OAB São Paulo Sistema da Gestão da Qualidade E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o .
PROCEDIMENTO DE ELABORAÇÃO E
APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS
Código: PRO.QUALI 001/05 Folhas: 18 Revisão: 08 Data: 12.08.2013Elaborado por: ________________
Danilla Edda. A. de Rezende
Verificado por: ________________
E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o . 1. Objetivo
Definir os diversos tipos de documentos e a forma como os mesmos são elaborados e aprovados para atender aos requisitos do Sistema de Gestão da Qualidade da OAB-SP.
2. Referências
Norma NBR ISO 9000:2005 Norma NBR ISO 9001:2008 Norma NBR ISO 9004:2010
3. Áreas Envolvidas
Secional e Subseções da OAB-SP
4. Definições
a) Documento: é o veículo utilizado para que as informações relativas
ao SGQ e os processos Organizacionais sejam disponibilizados aos colaboradores e demais interessados. Os documentos definem e orientam como as atividades devem ser executadas e podem estar em qualquer mídia, física ou eletrônica.
b) Registro: é um tipo especial de documento, que descreve e
comprova a realização de algo ou de um Processo Organizacional. Os modelos dos formulários para registros normalmente estão anexos aos Procedimentos e Rotinas e a finalidade de evidenciar algo que foi realizado.
c) Revisão de Documentos: é a atividade executada por
Colaboradores de mesma função daquele que elaborou o documento. A revisão pode ser necessária para incluir, remover, alterar ou substituir conceitos, definições, sequência de atividades ou de registros.
d)Histórico da Revisão: é a exposição detalhada do motivo da revisão. e) Identificação da Revisão: é o modo de identificar o local (parte do
texto do documento) onde houve a revisão.
f) Lista Mestra de Documentos: é o documento que relaciona todos os
documentos atuais, pertencentes ao Sistema de Gestão da Qualidade da OAB-SP.
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g) Conjunto de Documentos do SGQ da OAB-SP: Manual da Gestão
da Qualidade (MGQ), Planejamento da Qualidade (PLA), Procedimento (PRO), Programa (PRG) e Instrução Técnica-Operacional (ITO).
5. Descrição
5.1 Elaboração de proposta de documento
Todos os Colaboradores podem propor novos Procedimentos ou outros documentos para o Sistema de Gestão da Qualidade da OAB-SP.
Todas as propostas, no formato definido neste Procedimento, em forma de minutas e identificadas como tal, são submetidas ao Superior Imediato do autor que, se considerar adequado, encaminhadas para o(s) responsável(is) pelo(s) respectivo(s) processo(s), para análise da consistência, da pertinência e da adequação ao propósito ao qual se destina o documento.
5.2 Da aprovação da proposta
Após a aceitação da proposta pelo Superior Imediato do proponente e pela(s) Área(s) envolvida(s) com o Procedimento elaborado, o documento do Sistema da Gestão da Qualidade é encaminhado para o Coordenador do SGQ, para verificação quanto a eventuais conflitos com os demais Documentos e definição da respectiva codificação. Por último, os documentos com extensões (Manual da Gestão da Qualidade (MGQ), Planejamento da Qualidade (PLA), Procedimento (PRO), Programa (PRG)), são encaminhados ao Representante da Direção, com vistas à devida análise e aprovação final.
Em se tratando dos documentos com extensão (ITO), Instrução Técnica-Operacional, esses deverão ser submetidos à aprovação do superior imediato e do Coordenador do Sistema de Gestão da Qualidade.
Caso a sistemática ou a rotina proposta implique no
desenvolvimento de sistema informatizado, após aprovação final, deve ser submetida à apreciação e manifestação do Gerente da Área de Informática, o qual se incumbirá de levar a proposta a efeito.
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5.3 Codificação e formatação do documento
A codificação dos documentos do Sistema da Gestão da Qualidade segue o modelo constante do Anexo 1. Todos os documentos seguem as formatações apresentadas no Anexo 2, que definem os padrões adotados pelo Sistema da Gestão da Qualidade da OAB-SP.
5.4 Distribuição dos documentos
Uma vez aprovado pelo Representante da Direção, o Coordenador do Sistema de Gestão da Qualidade da OAB-SP inclui o documento na Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gestão da Qualidade da OAB-SP (modelo no Anexo 3), conforme o Procedimento de Controle de Documentos PRO.QUALI 002/05 e realiza a sua distribuição, isto é, libera o acesso, para leitura, a todos os Colaboradores envolvidos com o SGQ.
5.5 Revisões dos documentos
Podem ser necessárias revisões nos documentos do Sistema de Gestão da Qualidade da OAB-SP em função de mudanças Organizacionais, Não Conformidades levantadas em Auditorias, soluções propostas para Ações Corretivas ou Ações Preventivas, recomendações da Diretoria em Reuniões de Análise Crítica pela Direção, sugestões de Colaboradores ou de Inscritos, dentre outros.
A revisão de um documento segue a mesma sistemática da elaboração, até à aprovação pelo Representante da Direção, conforme definido nos itens de 5.1 a 5.4 deste Procedimento. O número de referência a cada revisão deverá ser alterado, acrescentando-se uma unidade numérica na página de capa.
A identificação do texto alterado se dará com a aposição de barras paralelas ao mesmo.
Nota: no caso de ocorrências de erro ortográfico ou de digitação, a correção será efetuada somente na próxima revisão do documento. De posse do documento revisado e aprovado, o Coordenador do SGQ procede à identificação do original anterior como “OBSOLETO”, preenche o Registro de Histórico de Mudança (Anexo 4), relatando o motivo da revisão. Na sequência, substitui a via ultrapassada em seu arquivo físico, altera a Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gestão da Qualidade da OAB-SP e distribui conforme o Procedimento de Controle de Documentos PRO.QUALI 002/05.
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5.6 Garantia da segurança das informações
Os documentos originais (atuais ou revisados) em meio físico (papel), são arquivados em local protegido contra acesso indevido, alterações, subtrações ou outras ações que possam colocar em risco a integridade das informações disponíveis.
Para os documentos veiculados em meio eletrônico, por intermédio da intranet da OAB-SP, são observadas as regras de segurança da Área de Informática contra vírus, acessos indevidos (hackers), alterações, subtrações ou outras ações que possam colocar em risco a consistência das informações disponíveis.
Além disso, os documentos devem conter a tarja em marca d’água
“CÓPIA NÃO CONTROLADA SEM GARANTIA DE
ATUALIZAÇÃO” para que, quando impressa em meio físico, não se prestar como justificativa para Ato Administrativo, uma vez que a OAB não adota o Procedimento de “Cópia Controlada”.
Todos os documentos, disponibilizados em meio eletrônico para alterações pelas Áreas Gestoras, serão encaminhados pela
Coordenadoria do SGQ, conterão tarja em marca d’água ‘‘EM
REVISÃO’’ e a data da sua expedição.
Após a revisão, a Área devolverá o arquivo lógico atualizado para o SGQ e não deverá manter cópias físicas ou lógicas, a fim de inibir o uso de edições desatualizadas pelos colaboradores das Áreas.
5.7 Sequência de Atividades
A sequência das atividades descritas neste Procedimento está representada graficamente, no Fluxograma do Padrão de Elaboração de Documentos do Sistema de Gestão da Qualidade (Anexo 5).
6. Indicadores de Desempenho
E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o . 7. Anexos
Anexo 1 – Definição da codificação dos documentos do Sistema de
Gestão da Qualidade
Anexo 2 – A Definição do padrão de elaboração de Procedimentos ou instruções técnicas do Sistema de Gestão da Qualidade
Anexo 2 – B Definição do padrão de elaboração do Planejamento do Sistema de Gestão da Qualidade
Anexo 2 – C Definição do padrão de elaboração do Manual de Gestão da Qualidade da OAB-SP
Anexo 3 – Modelo da Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gestão da Qualidade
Anexo 4 – Modelo do Registro de Histórico de Mudança
Anexo 5 – Fluxograma do padrão de elaboração de Documentos do Sistema de Sistema de Gestão da Qualidade
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Anexo 1 – Definição da codificação dos documentos do Sistema de Gestão da Qualidade.
A codificação dos documentos é dada pelos seguintes campos:
Os três primeiros campos são alfabéticos e definem o Tipo
De Documento (TDD).
Os próximos cinco campos são alfabéticos ou alfanuméricos,
representando a área emissora do documento, seguindo a tabela constante deste anexo (ÁREA).
Os três campos seguintes são numéricos e seqüenciais, por
Área emissora do Procedimento (NNN).
Os dois últimos campos são numéricos, indicando o ano da
emissão inicial do documento (AA). Exemplo: DDD.ÁREA.NNN/AA
TABELA DE CODIFICAÇÃO POR TIPO DE DOCUMENTO
TDD Tipo De Documento
MGQ Manual da Gestão da Qualidade da OAB/SP PLA PLAnejamento da Gestão da Qualidade
PRG PROgrama
PRO PROcedimento
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TABELA DE CODIFICAÇÃO DAS ÁREAS
SIGLA ÁREA CONSE DIRTE PRESI SECGE SECAD VIPRE DIREP DIRETORIAS E AFINS Conselho Secional Diretor Tesoureiro Presidência Secretário Geral
Secretário Geral Adjunto Vice-Presidência
Diretor Representante da Direção no SGQ
ASSPR CDHUM CELEI COMUN PRERR ETCOR GABPR GPTED SECPR SECON ETICA
ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR PRESIDENTE Assessoria da Presidência
Comissão de Direitos Humanos Comissão Eleitoral
Comunicações
Direitos e Prerrogativas
Corregedoria do Tribunal de Ética Gabinete da Presidência
Gabinete do Presidente do TED Secretaria da Presidência Secretaria do Conselho
Turmas Disciplinares do Tribunal de Ética e Disciplina
BIBLI CAMAR ESCOL EXAME GABVP SECOM QUALI
ÁREAS SUBORDINADAS ÀO DIRETOR VICE-PRESIDENTE
Biblioteca
Câmaras Recursais
Escola Superior de Advocacia Estágio e Exame de Ordem Gabinete da Vice-Presidência Secretaria das Comissões
Sistema de Gestão da Qualidade
ARQUI ASJUD OBRAS GABSG REHUM SUBSE TRAFE
ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR SECRETÁRIO GERAL
Arquivo
Assistência Judiciária
Comissão de Obras e Patrimônio Gabinete da Secretaria Geral Recursos Humanos
Subseções (*) Tráfego
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ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR SECRETÁRIO GERAL ADJUNTO
Atendimento Cadastro
Comissão Processante
Gabinete da Secretaria Geral Adjunta Inscrições
Jurídico Ouvidoria
Protocolo Geral Serviços Gerais
Serviços e Informações ao Advogado - Anchieta Serviços e Informações ao Advogado – Sé Sociedades de Advogados Suprimentos CONTC CONFI FINAN GABTE INFOR
ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR TESOUREIRO
Controladoria Contábil Controladoria Financeira Financeiro Gabinete da Tesouraria Informática COMAD GABMA
ÁREAS SUBORDINADAS À DIRETORIA DA MULHER ADVOGADA
Comissão da Mulher Advogada
Gabinete da Diretoria da Mulher Advogada
CEVEN
ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR ADJUNTO DE CULTURA E EVENTOS
E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o . Exemplo: TDD DEPTO NNN AA
PRO QUALI OO2 05
Procedimento da Área da Qualidade, nº. 2 - emitido em 2005.
Anexo 2 A – Definição do padrão de elaboração de Procedimentos ou instruções técnicas do Sistema de Gestão da Qualidade.
NOTA: Todos os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade serão
elaborados, preferencialmente, em letra padrão “Arial”, corpo da letra (tamanho) 12, e na cor preta.
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NOME DO PROCEDIMENTO
Código:
Folhas:
Revisão:
Data:
Elaborado por: ________________
(Responsável pela Área)
Verificado por: ________________
(Coordenador do SGQ)
Aprovado por: _________________
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NOME DA INSTRUÇÃO TÉCNICA
OPERACIONAL
Código:
Folhas:
Revisão:
Data:
Elaborado por: ________________
(Responsável pelas Informações)
Verificado por: ________________
(Coordenador do SGQ)
Aprovado por: _________________
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Deve constar, de forma clara e sucinta, a real finalidade da emissão do Procedimento ou da Instrução Técnica Operacional.
2. Referências
Devem constar todas as leis, normas, regulamentos e documentos
utilizados para a elaboração do procedimento ou da instrução técnica operacional.
Os documentos (leis, normas, regulamentos) referenciados no
Procedimento da Qualidade, que não apresentarem o ano de sua edição, são
considerados sempre na edição mais recente.
3. Áreas Envolvidas
Relacionar as Áreas da Secional e/ou Subseções que estarão envolvidas com as atividades relacionadas no Procedimento ou na Instrução Técnica Operacional.
4. Definições
Quando aplicável, são utilizadas as definições constantes das Normas
Internas ou aquelas apresentadas na NBR ISO 9001:2008.
5. Descrição
As atividades devem estar descritas em ordem cronológica e os
responsáveis por sua execução explicitamente definidos.
6. Indicadores de Desempenho
Se aplicável, a definição do Indicador de Desempenho deve conter
claramente descrita, a fórmula de cálculo, o responsável pela coleta, a periodicidade e o tipo de análise que deverá ser efetuada nos dados colhidos.
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Anexo 2 B – Definição do padrão de elaboração do Planejamento do Sistema de Gestão da Qualidade.
Os planejamentos do SGQ são documentos elaborados para um determinado processo ou para um conjunto de processos, em forma de matrizes ou tabelas, que têm por finalidade (conforme aplicável) definir:
- O QUE = a atividade a ser desenvolvida;
- QUEM = o cargo do responsável pela execução da
atividade;
- COMO = o método de execução da atividade;
- QUANDO = o período em que a atividade é executada;
- PORQUE = a finalidade ou objetivo da execução da
atividade;
- ONDE (LOCAL) = o local onde será executada a atividade;
- ONDE (REGISTRO) = onde será registrada a atividade;
- QUANTO = o Indicador de Desempenho para monitoramento e medição da atividade.
O Planejamento, como todo documento, tem uma capa (idêntica à dos procedimentos) que deve ter em destaque: o Título, o Código, a Revisão, o Elaborador, o Verificador, o Aprovador, a Data etc.
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Anexo 2 C – Definição do padrão de elaboração do Manual de Gestão da Qualidade da OAB – SP.
NOTA: Todos os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade serão
elaborados, preferencialmente, em letra padrão “Arial”, corpo da letra (tamanho) 12, e na cor preta.
O Manual da Gestão da Qualidade é um documento estratégico, que apresenta o escopo de implantação do Sistema de Gestão da Qualidade da OAB – SP, bem como o que ela faz para atender aos requisitos da NBR ISO 9001:2008.
Este manual contém informações sobre a Política da Qualidade, os Objetivos da Qualidade, o Mapeamento dos Processos e sua inter-relação, além das atribuições e responsabilidades.
O Manual da Gestão da Qualidade relaciona também todos os documentos e práticas do SGQ, aplicáveis à Secional e às Subseções da OAB-SP.
O referido Manual da Gestão da Qualidade, como todo documento do Sistema, tem uma capa (idêntica à dos procedimentos), que deve ter em destaque: o Título, o Código, a Revisão, o Elaborador, o Verificador, o Aprovador, a Data etc.
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Anexo 3 – Modelo da Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gestão da Qualidade
Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gestão da Qualidade
Revisão: ___
Título Código Revisão
Análise Crítica pela Direção PRO.QUALI 005/04 00
Manual da Gestão da Qualidade MGQ.PRESI 001/05 01
Data: ___/___/___
_______________________________ Assinatura do Coordenador do SGQ
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Anexo 4 - Modelo do Registro de Histórico de Mudança
Registro de Histórico de Mudança
HISTÓRICO DE MUDANÇA Documento: PRO.QUALI 001/05
Revisão Motivo da Mudança Data
06 Alteração nos itens 02, 03, 04.
09.11.2010
Assinatura e Carimbo do Coordenador do SGQ
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