Inclusão Digital de Acervos Históricos através de Sistemas de Informação Multimídia
FERNANDA M. VIEIRA1EDUARDO ALVES DO VALLE JR.2 NELSON SPANGLER ANDRADE3
ELIANE DUTRA AMORIM2
ARNALDO DE ALBUQUERQUE ARAÚJO1
1NPDI/ DCC/ ICEx/UFMG , Av. Antônio Carlos, 6657, Belo Horizonte, MG, Brasil, 31270-901
nanda@dcc.ufmg.br
2
Arquivo Público Mineiro, Av. João Pinheiro, 372, Belo Horizonte, MG, Brasil, 30130-180
eduardov@apm.mg.gov.br
3Prodemge – Cia. de Processamento de Dados de Minas Gerais, Rua da Bahia, 2277, B. Horizonte, MG, Brasil,
30160-012
spangler@prodemge.gov.br
1 Introdução
As instituições de memória, sejam elas arquivos, bibliotecas ou museus, guardam acervos históricos de natureza diversa. Entendidas as especificações dos processos técnicos de cada uma dessas instituições, todas enfrentam o desafio de conjugar a preservação dos seus diferentes suportes documentais (papel, acetato, celulóide, fitas e discos magnéticos e óticos, objetos, etc) com o acesso aos seus conteúdos informacionais.
Vivendo o impasse da degradação progressiva de seus acervos, muitas instituições têm restringido o acesso à informação, deixando de cumprir com sua função principal de comunicação e difusão cultural. Desta forma, a inclusão digital dos acervos históricos se torna um esforço prioritário das instituições e dos profissionais voltados para a preservação da memória cultural.
Para que se possa informatizar uma instituição de forma a tornar disponível seus acervos indexados, são necessários: infra-estrutura e sistemas de informação multimídia, capazes de facilitar a definição dos metadados dos documentos e disponibilizar de forma criteriosa os acervos, estendendo e modernizando os recursos de pesquisa, e preservando os padrões de tratamento da informação.
Neste artigo é apresentado o processo de inclusão digital de alguns dos acervos de documentos históricos sob a guarda do Arquivo Público Mineiro – APM. São descritas as etapas do processo e os sistemas de informação multimídia desenvolvidos para a indexação de acervos e sua disponibilização via Internet, Intranet e distribuição em CD. Para o desenvolvimento dos sistemas foi utilizada a plataforma tecnológica baseada em Microsoft Windows 2000, as ferramentas Visual Basic, ASP e os sistemas gerenciadores de banco de dados relacionais SQLServer e Microsoft Access.
2 Digitalizando o acervo
Fazendo frente ao desafio de conjugar preservação e acesso ao seu patrimônio documental, o Arquivo Público Mineiro orientou seus processos técnicos para a combinação de duas tecnologias: microfilmagem e digitalização. Com um acervo de manuscritos que remonta ao final do século XVII, a instituição, buscando formas de preservação do conteúdo de seus documentos, estabeleceu-se com êxito na microfilmagem, desenvolvendo, nos últimos trinta anos, infraestrutura e habilitação técnica nessa área. Entendendo, no entanto, os inconvenientes dessa tecnologia, sobretudo no que se refere à flexibilidade do acesso ao acervo, o APM optou pela aplicação conjunta das duas tecnologias.
Com uma experiência recente de implantação do sistema híbrido de microfilmagem e digitalização, o Arquivo Público Mineiro tem avançado na compreensão e aprimoramento das metodologias de aplicação dessas técnicas, respeitando sempre a especificidade de seu acervo e dos processos técnicos que envolvem o tratamento do suporte material e da informação.
O processo de digitalização desenvolvido no APM tem, portanto, especificidades que são próprias de instituições que guardam acervos dessa natureza. São três as suas etapas: análise das condições físicas do acervo, microfilmagem e digitalização do acervo. A utilização da microfilmagem permite obter cópias, legalmente reconhecidas, de longa duração dos materiais trabalhados, bem como diminuir a manipulação dos originais durante o processo de digitalização, já que esta é feita a partir dos microfilmes.
A etapa de análise das condições físicas do acervo conta com profissionais especializados na área de conservação, que desenvolvem o diagnóstico e a recuperação do suporte material e estabelecem os padrões de microfilmagem.
Desta forma, espera-se obter resultados de alta qualidade nos microfilmes que serão utilizados para a digitalização e como cópia de preservação do original.
Na segunda fase, ainda guiada por profissionais da área de conservação, é realizada a cópia dos documentos através da microfilmagem (ver fig.1). O acervo microfilmado é aceito como representação do original e acredita-se que tenha durabilidade de cerca de 500 anos. A partir daí não é mais necessária a manipulação do acervo físico. A etapa posterior, digitalização, é realizada através dos microfilmes.
Figura 1: Tira superior: filme 35mm positivo (duplicating microfilm 2462) , utilizado para visualização direta
dos microfilmes e tira inferior: filme negativo (direct duplicating 2468) ortocromático (não possui tons de cinza), utilizado para gerar cópias.
Quando o processo chega na digitalização dos microfilmes, necessita de interferência de profissionais de computação, principalmente da área de processamento digital de imagens. Esses profissionais analisam os microfilmes e estabelecem os padrões de digitalização: tipo de scanner ou câmera digital, tipo de compressão utilizada na digitalização e posterior disponibilização, qualidade, resolução, etc.
Para a obtenção de imagens nos padrões necessários de qualidade, foi desenvolvido um sistema de workflow que auxilia o arquivista nas complexas decisões e mantém um histórico das operações efetuadas sobre o acervo. Sistemas de fluxo de trabalho (workflow) permitem a gestão muito mais controlada de atividades complexas, documentando procedimentos, acompanhando execução das tarefas e emitindo relatórios de status. Permitem assim o planejamento, controle e acompanhamento das atividades que envolvem os documentos do acervo. O sistema de workflow armazena uma descrição detalhada (roteiro) dos procedimentos a serem utilizados em cada atividade documental, e no decorrer da execução dos procedimentos, registra todos os eventos relevantes, de forma a permitir rastrear o status das atividades, identificar possíveis problemas ou mesmo rastrear um histórico das manipulações sofridas pelos artefatos que compõem as coleções.
Nos estudos e experiências realizadas, vêm sendo utilizados armazenamentos em formato TIFF e sem compressões, com altas resoluções para armazenamento em mídia terciária (fitas DLT) e para disponibilização em mídia secundária (disco magnético) as imagens são armazenadas em formato JPEG com baixa resolução. Desta forma, é assegurado que na necessidade de uma cópia fiel e de alta resolução ou de uma nova compactação para disponibilização do acervo tem-se o acervo armazenado nestes padrões em fitas DLT. Ao mesmo tempo, para atendimento ao consulente, utilizam-se imagens de baixa resolução, devido à viabilidade do armazenamento e acesso dessas imagens via Internet, Intranet e até mesmo CD. As imagens compactadas de baixa qualidade são suficientemente boas para identificação do documento. Independente do grau de compressão dessas imagens, são oferecidos, no sistema de consulta ao acervo, recursos de processamento das imagens, devido ao estado físico do acervo digitalizado (manuscritos antigos ou documentos já danificados
).
3 Indexando o acervo
Na fase de indexação do acervo, faz-se primordial a definição de uma ferramenta que forneça recursos de entrada dos metadados e visualização automática da imagem do documento correspondente, além de recursos de processamento das imagens com objetivo de viabilizar a leitura e identificação dos documentos digitais. Com esse objetivo, foram desenvolvidos sistemas de indexação que possuem núcleos comuns, mas ao mesmo tempo atendem às particularidades de cada acervo que está sendo indexado.
Algumas das funcionalidades dos sistemas de indexação de acervos são: cadastro, alteração, exclusão e localização dos registros da coleção indexada; navegação entre os registros; alteração de intensidade, brilho, contraste
e zoom das imagens relacionadas ao documento descrito; visualização das imagens relacionadas ao documento descrito na mesma tela de descrição; recursos de pesquisa ao banco de descrição.
Três exemplos de sistemas de indexação desenvolvidos no Arquivo Público Mineiro referem-se ao seu acervo fotográfico, aos documentos do extinto Departamento de Ordem Pública e Social – DOPS e à coleção da Revista do Arquivo Público Mineiro. Trata-se de três projetos que têm como objetivo desenvolver um conjunto de aplicações que facilite o trabalho de descrição do acervo (fotografias em papel, negativos e microfilmes) e permita, através da WEB, rede local e CD-ROM, o acesso eficiente aos seus conteúdos .
1. Sistema de indexação desenvolvido para o projeto "Digitalização de Imagens: a preservação da memória fotográfica de Minas Gerais"
Esse projeto iniciou o processo de inclusão digital do Arquivo Público Mineiro, dando início ao desenvolvimento de uma infraestrutura tecnológica na Instituição. São cerca de quatorze mil imagens que estão disponíveis em rede interna e Web.
O sistema desenvolvido (ver fig.2) associa os metadados às imagens através do atributo notação que é inserido na descrição e ao mesmo tempo é definido como o nome da imagem. Através do sistema o arquivista visualiza a imagem ao mesmo tempo que a descreve.
Figura 2: Sistema de indexação do acervo fotográfico
2. Sistema de indexação desenvolvido para o projeto de disponibilização do acervo do DOPS
Este projeto tem natureza atípica entre os projetos do Arquivo Público Mineiro pelo fato de lidar com o tratamento da informação a partir de sua disponibilização em meio digital. Embora se trate de informações textuais, os documentos não existem em suporte de papel e os microfilmes existentes não apresentavam qualquer forma de descrição. Digitalizados a partir do microfilme, os documentos são identificados e indexados no meio digital. Como alguns desses documentos são sigilosos e têm restrição de acesso, foram necessárias algumas aplicações específicas. O sistema (ver fig.3) fornece recursos de ligação das imagens referentes ao documento descrito através do intervalo de páginas informado pelo arquivista. O nome das imagens é definido numericamente de forma seqüencial. O arquivista navega entre as páginas do documento e o descreve, selecionando documentos sigilosos que o sistema deve tratar de forma particular.
Figura 3: Sistema de indexação do acervo do DOPS
3. Sistema de indexação desenvolvido para o projeto “Distribuição eletrônica da Revista do Arquivo Público Mineiro”
O Sistema (ver fig.4) permite ao arquivista a alimentação da base de dados da revista, descrevendo os artigos com respectivos assuntos possibilitando gerar posteriormente recursos de pesquisa e navegação entre os artigos das revistas do Arquivo Público Mineiro.
Figura 4: Tela de cadastro dos artigos das revistas
4 Conclusão
O resultado final do trabalho de indexação de um acervo documental é mais representativo para a sociedade quando toda esta base de dados e imagens pode ser acessada de forma fácil e abrangente. Atualmente os sistemas de informação multimídia podem ser desenvolvidos utilizando vários recursos tecnológicos , o que possibilita melhor acesso à informação, principalmente quando esta se encontra sistematizada para um determinado fim.
Com esses princípios, o Arquivo Público Mineiro tem desenvolvido sistemas que visam disponibilizar seus acervos via Internet, Intranet ou distribuí-los via CD-ROM, de acordo com o objetivo e recursos de cada um dos projetos indexados:
1. Sistema de disponibilização do projeto "Digitalização de Imagens: a preservação da memória fotográfica de Minas" via Internet
Para a disponibilização das fotografias indexadas foi desenvolvido um site (ver figs. 5 a 8) com recursos de pesquisa por campo de descrição ou pesquisa geral em todos os campos, utilizando recursos especiais na criação de catálogos de texto do Sistema Gerenciador de Banco de Dados. Através do site, o consulente realiza pesquisas e recebe a lista dos resultados que se enquadram à pesquisa realizada, podendo visualizar a imagem e seus metadados.
Figura 5: Tela de pesquisa simples ao Acervo Fotográfico
Figura 7: Tela de resultado da pesquisa ao Acervo Fotográfico
Figura 8: Tela de visualização dos metadados da fotografia selecionada
2. Sistema de disponibilização do projeto “Distribuição eletrônica da Revista do Arquivo Público Mineiro” via CD-ROM
Com o objetivo de distribuir eletronicamente a revista do Arquivo Público Mineiro, foi desenvolvido um sistema (ver fig.9) que fornece recursos de pesquisa à base de dados da revista, contendo a lista dos artigos e fichas de descrição dos mesmos. No resultado da pesquisa, o consulente tem opção de navegar entre as páginas do artigo ou da revista selecionada.
Figura 9: Tela de pesquisa à Revista do Arquivo Público Mineiro
5 Agradecimentos
Os autores agradecem ao Arquivo Público Mineiro, NPDI / DCC / UFMG, CNPq, CAPES, RNP, USIMINAS, CBMM, MICROSOFT e PRODEMGE pelo suporte a este trabalho.
6 Referências
De Andrade, N.S., & Araújo, A. de A. Multimídia para acesso a acervos históricos, Revista iP-Informática Pública, PRODABEL, Belo Horizonte-MG, Brazil, vol. 2, no. 1, ISSN no. 1516 697X, 2000, pp 49-66. De Andrade, N.S., Araújo, A. de A. & De Melo, C.H. A multimedia information system for governmental
historical documents, Proceedings (CD-ROM) of the Museums and the Web: An International Conference, Toronto, Ontario, Canada, 1998.
Valle Jr., E.A., Araújo, A. de A. & De Andrade, N.S. Sistema de informação multimídia para acervos históricos de valor permanente, Anais do VII Simpósio Brasileiro de Sistemas Multimídia e Hipermídia - SBMídia, Florianópolis-SC, Brazil, 2001, pp
234-235.
Valle Jr., E.A., Araújo, A. de A., Vieira, F.M. & Costa, C.C.P. A tool for workflow management in the composition of multimedia databases from preexistent documents, Proceedings of the VIII Brazilian Symposium on Multimedia and Hypermedia Systems - SBMIDIA, Tools and Applications Workshop, Fortaleza-CE, Brazil, 2002, pp 379-382
Vieira, F.M, Araújo, A. de A. & De Andrade, N.S. & Valle Jr., E.A. Um Sistema de workflow para gestão de documentos históricos, Anais da X Semana de Iniciação Científica da UFMG, Belo Horizonte-MG, Brazil, 2002, pp 156.
