Gestão de Projetos
Metodologias, Técnicas e Ferramentas para a Gestão de Projetos – Riscos, Restrições e Documentos.
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Relembrando
O que é um Projeto?
Qual a Importância do Escopo? Para que Serve um Cronograma?
Orçamento e somente o Preço da Mão de Obra?
Sobre a Dinâmica
Quais Pontos Foram Interessantes? Como os GPs Participaram?
Como e trabalhar com um Prazo Apertado?
10 “Piores Perfis ”
◦ Os gerentes ausentes: Seus corações estão
em outro lugar, não no trabalho. O projeto é somente uma maneira de obter um salário. O objetivo principal é permanecer empregado, mas não fazer nada espetacular. É apenas mais um trabalho para eles.
◦ Os adoradores de Gantt: Tudo o que veem
no projeto é o cronograma e as tarefas e as datas e as atribuições, mas não a realidade do projeto como um todo e muito menos o
panorama estratégico no qual o projeto está inserido.
10 “Piores Perfis ”
◦ Os cheios de lábia: não há nada de errado em
conseguir desenvolver um papo envolvente sobre o projeto, desde que esta lábia seja seguida do
trabalho real e resultados sólidos. No entanto,
estes profissionais não tem nada disso. Eles vão se arrastar pelo projeto com desculpas e muita
conversa, mas nada é feito na prática.
◦ Os mentirosos descarados: Tudo vale para
estes gerentes. Eles irão mentir, enganar, e fazer o que for preciso para que pareçam bem-sucedidos. Felizmente, no final a piada é sobre eles, porque a maioria das pessoas ao seu redor não confia mais neles.
10 “Piores Perfis ”
◦ Os manipuladores sem escrúpulos: Estes são
os mais perigosos de todos. Empresas vão à falência, as pessoas são demitidas, e projetos falham, e estes continuam no seu caminho de enganação de um emprego para o outro. Eles trabalham sob o radar e são bons em culpar os outros por seus erros. É muito difícil de pegá-los, por isso tome cuidado.
◦ O ermitão do cubículo: permanece em seu
cubículo o dia todo, trabalhando em seus
“planos”, mas raramente se mistura com a equipe do projeto, vai para o campo para ver o trabalho real ocorrendo ou se engaja com o cliente.
10 “Piores Perfis ”
◦ Os especalistas no extremo: todo o foco
do trabalho deles está nos passos necessários para desenvolver um plano, acompanhar o
progresso e em garantir que o projeto está tecnicamente correto, mas nunca no que mais importa: o gerenciamento dos stakeholders e da equipe.
◦ Os apolíticos: eles se recusam a reconhecer
que cada organização possui uma política e uma cultura, e consequentemente não
enxergam a necessidade de usar ambos a favor do projeto e seu sucesso.
10 “Piores Perfis ”
◦ Os molengas: são medrosos demais para
assumir posições e muito moles para lidar com problemas relacionados ao cliente e ou membros da equipe, e preferem evitar a
situação e a discussão do que resolver
problemas críticos do projeto. Os clientes e os membros da equipe podem amá-los, mas eles não obtêm nenhum respeito deles.
◦ Os indecisos: têm medo de cometer erros e
atrasam e evitam tomar decisões, até que o projeto sofra ou que seja tarde demais.
Reflexão
Baseando-se nos Perfis dos 10 Piores, você consegue pensar no Perfil de um bom GP?
Riscos
Você sabe o que é um risco?
Quantos riscos você corre no dia a dia e nem sabe?
Riscos
Riscos são todas as incertezas que nos cercam. Tudo aquilo que não sabemos, exemplo:
◦ “Ao jogar uma moeda existe a chance de 50%
de dar cara o coroa. Em qual face você vai apostar,?”
Existe a possibilidade de você acertar e errar.
Riscos
Os riscos estão relacionados a todas as incertezas que temos em nossos
ambientes. Tudo aquilo que e incerto e um risco.
Riscos
Exemplo: “Esta um dia nublado e você tem que vir para a faculdade você pode pegar um guarda chuva para se proteger da
possível chuva ou vir sem ele.
Se você vir de guarda chuva vai ser
incomodo por que seu guarda chuva e muito grande e difícil de carregar.”
Riscos
No exemplo anterior como o dia estava nublado existia a chance de chover.
Não e por que existe um risco que quer dizer que ele pode se realizar. Existe a chance de ele acontecer ou não.
Normalmente a todo risco esta associado uma probabilidade.
Riscos
Quando existe 100% de chance de algo acontecer não estamos mais lidando com um risco e sim uma certeza.
Lembrando Riscos são somente
incertezas, a partir do momento que se tem certeza deixou de ser um risco.
Riscos
Inicialmente e necessário se realizar o levantamento de riscos, este
levantamento tem como base levantar todos os riscos que podem acontecer. Normalmente e utilizada a técnica de
BrainStorm para o levantamento inicial dos riscos.
Riscos
O processo de identificação dos riscos é
iterativo, pois novos riscos podem aparecer enquanto ocorre o desenvolvimento do
projeto. A participação da equipe do projeto e interessados deve acontecer com
frequência pois a equipe precisa desenvolver um sentimento de propriedade e
responsabilidade sobre os riscos do projeto e as partes interessadas que estão fora do projeto devem fornecer informações acerca do objetivo do projeto.
Riscos
Vamos pegar como exemplo o
desenvolvimento de um portal para uma empresa de turismo no ano de 2009.
Riscos
Nº. Descrição Causa Conseqüência Categoria
1 O Sistema ser complexo demais para os Funcionários e clientes da agencia de turismo.
A qualidade da usabilidade não ser suficiente.
Usuários não conseguirem realizar suas tarefas no sistema.
Sistema
2
O Sistema não se integrar com os outros sistemas, como o de reservas de hotéis e passagens áreas.
Falta de definição clara dos requisitos de integração.
Necessidade de realizar retrabalho e integração manual enquanto a integração não estiver funcionando.
Sistema
3 A equipe participante do projeto, contrair o vírus H1N1. Pandemia do vírus H1N1.
Diminuição da equipe de execução do projeto por licenças médicas. Atraso do projeto.
Riscos
Analise Qualitativa dos Riscos A análise qualitativa de riscos avalia a
prioridade dos riscos identificados usando a probabilidade deles ocorrerem, o impacto correspondente nos objetivos do projeto se os riscos realmente ocorrerem, além de
outros fatores, como o prazo e tolerância a risco das restrições de custo, cronograma, escopo e qualidade do projeto.
Riscos
Analise Quantitativa dos Riscos
É realizada nos riscos que foram priorizados pelo
processo de Análise qualitativa de riscos por afetarem potencial e significativamente as
demandas conflitantes do projeto. O processo Análise quantitativa de riscos analisa o efeito
desses eventos de risco e atribui uma classificação numérica a esses riscos. Além de apresentar uma abordagem quantitativa para a tomada de
decisões na presença da incerteza. Este processo usa técnicas como a simulação de Monte Carlo e a análise da árvore de decisão para:
Riscos
Quantificar os possíveis resultados do
projeto e suas probabilidades;
Avaliar a probabilidade de atingir objetivos
específicos do projeto;
Identificar os riscos que exigem mais
atenção quantificando sua contribuição relativa para o risco total do projeto;
Identificar metas realistas e alcançáveis de
custo, cronograma ou escopo,
quando fornecidos os riscos do projeto; Determinar a melhor decisão de
gerenciamento de projetos quando algumas condições ou resultados forem incertos.
Riscos
Nº. Descrição Categoria Probabilidade Percentu
al Impacto
1 O Sistema ser complexo demais para os
Funcionários e clientes da agencia de turismo. Sistema Média 30,00% Médio
3 A equipe participante do projeto, contrair o
vírus H1N1. RH Média 30,00% Alto
2
O Sistema não se integrar com os outros sistemas, como o de reservas de hotéis e passagens áreas.
Riscos
Monitoramento e Controle dos Riscos
As atividades do projeto devem ser monitoradas
continuamente para encontrar novos riscos e mudanças nos mesmos.
Monitoramento e controle de riscos é o processo de
identificação, análise e planejamento dos riscos recém-surgidos, acompanhamento dos riscos
identificados e dos que estão na lista de observação, reanálise dos riscos existentes, monitoramento das condições de acionamento de planos de contingência, monitoramento dos riscos residuais e revisão da
execução de respostas a riscos enquanto avalia sua eficácia.
Riscos
Planejamento de Resposta a Riscos Processo de desenvolver opções e
determinar ações para aumentar as
oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto. Inclui a identificação e designação de uma ou mais pessoas da equipe do projeto que irão assumir a responsabilidade sobre cada
resposta a riscos acordada e financiada. O
planejamento de respostas a riscos aborda os
riscos de acordo com a sua prioridade, inserindo recursos e atividades no orçamento, cronograma e plano de gerenciamento do projeto, conforme necessário.
Riscos
O planejamento das respostas aos riscos deve ser realista, adequado à importância do risco, economicamente viável ao
enfrentar desafios, acordado por toda a equipe do projeto e ser propriedade de uma pessoa específica.
Riscos
Os planos de Monitoramento e Controle de Riscos podem ser chamados também de planos de Mitigação que tem como objetivo ajudar na diminuição da
Riscos
Os planos de Planejamento e Respostas aos Riscos também podem ser chamados de planos de Contingencia, que tem como objetivo ajudar a trabalhar com os riscos apôs a sua ocorrência.
Riscos
Nº. Descrição Plano de Monitoramento
Plano de Ações (Corretivas e Preventivas)
Prioridade Responsável Data Limite Ação
1
O Sistema ser complexo demais para os Funcionários e clientes da agencia de turismo.
Observar se existem muitas reclamações por partes dos
Funcionários e Clientes. 3
Desenvolved
or 2 Semanas, após a ocorrência.
Refazer as partes complexas do sistema, deixando-as mais simples.
2
O Sistema não se integrar com os outros sistemas, como o de reservas de hotéis e passagens áreas.
Observar se esta existindo comunicação entre o sistema desenvolvido e os outros sistemas.
5 Desenvolvedor 2 Semanas, após a ocorrência.
Rever a arquitetura adotada e a linguagem que foi utilizada para o desenvolvimento.
3 A equipe participante do projeto, contrair o vírus H1N1.
Realizar exames de sangue semanalmente em todos os membros participantes do projeto.
3 Setor de RH 1 Semana após a ocorrência.
Montar uma equipe substituta e colocá-la em ação para o projeto.
Riscos
Plano de Comunicação de Riscos
O objetivo do plano de comunicação é garantir o
processo de geração, distribuição e armazenamento de todas as informações relativas ao projeto, para que estas cheguem aos seus destinatários quando
solicitadas e em tempo hábil.
Quando os riscos se concretizarem o objetivo do
plano de comunicação é garantir quem deve ser
informado, com qual freqüência, quando esta pessoa deve ser informada e o meio de comunicação que será utilizado para informar esta pessoa.
Riscos
Nº. Descrição Quem deve ser informado Freqüência Quando comunicaçãoMeio de
1 O Sistema ser complexo demais para os Funcionários e clientes da agencia de turismo.
Desenvolvedor Semanalmente. Assim que ocorrer 3 reclamações seguidas. E-mail, Telefone e Presencial.
2
O Sistema não se integrar com os outros sistemas, como o de reservas de
hotéis e passagens áreas. Desenvolvedor Diariamente. Assim que ocorrer. E-mail e Presencial.
3 A equipe participante do projeto, contrair o vírus H1N1. Setor de RH e o Gerente de Projeto. Diariamente.
Assim que um membro da equipe apresentar os sintomas da doença.
Reflexão
Riscos são somente coisas “Ruins”? Cite um exemplo em que os Riscos
Exercício
Faça um Levantamento para os Riscos do seguinte projeto: “Sua VIDA”, pense em todos os problemas que podem
Gestão de Projetos
Vocês ainda estão Acordados?
Falta pouco só para fechar gestão de projetos.
Vamos ver o que é uma Restrição,
Premissa e analisar os dois documentos mais comuns para Gestão de Projetos.
Restrições
Restrições são todos os impedimentos ou
limitações que eu vou ter no projeto;
E tudo que pode restringir a realização do
projeto como por exemplo:
◦ O Projeto não pode ter uma duração maior que 6 meses;
◦ O Projeto tem que ser entregue no dia 31/12/2016;
◦ O Projeto não pode custar mais do que R$ 2 milhões;
◦ As atividades do Thiago Alves tem que acontecer antes do dia 25/06/2016 por que a partir do dia 26/06/2016 ele esta de férias;
Premissas
São todas as certezas que temos com relação ao projeto;
E tudo que é considerado “certo” e “verdadeiro” para o projeto:
◦ Disponibilidade de 50% do tempo do cliente
durante os testes. Se o cliente não estiver disponível 50% do tempo, o prazo,
provavelmente, não será cumprido;
◦ A Equipe do projeto vai ter treinamento em
TAP – Termo de Abertura de
Projeto
Considerado o primeiro documento do projeto;
Documento legal que reconhece a existência de um projeto;
Elaborado pela alta gerência ou pelos
stakeholders principais ( patrocinadores); Define os limites e as responsabilidades
do projeto e do gerente de projetos;
FOCADO SOMENTE NO
TAP – Termo de Abertura de
Projeto
Não existe um receita de bolo para a definição de
um TAP mas e recomendado que ele possua os seguintes elementos:
◦ Titulo do Projeto;
◦ Resumo das Condições que definem o projeto;(Escopo e não Escopo);
◦ Detalhamento inicial da equipe básica do projeto com nomes e cargos;
◦ Necessidades básicas do trabalho a ser realizado;
◦ Descrição do produto que vai ser entregue;
◦ Cronograma básico do projeto;
◦ Estimativas iniciais de custo;
TAP – Termo de Abertura de
Projeto
Plano de Projeto
E um documento mais completo que o TAP;
Apresenta todas as definições para o direcionamento do projeto;
Deve ser passado para toda a equipe participante do projeto;
Plano de Projeto
Como o TAP não existe uma receita de bolo mas e recomendado
ter os seguintes tópicos:
◦ ESCOPO ◦ RESTRIÇÕES ◦ PREMISSAS ◦ GESTÃO DE RISCOS ◦ CRONOGRAMA DETALHADO ◦ ORÇAMENTO DETALHADO ◦ ESTRUTURA DA EQUIPE ◦ PAPÉIS E RESPONSABILIDADES ◦ COMITÊ EXECUTIVO
◦ LÍDERES DE PROJETO DO {CLIENTE}
◦ EQUIPE TÉCNICA DO {CLIENTE}
◦ GESTOR DE MUDANÇAS
◦ PRODUTOS DO PROJETO
◦ PLANO DE COMUNICAÇÃO
Plano de Projeto
Trabalho de Gestão de Projetos
Realizar um estudo comparativo entre a metodologia padrão de gestão de
projetos e as metodologias ágeis, o
estudo tem que apresentar os seguintes pontos:
◦ Vantagens de cada uma;
◦ Desvantagens de cada uma;
◦ Comparação entre;
