GUIA DE AUTOMAÇÃO
DE PROCESSOS
O guia ideal para quem quer alcançar novos
patamares a partir da automação e melhor
Sumário
Definição...3
Todas empresas podem adotar?...4
Benefícios...5
Automação x Gestão...6
Como aplicar em minha empresa?...8
Sugestão...15
A automação de processos consiste em utilizar a tecnologia a favor do negócio. Além de integrar sistemas para facilitar o repasse de dados,
possibilita uma melhor forma de
acompanhamento e monitoramento do fluxo de trabalho.
Considerando que cada vez mais as empresas lidam com um maior fluxo de informações, a automação vem para facilitar e “automatizar” tarefas, resultando em uma melhor gestão de tempo e na diminuição de erros advindos de atividades manuais e repetitivas.
Essa forma de lidar com projetos consegue trazer diversos benefícios para o negócio e, sem dúvidas, seus colaboradores terão mais tempo para realizar as demais atividades, gerando ganho de produtividade, maior agilidade na execução dos processos e padronização na qualidade das entregas.
SIM! Todas as empresas podem adotar a
automação de processos, mas é importante ressaltar que cada uma possui uma realidade diferente, logo, é extremamente importante estudar a metodologia para a aplicação!
A automação vêm se tornando cada vez mais popular entre as empresas e cabe aos seus gestores se atentarem à esse tipo de tecnologia, pois, é a partir dela que conseguimos gerar mais resultados e ter uma melhor gestão de tempo, assim, deixando mais evidente o aumento da produtividade de seus colaboradores.
É importante ressaltar que não existe uma maneira certa, mas sim, uma maneira ideal para o seu negócio. E tudo é feito com base em vivência na execução do dia-a-dia. Às vezes, algo acaba tomando tanto espaço na nossa rotina que nem percebemos que esses processos poderiam ser automatizados e aquele tempo gasto poderia ser utilizado para executar diversas outras tarefas.
- Diminuição de tarefas repetitivas: a automação pode e deve ficar a cargo de máquinas! Algumas empresas possuem tarefas totalmente operacionais que acabam causando uma certa fadiga e cansaço no colaborador, que podem ser substituídas por atividades automatizadas.
- Integração dos setores: com essa metodologia, conseguimos centralizar em uma ferramenta o repasse e integração entre os setores. Assim, facilitamos a troca de informações e o envio de dados dentro da empresa, de forma segura e menos burocrática, gerando mais rapidez e consolidando processos.
- Análise do desempenho: a partir dessa forma de lidar com os processos, é mais fácil metrificar e analisar o desempenho de seus colaboradores, tendo em vista que até mesmo relatórios e planilhas podem ser facilmente gerados a partir de sistemas, diminuindo todo trabalho manual. - Redução de custos: é por meio da automação que conseguimos reduzir a taxa de custos na organização, pois, ao aplicar a tecnologia no negócio, os processos deixarão de ser feitos manualmente e consequentemente restará mais tempo para os colaboradores, gerando mais produtividade entre eles.
AUTOMAÇÃO VS. GESTÃO
DE PROCESSOS
A gestão de processos possibilita o gerenciamento da empresa por meio da medição, monitoramento e melhoramento dos processos. Para isso, é necessário previamente criar uma estrutura de mapeamento e análise dos processos.
Já a automação consiste em uma etapa da gestão de processos, realizada após a disseminação da cultura por processos na empresa. Visa facilitar o fluxo de processos utilizando-se de meios
tecnológicos, sejam eles softwares, sites, plataformas ou o que melhor se adequar a organização em que a automação será aplicada.
Logo, a gestão e automação devem ser aliadas, fazendo com que a otimização dos processos seja maximizada na organização como um todo.
Como diferenciar?
AFINAL,
Ao identificar e analisar as necessidades da organização, conseguimos direcionar melhor sobre quais processos podemos automatizar e já pensar em possíveis soluções para isso.
Por isso, antes de tudo é muito importante entender como funciona a automação e estudar quais vertentes podem e devem gerar melhores resultados.
É recomendado ter bastante cautela, pois algumas automações de processos podem envolver investimento, e todo investimento precisa ter um retorno.
1 - Identificar necessidades
Mapear os processos é uma etapa FUNDAMENTAL na automação. É a partir do mapeamento que conseguimos visualizar melhor como a aplicação pode ser feita, já surgindo alguns insights.
Entender o fluxo de trabalho é extremamente necessário para facilitar a visualização de quais automatizações podem gerar um retorno mais interessante para a organização.
Assim, proporciona a compreensão de quais etapas realmente são essenciais no processo e fluxo de execução.
2 – Mapear e organizar os processos
Após mapear muito bem os processos, é hora de estudar e identificar quais processos têm mais sentido de serem automatizados, pois alguns são mais simples e possuem uma frequência menor. Entretanto, essa fase é muito “individual” de cada organização, pois os custos também vão precisar ser levantados. Dessa forma, pode-se analisar se há sentido investir nas soluções que surgiram com os insights anteriores.
É um processo cansativo, mas que no final, acaba gerando resultados incríveis.
3 – Estudo e identificação
A frase que guia esse momento é: qual é o impacto que a automação desse processo pode trazer para a empresa?
Se a resposta for positiva e repleta de benefícios: invista! Mas se houver alguma dúvida, não hesite em ir mais a fundo nesse estudo, pois facilita até mesmo a gestão de conhecimento dele, caso não seja automatizado.
Como falamos anteriormente: a base é o estudo! É preciso levantar possibilidades e situações, pensar na aplicação e como seria juntamente com os responsáveis pela execução do mesmo.
4 – Avaliação de potencial
De nada adianta aplicar uma automação de processo se não há treinamento principalmente para aqueles que vão executá-lo. Todos da empresa precisam estar cientes e o ideal é que a automação esteja documentada na IT (Instrução de Trabalho) da tarefa.
Ao treinar seus colaboradores, além de qualificá-los ainda mais, evita que surjam dúvidas que dificultem o processo quando ele estiver em execução. Além disso, é uma forma de manter seus colaboradores atualizados e auxiliar na evolução deles dentro da empresa.
5 – Treinamentos
O monitoramento de seus resultados PRECISA ser feito com frequência e com bastante atenção. É a partir dessa gestão de resultados que conseguimos tornar palpável o resultado que a automação têm proporcionado para o negócio. E claro, principalmente escutar a opinião daqueles que executam, por meio de uma comunicação constante com seus colaboradores. A automação pode influenciar diretamente nas tarefas em que seus colaboradores executam, e se o fluxo não está rodando de forma fluida, existe algo de errado que precisa ser modificado!
6 – Monitoramento
A automação dos processos possibilita uma visão sistêmica do fluxo de trabalho e expõe novas melhorias a serem feitas no processo, além de facilitar a comunicação e o compartilhamento de informações entre os setores.
Assim, para obter-se uma gestão inteligente dos processos, o Grupo G Trigueiro possui uma das melhores ferramentas do mercado para conceber fluxos de trabalho automáticos, de modo a dinamizar processos cruciais para o negócio. O nosso software é fácil de utilizar, requerendo dos seus colaboradores pouca formação, e resultando numa forma de trabalhar muito mais eficiente.
Entre em contato conosco para saber mais de como podemos ajudar com esse software na sua empresa.
Como podemos te ajudar?
No nosso blog temos um conteúdo para te ajudar a implementar a Gestão de Processos.
Clique aqui para acessar!
Conclusão
Automatizar processos é mais complexo do que imaginou, né?
A automação de processos pode gerar retornos extremamente interessantes para o negócio mas, para isso, é preciso garantir que sua implementação seja realizada de forma estruturada e planejada, de acordo com os objetivos estabelecidos pela empresa.
Logo, é importante desenvolver as primeiras etapas o quanto antes para que a automação seja colocada em prática, reduzindo atividades operacionais e ganhando tempo para decisões mais estratégicas.
Quer saber como aplicamos a automação dos processos no Grupo G Trigueiro? Entra em contato com a gente para te apresentarmos mais detalhes!
Sobre o Grupo
O que sua empresa precisa?
O Grupo G Trigueiro sempre atuou pautado em oferecer serviços de excelência com alta qualidade nas soluções que oferecemos aos nossos clientes. Acreditamos que o profissionalismo, a ética e o compromisso dos nossos serviços nos possibilita criar parcerias duradouras e prósperas.
E queremos construir essa ligação com você.
Conheça o que temos a oferecer em nosso site e confira as novidades em nosso blog.
