Definição e Implementação de
Metodologia, Modelo e Ferramentas para
Avaliação de Projetos e Despesas TIC
Overview do Processo de Avaliação de
Projetos e Despesas TIC
Índice
1. Enquadramento
2. Processo de Avaliação ex-ante
3. Ferramenta de Suporte
Anexos
Enquadramento
Como surge a Medida 6 – Avaliação de projetos e despesas TIC?
3
25 medidas estabelecidas para
implementação até Dezembro de 2013
Plano global estratégico
de racionalização e
redução de custos nas
TIC na AP (PGETIC)
Objetivos globais da Medida 6
Assegurar retorno nas várias dimensões em análise:
Minimizando investimentos redundantes e
Desalinhados com as politicas nacionais para as TIC
na Administração Pública
A.
Melhoria dos Mecanismos de Governance
Medida 1 a 5
B. Redução de Custos
6. Avaliação de projetos e despesas TIC
7. Racionalização de comunicações
8. Racionalização dos centros de dados
9. Plataforma de comunicações unificadas
10.Medidas de racionalização transversais
potenciadas pelas TIC
C.
Utilização das TIC para potenciar a mudança e a
modernização administrativa
Medida 11 a 15
D.
Implementação de soluções TIC comuns
Medida 16 a 20
E.
Estímulo ao crescimento económico
Medida 21 a 25
Decorrente do compromisso assumido pelo Estado português nos memorandos assinados com o FMI, o BCE e a
Comissão Europeia, foi criado o GPTIC, um grupo de trabalho com a missão de delinear e implementar uma
estratégia global de racionalização das TIC na AP (PGETIC), com vista à melhoria da eficiência e à redução de
custos.
•
Definição da metodologia de avaliação;
•
Definição do modelo organizacional de suporte à
aplicação da metodologia
•
A construção do respetivo suporte tecnológico à
aplicação da metodologia
•
Avaliação efetiva, ex-ante e ex-post, de todos os
projetos TIC,
•
A disponibilização de mecanismos de transparência
sobre a avaliação efetuada, através da
implementação de um dashboard público.
1 2 3 4 5
Objetivos materiais
Enquadramento
Como está a Medida 6 formalmente suportada? (1/3)
DL n.º 107/2012 de 18 de
Maio
• Regula o dever de informação e
a emissão de parecer prévio
relativos à aquisição de bens e à
prestação de serviços no domínio
das TIC.
DL n.º 36/2013 de 11 de Março
• Regula a execução orçamental de 2013 e estabelece os princípios para
demonstração fundamentada de inexistência de soluções alternativas em
software livre mais vantajosas economicamente face a software proprietário
• Confere à AMA a avaliação do cumprimento da redução de valores de
contratação de serviços TIC face ao ano anterior, no âmbito do DL 107/2012,
aplicável às despesas de idêntico objeto de contratação ou contraparte
Quem está abrangido?
Estabelecimentos do ensino superior
Entidades independentes
Administração direta e indireta do estado e outras entidades
Setor empresarial público
11 exceto empresas cuja principal função seja a produção de bens e serviços mercantis, incluindo serviços financeiros e relativamente à qual se encontrem em regime de concorrência
• Incorporação da avaliação de alternativas de software opensource face a software proprietário
• Verificação do cumprimento de redução remuneratória de contratos de serviços TIC, no perímetro de
atuação do DL 107/2012, face a despesas de idêntico objeto de contratação ou contraparte
O que muda face à situação de partida
2
1
Enquadramento
Como está a Medida 6 formalmente suportada? (2/3)
Que aquisições estão abrangidas?
• Áreas de contratação identificadas como pertencendo ao domínio das TIC e que respeitam a
aquisições de bens ou serviços integrantes do seguinte Código de Vocabulário Comum (DL n.º
107/2012, Artº1 n.º2):
• 302XXXXX -Y — Equipamento e material informático.
• 324XXXXX -Y — Redes.
• 325XXXXX -Y — Equipamento e material para telecomunicações.
• 3571XXXX -Y — Sistemas de comando, controlo e comunicação e sistemas informáticos.
• 48XXXXXX -Y — Pacotes de software.
• 45314XXX -Y — Instalação de equipamento de telecomunicações.
• 452316XX -Y — Construção de linhas de comunicações.
• 452323XX -Y — Construção de linhas telefónicas e de comunicações e obras anexas.
• 503XXXXX -Y — Serviços de reparação e manutenção e serviços conexos relacionados com
computadores pessoais e com equipamento burótico, audiovisual e para telecomunicações.
• 513XXXXX -Y — Serviços de instalação de equipamento para comunicação.
• 516XXXXX -Y — Serviços de instalação de computadores e equipamento para escritório.
• 6421XXXX -Y — Serviços telefónicos e de transmissão de dados.
• 71316XXX -Y — Serviços de consultoria em matéria de telecomunicações.
• 72XXXXXX -Y — Serviços de TI: consultoria, desenvolvimento de software, Internet e apoio.
3
Enquadramento
Como está a Medida 6 formalmente suportada? (3/3)
Que aquisições não estão abrangidas?
• Contratações excluídas (DL n.º 107/2012, Artº1 n.º3, n.º 4 e n.º 5):
• Aquisições de bens e serviços cujo valor contratual seja inferior a 10 mil euros.
• Contratações cujo contrato seja declarado secreto.
• Contratações cuja execução seja acompanhada de medidas especiais de segurança.
• Quando a defesa de interesses essenciais do Estado o exigir, nos termos da alínea f) do n.º 1 do art.º 24
do CCP.
• Contratações cujo adjudicatário seja um serviço da administração indirecta ou uma entidade do
sector empresarial do Estado.
4
• Contratações excluídas do pedido de parecer prévio com dever de informação (DL n.º 107/2012,
Artº1 n.º3, n.º 4 e n.º 5):
• Contratações de aquisição, de manutenção ou de evolução de sistemas operacionais críticos, cuja
lista é aprovada por Resolução do Conselho de Ministros (RCM n.º 48/2012 e RCM n.º 34/2013).
• Contratações excepcionadas por motivos de urgência imperiosa resultante de acontecimentos
imprevistos nos termos da alínea c) do n.º 1 do artigo 24.º do CCP.
Dever de
informação no
prazo de 30 dias
após o início do
procedimento
Índice
1. Enquadramento
2. Processo de Avaliação ex-ante
3. Ferramenta de Suporte
Anexos
Processo de Avaliação ex-ante
Modelo de decisão - visão global
Encontram-se configurados 3 gates de decisão no Processo de Avaliação ex-ante:
Gate 1
Gate 2
Gate 3
Necessidade de Projeto/ Despesa TIC (organismos da Administração Pública)
Gate 0
Exceções (Sistema crítico ou Urgência imperiosa) Restantes categoriasGestão de
Projeto
Projetos pequena/ média dimensão Projetos grande dimensãoDecisão/
Reavaliação
Gating diferenciado em função da dimensão
Decisão/
Reavaliação
Projetos rejeitados (gate 2) Projetos rejeitados (gate 3)Diferenciação do detalhe de
informação requerida
consoante a dimensão
(decisão “automática”)
Decisão baseada em análise
detalhada de informação
adicional
Projetos aprovados
(gate 3)
O sistema de stage gates
condiciona o detalhe da
informação requerida
Preparação da informação
de Projetos e Despesas
TIC necessária para
pedido de parecer prévio
8
Exclusão das exceções
relativas ao montante e à
criticidade dos sistemas
(decisão automática)
Projetos aprovados (gate 2) NCA - Novo Cenário Arquitectural Condição prévia(sempre que aplicável)
Submissão de todos os Projetos e Despesas TIC (salvo as exceções previstas nos nº 3 e 4 do art.º 1º e nos nº 1 e 4 do art.º 2º do Decreto-Lei n.º 107/2012)
E
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A
)
Processo de Avaliação ex-ante
Modelo de decisão - principais fluxos (Gate 0)
Exclusão das exceções previstas no Decreto-lei que não requerem qualquer acompanhamento por parte estrutura
responsável pela emissão de parecer prévio (ex-ante ou ex-post)
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Necessidades de Projetos/ Despesas TICcontratações cujo contrato seja declarado secreto ou a respetiva execução deva ser acompanhada de medidas especiais de segurança, bem como quando a
defesa de interesses essenciais do Estado o exigir, nos termos da alínea f) do n.º 1 do artigo 24.º do CCP1.
Início
Objeto de parecer prévio? Âmbito de aplicação?1Código dos Contratos Públicos contratações cujo adjudicatário seja um serviço da
administração indireta ou uma entidade do setor empresarial do Estado
empresas cuja principal função seja a produção de bens e serviços mercantis, incluindo serviços financeiros, e relativamente à qual se encontrem em
regime de concorrência no mercado
Banco de Portugal
FIM
Gate 1
O órgão competente para contratar pode, em qualquer circunstância, solicitar que
seja emitido o parecer prévio
Gate 2
não
Comunicação ao Conselho Diretivo da AMA da intenção de contratar
Comunicação à Entidade Contratante da não elegibilidade para emissão de parecer prévio, no
prazo de 8 dias
aquisições de bens e às prestações de serviços cujo valor contratual seja inferior a 10 mil euros. não
Exclusão das excepções relativas ao montante da despesa e à criticidade dos sistemas (para avaliação ex-post)
Processo de Avaliação ex-ante
Modelo de decisão - principais fluxos (Gate 1)
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Gate 0
contratações excecionadas por motivos de urgênciaimperiosa resultante de acontecimentos imprevistos nos termos da alínea c) do n.º 1 do artigo
24.º do CCP1
contratações relativas à aquisição, à manutenção ou à evolução de sistemas operacionais críticos, constantes da RCM 48/2012 e na RCM 34/2013
1Código dos Contratos Públicos
Outras exceções?
Gate 2
não
sim
Comunicação da informação à AMA no prazo de 30 dias após o início do
procedimento de contratação através do formulário standard
FIM
Receção e registo da informação na ferramenta de suporte para posterior avaliação ex-post Comunicação à Entidade
Contratante da elegibilidade para emissão de parecer prévio, no
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Processo de Avaliação ex-ante
Modelo de decisão - principais fluxos (Gate 2)
Diferenciação do detalhe de informação requerida consoante a dimensão
11
Submissão da informação de Projetos e Despesas TIC através do
formulário standard Preparação da informação de Projetos e Despesas TIC necessária
para pedido de parecer prévio
Gate 1
Projeto/ Despesa < 75 mil€ ?Decisão
Reavaliação
Gate 3
nãoRecepção e registo da informação na ferramenta de suporte e análise
sim Início do procedimento de contratação Parecer ? (prazo 30 dias) Reformulação de pressupostos e ressubmissão da informação através de formulário standard no
prazo de 15 dias
com condicionantes
Recepção e registo da informação na ferramenta de suporte e análise
Parecer ? (prazo 10 dias)
FIM
não favorável favorável não favorável favorável prazo excedidoProcesso de Avaliação ex-ante
Modelo de decisão - principais fluxos (Gate 3)
Decisão baseada em análise detalhada de informação adicional
12
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E
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P
)
Gate 2
Decisão
Reavaliação
Recepção e registo da informação na ferramenta de suporte, anexação
da informação adicional e análise
Início do procedimento de contratação Parecer ? (prazo 30 dias) Reformulação de pressupostos e ressubmissão da informação através de formulário standard no
prazo de 15 dias
com condicionantes
Recepção e registo da informação na ferramenta de suporte e análise
Parecer ? (prazo 10 dias)
FIM
não favorável favorável não favorável prazo excedidoEnvio de informação adicional
(caderno de encargos, suporte a business cases, etc.)
Ratificação da decisão por parte do Comité de Avaliação
Ratificação da decisão por parte do Comité de Avaliação
Processo de Avaliação ex-ante
Relacionamento entre a equipa AMA e os representantes TIC interministeriais
13
R
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resentante
TIC
do
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O
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requerent
e
Projeto/ Despesa TIC a submeter a parecer prévio Efectua o preenchimento do interface de submissão de pedidos de parecer prévio Efectua o preenchimento do formulário e upload no mesmo site (carregar esubmeter)
Efectua upload da documentação anexa
pertinente para o pedido de parecer
Submissão do pedido de parecer pelo organismo requerente
Recebe o formulário e executa acede à informação integral através do botão ‘organismo intermédio’ (pass. ‘ama’) Prazo 4 dias decorrido?
Inte
rf
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A
M
A
Valida NIF da entidade Gera um código unívoco do pedido e Descarrega os documentos no fileserver AMAEnvia email para a entidade requerente e para o representante TIC do seu Ministério com o formulário Analisa o Projeto/ Despesa TIC, avaliando a sua pertinência face à Estratégia, Normas TIC sectoriais e tarifas de
referência
Fim
Não
Sim
Informa a AMA do seu entendimento sobre ao Projeto/ Despesa em causa No prazo de 4 dias úteis Incorpora o feedback relatório do parecer prévio
Processo de Avaliação ex-ante
Resumo do fluxo na perspectiva temporal
14
Representante TIC
do
Ministério
Organismo
requerente
AMA
Submissão de informação sobre o Projeto/ Despesa requerido Limite para informação da elegibilidade para emissão de parecer prévioPedido
inicial
4 dias úteis
após o pedido
8 dias úteis
após o pedido
30 dias úteis
após o pedido
10 dias úteis
após o pedido
4 dias úteis
após o pedido
Pedido de
reapreciação
Limite para feedback sobre enquadramento sectorial da Despesa
Limite para feedback sobre enquadramento sectorial da Despesa Submissão de pedido de reapreciação da Despesa Limite para emissão do parecer prévio Limite para emissão do parecer prévio definitivo
1
2
3
4
1
2
3
Índice
1. Enquadramento
2. Processo de Avaliação ex-ante
3. Ferramenta de Suporte
Anexos
Questionários de
input (Formulário)
Avaliação ex-ante
(Cálculo de Scoring)
Relatórios de
análise e controlo
Avaliação ex-post
Ferramenta de Suporte
Ferramenta de suporte ao Piloto (1/2)
• Excel específico de recolha de informação por projeto.
• Folha específica alimentada pela BD de recolha da informação dos formulários individuais.
• Folha específica de informação de gestão alimentada pelos outputs das Avaliações ex-ante e ex-post.
• Questionário específico de avaliação ex-post. Índice
• Instruções
• Informação base
• Redução remuneratória
• Categorização
• Alinhamento Estratégico
• Alinhamento Tecnológico
• Valor Económico
• TCO (software)
• Risco
• Tabelas de Validação
• Repositório de
Exportação de Dados
Avaliação ex-post Avaliação ex-ante Motor de scoring e Informação de Gestão16
Questionários de
input (Formulário)
Avaliação ex-ante
(Cálculo de Scoring)
Relatórios de
análise e controlo
Avaliação ex-post
Ferramenta de Suporte
Ferramenta de suporte ao Piloto (2/2)
• Excel específico de recolha de informação por projeto.
• Folha específica alimentada pela BD de recolha da informação dos formulários individuais.
• Folha específica de informação de gestão alimentada pelos outputs das Avaliações ex-ante e ex-post.
• Questionário específico de avaliação ex-post. Avaliação ex-post Avaliação ex-ante Motor de scoring e Informação de Gestão
17
Índice• Relatório de Avaliação
Ex-ante
• Scoring de Projetos/
Despesas submetidos a
Parecer prévio
• Indicadores de gestão
(quantidade e volume
de pedidos)
• Repositório de
Importação de Dados
Índice
1. Enquadramento
2. Processo de Avaliação ex-ante
3. Ferramenta de Suporte
Anexos
Anexo A
Directrizes TIC (1/2)
19
A aprovação dos projetos e despesas deverá ter em consideração o cumprimento das seguintes condicionantes
aplicadas às respetivas naturezas de despesa:
Alinhamento com a Medida 2 da RCM nº 12/2012 - Racionalização, organização e
gestão da função informática
Despesas/ projetos neste âmbito devem visar a racionalização da gestão informática ou a centralização da função informática num único organismo no Ministério.
Alinhamento com a Medida 8 da RCM nº12/2012 - Racionalização dos centros de
dados
Despesas/ projetos neste âmbito devem ser implementados como 1ª prioridade na cloud computing da AP (nota: apenas os sistemas de segurança nacional poderão ser alojados internamente, num datacenter único do Ministério).
Alinhamento com a Medida 7da RCM nº 12/2012 - Racionalização decomunicações
Despesas/ projetos em comunicações devem tender à centralização de contratos por Ministério, tanto nas vertentes de voz como de dados.
Normas e guidelines TIC
Alinhamento com a Medida 10 da RCM nº12/2012 - Medidas de racionalização
transversais potenciadas pelas TIC
Despesas/ projetos com ERP’s na área financeira, RH ou de Avaliação de Desempenho, requerem a apresentação de relatório de análise da ESPAP no sentido de comprovar que essa solução é mais vantajosa do que as soluções partilhadas disponibilizadas pela ESPAP (Gerfip, Gerhup e Geadap).
Alinhamento com a Medida 11 da RCM nº12/2012 - Interoperabilidade Na
Administração Pública
Despesas/ projetos relativos ao desenvolvimento de interfaces com sistemas de outros organismos públicos, troca de SMS com outros organismos da AP ou cidadãos, mecanismos de pagamentos multicanal, deverão como 1ª prioridade utilizar as funcionalidades da iAP. (plataforma de interoperabilidade da AP).
Natureza da despesa Aquisição de
software Serviço de comunicações Renovação de licenciamento de software Aquisição de hardware/ equipamentos Outra Serviços
Anexo A
Directrizes TIC (2/2)
20
(cont:):
Normas e guidelines TIC
Alinhamento com a Medida 13 da RCM nº12/2012 - Racionalização da prestação
de serviços públicos por meios eletrónicos
Despesas/ projetos relativos à prestação de serviços públicos por meios eletrónicos, sempre que se trate de desenvolvimento de portais, ou a prestação de serviços relacionados com pagamentos ou SMS.
Alinhamento com a Medida 18 da RCM nº12/2012 - Cloud Computing na
Administração Pública
Despesas/ projetos neste âmbito ou relacionados com a virtualização de desktops deverão ser implementados como 1ª prioridade na cloud computing da AP.
depende da despesa requerida
Demonstração do cumprimento do RNID – Regulamento Nacional de Interoperabilidade Digital (Normas Abertas)
Obrigatoriedade de utilização do leque de formatos especificados no âmbito das Normas abertas da AP (Lei n.º 36/2011)?
Alinhamento com a Medida 14 da RCM nº12/2012 - Racionalização das TIC e
modernização administrativa dentro dos organismos públicos
Proibição de circulação de papel e centralização de serviços de impressão (sempre que a aquisição respeite a equipamentos de impressão ou serviços associados, deverá ser assegurado o cumprimento do rácio de até uma impressora por 25 funcionários).
Alinhamento com a Medida 12 da RCM nº12/2012 - Autenticação e assinaturaeletrónicas na Administração Pública
Despesas/ projetos de sistemas que requeiram autenticação e identificação eletrónica deverão estar assentes obrigatoriamente num dos seguintes sistemas: Cartão de Cidadão, Fornecedor de Autenticação da AP e Sistema de Certificação de Atributos Profissionais do Cartão de Cidadão.
Alinhamento com a Medida 15 da RCM nº12/2012 - Central eletrónica de Arquivodo Estado
Visa a deslocalização dos diferentes arquivos em papel das várias instituições públicas para uma única localização numa zona de baixo custo imobiliário (acompanhada da digitalização do arquivo em formato digital, tornando o seu acesso fácil, imediato e de baixo custo).
Natureza da despesa Aquisição de
software Serviço de comunicações Renovação de licenciamento de software Aquisição de hardware/ equipamentos Outra Serviços
