3 PMP GerenciamentoQualidade

Agenda

•  Motivação

•  Processos

•  Definições e Pontos importantes da qualidade

•  Planejamento X Garantia X Controle da

qualidade

•  Planejamento da Qualidade

•  Garantia da Qualidade

Motivação

•  O que é ter um produto/serviço com Qualidade?

•  Alguns Gerentes de Projeto não querem gastar

tempo com qualidade

•  Não atentar para a Qualidade pode levar o

projeto ao retrabalho e grande incidência de

defeitos

•  Quanto mais retrabalho você tem, mais tempo e

dinheiro você terá que gastar

Processos do Gerenciamento

da Qualidade

Planejamento

Planejamento da Qualidade

Execução

Realizar a Garantia da Qualidade

Monitoramento e Controle

A situação

•  A parte de concreto já está 2/3 pronta

•  O cliente resolve tirar um dia para testar a resistência do concreto utilizado

•  A qualidade do produto não satisfaz o cliente

•  O que fazer agora? Jogar tudo fora e recomeçar? De quem é a culpa? Foi feito um planejamento da qualidade? •  A falta de atenção com a

qualidade se torna um risco considerável para o projeto

Definição

•  Qualidade

–  A qualidade é “o grau até o qual um conjunto de características inerentes satisfaz as necessidades do cliente” (American Society for Quality, 2000).

–  A qualidade é definida como o grau pelo qual os requisitos do projeto são totalmente atendidos.

(Rita Mulcahy – 5ed, 2005).

•  Gerenciamento da Qualidade

–  Gerenciamento da Qualidade inclui a criação e o seguimento das políticas e procedimentos a fim de garantir que o projeto atingiu as necessidades definidas.

–  Gerenciamento da Qualidade inclui o planejamento da qualidade, garantia da qualidade e controle da qualidade.

Pontos importantes

relacionados à Qualidade

•  O Gerente de Projeto deve recomendar melhorias nos padrões adotados pela organização, políticas e procedimentos;

•  Qualidade deve sempre ser considerada quando da mudança de qualquer um dos componentes da “triple constraint”;

•  Qualidade deve ser checada antes de uma atividade ou work

package ser finalizado;

•  O Gerente de Projeto deve investir tempo tentando melhorar a qualidade do projeto;

•  O Gerente de Projeto deve determinar métricas antes do projeto iniciar para medir a qualidade do projeto;

•  O Gerente de Projeto deve gerar um plano para a melhoria contínua dos processos;

•  O Gerente de Projeto deve obter certeza de que os processos serão seguidos pelo projeto;

•  Muitas das atividades de Qualidade são realizadas pela Equipe de Qualidade.

Conceitos relacionados à

Qualidade

•  Gold Plating

–  Não é recomendado, deve-se primeiro atingir os requisitos especificados pelo cliente em vez de tentar impressioná-lo com funcionalidades que a equipe acha que o cliente iria gostar. Gold Plating não agrega valor ao projeto.

•  Prevenção X Inspeção

–  Inspeção era algo muito feito anos atrás, porém o custo de consertar não-conformidades depois que elas ocorrem é muito alto e, por isso, opta-se pela prevenção de problemas. A QUALIDADE PRECISA SER PLANEJADA E NÃO INSPECIONADA.

•  Melhoria Contínua (ou Kaizen)

–  Pequenas melhorias nos produtos e processos para reduzir custos e garantir a consistência no desempenho dos produtos ou serviços.

Conceitos relacionados à

Qualidade

•  Gerenciamento da Qualidade Total (TQM)

–  Trata-se de uma “filosofia” que tenta encorajar as organizações e seus

colaboradores a focar nos caminhos da melhoria contínua da qualidade de seus produtos e processos.

•  Responsabilidade da gerência com a Qualidade

–  Cada pessoa da organização possui responsabilidades adequadas referentes à qualidade.

•  Just In Time (JIT)

–  Sistema de administração da produção que determina que nada deve ser produzido, transportado ou comprado antes da hora exata. Pode ser aplicado em qualquer organização, para reduzir estoques e os custos decorrentes..

•  Impacto de uma qualidade baixa

–  Aumento nos custos –  Baixa confiança

–  Baixa satisfação por parte do cliente –  Aumento nos riscos do projeto

–  Retrabalho

Custos relacionados à

Qualidade

•  Custos da conformidade e custos da não-conformidade

–  O que é maior: o custo de prover qualidade a fim de garantir a conformidade dos produtos produzidos ou pagar para consertar as não-conformidades

encontradas?

–  Existem custos associados às duas situações, porém os custos para tratar não-conformidades tendem a ser maiores.

–  Por quê investir tempo melhorando a qualidade? –  Os custos são:

Custos para prover conformidades Custos para tratar as não-conformidades

Treinamento Retrabalho

Estudo Recall

Planejamento X Garantia X

Controle da Qualidade

Planejamento da Qualidade Garantia da Qualidade Controle da Qualidade

Determinar um plano de qualidade Determinar se o projeto está alinhado com as políticas e processos

organizacionais

Medir os resultados do projeto para comparar com os padrões adotados •  Procurar padrões de qualidade

existentes para o gerenciamento dos produtos e processos

•  Provar melhoria contínua •  Medir os resultados do projeto de acordo com os padrões de qualidade estabelecidos

•  Criar um padrão específico para o

projeto •  Determinar se o projeto está alinhado com as políticas, processos e procedimentos adotados para o projeto – auditoria da qualidade

•  Implementar as mudanças aprovadas para a baseline de qualidade

•  Determinar qual trabalho será necessário para atingir os padrões estabelecidos

•  Corrigir as deficiências •  Identificar melhorias na qualidade

•  Balancear as necessidades de qualidade com o escopo, custo, tempo, risco e satisfação

•  Identificar melhorias para a organização

•  Reparar defeitos

•  Criar um Plano de Gerenciamento da Qualidade e adicioná-lo ao Plano de Gerenciamento do Projeto

•  Colocar as solicitações de mudanças e ações corretivas no controle integrado de mudanças

Colocar as solicitações de mudanças, ações preventivas e corretivas e reparo de defeitos no controle integrado de mudanças

Grande parte feita durante Planejamento

Grande parte feita durante a Execução

Grande parte feita durante o Monitoramento e Controle

Planejamento da Qualidade

•  Identificar quais padrões de qualidade são relevantes para o projeto e como satisfazê-los;

–  Padrões evitam reinvenção da roda no projeto e ajudam a realizar o trabalho de forma mais rápida e com alta qualidade.

•  É um dos processos-chaves do “Planning Process Group” e durante o desenvolvimento do PGP.

Planejamento da Qualidade

•  O gerente de projeto deve planejar o projeto de encontro aos padrões de qualidade do cliente.

–  Quantidade de bugs por módulo, resistência do concreto, etc.

–  Tais medidas de qualidade servirão como base para o GP controlar o projeto e solicitar ações corretivas/preventivas.

•  Após encontrar ou criar todos os padrões necessários.

–  O planejamento da Qualidade envolve determinar qual trabalho será necessário para satisfazer esses padrões.

–  Medições específicas são determinadas e realizadas para cada semana, mês ou a cada entrega para garantir que os padrões estabelecidos estão sendo cumpridos.

Planejamento da Qualidade

•  Durante o planejamento da qualidade poderemos ter:

–  Adições ou mudanças no PGP, –  Adição de trabalho na WBS, –  Mudanças nos recursos, etc.

•  Triple Constraint: Atenção em não impactar negativamente no

escopo, tempo e custo do projeto se alta qualidade não é requerida. –  A declaração do Escopo ajudará a manter o foco e a planejar a

Planejamento da Qualidade

Planejamento da Qualidade –

Entradas

•  Fatores ambientais da Empresa

–  Regulamentos, regras, padrões específicos para área de aplicação podem afetar o projeto.

•  Ativos de processos organizacionais –  Política de Qualidade

•  Declaração do Escopo do projeto

–  Principais entregas, objetivos, critérios de aceitação, etc. •  Plano de gerenciamento do Projeto

Planejamento do Qualidade –

Ferramentas e Técnicas

•  Análise de custo-benefício

–  Considerar os benefícios x custo de atender aos requisitos de qualidade.

–  Principais benefícios: Menor retrabalho -> Maior produtividade, custo mais baixos, aumento da satisfação do cliente.

–  Principais custos: Custos associados as atividades do Gerenciamento da Qualidade.

•  Benchmarking

–  Olhar para os projetos passados para encontrar idéias para melhorar o atual projeto e prover base para uso na medição de performance da qualidade.

Planejamento do Qualidade –

Ferramentas e Técnicas

•  Projeto de experimentos (DOE – Design of Experiments) –  É um método que usa experimentos para estatisticamente

determinar quais variáveis irão prover melhoria na qualidade. –  Ex: mudando o tipo de madeira utilizada em uma mesa mas

deixando as demais variáveis iguais.

–  A análise dos dados experimentais deve fornecer as condições ideais para o produto ou processo, realçando os fatores que influenciam os resultados e revelando a presença de interações e sinergismos entre os fatores.

Planejamento do Qualidade –

Ferramentas e Técnicas

•  Custo de Qualidade (COQ)

–  Os custos da qualidade são os custos totais incorridos pelos: •  Investimento em prevenção de não conformidade com os

requisitos;

•  Avaliação do produto ou serviço em relação à conformidade com os requisitos;

•  Não atendimento dos requisitos (retrabalho).

–  Os custos de falhas são freqüentemente categorizados em internos e externos.

Planejamento do Qualidade –

Ferramentas e Técnicas

•  Ferramentas adicionais de planejamento da qualidade

–  Brainstorming

–  Diagramas de afinidade –  Análise de campo de força –  Técnicas de grupo nominal –  Diagramas de matriz

Planejamento da Qualidade –

Saídas

•  Plano de Gerenciamento da Qualidade

–  Descreve como a equipe de gerenciamento de projetos

implementará a política de qualidade da organização executora –  Aborda o controle da qualidade (CQ), a garantia da qualidade

(GQ) e a melhoria contínua dos processos do projeto –  Identifica:

•  Quais os padrões que serão aplicados no projeto

•  Quem estará envolvido no gerenciamento da qualidade, quando e quais serão suas responsabilidades.

•  Revisão das decisões iniciais para garantir que elas estão corretas •  Quais métricas serão usadas para mensurar a qualidade

•  Quais partes do projeto ou deliverables serão mensurados e quando

Planejamento da Qualidade –

Saídas

•  Métricas de Qualidade

–  Uma métrica é uma definição operacional que descreve, em termos muito específicos, o que é alguma coisa e como ela é medida pelo processo de controle da qualidade.

–  As métricas de qualidade são usadas nos processos de GQ e CQ.

•  Densidade de defeitos, taxa de falhas, disponibilidade, confiabilidade e cobertura do teste.

•  Lista de verificação da qualidade (Checklist)

–  É uma ferramenta estruturada, usada para verificar se foi executado um conjunto de etapas necessárias.

•  Simples ou complexas.

Planejamento da Qualidade –

Saídas

•  Plano de melhorias no processo

–  É um plano auxiliar do plano de gerenciamento do projeto

–  Detalha as etapas de análise dos processos que irão facilitar a identificação de desperdícios e de atividades sem nenhum valor agregado (aumentando assim o valor para o cliente)

•  Limites do processo: Descreve os objetivos, início/fim dos

processos, entradas e saídas, os dados necessários, o proprietário e as partes interessadas nos processos.

•  Configuração do processo: Um fluxograma dos processos para facilitar a análise com interfaces identificadas.

•  Métricas do processo: Manter o controle sobre o andamento dos processos.

•  Metas para melhorar o desempenho: Orienta as atividades de melhorias no processo.

Planejamento da Qualidade –

Saídas

•  Linha de base da qualidade

–  Registra os objetivos de qualidade do projeto.

–  É a base para medição e emissão de relatórios de desempenho da qualidade como parte da linha de base da medição de desempenho.

Realizar a Garantia da

Qualidade

•  A Garantia da Qualidade (GQ) é a aplicação de atividades de

qualidade planejadas e sistemáticas para garantir que o projeto irá empregar todos os processos necessários para atender aos

requisitos especificados

•  O suporte à GQ pode ser oferecido a qualquer parte envolvida no projeto, mesmo que não diretamente

•  A GQ oferece uma base para a realização da melhoria contínua dos processos

Realizar a Garantia da

Qualidade

Garantia da Qualidade -

Entradas

Garantia da Qualidade –

Entradas

•  Plano de Gerenciamento da Qualidade

–  O PGQ descreve como a Garantia da Qualidade será realizada para um determinado projeto.

•  Métricas de Qualidade

•  Plano de Melhorias no processo

•  Informações sobre o desempenho do trabalho

–  Medidas de desempenho técnico, situação das entregas do projeto, ações corretivas necessárias e relatórios de

desempenho (RLQ)

•  Solicitações de mudanças aprovadas

–  As solicitações podem incluir modificações nos métodos de trabalho, requisitos de produto e qualidade, escopo e

Garantia da Qualidade –

Entradas

•  Medições de Controle da Qualidade

–  São resultados das atividades de controle da qualidade

fornecidos como feedback para o processo de GQ para uso na reavaliação e na análise dos processos e padrões de qualidade da organização

•  Solicitações de mudanças implementadas •  Ações corretivas implementadas

•  Reparos de defeito implementados •  Ações preventivas implementadas

Garantia da Qualidade –

Ferramentas e Técnicas

•  Ferramentas e técnicas de Planejamento da Qualidade •  Auditorias de Qualidade

–  Análise estruturada e independente para avaliar se as atividades do projeto estão de acordo com políticas, processos e

procedimentos adotados pelo projeto e pela organização. •  Análise do processo

–  Visa identificar as melhorias necessárias do ponto de vista organizacional e técnico. Inclui a análise de causa-raiz

Garantia da Qualidade –

Saídas

•  Mudanças solicitadas

–  Ações tomadas através da atividade de GQ para aumentar a eficiência e eficácia das políticas, processos e procedimentos adotados pela organização. Elas devem oferecer benefícios mútuos.

•  Ações corretivas recomendadas

–  Ação recomendada após uma auditorias ou análises de processos que visam melhorar a eficiência e eficácia dos processos da empresa.

•  Atualizações de Ativos de Processos Organizacionais •  Atualizações do Plano de Gerenciamento do Projeto

Controle da Qualidade

•  Verifica se o projeto e seus processos estão de acordo

com os padrões relevantes de qualidade;

•  Envolve tomar ações para eliminar as causas de

insatisfação do projeto;

•  Inspeção em qualquer etapa;

•  Resulta em mudanças, ações corretivas e preventivas

recomendadas;

•  Mudanças na linha de base de qualidade;

Controle de Qualidade -

Entradas

Controle de Qualidade –

Ferramentas

•  Diagrama de causa e efeito

•  Flowchart

•  Histograma

•  Gráfico de Pareto

•  Gráfico de Execução(Run Chart)

•  Diagrama de Scatter/Dispersão

•  Gráfico de Controle

Controle de Qualidade –

Ferramentas

•  Diagrama de causa e

efeito

–  Ilustram como diversos fatores podem ser ligados a possíveis causas ou

efeitos.

–  Planejamento: Forward –  Controle: Backward

1. Forma criativa de ver as causas ou potenciais causas de um problema(Controle da Qualidade). 2. Ajuda a estimular o raciocínio, organiza idéias e gera discussões.

Controle de Qualidade –

Ferramentas

•  Flowchart

– Fluxo do processo do

início ao fim;

– Relacionamento entre

os elementos do

sistema;

– Analisam problemas

de qualidade;

Controle de Qualidade –

Ferramentas

•  Gráfico de Pareto

– Lei de Pareto;

– Princípio 80/20;

– Tipo de Histograma;

– Qtd. defeitos X Tipo ou

Categoria de causa;

– Identificar e avaliar

não-conformidades;

1.Foca atenção nos problemas mais críticos 2. Prioriza “potenciais” causas do problema 3. Separa o pouco crítico dos muitos não críticos

Controle de Qualidade –

Ferramentas

•  Gráfico de Controle

–  Determinar se o processo está dentro dos limites;

–  Ajudam a monitorar variações de custo e cronograma; –  Usados no ciclo de vida do projeto e produto

•  Variações de custos ou prazos estão fora dos limites aceitáveis (ex, +/- 10%).

•  Número de defeitos é aceitável ou inaceitável em relação aos padrões de qualidade da organização.