CONTAS A RECEBER
O módulo de contas a receber auxilia no gerenciamento de todos os movimentos, tanto de títulos vencidos, como a vencer. Além disto, este módulo é totalmente voltado à realidade da saúde, controlando os pagamentos parciais e as glosas realizadas por Convênios e SUS.
Principais funcionalidades:
Gera títulos a receber a partir do faturamento de contas particulares e remessas de convênios.
Administra os títulos a receber, inclusive por tipo de portador (advogado, banco, carteira, cartório).
Permite o controle de títulos a receber em diversas moedas.
Permite o controle de contribuições assistenciais. (Contribuição para o Hospital na fatura de água).
Possibilita a administração de cheques (pré-datados, devolvidos, reapresentados).
Integrado com módulo de retorno de convênio (glosas) com baixas parciais ou totais dependendo deste.
Permite o desdobramento de títulos.
Controla os adiantamentos recebidos de pessoas físicas e jurídicas.
Permite a consulta de títulos a receber (por tipo de pessoa, data, conta paciente, guia, nota fiscal emitida, protocolo).
Gera atualização on-line do fluxo de caixa e do controle bancário. Visualiza as informações do contas a receber em sua posição contábil.
Permite a remessa da cobrança (arquivo CNAB) para as instituições financeiras. Administra a baixa dos títulos, de acordo com os arquivos oriundos dos bancos. Permite o controle de impostos.
Permite a emissão de boletos e recibos.
Possibilita o processamento do contas a receber junto às administradoras de cartão de crédito, computando taxas e prazos de recebimento;
Controla e administra as cobranças de títulos em atraso.
VANTAGENS & BENEFÍCIOS
Aumenta a segurança financeira da instituição através de um controle eficaz de todos
os recebimentos e pendências.
Melhora o desempenho do setor, eliminando controle de arquivos e realização de
relatórios manuais e em planilhas eletrônicas.
Facilita o gerenciamento da área devido à diversidade de relatórios de desempenho e
gerenciais.
Reduz o re-trabalho, pois o módulo de contas a receber é totalmente integrado aos
demais módulos do sistema, eliminando trabalhos de lançamentos manuais e controles paralelos.
Sumário
1. Estrutura do Sistema...4
1.1 Entrando no Sistema através do Ícone...4
1.1.1 Efetuando Login...4 1.2 Arquivo...4 1.2.1 Trocar de Senha...5 1.2.2 Trocar de Setor...5 1.2.3 Troca de Estabelecimento...5 1.2.4 Comunicação Interna...6 1.2.5 Acesso...7
1.2.6 Alterações Sistema Tasy...7
1.3 Opções...8
1.4 Estrutura...10
1.5 Funções...10
1.5.1 Minha área de trabalho...11
1.5.2 Cadastros...12
1.5.3 Relatórios...12
1.5.4 Localizar Função e Executar...13
1.6 Perfis e Funções...13
1.7 Teclas de Atalho...14
1.8 Utilitários das funções...14
1.8.1 Botões...14
1.8.2 Mouse...15
2 Fluxo Contas a Receber...16
3. Cadastros Contas a Receber...17
3.1 Cadastro das transações financeiras...17
3.1.1 Localização do mesmo...17
3.1.2 Detalhe das informações...18
3.1.3 Relacionamento das transações com caixas...21
3.1.4 Definição de campos a serem informados para cada transação financeira...22
3.1.5 Recurso de comunicação relacionada a transação financeira...24
3.1.6 Regras de contabilização da transação financeira...25
3.1.7 Incidência de taxa sobre uma transação financeira...28
3.1.8 Restrição das transações por usuário do sistema...28
3.2 Moedas...29
3.3 Tipos de taxas...30
3.4 Classes de títulos a receber...30
3.5 Regra origem emissão título a receber...31
3.6 Cobrador...32
3.7 Motivo devolução de adiantamento...32
3.8 Motivo devolução de cheques...33
3.9 Portador...33
3.10 Regra para alteração de portador...34
3.11 Tipos de histórico de cobrança...35
3.12 Tipos de recebimento...35
3.13 Etapas da cobrança...36
3.14 Órgão de cobrança...37
3.15 Cadastro de motivos de descontos dos títulos...37
3.16 Condição de Pagamento ...38
3.17 Parâmetros do Contas a Receber...39
3.18 Regra de taxa de juros/multa do contas a receber...43
4 Função Manutenção de Títulos a Receber...44
4.1 Inclusão de um título a receber...44
4.1.1 Inclusão manual de um título...44
4.1.2 Gerar título a receber a partir da conta paciente...45
4.1.3 Gerar título a receber a partir de protocolo convênio...48
4.2 Consulta de um título a receber...51
4.3 Alterações de títulos a receber...53
4.3.1 Alteração do valor do título...53
4.3.3 Baixa manual de um título...54
4.3.4 Recebimento pela função tesouraria...56
4.3.5 Recebimento pela função retorno de convênios...57
4.3.6 Baixa com cheque...58
4.3.7 Alteração do portador do título a receber...59
4.3.8 Alteração em lotes...60
4.4 Demais pastas disponibilizadas na função manutenção de títulos a receber...62
4.4.1 Cheques...62 4.4.2 Importação...62 4.4.3 Digitação rápida...62 4.4.4 Imposto...62 4.4.5 Mensagem...62 4.5 Emissão de bloqueto...63 4.6 Desdobramento de títulos...65 4.7 Adiantamentos...68 5 Função Cobrança...70 6 Administração de cheques...73 7 Cobrança escritural...75
1. Estrutura do Sistema
1.1 Entrando no Sistema através do Ícone
1.1.1 Efetuando Login
Ao clicar no ícone em sua área de trabalho irá aparecer a tela para fazer o login (usuário e senha).
Seu usuário e sua senha são adquiridos junto ao Administrador do Sistema na área de TI.
Para usuários que tenham acesso em mais de um Banco de Dados, deverão ser informados além do usuário e senha, o serviço e o banco.
1.2.1 Trocar de Senha
O usuário poderá trocar de senha inserindo a senha anterior e duas vezes a nova senha. A senha deverá ter letras e números, com no mínimo 6 dígitos e no máximo 15.
1.2.2 Trocar de Setor
Há possibilidade de um usuário trabalhar em mais de um setor. O usuário poderá trocar de setor, selecionando o setor liberado.
Caso tenha apenas um setor e deveria ter liberado mais de um setor contactar o Administrador do Sistema – TI.
1.2.3 Troca de Estabelecimento
Há a possibilidade de trabalhar com multi-estabelecimentos.
O usuário poderá selecionar a empresa e o estabelecimento destino, conforme liberações estabelecidas pelo Administrador do Sistema – TI.
1.2.4 Comunicação Interna
O usuário poderá comunicar-se com todos outros usuários do sistema, através da comunicação interna. Esta função segue o padrão de e-mail.
• Clicar no Botão (ícone) - “novo”;
• O sistema já ativa automaticamente o título (assunto da comunicação interna); • Selecionam-se os usuários que irão receber a comunicação. Clicando duas vezes
seguidas no campo “Usuários Destino”. Para escolher os usuários, deverão dar dois cliques no nome, para aparecer no texto abaixo na tela. Pode-se selecionar mais de um usuário destino;
• Quando quiser selecionar a comunicação para um Setor, Perfil ou Grupo, segue a mesma ordem;
• Importante: Não é necessário estar preenchido os campos usuário, setor, perfil ou grupo, para encaminhar a ordem de serviço, basta apenas um dos campos.
• Ao salvar o sistema questiona se quer enviar a mensagem.
• Assim que os usuários destinos entram no sistema, é mostrada a comunicação interna.
Obs.: não é possível o usuário entrar no sistema sem passar pela comunicação interna. • Para comunicação não aparecer sempre que o usuário entrar no sistema, o usuário
deverá marcar a comunicação como lida (clicar com botão direito do mouse, opção “Marcar como Lida” ou Tecla F11).
1.2.5 Acesso
Onde o usuário poderá efetuar o logoff do sistema, preparando a tela para outro usuário entrar.
Esta funcionalidade pode ser substituída pelo ícone de uma chave na tela principal.
1.2.6 Alterações Sistema Tasy
Podem ser consultadas todas as alterações que o sistema sofre semanalmente através de suas versões.
A consulta pode ser feita por função, aplicação, tipo de alteração em um período (tempo/data) ou por uma palavra chave.
1.3 Opções
Informações do usuário, dados que somente serão vigentes para o usuário que estiver logado.
a) O usuário pode informar dados pessoais, como Ramal, e-mail, senha do e-mail (objetivo de receber o e-mail pelo Tasy);
b) Função Inicial: ao entrar no Tasy o usuário poderá escolher uma função para abrir diretamente, após digitar a senha;
c) Perfil inicial: ao entrar no Tasy o usuário poderá escolher um perfil para abrir diretamente, após digitar a senha;
e) Comunicação Interna > classificação: Ao criar uma comunicação interna qual a classificação (tipo de comunicação) será o padrão do usuário.
g) Endereço usuário: O usuário poderá atualizar seu endereço de correspondência e pessoal.
1.4 Estrutura
Onde estão dispostas todas as funções dos Módulos. Em cada estrutura estão dispostas as funções vinculadas, ficando ativas apenas as que são liberadas para o usuário, conforme liberações estabelecidas pelo Administrador do Sistema – TI.
1.5 Funções
1.5.1 Minha área de trabalho
Função que disponibiliza uma agenda pessoal, onde também podem ser registrados e consultados ramais telefônicos da instituição.
1.5.2 Cadastros
Os Cadastros são utilizados para subsidiar as funções do Tasy, nomeado também como cadastros básicos.
Exemplos: Bancos, Condição de pagamento, Intervalo de Prescrição, Local de estoque, Moedas, Motivos de alta, Tipo de Acidente, Tipos de baixa.
Os cadastros estão disponíveis conforme liberação de cada perfil e/ou usuário, conforme parametrizações estabelecidas pelo Administrador do Sistema – TI.
1.5.3 Relatórios
Os relatórios disponíveis nesta funcionalidade, são relatórios não vinculados a uma função específica, ou relações de funcionalidades e processos.
1.5.4 Localizar Função e Executar
Digitando o nome da função, o sistema encontra e executa a função instantaneamente. Pode ser digitada apenas parte da palavra (nome da função).
1.6 Perfis e Funções
Os perfis armazenam as ferramentas de trabalho, que serão as “funções”, conforme o processo das unidades de trabalho.
Funções são os ícones, presentes nos perfis. Onde serão executados os processos de trabalho dos usuários.
1.7 Teclas de Atalho
Com a opção (Shift + F1), poderá ser consultado a lista de atalhos do sistema Tasy. Estes atalhos podem ser utilizado através de qualquer função.
1.8 Utilitários das funções 1.8.1 Botões
Os botões poderão ser vistos e utilizados nas funções.
Para agilizar o processo, além de clicar no botão, pode ser utilizada a opção (tecla alt + a letra que estiver sublinhada).
Exemplo:
Alt + S
Caso seja necessária alguma ação, e o botão esteja desabilitado, deve-se contactar o Administrador do Sistema – TI para ajustar parametrizações.
1.8.2 Mouse
Nas funções temos funcionalidades no mouse (botão do lado direito), onde mostra funcionalidades que possam ser utilizadas.
2 Fluxo Contas a Receber
Retorno de
Convênios
Borderô
Protocolo
Convênio
Título
a
Receber
Transações
Financeiras
Escritural
Contas
Particulares
Portador
Bancos
3. Cadastros Contas a Receber
3.1 Cadastro das transações financeiras 3.1.1 Localização do mesmo
Acessar menu “Cadastros” e “Aplicação Principal\Cadastros Gerais\Transação Financeira”. O sistema mostrará em grade todas as transações cadastradas em sua instituição.
Deve conter todas operações relacionadas às movimentações financeiras, como pagamentos, recebimentos, transferências, impostos, investimentos, registros bancários e outros.
3.1.2 Detalhe das informações
Para cada módulo financeiro do sistema, devem ser criadas suas transações específicas, como as utilizadas no caixa, contas a pagar, contas a receber, conciliação bancária, etc...
Para cada transação, devem ser definidas as regras de funcionalidades e integrações da mesma com a contabilidade.
Devido estas complexidades, sugerimos que as mesmas devem ser definidas e cadastradas por uma equipe interna, envolvendo responsáveis pelas áreas financeira e contábil.
No detalhe de uma transação, podemos verificar as regras disponibilizadas pelo sistema:
Neste conjunto de informações, podemos observar que o Box “Caixa” e “Saldo caixa”, são exclusivos para módulo de tesouraria, que atende transações de caixa.
Por outro lado, o Box “Banco” atende transações referente a conciliação bancária.
Desta forma, devemos observar e definir as regras com muita atenção e responsabilidade. Seqüência: código seqüencial gerado pelo sistema.
Código: informado pelo usuário para controle numérico interno da instituição Descrição: descrição da transação informada pelo usuário.
Caixa: neste campo podemos informar como esta transação influencia no caixa. Não entra caixa: quando não é uma transação de caixa.
Monetário: ligada a um valor monetário, como recebimento ou pagamento. Documento: fato gerador da entrada do monetário, como número do título ou NF. Transferência de caixa: exclusivo para transferência de saldos de caixa.
Monetário + Docto: necessariamente deve ser informado o documento e valor monetário.
Saldo de Caixa: informar como a transação influencia no saldo do caixa. Não altera saldo: quando não é uma transação de caixa.
Entrada: quando a transação representa uma entrada para o caixa. Saída: quando a transação representa uma saída para o caixa.
Banco: forma na qual a transação influencia no saldo bancário. Não entra banco: não é uma transação de banco.
Debita: representa um débito para a conciliação bancária. Credita: representa um crédito para a conciliação bancária.
Não atualiza: é uma transação que não interfere no saldo bancário.
Contabiliza na conta do banco do controle bancário: trata se o sistema deve ou não utilizar a conta contábil informada no cadastro das contas correntes de banco para contabilizar o movimento financeiro. Válido somente para transações financeiras do módulo de controle bancário.
Contas a Pagar: identifica se a transação poderá ser visualizada e utilizada no Contas a Pagar.
Contas a Receber: identifica se a transação poderá ser visualizada e utilizada no Contas a Receber.
Autenticar: identifica se a transação vai exigir autenticação mecânica dos documentos no caixa.
Transação para recebimento em cheque: Classifica modalidade de cheque no recebimento caixa.
Não é cheque: Não é uma transação de recebimento em cheque.
Cheque a vista ou pré-datado: Recebimento em cheque, mas não controla modalidade. Cheque pré-datado: Exclusivo para recebimento em cheque pré-datado.
Cheque a vista: Exclusivo para recebimento em cheque a vista.
Tipo portador padrão cheque: Identifica o portador padrão para o cheque, que o sistema deve gerar ao lançar o cheque. Utilizado na administração de cheques e cobrança. Usuário poderá optar por algum dos tipos (banco, carteira, empresa de cobrança, advogado, etc..), ou deixar campo sem seleção, repassando a definição para usuário que esta fazendo o registro. Portador padrão do cheque: Complemento da informação anterior, se for selecionado o tipo “Banco”, o sistema vai abrir lista de bancos para optar pelo banco padrão, e assim para demais tipos. Caso não tenha selecionado o tipo padrão, não poderá definir o portador padrão.
Transação para recebimento em cartão de crédito: Identifica se esta é uma transação exclusiva para recebimentos em cartão de crédito. Neste caso, ao lançar a transação, o sistema vai habilitar campos complementares para identificar o cartão de crédito.
Transação para recebimento em cartão de débito: Identifica se esta é uma transação exclusiva para recebimentos em cartão de débito. Neste caso, ao lançar a transação, o sistema vai habilitar campos complementares para identificar o cartão de débito.
Transação para recebimento e pagamento em espécie: Identifica se esta é uma transação exclusiva para operações em espécie (dinheiro).
Ação: determina a ação que o sistema deverá executar no momento da utilização da transação financeira, como baixar o borderô, baixar depósito, devolver adiantamento, etc... Transação transferência caixa: Define a transação padrão para as operações de
transferências de entrada e saída entre caixas e tesouraria. Desta forma, se a tesouraria lançar uma transferência de saída para determinado caixa, o sistema gera automaticamente a
transferência de entrada neste caixa do mesmo valor enviado.
Transação correspondente (Banco): Informar a transação financeira que deverá ser gerada automaticamente para a conciliação bancária, a partir da utilização desta transação
posicionada.
Exemplo: transferência entre contas correntes, crédito conta corrente, etc..
Tipo de recebimento padrão: Utilizado para o sistema definir o tipo de recebimento de um título a receber. Como esta informação é obrigatória na baixa de títulos a receber, podemos definir este padrão para cada transação de recebimento de título. Exemplo: Tipo “Perdas” para baixa por perdas.
Usuário pode optar por definir o padrão, repassando para usuário que esta baixando o título definir o tipo de recebimento.
Situação Ativa: Determina se a transação está ativa ou inativa para uso no sistema. Caso não estiver checado (inativa), nenhuma operação poderá utilizar esta transação.
Tipo de baixa tesouraria: Identifica o tipo padrão de baixa, para os títulos a pagar lançados na função de tesouraria, como um estorno ou devolução de nota fiscal, descontos, etc... Conta Financeira: Informar a conta financeira do fluxo de caixa que deve ser atualizada quando esta transação financeira for utilizada. Sem esta informação, não será considerado para o fluxo de caixa.
Histórico controle bancário: histórico padrão da contabilização da transação financeira. Somente para transações do módulo de controle bancário.
Histórico da Tesouraria: histórico padrão da contabilização da Tesouraria. Somente para transações do módulo de tesouraria.
Permite mais de um centro de custo na transação: utilizado para rateio de despesas ou receitas para cada centro de custo relacionado ao título.
Permite gerar devolução de cheque por esta transação: Utilizado para identificar e restringir as transações utilizadas na devolução de cheque.
Transação para negociação de cheques: Indica se esta transação pode ser utilizada como base para a negociação de cheques na função tesouraria.
Orientação campo histórico: Descrever orientação interna da instituição para lançamento desta transação. Poderá ser visualizado no momento do registro da transação.
3.1.3 Relacionamento das transações com caixas
O sistema permite restringir as transações financeiras da tesouraria, por caixa da instituição. Desta forma, podemos impedir que um caixa específico do Pronto Atendimento efetue pagamentos à fornecedores, adiantamento de repasses médicos, etc...
Selecione a transação financeira e abra a pasta “Caixas liberados para a transação”. Nesta pasta, inclua os caixas que podem efetuar esta transação.
Se não tiver nenhum caixa registrado, a transação estará disponível para todos os caixas. Uma vez que se cadastre um caixa, somente este ou demais cadastrados poderá efetuar a operação.
3.1.4 Definição de campos a serem informados para cada transação financeira O sistema permite que a instituição defina quais informações serão necessárias no lançamento de uma transação financeira.
Selecione a transação financeira e abra a pasta “Campos da Transação Financeira”. Nesta pasta, selecione os campos que serão habilitados para efetuar esta transação.
Obrigatoriedade:
Obrigatório: Sistema vai exigir o preenchimento deste campo. Não obrigatório: Permite que seja preenchido ou não.
Mutuamente exclusivo: Quando selecionado, deverá ser informado qual outro campo é mutuamente exclusivo, e desta forma o sistema vai permitir que seja preenchido um ou o outro campo, nunca os dois simultâneos.
Exemplo: Na transação de pagamento de honorários, poderá ser destinada a pessoa física (Médico) ou pessoa jurídica (clínica do médico).
Campo Mutuamente exclusivo: Selecionar outro campo que poderá substituir o posicionado. Primeiro Foco: Identifica para o sistema, qual o campo receberá primeira digitação.
3.1.5 Recurso de comunicação relacionada a transação financeira
O sistema permite que a instituição defina quais transações devem gerar uma comunicação interna, com definição de destinatário e texto de comentário.
Desta forma, o sistema acumula os dados da transação, mais o texto fixo e envia para o destinatário no momento do lançamento da mesma.
Selecione a transação financeira e abra a pasta “Comunicação Interna”.
Usuário comunicado: Selecionar usuário que deve receber a comunicação. Perfil comunicado: Selecionar perfil que deve receber a comunicação.
Texto: Texto complementar a ser anexado ao texto com dados da transação, documento e valor montado pelo sistema, e enviado na comunicação interna.
Este recurso também pode ser utilizado, para avisar o financeiro que esta sendo baixado um título de paciente, pela transação de gratuidade.
3.1.6 Regras de contabilização da transação financeira
O sistema permite que a instituição defina as regras de contabilização de cada transação financeira.
Selecione a transação financeira e abra a pasta “Regras Contabilização”.
Débito ou crédito: Identificar se este campo vai gerar um lançamento de débito ou crédito na contabilidade.
Regra conta: Selecionar opção que sistema deve utilizar para definir número da conta contábil a ser feito o lançamento.
Fixo : Deve ser informado no campo conta contábil a conta correspondente.
Cadastro de bancos: Sistema busca a conta do cadastro de banco correspondente. Cadastro de pessoa física ou jurídica: Sistema busca de um destes cadastros, dependendo se foi lançado para pessoa física ou jurídica.
Informado pelo usuário na movimentação: Usuário informa a conta contábil no lançamento da transação.
Cadastro de convênio(CGC): Utiliza conta do cadastro de pessoa jurídica correspondente ao convênio utilizado.
Cadastro de convênio (Glosa): Utiliza conta do cadastro de convênio de glosa. Caixa da tesouraria: Utiliza conta vinculada ao caixa da função tesouraria. Cadastro de terceiros: Utiliza conta do cadastro de terceiros.
Setor do usuário: Utiliza conta do setor ao qual o usuário que realizou o lançamento pertence.
Regra centro custo: Selecionar opção que sistema deve utilizar para definir centro de custo que receberá o lançamento contábil.
Fixo : Deve ser informado no campo centro de custo o correspondente.
Informado pelo usuário: Usuário informa o centro de custo no lançamento da transação.
Nulo: Quando o lançamento contábil não é realizado por centro de custo.
Setor do usuário atendimento: O sistema vai obter o centro de custo vinculado ao setor de atendimento do paciente ou usuário de atendimento.
Campo: Selecionar o campo que contem o valor a ser contabilizado.
Para esta situação, usuário deve dar um “enter” neste campo, para o sistema disponibilizar uma lista para seleção dos campos disponibilizados pelo mesmo.
Conta contábil: Selecionar a conta contábil, somente quando regra da conta for “Fixo”. Centro Custo: Selecionar o centro de custo, somente quando regra do mesmo for “Fixo”. Histórico: Selecionar histórico padrão que sistema deve gerar junto com lançamento contábil. Utilizar valor absoluto(sem sinal): Identificar se este valor deve desconsiderar sinal (negativo) ao gerar o lançamento contábil. Depende da forma de receber informação para outros sistemas contábeis integrados ao Tasy.
Dt início vigência: Data inicial que deve ser considerada esta regra. Obs. Caso não informado, não será considerado.
Dt fim vigência: Data final que deve ser considerada esta regra. Obs. Caso não informado, não será considerado.
3.1.7 Incidência de taxa sobre uma transação financeira
O sistema permite definir uma transação de taxa que deve ser disparada automaticamente no lançamento de outra transação.
Selecione a transação financeira e abra a pasta “Taxa transação financeira”.
Transação financeira taxa: Selecionar a transação financeira corresponde à taxa que deve ser gerada, de acordo com a transação lançada.
Deve estar previamente cadastrada como uma transação.
Percentual: Informar o percentual que deverá ser aplicado sobre o valor da transação para gerar o valor correspondente da transação de taxa.
3.1.8 Restrição das transações por usuário do sistema
O sistema permite definir quais usuários do sistema tem acesso no lançamento de transações financeiras específicas.
Selecione a transação financeira e abra a pasta “Usuários liberados para transação”.
selecionada.
Se não tiver nenhum usuário cadastrado, não existirá restrição para o sistema.
Basta ter apenas um usuário cadastrado, para o sistema limitar o lançamento desta transação para estes usuários.
3.2 Moedas
Permite o cadastros dos tipos de moedas que a instituição, utiliza nas suas transações financeiras.
3.3 Tipos de taxas
Registrar neste cadastro, os tipos de taxas utilizadas pela instituição no contas a receber e pagar.
3.4 Classes de títulos a receber
Este cadastro tem por objetivo classificar os títulos a receber para visões diferenciadas em relatórios e indicadores de gestão.
Para cada classe, selecionar os tipos de protocolo de faturamento correspondente.
3.5 Regra origem emissão título a receber
Este cadastro automatiza a informação de origem de emissão do título a receber no título, de acordo com evento e identificação de quem emitiu o bloqueto na cobrança escritural.
3.6 Cobrador
Registra os cobradores da instituição, que vão ser responsáveis pela cobrança de título a receber vencido.
Habilita seleção de cobradores no módulo de cobrança.
3.7 Motivo devolução de adiantamento
Cadastro dos motivos pelo qual esta sendo devolvido um adiantamento.
3.8 Motivo devolução de cheques
Cadastro dos motivos pelo qual esta sendo devolvido um cheque.
Objetiva classificar e visualizar as devoluções em relatórios e indicadores de gestão.
3.9 Portador
Cadastro dos portadores dos títulos a receber.
Para cada tipo, deve cadastrar vários registros, diferenciando por pessoa ou empresa. Ex: Para o tipo Banco, cadastrar todos os bancos que podem ser portadores dos títulos.
3.10 Regra para alteração de portador
3.11 Tipos de histórico de cobrança
Permite cadastro de tipos de históricos do processo de cobrança de um título a receber.
3.12 Tipos de recebimento
Para cada tipo, informar a transação financeira correspondente, e o tipo de consistência que o sistema deve efetuar neste recebimento.
3.13 Etapas da cobrança
A instituição pode criar uma seqüência de etapas para o processo de cobrança, objetivando o gerenciamento das cobranças por estas etapas.
3.14 Órgão de cobrança
Permite registro dos órgãos de cobrança.
3.15 Cadastro de motivos de descontos dos títulos Permite registro dos motivos de descontos para os títulos.
Para cada motivo, pode ser restrito os centro de custos liberados para utilizar este motivo.
3.16 Condição de Pagamento
3.17 Parâmetros do Contas a Receber
Neste cadastro são registradas todas as regras padrões da instituição referente ao módulo de contas a receber.
São utilizadas para automatizar processos e restringir operações dos módulos integrantes do contas a receber.
Devem ser parametrizados com auxílio de um consultor qualificado no módulo.
3.18 Regra de taxa de juros/multa do contas a receber
O sistema disponibiliza no cadastro de parâmetros do contas a receber, um padrão geral da instituição para taxas e juros a serem aplicados sobre os títulos a receber.
Neste mesmo cadastro, pode definir taxas e juros diferentes quando o recebimento for de uma pessoa jurídica.
Além destes padrões, foi criada alternativa para diferenciar estas taxas e juros para cada pessoa jurídica, que deve ser registrada neste cadastro, quando se fizer necessário.
4 Função Manutenção de Títulos a Receber
Nesta função são realizados o gerenciamento e operacionalização dos compromissos a receber da instituição.
Usuário pode gerar, alterar, baixar e consultar títulos gerados por outras funcionalidades ou digitados manualmente.
4.1 Inclusão de um título a receber 4.1.1 Inclusão manual de um título
Para incluir um título manualmente, usuário deve selecionar botão de “Novo”.
Sistema vai criar um número seqüencial para o título e solicitar dados obrigatórios para esta inclusão.
Entre os dados a serem alimentados, salientamos:
Pessoa física – selecionar a pessoa física da qual a instituição tem a receber. Pessoa jurídica – selecionar a pessoa jurídica da qual a instituição tem a receber. Valor do título – informar valor total do título.
Valor de saldo – saldo atual do título, sistema inicializa com valor do título, e atualiza em outras operações, como baixa, cálculo de juros, alterações de valores, etc...
Saldo de juro – permite registro, na inclusão manual de títulos. Saldo de multa – permite registro, na inclusão manual de títulos. Data de emissão – informar data de emissão do título.
Data de vencimento – informar data de vencimento do título.
Data contábil – o sistema gera, de acordo com data aberta pela contabilidade.
Data prorrogação – o sistema inicializa com data de vencimento e altera na prorrogação. Liquidação – o sistema atualiza na liquidação do título.
Tipo de portador – selecionar o tipo de portador do título.
Nome do portador – selecionar o portador, de acordo com tipo selecionado.
Origem do documento – o sistema inicializa de acordo com evento gerador do título. Conta, guia e atendimento – o sistema atualiza com identificação da conta do paciente,
quando título gerado a partir da mesma.
Tipo de título – identifica o tipo do título - Domínio/712 Emissão – identifica tipo e forma de emissão
Inclusão – o sistema identifica se título foi digitado ou gerado automaticamente. Situação – posição atual do título.
Documento, série e seqüência – identificação do documento de origem do título. Tipo de recebimento negociado – forma negociada do pagamento do título. Título de origem – Quem originou este título, nos casos de desdobramentos. Título externo – Número de controle de título integrado de outro sistema.
Taxas de juro e multa – o sistema inicializa do cadastro de parâmetros contas a receber. Taxa desconto antecipado – Percentual de desconto por dia de antecipação do título.
Desconto prev – Desconto acordado, ao lançar uma baixa solicitada para usar este desconto. Juros e multas atuais – Informativo, com juros e multas calculado conforme data de
vencimento, e pode ser obtido na baixa com função “Obter juros e multas”. Conta bancária – conta bancária onde o título será recebido.
Transação – Transação financeira da baixa do título. Carteira – Carteira de cobrança do banco.
Classe – Gerado pelo sistema, quando vinculado ao tipo de protocolo que originou o título. Número do bloqueto – gerado pelo sistema quando emitido o bloqueto.
Lote – gerado pelo sistema com o número do lote contábil, após contabilização do mesmo. Data emissão do bloqueto – atualizado pelo sistema na emissão do bloqueto.
Nota fiscal – o sistema atualiza com o número da nota fiscal que originou o título. NF Protocolo – número da nota fiscal do protocolo que originou o título.
NF-e – número da nota fiscal eletrônica que originou o título.
Observação – texto livre para digitação, o sistema utiliza para registrar operações de desdobramentos e outras que necessitam de informações adicionais.
4.1.2 Gerar título a receber a partir da conta paciente
Esta funcionalidade, normalmente se aplica para pacientes particulares, pois os pacientes de convênios, são acumulados em um protocolo para então gerar uma NF e título único.
No caso dos particulares, devemos observar seguintes passos:
Na função conta paciente, com a mesma fechada e com status definitivo, chamar função “Gerar nf/título”
O sistema vai abrir uma tela com informações padrões preenchidas, permitindo alterações antes de efetivar o processo pelo uso do botão “Gerar título”.
Os títulos, serão gerados de acordo com condição de pagamento selecionada.
Neste momento, existe opção de selecionar e deduzir valor de um adiantamento efetuado pelo paciente, antes de gerar o título.
Após selecionado o botão “Gerar título”, o sistema vai mostrar em grade os títulos gerados.
4.1.3 Gerar título a receber a partir de protocolo convênio
Toda receita do faturamento de convênios, deve gerar um título a receber.
Para cada remessa enviada ao convênio, tratada na função “Protocolo convênio”, devemos gerar um ou mais títulos, dependendo da forma de pagamento acordada com o convênio. Na medida em que estas contas são pagas pelo convênio, através da função “Retorno de Convênios”, o sistema vai baixando os valores deste título gerado.
Desta forma, temos na função “Manutenção de títulos a receber”, nossa posição financeira de recebimentos vencidos, pagos e pendentes por convênio e períodos de emissão e vencimento. Processos deste recebimento:
Com esta ação, o sistema vai abrir tela com padrões já definidos, como a condição de pagamento do cadastro de convênios. Complementar e acessar botão “Gerar título”.
Nesta mesma funcionalidade, pode gerar NF na pasta “Nota fiscal”:
Ao consultar título gerado, podemos observar vinculação do título com número do protocolo no campo “Doc/serie/seq” e com nota fiscal nos campos “Nota fiscal” e “ NF Protocolo”.
4.2 Consulta de um título a receber
Para consultar um título a receber específico, precisamos localizar o mesmo.
Entrando na função “Manutenção de títulos a receber”, teclar enter no campo “Título”.
O sistema vai abrir uma tela com parâmetros de pesquisa, onde pode ser digitado um número específico de título, ou informado filtro para localização do título.
Digitado os filtros, optar pelo botão “Localizar”, onde o sistema vai trazer os títulos que atendam a combinação dos filtros informados.
Selecionado um título, dar enter para o sistema mostrar tela do título.
Na pasta “Classif”, poderá ser visualizado os valores a receber por centro de custo, conta financeira e conta contábil.
Esta divisão ocorre a partir dos cadastros dos módulos de custos, fluxo de caixa e contábil. É gerado automaticamente pelo sistema ao criar novo título.
4.3 Alterações de títulos a receber
Como um título a receber normalmente é gerado a partir do faturamento de contas hospitalares, a alteração manual destas informações deve ser restrita à poucos usuários autorizados, e não deve ser uma rotina.
Se a freqüência de alterações for muito alta, deve ser revisado todo processo de geração destes títulos.
Portanto, o sistema permite alterações manuais para casos esporádicos, mantendo histórico de todas estas manutenções realizadas em pastas específicas.
4.3.1 Alteração do valor do título
O sistema vai estar alterando o valor atual de saldo do título.
Deve informar operação de alteração, valor e transação financeira.
4.3.2 Baixa de títulos a receber 4.3.3 Baixa manual de um título
Para a baixa manual, usuário vai utilizar a própria função de manutenção de títulos a receber. Não é um processo normal, mas o sistema permite esta funcionalidade.
Acessar a pasta “baixa” e fazer um novo registro.
Selecionar o tipo de recebimento, onde o sistema poderá chamar outra tela para complementar dados.
Neste caso, selecionamos cheque:
Após sua confirmação, retornando ao título, vai constar valor do cheque, e podemos complementar dados, como a transação financeira de baixa.
Na pasta “Classificação”, o sistema vai calcular e registrar proporcionalmente o valor recebido para cada centro de custo, de acordo com valor recebido e valores originais de cada centro de custo.
4.3.4 Recebimento pela função tesouraria
Nesta função, é registrado todo recebimento de títulos gerados pelo faturamento de contas particulares, através dos caixas da instituição.
Podemos receber o valor total ou parcial do título de várias formas, como em espécie, cheques e cartões de crédito ou débito.
Permite a combinação entre as modalidades e registro de vários registros para cada modalidade, como no caso de cheques, onde pode registrar inúmeros cheques.
A administração posterior destes registros, ocorre em funções próprias de administração de cheques e administração de cartões.
Quando a baixa for total, o sistema liquida o título, atualizando a data de liquidação e situação para liquidado.
4.3.5 Recebimento pela função retorno de convênios
Nesta função, é registrado todo recebimento de títulos gerados pelo faturamento de contas de convênios.
Existe esta funcionalidade para controle das contas pagas, pendentes e glosadas pelo convênio.
Concluído todo o processo de retorno, o sistema vai registrar as baixas totais ou parciais no título vinculado ao protocolo de envio das contas.
Registra número do retorno, valor recebido, valor de glosa, valor recebido a maior, número das guias de autorizações e outros dados referente ao recebimento.
4.3.6 Baixa com cheque
Permite recebimento e baixa do título pela pasta “Baixa cheque”.
Com cheque selecionado, utilizar botão “Baixar” para efetuar a baixa.
O sistema vai atualizar dados na pasta de baixa e deduzir do saldo do título.
4.3.7 Alteração do portador do título a receber
4.3.8 Alteração em lotes
Acessar a pasta “Alteração em lotes”, e selecionar(mouse lado direito selecionar títulos) os títulos a serem alterados:
Selecionar os títulos a serem alterados e optar por um tipo de alteração disponível (mouse lado direito), como alterar vencimento.
Informar dados solicitados pelo sistema, e confirmar com “OK”.
Desta forma, o sistema efetivou alteração em todos os títulos selecionados, registrando histórico nas pastas correspondentes:
4.4 Demais pastas disponibilizadas na função manutenção de títulos a receber 4.4.1 Cheques
Nesta pasta estão relacionados os cheques utilizados nas baixas do título. 4.4.2 Importação
Utilizado para os casos de importação de títulos de outros sistemas. 4.4.3 Digitação rápida
Utilizado na digitação de vários títulos disponibilizados pelo convênio em site próprio. 4.4.4 Imposto
Relaciona os impostos vinculados ao título posicionado. 4.4.5 Mensagem
4.5 Emissão de bloqueto
Para gerar e emitir o bloqueto de um título, informar a conta bancária e chamar função “Emite bloqueto”.
Com esta ação, o sistema vai atualizar campo número do bloqueto, de acordo com parâmetros do cadastro de bancos.
4.6 Desdobramento de títulos
Selecionar um título aberto, e utilizar botão “Desdobramento”.
Disponibiliza três formas de registros:
a) Utilizar botão novo e cadastrar uma a uma as parcelas
b) Gerar desdobramentos, informando quantidade de parcelas, primeiro vencimento e quantidade de dias entre as parcelas.
c) Gerar vencimento, utilizando-se de uma condição de pagamento existente.
Selecionada uma modalidade, e definido as parcelas, chamar função desdobramento de título.
Se observarmos o título original, podemos constatar que o mesmo foi liquidado. No campo observação, consta os títulos de destino, e a situação título transferido.
4.7 Adiantamentos
Os adiantamentos realizados pelo paciente, podem ser registrados a partir da digitação da ficha de entrada do paciente.
Na função de manutenção de títulos a receber, também podemos registrar um adiantamento utilizando-se do botão “Adiantamentos” e fazendo novo registro.
Para baixar manualmente um título, utilizando-se do adiantamento, criar um novo registro de baixa do tipo adiantamento.
Se usuário optar por usar o adiantamento, o sistema vai abrir uma tela com todos os adiantamentos desta pessoa física ou jurídica do título selecionado.
Usuário deve selecionar o adiantamento desejado e fechar a tela.
5 Função Cobrança
Esta função disponibiliza recursos para administrar os títulos a receber vencido, cheques vencidos ou cheques devolvidos.
Para trazer os títulos vencidos que ainda não estão na função de cobrança, usuário deve utilizar função “Importar títulos vencidos”.
Para trazer os cheques, deve optar por “Importar cheques vencidos” ou “Importar cheques devolvidos”.
Para obter os títulos e cheques que já estão na cobrança, deve selecionar filtros e atualizar consulta.
Para cada título, podemos registrar os históricos da mesma, e portador atual do título.
O sistema permite o registro de encaminhamento para outros órgãos.
6 Administração de cheques
Esta função disponibiliza recursos para administrar e controlar os cheques recebidos pela instituição.
Selecionar os filtros desejados e solicitar atualização da consulta.
Desta forma o sistema vai mostrar todos os cheques que atendam os filtros.
Para cada cheque, existem controles de vencimentos, apresentações e devoluções. Toda alteração é efetuada com uso de funcionalidades do mouse lado direito.
O controle de depósito de cheques, pode ser realizado a partir das pastas de depósitos ou borderô, de acordo com opção da instituição.
Os dois funcionam da mesma forma, criando-se um novo registro e vinculando-se os cheques ao mesmo, a partir da tela de consulta de cheques, chamando funções de vinculações.
7 Cobrança escritural
Esta função disponibiliza recursos para envio eletrônico dos títulos para cobrança em banco. Depende das informações de consistências e mensagens de erros do cadastro de bancos. Iniciar novo registro de cobrança, informando dados solicitados.
Chamar função “Selecionar títulos” para vincular os títulos a serem enviados. Chamar função para emitir bloqueto destes títulos, caso quem emite for o cliente.
Ao solicitar a função “Remessa banco”, o sistema vai gerar arquivo para ser enviado ao banco. Quando receber arquivo de retorno, chamar função “Retorno banco”, onde vai aceitar os corretos.
8 Relatório da posição dos títulos a receber
O sistema disponibiliza um relatório na função manutenção de títulos a receber, para usuário visualizar em tela ou emitir a posição atual dos títulos, de acordo com parâmetros e filtros selecionados, como período de vencimento, liquidação, convênio, etc...
Selecionar filtros na pasta “Relatórios”, e optar por visualizar ou imprimir o resultado.