ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO ATA DE REUNIÃO n. 18

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ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO – ATA DE REUNIÃO n. 18

Setor: CQMA

Data: Local: sala de reuniões do CQMA Sistema: ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005

Participantes Setor Ramal

Ademar Benévolo Lugão CQMA 9250

Maria Ap. Faustino Pires CQMA 9194

Marycel Elena Barboza Cotrim CQMA/LAQA 9305

Elâine Arantes Jardim Martins CQMA/LAQA 9318

Hélio Akira Furusawa CQMA/LAQA 9318

João Cristiano Ulrich LCQ/CQMA 9365

Marcos Antonio Hortellani LCQ/CQMA 9381

Helena Miho Shihomatsu LAQA/CQMA 9316

Vera Lucia Ribeiro Salvador LFX/CQMA 9352

Irene Goldstein CQMA 9317

Observações:

1. Devem ser recolhidas informações e avaliados obrigatoriamente todos os assuntos, conforme escopo. Se algum item específico não for aplicável ao escopo, este deve ser preenchido com a seguinte frase: “Item não aplicável ao escopo”. (Ex. O item 12 para sistemas não relacionados a Laboratórios de Ensaio e/ou Calibração).

2. Se por algum motivo não houver informação relevante para ser apresentada na reunião em questão, o item correspondente deste formulário deve ser preenchido com a seguinte frase: “Informações insuficientes para análise crítica devido a ____________, este assunto será discutido em reunião específica agendada para ______________.” (Ex. Satisfação de Cliente - não concluída em função da agenda definida para esta atividade – será realizada após realização da pesquisa)

3. O Item “ação pendente” aborda a entrada: “Situação das ações oriundas das Análises Críticas pela Direção anteriores”.

4. O item “recomendações para melhoria” aborda as saídas relacionadas a decisões e ações para melhoria da eficácia do sistema, dos processos e dos produtos, bem como necessidade de recursos, conforme aplicável.

Os assuntos foram previamente discutidos nas reuniões de entrada para a 18ª RAC-CQMA, de acordo com o estabelecido no CRONOGRAMA DE ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO DO CENTRO DE QUÍMICA E MEIO AMBIENTE – CQMA, referente ao ano de 2016.

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ASSUNTOS GERAIS 1. Resultados das auditorias internas e/ou auto avaliações Este item foi avaliado em 03/08/2016.

a) Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.)

Relatório da16ª Auditoria interna do CQMA realizada em 21 a 23/06/16. Escopo 1: LFX: Determinação de U total e Si em pó de U3Si2 por WDXRF

Escopo 2: LCQ: Determinação de mercúrio em peixes por meio da técnica FIA-CV-AAS Escopo 3: LCQ: Determinação de metais em água por meio da técnica ICP-MS

b) Ações Pendentes:

Ação Responsável Prazo

1. Corrigir os documentos apontados Envolvidos 30/11/2015 2. Realizar auditoria horizontal RDs Até 31/03/16 3. Treinamento em tratamento de NCs incluindo

determinação das causas. Irene Até 30/11/15

4. Estudo da interferência ou não da pressão na

compactação das amostras. Marcos Scapin 01/03/16 5. Estabelecer periodicidade para as verificações e

cumprir cronograma Marcos e Vera 01/10/15

6. Providenciar calibração de equipamentos no LCQ João 01/11/15 7. Revisão do PO-LFX-0903.004 Marcos Scapin 01/12/15 8. Estudo da documentação IPN-1300 Todos os

envolvidos Até 30/05/16 9. Solicitação de treinamento aos responsáveis da

Proteção Radiológica

RD e gerente do

CQMA Até 28/02/16

10. Correção dos itens e verificação da abrangência somente após no mínimo 6 meses

Todos os

envolvidos Constante Resultado das pendências:

A ação do item 2 está será realizada em dezembro, de acordo com o programado. A ação 8 foi iniciada e deverá ser finalizada em 2017.

A ação 9 foi cancelada.

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c) Discussão

A discussão detalhada desta reunião pode ser verificada na ata específica do dia 03/11/2016.

Na 16ª auditoria interna do CQMA foram apontadas 2 observações e 3 não conformidades. Foram apontados como pontos fortes do Sistema de Gestão:

- Novamente foi observado o comprometimento das pessoas envolvidas para manter o Sistema da Qualidade do CQMA funcionando a contento e

- A inserção de mais um escopo no SQ e a inserção de mais um laboratório no SQ. Foram apontados como pontos fracos do Sistema de Gestão:

- O laboratório com certificação INMETRO não está destacado na Home Page do Centro; - Em relação ao item 4.7, a equipe auditora constatou que é difícil avaliar a Pesquisa de Satisfação, pois não há clientes para os ensaios cujos escopos estão sendo auditados e que não foram constatadas providências para mitigar o problema. Em relação a este item, é importante salientar que o conceito da pesquisa de satisfação de clientes do CQMA não se baseia somente na avaliação do retorno relacionado ao escopo acreditado e sim a todos os serviços prestados. Mesmo que hajam clientes dos escopos avaliados, se esses não respondessem as pesquisas não haveria retorno para avaliar. A ausência de clientes do escopo e a ausência de retorno da pesquisa de satisfação são questões diferentes e devem ser tratadas com visões distintas. A separação dos retornos da pesquisa em “do escopo” e demais serviços perderia sentido uma vez que a nossa pesquisa de satisfação de clientes tem o objetivo de avaliar os serviços prestados quer sejam acreditados ou não.

- Em relação ao item 4.11, foi apontada a deficiência do SQ-CQMA para determinação das causas básicas no tratamento das NC e OBS. Foi comentado que ainda temos dificuldades em determinar as causas básicas das NCs.

- Em relação ao item 5.4, foi observado que o título do novo escopo do LCQ, Determinação de metais em água por meio da técnica ICP-MS não corresponde à realidade, pois há somente dois elementos analisados, urânio e tório. Por abrangência, o LAQA tem o mesmo problema.

Ficou decidido que a gerência vai se reunir com os responsáveis dos laboratórios envolvidos e decidir se continuam com a acreditação.

Em relação às NCs e OBS apontadas na 16ª auditoria interna:

As falhas no controle de registro e de documentos apontadas não são significativas, portanto não impactam o SGQ. Estas falhas podem ser minimizadas com a auditoria horizontal que está programada para novembro. A maioria dos apontamentos foi para o novo escopo do LCQ, fato este muito compreensível, pois no início é comum.

Os apontamentos mais importantes são em relação ao acompanhamento das saídas das RACs e do TNCMC. Essa deficiência deverá ser minimizada com os encontros periódicos específicos.

d) Recomendações para Melhoria (ações, responsáveis, prazos e necessidades de recursos)

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Ação Responsável Prazo Recursos

Decisão sobre o processo de acreditação Gerente do

CQMA 24/12/16

Tempo/ pessoas Correção de documentos e registros apontados na

auditoria Todos os envolvidos 30/10/16 Tempo/ pessoas Correção do TNCMC RDs 30/08/16 Tempo/ pessoas Encontros periódicos com a equipe para tratar

especificamente de assuntos da qualidade e tratamento de não conformidades

Todos os

envolvidos Constante

Tempo/ pessoas Estabelecimento de ações para verificação de

registros em cada setor

Todos os envolvidos Até 30/11/16 Tempo/ pessoas Estabelecer nova metodologia de inserção das

metas e indicadores no SIGEPI Gerentes

Até março de 2017

Tempo/ pessoas

2. Avaliações realizadas por organizações externas Este item foi avaliado em 22/08/2016

Relatório de Avaliação Local nº 017/2016, referente à 1ª Auditoria Interna do Projeto Modernit realizada pela equipe auditora da RMMG em 15 a 17/08/16 no LAQA/CQMA.

As ações do ano de 2015 são referentes à reavaliação do INMETRO.

1. Solicitar nova emissão do Certificado de Regularidade, pelo responsável na Instituição, ao Ministério do Meio Ambiente (IBAMA);

João 25/05/15 2. Enviar para Avaliadora Líder, cópia do “Termo de Compromisso de

Ajustamento de Conduta – IBAMA/IPEN/CNEN”, válido até 17/07/2015, comprovando documentação válida junto ao IBAMA.

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ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO – ATA DE REUNIÃO n. 18 3. O documento DE-LCQ-001 Lista de Documentos externos será

recodificado conforme instrução de codificação de documentos do Sistema de Gestão Integrada – SGI e devidamente inserido no Sistema de Gestão da Qualidade.

João 30/05/15

4. O documento IT-CQMA-0301.001 será inserido no Sistema de

Gestão da Qualidade. Elaine 30/05/15

5. Abordar esse assunto no treinamento da série 0500. João/Elaine 27/05/15 6. Solicitar treinamento adequado e/ou esclarecimentos sobre ação

preventiva. João/Elaine 30/05/15

7. A partir deste treinamento, avaliar de forma apropriada, por meio de discussão dos responsáveis pelo Sistema de Gestão, antes da inserção de ações preventivas no sistema de tratamento de não conformidades e melhoria contínua – TNCMC.

Todos Contínuo

8. Revisar todas as listas de registros do CQMA e laboratórios, identificando melhor os registros (conforme procedimento específico existente na instituição), esclarecendo o local de armazenamento.

João/Elaine 05/06/15

9. Providenciar orçamento, aprovação e calibração dos

equipamentos termohigrômetro IDT 147 e Data Logger IDT 216. João 30/05/15 10. Enviar para avaliadora/especialista, cópia dos certificados e

respectivas análises críticas (AC) dos certificados dos equipamentos micropipetas: IDT 151; IDT 189 e IDT 190 e balança AL 500, uma vez que, a calibração desses equipamentos NÃO está vencida.

João 15/06/15

11. Avaliar os objetivos gerais da qualidade, quando da reunião de AC

deste item, considerando essa sugestão de melhoria. Todos 18/11/15 Resultado das pendências: Todas as ações foram cumpridas. Não há pendências.

Ações do ano de 2016 são referentes à avaliação da documentação pelo projeto MODERNIT, realizada em 2016, havia a pendência da correção da documentação de acordo com a análise feita pela Dra. Eliana Freire Gaspar de Carvalho Dores.

Resultado das pendências: Os documentos foram corrigidos para a auditoria. Não há pendências.

c) Discussão

De acordo com o RAL nº 017/2016, foram apontados os seguintes desvios:  1 OBS compartilhada com o LMM;

 6 NCs para Requisitos da Direção;  2 NCs para o corporativo do IPEN;

 3 OBS e 15 NCs para requisitos técnicos para o LAQA.

A maioria das NCs e OBs apontadas foram bem simples e têm pouco impacto no SGQ-CQMA, pois foram referentes à erros em documentos e registros. Porém, geraram novos

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ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO – ATA DE REUNIÃO n. 18 procedimentos e controles que contribuíram para a melhoria do sistema.

O único apontamento que não foi resolvido satisfatoriamente é referente à avaliação de fornecedores pelos servidores responsáveis pelas respectivas compras. Porém, embora o procedimento da instituição esteja falho, o CQMA continua realizando a avaliação por uma metodologia própria.

Será aberta uma NC para o processo corporativo.

Providenciar procedimento, treinamento e registros necessários, além de correção da documentação de acordo com o estabelecido em reunião do dia 22/08/16.

RDs 16/11/16 Pessoas e tempo

3. Realimentação do cliente (reclamações, pesquisa de satisfação) e comunicação proveniente de partes interessadas externas (reclamação) (requisito NBR ISO 14001)

Este item foi avaliado em 24/11/2016

Seguindo procedimento IT-CQMA-0301.001, todos os serviços foram acompanhados de um questionário. Desta forma, foram enviados 250, com um retorno de 135 (55%). Estes foram compilados e analisados em 31/05/2016 e estão apresentados no Relatório de Avaliação da Pesquisa de Satisfação de Clientes – CQMA para o período de Período avaliado: janeiro a dezembro de 2015. A seguir é apresentado um resumo dos resultados.

Tabela. 3.1: Resultados gerais obtidos da pesquisa de satisfação de clientes, período da análise: janeiro a dezembro de 2015.

JANEIRO A DEZEMBRO DE 2015 Identificação do laboratório Formulários

enviados Retornados Fração dos Enviados Fração do Total dos Retornados

Laboratório de Caracterização Química - LCQ 11 (4%) 6 55% 4%

Laboratório de Fluorescência de Raios X - LFX 82 (33%) 47 57% 35% Laboratório de Análises Química e Ambiental -

LAQA 157 (63%) 82 53% 61%

Totais 250 135 (55%) - 100%

Quantidade de amostras registradas: 2991 Quantidade de determinações solicitadas: 14095

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ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO – ATA DE REUNIÃO n. 18 Tabela 3.2. Resumo quantitativo da pesquisa de satisfação de clientes

Item Resultado Geral obtido

Total de formulários enviados no período 250 Número de laboratórios participantes 03

Retorno da avaliação 135 (55%)

Item com menor pontuação Prazo

Avaliação individual dos laboratórios na pesquisa de satisfação do cliente.

1. Alterar o FM-CQMA-0301-00 de pesquisa de satisfação do cliente RD do CQMA 20/06/16 2. Atualizar a IT-CQMA- 0301.001 RD do CQMA 20/06/16 Resultado das pendências: Todas as ações foram cumpridas. Não há pendências.

c) Discussão

Nesta reunião foi apresentado o relatório final da pesquisa de 2015 e um relatório parcial até 23/11/16. Lembrando que no ano anterior ficou decidido que o relatório final da pesquisa de satisfação dos clientes seria finalizado até 31/05/16. A aplicação da nova planilha facilitou muito a compilação dos dados.

O prazo ainda é o item mais questionado, mesmo sendo previamente acordado por ocasião do contrato e respeitado por parte do laboratório.

O relatório é feito com base nos retornos dos formulários da pesquisa que são enviados junto com cada relatório de análise.

Não houve nenhuma reclamação e a avaliação foi maior que 90% para todos os itens (notas 4 e 5).

Em 2016, levantamento parcial até 23/11, foram enviados um total de 194 FMs com retorno de 84 para o LAQA, 3 para o LCQ e 2 para o LFX.

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O prazo ainda é o item mais questionado, mesmo sendo previamente acordado por ocasião do contrato e respeitado por parte do laboratório.

Avaliar diferentes perguntas para o FM-CQMA-0301-00 de pesquisa de satisfação do cliente a fim de buscar novas formas de questionar o cliente em relação à sua satisfação.

Todos Até

20/06/17

Tempo/ pessoas

4. Situação das ações preventivas e corretivas

Este item foi avaliado em diferentes momentos: em 03/11/2016 (AC da auditoria interna); em 22/08/2016 (AC da 1ª Auditoria Interna do Projeto Modernit);

1. Solicitar treinamento adequado e/ou esclarecimentos sobre ação

preventiva João/Elaine 30/05/15

2. A partir deste treinamento, registrar de forma apropriada, as ações

no TNCMC Todos Contínuo

3. Corrigir e reprogramar ações Todos os

envolvidos

Até 30/05/16 Resultado das pendências: Todas as ações foram cumpridas. Não há pendências.

Das 10 NCs e OBS de 2015, apenas 2 continuam abertas, sendo uma delas referentes a auditoria horizontal que será realizada em dezembro. A outra é sobre ações preventivas. Das 34 apontadas em 2016, apenas 1 foi finalizada. As demais estão em andamento ou para verificação de eficácia. Porém a maioria com estabeleceu-se a próxima auditoria interna, em junho de 2017, como prazo de verificação de eficácia.

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ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO – ATA DE REUNIÃO n. 18 c) Discussão

A maioria das não conformidades é referente a controle de documentos e registros ou prazos de calibração.

Em relação ao controle de documentos e registros, será realizada a auditoria interna que, de acordo com nossa experiência anterior em 2013, deverá reduzir muito esse problema.

Já os prazos de calibração, houveram problemas atípicos no processo de compras, o que acabou atrasando o programado dos laboratórios, comprometendo assim o cronograma. d) Recomendações para Melhoria (ações, responsáveis, prazos e necessidades de recursos)

Realizar as correções na documentação e a partir

dos resultados da auditoria horizontal. RDs

Até junho de 2017

Pessoas/ tempo Programar as calibrações com antecedência e

acompanhar, na medida do possível, o processo de compras.

Responsáveis

pela ação Contínuo

Pessoas/ tempo

5. O nível de atendimento aos requisitos regulamentares Este item foi avaliado em 24/11/2016

Ata da 17ª RAC do CQMA referente a 2015, CNEN 112/11, PMA-Q, TAC-IBAMA. b) Ações Pendentes:

Na última RAC, foram estabelecidas as seguintes ações de saída:

Ação Responsável Prazo

1. Será solicitado ao CCN a verificação da possibilidade de absorver as sobras de todos os laboratórios no seu processo.

RDs Até setembro/16 2. Será novamente solicitado o treinamento para a SRP.

Gerente Até setembro/16 Resultado das pendências:

Em relação ao item 1, a Marycel ficou de verificar isso no ano passado, mas ainda não enviamos as barricas.

Quanto ao item 2, na reunião para avaliação das saídas das RAC, em 14/10/16, ficou decidido que essa ação será cancelada. O João vai estudar a série IPN-1300 e selecionar o que nos atende ou nos afeta para nos passar as informações.

c) Discussão

O CQMA não recebeu nenhum documento oficial caracterizando-o como nuclear. No início do ano de 2017, a gerencia deverá se reunir com a Gláucia (SS) e a Terezinha (SRP) para

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ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO – ATA DE REUNIÃO n. 18 resolver esta pendência.

PGR-CQMA: processo de aquisição finalizado para descarte de 3 toneladas de rejeitos no primeiro trimestre.

PMA-Q-2016: a periodicidade passou a ser semestral.

Salva guardas: haverá inspeção da CNEN em fevereiro e na sequência da agência IAEA. d) Recomendações para Melhoria (ações, responsáveis, prazos e necessidades de recursos)

Agendar reunião com SS e SRP para tratar da

classificação do CQMA Gerente

Março/ 2017

Pessoas/ tempo

Preparar áreas para inspeção Responsáveis

pela SS

Janeiro/ 2017

Pessoas/ tempo Preparar rejeitos para descarte Todos Março/ 17 Pessoas/

tempo Estudar a documentação serie 1300 e multiplicar

conhecimento João

Setembro/ 2017

Pessoas/ tempo

6. Adequação de Políticas e Práticas Este item foi avaliado em 22/11/2016

Avaliação anterior das políticas (ata da 17ª_{RAC do CQMA) e resultado das auditorias.}

1. Alteração dos textos das novas políticas na

documentação e divulgação aos envolvidos RD do CQMA Até 20/06/16 Resultado das pendências: Ação cumprida. Não há pendências.

Registro das discussões realizadas para se chegar às conclusões finais se as políticas ainda refletem a realidade do CQMA ou não.

c) Discussão

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Texto original Texto alterado

Missão do CQMA

““Produzir conhecimento a partir da Pesquisa, do

Desenvolvimento Tecnológico, da Inovação e da formação de Recursos Humanos gerando produtos e serviços nas áreas de tecnologia química, ambiental e nuclear ”.

Texto mantido sem alteração

Política da Qualidade do CQMA

“Promover a melhoria contínua em todas as suas atividades em conformidade com as normas ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005 e CNEN NN 1.16, visando a satisfação de seus clientes, valorizando a capacitação e o envolvimento de seus colaboradores com o sistema da qualidade”.

Objetivo Geral da Política nº 1

“Garantir o compromisso dos laboratórios no atendimento aos seus clientes com as boas práticas profissionais e com a qualidade dos seus ensaios (análises), sempre realizados de acordo com métodos estabelecidos e requisitos dos clientes”

Objetivo atendido, pois o comprometimento com as boas

práticas profissionais e com a qualidade dos ensaios podem ser verificados e comprovados por meio das seguintes evidências:

• Os laboratórios fazem análise crítica dos pedidos e propostas de serviço, garantindo assim o atendimento às necessidades dos clientes;

• O índice de satisfação dos clientes se manteve sempre acima da Nota 2, indicando que o cliente está satisfeito. • O índice de satisfação dos clientes (indicador) se mantém

acima de 90% (meta a atingir para formulários retornados com nota 2 ou 3).

“Garantir os níveis de excelência dos serviços dos

laboratórios atendendo os requisitos das normas ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005 e CNEN NN 1.16”

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das seguintes evidências:

• Tratamento das não conformidades;

• Os laboratórios participam de programas interlaboratoriais e fazem a respectiva análise crítica dos resultados;

• Mais de 90% das não conformidades tratadas (indicador e meta);

• 100% de resultados satisfatórios nos PIs para métodos validados e acima de 90% de resultados satisfatórios para métodos em desenvolvimento (indicadores e metas).

“Garantir que todo o pessoal envolvido nas atividades abrangidas pelos laboratórios esteja familiarizado com a documentação da qualidade e que implementem as políticas e os procedimentos em seus trabalhos”

Objetivo atendido de acordo com as seguintes evidências: • São realizadas reuniões e comunicações do Sistema da

Qualidade, tanto do centro como de seus laboratórios; • São dados treinamentos e palestras aos envolvidos com

temas que envolvem a documentação da qualidade e de procedimentos de ensaios, além de reciclagem na própria norma (indicadores e metas).

Política de

confidencialidade

O Centro de Química e Meio Ambiente (CQMA) tem como política assegurar a confidencialidade de todas as

informações e atividades relacionadas ao item de ensaio, possuindo para isso todos os documentos necessários

O CQMA tem como política assegurar a confidencialidade de todas as informações e atividades relacionadas ao item de ensaio, possuindo para isso todos os documentos necessários

Política de imparcialidade

O Centro de Química e Meio Ambiente (CQMA) tem como política atuar de forma imparcial em qualquer ensaio realizado em seus laboratórios

O CQMA tem como política atuar de forma imparcial em qualquer ensaio realizado em seus laboratórios

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Política para Análise Crítica dos Pedidos, Propostas e Contratos

Os laboratórios do Centro de Química e Meio Ambiente (CQMA) garantem que a análise crítica dos pedidos, propostas e contratos é realizada considerando o

entendimento e definição dos requisitos dos clientes, que os laboratórios tenham capacidade e recursos e que o método apropriado seja selecionado

O CQMA garante que a análise crítica dos pedidos, propostas e contratos é realizada considerando o entendimento e definição dos requisitos dos clientes, que os laboratórios tenham

capacidade e recursos e que o método apropriado seja selecionado

Política para aquisição de serviços e suprimentos

O CQMA adota os procedimentos do IPEN no processo de aquisição de forma a assegurar a qualidade dos ensaios

O CQMA tem como política de aquisição a especificação de suprimentos e serviços de modo a assegurar a qualidade dos ensaios

Política para tratamento de reclamações

O CQMA promove efetivo tratamento a toda reclamação

visando a satisfação do cliente Texto mantido sem alteração

Política de controle de trabalho de ensaio não conforme

O Centro de Química e Meio Ambiente (CQMA) garante que para o controle dos trabalhos não conformes procedimentos são implementados, responsabilidades e autoridades são designadas, ações e correções são definidas e executadas e onde necessário, o cliente é notificado e o trabalho cancelado

O texto não necessita ser alterado, apenas uniformizado o uso do acrônimo

Política para ação corretiva

O Centro de Química e Meio Ambiente (CQMA) assegura que ações corretivas são implementadas quando forem

identificados trabalhos não conformes ou desvios nos procedimentos do sistema de gestão ou nas operações técnicas

Política para necessidade de treinamento

O Centro de Química e Meio Ambiente (CQMA) assegura q identificação das necessidades de treinamento e a realização do treinamento ao seu pessoal

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Alteração dos textos das novas políticas na documentação e divulgação aos envolvidos.

RD 20/06/17 Tempo/

pessoas

7. O nível de atendimento aos objetivos e metas Este item foi avaliado em 22/11/2016

PN-CQMA aprovado para 2015-2018; PA-CQMA para 2015; SIGEPI Indicadores e metas dos objetivos gerais da qualidade.

1. Aprovação do PN-CQMA pelo CTA CTA --

2. Alimentação do SIGEPI Todos os

envolvidos Até dezembro de 2015 Resultado das pendências: O PN ainda está válido até 2018 e os indicadores foram discutidos e estabelecidos e podem ser verificados em detalhes na ata da reunião do dia 22/11/16.

c) Discussão

Plano do Negócio do CQMA - PN-CQMA:

O PN-CQMA foi revisto e reformulado pela gerência e encaminhado para a CQUAL (Salvetti) em 22/06/2015 para seguimento das providências. A Alta direção do CQMA solicitará informações se necessárias. O PN-CQMA terá validade de março de 2015 a março de 2019.

Plano de Ação do CQMA - PA-CQMA:

O PA-CQMA deve ser alimentado no SIGEPI até dezembro do ano correspondente. Ficou decidido na RAC da auditoria que o PA-CQMA deverá ser compilado e impresso a partir de 2017.

Na 16ª auditoria interna do CQMA, foi avaliada a necessidade de modificar o método de inserção das metas no SIGEPI.

Objetivos gerais da qualidade:

Conforme discutido em 22/11/16 e já tratado no item 6 desta ata, para o 1º objetivo, estabeleceu-se como indicador a satisfação do cliente e a meta a atingir é obter acima de 90% dos formulários retornados com nota 2 ou 3 (satisfeito ou muito satisfeito). O CQMA conseguiu atingir esta meta em 2016.

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Para o 2º objetivo, foram estabelecidos como indicadores o número de não conformidades tratadas e os resultados de PIs satisfatórios.

As metas selecionadas para cada indicador foram: mais de 90% das NCs tratadas no período de 1 ano, 100% de resultados satisfatórios nos PIs para métodos validados e acima de 90% de resultados satisfatórios para métodos em desenvolvimento. O CQMA atingiu essas metas em 2016 para os escopos do SGQ.

Para o 3º objetivo, foram estabelecidos como indicadores os treinamentos específicos onde se tratam de assuntos da qualidade.

Como meta selecionada para esse indicador estabeleceu-se pelo menos 1 treinamento ou palestra por ano que abranja o tema com participação de no mínimo 50% dos convocados. d) Recomendações para Melhoria (ações, responsáveis, prazos e necessidades de recursos)

Alteração na metodologia de inserção dos indicadores no SIGEPI Gerentes e líderes de grupo Abril/17 Pessoas/ tempo

8. Desempenho de processo e conformidade de produto (controle de não-conformidades de processo e de produto)

Este item foi avaliado nas reuniões de 22, 24 e 30/11/2016 a) Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.)

LNTD-2016 e cronograma de treinamento interno do CQMA, novo procedimento de LNTD e tratamento da NC AUDIT-CQMA-00406-2016, referente à NC 09 do RAL nº 017/2016 da RMMG.

Relatórios de análise dos laboratórios Avaliação de fornecedores

1. Aguardar a disponibilização da avaliação dos fornecedores pelo setor de compras para o ano de 2015 e verificar o desempenho dos fornecedores que servem o CQMA de acordo com os esses dados.

Marycel -

2. Realizar treinamento no TNCMC João e Elaine Até setembro de 2016 Resultado das pendências: Ações realizadas. Não há pendências.

c) Discussão

É importante lembrar que Relatórios de Análise são o produto dos nossos serviços. Considerando todos os laboratórios do CQMA que fazem prestação de serviços, foram realizadas no ano de 2015 14095 determinações em 2989 amostras, que geraram 352

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Relatórios de ensaio, sem nenhuma reclamação do cliente, com um índice de satisfação maior que 90%.

Treinamento - Item discutido em 22/11/16 e os detalhes podem ser verificados na ata dessa reunião parcial.

Conforme discutido na reunião de 22/11/2016, no ano de 2016, dos 5 treinamentos internos inicialmente propostos, 3 já foram realizados. Apenas 2 estão pendentes com previsão de realização até fevereiro de 2017, pois este ano não foi possível realiza-los.

O único treinamento previsto no LNTD-2016 foi “SGQ segundo a norma NBR 17025:2005” e este será realizado no dia 29/11/2016.

Este treinamento foi previsto no início do ano para 16 pessoas, porém 3 destas se aposentaram. Manteve-se o treinamento para 12 pessoas como meta, sendo 9 destas envolvidas no SQ-LAQA, mas se 50% desse total for realizado já é aceitável.

Relatórios de análise dos laboratórios - Item discutido em 24/11/16 e os detalhes podem ser verificados na ata dessa reunião parcial.

Em 2015, foram registradas 1700 amostras na Central e realizadas aproximadamente 9000 determinações.

Embora nem todas as metodologias tenham relatórios de validação compilados, todas são realizadas com controles, materiais de referência e utilização de equipamentos calibrados a fim de garantir de qualidade dos ensaios realizados.

Alguns dos ensaios são utilizados para participação em ensaios de proficiência.

Avaliação de fornecedores - Item discutido em 30/11/16 e os detalhes podem ser verificados na ata dessa reunião parcial.

Marycel fez uma compilação dos dados do relatório corporativo de análise crítica do desempenho de fornecedores do ano de 2015 referente aos fornecedores utilizados pelo CQMA. O CQMA teve uma NC para o corporativo durante a 1ª auditoria interna do Projeto Modernit. O tratamento proposto não deu certo, porém a Marycel está fazendo a avaliação de fornecedores de uma maneira diferente, mas o processo em si não funciona.

Treinamento do SGQ segundo a norma NBR 17025:2005

CQUAL 29/11/16 _{Institucional}

Treinamento e reciclagem sobre o Programa de gerenciamento de resíduos químicos

Hélio Fevereiro/

2017 Pessoas/ _tempo

Avaliação dos Riscos Químicos em Laboratório Hélio/Seneda Fevereiro/

2017 Pessoas/ _tempo

Abrir uma não conformidade para o processo corporativo de aquisição sobre avaliação de fornecedores.

RD Janeiro/

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ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO – ATA DE REUNIÃO n. 18 9. Situação de atividades relacionadas às parcerias estratégicas e resultado das

atividades de comparação com as melhores práticas (benchmarking), onde e quando aplicável.

Este item foi avaliado na reunião de 24/11/2016 a) Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.)

Participação em projetos de agências de fomento e participação em eventos que tragam benefícios para os laboratórios do CQMA.

Busca contínua de parceiros e aprimoramento por benchmarking. Todos Contínuo Resultado das pendências: Esta ação vem sendo realizada. Foi elaborada uma lista de parcerias do CQMA para avaliação e acompanhamento deste item. Não há pendências.

c) Discussão

A lista dos parceiros elaborada no ano passado não teve alterações, sendo baseada nas informações do SIGEPI.

Os responsáveis dos laboratórios definiram seus parceiros estratégicos, mas ainda se tem dúvidas em relação a este assunto

Não houve movimentação e concretização de programas de benchmarking pelos laboratórios.

Busca contínua de parceiros e aprimoramento por benchmarking. Todos os responsáveis por laboratório Continuo Pessoas/ tempo

10. Mudanças que possam afetar o sistema de gestão, negócio e/ou setor/instituição (fatores financeiros, sociais, ambientais, estatutários e regulamentares, além de volume e tipo de trabalho no caso de laboratórios que atendam a NBR ISO 17025) Este item foi avaliado na reunião de 30/11/2016

a) Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.) Relatórios de auditorias e atas das RACs anteriores. Fatores que contribuíram para a discussão do item:

 Recursos Humanos – não reposição

 Recursos Financeiros – restrição orçamentária  Alteração de norma

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ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO – ATA DE REUNIÃO n. 18 b) Ações Pendentes:

Na última RAC, foram estabelecidas as seguintes ações de saída:

Gerenciar os aspectos apontados para tentar minimizar o

impacto sobre as atividades do centro. Gerência Contínuo Resultado das pendências:

Embora a gerência tenha se esforçado para minimizar os fatores de impacto, não há como repor recursos humanos no momento.

Em relação à falta de clientes para o ensaio acreditado, este fator ainda está pendente.

c) Discussão

No CQMA, assim como todo o IPEN, continua a necessidade de recursos humanos por causa da redução do quadro por aposentadoria e morte dos Servidores do CQMA. A formação de pessoal requer tempo para treinamento nos procedimentos do CQMA.

Essa situação já foi abordada nos anos anteriores e não foi possível chegar a uma solução. A ideia é continuar trabalhando com bolsistas, estagiários e colaboradores, além de solicitar aos servidores em fase de aposentadoria que fiquem mais um tempo na ativa. Como a formação de pessoal requer tempo para treinamento nos procedimentos do CQMA, várias atividades serão descontinuadas por falta de pessoal, mas esse é um problema que não pode ser resolvido no nível gerencial

Os ensaios acreditados que não possuem clientes são uma proposta de alteração, pois além da falta de pessoal, ainda se tem o grande gasto financeiro, de trabalho e de tempo necessários para se manter essa acreditação. O fato de se desistir da acreditação pode ser visto como ponto fraco, mas nesse caso específico seria um ganho, pois o conhecimento do sistema foi um aprendizado que ficará para sempre como um legado para os laboratórios do CQMA.

Por outro lado, existem diversos ensaios que possuem clientes e não são acreditados. Nesse momento, a acreditação não seria uma boa escolha, pois a situação da instituição está crítica em relação a falta de pessoal. É importante ressaltar que os clientes desses ensaios não se preocupam com a acreditação, visto que os laboratórios trabalham dentro de Sistema de Gestão da Qualidade.

Avaliar com critério a necessidade de se manter a

acreditação de ensaios sem clientes Gerente

Março/ 2017 Pessoas/ tempo/ recursos institucionais Avaliar com critério a necessidade de se acreditar

os ensaios com muitos clientes Gerente

Março/ 2017 Pessoas/ tempo/ recursos institucionais

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ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO – ATA DE REUNIÃO n. 18 11. As preocupações das partes interessadas pertinentes.

Este item foi avaliado na reunião de 30/11/2016 a) Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.)

Foram consideradas como parte interessadas: a CNEN, o IBAMA, os Clientes, a Sociedade e os Servidores.

1. Analisar e buscar soluções para atingir as expectativas das partes

interessadas. Gerência Contínuo

2. Divulgação na Intranet/Internet os escopos acreditados pelos

organismos de acreditação João/David Jun/16

3. Divulgação das atividades do CQMA na internet Todos Set/16 Resultado das pendências:

Ação 1: está sendo realizada na medida do possível. Ação 2: concluída com êxito.

Ação 3: conteúdos não estão sendo atualizados pelos pesquisadores

c) Discussão

Em relação aos clientes, este assunto foi tratado no item 3 desta ata.

Em relação à CNEN, assunto discutido no item 5 desta ata, o licenciamento continua na mesma. Em relação ao IBAMA, assunto discutido no item 5 desta ata, foi reafirmado o compromisso com o TAC/IBAMA e o CQMA tem atuado fortemente na coordenação das atividades institucionais de gestão ambiental para atendimento aos compromissos junto ao IBAMA. Reuniões e treinamentos estão sendo realizados para que os RDs ambientais dos centros tenham condições de implementar as ações comprometidas.

Quanto aos servidores, é preciso que se tenham melhores ferramentas gerenciais para gerir os conflitos. Iniciou-se reuniões para apresentar e discutir assuntos que possam afetar o CQMA e o instituto.

Em relação à sociedade, o CQMA tem atividades de formação e desenvolvimento de RH junto a instituições de ensino (Tocantins, graduação - USP, pós-graduação, na forma de cooperação em cursos, treinamentos, visitas, etc.). Uma forma de divulgação das atividades do CQMA é a internet, mas os conteúdos não estão sendo atualizados na mesma velocidade da geração das informações. d) Recomendações para Melhoria (ações, responsáveis, prazos e necessidades de recursos)

Analisar e buscar soluções para atingir as expectativas das partes interessadas.

Todos os envolvidos

Continuo Pessoas/ tempo

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ASSUNTOS ESPECÍFICOS

12. Resultados de comparações inter-laboratoriais ou ensaios de proficiência.

(Específico para sistemas que atendam a NBR ISO/IEC 17025)

Este item foi avaliado na reunião de 24/11/2016 a) Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.) Relatórios de participação em PIs.

Atas das RACs anteriores. b) Ações Pendentes:

Finalizar Análise crítica dos resultados de PIs e elaborar relatórios. Responsáveis

pelos Labs Julho/16 Resultado das pendências: Ação finalizada. Sem pendências. Foram compilados os resultados de PIs de 2015 e 2016.

.

c) Discussão

Os PIs nos quais os laboratórios do CQMA tiveram participação estão resumidos no quadro a seguir.

Laboratório Nome do PI Entidade

promotora Parâmetros Resultados

LCQ Programa de ensaio colaborativo para produção de material de referência LANAGRO-2015 MAPA Determinação de mercúrio (Hg) realizada pelo método acreditado

na CGCRE/INMETRO Resultados satisfatórios, seguindo-se avaliação do provedor LCQ 58ª e 59ª rodadas do Programa de ensaio de proficiência para chumbo e Programa Interlaboratorial de cádmio em sangue

Chumbo e cádmio Considerado

proficiente (resultados satisfatórios) em todas as determinações 3 rodadas do Programa Nacional de Intercomparação – PNI IRD/CNEN Determinação de U e Th por meio da técnica

ICP-MS Aceitáveis, estando dentro da faixa permitida, seguindo-se avaliação do provedor

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Laboratório Nome do PI Entidade

promotora Parâmetros Resultados

LAQA 4 rodadas do Programa de ensaios de proficiência em análises ambientais - 2016 Rede Metrológica – RS Agua tratada: Arsênio, Ferro total, Níquel, Mercúrio, Cálcio, Cadmio, Chumbo,

Cromo, Sódio, Bário, Manganês, Zinco, Dureza, Nitrogênio Amoniacal, DQO. Água Bruta: Condutividade, Alcalinidade, Turbidez, Cloreto, Sulfato, Cor Aparente

Todos os resultados foram

satisfatórios, exceto

O LFX não participou de PIs em 2015 e 2016.

João vai tentar incluir o LAQA no API do IRD para 2017.

Assim como para pesquisa de satisfação dos clientes, na reunião passada, 22/11/16, ficou decidido que a RAC de PIs será feita na mesma época, no início do ano.

Antecipar a RAC de PIs para o início do ano Todos os

envolvidos Continuo

Pessoas/ tempo Verificar a possibilidade de inclusão do LAQA

no API do IRD para 2017 João Abril/17 Institucional

13. Identificação de eventuais pontos fracos e empecilhos aos objetivos da segurança nuclear ou radiológica (Específico para sistemas que atendam a CNEN NN 1.16)

Este item não é aplicável para o sistema ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005. a) Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.)

N.A.

b) Ações Pendentes: N.A.

c) Discussão N.A.

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ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO – ATA DE REUNIÃO n. 18 recursos)

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14. A contínua adequação do sistema de gestão ambiental, saúde e segurança no trabalho em relação a mudanças de condições e informações (Especifico para sistemas que atendam NBR ISO 14001 E/OU OHSAS 18001)

Este item não é aplicável para o sistema ABNT NBR ISO/IEC 17025:2005. a) Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.)

N.A.

b) Ações Pendentes: N.A.

c) Discussão N.A.

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15. Informações Complementares

Esta Análise Crítica pela Direção é complementada pelas seguintes análises:

 Análise Crítica dos Processos Corporativos realizada em 31/03/2016.

 Análise do Plano do Negócio realizada em 22/11/ 2016.