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GESTÃO DE RISCOS PARA ACERVOS BIBLIOGRÁFICOS:
Uma abordagem introdutória
RISK MANAGEMENT FOR BIBLIOGRAPHIC
COLLECTIONS: An introduction
Grupo de Trabalho 2: Gestão de bibliotecas e informação Artigo Completo Para Comunicação Oral
ARAUJO, Jullyana M. G.1
RESUMO
Este trabalho objetiva definir e contextualizar o gerenciamento de riscos em acervos bibliográficos a partir de uma pesquisa bibliográfica em sites de instituições internaciona is, periódicos e das referências de outros trabalhos. O gerenciamento de riscos é entendido como o emprego de métodos, junto à diversas informações coletadas, para que se possa prevenir – ou pelo menos minimizar – o acontecimento de qualquer evento que venha a prejudicar a realização dos objetivos e metas de uma instituição, grupo ou projeto. Considera o acesso à informação como um dos principais objetivos das bibliotecas e esclarece que essa metodologia visa, neste contexto, a prevenir e/ou minimizar eventos que possam colocar em risco o acesso do público às informações disponíveis no acervo. Identifica o método de elaboração de um plano de gerenciamento de riscos e o esclarece. Conclui-se que o gerenciamento de riscos se trata de uma área importante e possível de ser aplicada nos acervos de bibliotecas, porém ainda pouco explorada no campo da Biblio teconomia.
Palavras-chave: Gerenciamento de Riscos. Gerenciamento de riscos em bibliotecas. Preservação de acervos. Conservação preventiva.
ABSTRACT
This work aims to define and contextualize risk management on bibliographic collections based on a bibliographical research on national and international instituitions’ websites, online scientific journals and also observing and selecting works mentioned on other works’ references. Risk management is understood as the use of methods, along with other
1Discente de Graduação em Biblioteconomia da UNIRIO. E-mail:. jullyanamgaraujo@gmail.com
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2 informations, so that we can prevent – or at least minimize – any event that might jeopardize the achievement of an instituition, group or projects’ goals. Considers that providing access to information is one of the main objectives of libraries and clarifes that risk manegement, in this context, aims to prevent and/or minimize events that may put at risk the public’s access to the information available on libraries’ collections. Identifies how a risk management plan can be made and explains it. It is concluded that risk manegement is a important methodology and area that can be applied in libraries’ collections, but it is still very little explored among Libraria ns and students of Library Science.
Keywords: Risk management. Risk management for bibliographic collections. Collectio ns preservation. Preventive Conservation.
1 INTRODUÇÃO
As bibliotecas são importantes centros para a guarda da memória escrita de um local, seja este um bairro ou até mesmo um país - antes mesmo da própria existência do manuscr ito ou do livro como o temos hoje, elas já estavam lá. Do sentimento acumulador em espaços como a Biblioteca de Alexandria, na antiguidade e as bibliotecas dos mosteiros, na Idade Média, ao começo da difusão do conhecimento nas universidades, as bibliotecas se firmaram ao longo do tempo como espaços para disseminação do conhecimento, da memória e da cultura.
Essa crescente importância da biblioteca foi possível, entre outros fatores, graças à invenção da prensa por Gutenberg no século XV. O novo mundo possibilitado por Gutenberg popularizou a produção da informação, que logo deixou de ser exclusividade dos mosteiros e suas produções manuscritas. Esse novo mundo barateou o livro, fez surgir seu formato como temos hoje (o códex) e possibilitou a difusão do conhecimento para além dos que podiam estar em uma universidade, pagar por um livro produzido à mão ou entrar em um mosteiro.
Décadas mais tarde, o surgimento das bibliotecas públicas tornaria ainda maior o alcance da informação, com seus acervos abertos ao público em geral para consultas locais e empréstimos domésticos. No entanto, apesar de todo o lado positivo que há na disponibilização dos acervos ao público por meio das bibliotecas, é preciso pensar também no quanto esse acondicionamento e acesso podem estar o prejudicando.
Diariamente, os acervos são expostos à diversos tipos de perigos ligados ao contexto físico e/ou cultural do local em que a biblioteca e o acervo estão inseridos e que, muitas vezes, parecem inofensivos, como é o caso da exposição ao sol, à luz artificial, umidade, poeira e também possíveis goteiras e infiltrações. A longo prazo, sem o devido cuidado e observação,
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3 esses perigos “pequenos” podem trazer sérios problemas aos itens que estão no acervo, inclusive a impossibilidade permanente de disponibilizar estes itens ao público.
Para além dos casos considerados pequenos, há de se imaginar, ainda, grandes desastres também relacionados ao contexto da biblioteca e que podem acontecer a qualquer momento, como inundações e incêndios que são, segundo Alegbeleye (1993 apud Nwokedi, Panle e Samuel, 2017), “os dois tipos de desastres mais comuns em bibliotecas”.
Dessa forma, torna-se indicado, além de necessário, que a equipe da biblioteca não ignore a possibilidade desses riscos - por menores que sejam - e compile informações acerca dos mesmos, a probabilidade de acontecerem e as respostas viáveis e/ou necessárias a eles.
Este trabalho visa, então, primeira e principalmente, apresentar e explicar de maneira introdutória o que é o gerenciamento de riscos. Mais especificamente, objetiva-se esclarecer porque ele é importante e quais os métodos atualmente empregados para realizá - lo, contextualizando seu uso em bibliotecas. Com base em uma pontual revisão de literatura, não pretende-se, aqui, apresentar uma extensa e absolutamente completa visão desta área, e sim despertar o interesse para este que é um campo importante porém não muito discutido entre os bibliotecários e estudantes de Biblioteconomia e que pode agregar de maneira significativa os esforços para a preservação de nossos acervos.
2 GERENCIAR RISCOS?
No geral, em qualquer esfera da vida, estamos mais acostumados a lidar com o problema depois que este ocorre do que a pensar e/ou tomar decisões que ajudem a preveni- lo. Por mais estranho que pareça o termo, “gerenciar riscos”, em definição básica, trata-se de prevenir a ocorrência do problema a partir do conhecimento da probabilidade de ele ocorrer e deixando definido o que será feito caso ocorra.
Para um entendimento mais profundo, cabe a quebra do termo em partes e a sua definição. A norma neozelandesa/australiana sobre gerenciamento de riscos (AS/NZS 4360:2004 apud Hollós e Pedersoli Jr., 2009, p. 76) define o risco como “a chance de algo acontecer causando impacto sobre objetivos”. Leipnitz (2009, p. 46) define risco como a “consequência da exposição à incerteza ou [o] potencial desvio do que é planejado ou esperado”. Assim, se considerarmos que todo projeto e toda instituição tem objetivos, podemos entender o risco como tudo o que pode fazer com que esses objetivos não sejam atingidos ou
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4 sejam apenas parcialmente atingidos, trazendo então certo prejuízo (não necessariame nte monetário).
O Dicionário Online de Português (20-?, online) define gerenciar como o “ato de administrar, dirigir uma organização ou uma empresa”. É um termo típico da área administrativa e surge sempre quando há um conjunto de decisões a serem tomadas acerca de um assunto ou problema com a possibilidade de afetar um local e/ou grupo de pessoas.
Chiavenato (1994 apud Leipnitz, 2009, 37) diz que
gerenciar é também a capacidade de administrar um conjunto de técnicas que permitem tomar decisões racionais e colocá-las em prática para que todos os recursos do organismo sejam empregados da melhor forma possível.
Um gerente, então, é a pessoa que detém as informações sobre o projeto ou instituição - não apenas informações acerca do projeto ou instituição em si, mas também de tudo que o envolve e o afeta, assim como as pessoas que nele trabalham e com ele colaboram e suas respectivas atribuições, estando então apto para tomar decisões que contribuam para que os objetivos e metas estabelecidos sejam alcançados sem maiores, ou nenhum, desvio.
O gerenciamento de riscos pode ser entendido, assim, como o emprego de técnicas e métodos, além de informações coletadas, para que se possa prevenir - ou pelo menos minimi zar - o acontecimento de qualquer evento que venha a prejudicar, de alguma forma, a realização dos objetivos e metas de uma instituição, grupo ou projeto - neste caso, nossas bibliotecas.
3 O GERENCIAMENTO DE RISCOS
Surgido nos anos 1960 nos Estados Unidos, a Gestão de Riscos teve seu início no campo da Administração de Empresas e, neste sentido, foi sendo adaptada por cada país de acordo com a sua necessidade. No Brasil o seu surgimento aconteceu na década de 1970, na área de seguros, com o objetivo de proteger os bens patrimoniais de empresas, sobretudo no que diz respeito aos riscos de incêndio (Navarro, 2012, slide 3-4).
Para começar a pensar em gerenciamento de riscos em acervos bibliográficos, é possível relacioná-lo ao conceito de conservação preventiva já tão comum aos bibliotecários e boa parte dos estudantes de Biblioteconomia. Considerando que o gerenciamento de riscos busca prevenir ou minimizar acontecimentos que possam causar danos às, neste caso, bibliotecas e seus acervos, podemos então associá-lo de maneira direta ao conceito de
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5 conservação preventiva, definido pelo ICOM-CC2 (apud Lithgow e Lloyd, 2017, p. 01, tradução nossa) como “todas as medidas e ações destinadas a evitar e minimizar deteriorações ou perdas futuras”. Ainda na definição apresentada pelas autoras já citadas, cabe salientar que a conservação preventiva está nas ações indiretas, que não modificam a aparência dos itens do acervo - ou seja, o foco da conservação preventiva não é a mudança do item em níveis de estrutura e materiais que o compõem.
É possível perceber, assim, que a conservação preventiva e o gerenciamento de riscos têm as mesmas filosofias como base – procuram prevenir danos a partir do conhecimento do estado em que está o acervo, sem mexer na aparência, estrutura e materiais do item. A diferença entre elas está no modo como são empregadas – enquanto a conservação preventiva identifica e já age em todos as possíveis causas de danos, como colocar desumidificador e ar-condicionado para uma melhor climatização, acondicionar o acervo, colocar alarmes nos livros, entre outros, o gerenciamento de riscos estuda a chance de ocorrência desses danos e o nível do impacto que essa ocorrência trará, para então compará-las e decidir o grau de prioridade com que elas devem ser resolvidas.
Pedersoli Jr, Antomarchi e Michalski (2017, p. 16) definem que “a gestão de riscos abrange tudo o que fazemos para compreender e lidar com possíveis impactos negativos sobre nossos objetivos.” Ela pressupõe, ainda de acordo com os autores, a identificação dos riscos ao acervo, que levará à análise, avaliação e ao tratamento, sempre com o monitoramento de todas etapas. Complementando a definição apresentada, Leipnitz (2009, p. 11) apresenta o gerenciamento de riscos como uma “ferramenta que auxilia na preservação de acervos e favorece a identificação de ações prioritárias e mais eficientes”.
Hóllos e Pedersoli Jr. (2009, p. 76, grifo nosso), a partir da norma australiana/ne o-zelandesa para gerenciamento de riscos (a Norma AS/NZS 4360:2004), definem o gerenciamento de riscos como “a cultura, processos e estruturas voltados para a concretização de oportunidades e para o manejo de danos diversos”. Com o desenvolver da área, foram criados dois métodos principais para o estabelecimento de um plano de gerenciamento de riscos: o primeiro se baseia em um processo de sete etapas que se inicia ao estabelecermos o contexto
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O International Council of Musems, ou ICOM, é uma organização criada em 1947 por e para museólogos para pensar e responder aos desafios que os museus enfrentam em todo o mundo. O ICOM-CC (Internacional Counil of Musems - Committee for Conservation) é o maior dos comitês internacionais do ICOM, e tem, entre outros focos, a parte de conservação dos acervos em museus.
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6 (interno e externo) em que o acervo está inserido e o segundo utiliza escalas pré-estabelecidas para avaliar os riscos às coleções e estabelecer prioridades, estando relacionado à uma valoração dos itens do acervo.
Podemos perceber, então, que um dificilmente um plano de gerenciamento de riscos será igual ao outro, visto que cada um depende do contexto da instituição/biblioteca e do acervo que está sendo analisado. No caso das bibliotecas, é inclusive mais recomendado que cada uma análise o seu contexto interno e externo, assim como seu acervo e a importância dos itens para este, pois os resultados irão certamente variar de uma biblioteca para outra, gerando diferentes prioridades e níveis de ações que deverão ser tomados.
Hóllos e Pedersoli Jr. (2009, p. 76, grifo nosso) ainda deixam claro que “a aplicação de um gerenciamento de riscos possibilita estabelecer prioridades e instruir tomadas de decisão acerca da probabilidade de ocorrência, da natureza e magnitude de impactos futuros sobre os objetivos da organização”. Um plano de gerenciamento de riscos pode impedir o gasto excessivo com medidas remediativas no caso da ocorrência de algum sinistro (pois medidas mais diretas já estariam sendo tomadas na prevenção), facilita a resposta rápida e pontual à acontecimentos desastrosos, torna conhecido as ameaças aos objetivos da biblioteca, entre outros.
Fica claro, então, que o gerenciamento de riscos possui uma metodologia detalhada e que o estabelecimento de um plano de gerenciamento de riscos depende do contexto da biblioteca, necessita do engajamento de toda a equipe, ao passo que cada um contribuirá um pouco para este, e deve ser documentado e periodicamente revisado.
4 GERENCIAMENTO DE RISCOS EM BIBLIOTECAS
Para além da guarda da memória escrita de determinada sociedade, as bibliotecas atuais também se caracterizam pelo desejo de tornar essa informação acessível e se portam como lugares de cultura e cidadania dentro de um bairro, cidade ou estado. Elas guardam acervos importantes não apenas para que se possa preservar e entender o passado de determinada área do conhecimento (como no caso das bibliotecas especializadas) ou área geográfica (bibliotecas de bairros, cidades e/ou estados) mas para que também se possa oferecer aos cidadãos o entendimento do contexto atual da sociedade, por meio da promoção de ações e atividades que se relacionam com o seu acervo (corrente) e objetivo. Assim, considerando o
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7 papel importante que as bibliotecas assumem em relação à disseminação da informação, podemos imaginar o quão desastroso seria para esse objetivo se o acervo da biblioteca não pudesse, por algum motivo de força maior, ser acessado pelos usuários.
Vamos imaginar que uma biblioteca hipotética da cidade do Rio de Janeiro está dentro de uma instituição e é muito acessada - para estudo, consulta e empréstimos - pelos seus usuários, tanto os externos ao prédio como aqueles que lá trabalham. Essa biblioteca, que se localiza no quinto e último andar do prédio, no entanto, está alheia à influência do clima externo no seu acervo e não verifica se o prédio e mais especificamente o andar está preparado para, por exemplo, dias seguidos de muita chuva. Em certo feriado prolongado, a biblioteca é fechada e uma forte chuva atinge a cidade durante esses dias. Ao voltar, a equipe da biblioteca percebe que a água entrou na biblioteca pelo teto, pois parte deste cedeu com a quantidade de chuva, e pelas paredes, com diversas infiltrações em partes da biblioteca. Com isso, parte significa t iva do acervo foi danificada e alguns móveis da área de estudo terão de ser trocados. A biblioteca deverá ficar fechada por pelo menos dois meses para que tudo seja minimamente resolvido. Isso poderia, no entanto, ter sido evitado?
Após essas considerações, iremos lidar com o conceito de desastre, associado ao conceito de risco já apresentado. O Escritório da ONU para a Redução de Riscos de Desastre (UNISDR, em inglês) define desastre como
uma séria perturbação do funcionamento de uma comunidade ou sociedade em qualquer escala devido a eventos perigosos [...], levando a um ou mais dos seguintes [consequências]: perda ou impacto humano, material, econômico ou ambiental. (UNISDR, 2017, tradução nossa) Levando em consideração a definição apresentada e o papel das bibliotecas em uma sociedade, podemos definir desastre em bibliotecas como “a remoção repentina de registros e documentos da [possibilidade de] acessibilidade e uso.” (Alegbeleye, 1993 apud Nwokedi, Panle e Samuel, 2017, tradução nossa). Eles podem ser naturais, como chuvas, terremotos, etc., ou causados pelo homem, como é o caso de roubo, danificação de páginas, etc. e, na maioria dos casos, podem passar despercebidos e, de certa forma, imprevisíveis, o que torna suas consequências ainda maiores (Cvetkovitch & Earle (1985) apud Alegbeleye (1993) apud Nwokedi, Panle e Samuel, 2017, tradução nossa). O gerenciamento de riscos se faz necessário, então, por ajudar na identificação e prevenção desses desastres.
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8 Para Muir e Shenton (2002 apud Nwokedi, Panle e Samuel, 2017, p. 07, tradução nossa), o “preparo de qualquer biblioteca para um desastre envolve identificar possíveis ameaças, [para que se possa] amenizar seus efeitos [por meio da] identificação de medidas de resposta”.
Em uma biblioteca, a briga com a falta de recursos, de pessoal treinado e de comprometimento da própria equipe técnica é quase sempre diária e bastante árdua, fato que desanima muitos bibliotecários a sequer começar a tentar melhorar seu ambiente de trabalho e proteger seu acervo. Assim, estabelecer o contexto interno e externo que envolve o acervo se torna, além de o primeiro passo de um plano de gerenciamento de riscos, um dos mais importantes. Isso se dá pois nele são identificados riscos presentes desde o modo como o armazenamento é feito até a região em que o prédio da biblioteca está situada, fornecendo informações cruciais para os próximos passos e também servindo como uma excelente ferramenta para apontar aos gestores da instituição mantenedora da biblioteca os riscos que o acervo corre, e o que pode acontecer caso esses riscos se concretizem.
É importante, ainda, que toda a equipe da biblioteca esteja ciente das possibilidades de um desastre e, portanto, envolvida na elaboração de um plano de gerenciamento de riscos. O envolvimento da equipe, com sugestões, pontuações e ideias irá garantir que o plano seja respeitado e constantemente melhorado. Neste sentido, uma ideia interessante é distribuir entre os membros da equipe uma tarefa diferente, porém igualmente importante, no planejamento e preparação contra riscos e maiores desastres.
As demais medidas de prevenção de desastres em bibliotecas - além da falta de verba e da equipe - envolvem as instalações e os equipamentos que podem se fazer necessários, como por exemplo um espaço que não tenha fios expostos ou um ar-condicionado para uma melhor climatização. Apesar de serem dois dos primeiros tópicos pensados pelos bibliotecários no planejamento de uma biblioteca, as instalações e os equipamentos não devem ser negligenciados na análise para o plano de gerenciamento de riscos, uma vez que o risco está até no mais bem-instalado equipamento e no prédio mais moderno de todos.
3 METODOLOGIA
Santos (2015, p. 109) entende que o método “define-se como seguir um caminho ou a ordem a que se sujeita qualquer tipo de atividade com vistas a chegar a um fim determinado. ” O mesmo autor (2015, p. 110) ainda destaca a importância de se seguir um método quando
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9 esclarece que ele “proporciona economia de tempo, recursos e fornece segurança na ação para se chegar ao resultado pretendido.”
Aqui, optou-se por realizar uma pesquisa exploratória com base em um levantame nto bibliográfico. A pesquisa exploratória objetivou conhecer a área, seus autores e o que estava sendo dito relacionando o gerenciamento de riscos com acervos bibliográficos e/ou bibliotecas. Essa pesquisa exploratória foi possível a partir de um levantamento bibliográfico, que está detalhado abaixo.
O levantamento bibliográfico deste trabalho se iniciou a partir da pesquisa das palavras “gerenciamento de riscos”, “gerenciamento de riscos em acervos bibliográficos”, “risk management”, “disaster management”, entre outras variantes, em inglês e em português, no site principal do Google. A partir das respostas obtidas, encontrou-se alguns sites de revistas – principalmente estrangeiras –, artigos isolados e trabalhos já apresentados acerca do tema, os
quais foram recolhidos para posterior análise.
Além do Google, foram feitas pesquisas nos sites do International Centre for the Study of the Preservation and Restoration of Cultural Property (ICC-ROM), Internacional Council of Musems – Committee for Conservation (ICOM-CC), International Federation of Library Associations and Instituitions (IFLA), assim como aproveitou-se uma palestra- aula especificamente sobre este tema dada por José Luiz Pedersoli Jr. No VII Curso de Preservação de Acervos Científicos e Culturais oferecido pelo Museu de Astronomia e Ciências Afins (MAST) em dezembro de 2017.
A partir da análise dos resultados obtidos e das referências desses trabalhos, foram selecionados cerca de dez trabalhos finais que foram efetivamente lidos, analisados e fichados para a construção deste artigo.
4 CAMINHOS
A incipiente literatura da área recomenda alguns passos para a elaboração de um plano de gerenciamento de riscos voltado para acervos culturais. Esses passos se complementam e são hoje grandes ferramentas de auxílio à elaboração deste importante documento para a preservação de um acervo. O primeiro deles e mais importante é um ciclo de sete etapas definido pela norma australiana e neozelandesa (AS/NZS) 4360:2004 e a norma ISSO 31000:2009, sendo complementado pelo segundo, a Escala ABC de Stefan Michalski, que consiste em três perguntas para a avaliação da frequência dos riscos nas coleções. A soma do resultado da Escala
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10 ABC, para cada risco, vai dar origem ao valor da magnitude de risco (MR), que será de grande ajuda para definir as prioridades nos tratamentos aos riscos.
O primeiro passo é identificado como um ciclo pois assim se define também o gerenciamento de riscos – não é uma metodologia fechada e definitiva, e sim algo que deve ser periodicamente revisto e reanalisado. O ciclo contínuo do gerenciamento de riscos será ilustrado e explicado abaixo.
Fonte: Pedersoli Jr., 2017. Elaborado com base na norma técnica AS/NZS 4360:2004 e na norma ISO 31000:2009.
O estabelecimento do contexto é a primeira etapa do ciclo e talvez a mais importante, pois aqui serão registradas informações que servirão de base para todo o restante do ciclo. É preciso, aqui, definir e/ou deixar claro os objetivos (da instituição, da biblioteca e do plano de gerenciamento de riscos), o escopo do processo de gerenciamento de riscos e qual a quantidade de tempo de que se dispõe para a elaboração de tal processo, bem como para a implantação do
que for, ao final, necessário.
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11 os itens do acervo que têm o maior valor para a biblioteca e/ou instituição, seja este valor monetário, cultural ou atribuído por outro motivo. Por isso, é necessário identificar a instituição e/ou a biblioteca, definir sua missão, seu passado, suas políticas, a importância do acervo para ela, entre outros pontos que sejam úteis para o conhecimento do contexto da instituição e/ou biblioteca.
À essas informações contextuais se juntará uma valoração do acervo da biblioteca – ou seja, um mapeamento da distribuição da importância total do acervo entre os diferentes itens ou grupos de itens. Pedersoli Jr. (2017, p. 157) esclarece que
esse procedimento implica reconhecer e quantificar explicitamente as diferenças de valor existentes entre diferentes itens ou grupos de itens do acervo, fornecendo dados necessários à quantificação da magnitude dos riscos.
É importante, ainda, conhecer o contexto externo à instituição/biblioteca, levantando informações acerca da área geográfica, situação econômica, social, religiosa, etc. do local mais próximo e dos seguintes, como por exemplo bairro, cidade, estado, etc. Por último, cabe identificar as partes interessadas, interna e externamente, e envolvê-las no processo.
A etapa seguinte, identificar os riscos, diz respeito à identificação dos riscos que podem atingir o acervo considerando 10 agentes de deterioração (forças físicas, criminosos, fogo, água, pragas, contaminantes, luz/UV, temperatura incorreta, umidade relativa incorreta, dissociação) em todos os 6 níveis de invólucros do acervo (região, sítio, edifício, sala, vitrine/estante, embalagem/suporte) (Pedersoli Jr., 2017).
Nesta etapa, deve-se levar em consideração a interação entre o acervo e os agentes de deterioração e os efeitos esperados a partir dessa interação. Além disso, é pertinente consultar documentação passada para obter informações acerca de incidentes, procedimentos e etc. que aconteceram anteriormente; realizar uma entrevista com pessoas relevantes para este processo na instituição/biblioteca e realizar, é claro, uma inspeção visual. Ao final desta etapa, Pedersoli Jr. (2017, 158) diz que “(...) obtém-se uma lista e breve descrição de todos os riscos específicos identificados, na forma de cenários de riscos. Esses cenários são descrições plausíveis e consistentes de situações futuras possíveis (...).” O autor ainda lembra que “riscos referem-se a possíveis danos e perdas de valor futuros, e não a danos e perdas já ocorridos”.
Na etapa da análise dos riscos é que podemos utilizar, em complementação, a Escala ABC de Stefan Michalski e a sua consequente tabela de magnitude de riscos. Essa análise é
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12 feita a partir do momento em que é quantificada a frequência esperada de ocorrência do dano, assim como a possível perda de valor que o acervo sofreria caso esse dano ocorra e a fração do acervo que será afetada por essa ocorrência.
Para cada um dos riscos identificados deve-se responder à três perguntas, correspondentes à Escala ABC3:
1. Para eventos [se o risco for um evento, e não um processo], com que frequência o risco ocorrerá?
Para processos contínuos, em quanto tempo ocorrerá o risco? A resposta aqui varia entre 1 ano e 30.000 anos.
2. Qual a perda de valor em cada objeto afetado?
Deve-se ponderar se a perda é total, de valor significativo, pequeno, muito pequeno ou minúsculo.
3. Quanto da coleção é afetada?
Aqui, a reflexão deve ser acerca da fração afetada: toda ou maior parte, significat iva, pequena, muito pequena ou minúscula.
Associada à cada uma das respostas das perguntas está uma pontuação, que ao final deverá ser somada – resposta da A + B + C – para que se obtenha um número final que será aplicada na tabela de magnitude de risco. Essa tabela ajudará a estabelecer o grau de prioridade do risco analisado, indo de 7 e inferior – prioridade baixa – até 13,5 a 15, que consiste na prioridade catastrófica. Esse procedimento deverá ser feito com todos os riscos identificados na etapa anterior.
Após a análise dos riscos, deve-se avaliar e priorizar os riscos. Ou seja, aqui, é necessário avaliar a magnitude de risco determinada acima, comparando-as e determinando as prioridades para tratamento, para que ao final seja gerada uma lista pontual de riscos a serem
3 Mais informações sobre a Escala ABC podem ser obtidas no manual feito por Stefan Michalski e José Luiz Pedersoli Jr., disponibilizado para download pelo ICC-ROM no link
https://www.iccrom.org/publication/abcmethodriskmanagementapproachpreservationcult ural -heritage.
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13 tratados, com as prioridades identificadas e sinalizadas. É recomendado ficar atento à riscos que possuem a mesma fonte ou que podem ser afetados pela mesma medida de controle, além de aspectos que podem regular o tratamento, como o financeiro, legal, etc (Pedersoli Jr, 2017, p. 163).
Na etapa de tratamento dos riscos são consideradas as opções para tratamento dos riscos priorizados na etapa acima e são tomadas decisões acerca de que medidas serão adotadas para a redução dos riscos identificados e priorizados. Essas decisões são detalhadas em um plano de tratamento de riscos (o que será utilizado, em que parte do acervo, por quem, por quê, recursos necessários, cronograma, etc.) e o tratamento do risco seguirá de acordo o que estiver neste plano.
Pedersoli Jr. (2017, p. 163), expõe que
uma vez desenvolvidas, as opções são analisadas segundo critérios de viabilidade, sustentabilidade, custo-benefício (em termos do grau de redução de um ou mais riscos e outros possíveis benefícios), grau de complementaridade ou conflito com outras opções e introdução de riscos colaterais.
Será preciso criatividade, uma colaboração interdisciplinar e algum conhecime nto acerca da conservação preventiva em acervos nesta etapa de desenvolvimento de opções para o tratamento dos riscos. Se desejado for, ainda é possível estruturar essas opções levando em conta os cinco estágios possíveis no controle de riscos – evitar, bloquear, detectar, responder e recuperar – em cada um dos seis níveis de invólucros do acervo (Pedersoli Jr., 2017).
É importante deixar registrado, por fim, que certos riscos – como enchentes e terremotos, por exemplo – são difíceis de prever e se preparar, de modo que deve ser considerada não o antes, mas sim o depois – ou seja, como será a resposta e a recuperação da instituição e/ou biblioteca em relação a este risco.
A etapa de comunicar e consultar consiste em uma comunicação e consulta em vários níveis, envolvendo a equipe da biblioteca, saindo desta e considerando também a participação de diretores e agentes mantenedores do acervo. Ou seja, deve haver uma comunicação e consulta contínua com todos as partes interessadas no acervo, na forma de um diálogo claro e interativo, reconhecendo a participação e importância da opinião de todos os agentes interessados. Pedersoli Jr. (2017, p. 165) esclarece que “a comunicação ou consulta podem e devem ser implementadas de diferentes maneiras no decorrer do processo, dependendo de sua finalidade, do tipo e do número de partes interessadas a serem envolvidas em cada caso. ”
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14 Por último, a etapa de monitorar e revisar prevê o que todos os planos que envolve m o acervo de uma biblioteca preveem ou pelo menos deveriam: o monitoramento constante das decisões tomadas e considerações feitas em todas as etapas anteriores para que, caso necessário, esses aspectos sejam mudados e devidamente adaptados. Essa fase é importante pois muito pode mudar durante a elaboração do plano de gerenciamento de riscos e até mesmo durante a implementação dos tratamentos escolhidos no acervo, e essas mudanças devem ser consideradas e incorporadas em todo o processo.
De modo geral, é possível perceber que o gerenciamento de riscos é um processo sério e relativamente trabalhoso, que deve, a partir da decisão de realiza- lo, ser considerado em sua devida importância e feito o mais fielmente possível às metodologias existentes na área e acima brevemente detalhadas.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O gerenciamento de riscos é uma ferramenta complementar à já conhecida conservação preventiva e é caracterizado por uma metodologia séria, detalhada e, de certa forma, trabalhosa, que visa estabelecer prioridades, no caso das bibliotecas, para a melhor conservação dos acervos baseando-se em uma análise dos riscos que podem atingir o acervo e os possíveis tratamentos para esses riscos.
No entanto, verificou-se a partir da pesquisa realizada para a elaboração deste artigo que existem hoje poucos trabalhos, principalmente em português, sobre o gerenciamento de riscos em acervos bibliográficos, tanto de estudantes como de profissionais da área. Se comparada à literatura de conservação preventiva, por exemplo, essa ainda é uma área a ser explorada pelos profissionais bibliotecários e estudantes.
Assim, esse artigo procurou introduzir esta área para os estudantes da Biblioteconomia, trazendo os conceitos de forma clara e breve para que o interesse possa surgir e mais trabalhos acerca da aplicação do gerenciamento de riscos em bibliotecas possam ser desenvolvidos, de modo a complementar uma ainda incipiente literatura brasileira acerca da área.
Apesar de levemente pessimista, o gerenciamento de riscos se faz necessário devido a imprevisibilidade de alguns riscos e o grande dano que esses podem causar aos acervos de bibliotecas caso ocorram. No entanto, para além dos riscos imprevisíveis, há também aqueles aos quais estamos acostumados (como chuvas, armazenamento, etc.) e que também devem ser
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15 considerados e analisados. O gerenciamento de riscos é necessário, ainda, para que possamos assegurar a salvaguarda e durabilidade dos itens presentes em nossos acervos, de forma que eles possam ser acessados e utilizados pela maior quantidade de tempo possível.
Por fim, cabe reiterar que um plano de gerenciamento de riscos irá identificar os riscos, classificá-los de acordo com a prioridade naquele contexto e definir as respostas necessárias e/ou possíveis a ele, de modo que a biblioteca terá embasamento para tomar decisões que ajudarão a proteger o seu acervo e prolongar o acesso público às informações disponibilizadas pela biblioteca.
REFERÊNCIAS
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 6028: Informação e Documentação - Resumo - Apresentação. Rio de Janeiro, 2013.
Dicionário Online de Português. GERENCIAR Disponível em:
https://www.dicio.com.br/gerenciar/. Acesso em: mar. 2018.
Hollós, Adriana Cox; Pedersoli Jr, José Luiz. Gerenciamento de riscos: uma abordagem interdisciplinar. Salvador: Ponto de Acesso, v. 3, n. 1, 2009. p. 72-81. Disponível em:
https://portalseer.ufba.br/index.php/revistaici/article/view/3314. Acesso em: dez. 2017. International Council of Musems. ICOM in brief. 20-?. Disponível em:
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