Aplicação de UC da Microsoft para Obter Poupanças O Microsoft Live Meeting, incluído no OCS R2 ou num serviço alojado em nuvem, é uma solução muito eficaz para reduzir ou eliminar as taxas de serviços externos. Tal como acima descrito na Redução das Despesas de Viagens, o Live Meeting é uma das principais soluções de conferências “unificadas”, fornecendo um conjunto completo de capacidades de conferências por voz, pela Web e videoconferências e que inclui funcionalidades exclusivas, tais como o módulo de voz e vídeo para salas de conferências RoundTable. Estas funcionalidades permitem a absorção e substituição de todos os serviços externos. O Custo Total de Propriedade (TCO) é baixo, tanto como elemento integral do OCS R2 ou como um serviço alojado em nuvem com uma taxa fixa por utilizador muito económica (~5 $ por utilizador por mês). Consulte o documento técnico de 2009, “Argumentos para a Utilização de Conferências”, para obter mais informações sobre este tópico e o valor de negócio e as poupanças relacionadas. Avaliar o Potencial de Poupanças O período de recuperação do investimento para conferências internas é normalmente muito curto, menos de 6 meses, sendo certamente baixo com as opções de conferências unificadas do Microsoft Live Meeting. Uma vez que os serviços de conferências de áudio custam normalmente cerca de 0,10 $ por minuto e os custos das videoconferências são de cerca de 0,35 $ por minuto, as despesas de utilização para 100 utilizadores podem ultrapassar facilmente os 10.000 $ por mês. Uma vez que os custos de propriedade para o serviço de conferências do OCS R2 Live Meeting no local está bem abaixo de 10 $ por utilizador por mês e num intervalo semelhante para os serviços alojados em nuvem do Live Meeting, os tempos de recuperação do investimento resultantes são normalmente inferiores a um trimestre, apresentando uma continuidade de poupanças a partir desse ponto. Estimativa de Poupanças para 1000 utilizadores: (100 $ despesas de utilização por utilizador por mês – custos de 10 $ por utilizador por mês com o Live Meeting OCS R2) x 1000 x 12 meses = 1,08 milhões de dólares como potencial poupança anual. Exemplos de Poupanças
Para além das poupanças em viagens anteriormente descritas, o Crédit Agricole S.A. eliminou mais de 200.000 $ em taxas de conferências anuais através da utilização do respectivo sistema OCS R2 interno.
Noutro exemplo, a Syngenta, uma empresa agrícola global, substituiu a sua solução de conferências virtual (Web) baseada em serviços pela solução de conferências pela Web da Microsoft, reduzindo os custos de conferências em 50%.
3) Os utilizadores podem ter o servidor OCS R2 interno a contactá‐los para o respectivo telemóvel de modo a evitar taxas ou para contornar despesas com telemóveis nos países em que o “autor da chamada” paga. Por exemplo, as taxas são evitadas quando um viajante internacional inicia sessão no OCS R2 a partir de um país distante, utiliza a Internet para ligações VoIP ao escritório e fala com colegas no escritório em encargos ou efectua chamadas locais a partir do servidor de OCS R2. As despesas com telemóveis são evitadas pelos utilizadores móveis que clicam para contactar outra parte; o OCS R2 vai telefonar primeiro para o seu telemóvel e, em seguida, ligar para o destinatário pretendido segundo taxas de telefonia da empresa. Para além disso, através da transição para VoIP haverá provavelmente uma oportunidade para reduzir o número de linhas de rede com terminação das operadoras de telecomunicações na empresa e/ou renegociar os planos de facturação com telemóveis, permitindo mesmo renegociar os contratos. Os resultados podem traduzir‐se em poupanças significativas em taxas e despesas com telemóveis. Avaliar o Potencial de Poupanças Analise as despesas baseadas na utilização de telefones e telemóveis pagas pela sua empresa; ou experimente os reembolsos de despesas e as despesas com cartões telefónicos se os seus funcionários pagarem directamente essas despesas, consoante as políticas da empresa. Algumas análises rápidas em folhas de cálculo indicam frequentemente os casos de maior utilização e para os quais pode planear uma conversão rápida para as chamadas baseadas em UC. Uma estimativa de poupança baseada na experiência é: (Média de taxas (50 $/mês) x redução de 70%) + (utilização média de telem. (90 $/mo.) x redução de 30% nos E.U.A.) x 12 meses x 1000 utilizadores = potencial poupança anual de 744.000 $. A extensão das poupanças vai variar com base nas funções de utilizadores e na extensão de chamadas internacionais. São possíveis recuperações de investimento em menos de 6 meses se as acções forem direccionadas para os utilizadores que originam mais taxas/facturas. Exemplos de Poupanças
Exemplos de Poupanças
A Rabobank reduziu o espaço de escritório necessário em 40% de 26m² por funcionário para apenas 15m², uma redução de aproximadamente 10m2 por funcionário, obtendo uma poupança de mais de 10% em custos operacionais no edifício da sede.
Aplicação de UC da Microsoft para Obter Poupanças O OCS R2 é uma plataforma altamente funcional para a consolidação do sistema de comunicações de voz. Se os sistemas de voice mail também estão a ser consolidados, então a solução Unified Messaging no Exchange 2007 pode colmatar essa necessidade na maior parte das empresas. Consulte o documento técnico de 2009, “Argumentos para a Utilização de Unified Messaging”, para obter mais informações sobre o tópico de Unified Messaging e o valor de negócio e as poupanças relacionadas. Todas as comunicações necessárias para a maior parte dos grupos de trabalho e sites podem ser servidas por estas duas plataformas de comunicação. Uma vez que o OCS R2 e o Exchange 2007 são, cada um, ambientes de software integrais, cada um com uma interface administrativa única, é possível obter significativas poupanças administrativas. O OCS R2 e o Exchange 2007 são ferramentas notáveis pela sua flexibilidade no suporte a grupos, sites e trabalhadores remotos, permitindo uma consolidação mais rápida e significativamente menos dispendiosa. Avaliar o Potencial de Poupanças Para consolidações ou substituições na infra‐estrutura de comunicações, a minimização dos custos é a maior oportunidade, uma vez que os substitutos do PBX e voice mail podem ir facilmente dos 600 $ por utilizador até mais de 2.000 $ por utilizador, consoante os fornecedores específicos e os preços de serviços relacionados. Uma vez que os custos de OCS R2 comparáveis são de aproximadamente metade destes intervalos de preços6, a migração de 1000 utilizadores para a solução de UC com o OCS R2 pode produzir entre 300.000 $ a 1.700.000 $ na minimização de custos de capital ao longo do tempo. Para além da minimização de custos de capital, que proporciona uma recuperação do investimento imediata, pode originar mais poupanças ao eliminar os custos de contratos de manutenção contínua de sistemas de PBX e voice mail legados, na ordem dos 100 $ por estação de PBX /caixa de correio de voz por utilizador por ano, para além da gestão operacional dos sistemas, que vai de 25.000 $ a 75.000 $ por sistema por ano. Isto é mais facilmente conseguido se tiver vários Sistemas de PBXs e/ou Chave na sua empresa, uma vez que pode desactivar gradualmente estes sistemas, começando pelos grupos de trabalho ou localizações onde o OCS R2 e Exchange 2007 têm mais impacto. Exemplos de Poupanças
A Lifetime Products poupou 16 $ por funcionário por ano, uma recuperação do investimento de 9 meses, ao consolidar os sistemas de voice mail para Unified Messaging no Exchange 2007, para além de 600.000 $ por ano ao eliminar a maior parte das máquinas de fax, utilizando UM no Exchange para a gestão de faxes.
Avaliar o Potencial de Poupanças O potencial de poupanças é demonstrado em duas categorias, com recuperações do investimento de menos de 6 meses quando são evitadas novas compras ou quando são cessados contratos de manutenção/serviço. 1) Primeiro, redução do número de servidores a serem mantidos e suportados pode ser normalmente reduzido em 50%. A um custo de propriedade anual por servidor de 15.000 a 25.000 $, uma consolidação de 100 a 50 servidores iria reduzir os custos numa média de 1 milhão de dólares por ano. 2) Segundo, a consolidação ou minimização da expansão dos sistemas SAN/NAS auxiliares para armazenamento e arquivo pode originar a minimização de custos que vão de dezenas a centenas de milhar de dólares, consoante a quantidade de armazenamento necessário para suportar as políticas de retenção de mensagens da empresa. Exemplos de Poupanças
A Telecom Italia, uma empresa de telecomunicações líder em Itália, reduziu os servidores de correio electrónico dedicados em mais de 40%, de 130 para 70 servidores.
Aplicação de UC da Microsoft para Obter Poupanças As soluções de UC da Microsoft, o Exchange 2007 e o OCS 2007 R2, incluem o conjunto consolidado de elementos de aplicações de comunicação mais extenso que foram vendidos e implementados em separado no passado. Na prática, todas as funções em separado listadas em “Oportunidades de Poupança” acima estão actualmente disponíveis como parte das soluções de UC da Microsoft e podem ser obtidas através de uma licença de Enterprise CAL Suite consolidada. A Tabela 1 no Anexo A mostra uma gama de pacotes de software relacionados com UC autónomos e legados candidatos à consolidação nas soluções Exchange 2007 e OCS 2007 R2. A Tabela 2 no Anexo A mostra funções de software adicionais de infra‐ estrutura e operacionais que podem ser consolidadas com base na licença única do Enterprise CAL Suite (pode obter mais informações sobre a Enterprise CAL Suite abaixo). Avaliar o Potencial de Poupanças A estimativa de potenciais poupanças é simples, consistindo na realização de um inventário do software autónomo e de terceiros que pode ser consolidado nas soluções de UC da Microsoft. Uma avaliação aplicação a aplicação de opções de substituição para as aplicações actualmente utilizadas para realizar as funções listadas no Anexo A vai identificar as oportunidades para a consolidação de aplicações e poupanças resultantes. Como regra geral, uma grande empresa vai ter dez (10) aplicações desse tipo, representando um investimento de 500.000 $ e requerendo pelo menos uma pessoa a tempo inteiro para fornecer suporte. A recuperação do investimento é normalmente imediata, quando a compra, actualização ou substituição das aplicações diversas existentes pode ser evitada. Deste modo, as poupanças no pessoal da consolidação podem ser de 75.000 $ por ano e a minimização de licenciamento será de aproximadamente 100.000$ por ano ao longo de 5 anos. Exemplos de Poupanças
Exemplos de Poupanças
Avaliar o Potencial de Poupanças As poupanças ocorrem ao acelerarem a conclusão de um projecto ou tarefa através da eliminação de atrasos nas comunicações e reuniões e através da minimização de reprocessamento ou coordenação nas versões do produto de trabalho. A melhor forma de avaliar isto consiste em estimar o número de projectos, propostas de vendas ou tarefas semelhantes concorrentes na sua empresa, agrupados consoante a dimensão do projecto, se adequado e, em seguida, estimar a redução em termos de âmbito para esses projectos através do melhoramento de comunicações. Uma vez que a recuperação do investimento está associada à conclusão de um projecto, a recuperação do investimento em menos de 6 meses é possível ao se focarem inicialmente os projectos mais pequenos na empresa. A percentagem de poupança normal em termos de tempo e âmbito de um projecto é de cerca de 25%. Estimativa de Poupanças por posições da equipa relacionadas com 100 projectos: (100 x redução de 25% no tempo de conclusão do projecto x 70.000 $ de compensação anual média e sobrecarga por funcionário) = 1.750.000 $ de potencial poupança anual com a redução de pessoal. Para além das poupanças, os projectos são concluídos e os benefícios são obtidos muito mais rapidamente. Exemplos de Poupanças
A Astra Zeneca, uma grande empresa na área da farmacêutica, reporta uma aceleração de seis meses ou mais no período de tempo até à comercialização de novos produtos, resultando numa redução de custos do projecto e, muito mais significativamente, no potencial de receitas adicionais no valor de milhares de milhão. Infonavit, o National Workers’ Housing Fund Institute com 4.000 funcionários em 80 escritórios no México, descobriu que o Microsoft OCS 2007 permitiu aos seus funcionários processar empréstimos de forma mais eficiente com base nas comunicações e colaboração simplificadas. Isto aumentou a capacidade de processamento de empréstimos do pessoal da Infonavit em 6%, ou 30.000 empréstimos adicionais por ano.
Exemplos de Poupanças
A Webcor Builders, uma empresa de construção composta por 1.200 funcionários, na Califórnia, E.U.A., poupou 70.00 $ no tempo da equipa de TIs e 40.000 $ no tempo do departamento jurídico ao utilizar as funcionalidades de arquivo avançadas do Exchange Server 2007 para garantir uma retenção de mensagens e conformidade regulamentar eficazes. A Webcor combinou este produto com o Symantec Enterprise Vault para permitir a realização de pesquisas rápidas e processos de Detecção Electrónica em resposta aos eventos litigiosos.
Resumo
Este documento técnico reviu oportunidades de poupança de custos específicas nas três principais categorias de poupanças: Reduzir as despesas correntes, consolidar a infra‐estrutura de comunicações e tirar partido do capital humano. As potenciais estimativas de poupanças são resumidas na seguinte tabela: Categoria de Poupanças Foco na Solução de UC da Microsoft Potencial de Poupanças (Est.) Reduzir as Despesas CorrentesDespesas de Viagens Conferências Unificadas 913 $ por funcionário por ano Reduzir Custos de Serviços de Conferências Conferências Unificadas 1.000 $ por utilizador por ano Despesas de Telefone e Telemóveis Ambiente de Trabalho e Dispositivos Móveis de UC 744 $ por funcionário por ano Redução nos Custos com as Instalações Trabalho Flexível, Acesso em Qualquer Ponto 6.000 $ por funcionário por ano Optimizar Infra‐estrutura de Comunicações
Consolidar Sistemas de Comunicação Consolidação de UC e Sistema 400 $ por funcionário por ano Consolidar Sistemas
de Mensagens/Fax
Capacidades do Exchange 2007 300 $ por funcionário por ano Consolidar Pacotes de Aplicações Solução de UC Consolidada 100 $ por funcionário por ano Optimizar Licenciamento de Software Preço do Enterprise CAL Suite 120 $ por funcionário por ano
Cada uma das principais categorias oferece oportunidades de poupança convincentes. As suas decisões em termos de acção vão variar consoante as necessidades e sentido de oportunidade da sua empresa. Em quase todos os casos, estão disponíveis poupanças significativas no prazo de apenas alguns meses através da redução dos custos com viagens, serviços de conferências e despesas de telefone e telemóvel. De modo semelhante, a optimização do licenciamento de software permite começar a poupar no prazo de meses. A optimização da infra‐estrutura demora normalmente algum tempo até ser visível, talvez um ou dois trimestres, uma vez que são efectuadas alterações físicas e reconfigurações de software, mas o nível de poupanças e benefícios é significativo e duradouro. Tirar partido do capital humano proporciona algumas das maiores potenciais poupanças ou minimização de custos, podendo revelar‐se crucial no que diz respeito aos cortes de pessoal, apesar de requerer alterações nos métodos e processos de negócio até se verificar todo o potencial de poupança. Para assistir no planeamento e obtenção de poupanças, a Microsoft desenvolveu uma calculadora do valor de negócio para avaliar o nível de poupanças e o valor das Comunicações Unificadas; os parceiros e representantes de conta da Microsoft podem disponibilizar esta calculadora para calcular o valor especificamente para a sua empresa. A seguinte tabela combina os resultados de duas análises físicas dessa calculadora, para grandes (5.000 utilizadores) e médias (500 utilizadores) empresas. Os dados mostram os potenciais benefícios e poupanças no primeiro ano para cada caso; enquanto que o potencial de poupanças aumenta em anos posteriores, a tabela mostra apenas o primeiro ano de potenciais poupanças para destacar a capacidade de obter uma recuperação rápida do investimento no próprio ano. O potencial de poupanças por funcionário calculado varia, claro, das estimativas de poupanças baseadas nos casos práticos na tabela anterior.
Ano 1 - Potenciais Benefícios Anuais
Melhorar Resultados de Negócio Ano 1 - Benefícios
US$ 94.182
Reduzir os Custos Ano 1
US$ 247.500 US$ 154.428 US$ 122.000 US$ 30.000 US$ 30.000 US$ 57.263 735.373
Benefícios por Utilizador 1.471
US$ US$ 1.249 US$ US$ 660.089 1.765.680 150.000 420.000 US$ 230.000 US$ Reduzir os Custos Imobiliários e com Instalações
US$
Reduzir os Custos de Viagens para Reuniões e Formação
Cortar nos Custos de Conf erências de Áudio/pela Web/Videoconf erências
US$ US$ 2.475.000 Ano 1 - Benefícios Ano 1 Grande Empresa - 5000 Utilizadores Média Empresa - 500 Utilizadores US$ Aumentar a Produtividade dos Utilizadores Finais
Reduzir os Custos com Mensagens
6.246.711
Cortar nos Custos de Telef onia US$
Reduzir o Custo com Voicemail
Ano 1 - Total de Potenciais Benefícios Anuais
545.942
