Faltas e abonos de empregados: um estudo de caso da Companhia Estadual de Águas e Esgoto do Estado do Rio de Janeiro (CEDAE)

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TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO

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Faltas e abonos de empregados: um estudo de caso da Companhia Estadual de

Águas e Esgoto do Estado do Rio de Janeiro (CEDAE)

Fernando Batista Rodrigues – Belford Roxo – fernandobatistar@gmail.com – UFF/ICHS

Resumo

Este relatório descreve a experiência do setor de Coordenação de Folha de Pagamento da Companhia Estadual de Águas e Esgoto do Estado do Rio de Janeiro (CEDAE), no tratamento das informações sobre faltas e abonos, como também, os impactos causados no fechamento da folha de pagamento em razão de divergências apuradas. Neste trabalho foi desenvolvida uma proposta de processo de trabalho a fim de que tais informações cheguem o mais breve possível ao setor de Coordenação de Folha de Pagamento localizada na região Metropolitana do referido Estado. Neste método está sendo implementada a Autorização Online em substituição a Correspondência Interna (CI) cujo objetivo é dar maior celeridade ao processo de inserção de dados, pela Coordenação de Folha de Pagamento, inserindo-as em tempo hábil evitando equívocos nos pagamentos dos empregados.

Palavras-chave: Correspondência Interna; Autorização Online; Folha de Pagamento.

1 – Introdução

Este trabalho tem a finalidade de apresentar os transtornos que a Coordenação de Folha de pagamento tem para inserir as faltas e abonos através da Correspondência Interna (C.I.). Nota-se que nesse processo há uma perda enorme de tempo no trâmite das apurações concernentes as faltas, como também, os abonos. Uma vez que os postos de trabalho localizados no interior do Estado, por exemplo, tem uma grande dificuldade para que os mesmos cheguem ao seu local de destino, que é a Coordenação de Folha de Pagamento situada no centro da cidade do Rio de Janeiro, em tempo de serem lançadas em folha de pagamento, já que dependem de transportes terrestres (carros, ônibus, trem) e sem contar com os numerosos transtornos (congestionamentos, quebra de veículos, etc.) encontrados nos caminhos que levam ao seu destino.

Além de demonstrar as dificuldades citadas anteriormente, esse trabalho tem como objetivo propor que um processo de Autorização Online seria a melhor alternativa, pois minimizaria os transportes terrestres, bem como reduziria o tempo no tratamento das informações, concernentes às faltas e abonos, e agilidade na inserção dos dados antes do fechamento da folha de pagamento, evitando-se que sejam lançadas informações indevidas nos contracheques dos empregados.

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2 2 – Apresentação do Caso

A Companhia Estadual de Águas e Esgoto do Estado do Rio de Janeiro (CEDAE), sociedade de economia mista, constituída oficialmente em 1° de agosto de 1975 pela fusão da Empresa de Saneamento da Guanabara (ESAG) e da Companhia de Saneamento do Estado do Rio de Janeiro (SANERJ). Sua atividade principal é operar e manter a captação, tratamento, adução, distribuição das redes de águas, além da coleta, transporte, tratamento e destino final dos esgotos gerados dos municípios conveniados do Estado do Rio de Janeiro. Possui atualmente 6.900 empregados lotados em diversas cidades e municípios do Rio de Janeiro, com Departamento de Recursos Humanos situado no prédio sede da empresa, no Centro do Rio de Janeiro.

A problemática que assola a companhia é a necessidade de maior rapidez na recepção das apurações das faltas e os abonos dos empregados localizados, principalmente, em regiões distantes da sede administrativa da empresa. Diante disso, alguns empregados não têm o seu pagamento efetuado de uma forma correta como deveria. Ocasionando um descontentamento por parte de todos, independentemente, de terem sido afetados pelas divergências de informações ou não. Segue um demonstrativo do ocorrido em anos anteriores:

Tabela 1: Demonstrativo de faltas e abonos em anos anteriores

Fonte: Coordenação de Folha de Pagamento-CEDAE

Observa-se na tabela a quantidade de eventos que devem ser inseridos referentes à faltas e abonos e que causam transtornos aos empregados por divergências de valores recebidos devidos a faltas que não deveriam ser computadas. Vale ressaltar que na maioria das vezes a informação chega após o fechamento da folha de pagamento, e seus contracheques aparecem descontos que não deveriam, causando mal-estar entre os funcionários e muitas vezes problemas de ordem financeira e reclamações.

ANO FALTAS ABONOS

2012 875 630

2013 773 710

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No gráfico 1 a dimensão desse problema aparece mais explícita.

Gráfico 1: Demonstrativo de faltas e abonos em anos anteriores

Fonte: Coordenação de Folha de Pagamento-CEDAE

Alguns empregados, principalmente do interior do Estado do Rio de Janeiro, prestam serviços em locais distantes do seu posto gerencial de trabalho. Em virtude disso, para esses empregados são feitos um apontamento externo e posteriormente repassado para a gerência. Quando isso não ocorre, quando não há uma confirmação por parte dos encarregados de que esses mesmos empregados se fizeram presente em seus locais de trabalho, eles levam faltas. É sabido que os números apresentados de faltas, na marcação de ponto, não retratam a realidade do ocorrido na vida funcional dos empregados. No entanto, por não possuir uma informação, tempestiva, há uma constante insatisfação por parte daqueles que são penalizados em virtude dessa não aferição, correta, de frequência, mesmo que posteriormente venha ser acertada tal informação.

Apesar de alguns postos gerenciais de trabalho do interior do Estado do Rio de Janeiro conseguirem, em determinados meses, enviarem as justificativas de ausência de empregados, de modo que se possam inserir na folha de pagamento, em sua maioria, os abonos são recepcionados após o fechamento da folha de pagamento ocasionando um grande desgaste. Sem contar em ter que providenciar os ajustes, o mais rápido possível, a fim de que os empregados que tiveram os seus pagamentos prejudicados possam ser ressarcidos com brevidade.

Para esse tipo de situação, utilizando a análise de SWOT, mapeiam-se os pontos fortes e fracos do Ambiente Interno e Externo da Coordenação de Folha de Pagamento e do posto gerencial de trabalho do interior do Estado do Rio de Janeiro:

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4 Quadro 1: Situação de aferição das faltas e abonos

Apesar das incessantes buscas em amenizar as distorções ocorridas nos pagamentos dos empregados, lotados no interior do Estado do Rio de Janeiro em razão das faltas que não deveriam ser computadas, faz-se necessário uma mudança na forma de envio dos comprovantes das faltas e abonos a fim de que tais informações possam chegar à coordenação de folha de pagamento, com maior rapidez, eliminando equívocos por causa da intempestividade.

3 – Referencial Teórico

3.1 A Consolidação das leis de Trabalho

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), Lei n° 5.452/43, rege os assuntos que norteiam os direitos trabalhistas dos empregados de empresa de economia mista, na referida lei, Art. 473 I ao IX, estão elencados os casos previstos em que a empresa não poderá descontar dos empregados às faltas pelo não comparecimento ao serviço, tais como:

I - até 2 (dois) dias consecutivos, em caso de falecimento do cônjuge, ascendente, descendente, irmão ou pessoa que, declarada em sua carteira de trabalho e previdência social, viva sob sua dependência econômica;

II - até 3 (três) dias consecutivos, em virtude de casamento;

III - por um dia, em caso de nascimento de filho no decorrer da primeira semana;

IV - por um dia, em cada 12 (doze) meses de trabalho, em caso de doação voluntária de sangue devidamente comprovada;

V - até 2 (dois) dias consecutivos ou não, para o fim de se alistar eleitor, nos termos da lei respectiva;

VI - no período de tempo em que tiver de cumprir as exigências do Serviço Militar;

VII - nos dias em que estiver comprovadamente realizando provas de exame vestibular para ingresso em estabelecimento de ensino superior;

Ambiente Interno

Aferição das Faltas e Abonos Coordenação de Folha de Pagamento Pontos Fracos Pontos Fortes

Am b ien te E x ter n o P o sto Ge re n cial d e Trab alh o i n ter io r d o Esta d o d o RJ P o n to s F o

rtes Controle dos empregados fora do posto gerencial de trabalho Aferição das faltas Dificuldade de recepção das faltas e abonos em tempo hábil Celeridade na correção de faltas e abonos P o n to s F ra co s Envio dos abonos e faltas Falta de celeridade no envio dos abonos

Acertos das faltas após a data de pagamento Brevidade no ressarcimento do desconto indevido de faltas Fonte: Coordenação de Folha de Pagamento da CEDAE

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5 VIII - pelo tempo que se fizer necessário, quando tiver que comparecer a juízo; IX - pelo tempo que se fizer necessário, quando, na qualidade de representante de entidade sindical, estiver participando de reunião oficial de organismo internacional do qual o Brasil seja membro.

O regulamento interno da empresa ou contrato de trabalho, bem como a norma coletiva homologada entre o Ministério do Trabalho e o sindicato que representa a classe laboral. O controle de frequência pode ser eletrônico, mecânico ou manual. (MANUAL DE NORMAS DE RECURSOS HUMANOS, 1990).

3.2 A Mobilidade Urbana

Dando a continuidade de recepcionar as faltas e abonos através das Correspondências Internas, as quais são trazidas por transportes terrestres (carro, ônibus e trem), podem ser que cheguem a tempo hábil de serem inseridos em folha de pagamento, como também não, em razão das dificuldades de mobilidade urbana encontradas em toda parte do Estado do Rio de Janeiro.

Desde janeiro de 2015 que há um plano de mobilidade urbana, elaborado pela Prefeitura do Rio de Janeiro, por meio da Secretaria Municipal de Transporte (SMTR), chamado Plano de Mobilidade Urbana Sustentável (PMUS). Esse plano tem por finalidade orientar os investimentos públicos em infraestrutura de transporte. O objetivo principal do PMUS é integrar os meios de transporte motorizados, e não motorizados, em um sistema coeso, eficiente e sustentável. Ocasionando prioridade ao transporte público e identificando as áreas que necessitam de expansão de alta capacidade. A vantagem desse plano é que ele busca identificar quais trajetos estarão lotados com o aumento da população e que deverão ser prioritários para a implantação de infraestrutura de alta capacidade. Em contra partida, sua desvantagem está na dependência de coletas de dados baseados na colaboração da população que, por muita das vezes fica desacreditada com os projetos e propostas dos gestores públicos por verem uma enorme distorção entre o discurso emitido em épocas de campanhas eleitorais e o praticado depois de tomado posse, como também, de especialistas no assunto a fim de que o poder público apresente o desenvolvimento do plano e, com isso, possa alcançar os anseios e desejos da população. (PREFEITURA DO RIO DE JANEIRO, 2014).

Nota-se que há uma contínua busca em equacionar essa questão de dificuldade de mobilidade urbana por meio dos transportes urbanos, uma vez que é sabido da precariedade que se encontram muitas estradas do Estado do Rio de Janeiro por falta de manutenção impossibilitando quaisquer locomoções com maior rapidez, independentemente, de o tempo estar firme ou chuvoso.

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6 3.3 Sistemas Online

Observa-se que alguns órgãos de gestão pública já vêm utilizando, há muito tempo, ferramentas online, em detrimento ao meio físico, para acelerar a recepção das informações. A Receita Federal do Brasil, por exemplo, durante anos recebia as Declarações de Imposto de Renda, tanto pessoa física quanto jurídica, por meio de formulário (papel). Com a finalidade de fazer seguir tais informações com maior rapidez, ela disponibilizou um programa (sistema online) onde, anualmente, os contribuintes fazem “download” (baixam) e ali preenchem o formulário para, posteriormente, encaminhar via internet. (RECEITA FEDERAL DO BRASIL, 2017).

Com a implantação de sistemas on-line (internet) é evidente que existirá sua vantagem e desvantagem. A vantagem está em não depender de transportes terrestres para fazer com que as informações necessárias, concernentes aos abonos e faltas, cheguem ao setor de folha de pagamento de forma simples e rápida. Porém, a sua desvantagem está em inserir a nova proposta de trabalho na vida profissional dos empregados que, muitas das vezes, não acompanharam esse tipo de evolução tecnológica. Pois durante longos anos de trabalho o “papel” era utilizado como único meio de comunicação. (RODRIGUES, 1988)

3.4 Ferramenta de Gestão 5w2h

Por outro lado, fazendo uso da ferramenta de gestão 5w2h que tem por significado as primeiras letras dos nomes, em inglês, das normas de procedimento a serem utilizadas no processo. (what – o que será feito (etapas); Where – onde será feito (local); Why – por que será feito (justificativa); When – quando será feito; Who – Por quem será feito (responsabilidade); How – como será feito (método) e How Much – quanto custará (custo)), contribuirá para um bom andamento das atividades. A bem da verdade, o 5w2h nada mais é do que um “checklist”, um mapeamento das atividades onde ficarão estabelecidos: o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais essa atividade deve ser feita. Com a utilização dessa ferramenta será eliminado, completamente, quaisquer dúvidas que possam surgir sobre o processo. A ausência de incerteza agilizará, em muito, a inserção da nova metodologia e o seu desenvolvimento por parte dos empregados de diversos setores ou áreas. Enfim, uma falha na propagação da informação pode acarretar prejuízo e se faz necessário ficar atento a essas questões, e o 5w2h é excelente neste quesito. (PERIARD, 2009)

3.5 A Tecnologia

Sem o uso da tecnologia fica prejudicada a celeridade das apurações das faltas e abonos dos empregados, acarretando um impacto na folha de pagamento. A aplicação da tecnologia adequada aceleraria o processo do tratamento dado às faltas e abonos, minimizando o índice de lançamentos indevidos, como também, o descontentamento por parte dos empregados.

Porém, a implementação de novas tecnologias, Gonçalves (1994) diz que elas vão sempre provocar mudança no ambiente social da organização e é difícil imaginar alguma

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inovação tecnológica que possa ser introduzida na empresa sem provocar algum efeito. O trecho abaixo explica bem o que o autor quer mostrar:

É necessário esclarecer que a nova tecnologia é aquela utilizada em substituição a procedimentos anteriormente adotados na empresa. Assim, uma nova tecnologia pode ser exemplificada pela mudança de procedimentos manuais para o uso de máquinas de datilografia e de calcular, que foram substituídas por microcomputadores, e, atualmente, por redes de computadores. (Gonçalves, 1994 p. 63-81)

Além da importância apresentada acerca da nova tecnologia, faz-se necessário também entender a relevância da informática na organização e no trabalho. Diante disso Rodrigues (1988) destaca que:

A informática muda, portanto, o sentido da supervisão e aumenta o potencial para o controle administrativo, uma vez que permite a obtenção de medidas mais precisas, melhora a capacidade de comunicação à distância e possibilita a aplicação de rotinas sintetizantes. Uma outra aplicação é que a direção não tem mais que se basear na gerência média para obtenção de informações. Na medida em que as novas tecnologias melhoram os sistemas de informação, elas fazem com que certas informações viajem com maior rapidez do nível operacional ao gerencial, favorecendo a centralização de decisões. (Rodrigues, 1988, p. 46)

Destaco que nas relações de emprego o uso da tecnologia se tornou uma aliada, por proporcionar maior celeridade aos processos. O eSocial, por exemplo, um projeto do governo federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados, é uma nova forma de registro dos eventos trabalhistas que substituirá a forma tradicional no envio de informações, unificando e padronizando sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição, constituindo um ambiente nacional.

É certo que toda mudança implica diretamente na cultura da empresa, pois o que é visto de maneira segmentada, e independente, passará a ser visto de forma integrada permitindo maior controle por partes dos gestores.

E para que se alcance o sucesso nesse caso, inicialmente é necessário angariar o comprometimento de toda a empresa, estabelecer a conscientização de que cada um terá um papel a desempenhar, visto que muitos processos precisarão ser revistos, melhorados e/ou até mesmo criados. (RODRIGUES, 1988)

4 – Plano de Ação

Diante dos fatos apresentados há um plano de ação para tratar o problema relatado. Esse plano consiste na implementação da Autorização Online. Essa autorização será feita da seguinte forma: os encarregados responsáveis pelos gerenciamentos das faltas e abonos, uma vez executadas as apurações das frequências dos empregados, lotados em seus departamentos, encaminharão através da internet um arquivo, em planilha Excel, contendo mês, ano, registro, nome, faltas ou abonos dos empregados. Com isso agilizará a recepção das informações referente às faltas e o abono a tempo de serem lançadas em folha de pagamento sem que haja equívocos de grandes proporções. Seguem o demonstrando como ocorriam os processos através da Correspondência Interna e como ocorre com a Autorização Online:

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Fluxograma utilizando a Fluxograma utilizando a Correspondência Interna Autorização Online

Observa-se no fluxograma, utilizando a Correspondência Interna conforme apresentado acima, as etapas por onde passam as informações e, que demando enorme tempo, quando utilizado o transporte terrestre, até o seu destino final. Nota-se no fluxograma,

Início Gerência do Interior do Estado do RJ Abonos e Faltas Coordenação de Folha de Pagamento do Estado do RJ Inserção em Folha de Pagamento Interior do Estado do RJ Fim Início Gerência do Interior do Estado do RJ Abonos e Faltas Coordenação de Folha de Pagamento do Estado do RJ Inserção em Folha de Pagamento Interior do Estado do RJ Fim Transporte Terrestre Internet

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utilizando a Autorização Online também apresentado acima, que há uma diminuição, considerável, de tempo quando utilizando a internet, fazendo com que tais informações cheguem ao seu destino com maior celeridade.

Utilizando a ferramenta de gestão 5W2H, também conhecida como plano de ação visualiza-se os principais elementos que serão necessários para dar maior celeridade à recepção dos dados referentes às faltas e abonos de empregados do interior do Estado do RJ.

O que fazer

Onde Por quê Quando Quem Como Quanto

(What) (Where) (Why) (When) (Who) (How) (How Much)

Implantar a Autorização Online. Nos postos gerenciais de trabalho localizado no interior do Estado do RJ. Para agilizar a recepção das informações referente às faltas e abonos dos empregados. Todas às vezes que executar apuração das frequências dos empregados. Os encarregados responsáveis pelo gerenciamento das faltas e dos abonos dos empregados. Encaminhar através da Internet um arquivo, em Excel, com as informações apuradas. Implementar a autorização on line requer um custo que deverá ser levantado, estudado e viabilizado. 5 – Conclusão

Portanto, hoje em razão da entrega dos comprovantes das faltas e abonos, através da Correspondência Interna, a Coordenação de Folha de Pagamento não dispõe de uma certeza de que tais informações serão inseridas, em tempo, na folha de pagamento ocasionando um transtorno enorme com descontos indevidos, ainda que seja feita a correção dos mesmos o mais rápido possível.

Já com a Autorização Online, essas informações chegariam bem mais rápidas, acabando com quaisquer equívocos, uma vez que elas viriam através da internet. Dessa maneira, aquele sentimento de desagrado dos empregados, por terem a incerteza de como serão os seus pagamentos, seria extinto.

A história demonstra que, com o advento de novas tecnologias, principalmente a informática, tem auxiliado no que se refere a dar celeridade nos procedimentos que antes eram feitas de formas manuais.

Com a implantação da Autorização Online das faltas e abonos, nos postos gerenciais de trabalho localizado no interior do Estado do Rio de Janeiro não será diferente. Uma vez que diminuiria a enorme divergência entre as informações recebidas, atualmente, e a real situação acerca das frequências dos empregados. Com isso, haveria uma considerável queda de retrabalho em virtude dos acertos que são feitos após o fechamento da folha de pagamento.

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A Autorização Online facilitaria a vida funcional de todos os agentes envolvidos nessa questão, desde os empregados que apresentam suas justificativas até os encarregados que teriam menos trabalho com o envio das faltas e abonos que demandam tempo diante da situação caótica de mobilidade dos transportes terrestres no Estado do Rio de Janeiro, principalmente na Região Metropolitana e mais tempo para executarem suas funções.

Espera-se com a Autorização Online corrigir os erros de tratamento da folha de ponto que impactam, substancialmente, na folha de pagamento e o início da preparação para a implantação do eSocial.

6 – Referências:

DEL5452-PLANALTO. Disponível em:<

www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/del5452.htm>. Acesso em 24 de mai. 2017.

ESOCIAL. Disponível em:<http://www.esocial.gov.br/doc/MOS Manual Orientacao eSocial

v2.2pdf>. Acesso em: 23 de mar. 2017.

GONÇALVES, José Ernesto Lima. Os impactos das novas tecnologias nas empresas prestadoras de serviços. RAE – Revista de Administração de Empresas, v. 34, n. 1, p. 63-81, jan./fev. 1994.

MARTINS, S.P. Direito do Trabalho. 10 ed., ver. atual. e ampl. – São Paulo: Atlas, 2000. RODRIGUES, Suzana Braga. A informática na organização e no trabalho. RAE – Revista de Administração de Empresas, v. 28, n. 3, jul./set. 1988.

PERIARD, GUSTAVO. O que é o 5w2h e como ele é utilizado, 2009. Disponível em:<http://www.sobreadministracao.com/o-que-e-0-5w2h-e-como-ele-e-utilizado/>.Acesso em: 15 de abr. 2017.

PMUS. Disponível em:<http://www.rio.rj.gov.br/web/pmus/sobre>. Acesso em: 12 abr. 2017. RECEITA FEDERAL. Disponível em:<idg.receita.fazenda.gov.br/programas-para-download>. Acesso em: 24 mai. 2017.