TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DE SANTA CATARINA DIRETORIA DE INFORMÁTICA. e-pcp. e-pcp

(1)

e-PCP

Florianópolis – maio de 2013

(2)

DIRETORIA DE INFORMÁTICA

• Geração dos relatórios baseado em

dados do e-Sfinge.

• Processo eletrônico.

(3)

• Controle Interno (CI) responde os questionários, envia arquivos e credencia os responsáveis pela assinatura em documentos via aplicação WEB.

• Os balanços gerados deverão ser assinados eletronicamente pelo contador e gestor da unidade à época.

• O ofício de encaminhamento será assinado pelo gestor atual. • O prefeito atual assinará os documentos enviados ou gerados

pelo CI .

• Os Responsáveis pela assinatura eletrônica e o CI só terão acesso aos dados e documentos do Sistema através do certificado digital. Acesso via usuário e senha não será permitido.

(4)

• Contador à época: Contador da unidade gestora no último dia da competência ou ano a ser autenticado.

• Gestor à época: Gestor da unidade gestora no último dia da competência ou ano a ser autenticado.

• Controle Interno: Responsável pelo controle interno do município na data do acesso ao sistema.

• Gestor atual: Gestor da unidade gestora na data do acesso ao sistema.

(5)

Perfis

• Para todos os perfis mencionados anteriormente só poderá existir um usuário ativo por vez. A cada mudança de contador ou gestor o CI deverá desabilitar o usuário anterior e criar um novo ou habilitar um já existente.

• Em caso de retorno de competência e ocorra a necessidade de um gestor ou contador anterior realizar a assinatura, o CI deve desabilitar o usuário atual e reabilitar ou cadastrar o gestor ou contador. Ao final deve-se desabilitar o gestor ou contador anterior e reabilitar o atual.

(6)

Perfis - exemplo

• Supondo que até 31/12/2012 José foi o gestor de um fundo. Em 1/1/2013 Pedro assumiu o cargo de gestor à época. Em 10/3/2013 a unidade enviou os dados da 1º competência de 2013. Para assinar o balancete desta competência Pedro foi habilitado como gestor do fundo no sistema. Em 15/3/2013 a unidade quer assinar os relatórios anuais da 4.320/64. Neste caso Pedro deve ser, desabilitado e José habilitado como gestor à época.

(7)

1.Habilitar Controle Interno para acesso a Sala Virtual por certificado digital.

2.Cadastrar Contador à época da Unidade Gestora.

3.Cadastrar Gestor à época da Unidade Gestora. 4.Cadastrar Gestor atual da Unidade Gestora.

Assinatura dos Documentos – Passos

e-Sfinge

(8)

Assinatura dos Documentos – Passos

Sala Virtual

5. Resposta dos questionários e envio de arquivos pelo controle interno.

6. Assinatura do Contador à época da Unidade Gestora e envio de notas explicativas.

7. Assinatura do Gestor à época da Unidade Gestora.

8. Assinatura do Contador à época da Prefeitura dos relatórios consolidados por Ente e envio de notas explicativas.

9. Assinatura do Gestor à época (prefeito) dos relatórios consolidados por Ente.

10. Assinatura do Gestor Atual do ofício de encaminhamento e justificativas de não assinatura.

11. Assinatura do Gestor Atual (Prefeito) dos documentos gerados ou enviados pelo controle interno, dos balanços; caso o gestor à época não assine; do ofício de encaminhamento e do extrato das informações do Ente.

(9)

1) Questionario FIA

2) Relatório Circunstanciado

3) Envio Acompanhamento do Fundeb

5) Questionário contador prefeitura assinará

6) Questionário prefeito assinará 4) Um par de eventos para cada UG ativa durante o ano

4.1) Questionário gestor assinará 4.2) Questionário contador UG assinará

Geração do Ofício de Encaminhamento e Extrato das Informações

Assinatura Balanço

Gerar Relatório por UG Assinatura Balanço Se resposta evento Se resposta evento

Gestor assinará Contador assinará Justificado Justificado Assinatura Balanço

Gerar Relatório por Ente Assinatura Balanço Se resposta evento Se resposta evento Prefeito assinará Contador assinará Justificado Justificado Assinar Documento Se Todos documentos Assinados pelos Responsáveis Assinar Documento

Eventos de que multiplicam para cada UG ativa durante o ano Eventos para CI

Eventos para Contador à época Eventos para Gestor à época Eventos para Gestor atual

Se todos os eventos finalizados N Esperar S S Um ou outro evento

Criar evento Opcional Fluxo de trabalho

Um ou outro evento

Eventos interno do sistema

Geração do Ofício de Encaminhamento

Eventos que podem não existir dependendo das respostas do CI Eventos para Gestor atual (Prefeito)

Assinar Documento N _{Enésimo passo} 5 5 5 6 7 8 9 10 10 11 Notas Explicativas 6 Notas Explicativas 8 Assinatura Balanço 11 11

(10)

Assinatura dos Documentos – Passos

Sala Virtual

Atenção

• Os passos devem ser executados de forma sequencial, ou seja, somente poderá ser executado o próximo passo se o anterior for executado.

• Exemplo somente será permitido executar o passo 7 se o 6 for completamente finalizado.

(11)

Passo 1 – Habilitar Controle Interno

para acesso a Sala Virtual por

certificado digital

Etapas:

1. Entrar no sistema como o usuário CI. 2. Selecionar e-Sfinge / Usuários Adm CI.

3. Entrar em: Usuário -> Alteração de Usuários e preencher o campo CPF e apertar no botão “Alterar”.

(12)

Passo 1 – Etapa 1: Entrar no sistema

como o usuário CI

(13)

Passo 1 – Etapa 2: Selecionar e-Sfinge/

Usuários Adm CI

(14)

Passo 1 – Etapa 3: Preencher o campo

CPF e apertar no botão “Alterar”

(15)

Passo 2 – Cadastrar Contador da

Unidade Gestora

Etapas:

3. Entrar em: Usuário -> Cadastro de Usuários -> botão “novo”.

4. Cadastrar o contador no sistema com o perfil “contador”.

(16)

Passo 2 – Etapa 1: Entrar no sistema

como o usuário CI

Atenção: para esta etapa pode-se acessar o sistema utilizando usuário e senha ou certificado digital

(17)

Passo 2 – Etapa 2: Selecionar e-Sfinge/

Usuários Adm CI

(18)

(19)

Passo 2 – Etapa 4: Cadastrar o contador

no sistema com o perfil contador

1. Selecionar o perfil contador. 2. Selecionar a unidade gestora.

3. Preencher o restante do cadastro. Importante o número do CPF é obrigatório e o nome deve ser o mesmo cadastrado no certificado digital a ser usado pelo contador. 4. Apertar no botão Salvar.

(20)

* Atenção: para o usuário ter acesso a data do acesso ao

sistema deve estar entre as datas “Data Início” e “Data Final”. Não confundir esta data com a titularidade do cargo.

Passo 2 – Etapa 4: Cadastrar o contador

no sistema com o perfil contador

* *

(21)

Passo 2 – Etapa 4: Cadastrar o contador

no sistema com o perfil contador

(22)

Passo 3 – Cadastrar Gestor da

Unidade Gestora

As etapas são iguais ao cadastro do contador diferindo apenas na seleção do perfil, que deve ser Gestor à época. Esta etapa diferente é demonstrada na próxima tela.

Etapas:

4. Cadastrar o Gestor no sistema com o perfil Gestor à época.

(23)

Passo 3 – Etapa 4: Cadastrar o Gestor no

sistema com o perfil “Gestor à época”

* Atenção: para o usuário ter acesso a data atual deve estar entre as datas “Data Início” e “Data Final”

* *

(24)

Passo 4 – Cadastrar Gestor Atual

As etapas são iguais ao cadastro do contador diferindo apenas na seleção do perfil, que deve ser Gestor Atual.

Etapas:

(25)

Passos 5 até 11

• Nestas etapas é utilizado o sistema Sala Virtual.

• Tem por objetivo executar os atos processuais referentes ao processo eletrônico como:

– Recebimento e resposta de audiência ou diligência.

– Solicitação de vistas. – Procuração.

– Visualização de processos. – Assinatura de documentos.

(26)

Conhecendo a Sala Virtual - Menus

Dependendo do tamanho da tela o menu poderá aparecer na parte superior da página do sistema Sala Virtual ou lateralmente.

(27)

Conhecendo a Sala Virtual – Eventos

• Eventos são ações ou respostas de ações que devem ser executados pelo usuário.

• Tem por objetivo facilitar o trabalho do usuário evitando que tenha que procurar as ações que ele deve executar. O sistema mostra em uma tela única quais tarefas tem pendente.

(28)

Conhecendo a Sala Virtual – Eventos

• Estas ações podem ser:

– Visualizar documentos. – Receber documentos. – Enviar documentos. – Gerar documentos. – Assinar documentos. – Responder perguntas. – Etc.

(29)

Conhecendo a Sala Virtual – Eventos

• Os eventos, dependendo do tipo podem ser executados em lote (conjunto) ou individualmente.

• Pode ser dependente de outro, ou seja, só pode ser executado após todos os seus eventos superiores serem finalizados.

(30)

Conhecendo a Sala Virtual –

Executando Eventos

• Eventos podem ser executados individualmente clicando em:

• Ou* em lote selecionando um ou vários eventos e clicando em e posteriormente em:

* Nem todos os eventos podem ser executados em lote. Questionários ou envio de documentos não podem.

(31)

Conhecendo a Sala Virtual –

Executando Eventos

• Após clicar em: ou a tela a seguir depende muito do tipo do evento. Segue o exemplo de um arquivo a ser assinado:

(32)

Conhecendo a Sala Virtual –

Executando Eventos - Questionários

• Permite que o usuário responda a solicitações do TCE de forma fácil.

• Permite que ao final gere relatórios automáticos de forma rápida, fácil e padronizada.

(33)

Conhecendo a Sala Virtual –

Executando Eventos – Questionários

Respondendo Perguntas

(34)

Conhecendo a Sala Virtual –

Executando Eventos – Questionários

Preenchendo formulários

(35)

Conhecendo a Sala Virtual –

Executando Eventos – Questionários

Visualizando o documento gerado

(36)

Visualiza o documento na mesma janela.

Visualiza o documento em uma nova janela (pop-up).

Baixa (faz o download) para a máquina local ou abre localmente o arquivo, dependendo da configuração do navegador utilizado.

Conhecendo a Sala Virtual –

Executando Eventos – Questionários

Visualizando o documento gerado

Diferenças das ícones

(37)

• A execução de eventos poderá também solicitar o envio de documentos ao TCE.

• Estes podem ser obrigatórios (aparecem como linhas em fundo em vermelho) ou opcionais (linhas com fundo branco).

e-PCP

Conhecendo a Sala Virtual –

Executando Eventos – Enviado

(38)

Conhecendo a Sala Virtual –

Executando Eventos – Enviado

documentos solicitados

Opcional

Permite enviar mais de um arquivo do mesmo tipo. Exemplos de uso:

• arquivos grandes que foram divididos;

• ficha financeira de cada conselheiro tutelar; • envio de documentos diferentes para o mesmo evento.

(39)

Legenda:

Envia ou substitui arquivo

Baixa (download) o arquivo enviado

e-PCP

Adiciona um novo arquivo

Remove o arquivo a ser enviado

A coluna “Ordem” define a posição que o documento será recebido e posteriormente juntado ao processo. Dependendo da quantidade de arquivos gerados anteriormente seu valor poderá iniciará com valores superiores a 1

Conhecendo a Sala Virtual –

Executando Eventos – Enviado

(40)

Conhecendo a Sala Virtual –

Executando Eventos – Enviado

documentos solicitados

• O sistema aceita somente arquivos no formato .pdf (Portable Document Format).

• Os documentos digitais devem utilizar o tamanho A4.

• O tamanho máximo para cada documento a ser enviado é de 1 MB.

• O número de documentos a serem enviado é ilimitado.

• Caso o arquivo a ser enviado seja maior que o tamanho máximo este deve ser dividido em vários arquivos.

(41)

Conhecendo a Sala Virtual –

Executando Eventos – Enviado

documentos solicitados

Dicas

1. Existem várias ferramentas que geram .pdf, como PDFCreator e LibreOffice. Não recomendamos imprimir o documento e depois digitalizar a imagem (“escanear”). Isso piora a qualidade e aumenta o tamanho do arquivo.

2. Para dividir .pdf podemos citar como exemplo: PDF Split and Merge (PDFSAM).

(42)

Conhecendo a Sala Virtual –

Executando Eventos - Concluindo

• Evento só serão finalizados ao apertar o botão “Concluir” ou “Assinar”.

(43)

• Nesta etapa o CI deve responder algumas perguntas e/ou enviar (upload) de alguns documentos.

• O CI definirá quem assinará os balanços gerados pelo e-Sfinge e em caso de necessidade poderá justificar a não assinatura ou não envio de documentos.

• O CI não assinará nenhum documento gerado ou enviado por ele, esta responsabilidade é do Prefeito Atual (Usuário com o perfil Gestor Atual da unidade Prefeitura).

Passo 5: Resposta dos questionários e

envio de arquivos pelo controle interno

(44)

Passo 5: Resposta dos questionários e

envio de arquivos pelo controle interno

(45)

Obs.: A resposta do FIA 1 já foi demonstrada em “Conhecendo a Sala Virtual”.

Exemplo de reposta se o contador assinará.

Passo 5: Resposta dos questionários e

envio de arquivos pelo controle interno

(46)

Exemplo de reposta se o contador assinará.

Passo 5: Resposta dos questionários e

envio de arquivos pelo controle interno

(47)

Passo 5: Resposta dos questionários e

envio de arquivos pelo controle interno

Atenção

• Os relatórios somente serão gerados após ser respondido os questionários “Assinatura Contador” e “Assinatura Gestor”.

• A geração será agendada para ocorrer após as 20:00 na data da reposta do questionário “Assinatura Gestor”.

• Somente após a geração do relatório, normalmente no dia seguinte, a assinatura do contador e do gestor à época será permitida.

(48)

• Exemplo de justificativa de gestor.

(49)

• Exemplo de falecimento (outro é igual mas não pede para enviar a certidão de óbito).

(50)

(51)

(52)

Dica: O CI monitorando a execução

dos eventos

Antes da execução do FIA

Depois da execução do FIA

(53)

• Tela com eventos para conferência do CI. Nesta tela mostra um evento para o contador liberado para execução e um evento para o gestor bloqueado (aguardando a assinatura do contador).

(54)

Passo 6 – Assinatura do Contador

da Unidade Gestora

Etapas:

1. Entrar no sistema com o certificado digital do contador.

2. Selecionar Sala Virtual (caso necessário). 3. Executar o evento: Visualizar (opcional) e

(55)

Passo 6 – Etapa 1: Entrar no sistema

com o certificado digital do contador

(56)

Passo 6 – Etapa 1: Entrar no sistema

como o certificado digital do contador

(57)

Passo 6 – Etapa 2: Selecionar Sala

Virtual (caso necessário)

(58)

Passo 6 – Etapa 3: Executar o evento

Para assinar devemos executar o evento. Para isso podemos:

• Executados individualmente clicando em:

• Ou em lote selecionando um ou vários eventos e clicando em e posteriormente em:

(59)

Passo 6 – Etapa 3: Executar o evento

(60)

• Visualiza-se o documento a ser assinado para a conferência final.

Passo 6 – Etapa 3: Executar o evento:

Visualizar (opcional)

(61)

• Exemplo de visualização de documento.

Passo 6 – Etapa 3: Executar o evento:

Visualizar (opcional)

(62)

• Para chegar na tela de assinaturas basta ir na aba “Assinar e Concluir” ou clicar no ícone “Próximo”.

Passo 6 – Etapa 3: Executar o evento:

Assinar o relatório

(63)

• A tarefa final é assinar o documento, para isso clique no botão “Assinar”.

Passo 6 – Etapa 3: Executar o evento:

Assinar o relatório

(64)

• Após a execução do evento (assinatura do documento, neste caso) o sistema não mostrará, por padrão, os eventos concluídos.

Passo 6 – Etapa 3: Executar o evento:

Visualizar evento finalizado (opcional)

(65)

• Para visualizar eventos já concluídos vá na coluna “Situação” e mude o filtro para

“completados”.

Passo 6 – Etapa 3: Executar o evento:

Visualizar evento finalizado (opcional)

(66)

• O contador (e somente ele) poderá para cada unidade ou ente enviar notas explicativas.

• Para isso basta executar o evento “Enviar Notas Explicativas do Balanço”.

• A execução é simples, basta anexar os arquivos, se necessário e concluí-lo.

• Se não tiver arquivos para serem enviados basta concluir sem envio de documentos.

(67)

• Caso tenha algo para ser enviado clique em: depois conclua clicando em:

• Se tiver mais de um documento clique em:

(68)

Passo 7 – Assinatura do Gestor à

época da Unidade Gestora

As etapas são iguais a assinatura do contador diferindo apenar no nome do destino, que será Gestor à época e não podendo enviar notas explicativas.

Etapas:

1. Entrar no sistema com o certificado digital do Gestor.

2. Selecionar Sala Virtual (caso necessário). 3. Executar o evento: Visualizar (opcional) e

(69)

Passos 8 e 9 – Assinatura do Contador

à época da Prefeitura e Assinatura do

Gestor à época (Prefeito) dos

relatórios consolidados por Ente.

As etapas são iguais os passos 6 e 7 diferindo somente os dados dos relatórios.

(70)

• Etapa 1: Assinar justificativas (Se não

ocorrerem justificativas a Etapa 1 não será necessária).

• Etapa 2: Geração e assinatura do ofício de encaminhamento.

Atenção: As etapas são seqüenciais, só poderá executar a 2) se a 1) estiver totalmente

finalizada.

(71)

de encaminhamento e justificativas Etapa 1* – Assinar justificativas

(72)

* Se não ocorrerem justificativas a Etapa 1 não será necessária.

de encaminhamento e justificativas Etapa 1* – Assinar justificativas

(73)

de encaminhamento e justificativas

(74)

(75)

(76)

documentos gerados ou enviados pelo controle interno e do ofício de encaminhamento e extrato

das informações do Ente

• Etapa 1: é iguais Assinar justificativas da unidade gestora demonstrado no passo 10.

• Etapa 2: Assinatura dos documentos gerados ou enviados pelo controle interno é somente

necessária para o Gestor Atual da Prefeitura. • Etapa 3: é semelhante a geração do ofício de

encaminhamento da unidade gestora demonstrado no passo 10, a diferença é que será gerado um

segundo documento, extrato das informações, a ser assinado junto ao oficio de encaminhamento.

(77)

Etapa 2 assinatura dos documentos do CI

Atenção: Neste exemplo será executada as assinaturas em lote (todas de uma vez).

(78)

e-PCP

(79)

e-PCP

(80)

documentos gerados ou enviados pelo controle interno e do ofício de encaminhamento e extrato das

informações do Ente

Etapa 3: Geração do ofício de encaminhamento e extrato de informações

(81)

(82)

(83)

(84)

(85)

(86)

• Caso uma UG diferente do CI solicite retorno de competência será removido todos os eventos/assinaturas ligados a esta UG e o consolidado por Ente.

• Caso o CI solicite retorno de competência não será removido nenhum evento.

• Para o CI modificar alguma pergunta respondida ou assinatura já realizada deve utilizar a opção “Limpar Questionários” dentro do sistema Sala Virtual.

(87)

• Antes de finalizado todo o processo (executado todos os 11 passos) pode-se corrigir alguma resposta ou documento enviado pelo CI – Passo 5.

• Após finalizado todos os passos e criado o processo digital no TCE não será possível limpar os questionários.

• Este procedimento deve ser executado pelo CI utilizando a opção “Limpar Questionários” dentro do sistema Sala Virtual.

Corrigindo respostas de questionário

“Limpar Questionários”

(88)

Corrigindo respostas de questionário

“Limpar Questionários”

(89)

Corrigindo respostas de questionário

“Limpar Questionários”

• Selecione o Questionário e para qual Unidade Gestora (UG) será limpo o questionário.

Obs.: Somente para o evento: “Questionário

gestor/contador assinará” poderá se escolher uma UG diferente de CI, para todos os outros casos deve-se usar o CI.

(90)

Dicas

• Pode ocorrer que ao entrar no Sala Virtual nem todos os eventos podem estar liberados para execução/assinatura. Estes eventos podem ficam bloqueados. Normalmente os eventos ficam bloqueados por estar na fila de geração do relatório* ou por falta de assinatura de outra pessoa.

• Para verificar se não existem eventos bloqueados, selecione em “Situação” a opção “Bloqueados” para certificar-se que todos os eventos foram executados e assinados.

* a geração dos anexos demora aproximadamente 20 minutos se não houver outras tarefas na fila de execução. Lembrando que os relatórios somente serão gerados após as 20:00

(91)

Exemplo – Verificando um evento

bloqueado

• Neste exemplo existe a assinatura do anexo 10 pelo contador à época bloqueado.

• Para verificar o problema, selecione em “Situação” a opção “Bloqueados”, e depois verifique o histórico do evento.

• Neste exemplo podemos ver que o evento “Geração balanço anual PCP UG – Anexo 10” esta na situação “Esperando Execução” ou seja esta na fila para ser gerado este relatório. Ao ser gerado o próximo evento ficará liberado para execução.

(92)

Visualização do Processo

• Após todos os passos executados o interessado no processo pode utilizar o sistema Sala Virtual para visualizá-lo.

(93)

Visualização do Processo

(94)

Visualização do Processo

• Caso queira pode gerar um PDF, selecionado em: e depois em:

(95)

Solicitação de Juntada

• Caso o processo permita, poderá ser realizada a juntada de documentos. Para isso basta encontrar o processo e escolher a ação “Solicitação de juntada de documentação”

(96)

Solicitação de Juntada

• Selecionar o tipo de juntada.

Obs.: Dependendo da situação do processo, somente alguns tipos aparecerão.

(97)