Cadastro: Função Básica de Administração de Pessoal

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Cadastro:

Funçào Básica de

Administração de Pessoal

PEDRO A U G U S T O C Y SN E IR O S Técnico de A dm inistração

O CADASTRO É FUNÇÃO BÁSICA DE ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL, como dispõe o art. 2.° do Decreto n.° 67.326, de 1970, que in stitu iu o Sistema de Pessoal C ivil (SIPEC). À conclusão idêntica chegará, também, qualquer executivo se analisar a Ad m inistração de Pessoal. Sem elem entos fácticos, sem dados ob je tivo s e fidedignos, ele verá não ser possível tom ar uma decisão responsável em matéria de A dm inistração de Pessoal. Sem ele (Cadastro) poderá um dirigente decidir acertadamente, mas por mero acaso ou com lastro em grande visão e experiências pes soais.

Contudo, esse é um procedim ento nitidam ente amadorista. No atual estágio de desenvolvim ento cie n tífico e tecnológico, não é racional deixar-se ao acaso o acerto ou o erro, o ganho ou a perda.

A dm inistração, quer no setor público, como no particular, não é um jogo, para estar sujeita aos caprichos da so rte.

Há que se pautar por normas técnicas e objetivas.

Empenha-se o Governo em prom over o bem-estar do povo e o desenvolvim ento nacional. A inter-relação entre esses o b jeti vos e recursos humanos adequados, quer nas atividades privadas como na adm inistração pública, é mais do que óbvia.

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Não poderemos pensar em reforma adm inistrativa e na u ti lização de moderna metodologia sem uma definição precisa dos recursos humanos existentes no serviço público.

O instrum ento que nos perm itirá obter essa definição, ou melhor, id e ntifica r o universo humano no Serviço Público Civil Fe deral Brasileiro é, sem dúvida alguma, o Cadastro.

Não o Cadastro anacrônico, inerte e relegado a últim o plano. Não o Cadastro chefiado por funcionário despreparado e m anti do (?) por servidores julgados ineficientes, em outros setores, nem o Cadastro usado como refúgio de pessoal inaproveitável em outros m isteres.

O Cadastro de que precisamos é o Cadastro moderno, d i nâmico e atuante. Aquele voltado para o aperfeiçoam ento da té c nica de registros. Aquele que armazena dados e não, apenas, en tulha (ou em pilha] fichas, documentos, boletins e Diários O ficiais. Aquele que registra fatos e elementos, diuturnam ente, não com o fim de guardá-los, mas servindo como organismo de informação e, nessa qualidade, sendo a origem de uma decisão ou ação ad m inistrativa.

O Cadastro a ser implantado no Departamento A dm inistra tivo do Pessoal C ivil — DASP, por conseguinte, possui conceitua- çao ampla e se guarda alguns pontos de contato com o antigo é apenas pelo fato de não haver necessidade de mudar o que está certo. Nao se pretende d e m o lir: o que se deseja é reform ar e aperfeiçoar. O novo Cadastro não estará confinado ao âm bito das antigas Seçoes ou Divisões de Cadastro. Ele abrange qualquer setor que, por força da aplicação do princípio da divisão racional do trabalho, faça registro sobre cargos, empregos ou sobre qual quer aspecto da vida funcional dos servidores e, também, dos que prestam serviços à administração a qualquer títu lo .

O Cadastro, pois, não se confina a uma única subdivisão adm inistrativa. Ele nao esta contido nos lim ites de uma área fí sica. Esta e a filo so fia que norteia o Cadastro. Não é uma área organizacional mas uma area funcional. Dele fazem parte dados ou registros relativos a cargos, empregos, encargos, gratificações vantagens ou a qualquer aspecto da vida funcional do servidor.

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CADASTRO DE PESSOAL É O CONJUNTO DE REGISTROS SISTEMÁTICOS E ATUALIZADOS DO NÚMERO DE CARGOS, FUNÇÕES E EMPREGOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA (OU DE UMA EMPRESA), ASSIM COMO DE DADOS FUN CIONAIS E PESSOAIS DOS RESPECTIVOS OCUPANTES. ABRANGE, TAMBÉM, A PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS RETRI BUÍDA MEDIANTE RECIBO OU A LOCAÇÃO DE SERVIÇOS. Sentindo a necessidade de contar com órgãos de inform a ções apropriados, baixou o Governo o Decreto n.° 72.255, de 11 de maio de 1973, instituind o o Subsistema de Cadastro, fixando diretrizes e a respectiva estrutura global. Delegou, também, com petência ao DASP para baixar instruções, dispondo, entre outros assuntos, sobre a estrutura e o funcionam ento do Subsistema e — releva acentuar — para d e fin ir o conteúdo do Cadastro Central Permanente e dos Cadastros Setoriais e Seccionais.

Como visto, se de um lado o Cadastro compreenderá todos os registros que lhe são necessários — m uitas vezes difundidos em áreas físicas diversas — de outro institucionalizou-se, criando não apenas normas mas um Subsistema incumbido de coletar, re g istra r e processar os dados — buscando-os onde quer que eles se encontrem.

Sem querer hiperestim ar a tarefa, o Cadastro requer plane jam ento cuidadoso, onde os mais variados aspectos técnicos de vem ser considerados. Não é tarefa sim ples ou de mera rotina. Enormes obstáculos têm que ser superados. O planejamento preci sa ser maleável para poder adaptar-se ao dinamismo dos fatos e atos a registrar, os quais se transmudam quase cotidianamen- te em uma época de reform as e aperfeiçoam entos que vimos v i vendo há alguns anos.

Cuidou, pois, a Instrução Norm ativa DASP n.° 12, de 20 de julho de 1973, principalm ente, de d e fin ir o conteúdo dos Ca dastros : Central, S etoriais e Seccionais. Preocupa-se mais essa Instrução em d e fin ir o conteúdo dos Cadastros, deixando — pro positadamente — de fix a r normas rígidas sobre a forma de ser fe ito o registro. Assim foi por in e x is tir uma forma ideal única de fazer-se o registro. A form a ideal depende de fatores conjunturais e ecológicos. Ela deve adaptar-se às condições e dimensões locais. Queremos — por ser o mais im portante — form ular o seguinte “ Axioma do C adastro” :

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“ os registros devem ser feitos de forma completa e correta e mantidos rigorosamente em d ia ".

Usamos o termo ‘ axiom a” no seu estrito sentido m atem áti co : uma verdade evidente que não precisa ser dem onstrada.

Com o envio do Manual de Cadastro aos Órgãos Setoriais e Seccionais do Sistema de Pessoal C ivil, iniciou o DASP a execu- Çã° de nova fase do Planejamento global, lançando bases concre tas para que se possa fazer uma real e completa reforma na Ad- m inistraçao de Pessoal. Estará, assim, ao térm ino da coleta em condiçoes de fornecer ao governo, prontamente, os informes

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sa área de atuação n i n L r ° Sejam alcanÇad°s - nes

sa area de atuaçao — os objetivos governamentais de se p ro fis sionalizar e dignificar o funcionalism o público.

É o Cadastro ambivalente. Não é somente ú til à arão dos adm inistradores e do Governo. É também essencial à defesa dos legítim os dire itos do funcionalism o. Evita sejam, por comodismo omissão ou ignoranca, postergados ou esqiec idos d S dos dfdas °exSo ffi ?oU-may u S n tnS 6 " « e m

do" a esDera dê , ™ 1 0 pa9amonl° delas fica "mofan-

do a espera de requerim ento inteiram ente desnecessário e des-í u t u lt ú a ^ a àcãT doseóraãoPr des-í e tão' somente Pa^a b u r S r a des-íz a r e pedirá isso P6SS0al- 0 Cadastr° atuante im-ber a sua°qratifícacão ariir'.ncio.nario esPerando meses para rece ber a sua gratiticaçao adicional ou para tê-la reaiustada Nãn p<? perara, como tem ocorrido anos n a n o reaJustaaa: Nao es tada fato estp omp tantn ^ sua Promoçao decre tada, tato este que tanto desperdício de tempo tem acarretado

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dastro atuação em três níveis, ou áreas a d m S r a Z l T s ã b e r

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1.°) local 2.°) setorial e 3 °) central,

considerada esta últim a como a área correspondente ao cim o da pirâm ide governam ental.

Desta forma, será o Cadastro ú til e utilizável, desde as fun ções operativas mais sim ples da adm inistração de pessoal até o controle, o planejamento e a form ulação de diretrizes.

Fará o corriqueiro registro da freqüência do funcionário, mas de tanta repercussão na vida funcional, e fornecerá elemen tos ao Governo para estabelecer novas diretrizes e adotar novas soluções.

Em regra, devem ser apresentadas ao Governo soluções alternativas ou opções, que precisam ser comparadas e te r ava liadas as suas repercussões. Im prescindível, assim , sejam elas acompanhadas de dados ou elem entos concretos, fidedignos e de elevada confiabilidade.

Esta é a função, ou melhor, o objetivo principal do Cadastro Central Permanente : fornecer ao Governo, quando algum assunto relativo à adm inistração de pessoal esteja em pauta, os elemen tos necessários ao julgam ento de cada opção; quantos e quais serão os funcionários abrangidos; onde eles se encontram e qual o custo — se, é claro, a m atéria acarretar despesa.

Para a tin g ir esse objetivo, adotou-se, na configuração do CADASTRO, o chamado processo do planejamento sólido, co nsti tuindo-se, este, apenas, no pensamento ordenado.

Esse processo, como todos sabem, envolve cinco etapas básicas, resumidas da form a seguinte :

1) Id e n tifica r e d e fin ir o problema;

2) D eterm inar as soluções possíveis (nesta etapa, as idéias e as hipóteses são necessárias);

3) C o lig ir e analisar fatos, obedecendo a uma direção de finida, pois do contrário ela jam ais acabaria;

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4) Determinar a solução. Isto é, tom ar a decisão. Vale lembrar que nem sempre a solução perfeita ou quase perfeita é a escolhida. Os fatos, as disponibilidades e a exeqüibilidade naque

le momento determinam a decisão.

5) A g ir para executar a solução adotada.

No concernente ao trabalho do Cadastro de Pessoal, as quatro prim eiras etapas já foram vencidas.

Definiu-se o objetivo do Cadastro e o seu propósito Deci diu-se o que se devia registrar e, depois, como registrar e ’ o mé todo a ser utilizado no registro. Feito isso, elaborou-se os meios de captaçao^ de dados, já sabido, lógico, ser o método de compu- taçao eletrônica de dados, nos quais se contém a decisão do que pedir, como pedir e a quem pedir. Procurou-se nessa decisão sim p lific a r o maximo possível, sem comprom eter o objetivo final e a eficiência da execução do método escolhido

rA n A ^ T R n s m o n " " ? ° 'J ní CÍ?d.a COm a remessa do MANUAL DE CADASTRO aos Órgãos Setoriais e Seccionais do SIPEC Outras atividades de ordem interna estão em plena execucão Nn rasn especifico do CADASTRO, esta etapa é contínua e, teoricam ente, jamais acabara, porquanto a implantação do CADASTRO e a sua constante atualização de certa forma, constituem forma de ação permanente para executar a solução adotada.

É m ister, e curial, é imprescindível contar o DASP com a colaboraçao integralI de: todos - começando pelos dirigentes dos orgaos integrantes do SIPEC - a fim de te r o mais rapidamente Permanente 6 ~ c°ncluído o Cadastro Central É bom lem brar contudo, estar o funcionam ento do Cadas-Se°toHea?

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