PROPOSTA DE UM MODELO DE GESTÃO DE EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL
Treicy Santos da Costa treicy.90@hotmail.com
Aline Dresch aldresch@gmail.com
Este artigo tem como objetivo a proposição de um artefato para gestão de estoque de Equipamentos de Proteção Individual, localizado em uma cooperativa de eletrificação rural. A Design Science Research foi empregada como método de pesquisa, uma vez que tem como objetivo, a criação de um artefato. Este artefato, neste contexto, visa solucionar os problemas relacionados a desperdícios, distribuição, atendimento normativo e custos. Assim, este estudo se fez necessário, levando em consideração principalmente questões embasadas pela lei, que engloba a distribuição dos EPIs e o correto acompanhamento da sua utilização até a devolução. Ligado a este fato, consequentemente, desperdícios e, por sua vez, custos, tornam-se fatores preocupantes. Para a análise do artefato proposto, foram aplicados questionários junto a profissionais da área e afins, assim como entrevistas com pessoas diretamente ligadas e interessadas em tal estudo. Por fim, através dos dados obtidos por meio dos questionários e entrevistas, foram apresentados os resultados atingidos pelo Modelo de Gestão de EPIs, que foram satisfatórios e positivos em relação a sua futura implementação.
Palavras-chave: almoxarifado, Equipamento de proteção individual, Gestão, custos, design science research
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1. Introdução
Diante da crise econômica e política que se dissemina no país, empresas de grande e médio porte buscam medidas para reduzir custos e, ainda assim, manter a competitividade.
Foca-se em trabalhar com excelência, garantindo a qualidade e satisfação do cliente, porém tendo controle absoluto da questão financeira, a fim de manter tal negócio efetivamente rentável.
Levando em consideração uma análise no mercado atual rentabilidade tem sido a palavra-chave no setor de energia, sendo este um dos setores que vem sofrendo gradativamente com a crise que se estabeleceu no país. De acordo com Bicalho (2016), muitos fatos, principalmente políticos, que ocorreram nos últimos meses de 2016 demonstram uma visível desestruturação na questão institucional no Brasil, e a partir deste fato, a geração de dúvidas e inseguranças neste mercado, setor elétrico precisa se reorganizar.
Pode-se observar que esta realidade também está presente nas Cooperativas de Eletrificação Rural, que hoje atuam em cerca de 1.400 municípios em todo o país. No estado do Rio Grande do Sul, 15 Cooperativas trabalham distribuindo energia elétrica para as áreas rurais (ANEEL, 2017). Da mesma maneira que os demais setores produtivos, este é um que vem sofrendo um grande impacto devido às mudanças na economia em geral, sendo assim, buscam se adaptar para que possam permanecer competitivos e fortes no mercado.
Nesse contexto, visando a redução ou eliminação de perdas e dos custos, foi feito um estudo aprofundado em um almoxarifado de Equipamentos de Proteção Individual de uma Cooperativa do Rio Grande do Sul, a fim de identificar problemas e propor soluções eficazes para melhoria no processo. Dentre as falhas detectadas, há uma deficiência do Setor de Segurança e Meio Ambiente (SESMA) quando o assunto é distribuição e controle dos Equipamentos de Proteção Individual (EPI), logo, não havendo o controle e monitoramento sobre as fichas de registros dos mesmos. O objetivo deste artigo é propor um Modelo de Gestão de EPIs, visando redução de custos, através da melhoria no processo, desde a aquisição, distribuição, até a devolução dos EPIs e ferramental.
A seguir o referencial teórico, com os conceitos para esclarecer o problema e o impacto deste em uma organização. Na terceira seção o propósito é explanar as metodologias necessárias, a fim de apresentar a solução da problemática e a reestruturação de
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procedimentos e sistemas que contribuam para a melhoria da gestão de estoque. Em seguida será caracterizado o artefato desenvolvido para eliminação ou minimização dos problemas levantados. Na quinta seção avalia-se se tal artefato foi realmente eficaz e por fim apresenta- se o resultado final da pesquisa.
2. Referencial Teórico
Nesta seção serão apresentados os conceitos que irão embasar teoricamente o artigo.
Foi realizada uma revisão sistemática da literatura, de maneira meticulosa e formal, a fim de consultar a bibliografia e definir os conceitos e base teórica para fundamentar o problema levantado e possíveis soluções deste.
2.1 Gestão de Estoque
De acordo com Santos et al.(2014)as empresas têm a necessidade de gerenciar os estoques para redução de custo e para que possam continuar ganhando espaço no atual mercado, que vem ficando a cada dia mais competitivo. Santos et al. (2014) mencionam que além da redução de custos, a gestão de estoque pode contribuir significativamente para uma melhor disponibilidade de produtos, o que influencia positivamente as empresas.
Gestão de estoque, logo remete a ideia de administração de materiais, que conforme Chiavenato (2005) este é um conceito bastante amplo, pois envolve todo o fluxo de materiais da empresa. Este fluxo, porém, deve ser devidamente medido, para não atingir nem o extremo de excesso e nem de escassez, pois, ainda segundo Chiavenato (2005), um estoque em excesso causa desperdícios financeiros, e sua insuficiência pode interromper o processo, gerando impactos financeiros negativos.
Porém, de acordo com Miriam et al. (2013) nem sempre se dirige a devida importância para a administração de materiais. Muitas vezes os próprios profissionais preocupam-se mais com o controle quantitativo ao invés de dispor uma maior atenção ao custo total para a empresa como num todo. Macan (2015), menciona que controlar os estoques é um dos fatores mais importantes para o bom andamento da organização, e a falta deste controle pode influenciar diretamente no nível de serviço e, consequentemente, na questão financeira.
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2.2 Saúde e Segurança do Trabalho
O investimento em Saúde e Segurança do trabalhador vem crescendo exponencialmente(SIQUEIRA, 2017). Isto ocorre, principalmente, através de conscientização e ações preventivas a fim de promover o bem estar e da mesma forma manter-se competitivo no mercado (SIQUEIRA, 2017).
Em contrapartida, Oliveira(2003) observa que este pode ser um assunto que em algumas situações, não tem a devida importância. Este fato não é algo isolado, sabe-se que em muitas corporações isto faz parte da rotina, e infelizmente reflete diretamente na saúde e segurança dos colaboradores. Oliveira (2003)
Portanto, de acordo com Milagre Guimarães (2010) uma das grandes vantagens competitivas para as empresas têm sido a saúde e segurança no trabalho (SST). Observa-se que os próprios trabalhadores vêm procurando empresas que tenham bons programas de SST e assim, de certa maneira deem importância a eles, fazendo com que estes valorizem mais a empresa em questão (MILAGRE; GUIMARÃES, 2010)
2.3 Custos
Diante da elevada competitividade do mercado, Rosa (2010) cita que vem se tornando um grande desafio aos gestores, tomar decisões rápidas, precisas e confiáveis para manter a estabilidade da empresa. O que evidencia que, quanto melhor for executada a gestão de custos, mais sucesso a empresa terá, se tratando de lucro como objetivo principal (CELANI; MACHADO; MUNIZ, 2015).
Portanto, Santaella menciona que, principalmente em momentos de retração econômica, trabalhar com o custo baixo, torna-se um grande diferencial competitivo. Ainda Santella salienta que é de costume das empresas, reduzir custos através de cortes no quadro funcional ou descontos com fornecedores, porém, quando se faz uma devida revisão para a melhoria de processos, é possível obter uma visão global, e assim, uma maior facilidade para reduzir grandes desperdícios.
3. Procedimentos Metodológicos
Esta seção apresenta os procedimentos para condução desta pesquisa utilizando a
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Design Science Research (DSR), que é um método que busca desenvolver algo novo, que venha a causar mudanças através da criação de artefatos para resolução de problemas (DRESCH; LACERDA; ANTUNES JR, 2015).
Para a realização de pesquisas por meio do método DSR, são indicados 12 passos, conforme Quadro 1.
Quadro 1: Método empregado
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Fonte: Elaborado pelos autores baseado em Dresch, Lacerda e Antunes Jr., 2015)
4. Proposição, projeto e desenvolvimento do artefato
A Cooperativa Regional de Energia Taquari Jacuí, CERTAJA Energia, é uma Cooperativa que fornece a distribuição de energia elétrica em áreas rurais. Na atualidade, atende 23.500 cooperados e clientes. Possui a missão de fornecer energia confiável, de forma sustentável, valorizando o relacionamento e a qualidade de vida do cooperado.
A Cooperativa, portanto, para cumprir a missão e respeitar valores nos quais acredita, trabalha forte na questão de segurança dos seus colaboradores. Uma maneira eficaz e que apresenta ótimos resultados atualmente, vêm sendo a aquisição e distribuição de Equipamentos de Proteção Individual (EPIs).
Contudo, tais EPI’s estão alocados no Departamento Almoxarifado de Redes, que fica localizado a 2,5km do Setor de Segurança do Trabalho e consequentemente da maior concentração de colaboradores que requisitam tais EPIs. Sendo assim, quando é necessária a retirada de algum EPI, o deslocamento do Centro Administrativo até o Almoxarifado origina um maior custo.
Um fator que deve ser mencionado, é em relação ao impacto financeiro que esse layout atual vem trazendo a Cooperativa, uma vez que não é feito qualquer tipo de avaliação prévia para que a troca destes EPIs seja, de fato, efetiva. Como gestor do Setor de Almoxarifado, José Lauri Palagi, coloca que ele mesmo, não tendo conhecimentos técnicos suficientes, acaba distribuindo os EPIs aos colaboradores que o solicitam, sem nenhuma observação mais crítica e aprofundada sobre o estado dos Equipamentos que serão descartados.
Dessa forma, o artefato apresentado a seguir, tem como enfoque mostrar a necessidade da alocação dos EPI’s em um espaço junto ao Centro Administrativo, o que não geraria custos de deslocamento e permitiria um maior controle da durabilidade dos EPI’s, intervalo entre a requisição de um mesmo EPI por determinado colaborador e outros fatores cabíveis aos Técnicos em Segurança do Trabalho.
4.1 Lógica construtivas do artefato
O processo construtivo do artefato passou por alguns passos pré-determinados e devidamente analisados, para que pudesse apresentar uma coerência. Na figura 1, são
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destacados os pontos essenciais para o desenvolvimento do artefato. Dentre estes, é importante salientar que alguns dos elementos obedecem a normas e leis as quais a Cooperativa, por sua vez, preza e exige que sejam respeitadas. Em contrapartida, são apresentados elementos que surgiram com o avanço da pesquisa, que não necessariamente obedece a alguma norma, porém se tornaram parte relevante na construção do artefato.
Figura 1 – Lógica Construtiva do Artefato
Fonte: Elaborada pelos autores
O Modelo de Gestão de EPIs passou a ser elaborado utilizando dados da empresa, em relação a distribuição e controles de EPIs e Ferramental, que se mostrou bastante deficiente perante a exigência normativa vigente. Isto foi verificado em cima de normas, como a Norma Regulamentadora 06, que visa a integridade física do colaborador de riscos suscetíveis de ameaçar a segurança e a saúde no trabalho. Outra questão legal que deve ser abordada é a Consolidação das leis do Trabalho, que deixa claro a importância da distribuição e controle rígido sobre este aspecto trabalhista.
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Após o levantamento do problema, que se define em má administração do estoque de EPIs, gerando assim desperdícios e aumentando os custos, o próximo passo foi consultar os especialistas e todas as pessoas envolvidas neste processo. Diálogos e entrevistas foram feitos, tornando ainda mais evidente a dificuldade que a organização tem em gerenciar o estoque e tornar o processo eficaz.
4.2 Artefato Proposto
O Modelo de Gestão de EPIs não segue uma ordem lógica, porém deixam claro quais são as questões legais que devem ser atendidas, e questões de organização, que se implantadas e efetivamente utilizadas, trarão a redução de custos que se espera com a utilização do artefato. Levando em consideração os aspectos economia e organização, ficará evidenciado, que ambos são de extrema importância para a Cooperativa, que atualmente, preza por atender as normas e juntamente sanar as necessidades dos colaboradores quando se diz respeito a saúde e segurança dos mesmos.
É possível, portanto, observar na figura 2, que o artefato apresenta em cores mais claras, os elementos legais acima citados, e em seguida, demonstrados em um tom mais escuro, os demais elementos de grande relevância para que a aplicação do Modelo de Gestão de EPIs seja eficaz. Para que se obtenha o funcionamento do artefato proposto, é necessário que todos os elementos, legais ou não, tenham uma simetria, caso contrário, o Modelo de Gestão de EPIs pode se tornar um artefato que não trará os resultados esperados.
Figura 2 – Modelo de Gestão de EPIs
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Fonte: Elaborado pelos autores
Sobre capacitar o funcionário para utilização dos Equipamentos de Proteção Individual, de acordo com a Norma Regulamentadora 06, cabe ao empregador quanto ao EPI:
orientar o trabalhador sobre o uso adequado guarda e conservação. Aqui é determinada, legalmente, como a Cooperativa deve agir para com seu colaborador, quando em se tratando de capacitação.
Quanto a atender especificações de qualidade, fica especificado no Ministério do Trabalho (2015) que o EPI deve, obrigatoriamente, contem em sua embalagem ou estrutura o código do Certificado de Aprovação (CA). O CA indica que o equipamento passou pelos devidos testes, tem uma validade e que está assegurado que trará a proteção ao risco que o colaborador poderá vir a se expor.
Em relação ao fornecimento do EPI, é necessário, novamente, citar a Norma Regulamentadora 6 - NR 6 (2010), onde é mencionado que a empresa é obrigada a fornecer ao seu colaborador os EPIs adequados ao risco, em um íntegro estado de conservação e sempre que medidas de proteção coletiva não ofereçam completa proteção contra os riscos de acidentes ou doenças do trabalho. Outro item importante se trata de que além do fornecimento do EPI, o empregador tem como obrigação propiciar informações sobre os processos de higienização dos mesmos.
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Finalizando os itens que são embasados legalmente, é importante observar o Registro de Fornecimento, que nada mais é o documento onde se registra todo e qualquer EPI que é fornecido ao colaborador. Neste documento, o trabalhador fica ciente da responsabilidade que tem em relação a cuidados específicos sobre o EPI que está recebendo, da mesma maneira que se relacionam todas as datas, Certificado de Aprovação e rubrica do colaborador, para que tal documento tenha, afinal, valor legal.
O artefato do Modelo de Gestão de EPIs apresenta em sua composição, itens que não estão amparados legalmente, porém são pontos chave para seu funcionamento. Pode-se afirmar que o processo tem início através das compras. Esta fase é determinante para que todo o restante funcione perfeitamente, pois é neste instante que se faz a escolha de um equipamento de qualidade, que esteja dentro de todas as especificações que a NR 06 e o TEM determinam, e principalmente, que atendam de acordo com o risco ao quais os colaboradores estarão expostos.
Uma compra mal planejada, impacta diretamente no item subsequente, que se refere à custos.Essa relação será constante e direta, pois no momento que a compra é falha, imediatamente se gasta mais que o orçado, seja adquirindo um novo equipamento ou, em casos mais graves, com indenizações ou causas trabalhistas, que estarão sustentadas no fato de que o colaborador não estaria utilizando o equipamento que deveria.
O custo da mesma maneira estará ligado ao armazenamento, uma vez mal armazenados ou não se observando uma lógica sensata para tal ação, pode-se perder EPIs e ferramental. Essa perca se dá, principalmente, pelo fato de que inúmeras vezes os EPIs que possuem o CA prestes a vencer, estão armazenados de forma incorreta, sem o devido acesso ou visibilidade. Sendo assim, os mais novos são distribuídos, ocorrendo a perda daqueles que logo, perderão a validade.
Finalizando os itens citados no artefato, este é um dos mais relevantes e que se propõe uma ação imediata, para que possamos atingir o propósito de toda a pesquisa, que se trata da gestão de estoque e redução de custos. A última engrenagem do artefato tem substancial importância, pelo fato de que, a partir dela, todo o processo se reinicia, e assim sucessivamente de maneira contínua. Nesta etapa, se houver falhas, os demais elementos consequentemente não irão ter a efetividade que deveriam.
A devolução dos EPIs, assim como seu fornecimento, é de extrema importância para a cooperativa e colaborador. Alguns aspectos que devem ser mencionados, é que, conforme a
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“Consolidação das Leis do Trabalho” (1967), o empregador não pode efetuar qualquer tipo de desconto no salário do empregado, em relação a Equipamentos de Proteção Individual.
Contudo, em caso de dano, comprovado e causado pelo empregado, o desconto será lícito, desde que haja de fato, um objeto de acordo entre as partes.
Este acordo entre as partes, usualmente já é feito na Ficha de Distribuição e Controle dos EPIs, especificando estes detalhes e deixando claro o papel do empregado e empregador no referido acordo. As fichas de controle de EPIs são documentos embasados legalmente, e, portanto, devem ser devidamente preenchidas, observadas diariamente e arquivadas de forma segura.
Um ponto que não pode passar despercebido é a questão de que, não haver a devolução do EPI e ferramental, pode repercutir, como de fato, que não há uma organização neste processo de Gestão de EPIs, tornando assim esse um processo frágil, e que na visão da gerência, não demanda atenção nem tampouco, o esforço que esta pesquisa está empregando para melhorias neste. Este fato reforça que o processo no geral, pode vir a apresentar falhas, portanto, oportunidades de estudo e busca de soluções tangíveis e coerentes com a situação levantada.
Então, ainda não é possível apontar uma melhoria específica para tal problema, se for levado em consideração que realmente, cada engrenagem do artefato, depende da outra para seu perfeito funcionamento. E esta visão do todo, ou visão sistêmica, significa desprender a atenção para mais de um elemento e entender que, quando se busca a excelência em um determinado processo, deve-se correlacionar tais elementos, a ponto de compreender que ambos serão eficazes, se trabalhados simultaneamente.
5. Avaliação do artefato
A avaliação do artefato ocorreu mediante questionário aplicado a Técnicos e Engenheiros de Segurança. Foi utilizado este padrão levando em consideração que tais profissionais, por estarem diretamente relacionados ao meio no qual o artefato foi desenvolvido, pudessem de forma objetiva, crítica e eficaz, avaliarem o Modelo de Gestão de EPIs.
Com o intuito de tornar esta avaliação confiável e válida, foi elaborado e aplicado um questionário, que é apresentado no Apêndice I.
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Conforme podemos analisar através do Gráfico 1 – em relação a capacitação dos colaboradores para a utilização dos Equipamentos de Proteção Individual, 70%se diz satisfeito. Este percentual indica que este é um item que não vem apresentando problemas para as empresas, bem como para seus colaboradores.
Gráfico 1 – Capacitação dos colaboradores para a utilização de EPIs
Fonte: Elaborado pelos autores
Em contrapartida, é possível observar, portanto, no gráfico 2, que em se tratando de custo-benefício, obtém-se uma opinião mais dividida vinda dos respectivos entrevistados.
Cada vez mais, torna-se evidente que os custos são parte significativa nos processos de uma organização, e estes precisam ser tratados com o máximo de precaução e seriedade, pois há um grande risco de comprometer a empresa, tanto em lucratividade quanto em competitividade (CELANI; MACHADO; MUNIZ, 2015).
Gráfico 2 – Custo - benefício
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Fonte: Elaborado pelos autores
Seguindo o mesmo padrão, no gráfico 3, é apresentada uma disparidade em relação a opinião dos entrevistados quando falamos em acondicionamento dos Equipamentos de Proteção individual. Relacionamos o acondicionamento, a um correto local para guarda e conservação dos EPIs, ou seja, um almoxarifado organizado no qual tais equipamentos possam ser devidamente armazenados. Este deve ser um processo planejado e organizado, onde possa se observar um controle de entradas e saídas dos materiais, assim como o tempo de ressuprimento e de pedido. (SANTOS et al., 2014)
Gráfico 3 – Acondicionamento de EPIs
Fonte: Elaborado pelos autores
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Por fim, no gráfico 4, em relação a devolução dos EPIs, é possível observar o maior número de insatisfação em relação aos itens até então questionados. Neste ponto, fica claro que os objetos citados no Modelo de Gestão de EPIs, se tornam de extrema importância para estudo e aplicação.
Gráfico 4 – Devolução dos EPIs
Fonte: Elaborado pelos autores
Enfim, através dos últimos gráficos, é possível concluir que, de fato, todo o processo em relação à aquisição, distribuição e devolução de EPIs, é falho. Esta situação fica evidente desde o início do processo, como destaca o Entrevistado 3#, “Creio que o maior problema em relação aos equipamentos de proteção individual e coletiva é a falta de pessoas capacitadas no processo de compras dos materiais.”
O Entrevistado 6# ressalta que “Há melhorias inevitáveis e inadiáveis no processo!”, embasando ainda mais a necessidade de aplicação de um artefato que, de fato seja acompanhado e monitorado dentro das empresas, trazendo assim melhorias na área da Gestão de Estoques. Já o Entrevistado 10#, coloca uma situação que deveria já estar integrada na organização: “Deve-se fiscalizar rotineiramente o uso de EPIs.” Esta situação apresenta, mais uma vez, que a deficiência se apresenta em diversas partes do processo, desde a mais simples, como a fiscalização rotineira, às mais complexas, que partem da aquisição de tais equipamentos.
Nota-se ainda, que grande parcela dos entrevistados encontram-se insatisfeitos com o atual cenário em se tratando de EPIs nas empresas, principalmente nos âmbitos custo-
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benefício (gráfico 2), acondicionamento de EPIs (gráfico 3) e devolução dos EPIs (gráfico 4).
Isto requer um maior trabalho metodológico de qualificação de estruturas e pessoas nas empresas, bem como uma maior procura de fornecedores de EPIs de qualidade, para melhoria dos percentuais anteriormente apresentados.
Em contrapartida, todos os entrevistados aceitaram e aprovaram o Modelo de Gestão de EPIs, o que demostra que o artefato poderá trazer diversos benefícios, desde a questão financeira até o nível o organizacional para as cooperativas. Este fato enfatiza a necessidade de uma melhor organização, quando se diz respeito a gestão de estoques, distribuição e controle de EPIs e ferramental, deixando mais evidente a efetividade do artefato proposto.
6. Considerações finais da pesquisa
O estudo destacou pontos relevantes, que necessitam de melhorias, e estas podem ser alcançadas através da proposta de um artefato, com soluções práticas e efetivas para problemas de gestão de EPIs. O Modelo de Gestão de EPIs vinculou exatamente os problemas que são rotineiros nas cooperativas de Eletrificação Rural, envolvendo desde as compras, estoque e distribuição, até o ponto final do processo, que seria a devolução do EPI ou ferramental a ser substituído.
Tal Modelo foi aceito por todos que o avaliaram, sendo evidenciada principalmente, a questão de que existe a necessidade de uma melhor ligação, entre a parte normativa e operacional do processo. Porém, as restrições foram de fundamental importância para que o Modelo de Gestão de EPIs tomasse a forma que tomou. O principal exemplo de restrições, foi de que não há uma ordem a ser seguidas, quando falamos em estoques, distribuição e devolução de EPIs e ferramental. Diante disto, desenhou-se algo que retrata a maneira mais viável e eficaz para que haja a mudança em relação ao problema levantado.
Do ponto de vista gerencial e no nível das demais Cooperativas, o Modelo de Gestão de EPIs, poderá ser útil, sendo que, no momento de avaliar o artefato, a maioria das Cooperativas mostrou enfrentar problemas iguais ou semelhantes aos apontados nesta pesquisa. Assim como, a maioria absoluta dos entrevistados apontou satisfação com o modelo apresentado, demonstrando total aceitação e reconhecendo que o Modelo de Gestão de EPIs será construtivo para as organizações que o adotarem em sua rede de trabalho.
Ainda, em se tratando de contribuições, do ponto de vista acadêmico, este é um método que permite ter uma visão sistêmica do processo de compra, estoque e distribuição de
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EPIs. Sendo assim, este poderá ser utilizado para estudos futuros, que tenham algum tipo de relação com os aspectos citados e estudados para elaboração do artefato do Modelo de Gestão de EPIs.
No que tange as limitações pode-se citar a questão financeira, que impossibilitou uma implantação neste momento, levando em consideração que serão necessárias algumas mudanças prediais, e isto requer uma análise orçamentária por parte da direção. Outra limitação importante de evidenciar foi à quantidade de entrevistados que se dispôs a participar da avaliação do artefato. Estima-se que mais opiniões, poderiam contribuir para o artefato e, portanto, para sua implantação.
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