RELATÓRIO DE ATIVIDADES 2016
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS E ACESSO – CADA
Mariângela Spotti Lopes Fujita (presidente da CADA) Alberto Rodrigues
Arie Dutra Storch
Bruno Yutaka Kashiwakura Fabiana Manfrim
Denise Aparecida Soares de Moura Flávia Maria Bastos
Gisleide Alves Anhesim Portes Helena Padovani Zani
José Carlos Abbud Gracio Maíra Gebara da Silva
Márcia Aparecida Maschio Rossi Maria Leandra Bizello
Maria Blassioli Moraes
Melyssa Claudia de Falchi Tomasini Patrícia Curuci
Rúbia Martins
Sonia Maria Troitiño Rodrigues Telma Campanha de Carvalho Madio Vagner Roberto de Moraes
São Paulo 2016
Sumário
Introdução 03
1. Reuniões da CADA 04
2. Elaboração de instrumentos e procedimentos de gestão documental
05
3. Subcomissões e grupos de trabalho 10
4. Consultas 13
5. Eliminação de documentos 14
Introdução
Em 2012, a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) substituiu a Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD), anteriormente instituída por meio da Portaria Unesp nº 283, de 18 de Junho de 2008, para cumprimento do estabelecido no Decreto Estadual nº 48.897 de 24 de agosto de 2004, que “dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos de arquivo e sua gestão”.
A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA da Unesp, reorganizada pela Portaria Unesp n° 555/2012, conta com 22 membros representantes das áreas administrativas de arquivo e de protocolo, jurídica, informática, financeira, e das áreas acadêmicas de ensino, pesquisa e extensão universitária. Conta, ainda, com representantes do CEDEM, da Secretaria Geral, do Curso de Arquivologia, do Campus de Marília e da Coordenadoria Geral de Bibliotecas. A CADA faz a interlocução entre a Unesp e o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, sendo, então a responsável pela implementação dos procedimentos de gestão documental na Universidade.
Neste relatório, sintetizamos as principais ações da CADA realizadas no ano de 2016 e que se voltaram para a implementação do uso da tabela de temporalidade de documentos da Unesp: atividades-meio; elaboração da tabela de temporalidade de documentos relativa às atividades-fim; contribuição para a elaboração da política de preservação digital e para a realização do I Fórum de Preservação Digital.
Em 2016, a CADA atuou em direção a duas grandes metas (propostas para o Plano de Desenvolvimento Institucional – PDI) e que foram: elaboração e revisão de procedimentos de gestão documental e, a Implantação da política de gestão documental.
Apresentamos ainda as atividades realizadas pelas subcomissões e grupos de trabalho submetidos a CADA, além de relacionar as consultas diversas recebidas pela CADA neste ano e o número de documentos de arquivo eliminados na Unesp.
1. Reuniões da CADA
Em 2016, a CADA se reuniu em 9 sessões mensais nas datas de 9 de fevereiro, 10 de março, 14 de abril, 12 de maio, 9 de junho, 11 de agosto, 15 de setembro, 20 de outubro e 24 de novembro. As reuniões foram presenciais e realizadas na sala do Conselho Universitário, na Reitoria da Unesp.
A CADA é composta por 22 membros, sob a presidência da Profa. Dra. Mariângela Spotti Lopes Fujita:
Mariângela Spotti Lopes Fujita (presidente da CADA) Alberto Rodrigues
Arie Dutra Storch
Bruno Yutaka Kashiwakura Fabiana Manfrim
Denise Aparecida Soares de Moura Flávia Maria Bastos
Gisleide Alves Anhesim Portes Helena Padovani Zani
José Carlos Abbud Gracio Maíra Gebara da Silva
Márcia Aparecida Maschio Rossi Maria Leandra Bizello
Maria Blassioli Moraes
Melyssa Claudia de Falchi Tomasini Patrícia Curuci
Rúbia Martins
Sonia Maria Troitiño Rodrigues Telma Campanha de Carvalho Madio Vagner Roberto de Moraes
Valdeci de Almeida Falcão Wellington de Pinho Moraes
2. Elaboração de procedimentos e instrumentos de gestão documental
• Publicação e divulgação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Unesp: Atividades-meio
Neste ano, o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Unesp: Atividades-meio foi publicado em livro. Com tiragem de 500 exemplares do instrumento, visamos facilitar seu uso pelas Seções Técnicas de Comunicações da Universidade e demais áreas administrativas e técnicas. A publicação foi impressa na gráfica da Unesp, localizada no Câmpus de Araraquara. O livro traz o plano de classificação, um índice remissivo e a tabela de temporalidade de documentos e foi produzido entre outubro de 2015 e outubro de 2016.
O plano de classificação e a tabela de temporalidade de documentos das atividades-meio foram aprovados através da Resolução Unesp n° 62, de 09 de outubro de 2015.
• Elaboração do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos da Unesp: atividades-fim.
Em 2016, demos continuidade à elaboração do plano de classificação e da tabela de temporalidade de documentos relativos às atividades-fim, sendo que os planos de classificação e as tabelas de temporalidade da Permanência Estudantil, da Gestão de Ensino de Graduação e da Gestão do Ensino da Pós-Graduação Lato Sensu e Gestão do Ensino da Pós-Graduação Stricto Sensu foram aprovadas pela CADA. Os planos de classificação e as tabelas relacionadas à Gestão da Pesquisa e da Gestão da Extensão estão em fase final de elaboração e serão finalizadas em 2017.
• Política de Preservação Digital de Documentos de Arquivo
Em 1° de março de 2016, foi publicada a Portaria U nesp n°81, de criação da Comissão para elaboração da Política de preservação digital de documentos de arquivo. Sob a presidência de José Carlos Abbud Gracio, a Comissão, submetida ao Gabinete do Reitor, tem a participação de alguns membros da CADA e terá até o mês de abril de 2017 para concluir os trabalhos e elaborar a política de preservação digital.
Em 31 de maio, esta Comissão realizou, com apoio da CADA, o I Fórum de Preservação Digital, realizado no auditório da Editora Unesp e com apoio da Fundação Vunesp, que reuniu os representantes da Unesp, José Carlos Abbud Gracio, Edberto Ferneda e Flávia Maria Bastos e ainda Carlos Augusto Silva Ditadi (Arquivo Nacional) que participaram de uma mesa de discussão na parte da manhã. O evento, aberto ao público, reuniu cerca de 60 pessoas.
No período da tarde, a Comissão participou de uma reunião fechada com Carlos Augusto Silva Ditadi.
• Instruções
A CADA elaborou duas novas Instruções, Instrução CADA nº 04, de 24 de março de 2016 que estabelece procedimentos quanto ao uso do verso da folha de documentos e a Instrução CADA/UNESP n° 5, de 19 de setembro de 2 016, que dispõe sobre a seleção da amostragem para guarda permanente de séries documentais destinadas para eliminação.
• Atualização do Sistema de Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD
Neste ano a CADA acompanhou a atualização do SIGAD com a implementação do vocabulário controlado dos documentos de arquivo e da tabela de temporalidade de documentos, além de sugerir a implementação de outras funcionalidades no sistema. Para tanto, houve a participação de comissionados da CADA em algumas reuniões com o Comitê Gestor do Sigad e o acompanhamento dos trabalhos junto a Fábio Mattar (técnico de informática responsável pelo SIGAD) e com o Prof. Walter Moreira (coordenador responsável pela elaboração do vocabulário controlado). Tais implementações ainda estão em andamento e deverão entrar em teste em início de 2017. Na seqüência será realizado treinamento para os funcionários das Seções Técnicas de Comunicações, quanto às implementações do SIGAD.
• Publicações Instrumentos de gestão de documentos de arquivo
Em outubro 2015, a CADA publicou o Manual de Protocolo e Normas Processuais da Unesp, revisado e ampliado. O Manual foi impresso pela Gráfica da Unesp,
localizada na FCL, Campus de Araraquara e distribuído para todas as Unidades da Universidade.
Em novembro de 2016, saiu à publicação Plano de Classificação e tabela de temporalidade de documentos da Unesp: atividades-meio, também na forma impressa e com distribuição prevista para todas as Unidades da Unesp.
3. Subcomissões e Grupos de Trabalho
Subcomissões
• Atualização e manutenção do vocabulário controlado de termos arquivísticos da Unesp - VTArq
O Vocabulário Controlado de documentos de arquivo foi atualizado considerando os documentos que constam do plano de classificação das atividades-meio e posteriormente foi incorporado ao SIGAD. Atualmente seu uso e aplicação, através do SIGAD, está em fase de teste e ajustes.
Subcomissão criada através da Portaria Interna CADA/UNESP n° 01, de 10 de março de 2014.
Membros:
Prof. Dr. Walter Moreira (coordenação) Luciana Beatriz Piovesan
Luciana Davanzo
Cristiane Toledo Franzolin Manfio Márcia Regina dos Santos Borgatto Vagner Roberto de Moraes
Sérgio Adriano Giroto Marques
• Grau de sigilo documental da UNESP
Subcomissão reestruturada através da Portaria Interna CADA/UNESP n° 01, de 20 de abril de 2016.
Membros:
Rúbia Martins (coordenação) Arie Dutra Storch
Bruno Yutaka Kashiwakura Gisleide Alves Anhesim Portes Helena Padovani Zani
Leopoldo Zuaneti
Márcia Aparecida Maschio Rossi Maria Leandra Bizello
Melyssa Claudia de Falchi Tomasini Rogério Luiz Buccelli
A subcomissão foi reestruturada em 2016, visando responder à legislação estadual e federal a respeito do acesso à informação e dos documentos com grau de sigilo.
• Plano de classificação e tabela de temporalidade de atividades-fim da UNESP Subcomissão criada através da Portaria Interna CADA/UNESP n°02, de 27 de abril de 2013.
Membros:
Profa. Dra Maria Leandra Bizello (coordenação) Natália Marinho do Nascimento
Maíta Elena Tosta Graciano Bruna Gisele Motta
Michele Brasileiro Gerônimo Isabella Gelás Ciocca
Num primeiro momento a subcomissão trabalhou na elaboração do plano de classificação e da tabela de temporalidade da Unesp: atividades-fim. A partir de 2015, a especialista em organização de arquivos, Maria Blassioli Moraes, deu continuidade ao trabalho de elaboração dos instrumentos. O trabalho continuou sob a coordenação da Profa. Dra. Maria Leandra Bizello.
• Grupo de Trabalho
Grupo de Trabalho orientação da gestão documental com relação ao plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos.
O Grupo de Trabalho tem por objetivo a definição de procedimentos e orientações para execução da gestão documental em arquivos da Unesp mediante aplicação do plano de classificação e tabela de temporalidade dos documentos com a participação dos responsáveis em grupo que atenda às Unidades de modo regionalizado.
Em 2016, o Grupo de Trabalho realizou reuniões por videoconferência e foi responsável pela elaboração da Instrução CADA 05/2016.
Composição
Profa. Dra. Maria Leandra Bizello – FFC / Câmpus de Marília Profa. Dra. Sonia Troitiño – FFC / Câmpus de Marília
Maria Blassioli Moraes - Reitoria
Valéria Aparecida Furlan – IQ / Campus de Araraquara Márcia Borgatto – FCA / Câmpus de Botucatu
Cristiane Toledo Franzolin Manfio – FCL / Câmpus de Assis Valdelice Ramos – FM / Câmpus de Botucatu
Francisco de Souza Guimarães – FE / Câmpus de Ilha Solteira (a confirmar)
Keller Alessandra Zanete Kavalchuk Policarpo – FCT / Câmpus de Presidente Prudente João Luis Rigo Pereira – FCL / Campus de Araraquara
4. Consultas
Em 2016, a CADA recebeu 52 consultas e em sua maioria foram encaminhadas pelas Seções Técnicas de Comunicações – STCOM (70%) e pelo Serviço de Informação ao Cidadão - SIC (14%), por áreas da Universidade, como: PROGRAD, CRH, AI, Comitê Gestor do Repositório Institucional da Unesp (12%) e por órgãos externos como o Arquivo Público do Estado de São Paulo (4%). As solicitações versaram sobre temporalidade e destinação final dos documentos (34%), acesso à informação (20%), classificação de documentos (18%), normas processuais e de protocolo (16%), preservação de documentos (8%), Sigad (2%) e CADA (2%), conforme gráfico abaixo:
Origem das solicitações
70% 14%
12% 4%
STCom SIC
Outras áreas - interno Externo
5. Eliminação de documentos
Neste ano a CADA recebeu 09 solicitações para eliminação de documentos e enviadas por 08 diferentes Unidades, sendo que todas foram aprovadas pela CADA.
As Unidades que solicitaram eliminação foram: Instituto de Biociências, Câmpus de Litoral Paulista; Instituto de Química, Câmpus de Araraquara; IBILCE, Câmpus de São José do Rio Preto; Reitoria, São Paulo;
Faculdade de Medicina, Câmpus de Botucatu;
Faculdade de Ciências Agronômicas, Câmpus de Botucatu; Instituto de Biociências, Câmpus de Rio Claro;
Faculdade de Odontologia, Câmpus de Araçatuba. Motivo da consulta 8% 20% 18% 34% 16% 2% 2% Preservação de documentos Acesso à informação
Classificação dos documentos
Temporalidade e destinação final dos documentos Normas processuais e de protocolo
SIGAD
A Faculdade de Ciências Agronômicas, Câmpus de Botucatu, fez duas solicitações durante o ano. Das nove solicitações de eliminação encaminhadas, duas não foram realizadas por motivo de organização interna de trabalho das Seções Técnicas de Comunicações das Unidades e foram elas: Instituto de Biociências, Câmpus do Litoral Paulista e Instituto de Química, Câmpus de Araraquara.
Duas outras Unidades que solicitaram eliminação, Instituto de Biociências (Campus de Rio Claro) e Faculdade de Odontologia (Câmpus de Araraquara) ainda não concluíram o processo de eliminação dos documentos, o que deve ocorrer em 2017.
Diante disto, temos que quatro Unidades Universitárias foram responsáveis pela eliminação de mais de 20 mil documentos entre processos e documentos avulsos, conforme gráfico a seguir:
Unidade
Quantidade de documentos eliminados, por item (processos e/ ou documentos avulsos)
IBILCE, Câmpus de São
José do Rio Preto 100
Reitoria, São Paulo 7.404
Faculdade de Medicina, Câmpus de Botucatu 12.493 Faculdade de Ciências Agronômicas, Câmpus de Botucatu 2.036 Total 22.033
Quantidade de documentos eliminados e as respectivas unidades universitárias 0% 34% 57% 9%
IBILCE, Câmpus de São José do Rio Preto;
Reitoria, São Paulo;
Faculdade de Medicina, Câmpus de Botucatu; Faculdade de Ciências Agronômicas, Câmpus de Botucatu;
Foram eliminados processos e documentos avulsos dos anos de 1982 a 2010, de diversas séries documentais como:
03.02.02.18 - processo de promoção por desenvolvimento
06.01.08.03 - ofício, carta, requerimento, moção ou voto, abaixo-assinado, mensagem por e-mail
04.01.04.02 - processo de aquisição de material de consumo 04.01.04.03 – processo de aquisição de material permanente 04.01.05.01 – processo de contratação de obra
04.01.05.03 - processo de contratação de serviço técnico profissional especializado 04.01.05.05 – processo de contratação de serviços comuns
04.02.03.02 – processo de transferência de bens patrimoniais 04.02.04.01 – processo de baixa patrimonial
04.05.05.04 – processo de autorização para terceiros e funcionário em caso de excepcionalidade dirigir veículo oficial
05.02.01.17 – processo de pagamento de diárias 05.02.03.02 – processo de adiantamento
04.01.04.01 – processo de aquisição de bens de informática e automação
04.01.05.02 – processo de contratação de serviço de informática e de automação 04.04.06.06 – processo de permissão de uso de imóvel
05.02.01.19 – processo de pagamento de impostos de taxas 05.02.01.02 - comprovante de pagamento
05.02.01.03 - extrato bancário (mensal e diário) 05.02.01.04 – guia de recebimento
05.02.08.06 – recibo de pagamento de taxas 06.01.04.01 – relação de remessa de documentos 03.05.03.10 – relação de valores consignados 05.03.01.01 – balancete
04.03.01.01 – balancete mensal de movimentação de materiais 04.03.01.03 – nota de fornecimento de material de consumo 04.03.01.04 – nota de fornecimento de material permanente 05.02.04.01 – processo de prestação de contas de adiantamento
04.01.03.03 - processo de registro cadastral de fornecedores (CAUFESP – Cadastro Unificado de Fornecedores do Estado de São Paulo)
03.06.01.06 – processo para obtenção de licença de funcionamento para produtos químicos controlados pelo Ministério da Justiça – Departamento de Polícia Federal – Sistema Nacional de produtos Químicos
03.03.02.09 – processo de concessão de auxílio funeral
04.01.05.03 - processo de contratação de serviço técnico profissional especializado 04.02.03.02 – processo de transferência de bens patrimoniais
05.02.01.17 – processo de pagamento de diárias
07.00.06.05 – processo de manutenção de telefonia e rede
6. Atividades previstas para 2017
Entre as principais atividades previstas para o ano de 2017, estão:
• Finalização da elaboração do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos da Unesp: atividades-fim e posterior aprovação pelo Conselho Universitário e publicação de Resolução no Diário Oficial do Estado;
• Elaboração da publicação impressa (livro) Plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos da Unesp: atividades-fim;
• Elaboração da publicação impressa (livro) Vocabulário controlado dos documentos de arquivo - VTarq;
• Levantamento do perfil de servidores das Seções Técnicas de Comunicações de todas as Unidades da Universidade;
• Realização de treinamento presencial para as Seções Técnicas de Comunicações sobre alterações realizadas no SIGAD e relacionadas à implementação do vocabulário controlado de documentos de arquivo e a tabela de temporalidade de documentos;
• Realização de treinamento à distância para as Seções Técnicas de Comunicações sobre o uso do plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos da Unesp: atividades-fim;
• Realização de Workshop, para comunidade Unesp, a respeito da Lei de Acesso à Informação e SIC na Unesp;
• Acompanhamento da aplicação do plano de classificação e da tabela de temporalidade de documentos da Unesp: atividades-meio.
Entre as atividades de rotina, constam os recebimentos de informações e consultas diversas a respeito da gestão dos documentos de arquivo; emissão de informação e deliberação, em reunião da CADA, a respeito da eliminação de documentos; realização de reuniões da Comissão e, divulgação sobre as ações da CADA e sobre as normas e procedimentos de gestão de documentos.
