PROCEDIMENTO DE ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS

Texto

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OAB São Paulo Sistema da Gestão da Qualidade E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o .

PROCEDIMENTO DE ELABORAÇÃO E

APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS

Código: PRO.QUALI 001/05 Folhas: 18 Revisão: 08 Data: 12.08.2013

Elaborado por: ________________

Danilla Edda. A. de Rezende

Verificado por: ________________

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E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o . 1. Objetivo

Definir os diversos tipos de documentos e a forma como os mesmos são elaborados e aprovados para atender aos requisitos do Sistema de Gestão da Qualidade da OAB-SP.

2. Referências

Norma NBR ISO 9000:2005 Norma NBR ISO 9001:2008 Norma NBR ISO 9004:2010

3. Áreas Envolvidas

Secional e Subseções da OAB-SP

4. Definições

a) Documento: é o veículo utilizado para que as informações relativas

ao SGQ e os processos Organizacionais sejam disponibilizados aos colaboradores e demais interessados. Os documentos definem e orientam como as atividades devem ser executadas e podem estar em qualquer mídia, física ou eletrônica.

b) Registro: é um tipo especial de documento, que descreve e

comprova a realização de algo ou de um Processo Organizacional. Os modelos dos formulários para registros normalmente estão anexos aos Procedimentos e Rotinas e a finalidade de evidenciar algo que foi realizado.

c) Revisão de Documentos: é a atividade executada por

Colaboradores de mesma função daquele que elaborou o documento. A revisão pode ser necessária para incluir, remover, alterar ou substituir conceitos, definições, sequência de atividades ou de registros.

d)Histórico da Revisão: é a exposição detalhada do motivo da revisão. e) Identificação da Revisão: é o modo de identificar o local (parte do

texto do documento) onde houve a revisão.

f) Lista Mestra de Documentos: é o documento que relaciona todos os

documentos atuais, pertencentes ao Sistema de Gestão da Qualidade da OAB-SP.

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g) Conjunto de Documentos do SGQ da OAB-SP: Manual da Gestão

da Qualidade (MGQ), Planejamento da Qualidade (PLA), Procedimento (PRO), Programa (PRG) e Instrução Técnica-Operacional (ITO).

5. Descrição

5.1 Elaboração de proposta de documento

Todos os Colaboradores podem propor novos Procedimentos ou outros documentos para o Sistema de Gestão da Qualidade da OAB-SP.

Todas as propostas, no formato definido neste Procedimento, em forma de minutas e identificadas como tal, são submetidas ao Superior Imediato do autor que, se considerar adequado, encaminhadas para o(s) responsável(is) pelo(s) respectivo(s) processo(s), para análise da consistência, da pertinência e da adequação ao propósito ao qual se destina o documento.

5.2 Da aprovação da proposta

Após a aceitação da proposta pelo Superior Imediato do proponente e pela(s) Área(s) envolvida(s) com o Procedimento elaborado, o documento do Sistema da Gestão da Qualidade é encaminhado para o Coordenador do SGQ, para verificação quanto a eventuais conflitos com os demais Documentos e definição da respectiva codificação. Por último, os documentos com extensões (Manual da Gestão da Qualidade (MGQ), Planejamento da Qualidade (PLA), Procedimento (PRO), Programa (PRG)), são encaminhados ao Representante da Direção, com vistas à devida análise e aprovação final.

Em se tratando dos documentos com extensão (ITO), Instrução Técnica-Operacional, esses deverão ser submetidos à aprovação do superior imediato e do Coordenador do Sistema de Gestão da Qualidade.

Caso a sistemática ou a rotina proposta implique no

desenvolvimento de sistema informatizado, após aprovação final, deve ser submetida à apreciação e manifestação do Gerente da Área de Informática, o qual se incumbirá de levar a proposta a efeito.

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5.3 Codificação e formatação do documento

A codificação dos documentos do Sistema da Gestão da Qualidade segue o modelo constante do Anexo 1. Todos os documentos seguem as formatações apresentadas no Anexo 2, que definem os padrões adotados pelo Sistema da Gestão da Qualidade da OAB-SP.

5.4 Distribuição dos documentos

Uma vez aprovado pelo Representante da Direção, o Coordenador do Sistema de Gestão da Qualidade da OAB-SP inclui o documento na Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gestão da Qualidade da OAB-SP (modelo no Anexo 3), conforme o Procedimento de Controle de Documentos PRO.QUALI 002/05 e realiza a sua distribuição, isto é, libera o acesso, para leitura, a todos os Colaboradores envolvidos com o SGQ.

5.5 Revisões dos documentos

Podem ser necessárias revisões nos documentos do Sistema de Gestão da Qualidade da OAB-SP em função de mudanças Organizacionais, Não Conformidades levantadas em Auditorias, soluções propostas para Ações Corretivas ou Ações Preventivas, recomendações da Diretoria em Reuniões de Análise Crítica pela Direção, sugestões de Colaboradores ou de Inscritos, dentre outros.

A revisão de um documento segue a mesma sistemática da elaboração, até à aprovação pelo Representante da Direção, conforme definido nos itens de 5.1 a 5.4 deste Procedimento. O número de referência a cada revisão deverá ser alterado, acrescentando-se uma unidade numérica na página de capa.

A identificação do texto alterado se dará com a aposição de barras paralelas ao mesmo.

Nota: no caso de ocorrências de erro ortográfico ou de digitação, a correção será efetuada somente na próxima revisão do documento. De posse do documento revisado e aprovado, o Coordenador do SGQ procede à identificação do original anterior como “OBSOLETO”, preenche o Registro de Histórico de Mudança (Anexo 4), relatando o motivo da revisão. Na sequência, substitui a via ultrapassada em seu arquivo físico, altera a Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gestão da Qualidade da OAB-SP e distribui conforme o Procedimento de Controle de Documentos PRO.QUALI 002/05.

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5.6 Garantia da segurança das informações

Os documentos originais (atuais ou revisados) em meio físico (papel), são arquivados em local protegido contra acesso indevido, alterações, subtrações ou outras ações que possam colocar em risco a integridade das informações disponíveis.

Para os documentos veiculados em meio eletrônico, por intermédio da intranet da OAB-SP, são observadas as regras de segurança da Área de Informática contra vírus, acessos indevidos (hackers), alterações, subtrações ou outras ações que possam colocar em risco a consistência das informações disponíveis.

Além disso, os documentos devem conter a tarja em marca d’água

“CÓPIA NÃO CONTROLADA SEM GARANTIA DE

ATUALIZAÇÃO” para que, quando impressa em meio físico, não se prestar como justificativa para Ato Administrativo, uma vez que a OAB não adota o Procedimento de “Cópia Controlada”.

Todos os documentos, disponibilizados em meio eletrônico para alterações pelas Áreas Gestoras, serão encaminhados pela

Coordenadoria do SGQ, conterão tarja em marca d’água ‘‘EM

REVISÃO’’ e a data da sua expedição.

Após a revisão, a Área devolverá o arquivo lógico atualizado para o SGQ e não deverá manter cópias físicas ou lógicas, a fim de inibir o uso de edições desatualizadas pelos colaboradores das Áreas.

5.7 Sequência de Atividades

A sequência das atividades descritas neste Procedimento está representada graficamente, no Fluxograma do Padrão de Elaboração de Documentos do Sistema de Gestão da Qualidade (Anexo 5).

6. Indicadores de Desempenho

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E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o . 7. Anexos

Anexo 1 – Definição da codificação dos documentos do Sistema de

Gestão da Qualidade

Anexo 2 – A Definição do padrão de elaboração de Procedimentos ou instruções técnicas do Sistema de Gestão da Qualidade

Anexo 2 – B Definição do padrão de elaboração do Planejamento do Sistema de Gestão da Qualidade

Anexo 2 – C Definição do padrão de elaboração do Manual de Gestão da Qualidade da OAB-SP

Anexo 3 – Modelo da Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gestão da Qualidade

Anexo 4 – Modelo do Registro de Histórico de Mudança

Anexo 5 – Fluxograma do padrão de elaboração de Documentos do Sistema de Sistema de Gestão da Qualidade

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Anexo 1 – Definição da codificação dos documentos do Sistema de Gestão da Qualidade.

A codificação dos documentos é dada pelos seguintes campos:

Os três primeiros campos são alfabéticos e definem o Tipo

De Documento (TDD).

Os próximos cinco campos são alfabéticos ou alfanuméricos,

representando a área emissora do documento, seguindo a tabela constante deste anexo (ÁREA).

Os três campos seguintes são numéricos e seqüenciais, por

Área emissora do Procedimento (NNN).

Os dois últimos campos são numéricos, indicando o ano da

emissão inicial do documento (AA). Exemplo: DDD.ÁREA.NNN/AA

TABELA DE CODIFICAÇÃO POR TIPO DE DOCUMENTO

TDD Tipo De Documento

MGQ Manual da Gestão da Qualidade da OAB/SP PLA PLAnejamento da Gestão da Qualidade

PRG PROgrama

PRO PROcedimento

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TABELA DE CODIFICAÇÃO DAS ÁREAS

SIGLA ÁREA CONSE DIRTE PRESI SECGE SECAD VIPRE DIREP DIRETORIAS E AFINS Conselho Secional Diretor Tesoureiro Presidência Secretário Geral

Secretário Geral Adjunto Vice-Presidência

Diretor Representante da Direção no SGQ

ASSPR CDHUM CELEI COMUN PRERR ETCOR GABPR GPTED SECPR SECON ETICA

ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR PRESIDENTE Assessoria da Presidência

Comissão de Direitos Humanos Comissão Eleitoral

Comunicações

Direitos e Prerrogativas

Corregedoria do Tribunal de Ética Gabinete da Presidência

Gabinete do Presidente do TED Secretaria da Presidência Secretaria do Conselho

Turmas Disciplinares do Tribunal de Ética e Disciplina

BIBLI CAMAR ESCOL EXAME GABVP SECOM QUALI

ÁREAS SUBORDINADAS ÀO DIRETOR VICE-PRESIDENTE

Biblioteca

Câmaras Recursais

Escola Superior de Advocacia Estágio e Exame de Ordem Gabinete da Vice-Presidência Secretaria das Comissões

Sistema de Gestão da Qualidade

ARQUI ASJUD OBRAS GABSG REHUM SUBSE TRAFE

ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR SECRETÁRIO GERAL

Arquivo

Assistência Judiciária

Comissão de Obras e Patrimônio Gabinete da Secretaria Geral Recursos Humanos

Subseções (*) Tráfego

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ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR SECRETÁRIO GERAL ADJUNTO

Atendimento Cadastro

Comissão Processante

Gabinete da Secretaria Geral Adjunta Inscrições

Jurídico Ouvidoria

Protocolo Geral Serviços Gerais

Serviços e Informações ao Advogado - Anchieta Serviços e Informações ao Advogado – Sé Sociedades de Advogados Suprimentos CONTC CONFI FINAN GABTE INFOR

ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR TESOUREIRO

Controladoria Contábil Controladoria Financeira Financeiro Gabinete da Tesouraria Informática COMAD GABMA

ÁREAS SUBORDINADAS À DIRETORIA DA MULHER ADVOGADA

Comissão da Mulher Advogada

Gabinete da Diretoria da Mulher Advogada

CEVEN

ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR ADJUNTO DE CULTURA E EVENTOS

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E ste m a te rial é d e u so e xclusivo d a O A B S P , se n d o p ro ibid a a r e p ro d u çã o p a rcial o u t o ta l d o m e sm o . Exemplo: TDD DEPTO NNN AA

PRO QUALI OO2 05

Procedimento da Área da Qualidade, nº. 2 - emitido em 2005.

Anexo 2 A – Definição do padrão de elaboração de Procedimentos ou instruções técnicas do Sistema de Gestão da Qualidade.

NOTA: Todos os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade serão

elaborados, preferencialmente, em letra padrão “Arial”, corpo da letra (tamanho) 12, e na cor preta.

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NOME DO PROCEDIMENTO

Código:

Folhas:

Revisão:

Data:

Elaborado por: ________________

(Responsável pela Área)

Verificado por: ________________

(Coordenador do SGQ)

Aprovado por: _________________

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NOME DA INSTRUÇÃO TÉCNICA

OPERACIONAL

Código:

Folhas:

Revisão:

Data:

Elaborado por: ________________

(Responsável pelas Informações)

Verificado por: ________________

(Coordenador do SGQ)

Aprovado por: _________________

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 Deve constar, de forma clara e sucinta, a real finalidade da emissão do Procedimento ou da Instrução Técnica Operacional.

2. Referências

 Devem constar todas as leis, normas, regulamentos e documentos

utilizados para a elaboração do procedimento ou da instrução técnica operacional.

 Os documentos (leis, normas, regulamentos) referenciados no

Procedimento da Qualidade, que não apresentarem o ano de sua edição, são

considerados sempre na edição mais recente.

3. Áreas Envolvidas

 Relacionar as Áreas da Secional e/ou Subseções que estarão envolvidas com as atividades relacionadas no Procedimento ou na Instrução Técnica Operacional.

4. Definições

 Quando aplicável, são utilizadas as definições constantes das Normas

Internas ou aquelas apresentadas na NBR ISO 9001:2008.

5. Descrição

 As atividades devem estar descritas em ordem cronológica e os

responsáveis por sua execução explicitamente definidos.

6. Indicadores de Desempenho

 Se aplicável, a definição do Indicador de Desempenho deve conter

claramente descrita, a fórmula de cálculo, o responsável pela coleta, a periodicidade e o tipo de análise que deverá ser efetuada nos dados colhidos.

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Anexo 2 B – Definição do padrão de elaboração do Planejamento do Sistema de Gestão da Qualidade.

Os planejamentos do SGQ são documentos elaborados para um determinado processo ou para um conjunto de processos, em forma de matrizes ou tabelas, que têm por finalidade (conforme aplicável) definir:

- O QUE = a atividade a ser desenvolvida;

- QUEM = o cargo do responsável pela execução da

atividade;

- COMO = o método de execução da atividade;

- QUANDO = o período em que a atividade é executada;

- PORQUE = a finalidade ou objetivo da execução da

atividade;

- ONDE (LOCAL) = o local onde será executada a atividade;

- ONDE (REGISTRO) = onde será registrada a atividade;

- QUANTO = o Indicador de Desempenho para monitoramento e medição da atividade.

O Planejamento, como todo documento, tem uma capa (idêntica à dos procedimentos) que deve ter em destaque: o Título, o Código, a Revisão, o Elaborador, o Verificador, o Aprovador, a Data etc.

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Anexo 2 C – Definição do padrão de elaboração do Manual de Gestão da Qualidade da OAB – SP.

NOTA: Todos os documentos do Sistema de Gestão da Qualidade serão

elaborados, preferencialmente, em letra padrão “Arial”, corpo da letra (tamanho) 12, e na cor preta.

O Manual da Gestão da Qualidade é um documento estratégico, que apresenta o escopo de implantação do Sistema de Gestão da Qualidade da OAB – SP, bem como o que ela faz para atender aos requisitos da NBR ISO 9001:2008.

Este manual contém informações sobre a Política da Qualidade, os Objetivos da Qualidade, o Mapeamento dos Processos e sua inter-relação, além das atribuições e responsabilidades.

O Manual da Gestão da Qualidade relaciona também todos os documentos e práticas do SGQ, aplicáveis à Secional e às Subseções da OAB-SP.

O referido Manual da Gestão da Qualidade, como todo documento do Sistema, tem uma capa (idêntica à dos procedimentos), que deve ter em destaque: o Título, o Código, a Revisão, o Elaborador, o Verificador, o Aprovador, a Data etc.

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Anexo 3 – Modelo da Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gestão da Qualidade

Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gestão da Qualidade

Revisão: ___

Título Código Revisão

Análise Crítica pela Direção PRO.QUALI 005/04 00

Manual da Gestão da Qualidade MGQ.PRESI 001/05 01

Data: ___/___/___

_______________________________ Assinatura do Coordenador do SGQ

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Anexo 4 - Modelo do Registro de Histórico de Mudança

Registro de Histórico de Mudança

HISTÓRICO DE MUDANÇA Documento: PRO.QUALI 001/05

Revisão Motivo da Mudança Data

06 Alteração nos itens 02, 03, 04.

09.11.2010

Assinatura e Carimbo do Coordenador do SGQ

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