Manual. Passo a Passo

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Manual

Passo a Passo

AR&B

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Prezado(a) Colaborador(a),

O novo sistema de gestão de viagens tem como o principal objetivo garantir que

a política de viagens seja aplicada, garantindo que os preços das passagens

áreas e as tarifas de hotéis sejam as mais competitivas possíveis. Neste modelo,

o colaborador tem papel fundamental, pois ele é o responsável pela solicitação

de suas próprias passagens e hospedagens. Através de um fluxo de aprovações

previamente cadastrado, este colaborador tem a aprovação de sua passagem e

as respectivas despesas são alocadas automaticamente em seu centro de custo.

Este manual tem como principal objetivo explicar o modo de funcionamento do

OBT (online booking tool). Pedimos, por favor, que você leia com atenção as

orientações contidas neste material para que possa usufruir ao máximo desta

ferramenta que disponibilizamos para você.

Siga as recomendações abaixo:

· Faça seus agendamentos com o máximo de antecedência possível;

· Sempre priorize as passagens com os menores valores;

· Mantenha seu cadastro no site sempre atualizado;

· No campo “justificativa” detalhe seus compromissos para que os

aprovadores saibam exatamente o motivo das suas viagens.

Contamos com você na leitura e aplicação deste material.

Boa leitura!

Produtos,

Grupo Alatur

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12 - Inserindo os dados da solicita

ção

₀₈

13 - Reserva concluída

₀₈

12 - Inserindo os dados da solicita

ção

08 13 - Reserva concluída

08 12 - Inserindo os dados da solicita

ção

08 13 - Reserva concluída

08 12 - Inserindo os dados da solicita

ção

08 13 - Reserva concluída

08 12 - Inserindo os dados da solicita

ção

08 13 - Reserva concluída

08 01 - Primeiro acesso?

₀₄

02 - Entendendo os ícones

₀₄

03 - Utilizando a busca online

₀₅

04- Analisando a tela de busca

₀₅

05- Inserindo os dados da busca

₀₆

06- Selecionando os voos

₀₆

07- Entendendo os ícones da busca

₀₇

08- Inserindo os dados da solicita

ção

₀₈

09- Reserva concluída

₀₈

01 - Solicitação offline

10 01 - Configuração

21 Entendendo os ícones

23 01 - Contatos

25 02 - Verificando os produtos

₁₀

02 - Como delegar aprovação em ausência temporária 21

03 - Solicitação offline aéreo

₁₁

03 - Como delegar aprovação em solicitação feita

₂₂

04 - Solicitação de hospedagem

₁₂

05 - Solicitação de locação

₁₂

06 - Verificando as solicitações

₁₃

08 - Status aguardando escolha

₁₄

07 - Status aguardando cotação

₁₃

09 - Fazendo as escolhas

₁₄

10 - Escolhendo o aéreo

₁₅

11 - Escolhendo a hospedagem

₁₆

12 - Escolhendo a locação

₁₇

01 - Aguardando autorização

18 02 - Tela inicial aprovador

₁₉

OnLine

Pag

OffLine

Configuração e Delegação

Glossário de ícones

Suporte

Índice

Aprovação

01 - Aguardando emissão

20 Emissão

Perguntas frequentes

24

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01 - Primeiro acesso?

02 - Entendendo os ícones

Insira o nome de usuário Insira a senha fornecida Clique em acessar para entrar Clique em (Esqueceu sua senha?) se por algum motivo não lembrar a senha de acesso.

Insira seu usuário para receber por e-mail a nova senha.

Após o primeiro acesso, faça a alteração da senha seguindo as orientações descritas.

Inicio de uma solicitação ONLINE.

Inicio de uma solicitação OFFLINE.

Consulta gerenciadores do sistema.

Gera relatórios a partir de informações disponíveis

Serve para fazer os ajustes necessários para o fluxo dar continuidade.

Site de acesso

http://arb.alatur.com/alatur/cliente

04

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O QUE É UMA SOLICITAÇÃO ON LINE?

O QUE É UMA SOLICITAÇÃO ONLINE?

Uma solicitação online é uma busca em tempo real da disponibilidade e tarifas das Cias Aéreas.

O ciclo de uma solicitação online é: 1º- Acessar o sistema

2º- Buscar disponibilidade e tarifas

3º- Enviar para o processo de aprovação

4º- Enviar para emissão.

Formas de busca online

_{Formas de busca online}

02 - Ida e volta;

Requisição ONLINE

03 - Multiplos destinos. 01 - Somente ida;

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03 - Utilizando a busca

04 - Analisando as telas

Clique em busca

A busca pode ser usada para viagens de ida, ida e volta ou multiplos destinos

Essa tela demonstra uma solicitação somente IDA.

Essa tela demonstra uma solicitação IDA e VOLTA

Essa tela demonstra uma solicitação de Múltiplos Destinos

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05- Inserindo os dado

06 - Selecionando os voos

Clique para escolher a forma desejada.

Escolha entre Nacional ou Internacional.

Escolha entre Separado ou Combinado.

Caso haja opção, escolha a classe de voo desejada.

Insira o nome do viajante já cadastrado.

Não esqueça de clicar no sinal de para incluir o viajante.

Caso o viajante não esteja cadastrado clique aqui Insira os dados referente a sua solicitação.

Clique em pesquisar para exibir sua solicitação.

Obs:

“+”

Após clicar no botão pesquisar na tela acima, o sistema busca a disponibilidade dos voos solicitados. Vamos entender como aparecem:

Todas opções aparecem em pastas na parte superior da tela de busca. Para ver todas as opções e tarifas basta clicar na aba.

Para selecionar o voo desejado clique na seta ao lado de cada voo. Toda vez que selecionar um voo ele irá automaticamente subir para a parte superior, fazendo a soma de valores de todos os trechos. Em cada aba aberta possuímos os filtros de busca. Servem para funilar nossa busca, assim fica mais fácil localizar aquele voo específico. Podemos enviar cotações entrando na aba “Disponibilidade de e-mail” parte superior da tela.

Para refazer a busca clique na aba “Busca”.

Para concluir as solicitações e passar para a tela de viajante, clique em “Enviar” para dar inicio a reserva dos bilhetes.

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07 - Entendendo os ícones da

busca de voos

Mostraremos como fazer uma busca com comparações entre voos. ex: estou em duvida entre 3 voos que são bons e servem para o meu viajante, mas para manda-los terei que enviar uma lista com 15 voos. Nessa tela dos Múltiplos Destinos existem filtros e ferramentas que permitem deixar nossa solicitação da forma simples e facil de visualizar.

Abaixo mostraremos todos os ícones e suas funcionalidades.

Mostra um resumo com as menores tarifas de cada Cia aérea.

Informa quando há acordo com Cia aérea.

Estrela - Pode ser selecionado para

deixar um vôo especifico em evidencia ou como favorito. Por mais que mude a tela, esse voo sempre estará em evidencia. Para retirar da evidencia clique novamente em cima da estrela.

Lixeira - Serve para eliminar os

voos que não são interessantes.

Setas - São utilizadas para mover

um voo para cima ou para baixo, deixando as opções escolhidas próximas.

Sinal de (+) - Abrir detalhes e regras do voo e tarifa selecionada. Sinal de (-) - Fechar detalhes do voo.

7

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09 - Reserva concluída

Número da solicitação, nome do viajante, aprovador Status da solicitação. Marcação de assento Trecho reservado Valor + Taxas Localizador

Data e hora que expira a reserva Status da reserva

Verifique nesse quadro tudo o que foi solicitado: valor, origem e destino. Selecione a justificativa da escolha do voo.

Descreva a justificativa.

Quadro viajante: Verifique se está preenchido corretamente. Insira a empresa de débito. Insira o centro de custo.

Insira o aprovador pela sua reserva. Descreva o motivo da viagem. Clique em adicionar para gerar sua reserva .

Atenção:

Essa tela será exibida em

qualquer forma de busca online

08 - Inserindo os dados

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O QUE É UMA SOLICITAÇÃO OFFLINE?

O ciclo de uma solicitação offline é:

O QUE É UMA SOLICITAÇÃO OFFLINE?

Uma solicitação offline é uma forma estruturada de

solicitar uma cotação de viagem no sistema AR&B,

porém, sem consulta instantânea junto as Cias Aéreas.

O ciclo de uma solicitação offline é: 1º- Acessar o sistema

2º- Solicitar cotação a agência

3º- Realizar cotação conforme solicitação 4º- Escolher as opções enviadas pela agência 5º- Enviar para o processo de aprovação 6º- Enviar para emissão.

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Insira o motivo da viagem Insira o nome do viajante

insira ou modifique os dados caso necessário.

Insira observação pertinente a viagem.

clique em solicitar viagem para dar inicio as solicitações.

01 - Solicitação offline

Clique em Solicitação

Propriedades do viajante e motivo da viagem.

Inicio de uma solicitação aérea. Inicio de uma solicitação de hospedagem.

Inicio de uma solicitação de locação de veículo.

02 - Verificando os produtos

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Clique em abrir/fechar Selecione o tipo da viagem Selecione ou preencha origem e destino.

Preencha data de ida e volta do voo.

Coloque as informações pertinentes ao voo.

Clique em Adicionar, para incluir o vôo.

**Caso haja necessidade de incluir mais de um voo, abra novamente e selecione novo voo.

**Trechos complexos e com mais de uma parada, sempre coloque somente ida. ex:

CGH / SDU / BSB / FOR / CGH **No caso de remissão escolha o novo voo e no campo observação, insira a informação de remissão e o numero do bilhete.

03 - Solicitação aéreo

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Clique em abrir/fechar

Opção 1 - Selecione 1 até 3 opções de hotéis para cotação.

Opção 2 - Selecione a cidade e indique a região e a localidade para que nossos consultores encontre o hotel. Caso saiba o nome do hotel insira .

Preencha todos os campos Coloque as informações pertinentes ao hotel que deseja.

Clique em adicionar, para incluir a hospedagem.

**Caso haja um acompanhante, o mesmo tem que obrigatoriamente estar cadastrado.

04 - Solicitação de hospedagem

Selecione o tipo de veiculo que esta procurando.

indique a data, horário e local que irá retirar e devolver o veículo.

Coloque as informações pertinentes ao veículo que deseja alugar. Clique em adicionar, para incluir o veículo.

05 - Solicitação de locação

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07 - Status Aguardando Cotação

Todas as solicitações feitas estarão disponíveis do lado esquerdo da tela, um embaixo do outro.

Verifique se esta tudo correto antes de avançar.

Caso haja alguma solicitação errada, clique em editar solicitação para alterar.

Se houver necessidade de cancelar alguma solicitação clique no (X) em vermelho ao lado da mesma. Após fazer as devidas alterações ou cancelamentos, verifique novamente as solicitações e clique em enviar. Após clicar em enviar nossos consultores irão fazer todas as cotações necessárias e enviar para sua escolha.

06 - Verificando as solicitações

Esse status ficará visível até os nossos consultores enviarem as opções para sua escolha.

07 - Status aguardando cotação

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Esse status aparecerá após nossos consultores enviarem as devidas cotações dos pedidos.

Para ter acesso as cotações, clique no texto «AGUARDANDO ESCOLHA»

08 - Status aguardando escolha

Para verificar as cotações que nossos consultores fizeram clique no botão ‘’abrir / fechar’’ de cada produto.

09 - Fazendo as escolhas

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Verifique todos os voos ofertados e clique no bullet em frente ao escolhido.

Justifique a escolha selecionando com a seta ao lado do campo em branco.

Para descrever alguma informação relevante utilize o campo em branco. Para escolher mais algum produto clique em abrir/fechar do próximo produto.

10 - Escolhendo o aéreo

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Verifique todos os hotéis ofertados e clique no Bullet em frente ao escolhido.

Para escolher mais algum produto clique em abrir/fechar do próximo produto.

11 - Escolhendo a hospedagem

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Verifique todos os veículos ofertados e clique no Bullet em frente ao escolhido.

Justifique a escolha selecionando com a seta ao lado do campo em branco.

Para descrever alguma informação relevante utilize o campo em branco. Para escolher mais algum produto clique em abrir/fechar do próximo produto.

12 - Escolhendo a locação

APÓS TODAS AS

ESCOLHAS FEITAS E

REVISADAS CLIQUE EM

‘’

’’ ABAIXO DAS

INFORMAÇÕES DO LADO

ESQUERDO DA TELA.

ESCOLHER

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APÓS TODAS AS

ESCOLHAS FEITAS E

REVISADAS CLIQUE EM

‘’

’’ ABAIXO DAS

INFORMAÇÕES DO LADO

ESQUERDO DA TELA.

ESCOLHER

APÓS TODAS AS

ESCOLHAS FEITAS E

REVISADAS CLIQUE EM

‘’

’’ ABAIXO DAS

INFORMAÇÕES DO LADO

ESQUERDO DA TELA.

ESCOLHER

APÓS TODAS AS

ESCOLHAS FEITAS E

REVISADAS CLIQUE EM

‘’

’’ ABAIXO DAS

INFORMAÇÕES DO LADO

ESQUERDO DA TELA.

ESCOLHER

APÓS TODAS AS

ESCOLHAS FEITAS E

REVISADAS CLIQUE EM

‘’

’’ ABAIXO DAS

INFORMAÇÕES DO LADO

ESQUERDO DA TELA.

ESCOLHER

APÓS TODAS AS

ESCOLHAS FEITAS E

REVISADAS CLIQUE EM

‘’

’’ ABAIXO DAS

INFORMAÇÕES DO LADO

ESQUERDO DA TELA.

ESCOLHER

Caso as opções oferecidas não atendam seus requerimentos de viagem informe o motivo e clique

em "Recusar". Esta OS voltará para a agência

fazer nova cotação. Dependendo da proximidade da

viagem pode não haver outras opções.

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Clique no Status Aauardando Autorização para entrar e verificar todas as informações referente aos serviços escolhidos pelo solicitante. Esse Status de Aguardando Autorização irá aparecer ate que o aprovador aprove a solicitação.

Numero da requisição. Status da requisição. Nome do viajante.

Data de expiração da reserva.

01- Aguardando autorização.

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02- Tela inicial aprovador

A tela ao lado irá abrir direto no resumo de valores

Dados do viajante, motivos e justificativas

Serviços solicitados com os respectivos valores.

‘’Bullet’’ para a reprovar algum serviço.

Botões para aprovar ou reprovar todas as solicitações.

Clique em Abrir/Fechar para analisar através de gráficos a economia não obtida acumulada do viajante. Clique em Abrir/Fechar em cada pasta para analisar as cotações que foram apresentadas para a escolha do solicitante.

Após clicar em aprovar, essa solicitação irá para a agência emitir os bilhetes e ‘’Vouchers’’.

Obs: Caso algum serviço seja reprovado,

toda a requisição voltará para a agência para uma nova cotação, e só irá para

emissão após a autorização do bloco completo ou seja, todos os serviços solicitados devidamente aprovados.

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Essa tela é a última antes de receber os documentos.

O status aguardando emissão é uma ação de responsabilidade da agência.

Após emissão a solicitação será finalizada.

01- Status aguardando emissão

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01 - Configurações

02 - Como delegar aprovação

Clique em configurações

Clique em meu perfil

Dados de senha:

podemos alterar a senha quando necessário.

Dados do usuário, sempre deixar os dados atualizados.

Abas de perfil do usuário.

Perfil do usuário: Todas informações são importantes, pois aqui

conseguimos identificar as preferências do viajante e seus documentos para qualquer consulta Informações adicionais como cartão de milhagens, passaporte, visto, vacinas e cartões podem ser inseridos para base de controle pessoal, assim evitando qualquer esquecimentos futuros.

Delegação: Pode ser usado na

ocasião de ausência temporária de um aprovador.

Após inserir todos os dados necessários clique em atualizar para gravar as alterações feitas.

Clique na aba delegação

Insira o nome do novo aprovador

Clique no sinal de (+) para inserir. Clique em Atualizar.

Obs: Após delegado, tudo que

chegar para aprovação no seu perfil, irá automaticamente para a pessoa que esta autorizada aprovar no seu lugar. Voltará como antes, assim que vencer a data final.

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03 - Como delegar aprovação

Quando uma solicitação esta aguardando uma Aprovação e o aprovador não esta, podemos delegar para um outro aprovador da seguinte forma.

Localize a requisição a ser delegada Clique no ícone delegação na requisição

Uma tela aparecerá para a delegação

Insira o delegado Clique em Adicionar.

Obs: O aprovador ainda poderá

realizar a aprovação.

OBS: Essa delegação somente servirá para um requisição específica.

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Entendendo os ícones

Resumo de tudo que foi solicitado. Mostra localizador, data limite de emissão, assento marcado e o tipo de viagem.

Detalhes do voo

Duplica uma solicitação já feita. Serve para fazer uma remissão, alteração de data, ou ate mesmo uma nova solicitação para a mesma pessoa utilizando ou não os mesmos produtos.

Duplicar solicitação

Pode utilizar esse icone quando foi feita uma solicitação que se deseja cancelar.

Cancelar solicitação

Delegar

Histórico

Demonstra tudo que foi feito em uma requisição desde o inicio até o seu termino. Possui historico de melhor tariifa, e-mails enviados, follow-up gravados, horarios e status

Follow up

Utilizado para comunicar com os envolvidos na requisição. Consegue enviar o bate papo por e-mail e gravar a conversa.

Reenviar e-mail

Utilizado para reenviar um e-mail caso o destinatario não tenha recebido.

Time Limit

Informa o tempo que falta para expirar uma cotação

Adicionar

Esse sinal irá aparecer sempre que precisar adicionar algo. ex: adcionar um passageiro, clica-se no sinal de (+).

Aéreo

Mostra um numero abaixo dessa figura quando uma requisição conter aéreo vinculado.

Hospedagem

Mostra um numero abaixo dessa figura quando uma requisição conter hospedagem vinculado.

Adiantamento

Mostra um numero abaixo dessa figura quando uma requisição conter um adiantamento ou pestacao de contas vinculado.

Calendário

Exibe o Calendário para clicar em vez de digitar por extenso o texto da data.

Ajuda

Ajuda a entender funcionalidades dos ícones.

Veículo

Mostra um numero abaixo dessa figura quando uma requisição conter uma locação de carro vinculado.

Informa quando há acordo com Cia aérea.

Contrato

Favorito

Pode ser selecionado para deixar um vôo especifico em evidencia ou como favorito. Por mais que mude a tela, esse vôo sempre estará em evidencia. Para retirar da evidencia clique novamente em cima da estrela.

Lixeira

Serve para eliminar os vôos que não são interessantes.

Mover

São utilizadas para mover um voo para cima ou para baixo, deixando as opções escolhidas próximas.

Detalhes do Voo

Abrir detalhes e regras do voo e tarifa selecionada.

Minimizar

Fechar detalhes do voo.

Utilizado para delegar uma requisição para outra pessoa caso a oficial nao esteja para aprovação.

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