Controlo de Projectos

(1)

1

José Cruz Filipe – 2006 Controlo de Projectos

Controlo de Projectos

José Cruz Filipe

LOGÍSTICA EM MESTRADO EM LOGÍSTICA MESTRADO

Tópicos

• O controlo do projecto

• Earned Value Management (EVM)

• O sistema de informação

(2)

3

José Cruz Filipe – 2006 Controlo de Projectos LOGÍSTICA EM MESTRADO EM LOGÍSTICA MESTRADO

O Triângulo Fatal

Recursos

(custo)

Calendário

(tempo)

Especificação

(objectivos

/qualidade)

Os processos do PMBOK

Iniciação

_Planeamento

Controlo

Execução

Fecho

O controlo do projecto

(3)

5

LOGÍSTICA EM

MESTRADO EM LOGÍSTICA

MESTRADO

O ciclo do planeamento e controlo

Controlo

• Medir os Resultados Intermédios

• Comparar com o Planeado

• Elaborar Relatórios de Avanço

• Resolver Problemas

• Tomar Medidas Correctivas

Planeamento

• Definir a Estratégia

• Fixar Objectivos Intermédios

e Métricas

• Estimar Recursos

Execução

• Afectar Recursos

• Acompanhar os Trabalhos

• Integrar e Coordenar

• Motivar a Equipa

Uma questão fundamental:

• Garantir a manutenção da fronteira do projecto

– Gerir as alterações à especificação do projecto

– Evitar o ‘scope creep’

– Manter o cliente satisfeito

– Garantir que as alterações significativas são

aprovadas superiormente

– Garantir que todos os stakeholders tomam

conhecimento e aprovam as necessárias revisões

do plano e do orçamento

• Configuration management

(4)

7

Sub-processos

do controlo

Actualizar

os pla

n

os

Actualizar

os pla

n

os

MEDIR o que

está realizado

MEDIR

o que

está realizado

COMPARAR o realizado

com o planeado

COMPARAR

o realizado

com o planeado

Calcular

os DESVIOS

Calcular

os

DESVIOS

Avaliar o IMPACTO dos

desvios NOS OBJECTIVOS

Avaliar o

IMPACTO

dos

desvios

NOS OBJECTIVOS

DECIDIR

medidas correctivas

DECIDIR

medidas correctivas

Actualizar

os pla

n

os

Actualizar

os pla

n

os

MEDIR o que

está realizado

MEDIR

o que

está realizado

COMPARAR o realizado

com o planeado

COMPARAR

o realizado

com o planeado

Calcular

os DESVIOS

Calcular

os

DESVIOS

Avaliar o IMPACTO dos

desvios NOS OBJECTIVOS

Avaliar o

IMPACTO

dos

desvios

NOS OBJECTIVOS

DECIDIR

medidas correctivas

DECIDIR

medidas correctivas

O foco varia ao longo do projecto

(5)

9

Medir o avanço

• Indica a experiência dos práticos e estudos

académicos confirmam que

A resposta à questão QUANTO É QUE

AINDA FALTA ?

é muito mais precisa do que

A resposta à questão QUANTO É QUE JÁ

ESTÁ FEITO ?

LOGÍSTICA EM

MESTRADO

Sinalizadores (Early Warning Signals)

Critérios para definir bons sinalizadores:

1. Devem ser facilmente mensuráveis

2. Devem poder ser representados e medidos de

modo consistente por diferentes avaliadores

3. Devem ser referentes ao projecto propriamente

dito e não a características da empresa que

possam ser comuns a todos os projectos da

carteira

Adaptado de R. Balachandra por:

Sànchez e Pérez (2004). Early warning signals for R&D projects: An empirical study.

Project Management Journal. Vol. 35(1):11-23.

(6)

11

LOGÍSTICA EM

MESTRADO

Sinalizadores (Early Warning Signals)

• Atingir os objectivos tecnológicos

– Falhas sucessivas na obtenção de resultados parciais – Desacordo crescente entre os especialistas

• Envolvimento das pessoas

– Ambiente de insatisfação e de conflitos frequentes – Pouca vontade de maior envolvimento no projecto

• Comunicação interdepartamental

– Falhas na comunicação – Informações contraditórias

– Insinuações substituem mensagens claras – Falta de informação para planeamento – Arranque lento do projecto

LOGÍSTICA EM

MESTRADO

Sinalizadores (Early Warning Signals)

• Interface com o cliente

– Falta de contacto com o cliente – Atrasos causados pelo cliente

– Falta de apoio da gestão de topo do cliente

• Desvios no custo e no tempo

– Atrasos e sobre-custos

– Tentativas de modificar o orçamento sem justificação

• Qualidade da documentação

– Documentação mal apresentada, mal estruturada, e entregue com

atraso

– Inconsistências nas revisões do planeamento e atrasos na sua entrega – Muitas alterações nos planos

• Número de utilizações possíveis

– Mais aplicações descobertas durante o projecto

– Atrasos causados por modificação frequente das especificações

(7)

13

LOGÍSTICA EM

MESTRADO

Sinalizadores (Early Warning Signals)

• Legislação e regulamentação

– Quantidade e diversidade da legislação aplicável

• Falta de pessoas competentes

– Detecção de falta de recursos qualificados

• Alinhamento do projecto com a estratégia da empresa

– Resultados do projecto que se desviam da estratégia da empresa

• Número de projectos em carteira

– O número de projectos é incompatível com os recursos disponíveis – Falta de alinhamento dos projectos em carteira com a estratégia da

empresa

• Pressão sobre o gestor de projecto

– Questões frequentes sobre o atraso percepcionado do projecto – Prazos não cumpridos ou ignorados

– Pressão para dar transferir os resultados do projecto sem estar

concluído

LOGÍSTICA EM

MESTRADO

Sinalizadores (Early Warning Signals)

• Campeão do projecto

– Transferência do campeão para outra função – Desinteresse por parte do campeão

• Apoio da gestão de topo

– Atrasos nas aprovações

– Redução progressiva das reuniões do gestor de projecto com os

gestores responsáveis

– Dificuldades de acesso do gestor de projecto à gestão de topo Adaptado de R. Balachandra por:

Sànchez e Pérez (2004). Early warning signals for R&D projects: An empirical study.

Project Management Journal. Vol. 35(1):11-23.

(8)

15

LOGÍSTICA EM

MESTRADO

Detecção de erros em Projectos de SW

Erros feitos nas fases de iniciação e planeamento

• Situação 1:

– Sintomas:

• Disponibilidade reduzida de especialistas e outros recursos

críticos

• Atrasos e falhas na obtenção dos requisitos associados ao

negócio

• Liderança dos informáticos, resultando num projecto focado na

tecnologia

• Participação fraca das pessoas do negócio

– Causa:

• Má definição da justificação de negócio, sem visão clara dos

benefícios a obter.

LOGÍSTICA EM

MESTRADO

Detecção de erros em Projectos de SW

• Situação 2:

– Sintomas:

• Incapacidade (ou risco elevado) na satisfação das necessidades

de negócio

• Fraca compreensão da complexidade do projecto até uma fase

adiantada do processo

• Mudanças de última hora nos requisitos ou soluções simplistas

que levam a integrar componentes deficientemente

desenvolvidos

– Causa:

• Abordagem de tipo “Big-Bang” (tudo de uma vez).

(9)

17

LOGÍSTICA EM

MESTRADO

Detecção de erros em Projectos de SW

• Situação 3:

– Sintomas:

• “Scope creep”

• Resistências às mudanças necessárias nos processos

operacionais

• Falta de visibilidade da viabilidade de longo prazo da solução

• Perda do sponsor numa fase adiantada do projecto

– Causa:

• Foco de curto prazo na implementação incremental de

funcionalidades

David Koenig in Project Network. Jan. 2006, p.67.

Tópicos

• O controlo do projecto

(10)

19

LOGÍSTICA EM

MESTRADO

Controlo de custos versus avanço

0 20 40 60 80 100 0 10 20 30 40 50 60 70 0 20 40 60 80 100 0 10 20 30 40 50 tempo60 70 Avanço Custo

Solução:

• Dispõe-se da curva

custos-avanço

ou

• Adopta-se o Earned-Value

Management

• O projecto está atrasado

• Como é que os custos

comparam com o

orçamentado ?

Earned Value Management (EVM)

0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22

Custo orçamentado (PV) Trabalho realizado (EV) Custo actual (AC)

SV

CV

(11)

21

Conceitos fundamentais

• AC = Actual Cost ou valor do trabalho

realizado até T

Valor registado na contabilidade

• PV = Planned Value ou valor orçamentado do

trabalho planeado até

Valor inscrito no orçamento, correspondente ao

trabalho que deveria estar concluído em T

• EV = Earned Value ou valor orçamentado do

trabalho realizado até T

Valor inscrito no orçamento, correspondente ao

trabalho efectivamente concluído em T

LOGÍSTICA EM

MESTRADO

Conceitos fundamentais

• CPI = Cost Performance Index ou indicador

de custos

– CPI = EV / AC

• SPI = Schedule Performance Index ou

indicador de avanço

– SPI = EV / PV

Earned Value Management

Nota importante:

Em muitos projectos, o CPI varia pouco depois de 20% do projecto concluído.

Christensen, David S.; Scott R. Heise. (1993). Cost Performance Index Stability. National Contract

(12)

23

Conceitos fundamentais

• EAC = Estimated at Completion ou nova

estimativa do custo do projecto

– EAC = Orçamento original / CPI

• TAC = Time at Completion ou nova estimativa

da duração do projecto

– TAC = Estimativa original da duração / SPI

LOGÍSTICA EM

MESTRADO

Exemplo: o plano

Earned Value Management

Duração total prevista: 16 semanas Orçamento total: 450 1 2 3 4 5 6 7 8 9 A 10 10 B 15 15 15 C 5 5 5 5 D 20 20 20 E 10 10 10 10 F 8 8 8 … A 10 10 B 15 15 15 C 5 5 5 5 D 20 20 20 E 10 10 10 10 F 8 8 8 TOTAL 15 15 20 20 43 38 38 10 10 ACUMULADO 15 30 50 70 113 151 189 199 209 CRONOGRAMA ORÇAMENTO

(13)

25

Exemplo: o executado

1 2 3 4 5 6 7 8 9 A 10 10 11 8 B 15 15 15 10 15 15 <=== Realizado 80% C 5 5 5 5 4 5 3 7 2 D 20 20 20 18 <=== Realizado 25% E 10 10 10 10 F 8 8 8 10 <=== Realizado 33% … A 11 8 B 10 15 15 C 4 5 3 7 2 D 18 E F 10 TOTAL 15 13 13 22 45 ACUMULADO 15 28 41 63 108 CRONOGRAMA CUSTO REAL LOGÍSTICA EM MESTRADO EM LOGÍSTICA MESTRADO

Exemplo: o valor do trabalho executado

Earned Value Management

1 2 3 4 5 6 7 8 9 A 10 10 10 10 B 15 15 15 12 12 12 <=== Realizado 80% C 5 5 5 5 4 4 4 4 4 D 20 20 20 15 <=== Realizado 25% E 10 10 10 10 F 8 8 8 8 <=== Realizado 33% … A 10 10 B 12 12 12 C 4 4 4 4 4 D 15 E F 8 TOTAL 14 14 16 16 39 ACUMULADO 14 28 44 60 99 CRONOGRAMA

Valor do trabalho executado

Admite-se que cada actividade está a ser executada a um ritmo constante Assim sendo, o valor do trabalho realizado é proporcional ao tempo gasto 12 = (45 x 80%) / 3 4 = 20 / 5 15 = (60 x 25%) 8 = (24 x 33%) PV = 113 AC = 108 EV = 99 CPI = 0,92 SPI = 0,88 EAC = 491 TAC = 18,3

Estimativas iniciais: Duração: 16 sem. Custo total: 450

(14)

27

LOGÍSTICA EM

MESTRADO

A matriz de controlo

_CPI

SPI

> 1

Ganho nos custos

Atraso

Custos excessivos Atraso

< 1

Ganho nos custos Adiantado Custos excessivos Adiantado 1;1 Zona de Projecto controlado LOGÍSTICA EM MESTRADO EM LOGÍSTICA MESTRADO

As representações gráficas ajudam

Earned Value Management

0.80 0.90 1.00 1.10 1.20 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 SPI CPI 20 21 22 23 24 25 26 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 8000 8500 9000 9500 10000 10500 TAC EAC

(15)

29

LOGÍSTICA EM

MESTRADO

Mas… não perder de vista que:

• A metodologia EVM é essencialmente uma

ferramenta de diagnóstico que se baseia na

medição da performance conseguida até ao

momento de avaliação.

• As estimativas para o futuro feitas pela EVM

apenas serão válidas se as condições até ao

final do projecto se mantiverem análogas às

verificadas no tempo já decorrido.

• A EVM não dá qualquer indicação sobre as

causas dos problemas, nem sugere soluções.

Tópicos

• O controlo do projecto

• Earned Value Management (EVM)

• O sistema de informação

(16)

31

O sistema de informação

Definir e documentar

• Áreas de Responsabilidade

• Delegações de Poder

• Níveis de Planeamento

• Níveis e Formas de Controle

• Relatórios (Tipo, Periodicidade e Destinatários)

• Impressos e Formulários

Requisitos

• Deve estar alinhado com os objectivos

pretendidos

• Deve suportar os modelos e processos de gestão

adoptados

• Não deve ser seleccionado por critérios de

“just-in-case”

• Deve ser um instrumento de comunicação entre

os gestores e a organização

• Deve comunicar com os SI dos parceiros

• Deve estar formalizado

(17)

33

LOGÍSTICA EM

MESTRADO

Apoiar a gestão de projecto

• Definindo

– Áreas de responsabilidade

– Delegações de poder

– Níveis de planeamento

– Níveis e formas de controle

– Relatórios (tipo, periodicidade e destinatários)

– Normas, impressos e formulários

– O manual do projecto

• Focando

– A realidade (sempre que possível...)

LOGÍSTICA EM

MESTRADO

A selecção do software

1. Determinar os processos de decisão críticos

–

Determinar a informação necessária a esses processos de

decisão

2. Determinar as funcionalidades operacionais

necessárias

–

De planeamento e controlo de avanço

–

De orçamentação e controlo de custos

–

De afectação e contabilização de recursos

3. Determinar as funcionalidades de comunicação

necessárias

–

O “standard de facto” tem muito peso...

(18)

35

LOGÍSTICA EM

MESTRADO