Gestão de Projetos. Profa. Dra. Márcia Mazzeo Grande. RAD1512 Administração: gestão e logística

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Gestão de Projetos

Profa. Dra. Márcia Mazzeo Grande

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Recursos de entradas a serem transformados Materiais, Informações, Consumidores Ambiente Recursos de entrada Estratégia de operações Estratégia Consumidores Planejamento e Controle Melhoria Projeto Instalações Pessoal Recursos de entrada de transformação Saídas: bens e serviços

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Processo por tarefa Processos em fluxo contínuo Processos intermediários Volumes baixos, baixa padronização, alta variedade Volumes altos, alta padronização, baixa variedade Por tarefa (job shop) Em lotes (batch) Em linha Em fluxo contínuo

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CONCEITO DE PROJETO

Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Projetos são diferentes de ações principalmente, por que projetos são temporários e exclusivos e as

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CARACTERÍSTICAS DOS

PROJETOS

A atividade tem começo, meio e fim previsível ou programado

Complexidade e especificidades do problema (diferença em relação às atividades de rotina) determinadas

Grau elevado de desconhecimento sobre a solução ou maneira de atingi-la

Importância do prazo para solução

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COMPLEXIDADE E INCERTEZA: TIPOS DE PROJETOS Menor Maior Maior Menor COMPLEXIDADE

• Pequeno número de variáveis e elevada incerteza quanto ao resultado final.

• Reforma da ponto de venda

• Grande número de variáveis e elevada incerteza quanto ao resultado final. • Aumento de market e customer share • Pequeno número de

variáveis e pouca incerteza quanto ao resultado final. • Organização de um dia de

campo.

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1- VISÃO GERAL DO PROJETO

Relação metas e organização, equipe gerencial envolvida, e principais passos no decorrer do projeto.

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2 – FORMULAÇÃO OBJETIVOS

Objetivos são resultados esperados de alguma ação ou decisão. É um termo genérico para todas as idéias que indicam alguma espécie de resultado que se espera alcançar;

SMART: Simples, mensuráveis, alcançáveis e relevantes em um determinado tempo.

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Desenvolver lista atividades e de eventos que representem um conjunto de resultados a serem cumpridos (resultados) e de trabalho a ser feito (atividades) para completar o projeto.

Plano Ação:

- Objetivos tomados do plano;

- Atividade com resultado associado; - Decompostos em subatividades.

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PASSOS RESPONSABILI

DADE PRAZOS (Seman as)

PRECEDE

NTE RECURSOS

1. ANALISAR BANCO DADOS

a. Verificar dados clientes Secretária 1

-b. Analisar fatores

identificação Gerente Vendas 1 1.A

c. Atualizar banco Vendedores 3 1.B

d. Verificar abrangência do

banco Gerente Vendas 1 1.B

2. COMPRA SOFT ESPECÍFICO

a. Selecionar Soft Diretor 4 -

-b. Organizar e processar

dados Secretária 3 2.A computador

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PASSOS RESPONSABILI

DADE PRAZOS(Seman as)

PRECEDEN

TE RECURSOS

c. Treinar equipe para uso Consultoria 10 2.B Tempo e local

para treinamento

d. Atualizar banco dados Vendedores 4 2.C

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Implementação de projetos de relação

com clientes

Cronograma

Significa a conversão do plano de ação em uma programação operacional;

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CRONOGRAMA

1) TÉCNICAS PROGRAMAÇÃO EM PERT* E CPM** PARA ABORDAGEM DE CAMINHO CRÍTICO (no qual o tempo dispendido em várias atividades é crucial para o projeto):

PERT – desenvolvida pela marinha americana, Booz-Allen Hamilton e Lockheed Corporation para projeto do míssil Polaris em 1958;

CPM – desenvolvida pela DuPont Inc. década 60. PERT – orientada fator TEMPO

CPM – orientada fatores TEMPO E CUSTO (trade-offs)

* Project Evaluation Review Technique – PERT;

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CONSTRUÇÃO REDE

TAREFAS PRECEDÊNCI

AS TEMPO CUSTOS RESPONSÁVEL

Compra soft para

banco dados - 5 DIAS -

-Seleção fornecedor - 4 DIAS - -Cronograma implantação A 6 DIAS - -Compra B 2 DIAS - -Instalação B 5 DIAS - -Conversão banco dados C, D 8 DIAS -

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CONSTRUÇÃO REDE

TAREFAS PRECEDÊNCIAS TEMPO

1. Identificar fornecedores nenhuma 1 sem 2. Solicitar Informações e

demonstração 1 1 sem

3. Levantar necessidades de

equipamentos 2 0,5 sem

4. Levantar custos 3, 2 O,5 sem 5. Adquirir equipamento 3 1 sem 6. Efetuar a compra do

software 5 0,5 sem

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IDENTIFICAR FORNECEDORES COMPRA EQUIPAMENTO SOLICITAR INFORMAÇÒES LEVANTAR NECESSIDADES EQUIPAMENTOS LEVANTAR CUSTOS AQUISIÇÃO EQUIPAMENTOS

REDE: COMPRA SOFTWARE PARA BANCO DE DADOS

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CRONOGRAMA

2) DIAGRAMA DE GANT

Desenvolvido em 1917 por Henry Gant;

ILUSTRA O PROGRESSO PLANEJADO E

ATUALIZADO

PARA

DETERMINADO

NÚMERO DE TAREFAS (Dispostas em

escala de tempo horizontal);

USUALMENTE

CONTÊM

SÍMBOLOS

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APLICAÇÃO PRÁTICA

ETAPA 3

ATIVIDADES 15 30 45 60 75 90 105 120

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5 - ESTIMATIVA CUSTOS E

COMPOSIÇÃO ORÇAMENTÁRIA

Previsão tipos de recursos necessários,

quando serão necessários, e qual o custo

de

obtenção

(incluindo

efeitos

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ESTIMATIVA CUSTOS E

COMPOSIÇÃO ORÇAMENTÁRIA

IMPORTANTE IDENTIFICAR O NÍVEL DE

RECURSOS

(QUANTO

E

QUANDO)

NECESSÁRIOS

E

QUEM

SÃO

OS

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RECURSOS PESSOA

CONTATO NECESSÁRIOQUANTO NECESSÁRIOQUANDO

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APLICAÇÃO PRÁTICA – ETAPA

4 Nesta etapa os grupos

deverão

estabelecer

o

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6 - RECURSOS HUMANOS

Planejamento da gestão de pessoas

Obtenção da equipe do projeto

Desenvolvimento da equipe do projeto

Gestão da equipe do projeto (reconhecimento e recompensas) treinamento, administração de conflitos

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6 - RECURSOS HUMANOS

Desempenho da equipe do projeto

Fatores críticos para o desempenho da equipe: coesão, comunicação, organização e motivação.

Dinâmica da equipe abrange a interação entre as pessoas

para que elas realizem atividades, seu grau de organização e sua motivação pelo projeto.

Eficácia da equipe, alguns indicadores:

satisfação dos integrantes ou moral elevado; interesse em continuar trabalhando juntos;

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COMO DESENVOLVER A EQUIPE

seleção de pessoal (escolha dos integrantes)

criação de uma identidade para o grupo (facilita a coesão)

participação no processo decisório

criação de uma identidade para o grupo clima de abertura intelectual

comunicação com o mundo externo

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PAPÉIS DO GERENTE DE PROJETOS

Definindo as responsabilidades do gerente do projeto (líder do projeto)

Responsabilidades são deveres ou obrigações em relação a resultados, atividades, recursos, pessoas, decisões ou padrões de conduta

Responsabilidade do gerente (líder) de projeto:

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Planejador, considerado o principal papel a ser

desenvolvido, envolve:

esclarecer as necessidades do cliente, os produtos do projeto, especificações de desempenho

traçar estratégias eficazes para a realização dos objetos fazer projeções e estimativas de fatos, eventos e recursos analisar o contexto em que o projeto será iniciado e realizado

enxergar o projeto como sistema

coordenar e participar da elaboração de propostas, cronogramas, estruturas analíticas e outras ferramentas de planejamento

iniciar o projeto de forma rápida e eficiente

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GUIA PARA REUNIÕES

EFICAZES

Preparação para a reunião

Elaborar pautas

Distribuir a pauta os participantes com comunicação previa de data, local, e hora de início e fim

Reunião

Começar no horário marcado Seguir a pauta

Trabalhar em cima de dados

Fazer ata com principais decisões (resultados) e ações encaminhadas

Encerrar a reunião com um breve resumo da reunião

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APLICAÇÃO PRÁTICA –

ETAPA 5

TAREFAS/RESPONSÁVEL Pessoa 1 Pessoa 2 Pessoa 3 Pessoa 4 Pessoa 5

LEGENDA: G – GERENCIA A – APROVA E – EXECUTA

N – É NOTIFICADO (CÓPIA, REDE, PARTICIPAÇÃO EM RELATOS, ETC.)

O Grupo deverá desenvolver as seguintes tarefas:

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APLICAÇÃO PRÁTICA – ETAPA

5

5.2. Definição de atribuições na equipe; 5.3. Definição das necessidades de

desenvolvimento e capacitação da equipe; 5.4. Acompanhamento do desenvolvimento

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APLICAÇÃO PRÁTICA – ETAPA 6 –

CONTROLE E AVALIAÇÃO DE

PROJETOS - QUALIDADE

PONTOS CRÍTICOS (possibilidades de falha no processo)

PROPOSIÇÃO AÇÕES PREVENTIVAS E CORRETIVAS

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CONTROLE

I – CONTROLE DESEMPENHO

O PROJETO ESTA SENDO REALIZADO?

DA FORMA COMO ESTA SENDO REALIZADO, O PROJETO FORNECERÁ OS PRODUTOS PLANEJADOS?

OS PRODUTOS ATENDEM ÀS ESPECIFICAÇÕES?

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CONTROLE

II – CONTROLE TEMPO

AS DATAS PREVISTAS ESTÃO SENDO RESPEITADAS?

O PROJETO ESTA SE DENVOLVENDO CONFORME O CRONOGRAMA, ATRASADO OU ADIANTADO?

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CONTROLE

III – CONTROLE CUSTO

O CONSUMO DE RECURSOS

CORRESPONDE AO PREVISTO?

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FERRAMENTAS DE CONTROLE

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FERRAMENTAS DE CONTROLE

2) VERIFICAÇÃO DE ENTREGAS Tarefa – registro de entregas (quantidade, local e data);

3) VISITA AS INSTALAÇÕES – inspeção local, possibilitando medidas imediatas; 4) MEDIÇÕES – controle físico da qualidade

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FERRAMENTAS DE CONTROLE

5) PREPARAÇÃO E ANÁLISE DE DOCUMENTAÇÃO – dispersos em diversos documentos – propostas, planos, plantas etc.;

6) ANÁLISE DO OBJETIVO OU NECESSIDADE– foco no problema a ser resolvido. Se for o caso modificar o escopo do projeto;

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APLICAÇÃO PRÁTICA – ETAPA 6 –

CONTROLE E AVALIAÇÃO DE

PROJETOS

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INDICADOR DESEMPENHO DESCRIÇÃO MERCADO

CLIENTE

PLANO AÇÃO

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PREPARAÇÃO IDÉIA INICIAL DEFINIÇÃO DO PRODUTO PROPOSTA BÁSICA DEFINIÇÃO ATIVIDADES, PRAZOS E CUSTOS APROVAÇÃ O

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COMPARAÇÃO PROJETOS MANUAIS E COM PROGRAMAS ELABORAÇÃO MANUAL  Menor custo;  Mais aplicável a projetos de pequeno porte;

 Operado mediante uso de planilhas eletrônicas – Ex: Excel;

 Mais focado na cultura e operação da

empresa.

ELABORAÇÃO VIA SOFTWARE

 Aplicável a projetos mais complexos - custo de

implantação e licenças;

 Maior profissionalização na gestão de projetos;

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GESTÃO POR SOFTWARE

Há duas possibilidades para o curso:

1)Compra de software e licença para uso em sala;

2) Uso de free download (ex: intellisys project, dot project..)

- Menor custo, porém não há no idioma português;

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REFERÊNCIAS NA ELABORAÇÃO DO CONTEÚDO DESTA APRESENTAÇÃO

MEREDITH, J. R.; MANTEL JR., S.J.

Administração de Projetos: uma abordagem

gerencial. 4.ed. RJ: LTC, 2003.

MAXIMIANO, A.C.A. Administração de

Projetos: como transformar idéias em