CURSO DE GRADUAÇÃO EM ENGENHARIA DE PRODUÇÃO
DISCIPLINA MELHORIA DE PROCESSOS NA PRODUÇÃO
PROFESSOR ÉDISON RENATO PEREIRA DA SILVA
CASO PARAFUSOS APOLO
ENTREGA ATÉ DIA 26/04/10– PARA EDISONRENATO@GMAIL.COM
Tema: Modelagem e melhoria de processos.
Objetivo: A partir de um caso fictício, praticar a modelagem dos processos e a integração destes entre os grupos. Este entendimento será base para análises, discussões e melhoria dos processos, passando por questões como estratégia, posicionamento, ciclo de vida de produtos, sistemas de informação, terceirização etc..
Descrição
A Parafusos Apolo Ltda. é uma tradicional empresa produtora de parafusos. No mercado há 30 anos, a marca é conhecida por ser sinônimo de qualidade. Seus clientes são principalmente pequenas empresas, lojas de ferragens, bazares e distribuidores de material de construção.
Sediada no Rio de Janeiro, sua ampla planta industrial tem capacidade de produção de aproximadamente 50 mil centos de parafusos por mês. Em área anexa à planta, os escritórios contam com satisfatória infra-estrutura de tecnologia da Informação para a execução dos seus processos de negócio.
Seus principais concorrentes são a Solar, maior empresa do mercado brasileiro, com atuação forte em São Paulo, e a Tupi, de Nova Iguaçu (RJ). No entanto, a entrada de concorrentes externos, sobretudo chineses, é uma ameaça potencial para todas as indústrias nacionais de parafusos. Os preços praticados pelos chineses não conseguem ser alcançados pelos concorrentes nacionais, gerando um quadro de instabilidade econômica no setor.
Os principais fornecedores da Apolo são duas empresas produtoras de fio-máquina, uma empresa que fornece etiquetas e embalagens e cinco empresas para as quais a Apolo terceiriza uma parte de seu processo produtivo, o banho de zinco. A relação com os fornecedores é muito importante para a Apolo, pois os custos com zincagem correspondem a cerca de 2/3 do custo total dos produtos. O outro 1/3 relaciona-se principalmente com o custo de aquisição de fio-máquina.
Por atuar em um mercado quase em concorrência perfeita, a Apolo, assim como as outras produtoras de parafusos, não possui grande poder de barganha frente aos clientes e fornecedores. Seus clientes exercem grande pressão nos preços de venda dos parafusos, obrigando a Apolo a praticar descontos que reduzem consideravelmente a lucratividade do negócio. Os fornecedores de fio-máquina e de material de embalagem aceitam pedidos somente de grandes quantidades de insumos, o que provoca altos níveis de estoque de matérias-primas. Em alguns casos, são necessários anos para que se consiga utilizar toda a quantidade de fio-máquina de um pedido. Outro fato importante é que em alguns pedidos as matérias-primas aparenta ser de qualidade inferior à especificada, provocando aumento no índice de refugos da produção. Ademais, os fornecedores de zincagem, além de pressionarem a alta dos preços da operação, possuem grande variabilidade nos tempos de atendimento, levando de dias a uma semana para entregarem um lote de mesmo tamanho.
A Apolo produz cerca de 500 tipos diferentes de parafusos. De uma maneira geral, o contato inicial com o cliente é realizado no processo de atendimento. O pedido de venda, depois de elaborado, é encaminhado ao Almoxarifado, que faz a gestão de estoques de produtos acabados. Nesse momento, é verificado se há estoque disponível do parafuso ou não. Caso haja, acontece a embalagem e entrega ao cliente. Quando não há estoque, é realizada a programação da produção e a produção propriamente dita, que compreende, além de etapas iniciais internas, uma fase final de zincagem, realizada por fornecedores terceirizados. Depois da zincagem, o parafuso é embalado e enviado ao cliente.
Para realizar todas essas atividades, a Apolo está estruturada em três diretorias. A primeira, de Produção, é composta pelo diretor, um gerente de produção e sua equipe de operadores. Há operadores de fendagem, estamparia e laminação, além de três operadores de forno e secadora e um ferramenteiro. O programador da produção também é subordinado ao Gerente de Produção. A segunda diretoria, de Vendas, possui, além do diretor, um Gerente que coordena os trabalhos de nove vendedores. A última diretoria, de Logística, possui, além do diretor e do gerente, uma equipe de Auxiliares de Almoxarifado, uma de embaladores e um grupo de Entregadores.
O processo de atendimento tem início com a chegada do cliente à empresa, ou então através da ligação telefônica do cliente. O vendedor verifica se o cliente já está cadastrado, usando o fichário de cadastro de clientes. Se o cliente não estiver cadastrado, o primeiro passo é cadastrar o cliente, criando uma ficha de cadastro. Em seguida, o vendedor identifica a demanda do cliente, anota-a em um rascunho para ganhar tempo e posteriormente preenche o Pedido de Venda. Depois de preencher o documento com a demanda do cliente, este é enviado para o Almoxarifado.
A partir do recebimento do Pedido de Venda, inicia-se o processo de gestão de estoques de parafusos, que consiste na verificação física, pelo auxiliar de almoxarifado, da disponibilidade de estoque de produto acabado de cada um dos parafusos solicitados pelo cliente. O processo pode, então. tomar vários caminhos. Aqueles parafusos que possuem disponibilidade de estoque são embalados e posteriormente entregues ao cliente. Para os parafusos que não possuem estoque de
produto acabado, mas possuem estoque de produto semi-acabado (parafusos que ainda não foram zincados), o auxiliar de almoxarifado solicita à produção que seja realizada a zincagem. Parafusos que não possuem nem estoque de produto acabado nem de semi-acabado são aqueles que ainda têm que ser produzidos. Nessa situação, caso o parafuso possua baixo giro de estoque, o auxiliar multiplica a quantidade indisponível por cinco no documento chamado Ordem de Produção. Caso o parafuso possua alto giro de estoque, a quantidade é multiplicada por dois. Depois disso, a Ordem de Produção é enviada ao programador da produção.
O processo de Programação da Produção é disparado com o recebimento da Ordem de Produção pelo programador da produção. Após o recebimento, ele verifica a venda média do último trimestre e a média semanal de cada parafuso demandado, usando a planilha eletrônica de Venda Média. A média semanal é adicionada à quantidade solicitada e é definida uma urgência para o parafuso, baseada no nível de estoque de cada parafuso. Com base nessa urgência, é elaborada a programação da produção, que é enviada ao gerente da produção, que divulga a todos os seus subordinados, para que estes tenham ciência de quando, como, o que produzir, com quais recursos.
A fase interna da produção de parafusos compreende as etapas de estampagem, fendagem, laminação, secagem dos parafusos e tratamento térmico (nessa ordem). A empresa possui uma tabela descritiva dos roteiros de produção. Antes do início da produção, o ferramenteiro separa as ferramentas que serão utilizadas em cada máquina. Caso alguma ferramenta não seja encontrada, ele fabrica as ferramentas necessárias, usando um torno mecânico. Quando tudo está pronto, os parafusos são produzidos. Cabe ressaltar, também, que depois do tratamento térmico, o operador de forno e secadora guarda os produtos em caixas que conservam as características dos semi-acabados até que seja feita a zincagem.
Fenda Comum Fenda Phillips Cabeça Sextavada Tampinha
Operador de Estamparia Estampagem X X X X
Operador de Fendagem Fendagem X X X
Operador de Laminação Laminação X X X X
Secagem X X X X
Tratamento
Térmico X X
Operador de Forno e secadora
Família Operação
Operador responsável
O gerente de zincagem tem como atribuição definir quais serão os parafusos a serem zincados nos próximos dias. Essa atividade é realizada quando o Almoxarifado solicita a zincagem de um parafuso semi-acabado ou após o armazenamento dos parafusos semi-acabados. Para determinar a programação da zincagem, o gerente leva em consideração o nível de estoque dos produtos finais e a massa dos parafusos (pois a zincagem é cobrada por massa de parafuso zincado). Em seguida, o gerente determina qual será o fornecedor da zincagem, levando em conta o preço oferecido pelo fornecedor e o tempo de entrega dos últimos pedidos. Uma vez definido, o entregador transporta os semi-acabados para o banho de zinco e recebe os parafusos correspondentes ao pedido anterior
(caso haja). Por questões de custo, os transportes acontecem sempre nas segundas-feiras de manhã e nas quartas-feiras de tarde. Depois de terminada a zincagem, o entregador busca os parafusos zincados e os transporta até a Apolo.
Assim que os parafusos zincados são recebidos, o embalador conta os parafusos recebidos e os coloca nas embalagens primárias. Em seguida, ele verifica se existem pedidos em aberto para aqueles produtos acabados. Caso não hajam pedidos, as embalagens primárias são arrumadas nas prateleiras do Almoxarifado. Quando existem pedidos em aberto, as embalagens primárias são acondicionadas em embalagens secundárias, é emitida a nota fiscal de venda e os produtos são entregues ao cliente.
Visando sempre a melhoria operacional, a Apolo adquiriu recentemente um sistema de gestão de estoques, capaz de informar a quantidade disponível em estoque de cada um dos cerca de 500 produtos acabados. Além disso, a empresa iniciou um projeto de especificação de requisitos de um sistema integrado de gestão, um projeto de modelagem de processos e um projeto de gestão do relacionamento organizacional, englobando tanto gestão de contratos quanto de riscos, de fornecedores e de clientes. A empresa ainda deseja iniciar um projeto de gestão do conhecimento e um de Métodos de Identificação, Análise e Solução de Problemas – MIASP.
Na última reunião de diretoria para definição do plano estratégico da empresa, algumas considerações foram feitas.
1. No início, foi elaborada uma lista dos principais problemas percebidos pela organização.
2. Relatou-se que alguns concorrentes estão deixando de serem produtores e se transformando em distribuidores de parafusos chineses.
3. Foi levantada a possibilidade de expansão territorial da Apolo, conseguindo vender até em estados mais distantes do Sudeste, como Roraima, Pará e Tocantins.
4. Foi sugerida a integração horizontal do processo de zincagem.
Lista de Problemas percebidos pela Parafusos Apolo
O vendedor que cadastra os pedidos de venda muitas vezes não entende a letra dos outros vendedores.
Estamos cada vez trabalhando mais e ganhando cada vez menos.
Todo mundo trabalha muito e tem cada vez mais trabalho.
Tudo é para ontem. O que não é para ontem é para anteontem.
Muitas vezes as preparações de máquina demoram mais tempo do que o normal para acontecerem.
Temos muito estoque dos produtos que não vendem.
Temos pouco estoque dos produtos que vendem.
Os tempos de entrega são altos.
Os clientes fazem pressão por preços baixos.
Exitem quase 500 materiais, não dá para gerenciar tantos materiais.
Existe um monte de estoque no meio da planta.
Se o cliente fizer um pedido hoje, não dá para saber com certeza quando ele vai receber.
Estamos perdendo clientes para concorrentes que entregam mais rápido e com mais confiança Os campeões de venda são sempre os mesmos ou variam pouco.
As quantidades demandadas dos produtos variam muito. Em um mês o cliente pede 1.000 centos e no seguinte não pede nada.
Problemas com disponibilidade do transporte - em algumas vezes o carro de entregas quebra.
Não se sabe direito onde estão os parafusos e nem quantos existem no estoque Existem muitos pedidos, além da capacidade da fábrica.
Todos os parafusos são igualmente muito vendidos, logo temos que manter estoque de todos.
Os pedidos de venda não são atendidos com precisão pela produção.
Existem "roubos" de estoque, ou seja, uma quantidade de produto que já estava reservada para um pedido A é deslocada para outro pedido urgente B, e quando chega a hora de entregar o pedido A a quantidade em estoque não está disponível.
Há dificuldade no atendimento de pedidos.
Há erros de entrega nos parafusos do cliente.
Nem sempre as ferramentas estão disponíveis no momento certo da produção.
A zincagem é igual a 2/3 do custo do parafuso.
Muitos parafusos zincados não são vendidos.
O tempo que o fornecedor de zincagem demora para entregar varia de 0 a 4 dias.
Os fornecedores (tanto os de Matéria-Prima quanto os de zincagem) pressionam os preços para cima.
Quando há quantidade indisponível, os parafusos pouco vendidos são multiplicados por 5 e os muito por 2 É difícil de ver qual é cada parafuso porque eles são muito parecidos, toda hora tem erros.
Há pouca visibilidade do "efeito chicote" ao longo da cadeia de suprimentos da Parafusos Apolo O planejamento da produção não "casa" produção e vendas
A programação da produção é ruim
A gestão de estoques por ponto de pedido é ruim
Questões para discussão em aula
1. Modele os processos da Situação Atual.
2. Elabore um método de identificação, análise e solução de problemas (MIASP) para a situação atual da Apolo.
3. Utilizando os processos da Situação Atual e o método elaborado, identifique outros problemas não citados na lista de principais problemas. Em seguida, encontre as causas- raiz dos problemas.
4. Como os processos serão impactados pela utilização do Banco de Dados de estoque?
Redesenhe os processos.
5. Como um Sistema Integrado de Gestão poderia ser utilizado para otimizar os processos de negócio da Apolo?
6. Como a Apolo poderia pensar seu posicionamento estratégico, considerando o mercado de parafusos e outros setores da economia? As melhorias nos processos garantiriam por si só a sobrevivência da empresa? Por quê?
7. Elabore um diagrama de objetivos para a Apolo, em seu novo(?) posicionamento estratégico.
8. Para o novo(?) posicionamento estratégico da Apolo, monte uma estrutura de indicadores de desempenho capaz de facilitar a tomada de decisão. Considere já concluída a implantação Sistema Integrado de Gestão, da forma como você o concebeu.
9. De que forma a Apolo poderia criar um melhor relacionamento com seus clientes e fornecedores? Como a Apolo poderia estruturar um sistema de acompanhamento, controle e avaliação dos processos terceirizados?
10. Como a Apolo poderia gerir os projetos em andamento, de forma a criar sinergias positivas para a organização? Que outros projetos poderiam ser complementares às melhorias que estão acontecendo?
11. Redesenhe os processos atuais de forma a contemplar todas as discussões anteriores (caso julgue necessário, poderão ser incluídos novos processos).
12. Como a estrutura organizacional atual poderia ser reprojetada para melhor coordenar os processos?
13. Caso fosse auditada através do PNQ, após a implementação de todas as melhorias que você propôs, quais seriam os itens nos quais a Apolo teria que se desenvolver mais para aumentar sua pontuação?