Finanças
Índice
1. APRESENTAÇÃO ... 1
1.1. Primeiro Acesso ... 1
1.2. Conhecendo a Plataforma ... 3
1.2.1. Seleção de Empresa ... 3
1.2.2. Sair do sistema/Minhas Configurações ... 4
1.2.3. Suporte Online ... 5
1.2.4. Ajuda. ... 6
1.2.5. Retornar a Tela Principal ... 6
2. CADASTRO DA EMPRESA ... 7
2.1. Configurando cadastro da Empresa para o Finanças ... 7
3. CONTROLE DE PERMISSÕES... 22
3.1. Controle de Permissões ...22
3.2. Cadastro de Usuários ...23
4. MINHAS CONFIGURAÇÕES ... ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO. 5. CONFIGURAÇÃO DA EMPRESA ... 28
5.1. Geração de Calendário ...28
5.2. Manutenção de Calendário ...28
5.3. Integrações ...29
6. FINANÇAS ... 32
6.1. Primeiro Acesso Finanças ...32
6.2. Menu Cadastros ...33
6.3. Contas Tesouraria ou Portadores ...34
6.5. Serie ...38 6.6. Centro de Custos ...38 6.7. Critérios de Rateio ...39 6.8. Operação Financeira ...39 6.9. Operação Contábil. ...41 7. CONTRATOS ... 48 7.1. Cadastros de Contratos. ...48 7.2. Reajuste de Contratos ...53 7.3. Analise de Rentabilidade ...54 8. CONTAS A RECEBER ... 55 8.1. Títulos a Receber ...55 8.2. Manutenção de Títulos ...59 8.2.1. Baixa de Parcelas ... 59
8.2.2. Estornar Baixa de Parcelas. ... 62
8.2.3. Cancelar Títulos ... 62
8.2.4. Renegociar Títulos a Receber ... 63
8.3. Cobrança Bancaria ...65
8.3.1. Gerar Boleto ... 66
8.3.2. Gera Remessa ... 66
8.3.3. Importar retorno ... 67
8.3.4. Enviar e Publicar boletos ... 68
9. CONTAS A PAGAR... 70
9.1. Títulos a Pagar ...70
9.2. Manutenção De Títulos...73
9.2.1. Autorizar Pagamentos ... 74
9.2.2. Baixa de Parcelas ... 74
9.2.3. Estornar baixas de parcelas a pagar ... 76
9.3. Previsão a Pagar. ...79 9.4. Manutenção da Previsão. ...82 10. FINANCEIRO ... 84 10.1. Manutenção de Faturamento. ...84 10.2. Estorno de Faturamento. ...87 10.3. Lançamento Simplificado ...88 10.4. Conta Corerente ...90 10.5. Tesouraria ...96 10.5.1. Lançamentos ... 96 10.5.2. Conciliação Bancaria ... 99 10.5.3. Fluxo de Caixa ... 105 10.6. Fluxo Financeiro ... 108 11. INTEGRAÇÃO ... 111 11.1. Integração Contábil ... 111 11.2. Integração Fiscal. ... 117 12. RELATÓRIOS ... 124
12.1. Recibo de Serviços Prestados ... 124
12.2. Conta Corrente ... 125 12.3. Títulos a Receber ... 125 12.4. Títulos a Pagar ... 126 12.5. Títulos Ativos ... 126 12.6. Baixa de Títulos ... 127 12.7. Retorno Bancário ... 127 12.8. Previsão a Pagar. ... 128
12.9. Resultado por Centro de Custo ... 128
13. CONFIGURAÇÃO DA INTEGRAÇÃO SGC X PS ... 130
Apresentação
1.
A Plataforma Sage visa dinamizar os negócios e o fluxo de processos das empresas com ganho de tempo e maior controle. Através do Portal de Relacionamento, além de digitar eventos variáveis para a folha de pagamento, ler publicações e enviar solicitações de serviços, poderá registrar novos
funcionários e consultar os registros dos funcionários já cadastrados, gerar protocolos e controlar as pendências de documentos para envio a empresa contábil.
1.1.
Primeiro Acesso
A Plataforma Sage foi desenvolvida para acesso em ambiente WEB, com a tecnologia CLOUD COMPUTING (Computação em Nuvem). O armazenamento de dados é feito remotamente por meio da internet, e esses mesmos dados podem ser acessados a partir de qualquer computador e em qualquer lugar. Basta ter acesso à internet, e o usuário poderá acessar sua base de dados de qualquer local, apenas utilizando seu navegador de internet, sem a necessidade de um software instalado para acesso. Algumas vantagens da tecnologia de nuvem de computadores:
• Na maioria dos casos o usuário não precisa se preocupar com sua infraestrutura de hardware e sistema operacional, sendo requerida apenas para acesso a internet.
• Atualizações de software automáticas, sem necessidade da intervenção do usuário.
• O usuário reduz seus custos com manutenção de redes físicas e aquisições de softwares.
• Infraestrutura para acessar a tecnologia de nuvem é mais enxuta do que a estrutura habitual.
• Compartilhamento de informações entre usuários é facilitado pelo conceito de armazenamento. Para o primeiro acesso a Plataforma Sage, digite no navegador o endereço da empresa, definido para utilização da Plataforma Sage. Na sequencia digite o usuário e senha. Para um melhor desempenho recomenda-se o uso do navegador Google Chrome.
Informados o login e a senha, marque a opção para lembrar meu login e senha no computador. No primeiro acesso será solicitada uma nova senha para o administrador.
A nova senha deve conter, no mínimo, 6 (seis) caracteres e 3 (três) dos 4 (quatro) grupos de caracteres abaixo:
- Letras maiúsculas (A a Z); - Letras minúsculas (a a z); - Algarismos (0 a 9);
1.2.
Conhecendo a Plataforma
Na área de trabalho da Plataforma Sage, você irá encontrar as rotinas mais utilizadas no sistema e as principais informações macro sobre cada um dos Módulos, as quais são atualizadas conforme as movimentações que são realizadas no sistema.
1.2.1.
Seleção de Empresa
Ao clicar em na barra de ferramentas, onde esta informada a Razão Social da empresa selecionada para trabalho, será apresentada uma tela para seleção de outra empresa de trabalho e estabelecimento de trabalho. Conforme a empresa selecionada as informações contidas nas funções são alteradas. Você pode ter acesso a uma empresa ou a um grupo de empresas.
1.2.2.
Sair do sistema/Minhas Configurações
Em Minhas configurações selecione a empresa de trabalho padrão, todos os acessos a plataforma irão abrir nesta empresa.
Você também poderá alterar a sua senha de acesso a Plataforma, basta informar a senha atual e a nova para alteração.
Após, selecione as rotinas na que deseja receber alertas automáticos de quando forem movimentadas.
Os alertas serão gerados no ícone .
Para sair do sistema, basta clicar sobre o seu usuário e em Sair.
1.2.3.
Suporte Online
Quando houver dúvidas sobre o sistema, o usuário pode recorrer ao nosso suporte online, basta selecionar o ícone do suporte e após, escolher o modulo no qual possuí dúvidas. Assim, o sistema irá direcionar o usuário ao suporte via chat.
1.2.4.
Ajuda.
Na opção Ajuda, você ira encontrar os acessos rápidos para Academia Sage, a qual disponibiliza vídeoaulas gravadas que o ajudarão em suas dúvidas e acrescentarão conhecimento sobre o sistema.
A Opção Espaço do Cliente possibilita a abertura de chamados off-line ao suporte, ou seja, você detalhará sua dúvida, que será direcionada a um dos atendentes.
1.2.5.
Retornar a Tela Principal
Para retornar a tela principal do sistema, após selecionar qualquer uma das funções, basta clicar em Home na Barra de Acessos.
1.2.6.
Acessos Rápidos
Basta passar o mouse sobre o nome Plataforma Sage para que as opções de acessos rápidos fiquem visíveis.
Cadastro da Empresa
2.
2.1.
Configurando cadastro da Empresa para o Finanças
No menu Configurações serão cadastradas as empresas para controle das atividades diárias e financeiras, os clientes e fornecedores e comunicados aos seus colaboradores internos.
A Plataforma Sage é multiempresas, desta forma, poderá cadastrar as demais empresas que possui.
Para iniciar o cadastro clique em Novo. Na tela Cadastro de empresa, preencha os campos conforme orientações abaixo:
Código: Caso possua o sistema Sage Software Contábil, o código deve ser o mesmo da empresa cadastrada em Empresas / Cadastro de Empresa.
Ao realizar a integração entre o Sage gestão Contábil e a Plataforma Sage, o plano de contas desta empresa será integrado, para que seja realizada a parametrização na Plataforma Sage da integração contábil e fiscal, com o Sage Contábil.
CNPJ/CPF: Preencha com o CNPJ da empresa ou CPF. Razão Social: Informe a razão social da empresa
Período máximo de fluxo de caixa: informe o número de meses que deseja visualizar o fluxo de caixa em Financeiro / Consultas /Fluxo de Caixa.
Logomarca: Importe a logomarca da empresa. O tamanho máximo é de 500 KB.
A logomarca da empresa será utilizada no Portal de Relacionamento e para emissão dos boletos de cobrança e recibo de serviços prestados.
No menu Relacionamento, marque como deseja receber os alertas de não leitura dos clientes das publicação no portal de relacionamento.
No menu Estabelecimentos serão cadastrados matriz e filiais da empresa e seus parâmetros. Para cadastrar clique em Novo.
Na tela Cadastro do estabelecimento, teremos as abas: Gerais e Documentação. Preencha os dados solicitados nestas abas e clique em Salvar.
Ao salvar será habilitado o menu lateral com as opções: parâmetros tarefas, financeiros, faturamento, contábeis, usuários e parâmetros eSocial.
O menu Parâmetros Tarefas possui as abas: Parâmetros e Movimentação. Em parâmetros temos as seguintes opções:
Usuários podem executar múltiplas tarefas simultaneamente: Marque esta opção para que o analista possa iniciar a execução de mais um serviço ao mesmo tempo.
Utiliza apontamento de horas: Ao marcar esta opção, na movimentação das tarefas, a
informação da data e hora inicial e final será obrigatória. Este apontamento é utilizado para apuração de custos.
Permite a conclusão de tarefas sem iniciá-las: Marcada esta opção, o analista não precisa iniciar a tarefas e poderá pará-la ou concluí-la, informando manualmente a hora inicial. Desmarcada, obrigatoriamente, deverá iniciar a tarefas antes de parar ou concluir.
Listar serviços recorrentes na abertura de Ordem de Serviço: Marcada esta opção, na geração de ordens de serviços pela rotina Tarefas / Cadastros/Ordem de Serviço, trará todos os serviços
cadastrados (eventuais e recorrentes). Desmarcada trará apenas os eventuais para seleção.
Geração de calendário: Marque as opções que deseja considerar como dia útil.
Dica: marque Considerar sábado como dia útil, para que na geração do serviço folha de pagamento e, por exemplo, sábado, seja considerado como dia útil.
Na aba Movimentação, estando marcadas as opções ao parar, concluir ou transferir as tarefas o preenchimento do histórico é obrigatório.
Clique em Salvar e no menu lateral em Parâmetros Financeiros.
Os campos de percentual de multa por atraso e juros por dia serão utilizados para cálculo de valores referentes à baixa de títulos a receber em atraso.
Nos campos Conta tesouraria, deverá informar a conta tesouraria que utilizará para gerar títulos a receber e a pagar. A conta tesouraria preenchida no cadastro do cliente tem prioridade sobre a
informada no cadastro do estabelecimento.
O campo Série determina a sequência numérica dos títulos a receber e a pagar. Definido no cadastro das Séries.
Na opção “Exige autorização para pagamentos de títulos”, ao seleciona – lá, todos os
pagamentos de títulos, só serão gerados mediante a autorização, caso ao contrario, não serão listados na grid para a baixa de parcelas.
Para autorizar os pagamentos, acesse: Contas a Pagar/Manutenção de Títulos/Autorizar Pagamento.
Nas informações para faturamento, informe a descrição para o contrato e décimo terceiro. Exemplo: Honorário Mensal e Fechamento de Balanço. Esta denominação sairá no demonstrativo do recibo e boleto.
No quadro Envio de boletos informe o e-mail do departamento responsável pelo financeiro e a quantidade de dias para receber um e-mail de aviso de não leitura do boleto pelo cliente quando este for
enviado através do portal de relacionamento. Este e-mail será apresentado na mensagem enviada aos clientes com os boletos de cobrança.
Na aba Baixa de títulos, informe as contas de Multas recebidas, Juros recebidos, Multas pagas e Juros Pagos, como também os Centros de custo. Utilize as contas cadastradas no plano financeiro.
Clique em salvar no menu lateral, em Parâmetros Tributação.
Neste caso, preencha a alíquota de contribuição do ISS e as alíquotas para retenção de tributos (PIS, COFINS, CSLL e IRRF), de acordo com a tributação da empresa. Também é necessário informar a base de mínima para retenção desses tributos, as quais já são automaticamente sugeridas pelo sistema. Se informada alíquota, a retenção será processada automaticamente ao faturar itens que tenham esta incidência (cuja opção ‘Não sujeito à retenção de INSS’ não esteja marcada) e cujo valor a ser retido seja igual ou maior do que o valor mínimo.
A opção ‘Não sujeito à retenção de INSS’ está presente nos cadastros de Serviços, Contratos e Itens de Faturamento da Conta Corrente.
Em Parâmetros de Faturamento:
Informe o número da última NF ou RPS emitida, a espécie e o modelo de nota emitida. Deseja-se que os serviços sejam discriminados na nota fiscal deverá marcar a opção “Discriminar os serviços na
nota fiscal”, bem como as opções “Listas número e vencimento do título na nota fiscal” e “Listar retenção de impostos na nota fiscal.”
Descrição dos Serviços para NF: Descreva qual e o serviço que a sua empresa presta para o seu cliente, exemplo contabilidade o serviços prestado, serviços contábeis.
Observação a listar na NF: Informe as observações que deseja que apareça descrito na nota fiscal.
Empresas enquadradas na lei da transparência pública da União, dos estados e municípios conforme Lei Complementar nº 131/2009 - LC 131 marque Listar valor aproximado dos tributos.
Selecione o código NBS, o percentual e fonte o sistema ira preenche automaticamente conforme o serviço selecionado.
Em Nota Fiscal de Serviços Eletrônica deve ser preenchida caso emita NFS-e.
Preencha todos os campos em negrito, se a empresa e optante pelo simples ou não, o Cnae da empresa sendo qual e a atividade que a empresa exerce, qual e o grupo de serviço e tipo de serviços.
O campo Certificado digital A-1 será habilitado sempre que a prefeitura do município informado no cadastro do estabelecimento exigir assinatura digital para o envio de lotes de RPS.
Se possuir o sistema Sage Gestão Contábil e realizar a integração fiscal, informe o tipo do lançamento e serviço. Caso não emita Nota fiscal eletrônica (Nfs-e), carregue o modelo ERC da Nota fiscal. Este procedimento deverá ser realizado pelo Consultor de Implantação.
Nesta tela é disponibilizado link para acesso à área de download do instalador do aplicativo Cliente de Impressão – Plataforma Sage: http://cas.ebs.com.br/centralajuda/impressaocgw.jsp. Este programa deve ser instalado em um computador local, através do qual a impressão será realizada.
Na opção de Incidência de impostos nos lançamentos de reembolso, com as opções: Não sujeito à retenção de IRRF;
Não sujeito à retenção de ISS; Não sujeito à retenção de INSS;
Não sujeito à retenção de PIS/COFINS/CSLL;
As opções devem ser selecionadas conforme o padrão da empresa, podendo ser alteradas conforme a necessidade do estabelecimento. Essa configuração será considerada na rotina de lançamento simplificado, no lançamento em conta corrente e na rotina de lançamento de reembolso pela Tesouraria.
Se utilizar a integração contábil, poderá parametrizar nesta tela as contas contábeis para títulos a receber e a pagar. Os campos clientes e adiantamentos de clientes só precisam ser informados caso a empresa utilize uma mesma conta contábil para todos os clientes, caso contrário será necessário informar as contas contábeis no cadastro de cada cliente.
Observação: Não há cadastro de contas contábeis no sistema. O plano contábil do escritório é importado do Sage Gestão Contábil no momento em que a integração é realizada.
Clique em Salvar e no menu lateral em Parâmetros eSocial: . Adicione as empresas que irão receber os lançamentos de afastamentos e comunicados de acidente de trabalho.
Clique em Salvar e no menu lateral em Usuários. Adicione os usuários que terão acesso ao estabelecimento para visualização dos serviços e cadastros, conforme configurações de permissão.
2.2.
Configurações Cadastro Cliente e Fornecedor.
Para cadastrar um Cliente ou fornecedor, acesse em Configurações/Cadastros/Clientes /Fornecedores, clique em Novo.
Código: Caso possua o sistema Sage Software Contábil, o código deve ser o mesmo da empresa cadastrada em Empresas / Cadastro de Empresa. Ao realizar a integração entre o Sage gestão Contábil e o Plataforma Sage, o plano de contas desta empresa será integrado para realizar a parametrização no Plataforma Sage da integração contábil e fiscal com o Sage Contábil.
Razão Social: Informe a razão social da empresa Site: Informe o site da empresa caso tenha.
Nome Requerente: pessoa responsável pela solicitação da CND (por exemplo: diretor, administrador, representante legal)
CPF Requerente: CPF válido do requerente.
Número do imóvel rural: informar o número do imóvel, quando possuir e desejar realizar o controle da certidão específico.
Clique em salvar para habilitar o cadastro do Estabelecimento. Clique em novo e preencha todos os campos obrigatórios.
Os menus Equipe de trabalho, Tabelas de Preços, tipos de cliente, usuário de relacionamento, controle de vencimentos e Parâmetros eSocial, serão abordados em seus respectivos módulos.
No Menu Parâmetros Financeiros, no cadastro do cliente ou fornecedor este campo só será preenchido caso as informações deste cliente for diferente do que cadastrou nos parâmetros financeiros da sua empresa.
Preencha todos os campos em negrito conforme descrito abaixo:
Conta Tesouraria: Informe qual e a conta tesouraria ( Banco ou caixa ) no qual ira gerar a movimentação com os boletos .
Serie: Informe a serie que ira utilizar para estes lançamentos, percentual de multa por atraso no qual gera nos boletos e o percentual de juros por dia, a quantidade de dias que dará para que este boleto vá para protesto.
Instruções: Preencha com as instruções do banco, que consta nos seus boletos bancários. Em informação para Envio e publicação de Boletos: Selecione qual e a forma que deseja encaminhar estes boletos para o seu cliente, podendo ser por E-mail e pelo Sage Relacionamento selecionando a opção e-mail informe qual e o e-mail.
A opção de informações para geração de Títulos a pagar só será habilitada quando o cadastro do estabelecimento/em classificação estiver informado Ambos ou Fornecedor.
Informe a conta contábil deste cliente em Parâmetros Contábeis do Cliente.
Em Destinatários de Boleto: Informe o e-mail do seu cliente que deve receber os boletos bancários.
Controle de Permissões
3.
3.1.
Controle de Permissões
Defina as permissões que cada usuário terá na Plataforma Sage.
O grupo 1-Publicações e Pendências já irão automaticamente cadastrado e, por ser um registro do sistema, não pode ser alterado ou excluído.
Exemplos de grupos de permissões que podem ser cadastrados: • Administradores (acesso total);
• Solicitações (permissão para solicitar serviços);
• Folha de pagamento (permissão a todas as rotinas deste módulo);
• Digitação de eventos (permissão apenas para digitar eventos da folha), etc.
Para cadastrar, clique em Novo, informe a descrição e clique no botão salvar.
3.2.
Acesso as Rotinas
Defina os acessos para cada grupo de permissões cadastrado para acesso as rotinas da Plataforma Sage. Estão disponíveis as seguintes combinações de permissões:
Sem acesso: para bloquear o acesso a uma determinada rotina, basta deixar desmarcada a opção ‘Acesso’. A rotina aparecerá desabilitada;
Com acesso: esta permissão tem comportamento diferente dependendo das demais permissões de cada rotina. Se a rotina possuir checkbox também na coluna ‘Alteração’, a permissão de ‘Acesso’ garantirá apenas acesso à consulta, já que os controles estarão nas permissões de alteração. Se, porém, a rotina possuir checkbox apenas na coluna ‘Acesso’, então esta permissão garantirá acesso total à
Com acesso e alteração: permite controle total da rotina, exceto exclusões;
Com acesso e exclusão: permite utilizar a rotina e excluir registros (somente cadastro de usuários ainda sem nenhuma publicação ou outro vínculo), mas não alterar;
Com acesso, alteração e exclusão: disponível somente para o cadastro de usuários, permite controle total da rotina. Porém, conforme citado, a exclusão é bloqueada quando o cadastro do usuário já possuir algum vínculo, como publicações, solicitações, etc.
3.3.
Cadastro de Usuários
Para cadastrar um usuário clique em Novo. Será habilitada uma nova tela com o próximo código disponível para cadastro. Informe o Nome do usuário, o contexto já pré definido como Administrativo, o grupo de permissões, o login deve ser um e-mail válido e senha do usuário
Ao clicar em Salvar, será habilitado o menu do lado esquerdo. No item Equipes, vincule o usuário a uma equipe já cadastrada, lembrando que essa informação pode ser vinculada no cadastro de equipes do módulo Tarefas. Para adicionar equipes já cadastradas ao usuário, clique no botão Adicionar Equipes, marque as equipes desejadas na tela de inclusão e clique no botão Adicionar Selecionados no Usuário.
A mesma lógica é utilizada na vinculação de estabelecimentos, o usuário pode ser vinculado aos estabelecimentos desejados. Pode ser informado, também, o custo do funcionário para o escritório bastando preencher os campos do item Controle de Custos. Deve ser informado o usuário, a data de inclusão da informação, o custo por hora, percentual de encargos, custo de encargos, valor hora de outros custos, e ao clicar no botão salvar, será vinculado o saldo do total dos custos ao cadastro de funcionário. Estas informações aliadas às informações de tarefas impactarão nos cálculos de custo e rentabilidade do escritório contábil.
Em Grupos Relacionamento informe a que tipos de grupos de publicações que o usuário poderá enviar publicações. Por exemplo: poderá ser cadastrado o grupo Recursos Humanos e ao realizar publicações referentes à folha de pagamento, admissão, férias e demais documentos inerentes ao departamento o usuário deverá selecionar este grupo, assim somente os usuários da empresa pertencentes a ele terão acesso a estes documentos.
Para o escritório que possui o Sage Gestão Contábil (SGC), o cadastro de usuários é realizado em Sage Gerenciador de Sistemas / Usuários / Cadastro de usuários, marcando-se a opção "Integrar Usuário" e informando-se o e-mail deste usuário.
Para os usuários integrados com Plataforma Sage através do Sage Gestão Contábil, é habilitada na barra de atalhos dos módulos fiscal, contábil, Folha de pagamento e Patrimônio, o acesso a
Configuração da Empresa
4.
4.1.
Geração de Calendário
Nesta tela será gerado o calendário para as rotinas dentro do Sistema.
Acesse Configurações> Configurações da Empresa,>Geração de Calendário, para geração do calendário.
O sistema disponibiliza três opções: • Considerar sábado como dia útil; • Considerar domingo como dia útil; • Considerar feriados como dia útil.
É importante marcar a opção Considerar sábado como dia útil para controle das obrigações, especialmente os relacionados à folha de pagamento e impostos.
4.2.
Manutenção de Calendário
Na tela de manutenção de calendário, podem ser efetuadas novas alterações e fechamentos de datas no sistema, como feriados municipais e estaduais. Os feriados nacionais em dias fixos já estão parametrizados como Dia fechado. Para alteração de uma data, é necessário selecioná-la no calendário, informar a observação, selecionar a opção Dia fechado e clicar no botão alterar dia.
4.3.
Integrações
Nesta tela é definida a chave de integração e o e-mail do administrador. Esta chave é a mesma informada no Sage Gerenciador de Sistemas para comunicação entre os dois sistemas
4.4.
Registros
O sistema Plataforma Sage é dividido em três módulos. São eles: • Relacionamento;
• Finanças, • Tarefas.
Finanças
5.
Finanças é a arte e a ciência da gestão de ativos financeiros, sendo assim as finanças
corporativas, dizem respeito às formas que têm as empresas para criar valor através do uso de recursos financeiros.
O Sage finanças permite o controle de todos os contratos que sua empresa possui com seus clientes, facilitando o faturamento, tanto dos valores contratuais, quanto de outros valores cobrados dos clientes, como: reembolsos, emissão de decore, entre outros.
5.1.
Primeiro Acesso Finanças
No seu primeiro acesso ao Modulo Finanças efetue a configuração inicial, conforme as necessidades do seu dia a dia.
O sistema trará um passo a passo com opções, na qual deve selecionar o que ira ou não utilizar dentro do sistema.
• Você Emitira boletos, Remessa e Retorno bancário? ( ) Sim ou ( ) Não
• Você Emitira Notas Fiscais de Serviços? ( ) Sim ou ( ) Não
• Você Pretende Utilizar o Controle de Contas a Pagar ( ) Sim ou ( ) Não
( ) Sim ou ( ) Não
• Você realizara integração com o Sistema de Escrita Fiscal? ( ) Sim ou ( ) Não
• Você realizar a integração dos lançamentos da Tesouraria com o Sistema Contábil? ( ) Sim ou ( ) Não
Conforme as opções selecionadas, as rotinas poderão se tornar ocultas, assim como campos, painéis e etapas. Também deixarão de ser apresentados em: cadastros, filtros de pesquisa e relatórios.
Importante: O usuário que iniciar esta configuração deve concluir todos os passos para que seja liberado o acesso ao sistema para os outros usuários, caso um usuário tente acessar o sistema antes da conclusão completa desta configuração, o sistema ira gerar a mensagem sobre qual usuário está realizando a configuração inicial.
Esta configuração só ira aparecer quando for o primeiro acesso ao modulo Finanças, para os clientes que já utilizam o sistema a mesma fica disponível na rotina Finanças/Configurações, no qual você pode alterar sempre que necessário.
Neste menu você cadastra as rotinas essenciais para utilização do módulo Finanças, como contas que serão movimentas (Caixa e Bancos), plano financeiro para detalhamento das receitas e despesas para tomada de decisões, operações financeiras, entre outros.
5.3.
Contas Tesouraria .
Representa as contas bancárias e a conta caixa da empresa.
Para cadastrar as contas tesouraria clique em Novo e preencha os campos obrigatórios.
Selecione o Tipo Banco para cadastrar as contas bancárias, e caixa para cadastrar o caixa geral. Ao salvar, habilitará a aba Contas contábeis para o tipo Caixa, e Contas contábeis e Carteiras para o tipo Banco.
A seleção da Conta contábil não é obrigatória, mas recomendável, pois, caso utilize a integração contábil com o Sage Gestão Contábil ou Cordilheira, esta informação será exigida.
A configuração da carteira deve ser realizada com auxilio do Consultor de Implantação, pois é necessário o arquivo CONF com os dados da conta bancária.
Para cadastrar uma carteira, clique em Novo.
Informe uma descrição para identificar esta conta, pois para uma mesma conta corrente é possível ter mais de uma carteira.
Ex: Com registro, Sem registro, etc.
Clique em Carregar e localize o arquivo CONF que liberará os dados que deverão ser preenchidos (As informações a serem preenchidas variam de acordo com a Carteira).
Informe o nosso número inicial e final para geração de boletos bancários, conforme contrato com o banco. Verifique o formato de preenchimento fixando o cursor do mouse sobre o campo. Ao iniciar a emissão de boletos pela Plataforma Sage, deverá verificar qual o último “nosso número” emitido pelo sistema anterior e após, informar no campo “próximo nosso número” para manter a sequencia correta dos boletos, evitando duplicidade de “nosso número” e rejeição da remessa junto ao banco.
Selecione a espécie de documento, os layouts de Remessa, Retorno, Boleto impresso e Boleto por e-mail.
*Verifique estas informações com o Banco.
Em Informações ao banco, preencha com as mensagens que serão visualizadas no demonstrativo do boleto e nas instruções.
Ao preencher o percentual de multa, juros e dias para protesto o sistema emitira automaticamente no boleto bancário a seguinte mensagem:
Mensagem preenchida automaticamente com as informações dos campos percentual de juros, multas e dias de protesto.
Mensagem informada no quadro Instruções.
As opções Nosso número gerado pelo banco e Banco emite o boleto devem ser marcadas conforme contrato junto à instituição bancária.
Clique em Salvar para finalizar o cadastro.
5.4.
Plano Financeiro
Representa as contas de receitas e despesas. A quantidade de contas financeiras irá variar de acordo com a complexidade e a variedade de origens e destinos dos recursos da empresa.
Sugere-se iniciar a utilização do sistema com as contas mais básicas ou comuns utilizadas e, conforme aumenta o controle dos processos financeiros, podem-se criar novas contas para obter um fluxo financeiro mais detalhado.
Para cadastrar clique em Novo, informe a descrição da conta e o tipo Despesa ou Receita, caso utilize a integração contábil com o Sage Gestão Contábil ou Cordilheira esta informação será exigida. informe a e clique no botão salvar. O código pode ser alterado a qualquer momento.
5.5.
Serie
Determina a sequência numérica dos títulos a receber e a pagar. Deve-se cadastrar ao menos uma série para o “Contas a receber” e uma série para o “Contas a pagar”. Esta série é solicitada na geração de títulos a pagar e receber.
Todos os campos do cadastro são obrigatórios, porém o campo “Número da última identificação”, pode ser preenchido com 0 (zero). Ao gerar um título a receber ou a pagar o código atribuído será sempre o Número da última identificação + 1. A Sigla é o identificador da série e será solicitada ao criar um novo título.
Dica: procure criar uma série REC, para títulos a receber e uma PAG, para títulos a pagar, facilitando a identificação.
5.6.
Centro de Custos
O cadastro de centros de custo não é obrigatório, no entanto, sugere-se cadastrar ao menos um centro de custo ‘Geral’, que será utilizado nos parâmetros financeiros do estabelecimento da empresa para receber os valores de juros e multas relativos às baixas de títulos.
Este cadastro representa uma hierarquia que pode assumir diversos níveis para facilitar a visualização dos grupos de custos.
Para cadastrar um novo centro de custos secundário, pode-se utilizar o botão Adicionar subconta diretamente no grid do registro desejado.
Também é possível adicionar contas secundárias através da tela de Cadastro de Centro de Custo, selecionando o botão Adicionar subconta.
5.7.
Critérios de Rateio
Permite criar grupos de custo padronizados, com percentuais fixos para facilitar o rateio de custos ao cadastrar títulos ou previsões.
O cadastro é composto pelos painéis ‘Critério de rateio’, com os campos “Código e Descrição” e ‘Inclusão de centros de custo’, com os campos “Centros de custo e Percentual de rateio”, além da grid que lista os registros adicionados com seus respectivos percentuais.
A coluna Estrutura demonstra a hierarquia de cada centro de custo, ou seja, seus registros-pai. O percentual total do rateio sempre deverá ser igual a 100% para que o cadastro possa ser gravado.
5.8.
Operação Financeira
É um dos cadastros mais importantes do módulo Finanças. Sua correta parametrização facilita os lançamentos na tesouraria, pois permite pré-definir a maior parte dos dados exigidos.
As operações financeiras são classificadas de acordo com as seguintes características: Natureza: define se a operação será utilizada para lançamentos de Entrada ou Saída;
Tipo: define se a operação será utilizada para lançamentos manuais na tesouraria ou para baixa de títulos.
Observação: As operações de baixa de título com natureza de saída serão utilizadas na baixa de títulos a pagar e as operações de baixa de título com natureza de entrada serão utilizadas na baixa de títulos a receber.
Na tela de cadastro da operação financeira, selecione a natureza Saída ou Entrada. O Tipo Tesouraria é utilizado nos lançamentos realizados diretamente em Tesouraria /
Lançamentos. E o Tipo Baixa de Título, é utilizado nas rotinas Contas a receber / Manutenção de Títulos / Baixar parcelas e Contas a pagar / Manutenção de Títulos / Baixar parcelas.
Informe a descrição da operação, que será utilizada apenas para identificação do registro. Os campos Histórico e Histórico de estorno devem conter a parte genérica do texto que será gravado como histórico detalhado do lançamento ou estorno de lançamento, respectivamente e visualizado nos relatórios e consultas financeiras.
O Tipo Tesouraria é utilizado nos lançamentos realizados diretamente em Tesouraria /
Lançamentos. E o Tipo Baixa de Título, é utilizado nas rotinas Contas a receber / Manutenção de Títulos / Baixar parcelas e Contas a pagar / Manutenção de Títulos / Baixar parcelas.
Informe a descrição da operação, que será utilizada apenas para identificação do registro. Os campos Histórico e Histórico de estorno devem conter a parte genérica do texto, que será gravado como histórico detalhado do lançamento ou estorno de lançamento, respectivamente e visualizado nos relatórios e consultas financeiras.
É possível vincular a operação financeira a uma operação contábil padrão, para facilitar a contabilização dos lançamentos financeiros. A operação contábil que for informada neste cadastro será sugerida nas rotinas que geram lançamentos financeiros (lançamento da tesouraria e baixa de títulos), permitindo alteração se necessário.
O quadro Inclusão de contas financeiras fica desabilitado para operações do tipo Baixa de título, pois, neste caso, o rateio financeiro já terá sido previamente cadastrado no título a pagar ou receber, cuja baixa for efetuada. Será habilitado, mas não obrigatório para operações do tipo Tesouraria, funcionando como um facilitador para o cadastro de lançamentos manuais na tesouraria, onde as contas financeiras são obrigatórias. Se não informado neste cadastro, o rateio financeiro deverá ser informado ao efetuar lançamentos na tesouraria.
Ao finalizar o preenchimento dos campos, clique em Salvar.
5.9.
Operação Contábil.
Esta rotina possui os parâmetros necessários para gerar os lançamentos contábeis do módulo Financeiro.
Diferentemente das operações financeiras, as operações contábeis não são classificadas por natureza (entrada ou saída), sendo apenas por tipo: Tesouraria ou Baixa de título.
A quantidade de operações contábeis a serem cadastradas pelo escritório dependerá muito da quantidade de detalhes do histórico e lançamentos contábeis que deseja gerar para cada lançamento financeiro.
A contabilização mais genérica possível é conseguida com o cadastro de apenas 4 (quatro) operações contábeis, as quais serão detalhadas a seguir.
Clique em novo para cadastrar uma operação contábil.
Selecione o Tipo Tesouraria ou Baixa de títulos, informe a descrição da operação e clique em Salvar para habilitar o quadro Lançamentos e neste quadro em Novo para incluir as contas que serão vinculadas ao lançamento.
Por exemplo, o elemento de conta contábil ‘Conta tesouraria’ define que, quando for efetuado um lançamento com esta operação contábil será vinculada a conta contábil que estiver informada no cadastro da Conta tesouraria, lançando seu valor a débito ou a crédito conforme o campo em que o elemento estiver selecionado.
No exemplo da figura acima, em um único cadastro de lançamento contábil foi informada tanto a conta Débito quanto a conta Crédito. Desta forma será gerado um único lançamento contábil com Débito = conta contábil da conta tesouraria e Crédito = conta contábil do cliente.
Portanto, os elementos de Conta contábil são definidos através dos campos Débito e Crédito. Para operações contábeis de tesouraria estão disponíveis os elementos Conta tesouraria, Cliente e Fornecedor.
O campo “Valor” define como será calculado o valor do lançamento contábil. Para operações contábeis de tesouraria somente está disponível o elemento Total pago/recebido. Para este campo ainda é possível definir operações de soma ou subtração a fim de obter o valor contábil de cada lançamento. A figura acima apresenta, na ordem, os botões Somar, Subtrair e Limpar valores. Ao clicar em Somar, por exemplo, será acrescentado o símbolo <+> ao campo, devendo ser selecionado o próximo elemento que será somado. Lançamentos contábeis de tesouraria, no entanto, não utilizam soma ou subtração, já que há apenas um elemento de valor.
Uma operação contábil de tesouraria pode conter somente um lançamento – quando elementos débito e crédito são informados no mesmo lançamento – ou dois lançamentos – quando um dos
As operações contábeis de baixa de título possuem mais elementos do que as operações de tesouraria, pois os títulos podem conter valores adicionais, como descontos, juros e multas, que podem ser contabilizados agrupados ou separadamente.
No exemplo da tela anterior foi cadastrado um lançamento contábil separado para cada valor possível em um título a receber:
Lançamentos a débito: Conta tesouraria e Descontos concedidos.
Os lançamentos acima contabilizam baixas de títulos recebidos. Para baixa de títulos pagos a forma de cadastro é a mesma, mudando apenas os elementos de conta contábil e o histórico.
Lançamentos a débito: Fornecedor, Juros pagos e Multas pagas. Lançamentos a crédito: Conta tesouraria e Descontos obtidos.
Contratos
6.
O controle contratual é uma tarefa muito importante para empresas de serviços, já que nos contratos são definidos os direitos e deveres tanto do cliente quanto da empresa prestadora dos serviços. A rotina Contratos foi desenvolvida para facilitar este controle, contendo as informações objetivas definidas no contrato, como o valor a ser cobrado, a forma de reajuste, a data de vencimento, os descontos concedidos, os serviços a serem prestados e a vigência, além de manter um histórico detalhado de todas as alterações contratuais efetuadas.
6.1.
Cadastros de Contratos.
Cadastre para cada estabelecimento do cliente um contrato que será utilizado para o
faturamento. Cada contrato contem os valores a receber a título de honorários e décimo terceiro e são utilizados para a geração dos serviços recorrentes.
Na tela principal, são exibidos os contratos cadastrados para cada estabelecimento. A coluna Tipo de cálculo exibe se o contrato possui valor determinado por um indicador do tipo valor de referência ou se é um valor fixo. Também é exibida a data de encerramento dos contratos por prazo determinado.
Há duas formas de criar contratos: individual ou em lote. A criação de contratos em lote não permite a definição de valores de cobrança, parâmetros financeiros ou itens de contrato (serviços), os quais devem ser adicionados a cada contrato após a criação em lote.
Na tela de criação, no quadro filtros de pesquisa, a opção exibir apenas clientes que não possuem contrato vem marcado. Se desmarcada exibirá todos os clientes com e sem contrato gerado.
No quadro Informações cadastrais preencha com os dados comuns a todos os contratos a serem gerados no lote e no quadro Resultados da pesquisa, selecione os clientes que irá gerar os contratos. Após clique no botão ‘’Gerar contrato para os clientes selecionados’’ para gerar os contratos.
Após gerar os contratos em lote, é necessária a manutenção destes contratos. Na tela de pesquisa de contratos, dê duplo clique sobre o contrato ou para criar um contrato individual, clique em Novo.
Se novo, selecione o cliente e o estabelecimento do cliente. Caso o cliente possua mais de um estabelecimento poderá cadastrar um contrato para cada estabelecimento. Os serviços e faturamento serão gerados por estabelecimento.
Informe ou altere a data de inicio do contrato com o cliente. Caso este contrato seja encerrado, informe a data de encerramento. A partir desta informação de encerramento, não será gerado serviços recorrentes nem faturamento dos valores contratados. Será permitido o faturamento de serviços extras lançados em Conta Corrente.
Marque as opções de retenção caso o cliente não esteja sujeito a estas tributações. Sendo um contrato Novo, clique em Salvar para habilitar as demais opções. Na tela Valores do Contrato clique em Novo para incluir o valor do contrato.
Escolha o tipo do cálculo do honorário mensal: valor fixo ou indicador. Sendo valor fixo, informe o valor do contrato (honorário), sendo Indicador, selecione o indicador e informe o fator de multiplicação (quantas vezes o valor do indicador).
Se possuir desconto, selecione a opção de desconto valor ou percentual e preencha o campo correspondente. No campo acréscimo, informe o valor do acréscimo. Visualize no campo Valor total o que será faturado a título de honorário.
Selecione o dia do vencimento do honorário e marque “Vencimento no mês seguinte ao faturamento”, ou seja, faturo o mês agosto, mas o vencimento é em setembro e antecipar, manter ou prorrogar, caso o vencimento seja em dia não útil (domingos ou feriados). Clique em Salvar e fechar.
No menu lateral, em parâmetros financeiros, informe a conta referente ao honorário mensal e o percentual correspondente. As contas financeiras são necessárias para a geração dos títulos a receber e para o controle gerencial, permitindo visualizar melhor a composição e distribuição das despesas e receitas do escritório através da consulta de fluxo financeiro, em Financeiro / Fluxo Financeiro.
Em Parâmetros de Faturamento, informe as especificações do contrato é décimo terceiro para o faturamento, as descrições dos serviços da nota fiscal e as informações relevantes que irão aparecer em observações da nota.
Importante: As informações para faturamento do contrato são necessárias somente se forem diferentes das informações dos parâmetros do estabelecimento da empresa.
Em Itens do Contrato, vincule todos os serviços recorrentes que devem ser gerados
periodicamente para o cliente. Os serviços vinculados ao contrato serão gerados automaticamente conforme os parâmetros de geração definidos no cadastro de cada serviço. Poderá vincular os serviços selecionando um a um ou através do grupo de serviços.
É possível limitar a quantidade para posterior cobrança do excedente. Na coluna o tipo de quantidade altere para Limitada e na coluna quantidade o limite a ser executado sem custo.
Se para este cliente determinado serviço não for mais realizado é possível informar uma data de encerramento para a geração automática. O serviço continuará sendo gerado para os demais contratos, menos para este. Esta coluna só tem função para serviços do tipo recorrente.
Em Décimo terceiro, selecione o número de parcelas do honorário extra cobrado, marque a opção de cálculo e preencha os campos correspondentes a opção marcada.
Para contratos com menos de um ano, marque como será a cobrança deste valor: 'Proporcional', 'Integral' ou 'Não cobrar'. As opções 'Proporcional' e 'Não cobrar' só serão aplicadas caso a data de Início do contrato seja maior do que 17 de janeiro do ano atual, pois para cálculo dos avos o sistema utiliza o mesmo critério do décimo terceiro de empregados, ou seja, fração de mês igual ou superior a 15 dias será considerada como 1 avo integral e fração inferior a 15 dias será desconsiderada.
O campo vencimento no quadro Parcelas é preenchido quando o Número de parcelas é selecionado. As parcelas serão automaticamente preenchidas, começando sempre por dezembro. Por exemplo, se selecionado Número de parcelas = 1, será carregado apenas o mês de Dezembro, com percentual = 100,000000. Se selecionadas 2 parcelas, serão carregados os meses de Dezembro e Novembro, ambos com percentual = 50,000000. E assim sucessivamente para todos os números de parcelas, até o máximo de 12. Se o faturamento do contrato é no mês seguinte ao faturamento, o vencimento será no caso do mês Dezembro, dia 05 de janeiro.
Para alterar, clique sobre o mês e altere. O mesmo poderá ser feito com os demais campos
Todas as alterações e cadastros vinculados ao contrato são armazenados automaticamente em um histórico completo, que pode ser consultado a qualquer momento. A tela principal da consulta dos históricos, lista a data e hora da alteração, uma breve descrição da natureza da informação alterada e o usuário que o fez. A coluna Tipo classifica os históricos em automático ou manual. Um histórico manual pode ser inserido ao clicar no botão Novo.
6.2.
Reajuste de Contratos
Informe o mês/ano do reajuste, selecione a forma de cálculo: percentual ou indicador e preencha os campos correspondentes à opção, o arredondamento, caso deseje e marque os contratos que terão reajuste. Após clique em Reajustar. Observe que a coluna valor base será alterada.
6.3.
Analise de Rentabilidade
A análise de rentabilidade de contratos é uma excelente ferramenta demonstrativa dos fluxos de cada contrato dentro do escritório contábil. Para obter o demonstrativo, informe os filtros de Pesquisa e clique em apurar rentabilidade, será exibido gráfico em formato de pizza com as faixas de rentabilidade. Ao clicar no setor, conforme a legenda, serão exibidos abaixo os contratos englobados na faixa de rentabilidade.
Observação: Para calcular o custo é necessário informar valores para apuração de custos no cadastro do usuário em Configurações /Controle de permissões/ Usuários e o cliente devem possuir valores de contrato.
Contas a Receber
7.
Este menu possui as rotinas que permitem criar e efetuar a manutenção dos títulos a receber e suas respectivas parcelas.
7.1.
Títulos a Receber
Nesta rotina, consulte todos os títulos Não finalizados, A receber, Recebidos ou Cancelados. Os títulos são gerados através do faturamento da Ordem de Serviço ou pela rotina de
faturamento, no entanto é possível incluir títulos manuais através do “contas a receber”. Esta inclusão manual não terá rastreamento no sistema, uma vez que não terá informação do serviço cobrado, somente o valor.
O título não corresponde a um boleto bancário. Para emitir o boleto bancário deverá acessar a rotina Cobrança Bancária para gerar e emitir o boleto.
Selecione a série, o estabelecimento da empresa contábil, o cliente e estabelecimento do cliente e informe o valor do título, data para o primeiro vencimento, conta tesouraria e demais campos
conforme o titulo, as informações de entrada, no qual corresponde ao valor que foi recebido como uma espécie de adiantamento do título.
Preencha com as informações para os títulos com parcelamento, informe a quantidade de parcelas para o vencimento, se a mesma será no dia fixo ou por intervalo de dias. Se optar por dia fixo informe a data e se este dia for feriado ou dia não útil, antecipa, prorroga ou matem.
A entrada criará uma parcela específica no título com situação Recebido, e seu valor será lançado automaticamente na conta tesouraria selecionado (caixa ou bancos).
Na tela “Entrada” informe o valor da entrada, a data do lançamento, a operação financeira e a conta tesouraria. Os campos operação contábil documento e outras informações não são obrigatórios. Após preencher clique em Próximo.
Preencha com as informações do Rateio Financeiro, informando a conta financeira e sua porcentagem e clique em adicionar. O rateio financeiro (contas financeiras e percentuais), obrigatoriamente, e o rateio de custos (para cada conta financeira), opcionalmente. Para títulos a receber são listadas apenas as contas financeiras de ‘Receita’.
Na tela de Rateio por Centro de custo, a tela de Rateio de Conta Financeira por Centro de Custo. Podem-se adicionar vários centros de custo, contanto que o percentual total seja igual a 100,00%. Também é possível utilizar um Critério de rateio que tenha sido previamente cadastrado, o que agiliza o cadastro, pois os centros de custo e respectivos percentuais já serão carregados do critério de rateio.
Ao clicar em próximo, o cadastro seguirá para a aba Edição de Parcelas. Esta etapa não exige preenchimento, servindo apenas para conferência. No exemplo utilizado nas telas da rotina de contas a receber, foi criado um título com Valor do titulo = 100,00, Número de parcelas = 2, Primeiro vencimento = 26/07/2015 e o próximo vencimento com Dia fixo =26, antecipando em caso de dia não útil.
Com dois cliques sobre uma movimentação qualquer da parcela será aberta a tela de Movimentação da Parcela, com os detalhes da movimentação selecionada, se houver.
O campo Amortização lista o valor efetivamente abatido da parcela, para as movimentações de recebimento ou pagamento. Para baixas integrais, seu valor será sempre igual ao valor da parcela. Para baixas parciais com juros, multas ou descontos, este campo é útil para verificar o valor que efetivamente foi deduzido do principal. Por exemplo, para um débito de 100,00 para o qual foi dado um desconto de 10,00, o valor efetivamente recebido será 90,00, mas o valor a ser amortizado para o cliente serão os 100,00.
O valor amortizado é calculado de acordo com a fórmula: Total recebido – Multa – Juros + Desconto
Observação: O título permitirá exclusão enquanto estiver com situação ‘Não finalizado’, e suas informações poderão ser alteradas, incluindo valores, vencimentos, número de parcelas, etc. Ao clicar no botão Avançar as parcelas serão recalculadas de acordo com as alterações efetuadas.
No entanto, ao clicar no botão Finalizar a situação do título mudará para ‘A receber’ e alterações não serão mais permitidas. Ele poderá ser apenas cancelado ou suas parcelas movimentadas.
7.2.
Manutenção de Títulos
Em manutenção de títulos é realizada a baixa de parcelas, o estorno da baixa, o cancelamento de títulos e a substituição de títulos renegociados.
7.2.1.
Baixa de Parcelas
As parcelas podem ser baixadas em lote ou individualmente. Os recebimentos parciais só podem ser efetuados através da baixa individual. Na baixa em lote, serão baixadas integralmente todas as parcelas selecionadas e o cálculo da multa e dos juros serão automáticos se estiver configurados os campos Percentual de multa por atraso e Percentual de juros por dia nos parâmetros financeiros do estabelecimento da empresa (Configurações/cadastros / Empresas), senão será exibido alerta para o usuário de que as parcelas em atraso serão baixadas sem valor de multa e juros.
Para efetuar a baixa em lote informe os campos do painel ‘Parâmetros para baixa em lote’: Data da baixa, data da liberação e Operação financeira, que são obrigatórios. A Operação contábil e Conta tesouraria são opcionais.
Ao selecionar a Operação financeira a Operação contábil já será sugerida, se tiver sido previamente vinculada à operação financeira.
A Operação contábil não é obrigatória, contudo, se não informada não serão gerados lançamentos contábeis das baixas.
O campo Conta tesouraria só será informado se uma parcela estiver vinculada a conta tesouraria diferente daquela onde o recebimento efetivamente ocorreu. Por exemplo, a parcela foi criada utilizando a conta tesouraria C/C Banco do Brasil, mas o cliente efetuou o pagamento em dinheiro. Neste caso, deverá informar a conta Caixa.
Após preencher os parâmetros e selecionar as parcelas que serão baixadas clique em Baixar. Para efetuar uma baixa individual, basta selecionar a parcela e clicar no botão . Será aberta a tela de Baixa de Parcela, com os seguintes campos habilitados:
Data da Baixa: É a data do lançamento que será criado na tesouraria. O sistema ira preencher automaticamente com a data atual, mas pode ser alterado para uma data menor. Não pode ser informada uma data futura. Se a data estiver fechada na tesouraria (conciliada) não será permitido o lançamento na mesma;
Data da Liberação: O sistema ira preencher com a data atual, mas pode ser alterado para uma data menor. Não pode ser informada uma data futura. Se a data estiver fechada na tesouraria
(conciliada) não será permitido o lançamento na mesma;
Dias em atraso: Neste campo o sistema ira trazer a quantidade de dias, que o titulo esta em atraso.
Saldo Inicial: O valor original do titulo.
Multa: O valor da multa é calculado automaticamente quando em atraso e permite alteração; Juros: Também calculado automaticamente, permitindo alteração;
Valor Total: O sistema ira efetuar o calculo de todos os valores deste titulo, valor original – descontos + Multas e juros.
Valor recebido: Este valor não é sugerido pelo sistema, e deve ser preenchido pelo usuário com o valor efetivamente recebido, já considerando descontos, multa e juros. Se for informado o mesmo valor do campo Valor total a baixa será integral, ou seja, a parcela terá sua situação alterada para ‘Recebido’. Se informado valor menor do que o Valor total será uma baixa parcial, e a parcela continuará com situação ‘A receber’.
Valor da Amortização: Este valor é preenchido automaticamente, após ter preenchido o campo valor recebido.
Operação financeira: Será carregada da pesquisa da baixa em lote. Somente são listadas operações financeiras do Tipo = ‘Baixa de título’ com Natureza = ‘Entrada’;
Operação contábil: Será sugerida a operação contábil vinculada à operação financeira
selecionada. Mas pode ser alterada ou deixada em branco (neste caso a baixa não irá gerar lançamentos contábeis);
Conta tesouraria: Este campo já está cadastrado na parcela, mas pode ser alterado na baixa, já que há situações em que o recebimento é realizado em conta tesouraria diferente da prevista;
Observações: Campo descritivo opcional, o que for informado neste campo será gravado no campo de Observação da movimentação de baixa da parcela.
7.2.2.
Estornar Baixa de Parcelas.
Permite consultar e efetuar o estorno dos recebimentos das parcelas.
Para gravar o estorno basta selecionar o recebimento desejado, informar a data do estorno o Motivo e clicar em Estornar. Será criada uma movimentação de estorno na parcela e um lançamento inverso à baixa na conta tesouraria (lançamento de saída), reabrindo o saldo da parcela. Se a parcela estiver com situação = ‘Recebido’, voltará a ficar com situação ‘A receber’. Também serão criados os lançamentos contábeis com natureza invertida, caso o lançamento estornado possua operação contábil informada.
O estorno é sempre lançado na tesouraria com a data em que foi criado (data atual). Se a data estiver conciliada não será permitido o lançamento. Se estiver aberta, o campo Data de lançamento pode ser posteriormente editado no lançamento da tesouraria, se necessário.
7.2.3.
Cancelar Títulos
Permite cancelar o saldo a receber dos títulos e suas respectivas parcelas.
Nesta rotina não é possível selecionar parcelas, somente títulos. Ao selecionar um título e executar seu cancelamento todas as suas respectivas parcelas com situação ‘A receber’ ou ‘Não finalizada’ serão automaticamente canceladas.
A tela acima apresenta a movimentação de cancelamento criada em cada parcela de um título cancelado. Parcelas parcialmente baixadas ou com situação ‘Recebido’, se houver, não serão canceladas. Apenas o seu Saldo a receber será zerado para não ser considerado no fluxo de caixa e no fluxo
financeiro.
A situação da parcela só será alterada para ‘Cancelado’ se não contiver nenhuma baixa. Se houver alguma baixa, parcial ou integral, a situação da parcela ficará como ‘Recebido’, pois ao menos parte de seu valor foi recebido. Se este caso não ocorrer e todas as parcelas ficarem com situação ‘Cancelado’, então o título também terá sua situação alterada para ‘Cancelado’.
O cancelamento de um título não gera lançamentos financeiros ou contábeis, afetando apenas as previsões a receber.
7.2.4.
Renegociar Títulos a Receber
Permite selecionar um ou mais títulos de um cliente e gerar um novo título para substituí-lo, já com juros e multas ou descontos, conforme parâmetros selecionados.
Utilize os filtros para localizar os títulos desejados e clique em Pesquisar. No quadro Resultados da Pesquisa selecione os títulos que serão substituídos.
No quadro Parâmetros para renegociação, selecione a opção de juros, multas , a data para o calculo e descontos sobre o saldo em percentual ou valor fixo. O cálculo da multa e dos juros será automático se foram configurados os campos Percentual de multa por atraso e Percentual de juros por dia nos parâmetros financeiros do estabelecimento da empresa (Configurações/Cadastros/ Empresas). Para não gerar juros e multas, não selecione a opção de Juros, multa e selecione a opção sem desconto.
Ao clicar em Renegociar, será aberta a tela de Cadastro de títulos a Receber. Preencha as informações necessárias para gerar o novo título.
Observação: Os títulos selecionados terão sua situação atualizada para Substituído, e será criado um novo título a receber.
Todos os títulos selecionados, mesmo que sejam de clientes diferentes, irão gerar um novo único título. Por isso, é necessário atenção ao selecionar os registros que serão substituídos.
7.3.
Cobrança Bancaria
Reúne as ações relacionadas à geração e controle dos boletos, remessas e retornos bancários. Antes da efetiva utilização desta rotina é necessário configurar as Carteiras que serão utilizadas para as contas tesouraria do tipo = ‘Banco’.
Nesta rotina estão disponíveis as seguintes ações:
Gerar boleto: permite gerar os boletos bancários para os casos em que o convênio não prevê que o banco efetuará a geração e envio dos boletos;
Gerar remessa: permite a geração de um arquivo de remessa com os títulos, para ser enviado ao banco. Se for utilizada remessa bancária não é necessário gerar os boletos;
Importar retorno: permite importar o arquivo de retorno bancário com os títulos que foram processados, recebidos, enviados para cartório, etc.;
Enviar e publicar boletos: esta ação permite imprimir os boletos bancários, enviá-los por e-mails ou publicá-los no portal de relacionamento, através de uma única tela.
7.3.1.
Gerar Boleto
Utilizada sempre que a empresa não utilizar a geração de remessa bancária. Caso utilize remessa bancária, a rotina Gerar remessa gera os boletos e o arquivo que será transmitido ao banco.
Informe os filtros obrigatórios Conta tesouraria – Só serão listadas contas bancárias – e o Período de vencimento dos títulos a serem gerados. Os demais filtros são opcionais.
No painel ‘Parâmetros’ deve ser selecionada a Carteira que será utilizada. Se a conta bancária possuir apenas uma carteira cadastrada, ela será carregada automaticamente ao preencher o campo Conta tesouraria.
Ao clicar em Pesquisar serão listados todos os títulos que correspondam aos filtros utilizados. Todos serão listados já marcados para agilizar o processo. Para não gerar algum título, basta desmarcar a checkbox corresponde ao título. Ao clicar em Gerar, as informações necessárias para emissão dos
boletos serão gravadas para cada título.
7.3.2.
Gera Remessa
Para efetuar a pesquisa é necessário informar a Conta tesouraria – Só serão listadas contas bancárias –, Carteira e o Período de vencimento dos títulos. Os demais filtros são opcionais. A opção Listar parcelas com remessa já gerada deve ser marcada apenas se for necessário gerar a remessa de títulos cujo arquivo já tenha sido gerado anteriormente.
Ao clicar em Pesquisar serão listados todos os títulos que correspondam aos filtros utilizados. Todos serão listados já marcados para agilizar o processo. Para não gerar algum título, basta desmarcar a checkbox corresponde ao título. Ao clicar em Gerar remessa, será aberta a tela do navegador para
efetuar o download do arquivo gerado.
Importante: Deve-se desabilitar o bloqueador de pop ups do navegador antes de efetuar a geração da remessa, pois ele poderá bloquear a abertura da tela que efetua o download do arquivo.
Após salvar o arquivo, deve-se enviá-lo ao banco para que seja processado.
7.3.3.
Importar retorno
Permite importar o arquivo disponibilizado pelo banco para atualizar automaticamente a situação das parcelas enviadas via remessa bancária.
Preencher os filtros Conta tesouraria e Carteira. No campo Operação financeira selecione a operação a ser gravada nos lançamentos na tesouraria, quando houver títulos recebidos no arquivo de retorno.
A Operação contábil será carregada automaticamente, se estiver vinculada à operação
financeira selecionada. Caso contrário deve ser selecionada uma operação contábil de baixa de títulos a receber. Se o campo não for preenchido, as baixas não serão contabilizadas.
Clique no botão Carregar para localizar e selecionar o arquivo retorno. Ao selecioná-lo, o grid será então preenchido de acordo com as informações importadas.
O grid é composto por duas abas:
• Baixas: Lista as parcelas que foram baixadas pela importação do arquivo de retorno. Na coluna Observações serão listados os detalhes da baixa, se informados pelo banco;
• Ocorrências: Nesta aba serão listadas as parcelas que não puderam ser baixadas ou processadas pelo banco, com os detalhes da ocorrência.
• Detalhes das ocorrências: tanto de baixas quanto de problemas, serão gravados na movimentação das parcelas para que possam ser consultadas posteriormente.
7.3.4.
Enviar e Publicar boletos
Proporciona agilidade e flexibilidade no controle dos boletos gerados. Através desta rotina pode-se consultar a situação de envio dos boletos, imprimi-los, enviá-los por e-mail ou publicá-los no portal de relacionamento.
Preencha os filtros e clique em Pesquisar. A tela Resultados de pesquisa traz as colunas vencimento, cliente, valor, parcela, nosso número, enviado, publicado, data, e-mail e usuário relacionamento. As colunas Enviado e Publicado identificam quais boletos já foram enviados aos clientes por e-mail ou publicados no portal de relacionamento, respectivamente:
este ícone identifica os boletos já enviados ou publicados;
este ícone identifica os boletos ainda não enviados ou não publicados.
A coluna Data traz a última data em que o boleto foi enviado por e-mail ou publicado. As colunas E-mail e Usuário relacionamento são carregadas de acordo com a situação de envio/publicação de cada boleto:
• Enviado: se o boleto foi enviado por e-mail serão listados os endereços para os quais ele foi
enviado;
• Publicado: se foi publicado serão listados os respectivos usuários relacionamento;
• Não enviado: neste caso serão listados os e-mails cadastrados para envio em Geral/ Cadastros/ Clientes/Fornecedores/ Estabelecimento do Cliente/Fornecedor, menu Parâmetros Financeiros, campo E-mail do painel ‘Informações para envio e publicação de boletos’;
• Não publicado: serão listados os usuários relacionamento vinculados em Geral/ Cadastros/ Clientes/Fornecedores/ Estabelecimento do Cliente/Fornecedor, menu Parâmetros Financeiros, campo Usuário relacionamento do painel ‘Informações para envio e publicação de boletos’;
Contas a Pagar
8.
Este menu possui as rotinas que permitem criar e efetuar a manutenção dos títulos a receber e suas respectivas parcelas.
8.1.
Títulos a Pagar
São listados todos os títulos com as situações: Não finalizado, A pagar, Pagamento autorizado, Pago e Cancelado. A principal diferença entre o cadastro de títulos a pagar em relação aos títulos a receber é a situação ‘Pagamento autorizado’, que só existe para títulos a pagar.
Para incluir um novo título a pagar, clique em Novo.
O cadastro de títulos a pagar é composto pelas mesmas etapas do título a receber. 1.Título, 2.Entrada, 3. Rateio Financeiro, 4. Rateio por Centro de Custos, e 5.. Edição de Parcelas.
Na etapa 1.Título devem ser informados os dados básicos para a geração das parcelas, tais como Valor do título, Primeiro vencimento e conta tesouraria. O Valor do título a ser informado deve ser o valor total, e não o valor de cada parcela.
Caso seja informado um Número de parcelas maior do que 1 preencha a Opção de Vencimento para que seja definida a regra de cálculo do vencimento das parcelas seguintes.
Na segunda etapa do lançamento o valor da entrada corresponde ao valor pago imediatamente. A entrada criará uma parcela específica no título com situação = ‘Pago’ e seu valor será lançado
automaticamente na conta tesouraria selecionada (caixa ou bancos).
Nesta etapa deve ser informado o rateio financeiro (contas financeiras e percentuais),
obrigatoriamente, e o rateio de custos (para cada conta financeira), opcionalmente. Para títulos a pagar são listadas apenas as contas financeiras de ‘Despesa’. Selecione a conta Financeira e clique no botão adicionar em seguida em Próximo.
