Módulo8_HostRecepção_RESERVAS

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HOST

Recepção

RESERVAS

Professora Carla Canhoto Professora Carla Canhoto

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3.

3. º

º

F

201

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Nova Reserva

1.

Clicar no íconClicar no ícon “Nova reserva”“Nova reserva”

2 2

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Nova Reserva

2.

A reserva inicia na ligação ao cardex, precisando de, pelo menos, o apelido do hóspede ou do nome da empresa / agência / CRO para proceder para o ecrã da reserva.

3.

A partir do momento que se preenche o campo hóspede / empresa / agência / CRO, o Enter no teclado ou o click no botão Pesquisar vai pesquisar o arquivo de cardex.

4.

Se se tratar de um hóspede que ainda não existe, o cardex é aberto para a criação do mesmo.

(4)

Nova Reserva

5.

Reconhecendo que, na maioria dos casos quando uma reserva é efectuada o único elemento que é fornecido é o nome do hóspede, o único campo que o sistema obriga a ser preenchido é o campo Apelido.

6.

Os campos de Segmento e Sub-Segmento de Mercado também podem ser tornados obrigatórios, consoante as configurações.

7.

Depois de ter guardado esta informação, os dados são registados e o sistema volta à janela de identificação das entidades.

(5)

(6)

Nova Reserva

_–

No caso de empresa ou

Agência de Viagens

8.

No caso de uma reserva de empresa ou de agência, deve introduzir o nome da mesma no campo adequado. Depois de premir Enter o sistema vai fazer a mesma pesquisa descrita acima para o hóspede.

9.

Se a entidade existir no cardex, o sistema indicará a entidade na lista permitindo seleccionar a entidade correcta:

(7)

Nova Reserva

_–

No caso de empresa ou

Agência de Viagens

(8)

Nova Reserva

_–

No caso de empresa ou

Agência de Viagens

10.

Com as entidades da reserva introduzidas, clique em OK para passar para o ecrã da reserva

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(10)

Breve explicação dos campos de

Reserva

10

1.1 Entidades

1.2 Dados da Reserva

1.3 Detalhes da Reserva

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Breve explicação dos campos de

Reserva

ENTIDADES

Editar ou substituir as diversas entidades da reserva. Ao clicar faz uma pergunta:

Sim = Substitui por outra entidade

Não = Edita os campos da entidade correspondente

Eliminar referência a essa entidade na reserva (não disponível apenas para o hóspede, uma vez que é o mínimo obrigatório).

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Breve explicação dos campos de

Reserva

Dados de

Reserva

Check In:Pode utilizar o calendário com o botão....

Check Out: Pode utilizar o calendário com o botão .... Pode indicar em alternativa, o número de noites, uma vez que os campos se actualizam entre si.

Noites: Pode indicar o número de noites ou a data de check out.

Allotment: Se aplicável, indique o código de allotment.

Quartos: Indique o número de quartos.

Categoria: Indique a categoria para a reserve. Depois de gravar a reserva com a categoria reservada, surge o campo Upgrade De.

Upgrade De: Permite efectuar reservas com upgrade de categoria. Por exemplo, a reserva deveria ser de um duplo mas só tem disponibilidade de Suites, pelo que vai vender a suite ao preço de um duplo. Na categoria colocará Suite e em Upgrade De colocará Duplo, o preço será o de um duplo apesar da categoria reservada ser uma Suite.

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Breve explicação dos campos de

Reserva

Detalhes

da

Reserva

Pax: Indique o número de pessoas e de crianças, conforme esteja definido nas tabelas de preços.

Quarto:Indique o número do quarto. O número do quarto é facultativo até ao momento do check in. Ao clicar em ... abre a janela de quartos disponíveis. Esta disponibilidade está relacionada com as datas e categoria de quarto presentemente no ecrã.

Tabela Preços: Indique a tabela de preços a ter em consideração. Se atabela de preços não

estiver marcada como A C TIVA, aparecerá com a indicação de INACTIVA, de modo a poder consultar reservas com a tabela, mas impossibilitando de a seleccionar.

Package: Indique o package vendido na reserva. Só aparecerão disponíveis os packages configurados para cada tabela de preços.

Desconto: Se aplicável, seleccione um dos códigos de descontos configurados. Se for necessário aplicar um desconto não existente, deverá recorrer ao preço manual.

Preço Manual: Sempre que seja necessário atribuir um preço diferente de qualquer preço em tabela, que não possa ser definido por desconto, marque este c ampo (requer permissão por

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Breve explicação dos campos de

Reserva

Últimas

Reserva do

hóspede

Neste ecrã aparecerão indicadas as últimas

reservas efectuadas pelo hóspede indicado na

reserva, com indicação das datas de check in e

check out, do número de pax, quarto, tabela de

preços, package, preço e allotment.

(15)

Atribuir Cores às reservas

:

Na reserva pode-se escolher uma das 16 cores disponíveis:

as cores já utilizadas para das datas da presente reservas não estão disponíveis; não é possível fazer um overbooking de cores. a cor é gravada a nível da reserva, e não a nível do detalhe, ou seja, afecta todos os membros do grupo.

(16)

Adicionar Reserva

Esta opção permite adicionar mais uma linha a uma reserva individual ou de grupo.

1.

Imaginemos que no nosso exemplo, a empresa envia mais tarde uma comunicação onde aumenta para 2 o número de quartos da reserva. Não faria sentido criar uma reserva de novo, pelo que apenas criaremos um novo detalhe, que irá assumir a mesma informação do detalhe existente, omitindo apenas o número do quarto.

2.

Aparece uma questão Adicionar outro detalhe (linha) a esta‘

reserva?’ . Se clicar sim, será adicionada uma nova linha.

3.

A partir do momento em que a reserva tenha mais do que uma linha, sempre que gravar alguma alteração à reserva aparecerá a mensagem abaixo, o que irá permitir fazer alterações em bloco para a mesma reserva.

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(18)

Adicionar Partilha

Esta opção permite introduzir duas reservas no mesmo quarto para uso em situações em que, por exemplo, o valor do package seja pago entre ambos, em partes iguais ou não.

1.

Ao clicar neste ícone, é necessário dar indicação do nome do hóspede a partilhar, pelo que salta a janela de pesquisa de cardex. Se o cardex já existir, seleccione-o, senão crie um novo.

2.

Ao seleccionar o hóspede a partilhar, surge uma janela onde se pede o valor do package a cobrar para cada partilha.

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(20)

Adicionar Partilha

3.

Se o campo Ajustar Preços estiver marcado, ao indicar um valor para um, o preço para o outro será automaticamente a diferença para o preço anteriormente definido na reserva.

4.

Indique os valores a pagar por cada um e clique em OK .

5.

O resultado será este.

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Check-In

Esta opção servirá para efectuar o check in à linha de reserva seleccionada.

1.

Se houver lugar a emissão de cartão de chave, será neste momento.

2.

Se houver interface telefónico, e este permitir a abertura/fecho de linhas com o check in/check out, essa operação também será efectuada neste momento.

3.

Ao efectuar o check in, a única alteração será na caixa Outros dados, no campo Tipo.

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Check-In

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Check-In

4.

Se o quarto estiver sujo, aparecerá a seguinte mensagem:

5.

Se o quarto estiver ocupado, aparecerá a seguinte mensagem :

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Cancelar Check-In

24

Aparece uma confirmação Deseja mesmo cancelar este check in?.

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Cancelar Check-In

:

Aparece uma confirmação Deseja mesmo cancelar este check in?.