Manual de Geração da ECF – Escrituração Contábil e Fiscal
Contábil Phoenix
A seguir iremos demonstrar o processo para uma perfeita geração da ECF (Escrituração Contábil e Fiscal). Fique atento as telas e campos. Em cinco passos você terá o arquivo da ECF gerado, são eles:
1. Configurar o Plano Referencial SPED – ECF;
2. Preparar as Configurações Complementares da ECF; 3. Completar o Cadastro de Responsáveis pela Empresa;
4. Verificar a necessidade de ajustes nos Históricos LALUR/LACS; 5. Processar e de Gerar o arquivo para a ECF.
1 – Configurar o Plano Referencial SPED – ECF
Desde o mês de Março de 2015 disponibilizamos as Configurações do Plano Referencial ECF que inclusive é o mesmo utilizado para a geração do ECD. Para efetuar a configuração, basta acessar a opção Cadastro, Configurações Complementares ao Plano de Contas e clicar na opção Plano Referencial Sped – ECF. Existem 09 Planos Referenciais SPED – ECF, apresentados de acordo com a combinação da informação dos campos “Forma de Tributação” e “Qualificação Pessoa Jurídica/ Tipo de Entidade”, esses campos estão disponíveis no Cadastro da Empresa, na Janela (Contábil) e aparecerão na tela de Configuração de Plano de Contas Referencial SPED- ECF de acordo com o que estiver informado para a empresa.
Serão utilizadas tabelas da ECF conforme ADE COFIS 43 de 31/05/2015. Saiba quais tabelas a empresa em questão irá utilizar:
PLANO REFERENCIAL ECF TABELA
Lucro Real (Anual ou Trimestral) – PJ em Geral L100A +L300A Lucro Real (Anual ou Trimestral) – PJ Componente do Sistema Financeiro L100B +L300B Lucro Real (Anual ou Trimestral) – Sociedade Seguradora de Capitalização L100C +L300C ou Entidade Aberta de Previdência Complementar
Lucro Presumido P100 +P150
Imunes e Isentas em Geral: Tipos de Entidade: Assistência Social, Educacional, U100A +U150A Sindicato de Trabalhadores, Associação Civil, Cultural, Filantrópica Isentas – Tipo de Entidade “Associação de Poupança e Empréstimo” U100B +U150B Isentas - Tipo de Entidade “Entidades Abertas de Previdência Complementar” U100C +U150C Isentas - Tipo de Entidade “Entidade Fechada de Previdência complementar” U100D +U150D Isentas - Tipo de Entidade “Partidos Políticos” U100E +U150E
Dica importante: É importante lembrar que para entregar corretamente a ECF todas as contas que tiverem movimentação ou saldo no ano deverão ser configuradas. Se você quiser confirmar todas as contas que tiveram movimentação ou saldo, vá até a tela de geração da ECF acessando o menu Processamento, SPED, Escrituração Contábil e Fiscal e clique na opção “Verificar Inconsistências”. O Contábil Phoenix demonstrará para você todos os itens e contas que ainda precisam de configurações antes de solicitar a geração arquivo.
1.1. Copiar Configurações de Tabelas diferentes com conteúdo Iguais:
Algumas tabelas são exatamente iguais na atual ADE COFIS 43/2015, porém, pelo fato da identificação das mesmas ser vinculadas à Tabelas Dinâmicas diferentes, nós optamos por manter as informações em tabelas distintas assegurando que não haverá modificações caso a Receita Federal do Brasil altere apenas uma tabela não modificando a correspondente.
Esse evento, já ocorreu na última atualização quando o Plano referencial das Entidades PJ em geral, sofreu alterações se tornando diferente do Plano Referencial das Empresas “Lucro Presumido”.
Como é possível fazer um “De/ Para” das contas contábeis de um Plano de Contas para diversos Planos Referenciais ECF, disponibilizamos a opção de copiar a configuração para um plano correspondente.
Para executar esse processo, basta clicar no botão “Copiar CFG ECF”. Em exemplos práticos, segue planos e suas respectivas cópias:
PLANO REFERENCIAL SPED ECF SELECIONADO: SOLICITAR CÓPIA DO PLANO PARA:
PJ em Geral Lucro Presumido do mesmo Plano
Lucro Presumido PJ em Geral
Financeiras Associação de Poupança e Empréstimo Associação de Poupança e Empréstimo Financeiras
Seguradoras – Ou entidades Abertas de Previd. Complementar Entidades Abertas de Previdência Complementar Entidades Abertas de Previdência Complementar Seguradoras – Ou entidades Abertas de PreviDd Complementar
1.2. Cópia das configurações de um Plano de Contas para outro:
Se houver outros Planos de contas com a mesma estrutura, por exemplo, as mesmas contas analíticas, códigos reduzidos e descrições, apenas com o número do Plano diferente, ao invés de inserir as informações novamente você pode ao invés disso copiar as configurações de um Plano para outro. Para isso, configure o Plano ECF para todas as Formas de Tributação – Qualificação PJ/ Tipo de Entidade que os utilizar, e clique no botão “Copiar”, o sistema perguntará para qual plano deverá copiar a
configuração, basta informar o número do plano destino, clicar em “OK” e pronto. O sistema copiará as configurações do Plano selecionado para o Plano destino informado.
O próximo passo é preparar as Configurações adicionais da ECF.
2. Preparar as configurações adicionais ECF
2.1. Patrimônio Liquido e Contas de Compensação
Todas as empresas independente de serem enquadradas no Lucro Real ou Presumido deverão preparar as configurações corretamente.
Para isso, acesse o menu Cadastros, Configurações Complementares ao Plano de Contas, Patrimônio Liquido e Contas de Compensação. Nessa tela você deve informar qual conta representa o grupo de Contas do Patrimônio Liquido e as contas de compensação para que na geração da ECF o sistema possa identificá-las nos registros que tratam o Plano de Contas.
Apenas as contas do Patrimônio Liquido são obrigatórias para geração da ECF, visto que nem sempre existirá Contas de Compensação a informar.
2.2. Configurações Registros SPED – ECF
As Configurações de registro SPED – ECF tratam das fichas criadas a partir de uma Tabela Dinâmica que é apresentada por Blocos que compõem a geração da ECF.
É necessário que você informe em cada linha de cada ficha as contas contábeis cuja movimentação componha os valores que precisam ser demonstrados em seus respectivos registros (Blocos).
É importante lembrar que você não precisa preencher todos os Registros, apenas será necessário preencher os registros obrigatórios de acordo com o Plano de Contas que foi selecionado.
Um grande facilitador nesse momento é você utilizar a linha de produtos da Contmatic pois como exemplo do “Bloco P” o mesmo não precisará ser preenchido se também você utilizar o G5 Phoenix já que o sistema Contábil buscará as informações do sistema G5 no momento da geração da ECF. Para que ele execute esse procedimento automático não se esqueça de marcar a opção de “Integrar com o G5” que fica disponível na tela da Geração da ECF.
3. Completar o cadastro de Responsáveis pela Empresa
Foram acrescidos no Cadastro dos Responsáveis alguns campos que são necessários para a geração da ECF como, por exemplo, a Qualificação do Sócio ou Representante Legal, o País e a Ficha Financeira. Abaixo destacamos alguns campos novos, porém, é importante estar com todos os dados informado para que não acuse nenhum erro na geração.
Outra informação necessária e que não pode ser deixada para trás é o número de telefone do Contador. Para preenchê-lo, acesse o menu Auxiliar, Controle de Impressão, Dados de sua Empresa e informe os dados da Empresa Contábil e o número do telefone do Contador.
Dica Importante: Antes mesmo de mostrar o 4º Passo vale lembrar que ele somente deverá ser efetuado por empresas do Lucro Real, se a sua empresa é Lucro Presumido, Imune ou Isenta você já pode seguir para o 5º Passo.
4. Verificar a necessidade de ajustes nos Históricos LALUR/LACS;
Para geração do E-LALUR e E-LACS é necessário vincular o histórico do LALUR/ LACS às descrições das tabelas Dinâmicas M300(LALUR) e M350 (LACS) que compõem o Bloco M, mais uma vez lembramos que esse processo servirá apenas para empresas do Lucro Real.
O histórico do LALUR/LACS utilizado para escriturar a Contribuição Social como adição no LALUR não deverá ser vinculado a nenhum código das tabelas M300 e M350, já que o sistema gerará de forma automática com o código correspondente. Verifique também se a Conta Contábil utilizada para gerar o lançamento da Contribuição Social está configurada na DRE Modelo 1 com o Título “Contribuição Social”, bem como, vinculada à conta de provisão da Contribuição Social de acordo com a qualificação Pessoa jurídica da empresa .
Conforme segue:
QUALIFICAÇÃO PJ
CONTRIBUIÇÃO
SOCIAL IMPOSTO DE RENDA (CONTA PLANO ECF) (CONTA PLANO ECF)
0 - PJ em Geral 3.02.01.01.01.01 3.02.01.01.01.02 1 – PJ Componente do Sistema Financeiro
3.2.8.9.4.20.10 3.2.8.9.4.10.10 2 – Soc. Seguradora de Capitalização ou Entidade 3.02.01 3.03.01
Aberta de Previdência Complementar
Lembrando que essa configuração deve ser feita por “Qualificação PJ” pois cada tabela se desdobra em três, são elas:
M300A e M350A para PJ em Geral
M300C e M350C para Sociedade Seguradora de Capitalização ou Entidade aberta de Previdência Complementar.
Se você utilizar o mesmo Plano de Contas para Empresas com tipo de Qualificação PJ diferentes, será imprescindível ativar cada tipo de empresa para fazer as configurações necessárias, vinculando os Históricos LALUR/LACS às tabelas correspondentes a cada Tipo, desta forma, o sistema conseguirá gerar adequadamente os Registros M300 e M350 do Bloco M.
5. Processo de geração da ECF – Escrituração Contábil e Fiscal
Com tudo devidamente preenchido e conferido, o ultimo passo agora é finalmente gerar a ECF.
Para isso acesse o menu Processamento, opção SPED, em seguida clique em ECF – Escrituração Contábil e Fiscal.
O sistema habilitará a tela para geração da ECF, essa tela é dividida em duas janelas, a ficha Geral que aparecerá as configurações habilitadas sempre de acordo com a forma de Tributação da Empresa. O mesmo vale para a janela “Parâmetros Complementares”, apenas será habilitado as opções que forem pertinentes a empresa selecionada.
Se você ficar com dúvida no preenchimento de cada campo clique no botão “Explicações” para visualizar detalhadamente o que deve ser preenchido em cada campo.
Agora você já pode prosseguir com a geração. E para ter a certeza de que todos os dados necessários foram informados corretamente, basta clicar na opção “Verificar Inconsistências”, se algo estiver em desacordo o sistema demonstrará para você.
Nesse momento, se você também utilizar o G5 Phoenix para escriturar a parte fiscal da empresa utilizando o Conta Corrente para lançar as Retenções o sistema fará a busca dessas informações completando o arquivo com as fichas do Bloco Y (Y540 e Y570). Além disso, também serão trazidas informações do Bloco P se a empresa estiver com a “Forma de Tributação” como Lucro Presumido.
O sistema Contábil Phoenix apenas fará a geração do arquivo se a empresa na possuir nenhuma inconsistência ou erro apontado na tela. Estando tudo certo, será demonstrado o caminho em que o arquivo foi gerado para que você importe no PVA da ECF realizando a validação e a recuperação da ECD.
Utilizando o validador da ECF
No validador da ECF, você clicará em “Arquivo” e buscará o caminho que o sistema Contábil Phoenix lhe forneceu, basta clicar no arquivo e “Abrir”.
No momento em que o PVA da ECF importar o arquivo da empresa em questão, ainda sim poderão aparecer divergências e a operação não for concluída. Se isso acontecer, acima da lista de divergências marque a opção “Erros” e “Advertências” e clique em exibir para analisar do que se trata.
Quer uma dica?
Se você utilizar o “Verificador de Inconsistências” da tela de geração da ECF no sistema Contábil, havendo erros, as mensagens serão muito mais e a chance de haver erros que invalidem a importação será mínima.
Com tudo importado corretamente basta clicar em Escrituração, Recuperar Dados ECD, buscar o caminho onde se encontra o arquivo ECD validado e transmitido e solicitar a recuperação.
Após esse processo, clique novamente em “Escrituração” e valide a ECF. Se ainda sim for apresentados erros de validação, providencie as correções apontadas no sistema Contábil Phoenix e refaça a geração, mas não se esqueça de excluir a ECF Importada antes de uma nova importação, ou se você preferir, faça as correções diretamente dentro do validador.
Dicas quanto aos divergências de validação:
Ao vincular o Histórico LALUR/ LACS é necessário muito cuidado, pois alguns históricos solicitam a necessidade de geração de algumas fichas que dependem da Parametrização no momento da geração, por exemplo, você marcou Lucros disponibilizados no Exterior e não marcou na geração a opção “Participações no Exterior”.
É importante lembrar que o sistema fará a geração dos registros M300 e M350 do Bloco M de históricos que tiverem valores lançados em contas vinculadas a eles para o período.
