a uma operadora, que a nosso ver, teria de oferecer as maiores vantagens a baixos custos, com a fiabilidade de uma rede que trabalho sobre o protocolo IP.

Uma das operadoras, com quem já contactámos (NOVIS), e que nos ofereceram excelentes promoções, caso o negócio prossiga connosco, efectuaria o fornecimento e a gestão dos equipamentos de acesso passando a sua Empresa a beneficiar das vantagens de um interlocutor único. Esta operadora, na nossa opinião, pode facilitar bastante a instalação da VPN-IP, isto porque existiria uma mensalidade fixa, independentemente do tempo de utilização e do volume de informação transferido, o que poderia reduzir, bastante, os custos, havendo expansões da mesma ou não, visto que o pacote, previamente acordado com o nosso grupo, nos pareceu bastante vantajosa.

Seria, portanto, desta forma possível efectuar a interligação de múltiplas redes locais distribuídas (Sede, Armazém, Alemanha e Exterior...), constituindo-se desta forma uma única rede e permitindo a partilha das aplicações e equipamentos, o que não implicaria aquisição de novos equipamentos.

Pensando na sua comodidade e segurança, pensamos que esta seria uma boa solução para uma possível estrutura de telecomunicações, adequada às vossas necessidades. Mantemo-nos abertos, no entanto, a sugestões e disponíveis para responder a dúvidas ou questões acerca desta proposta.

Caso, esteja interessado, basta contactar-nos, ou recorrer à nossa página na Web, através do seguinte endereço:

http://metalgogo.tripod.com/

Com os melhores cumprimentos, e desejo de um futura parceria em soluções pretendidas na área das telecomunicações, despedimo-nos atenciosamente

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(Ana Cristão) (Rui Patrício)