UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO RIO
GRANDE DO SUL
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTÁBEIS,
ECONÔMICAS E DA COMUNICAÇÃO
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
SILVIA REGINA PETTENON MARQUEZIN
AUDITORIA OPERACIONAL DE RECURSOS HUMANOS DA
EMPRESA CEREAIS SUL LTDA
(Trabalho de Conclusão de Curso)
IJUÍ (RS)
2014
SILVIA REGINA PETTENON MARQUEZIN
AUDITORIA OPERACIONAL DE RECURSOS HUMANOS DA
EMPRESA CEREAIS SUL LTDA
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado
no Curso de Ciências Contábeis, do
Departamento de Ciências Contábeis
Administrativas, Econômicas e da
Comunicação (DACEC) da Universidade Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul (UNIJUI), para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis.
PROFª. ORIENTADORA: EUSELIA PAVEGLIO VIEIRA
RESUMO
Frente ao mercado e a alta competitividade existente no mundo contemporâneo, as empresas necessitam de uma maior segurança, eficiência e eficácia nos processos executados dentro da organização. Para que isso ocorra, se faz necessário que os controles internos sejam capazes de fornecer dados concretos, auxiliando no processo de gestão, corrigindo e prevenindo falhas e fraudes. Surge então o trabalho da auditoria operacional, que por sua vez se ramifica em diversas áreas, sendo uma delas a auditoria de recursos humanos, a qual faz uma análise aprofundada sobre o sistema de funcionamento que envolve a área de recursos humanos, enfatizando os aspectos: qualidade e serviço, rotinas burocratizadas de gestão de pessoal, a fim de prevenir e ou evitar demandas judiciais e infrações administrativas. O estudo tem o objetivo de verificar se as rotinas trabalhistas da Empresa Cereais Sul Ltda estão sendo realizadas em conformidade com os controles internos e com a legislação vigente do setor de recursos humanos, fazendo as devidas constatações e sugerindo melhorias. A pesquisa se classifica metodologicamente como aplicada, descritiva, qualitativa, utilizando-se do levantamento de dados por meio da análise documental e entrevistas despadronizadas. Os resultados demonstraram que na maior parte das demandas do setor, a empresa está em conformidade, tendo um controle interno eficiente e estando bem organizada em seus arquivamentos, porém necessita aprimorar seus controles internos e efetuar algumas alterações nas rotinas onde foram evidenciadas irregularidades, evitando que venha a sofrer punições ou reclamatórias trabalhistas.
Palavras-chave: Auditoria. Controles Internos. Auditoria de Recursos Humanos. Gestão. Legislação.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 - Organograma da empresa ... 15
Figura 2 - Fluxograma de seleção da empresa Cereais Sul Ltda ... 43
Figura 3 - Fluxograma de contratação da empresa Cereais Sul Ltda ... 45
Figura 4 - Fluxograma de movimentação mensal da empresa Cereais Sul
Ltda ... 46
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 – Rotinas trabalhistas ... 32
Quadro 2 – Programa de auditoria no setor de recursos humanos ... 48
Quadro 3 - Papel de Trabalho: Exame médico admissional ... 52
Quadro 4 - Papel de Trabalho: Contrato de Trabalho ... 53
Quadro 5 - Papel de Trabalho: Livro registro de empregados ... 54
Quadro 6 - Papel de Trabalho: Carteira de trabalho x livro de registro de empregados ... 55
Quadro 7 - Papel de Trabalho: Comprovante de entrega e devolução da CTPS ... 56
Quadro 8 - Papel de Trabalho: Termo de responsabilidade para a concessão de salário família ... 57
Quadro 9 - Papel de Trabalho: Solicitação de vale transporte ... 58
Quadro 10 - Papel de Trabalho: Exame médico periódico ... 59
Quadro 11 - Papel de Trabalho: Atribuição salarial dos funcionários ... 60
Quadro 12 - Papel de Trabalho: Ponto eletrônico - horas extras, faltas e jornada de trabalho ... 61
Quadro 13 - Papel de Trabalho: Verbas extra-salário ... 63
Quadro 14 - Papel de Trabalho: Serviço de autônomo ... 63
Quadro 15 - Papel de Trabalho: Informações obrigatórias - RAIS ... 64
Quadro 16 - Papel de Trabalho: Informações obrigatórias – CAGED ... 64
Quadro 17 - Papel de Trabalho: Informações obrigatórias - SEFIP ... 65
Quadro 18 - Papel de Trabalho: Obrigações legais - PPP, PPRA, LTCAT e PCMSO ... 66
Quadro 19 - Papel de Trabalho: Direito dos colaboradores - insalubridade e periculosidade ... 67
Quadro 20 - Papel de Trabalho: Direito dos colaboradores - salário maternidade ... 67
Quadro 21 - Papel de Trabalho: Direito dos colaboradores - salário família ... 68
Quadro 22 - Papel de Trabalho: Direito dos colaboradores - Adicional Tempo de Serviço –ATS ... 69
Quadro 24 - Papel de Trabalho: Direito dos colaboradores - PIS ... 80
Quadro 25 - Papel de Trabalho: Descontos facultativos - vale transporte ... 80
Quadro 26 - Papel de Trabalho: Descontos facultativos - descontos diversos ... 81
Quadro 27 - Papel de Trabalho: Direito dos colaboradores – INSS e IRRF ... 82
Quadro 28 - Papel de Trabalho: Descontos legais - contribuição sindical ... 94
Quadro 29 - Papel de Trabalho: Confecção folha pagamento - examinação dos valores ... 95
Quadro 30 - Papel de Trabalho: Confecção folha pagamento - quitação da folha de pagamento ... 107
Quadro 31 - Papel de Trabalho: Guias: FGTS, INSS e Contribuição sindical ... 107
Quadro 32 - Papel de Trabalho: Férias ... 108
Quadro 33 - Papel de Trabalho: Décimo terceiro salário ... 109
Quadro 34 - Papel de Trabalho: Livro de inspeção do trabalho ... 110
Quadro 35 - Papel de Trabalho: Quadro de horário ... 110
Quadro 36 - Papel de Trabalho: Comunicação de Acidente de Trabalho ... 111
Quadro 37 - Papel de Trabalho: Aviso prévio ... 111
Quadro 38 - Papel de Trabalho: Demissão ... 112
Quadro 39 - Papel de Trabalho: Exame médico demissional ... 112
Quadro 40 - Papel de Trabalho: Verbas rescisórias: aviso prévio, l3º salário, INSS e FGTS ... 113
LISTA DE TABELAS
Tabela 1 – Tabela do IRF 2013 ... 35
Tabela 2 – Tabela do IRF 2014 ... 36 Tabela 3 – Tabela de contribuição INSS dos segurados empregado, empregado
doméstico e trabalhador avulso – vigente a partir de 01.01.2013 ... 36
Tabela 4 - Tabela de contribuição INSS dos segurados empregado, empregado
doméstico e trabalhador avulso – vigente a partir de 01.01.2014 ... 36
Tabela 5 – Tabela salário família ... 36
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS
ATS – Adicional de Tempo de Serviço
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
CEF – Caixa Econômica Federal
CFC – Conselho Federal de Contabilidade
CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidente
CLT - Consolidação das Leis do Trabalho
CND – Certidão Negativa de Débito
CNDT – Certidão Negativa de Débito Trabalhista
CPF – Cadastro de Pessoas Físicas
CTPS- Carteira de Trabalho e Previdência Social
ECT – Empresa de Correios e Telégrafos
EMBRAPA – Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária
EPI – Equipamento de Proteção Individual
FAT – Fundo de Amparo ao Trabalhador
FGTS – Fundo de Garantia por Tempo de Serviço
GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e
Informação a Previdência Social.
GPS – Global Positioning System
GRRF – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS
INSS – Instituto Nacional do Seguro Social
IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte
IT – Interpretação Técnica
MTE – Ministério do Trabalho e Emprego
NBC – Normas Brasileiras de Contabilidade
PASEP - Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público.
PAT – Programa de Alimentação do Trabalhador
PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional
PIS – Programa de Integração Social
PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
PTA – Papéis de Trabalho de Auditoria
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
RG – Registro Geral
RH – Recursos Humanos
SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações a Previdência
Social
AGRADECIMENTOS
Agradeço em primeiro lugar a Deus que iluminou o meu caminho durante esta caminhada.
Ao meu esposo Valtemir, meus filhos Chaiani e Darlean, pelo amor, incentivo e principalmente pela paciência nos momentos em que não tiveram a atenção merecida.
Ao meu neto Leonardo, que mesmo sendo pequeno e não sabendo, foi quem me deu ânimo para seguir em frente.
Agradeço de uma forma especial minha cunhada Marinez, que juntamente com meu esposo, foram os responsáveis pelo meu retorno aos estudos.
Aos meus irmãos e demais familiares que sempre me deram força e coragem. A minha mãe Theresinha (in memorian), que mesmo não estando mais junto de nós, tenho certeza de que guiou meus passos.
A minha orientadora, professora Euselia, pelo apoio, paciência e acompanhamento dado no desenvolvimento deste trabalho.
A todos os professores do curso de Ciências Contábeis, pelos conhecimentos compartilhados durante os anos de convivência acadêmica.
Enfim, a todos que direta ou indiretamente fizeram parte da minha formação, o meu muito obrigado.
SUMÁRIO
RESUMO ... 02
LISTA DE FIGURAS ... 03
LISTA DE QUADROS ... 04
LISTA DE TABELAS ... 06
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS ... 07
SUMÁRIO ... 10
INTRODUÇÃO ... 12
1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO ... 14
1.1 ÁREA DO CONHECIMENTO CONTEMPLADA ... 14
1.2 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO ... 14 1.3 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA ... 16 1.4 OBJETIVOS ... 17 1.4.1 Objetivo geral ... 17 1.4.2 Objetivos específicos ... 17 1.5 JUSTIFICATIVA ... 17 2 REFERENCIAL TEÓRICO ... 19 2.1 CONTABILIDADE ... 19 2.2 AUDITORIA ... 21
2.3 AUDITORIA OPERACIONAL DE RECURSOS HUMANOS ... 23
2.4 TÉCNICAS DE AUDITORIA ... 26
2.5 CONTROLES INTERNOS ... 27
2.6 PAPÉIS DE TRABALHO ... 28
2.7 RELATÓRIO DE AUDITORIA ... 30
2.8 LEGISLAÇÃO APLICADA AO SETOR DE PESSOAL ... 31
3 METODOLOGIA DO ESTUDO ... 38
3.1 CLASSIFICAÇÃO DO ESTUDO ... 38
3.1.1 Quanto a natureza ... 38
3.1.2 Quanto aos objetivos ... 39
3.1.3 Quanto a forma de abordagem do problema ... 39
3.1.4 Quanto aos procedimentos técnicos ... 40
3.2.1 Instrumento de coleta de dados ... 41
3.3 ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS ... 41
4 ANÁLISE DOS RESULTADOS ... 43
4.1 PROCESSOS NA EMPRESA ... 43
4.1.1 Controles internos do setor na empresa ... 48
4.2 PROGRAMA DE AUDITORIA ... 48
4.3 PAPÉIS DE TRABALHO ... 51
4.4 RELATÓRIO DE AUDITORIA ... 114
CONCLUSÃO ... 133
INTRODUÇÃO
São consideráveis as transformações que vêm ocorrendo no mundo das organizações em face da globalização, exigindo cada vez mais a busca por novas estratégias para contribuir com a saúde financeira e continuidade das empresas. Neste sentido, os controles internos têm se tornado um aliado de fundamental importância, auxiliando no processo de gestão, corrigindo e prevenindo falhas e fraudes, permitindo que se tenha uma visão sobre a real situação da empresa, tanto em termos econômico, financeiro, quanto aos procedimentos operacionais adotados no dia-dia da organização. E como forma de assegurar se os controles internos estão em conformidade, utiliza-se a auditoria, ferramenta pela qual uma organização consegue, por meio de análises, revisar os procedimentos operacionais, avaliar os documentos internos e apresentar pareceres e/ou relatórios confiáveis sobre a situação da empresa, garantindo a economicidade, a eficiência e a eficácia dos resultados
A auditoria se ramifica em diversas áreas, sendo uma delas a auditoria de recursos humanos. Ela faz uma análise aprofundada sobre o sistema de funcionamento que envolve a área de recursos humanos, enfatizando os aspectos: qualidade e serviço, rotinas burocratizadas de gestão de pessoal, a fim de prevenir e ou evitar demandas judiciais e infrações administrativas.
O presente trabalho tem o objetivo de demonstrar a importância da auditoria operacional no setor de recursos humanos da empresa Cereais Sul Ltda, elaborando diagnósticos que permitam visualizar e avaliar a situação da instituição em relação ao funcionamento e desenvolvimento das atividades e à utilização dos recursos e meios no referido setor.
Inicialmente, é apresentada a contextualização do estudo, que abrange a área de conhecimento contemplada, a caracterização da organização, a problematização do tema, os objetivos e a justificativa. Na segunda seção está exposto o referencial teórico, que envolve a pesquisa em livros, revistas, internet e demais textos publicados, sobre os assuntos relacionados ao tema objeto de estudo. Posteriormente, na terceira seção, é apresentada a metodologia do estudo, que objetivou definir os métodos e procedimentos de investigação que foram utilizados para o seu desenvolvimento.
Na quarta seção consta a análise dos resultados, que é o estudo de caso aplicado no setor de recursos humanos da empresa Cereais Sul Ltda, no período de 01 de junho de 2013 a 31 de maio de 2014, onde foi selecionado uma amostra de 16 funcionários, o que correspondeu a um percentual de 38% do total de funcionários, englobando todos os setores
da empresa. Após conhecer todos os processos internos do setor de recursos humanos, elaborou-se os fluxogramas de seleção, contratação, movimentação mensal e desligamento. Em seguida foram avaliados os controles internos do setor e a partir destes, estruturou-se o programa de auditoria, o qual elencou os principais processos inerentes ao setor de recursos humanos. Baseado no programa de auditoria, foram aplicados os papéis de trabalho, onde efetuou-se a análise de todos os documentos apresentados pela empresa, refeitos os cálculos relativos a folha de pagamento e os respectivos encargos, verificado se o pagamento das guias trabalhistas e sindicais e todas as obrigações estavam em conformidade, assim como os demais procedimentos obrigatórios. Com os resultados obtidos por meio das amostras, foi elaborado o relatório final de auditoria, que foi apresentado ao Administrador e ao Contador da empresa, a fim de que possam fazer as análises dos apontamentos e o gerenciamento do setor.
Finalmente, o estudo apresenta a conclusão e as referências consultadas durante sua realização.
1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO
Nesta seção é apresentada a área do conhecimento contemplada, a caracterização da organização em estudo, seguido da problematização do tema, dos objetivos e da justificativa do trabalho.
1.1 ÁREA DO CONHECIMENTO CONTEMPLADA
A contabilidade é considerada a ciência que estuda o patrimônio das entidades, seus fenômenos e suas variações, registrando os atos e fatos que nela ocorrem. É a contabilidade através de seus registros que faz com que se conheça o passado e o presente da situação econômica da entidade, bem como este registro representa a possibilidade de orientações de planos futuros da organização (BASSO, 2000).
Um dos campos de atuação da contabilidade é a auditoria operacional, sendo esta a área de conhecimento escolhida para a realização do presente estudo, a qual foi aplicada no setor de recursos humanos da empresa Cereais Sul Ltda., que atua no ramo de comércio de cereais in natura, produção de sementes e prestação de serviços de pulverização de lavoura.
1.2 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO
A empresa Cereais Sul Ltda. tem sede no interior de uma cidade do noroeste do Estado do Rio Grande do Sul. Foi constituída em 03 de junho de 2002, por 52 sócios. Empresa de Médio Porte, com uma movimentação financeira anual em torno de R$ 40.000.000,00 (quarenta milhões de reais). Seu capital social integralizado é de R$ 1.800.000,00 (um milhão e oitocentos mil reais). O sistema de tributação é pelo lucro real.
Dedica-se ao ramo de comércio de cereais in natura, ou seja, ao recebimento de grãos dos produtores rurais, limpeza, secagem, armazenagem e comercialização dos mesmos; produção de sementes de soja, trigo, aveia branca, preta e azevem, compreendendo a aquisição de sementes certificadas (EMBRAPA), escolha dos produtores para o plantio, acompanhamento técnico do plantio à colheita, recebimento, armazenagem, classificação, tratamento, embalagem e comercialização; prestação de serviços de pulverização de lavoura a qual é efetuada com acompanhamento técnico e equipamento de última geração, (GPS, telefone, computador a bordo...).
Seu quadro de funcionários é constituído de 42 colaboradores, distribuídos em contabilidade, recebimento/expedição, armazém e departamento técnico. A administração é exercida por um dos sócios. A contabilidade e a folha de pagamento são efetuadas na própria empresa por Contador contratado. Seus clientes são produtores rurais, sendo 40% os próprios sócios e 60% são terceiros.
Com base em informações fornecidas pelo Contador da empresa, montou-se o organograma:
Figura 1 – Organograma da empresa
Fonte: Dados conforme pesquisa
O fluxograma demonstra que no nível estratégico encontra-se os sócios, no nível tático o administrador e os responsáveis pelos setores de contabilidade, recebimento, comercialização, vendas, armazenagem e departamento técnico e no nível operacional os
FINANCEIRO ADMINISTRADOR ARMAZÉM INDÚSTRIA ASSESSORIA CONTÁBIL CONTABILIDADE FISCAL RH RECEBIMENTO COMERCIALIZAÇÃO VENDAS
ARMAZENAGEM DPTO. TÉCNICO
RECEPÇÃO ARMAZÉM SEMENTES COMERCIAL PULVERIZAÇÃO PROJETOS SÓCIOS LIMPEZA
setores fiscal, RH, financeiro, assessoria contábil, recepção, comercial, limpeza, armazém indústria, armazém sementes, pulverização e projetos.
1.3 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA
Cada vez mais as empresas precisam procurar sua eficiência produtiva, verificando processos e sistemas, tendo excelentes controles internos, pois quanto melhores e mais precisos forem seus controles, melhores serão as informações para a tomada de decisão. Sendo assim a auditoria operacional se torna peça fundamental para que tais objetivos sejam atingidos. Neste sentido, Araújo define a auditoria operacional da seguinte forma:
A auditoria operacional consiste em revisões metódicas de programas, organizações, atividades ou segmentos operacionais dos setores público e privado, com a finalidade de avaliar e comunicar se os recursos da organização estão sendo usados eficientemente e se estão sendo alcançados os objetivos operacionais. Resumindo, a auditoria operacional é um processo de avaliação do desempenho real, em confronto com o esperado, o que leva, inevitavelmente, à apresentação de recomendações destinadas a melhorar o desempenho e aumentar o êxito da organização. (ARAÚJO, 2004, p.29).
A auditoria operacional de Recursos Humanos trata-se de uma análise aprofundada sobre o sistema de funcionamento que envolve a área de recursos humanos, a fim de prevenir e ou evitar demandas judiciais e infrações administrativas.
A empresa onde foi realizado o estudo, não passou desde sua fundação por um processo de auditoria operacional, o que torna a realização dessa tarefa algo desafiador e de fundamental importância para a acadêmica, além de uma oportunidade para que o setor de recursos humanos tenha à sua disposição informações de origem externa para maior segurança no funcionamento de seus controles internos, na prevenção de que irregularidades não estejam ocorrendo e, no caso de falhas identificadas, estas possam antecipadamente ser sanadas, evitando assim, futuras ações fiscais e trabalhistas.
Diante do exposto, o presente trabalho busca responder a seguinte questão: As rotinas trabalhistas da Empresa Cereais Sul Ltda. estão sendo realizadas em conformidade com os controles internos e com a legislação vigente do setor de recursos humanos?
1.4 OBJETIVOS
Frente ao objeto delineado para este estudo, que pretende dar resposta à pergunta de pesquisa, foram definidos os objetivos, os quais se dividem em objetivo geral e objetivos específicos.
1.4.1 Objetivo geral
Aplicar um programa de auditoria de recursos humanos com a finalidade de informar à direção a existência de eventuais falhas nos controles internos e nas rotinas trabalhistas as quais podem ser corrigidas antes de uma auditoria punitiva.
1.4.2 Objetivos específicos
- Aprofundar os conhecimentos sobre a auditoria, auditoria operacional e auditoria de recursos humanos, mediante revisão e pesquisa bibliográfica; sites, artigos, entre outros;
- Mapear o processo atual realizado no setor de recursos humanos da empresa objeto do estudo;
- Avaliar os controles internos existentes;
- Elaborar um programa de auditoria operacional de recursos humanos, a fim de orientar as ações para execução dos exames auditoriais;
- Aplicar os papéis de trabalho;
- Disponibilizar um relatório de auditoria, com as constatações e recomendações quando necessário.
1.5 JUSTIFICATIVA
A escolha pelo tema auditoria de recursos humanos vem contribuir para o aprofundamento da aprendizagem no ramo da auditoria operacional, sendo possível colocar em prática conhecimentos estudados na formação acadêmica no Curso de Ciências Contábeis. Para a entidade objeto do presente estudo, pode servir como um instrumento de verificação se as rotinas de recursos humanos estão ou não sendo desenvolvidas de acordo com a legislação e com as normas internas da organização, evitando com isso, possíveis
reclamatórias trabalhistas ou multas de órgãos fiscalizadores. Além disso, evidenciar a economicidade, a eficácia e a eficiência dos processos e controles internos.
Para a Universidade, assim como para o Curso de Ciências Contábeis e a comunidade em geral, o resultado deste trabalho ficará a disposição de quem tiver interesse no estudo e pesquisa na área de auditoria de recursos humanos.
Na condição de acadêmica concluinte do Curso de Ciências Contábeis e futura profissional da contabilidade, a escolha pelo tema auditoria operacional de recursos humanos vem de encontro ao interesse pelo assunto, primeiramente me sinto atraída pelas rotinas de recursos humanos, segundo porque durante a trajetória do Curso de Ciências Contábeis me identifiquei com a área do conhecimento de auditoria operacional e por último, porque acredito que a auditoria apresenta grandes oportunidades profissionais atuais e principalmente futuras.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
Nesta seção foram aprofundados os conhecimentos em contabilidade, auditoria operacional de recursos humanos, as técnicas de auditoria, os controles internos, os papéis de trabalho, relatório de auditoria, bem como a legislação aplicada ao setor de pessoal, com a finalidade de fundamentar e ampliar a base teórica da autora para a realização da parte prática do Trabalho de Conclusão de Curso.
2.1 CONTABILIDADE
Em relação aos conceitos de contabilidade, Gouveia (1984 apud BASSO, 2000, p.18) a conceitua da seguinte forma: “Contabilidade é uma arte. É a arte de registrar todas as transações de uma companhia, que possam ser expressas em termos monetários. É também a arte de informar os reflexos dessas transações na situação econômico-financeira dessa companhia”.
Entendemos que Contabilidade, como conjunto ordenado de conhecimentos, leis, princípios e método de evidenciação próprios, é a ciência que estuda, controla e observa o patrimônio das entidades nos seus aspectos quantitativo (monetário) e qualitativo (físico) e que, como conjunto de normas, preceitos e regras gerais, se constitui na técnica de coletar, catalogar e registrar os fatos que nele ocorrem, bem como de acumular, resumir e revelar informações de suas variações e situação, especialmente de natureza econômico-financeira. (BASSO, 2000, p.19).
Quanto ao objeto da contabilidade, Basso (2000, p.19) expressa seu conceito nestes termos: “O objeto da contabilidade é o patrimônio, geralmente constituído por um conjunto de bens, direitos e obrigações pertencentes a uma determinada entidade...”. Em relação às finalidades da contabilidade, Basso (2000, p.20) destaca que “A finalidade fundamental da Contabilidade é gerar informações de ordem física, econômica e financeira sobre o patrimônio, com ênfase para o controle e o planejamento.”
Portanto, contabilidade é uma ciência que estuda, interpreta e registra os fenômenos que afetam o patrimônio de uma entidade. Sua finalidade é a de assegurar o controle e fornecer informações sobre o estado patrimonial e o resultado das atividades desenvolvidas pela entidade para alcançar os seus fins.
A contabilidade surgiu da necessidade que o homem primitivo sentiu em registrar as suas noções de qualidade e quantidade. De acordo com Basso (2000, p.17) “O instrumento de registro contábil mais antigo e de grande importância na escrituração contábil até os dias de
hoje é a conta”. Na mesma linha de pensamento, Sá (2006, p.17) salienta que “... a conta foi a primeira forma racional de manifestação inteligente do homem, nos aspectos quantitativo e qualitativo, como, também que a Contabilidade nasceu com as primeiras manifesta ções da civilização”.
Segundo Sá (2006), a contabilidade como ciência teve início a partir do século XVIII, onde houve a conscientização de que não bastava apenas escriturar, era preciso também saber o que fazer com as informações obtidas. A escrituração passou a ser somente um recurso para guardar memória de fatos patrimoniais e de evidenciar tais memórias, enquanto que o estudo científico começou a dedicar-se à explicação do que ocorre com a riqueza patrimonial das empresas, determinando se os fatos ocorridos foram ou não eficazes para a mesma. Neste momento, o contador deixou de ser apenas um informante para transformar-se em um orientador.
O mundo das organizações tem passado por grandes transformações nos últimos anos, o que se deu principalmente em virtude da evolução do ambiente econômico e tecnológico, trazendo alguns desafios para o entendimento e a gestão dos negócios. A contabilidade passou a servir, mais do que nunca, como um instrumento de controle e de gestão, atuando através da contabilidade gerencial. Segundo Menezes (2010), a contabilidade gerencial enfoca o planejamento, controle e tomada de decisão, dentro de um sistema de informação contábil. Está relacionada com o fornecimento de informações para os administradores, isto é, para aqueles que estão dentro da organização e que são os responsáveis pela direção e controle de suas operações. Está também relacionada com o fornecimento de informações para os acionistas, credores e outros que estão de fora da organização. Portanto, a principal função da contabilidade gerencial é ser utilizada como uma ferramenta no processo de tomada de decisão, garantindo que as informações cheguem às pessoas certas no tempo certo, através de compilação, síntese e análise da informação.
Não basta à contabilidade somente exercer o papel para o que foi criada, ela precisa assumir uma forma mais ampla e abrangente, apoiando constantemente a administração das empresas através do fornecimento de informações que subsidiem a tomada de decisão.
Frente ao exposto, o profissional contábil precisa interagir com as novas perspectivas da contabilidade, mantendo-se atualizado e em constante aperfeiçoamento a fim de enfrentar os desafios das mudanças existentes e vindouras, fazendo com que a contabilidade cumpra seu papel no planejamento e controle das organizações.
2.2 AUDITORIA
A auditoria teve início por volta do século XVIII quando alguns contadores executavam um trabalho um pouco mais aprofundado que os demais, onde a função básica era de descobrir erros e fraudes. A partir de 1900 a profissão do auditor tomou maior impulso, tornando-se uma profissão propriamente dita. (ATTIE, 1993).
Em relação a auditoria, Sá (2006, p.185), faz a seguinte consideração:
Como a empresa produz seus próprios dados e como os critérios utilizados nem sempre são os consagrados e aceitos pela doutrina, surgiu a necessidade de entregar-se a revisão do que entregar-se informa[...] Em verdade o que entregar-se denominou de auditoria, preliminarmente, foi essa forma de opinar sobre o que se informa, realizada por alguém insuspeito e que possui capacidade.
O conceito de auditoria se ampliou ao longo da história. Oliveira; Carvalho (2008, p.13) a conceituam como:
... o estudo e avaliação sistemáticos das transações realizadas e das demonstrações contábeis conseqüentes. Neste sentido, sua principal finalidade é determinar até que ponto existe conformidade com os critérios preestabelecidos, comunicando os resultados aos usuários interessados.
Os autores salientam ainda a importância da auditoria no mundo das organizações,
Nos dias de hoje, a sociedade é dominada por grandes organizações que têm significativo impacto em quase todos os aspectos da vida moderna. Por causa de sua grande influência, essas organizações devem manter informadas as partes externas interessadas a respeito de suas ações. Para monitorar as ações dessas organizações, é necessário projetar um meio de comunicação entre a entidade e as ditas partes externas. Um método aceitável de comunicação é a disseminação de dados econômicos. Ocorre que, individualmente, as partes externas não são capazes de verificar a exatidão das informações que lhes são transmitidas. Por conseguinte, a fim de assegurar que as informações são apresentadas de maneira totalmente imparcial, faz-se mister para essas partes externas que os dados sejam auditados ou revisados.
As partes externas são tratadas com usuários das demonstrações contábeis, que as utilizam no processo de tomada de decisões econômicas concernentes às organizações de negócios. Esse grupo de usuários consiste em investidores, financiadores, agências governamentais, empregados, e o público em geral. (2008, p.13).
Ainda em relação a conceito de auditoria, Franco; Marra (2000 apud BRAZ, 2012, p.27) a definem da seguinte forma:
Auditoria é a técnica contábil que – através de procedimentos específicos que lhe são peculiares, aplicados no exame de registros de documentos, inspeções, e na
obtenção de informações e confirmações, relacionados com o controle do patrimônio de uma entidade – objetiva obter elementos de convicção que permitam julgar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com princípios fundamentais e normas de Contabilidade e se as demonstrações contábeis deles decorrentes refletem adequadamente a situação econômicofinanceira do patrimônio, os resultados do período administrativo examinado e as demais situações nelas demonstradas.
A auditoria como todo o ramo de conhecimento, possui algumas classificações. Araújo (2001) adotou a seguinte classificação:
Quanto ao campo de atuação:
- auditoria governamental: aquela que está voltada ao acompanhamento das ações governamentais, ou seja, dos órgãos e entidades da administração direta e indireta. Normalmente realizadas por entidades superiores de fiscalização (tribunais de contas ou controladorias, e organismos de controle interno da administração pública);
- auditoria privada: é a auditoria que se dá no âmbito das entidades que objetivam o lucro, de maneira geral.
Quanto à forma de realização:
- interna: aquela realizada por profissionais vinculados à entidade auditada. Preocupam-se além das informações contábeis, também com os aspectos operacionais. Funciona como um órgão de assessoramento;
- externa: é realizada por profissionais qualificados, que não estão vinculados à entidade. Tem o objetivo de emitir opinião independente, com base em normas técnicas. É também conceituada como auditoria independente.
Quanto ao objetivo dos trabalhos:
- contábil ou financeira: segundo normas preestabelecidas, representa o conjunto de procedimentos técnicos aplicados de forma independente, com o objetivo de emitir opinião sobre a adequação das demonstrações contábeis;
- operacional ou de otimização de recursos: objetiva avaliar o desempenho e a eficácia das operações, os sistemas de informação, os métodos de administração, o cumprimento das políticas administrativas;
- integrada: conhecida como auditoria de amplo escopo. Envolve o exame de demonstrações contábeis ou financeiras; exame de conformidade com as autorizações; exame de economia, eficácia e eficiência na gerência dos recursos públicos ou privados.
A auditoria deve ser realizada em conformidade com as normas de auditoria, que são as regras ditadas pelos órgãos reguladores da profissão contábil e tem por objetivo a regulação da profissão e atividades bem como estabelecer diretrizes a serem seguidas pelos
auditores no desenvolver de seus trabalhos. A principal norma em vigor no Brasil é a Resolução CFC nº 1203, de 27 de novembro de 2009, que aprova a NBC TA 200 - Objetivos Gerais do Auditor Independente e a Condução da Auditoria em Conformidade com Normas de Auditoria.
... Nesta Norma e em outras normas elas estão substancialmente apresentadas pela sua sigla “NBC TA”. Especificamente, ela expõe os objetivos gerais do auditor independente e explica a natureza e o alcance da auditoria para possibilitar ao auditor independente o cumprimento desses objetivos. Ela também explica o alcance, a autoridade e a estrutura das NBC TAs e inclui requisitos estabelecendo as responsabilidades gerais do auditor independente aplicáveis em todas as auditorias, inclusive a obrigação de atender todas as NBC TAs... (CFC, 2009, p.3).
Diante do exposto, entende-se que a auditoria tornou-se um meio indispensável de controle, fator de maior tranquilidade para a administração e investidores da empresa.
2.3 AUDITORIA OPERACIONAL DE RECURSOS HUMANOS
Como descrito anteriormente, a auditoria operacional é uma das classificações da auditoria. Aprofundando o seu conceito, pode-se descrever as palavras de Araújo (2001, p.27):
A auditoria operacional ou performanceaudit, como a denominam os americanos, é a análise e avaliação do desempenho de uma organização – no todo ou em partes -, objetivando formular recomendações e comentários que contribuirão para melhorar os aspectos de economia, eficácia e eficiência.
Interessante se faz o entendimento dos termos economia, eficácia e eficiência, uma vez que estão geralmente presentes nos conceitos utilizados por diversos autores quando se fala em auditoria operacional.
Segundo Araújo (2001), economia se refere à produção ao menor custo. É quando se adquire insumos ao menor preço, sem prejuízo da qualidade. A eficiência é a utilização racional dos recursos, ou seja, a relação entre resultados alcançados e recursos consumidos. E por último a eficácia seria o atingimento dos objetivos propostos, isto é, a relação entre os resultados efetivamente alcançados e os pretendidos.
Gil (2000, p.25) cita alguns dos objetivos da auditoria operacional:
- avaliar o nível de operacionalização das unidades consoante os normativos vigentes;
- contribuir para otimização da dinâmica de atuação das unidades via auditoria preventiva, baseada na aplicação de checklist, cobrindo produtos, serviços e infraestrutura;
- verificar a adequacidade das normas operacionais das unidades em função da evolução da tecnologia de cada organização;
- estimular a qualidade organizacional.
A auditoria operacional poderá atuar em termos preventivos, de acordo com o plano anual de auditoria, ou corretivos, quando houver alguma denúncia ou indícios identificados de situações de dolo. (GIL, 2000).
A auditoria operacional se ramifica em diversas áreas, sendo uma delas a auditoria de recursos humanos. De acordo com Braz (2012), o departamento de recursos humanos é um dos setores mais importantes dentro de uma organização, pois atua para a manutenção do desenvolvimento da mesma. O trabalho é realizado nos procedimentos internos, face à legislação trabalhista e previdenciária, que vai desde a admissão do empregado até o seu desligamento. Dentre as principais atividades que envolvem as rotinas do setor, podemos citar os cálculos da folha de pagamento, verificação de horário e jornada de trabalho, férias, cálculos e recolhimento do FGTS, INSS, do Seguro de Acidentes do Trabalho, do IRRF, revisão das rescisões de contratos de trabalho, análise do programa de cargos, salários e benefícios, entre outros.
Diante da relevância destas atividades no âmbito das organizações faz-se importante o controle e acompanhamento das mesmas, cuja finalidade consiste em certificar se tais procedimentos inerentes e aplicados na execução destas atividades estão sendo realizados corretamente, bem como se estes atendem ao plano da organização, já qu e as informações geradas através destas atividades servem de base para a tomada de decisão tanto no nível estratégico quanto no operacional. É neste sentido que a auditoria operacional de recursos humanos assume um papel primordial, pois é através dela que se poderá medir se os processos efetuados no dia-a-dia deste setor estão sendo efetuados corretamente e de acordo com os controles internos, promovendo a eficiência na utilização dos recursos e visando a eficácia da organização, já que os resultados estão atrelados aos procedimentos, atividades e processos. Envolve ainda a identificação e a correção de procedimentos vulneráveis, com direcionamento a métodos seguros e bons resultados, minimizando o risco de autuações por parte das autoridades fiscalizadoras do trabalho, da previdência social e de reclamações trabalhistas.
Soares et al. (2009 ) conceitua auditoria de recursos humanos como uma análise de forma aprofundada sobre o sistema de funcionamento que envolve o departamento de
recursos humanos, enfatizando os aspectos: qualidade e serviço, rotinas burocratizadas de gestão de pessoal, com o intuito de prevenir e ou evitar demandas judiciais e infrações administrativas.
A auditoria de recursos humanos é peça fundamental dentro das organizações, pois a mesma examina analiticamente e pericialmente as operações trabalhistas, direitos e deveres do empregado e do empregador, políticas e práticas de pessoal em uma organização, eavaliando o seu funcionamento atual, por fim, emitindo um parecer sobre as irregularidades encontradas na análise e sugerindo melhores ações que a empresa deve tomar. Com essas práticas a entidade sempre poderá evoluir e produzindo cada vez mais, aproveitando melhor seus recursos humanos, aumentando assim sua rentabilidade. (SOARES, et al., 2009, p.1).
De acordo com Filho (2010), a auditoria em recursos humanos pode ser definida ainda como uma análise das políticas e práticas de pessoal de uma organização e avaliação do seu funcionamento, localizando práticas e condições que são prejudiciais a mesma, ou que não estão compensando o seu custo, ou ainda, práticas e condições que devem ser acrescentadas; seguida de sugestão para melhoria dos pontos vulneráveis, bem como salientar os aspectos positivos e tentar melhorá-los, ou seja, a empresa busca se conhecer melhor, para poder assim alcançar seus resultados de uma maneira eficiente e rápida.
Auditoria de Recursos Humanos pode ser utilizada em diversas áreas da empresa, podendo ajudar o empresário de diversas formas. Soares et al. (2009, p.4-5), cita as seguintes:
Acompanhar os modelos já estabelecidos para ser utilizado como comparação,-com o intuito de mensurar os resultados e possíveis irregularidades;
- Estudar a melhor política de gestão de pessoas;
- Verificar o implemento das políticas de recrutamento e política de cargos ecarreira; -Treinamento e desenvolvimento de pessoas;
- Monitoramento e avaliação de desempenho profissional;
- Verificação da gestão de prevenção e controle de riscos de acidentes (segurança no trabalho);
- Averiguar as condições do ambiente interno vinculado aos aspectos de estrutura física, tecnológica, cultural e psicossocial;
- Observar a aplicação da legislação e normas trabalhistas;
- Estruturar os valores institucionais, como o estatuto, código de ética e conduta, normas operacionais e administrativas; e acompanhar a sua aplicação eexecutadas integralmente;
- Apurar se o planejamento estratégico está alinhado ao planejamento estratégico de recursos humanos.
Para desenvolver auditoria, o auditor de recursos humanos necessita de um profundo conhecimento, mantendo-se sempre atualizado e atento às mudanças. Além do conhecimento amplo, é necessário que o auditor tenha um bom senso analítico e crítico. Deve ser uma pessoa ponderada, ter a máxima capacidade de convencer, apresentando argumentos e
conclusões convincentes e ser hábil o bastante para fazer sugestões para adaptação da empresa à norma legal.
Portanto, a auditoria no setor de recursos humanos é de suma importância para as organizações, pois a mesma estuda como os processos estão acontecendo e identifica procedimentos prejudiciais para a empresa. A falta dela pode resultar em grandes prejuízos, sendo eles produtivos ou financeiros.
2.4 TÉCNICAS DE AUDITORIA
Técnicas de auditoria são o conjunto de investigações empregadas pelo auditor para reunir evidências. As técnicas de auditoria não são provas entre si: elas proporcionam a obtenção das provas necessárias para o auditor emitir um parecer bem fundamentado, as quais devem ser adequadas, relevantes e úteis para conclusão dos trabalhos (CREPALDI, 2002).
É necessário observar a finalidade específica de cada técnica auditorial, com vistas a evitar a aplicação de técnicas inadequadas, a execução de exames desnecessários e o desperdício de recursos humanos e tempo. As técnicas de auditoria mais usuais são as seguintes:
Exame e contagem física - Esse procedimento é utilizado para as contas do ativo e
consiste em identificar fisicamente o bem declarado nas demonstrações financeiras. O auditor examina pessoalmente o bem, constatando sua existência. Estabelecendo contato visual com o bem, o auditor certifica de que este é realmente o que se pretende que seja e que sua existência é efetiva.
Circularização - Esse procedimento é utilizado pelo auditor para confirmar, por meio
de carta, bens de propriedade da empresa em poder de terceiros, direitos a receber e obrigações. Consiste na obtenção, por parte do auditor, de uma declaração escrita, junto a fontes externas capacitadas para tanto.
Conferência de cálculos - Procedimento voltado para a constatação da adequação
das operações aritméticas. É uma técnica amplamente utilizada devido a quase totalidade das operações dentro das empresas estarem voltadas para este processo contábil. Mesmo que os valores terem sido conferidos pela empresa, é de grande importância que todos os itens sejam conferidos pelo auditor.
Inspeção de documentos - Procedimento voltado para a comprovação das transações
que por questões legais, comerciais ou de controle são evidenciadas por documentos comprobatórios da efetividade destas transações.
Averiguação - A fim de sanar dúvidas a respeito de transações e procedimentos de
controle, o auditor pode formular perguntas aos funcionários da empresa-cliente. As respostas podem conduzir a um incremento na profundidade dos exames ou, em sentido oposto, à não-realização de determinado teste de auditoria.
Correlação - Esta técnica deriva da utilização do método das partidas dobradas para
o reconhecimento contábil das transações. A uniformidade das contas que se relacionam, constitui alguma prova de que elas estão livres de, pelo menos, erros mecânicos.
2.5 CONTROLES INTERNOS
As normas de auditoria estabelecem que o auditor avalie o sistema de controle interno da empresa auditada, a fim de determinar a natureza, época e extensão dos procedimentos de auditoria. O controle interno compreende todos os meios que uma empresa utiliza para dirigir, governar e conferir suas atividades a fim de atingir seus objetivos. Crepaldi (2002, p.213) apresenta o seguinte conceito de controle interno: “O controle interno representa em uma organização os procedimentos, métodos ou rotinas cujos objetivos são proteger os ativos, produzir os dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa”. Na mesma linha de pensamento Attie (1993, p.61) conceitua controle interno como “... o plano de organização e todos os métodos e medidas adotados na empresa para salvaguardar seus ativos, verificar a exatidão e fidelidade dos dados contábeis, desenvolver a eficiência nas operações e estimular o seguimento das políticas administrativas prescritas”.
De acordo com Moore Stephens Brasil Auditores e Consultores (2012), o controle interno pode ser dividido em: controles administrativos e controles contábeis. Como controles administrativos entende-se aqueles que tem como objetivo principal ajudar a administração na condução dos negócios, e como controles contábeis, os que tem como objetivo proteger ativos e a produção de dados confiáveis para a contabilidade.
Segundo os autores, para que o controle interno funcione de maneira eficaz, deve atender a algumas características básicas, como ser confiável e fidedigno aos registros financeiros, se adequar à realidade da empresa, objetivar a proteção dos ativos, prevenir e
detectar roubos e fraudes e ser tempestivo, para possibilitar o fornecimento de informações necessárias no momento da decisão.
Entretanto, a implantação de um sistema de controle interno excelente não irá resolver todos os problemas se não houver a colaboração dos funcionários da empresa. Isso pode ser otimizado com a colocação de algumas práticas. Como exemplo pode-se citar o estabelecimento de um organograma que defina as linhas de subordinação funcional e segregação de funções, a criação de um manual de procedimentos com um sistema de autorizações, aprovações e de linhas de responsabilidade, uma estruturação contábil adequada e uma auditoria interna, além de outras que sirvam para o bom funcionamento interno.
Deve partir da direção da empresa, dos proprietários ou dos acionistas a decisão sobre a implantação de um sistema de controles internos, os quais desejam garantir uma margem de segurança capaz de evitar fraudes e erros, assim como a tomada de decisões equivocadas pelos administradores que possam gerar prejuízos futuros para suas organizações. Além de assegurar sua empresa no mercado competitivo atual (MOORE STEPHENS BRASIL AUDITORES E CONSULTORES, 2012).
De uma maneira geral, o controle interno representa em uma organização, um conjunto de políticas, procedimentos, sistemas operacionais de informação, entre outros instrumentos mantidos pela administração para a condução de suas atividades operacionais e consequente proteção de seus bens.
2.6 PAPÉIS DE TRABALHO
Os papéis de trabalho são elaborados pelo auditor e auxiliam no desempenho do trabalho de auditoria, pois formam um conjunto de documentos com as informações e provas colhidas.
Conforme Attie (1993), os papéis de trabalho formam o conjunto de documentos e formulários com informações e apontamentos que o auditor obteve durante o processo de auditoria, ou seja, durante seu exame. São as provas e descrições daquilo que foi executado. É por meio dos papéis de trabalho que o auditor constitui a evidência de seu trabalho e o fundamento da sua opinião.
A Interpretação Técnica - IT – 02 visa a explicitar os itens 11.1.3 e 11.2.7, correspondentes aos Papéis de Trabalho e Documentação da Auditoria, da NBC T 11 –
Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis, a respeito da documentação mínima obrigatória a ser gerada no contexto da auditoria:
... o auditor deve documentar todas as questões que foram consideradas importantes para proporcionar evidência, visando a fundamentar o parecer de auditoria e comprovar que a auditoria foi executada de acordo com as Normas de Auditoria Independente das demonstrações contábeis. (PORTAL DE CONTABILIDADE, 2014, p.1).
A norma faz referência também quanto a forma e conteúdo dos papéis de trabalho, salientando que o auditor deve registrar nos papéis de trabalho informação relativa ao planejamento de auditoria, a natureza, oportunidade e extensão dos procedimentos aplicados, assim como os resultados obtidos e suas conclusões da evidência da auditoria. Em relação a extensão dos papéis de trabalho, a norma diz que não é necessário nem prático documentar todas as questões de que o auditor trata; porém, qualquer matéria que, por ser relevante, possa influir sobre o seu parecer, deve gerar papéis de trabalho, considerando ainda o que seria necessário para proporcionar a outro auditor, sem experiência anterior com aquela auditoria, o entendimento do trabalho executado e a base para as principais decisões tomadas. Por último, a norma chama a atenção para a confidencialidade, custódia e propriedade dos papéis de trabalho por parte do auditor:
12. O auditor deve adotar procedimentos apropriados para manter a custódia dos papéis de trabalho pelo prazo de cinco anos, a partir da data de emissão do seu parecer.
13. A confidencialidade dos papéis de trabalho é dever permanente do auditor. 14. Os papéis de trabalho são de propriedade exclusiva do auditor. Partes ou excertos destes podem, a critério do auditor, ser postos à disposição da entidade. (PORTAL DE CONTABILIDADE, 2014, p.3).
Segundo Crepaldi (2002), a habilidade técnica e a competência profissional dos auditores estão refletidas no papel de trabalho que eles preparam. Para realizar um bom papel de trabalho, o auditor precisa fazer um trabalho completo, ou seja, que reflitam claramente todas as informações referentes à composição dos dados significativos dos registros, juntamente com as técnicas e métodos de verificação empregados e ainda, organizar e arquivar os papéis de maneira que ao necessitar revê-los, possa fazer de maneira rápida.
Crepaldi (2002, p.261) cita alguns pontos essenciais que o auditor deve levar em conta ao elaborar os papéis de trabalho:
a.Concisão: os papéis de trabalho devem ser concisos, de forma que todos entendam sem a necessidade de explicações da pessoa que os elaborou.
b.Objetividade: os papéis de trabalho devem ser objetivos, de forma que se entenda onde o auditor pretende chegar.
c.Limpeza: os papéis de trabalho devem estar limpos, de forma a não prejudicar o entendimento destes.
d.Lógica: os papéis de trabalho devem ser elaborados de forma lógica de raciocínio, na sequência natural do objetivo a ser atingido.
e.Completos: os papéis de trabalho devem ser completos por si só.
Segundo Franco; Reis (2004, p.970), “O fechamento dos papéis de trabalho inclui os seguintes itens: revisão final de todo conteúdo; confronto final entre os trabalhos planejado e realizado baseado nos objetivos predeterminados e avaliação do pessoal que executou o trabalho”.
Neste contexto, os papéis de trabalho são documentos extremamente importantes, sem os quais a auditoria não existe, uma vez que se não forem sistematizados os papéis de trabalho, é impossível demonstrar o que foi examinado.
2.7 RELATÓRIO DE AUDITORIA
O relatório de auditoria consiste na última etapa a ser cumprida pelo auditor, após ter empregada todas as técnicas e haver sistematizado sua auditoria em papéis de trabalho. A principal finalidade do relatório de auditoria é a de transmitir as informações coletadas no decorrer do trabalho, proporcionando ao leitor uma interpretação clara sobre como andam os controles, operações e registros da empresa, apresentando a sua visão ao leitor, além de apresentar as possíveis sugestões factíveis para a área ou tipo de empresa auditada.
As funções do relatório de auditoria são comunicação, persuasão e quando necessário causar tomada de decisões corretivas. É fundamental que antes de transcrever estes eventos para os papéis de trabalho, o auditor tenha obtido e confirmado as informações, e à avaliação destes tenham sido pesados, medidos e raciocinados pelo auditor, para evitar informações desnecessárias, indevidas e inconsequentes que redundem um acúmulo de serviço, custos inadequados e total falta de visãodo objetivo principal. A opinião formada pelo auditor precisa estar inquestionavelmente apoiada em bases sólidas, alicerçada em fatos comprovados, evidências factuais e informações irreplicáveis. O relatório emitido deve ser criterioso e apresentado primeiramente aos interessados e após uma reunião formal, emitido a quem de direito. Jamais deve-se perder a chance de apresentá-lo no momento oportuno que cause maior impacto. O relatório é a oportunidade que a auditoria tem de mostrar a administração o que tem a oferecer a melhoria da empresa. Para que o auditor venda seu produto à empresa é preciso visão clara e objetiva da entidade, diagnóstico profissional de sua saúde e foco único sobre seus problemas. Além disso, tem que conhecer seu próprio produto sabendo do que ele é capaz de fazer e o conhecer o cliente e saber o que ele quer. Desta forma a administração se tornará dependente dos benefícios trazidos pelos novos tipos de
relatórios e diagnósticos, elevando a auditoria à posição de membro da administração executiva. (FRANCO; REIS, 2004, p.970-971)
Portanto, o relatório de auditoria é a exposição fundamentada de comentários de forma conclusiva, em que são descritos os fatos positivos e negativos de maior importância denominados de constatações, achados, observações, revelações ou pontos de auditoria identificados durante o curso normal dos trabalhos – e sugeridas as respectivas soluções.
2.8 LEGISLAÇÃO APLICADA AO SETOR DE PESSOAL
Nas organizações são diversas as atividades do departamento de pessoal e, essas por sua vez, são de extrema importância, devendo observar ao que rege a CLT – Consolidação das Leis do Trabalho, a principal e mais conhecida norma do Direito do Trabalho, aprovada pelo Decreto 5.542/43, na qual se encontra normatizada a maior parte da legislação das relações trabalhistas. Além da CLT há várias outras fontes legislativas que regem o Direito do Trabalho, sejam elas gerais, como a Constituição Federal do Brasil, sejam elas específicas, como a Lei do Empregado Doméstico. No Direito do Trabalho há ainda princípios que podem simplesmente sobrepor a qualquer norma legislativa, seja ela geral ou específica.
Na área trabalhista há dezenas de rotinas que precisam ser observadas para que não ocorram falhas no atendimento à legislação, bem como a eliminação de erros operacionais que possam gerar multas e reclamatórias trabalhistas. A seguir são apresentadas as principais rotinas de um departamento de recursos humanos:
- Admissão de empregado: requer procedimentos como: registro do contrato de
trabalho na Carteira de trabalho e previdência social; registro em livro, fichas ou sistema eletrônico; realização do exame médico admissional por parte do empregado. Também se deve estabelecer o salário do empregado, os adicionais ao salário, a remuneração variável, se houver, e os prazos de pagamento, procedendo aos devidos registros. Deve ser firmado o contrato de trabalho entre empregado e empregador, com um período de vigência preestabelecido, sendo 90 (noventa) dias o período máximo previsto em lei, podendo haver somente uma prorrogação.
Documentos Obrigatórios:
- CTPS (Carteira do Trabalho e Previdência Social);
- Atestado médico admissional (expedido por médico do trabalho);
- Cópia do Comprovante de Residência atual; - Cópia da Cédula de Identidade;
- Cópia do CPF;
- Cópia da Certidão de Nascimento dos filhos. Até 7 anos carteira de vacinação, acima de 7 anos declaração de frequência escolar;
- Cópia da Certidão de casamento; - Comprovante de inscrição do PIS; - Fotocópia do Título de Eleitor;
- Certificado de reservista ou prova de alistamento militar.
Principais rotinas trabalhistas diárias/mensais: A seguir são demonstradas as
principais atividades normais do departamento de recursos humanos a serem observadas:
Quadro 1 – Rotinas trabalhistas
Acordo de compensação jornada normal
Verificar se os acordos de compensação de horas (sábados) estão formalizados e previstos em acordo ou convenção coletiva de trabalho.
Acordos ou Convenções Coletivas
Observar exigências do Acordo ou Convenção Coletiva, tais como a aplicação de reajustes salariais, normas específicas sobre benefícios e outros itens negociados. Agenda trabalhista e
previdenciária
Acompanhar, mensalmente, os recolhimentos e cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias.
Arquivamento das folhas
de pagamento Sistema eletrônico – verificar atendimento da Portaria INSS-DIREP 42/2003. Autônomos
Especial cuidado para que a relação de trabalho (autônomo) não seja caracterizada como relação de emprego (empregado).
Verificar também retenção e recolhimento de 11% no pagamentos a tais profissionais, bem como o IRF devido, além da contribuição por parte da tomadora.
Cálculos trabalhistas Férias, 13º salário, DSR, descontos legais, etc.
Verificar se o programa informatizado atende e calcula todas as variáveis exigidas. Comunicação do
Acidente de Trabalho – CAT
A emissão da CAT até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato, à autoridade competente
Cartão ponto
Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída. Tal procedimento deve ser observado por todos os trabalhadores sujeitos ao controle de jornada, independentemente do porte da empresa, visando resguardar-se em ações trabalhistas (horas extras e outras reclamações). CIPA
Verificar a obrigatoriedade da semana de prevenção de acidentes de trabalho e da instituição da comissão interna.
Elaborar o Mapa de Riscos Ambientais;
Inspeção Prévia de funcionamento do estabelecimento. Certidão Negativa de
Débito - CND (Previdenciário)
Comprova a regularidade em relação às contribuições previdenciárias.
O pedido da certidão pode ser efetuado via internet ou em uma unidade de atendimento da Receita Federal.
Se não houver restrições a certidão é emitida automaticamente. Certidão Negativa de
Débito Trabalhistas – CNDT
De acordo com a Lei 12.440/2011as empresas interessadas em participar das licitações e firmar contratos com o Poder Público estão obrigadasa apresentar, dentre o rol de documentos exigidos, a CNDT.
Contratação de
Contribuição sindical dos empregados
Em março de cada ano desconta-se 1/30 avos (do salário base) para o sindicato da categoria profissional representativa.
Contribuição sindical
patronal Verificar o recolhimento anual. Certificado de
Regularidade do FGTS – CRF
Comprova a regularidade perante o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - FGTS, sendo emitido exclusivamente pela CAIXA.
O CRF será fornecido, mediante consulta por meio da Internet, para o empregador que se encontre regular.
CTPS
O prazo de anotação e devolução da CTPS é de 48 (quarenta e oito) horas a partir do seu recebimento, mediante recibo de entrega.
Principais anotações: Data de Admissão/Demissão, Férias, Contribuição Sindical, Alterações Salariais e demais anotações que se fazem necessárias.
Descanso Semanal
Remunerado Verificar se o DSR está sendo pago para horistas e para os comissionados.
Descontos salariais Caso o empregador mantenha convênios e o empregado queira usufruir dos mesmos,precisa haver autorização POR ESCRITO do empregado.
Documentação do empregado
Estipular normas para que toda a documentação do empregado, na admissão, seja realizada de forma completa e o registro seja feito de imediato.
Empréstimos a
empregados Devem ser contratados por escrito. Equiparação salarial
Analisar desníveis salariais que poderiam justificar uma ação trabalhista de equiparação. Para tanto, desenvolva um plano de cargos e salários com base no ramo de atividade ou área territorial em que a empresa atua.
Fundo de Amparo do Trabalhador – FAT
FAT é um fundo especial, de natureza contábil-financeira, vinculado ao MTE, destinado ao custeio do Programa do Seguro-Desemprego, do Abono Salarial e ao financiamento de Programas de Desenvolvimento Econômico.
A principal fonte de recursos do FAT é composta pelas contribuições para o PIS e PASEP.
Férias
Verificar e planejar as férias anuais de modo a não incidência do pagamento de férias em dobro.
As férias podem ser concedidas em 2 vezes (no máximo e em casos excepcionais) e cada período não pode ser inferior a 10 dias corridos.
FGTS eINSS Verificar regularidade de recolhimento e correto preenchimento da GFIP/SEFIP. Sugere-se a obtenção de certidão negativa a cada 6 meses.
Ficha de registro Verificar correto preenchimento e atualização de dados dos empregados.
GFIP Entregar, mensalmente, a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social.
Guarda de Documentos
Trabalhistas Respeitar o prazo mínimo de arquivamento. Horas extras
Especial atenção neste item. As horas extras habituais geram uma série de novos direitos e precisam ser analisados, quanto à necessidade e dispendiosidade. O pagamento habitual também pode assegurar o direito a indenização no caso de supressão das horas.
Horas noturnas Trabalhadores que atuam entre 22 horas e 5 horas – remuneração adicional mínimo de 20%.
Intervalos de jornadas Verificar o período mínimo de 1 hora no almoço e 11 horas entre uma jornada e outra. IRF
Verificar a correta retenção na folha de pagamento e recolhimento a Receita Federal. Declaração de dependentes para Imposto de Renda (admissão, alteração no mês de janeiro de cada ano) ou quando do nascimento do filho(a).
Livro de Inspeção do
Trabalho Verificar a existência e a disponibilidade em caso de fiscalização. Normas de Segurança e
Saúde do Trabalho Verificar quais normas são exigíveis para a aplicação e treinamento dos empregados. Quadro Horário de Verificar existência, preenchimento e atualidade, caso seja obrigatório.
Trabalho
Programa de Alimentação do
Trabalhador - PAT
Para adesão ao PAT, deverá adquirir o formulário oficial nas agências da Empresa de Correios e Telégrafos (ECT) e encaminhá-lo ao Ministério do Trabalho e Emprego Manter o recibo de postagem e a cópia do formulário, nas dependências da empresa, matriz e filiais, à disposição da fiscalização, ou efetuar sua inscrição via Internet (www.mte.gov.br).
PCMSO - Exames Médicos
Obrigatoriedade de elaboração e implementação, por parte de todos os empregadores e instituições que admitam trabalhadores como empregados, do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO.
Admissional;
Periódico;
Retorno ao trabalho;
Mudança de função;
Demissional.
PPP Entregar na ocasião do desligamento do empregado. PPRA
Efetuar sempre que necessário e pelo menos uma vez ao ano, uma análise global pra fins de avaliação do seu desenvolvimento e realização dos ajustes necessários e estabelecimento de novas metas e prioridades.
RAISe CAGED Verificar entrega regular de tais informações junto ao MTE.
Recibos salariais Observar assinaturas nos holerites e respectivo arquivamento mensal. Reclamatórias
trabalhistas
Acordos: atentar para o recolhimento mensal do INSS (de acordo com o pagamento de cada parcela) se for o caso.
Verificar a possibilidade de realizar conciliação prévia sindical em caso de previsão convencional.
Rescisão de contrato de
trabalho Atentar para prazo do pagamento rescisório e homologação sindical. Salário Família
Manutenção das fichas de Salário Família e comprovação de vacinações periódicas (Cartão da Criança) e matrícula escolar;
Retenção dos documentos necessários da criança (até 14 anos) para o recebimento do benefício.
Salário-maternidade Observar se as normas do INSS estão sendo atendidas. Salários
Piso Estadual- Verificar se o piso da categoria e do respectivo Estado está sendo respeitado. O piso estabelecido em convenção prevalece sobre o piso estadual, ainda que aquele seja inferior.
Pisos de categorias diferenciadas. Telefonistas e outras
categorias diferenciadas Verificar cumprimento do horário reduzido de trabalho. Terceirização de
atividades
Fiscalizar as condições em que os trabalhadores terceirizados atuam, especialmente em relação às normas de segurança do trabalho, bem como quanto ao cumprimento das obrigações trabalhistas, sob pena de a tomadora ser condenada ao pagamento de verbas não pagas pelas terceirizadas.
Trabalho aos domingos e
feriados Verificar escala dominical e remuneração extraordinária nos feriados. Trabalho de menores Verificar as normas específicas para este grupo de trabalhadores.
Trabalho voluntário Para pessoas que executam atividades administrativas regulares em entidades com finalidades não lucrativas - estipular termo de adesão.
Vale transporte Verificar a existência de opção ou não deste benefício, O empregado precisa se manifestar por escrito.
Verbas extra-salário Ajuda de custos, benefícios, entre outros precisam ser reavaliados para que não possam surgir contingências (incorporação ao salário).
