MANUAL DE ARRECADAÇÃO DO
CREDENCIADO
VERSÃO
JANEIRO/2018
RECOMENDAÇÕES ESPECIAIS!
• A Transmissão é tão importante quanto o Depósito, pois sem a transmissão é impossível dar baixa nas faturas pagas pelos clientes. O prejuízo decorrente da falta de transmissão é de inteira responsabilidade do credenciado. Para realizar a transmissão, quando a tela estiver em LEIA O BOLETO ou CAIXA FECHADO, tecle [1] e pressione a tecla [Enter], de cor verde.
• Durante o fechamento do Caixa é obrigatória a realização da transmissão pelo credenciado. A transmissão manual deve ser realizada pressionando as teclas [1] e
[Enter].
• Os canhotos das contas recebidas devem ser guardados separadamente por dia. Não devem ser misturados canhotos de contas recebidas em datas diferentes. Os canhotos devem ser guardados de modo a facilitar a busca de qualquer um deles, quando solicitado pela CELPE.
• Os canhotos devem ser arquivados pelo prazo mínimo de 1 (um) ano, a contar da data de recebimento, após este período podem ser destruídos ou incinerados.
• Não rasure os códigos de barras dos canhotos, nem grampeie sobre o código de barras.
• Nos recebimentos de faturas CELPE através da 2ª Via de Pagamento emitida no POS, deverá ser destacado o código de barra e arquivado junto com a via de Caixa, pelo prazo mínimo de 01 (um) ano.
• Não é permitido o recebimento de faturas ou boletos sem a apresentação pelo cliente do documento original. Dessa forma o credenciado não poderá registrar um recebimento apenas com o código de barras (linha digitável) informado pelo cliente.
• Anexe os comprovantes de depósito dos valores recebidos dos clientes, devidamente autenticados pelo banco, ao Relatório de Caixa Final impresso no POS.
• Por medida de segurança, sempre que o credenciado se ausentar deverá deixar a máquina (POS) na tela TECLE ENTER, para isso basta apertar [4]. Assim, o equipamento ficará bloqueado até que o credenciado digite sua senha para realizar as atividades.
• Caso ocorra qualquer problema no POS o credenciado deverá procurar o suporte, ligando para o número 0800 282 1166 ou enviando e-mail para
redecelpeservicos@neoenergia.com .
• O procedimento citado no item anterior deverá ser adotado também no caso de esquecimento da senha pelo credenciado.
RECOMENDAÇÕES ESPECIAIS!
• A administração da rede deve ser informada sempre que houver alterações nos dados do credenciado, a exemplo de mudança de endereço, contrato social da empresa, conta corrente ou qualquer outra informação que conste no contrato.
• Os credenciados devem evitar a inclusão do CNPJ da empresa e do CPF dos sócios no banco de dados da SERASA.
• O pagamento da comissão do credenciado está condicionado à apresentação da NOTA FISCAL DE SERVIÇOS. Os dados para emissão da nota fiscal devem ser extraídos do POS entre o 2º e o 5º dia útil do mês subsequente. O credenciado deve evitar a ligação para consulta destes dados, uma vez que os mesmos podem ser obtidos diretamente no POS.
• O não cumprimento das rotinas constantes neste manual pode causar prejuízo ao credenciado e/ou levar ao descredenciamento pela CELPE.
• Em caso de dúvidas, leia este MANUAL antes de recorrer ao suporte HELP DESK.
04
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO... 1.1 Principais contatos... 2. GLOSSÁRIO... 3. EQUIPAMENTOS... 4. INSTALAÇÃO DO EQUIPAMENTO... 4.1 Portas de conexão... 4.2 Conexão por linha telefônica... 4.3 Conexão leitor de código de barras (pistola)... 4.3.1 Instalação do leitor de código de barras (pistola)... 4.3.2 Instruções para uso do leitor de código de barras (pistola)... 4.4 Conexão da fonte de alimentação... 4.4.1 Instruções para conectar o POS a uma fonte de alimentação... 4.5 Instalação da bobina de papel térmico...5. OPERAÇÕES DO POS...
5.1 Abrindo a máquina... 5.2 Fechamento de caixa... 5.3 Transmitir... 5.4 Recebendo boletos... 5.5 Recargas (crédito digital)... 5.5.1 Como realizar uma recarga... 5.6 Via para pagamento (2º via Celpe)... 5.7 Mensagens e tipos de erros do POS...
6. OPERAÇÕES ESPECIAIS...
6.1 Estorno... 6.2 Reimpressão do comprovante ... 6.3 Informe de depósito...
7. OPERAÇÕES DE IMPRESSÃO...
7.1 Caixa atual de arrecadação... 7.2 Ultimo caixa de arrecadação... 7.3 Consulta de recebimento...
8. REPASSE... 8.1 O que é sangria?...
8.2 Como realizar o depósito? ...
9. DOCUMENTOS À DISPOSIÇÃO NO ESTABELECIMENTO... 10. OUTRAS INFORMAÇÕES IMPORTANTES...
10.1 Identificação do ponto credenciado Celpe Serviços... 10.2 Fiscalização da Celpe... 10.3 Pedido de Material...
11. PAGAMENTO PELO SERVIÇO PRESTADO... 11.1 Descrição do serviço na nota Fiscal...
11.2 Prazo de lançamento da Nota Fiscal (portal do fornecedor)... 11.3 Erro na Nota Fiscal ou pagamento...
12. PORTAL DO FORNECEDOR ... 05 05 06 03 08 08 08 09 09 10 11 11 12 14 14 14 15 16 17 18 19 21 23 23 24 24 26 26 26 27 29 30 30 32 33 33 33 33 34 34 36 36 37
1. INTRODUÇÃO
• Este documento contém as informações básicas e os procedimentos necessários para o processo de recebimento de faturas e venda de recarga digital para telefonia móvel, compreendendo, entre outros, a transmissão dos dados e o repasse dos valores arrecadados.
• Para efeito de controle da arrecadação e do atendimento comercial, o CREDENCIADO será identificado na CELPE, por meio do código do AA, que é composto por 4 caracteres e do PA que é composto por 5 caracteres.
• A CELPE, visando dar condição ao credenciado de prestar um serviço de qualidade aos clientes que procuram seu estabelecimento para pagamento de contas, disponibiliza os telefones abaixo para solicitação de materiais e esclarecimento de dúvidas sobre o funcionamento da Rede Celpe Serviços.
1.1. Principais Contatos
1.1.1 Telefones
O Help Desk funciona todos os dias úteis, das 08 às 12h e das 13h30 às 17h30, nas sextas-feiras o suporte funciona até às17h, nos telefones abaixo:
Help Desk
Ligue grátis de qualquer fixo: 0800 282 1166 Nosso Celular: 81 99707-0076 (Operadora Claro)
Fax (81) 3217 6091
OBS: O telefone do Help Desk para o Atendimento Comercial é o mesmo da regional de
cada credenciado (ver pagina 32).
1.1.2 Endereço
Para envio de correspondências, nota fiscal* e equipamentos, utilizar o endereço abaixo:
OBS.: Notas fiscais devem ser enviadas para a sala 105.
1.1.3 E-mail
Também é possível entrar em contato através do e-mail abaixo:
2. GLOSSÁRIO
Help Desk: Serviço de atendimento aos credenciados, realizado através dos telefones 0800 282
1166 ou 81 99707-0076, para informações sobre Arrecadação.
Boletos: Documento apresentado pelo cliente para pagamento. O POS fornecido pela CELPE
refere-se genericamente a boletos, refere-sendo importante fazer a refere-seguinte distinção dentre os documentos de pagamento:
Carnês/Assemelhados: contas de concessionárias, denominada de fatura neste manual. Exemplo:
CELPE, OI Fixo, OI Móvel, COMPESA.
Ficha de Compensação: título de cobrança pagável na rede bancária. Um documento deste tipo
apresenta, no seu rodapé, a seguinte inscrição: “Ficha de Compensação”.
Boleto para Repasse: Documento, do tipo “ficha de compensação”, fornecido pela CELPE para
repasse do produto da arrecadação pelos credenciados, através de pagamento na rede bancária. O boleto para repasse é disponibilizado ao credenciado com os campos “vencimento” e “valor” em branco; esses campos devem ser preenchidos pelo credenciado de acordo com a sua necessidade.
Sangria: Depósito ou repasse do produto da arrecadação para a conta bancária da CELPE, na mesma
data em que ocorreu a arrecadação.
Transmissão: Envio das informações contidas no POS. Pode ser realizada acessando o menu
“Operações” e selecionando a opção “Transmitir”.
Limite Diário de Arrecadação: Valor máximo que pode ser arrecadado por dia através do POS. É
configurado no POS e permite o bloqueio automático da arrecadação quando o somatório dos documentos arrecadados atingirem o valor configurado.
Fechamento de caixa: Momento em que o POS realiza a consolidação dos valores arrecadados
durante o dia e emite o documento com a totalização dos valores e quantidades dos recebimentos daquele dia.
3. EQUIPAMENTOS
A CELPE fornece ao credenciado um kit básico de equipamentos que será usado para realizar as atividades de arrecadação de contas e atendimento comercial composto dos seguintes itens:
Terminal (POS)
Leitor de Código de Barras (Pistola)
Pacote De Força
Cabo de Força e linha telefônica Universal
Bobina de Papel Térmico (rolo de papel) Material de Comunicação
4. INSTALAÇÃO DO
EQUIPAMENTO
4.1. Portas de conexão
As portas de conexão estão localizadas na parte inferior do terminal onde há uma cavidade contendo entradas para diversos tipos de dispositivos. Observar que para cada porta há um desenho ou texto representativo indicando a funcionalidade de cada uma delas.
As principais portas de conexão do POS utilizadas para a correta operação das atividades na rede credenciada Celpe Serviços são PORTA DE CONEXAO COM A LINHA TELEFÔNICA, PORTA DE CONEXÃO COM O LEITOR DE CÓDIGO DE BARRAS e PORTA DE CONEXÃO COM A FONTE DE ALIMENTAÇÃO.
4.2. Conexão linha telefônica
Devido a dificuldade de conexão que algumas cidades têm com as operadoras de telefonia móvel, alguns POS irão funcionar apenas com a linha telefônica, através de internet discada. Esta linha deve estar livre de ruídos ou interferências e não ocupada durante a transmissão dos dados.
Para a correta instalação da linha telefônica na porta de conexão do POS seguir os seguintes passos:
A) Conecte uma das extremidades do cabo telefônico na porta de comunicação do POS referente à linha telefônica. Observe o desenho de um telefone na entrada da porta de conexão conforme a figura abaixo.
4. INSTALAÇÃO DO
EQUIPAMENTO
B) Conecte a outra extremidade do cabo telefônico em um ponto de conexão com a linha telefônica local. O POS está pronto para estabelecer comunicação.
O sucesso da comunicação não depende apenas desta instalação; o POS deve estar corretamente configurado e a linha telefônica em bom estado de funcionamento.
É recomendado que haja uma linha telefônica disponível dedicada ao POS e a utilização de um filtro de linha para diminuir os ruídos; o uso compartilhado da linha pode interferir na comunicação.
4.3. Conexão leitor de código de barras (PISTOLA)
O POS possui uma porta de conexão para instalação de equipamentos periféricos. A Rede Celpe Serviços fornece ao credenciado um leitor de códigos de barras (pistola) que serve para realizar a captura dos dados do documento apresentado pelo cliente para pagamento, facilitando a tarefa de arrecadação e reduzindo os erros ocasionados pela digitação manual.
4.3.1. Instalação do leitor de código de barras (PISTOLA)
Certifique que o POS esteja DESLIGADO. Conecte a extremidade do cabo da pistola na porta de conexão USB. Observe a figura a seguir:
4. INSTALAÇÃO DO
EQUIPAMENTO
Acomode a pistola em um lugar plano e rígido próximo ao POS para evitar que o mesmo deslize durante a passagem do documento (não posicione a pistola em locais onde haja incidência direta de raio solares).
Ao ligar o POS automaticamente a pistola terá seu sistema iniciado. Caso a conexão tenha sido efetuada corretamente um "BEEP" será emitido pelo equipamento e uma luz verde (LED) será acesa.
Para poder utilizar a pistola será necessário ligar para o 0800 282 1166 ou 81 99707-0076 e efetuar os procedimentos de configuração.
4.3.2. Instruções para uso do leitor de código de barras (PISTOLA)
Após instalado e devidamente configurado, use as instruções a seguir para efetuar a leitura de código de barras:
USB
A) Aponte o leitor para o código de barras
4. INSTALAÇÃO DO
EQUIPAMENTO
Caso o credenciado não possua o leitor de código de barras ou o leitor disponível apresente defeito, o mesmo deverá solicitar o referido equipamento através do
redecelpeservicos@neoenergia.com
4.4. Conexão da fonte de alimentação
Após a conexão dos dispositivos periféricos, o POS deve ser conectado à fonte de alimentação para que entre em operação.
A utilização de uma fonte de alimentação especificada incorretamente pode danificar o POS ou fazer com que não funcione adequadamente. Sempre utilize a fonte de alimentação equivalente ao modelo do equipamento fornecido pela CELPE.
4.4.1. Instruções para conectar o POS a uma fonte de alimentação
A) Insira o corpo redondo do conector na porta de alimentação, identificada pelo ícone representado conforme a figura a seguir.
B) Aponte o laser para o código de barras. Em seguida pressione o botão para transmitir os dados
4. INSTALAÇÃO DO
EQUIPAMENTO
B) Direcione o cabo através do CLIP, para prender o cabo de força. Isso evita que o conector solte, em caso de um movimento mais brusco no cabo de alimentação, evitando assim que o POS desligue.
C) Insira o cabo de força de corrente alternada no pacote de força (fonte de alimentação), e conecte em uma tomada da parede ou ao protetor de sobre tensão. Observe o padrão da fonte de alimentação que é fornecido e conecte corretamente a uma tomada adequada.
Não tente forçar a conexão com uma tomada de diferente padrão; evite o risco de choque elétrico, bem como o dano do equipamento.
Caso identifique alguma dificuldade ou problema, como a não inicialização de qualquer um dos itens descritos neste guia, o credenciado deve entrar em contato com o Help Desk - Arrecadação, através do 0800 282 1166.
4.5. Instalação da bobina de papel térmico
A) Pressione o botão na lateral do terminal para destravar a tampa do rolo de papel, em seguida, levante-a e vire-a para trás.
4. INSTALAÇÃO DO
EQUIPAMENTO
B) Retire a bobina parcial de papel da bandeja da impressora levantando a tampa do compartimento (a trava pode estar na lateral ou na parte superior).
C) Feche a tampa do compartimento de papel térmico do POS, pressionando cuidadosamente até se ouvir um clique. Para evitar que a tampa do compartimento danifique a bobina de papel, pressione cuidadosamente na ponta da tampa da impressora até fechá-la.
D) Rasgue o excesso de papel com o uso da fita metálica serrilhada do equipamento POS. O POS está pronto para realizar impressões.
Observação: Quando o seu estoque de bobinas estiver na metade, por gentileza solicitar
antecipadamente através do redecelpeservicos@neoenergia.com.
Nunca deixar zerar o seu estoque para pedir. Após sua solicitação, o prazo de entrega dos correios são de até 5 dias úteis a partir da data de postagem.
5. OPERAÇÕES DO POS
5.1. Abrindo a Máquina
A abertura da máquina é feita através da tecla Enter na tela TECLE ENTER; neste momento o POS solicitará ao credenciado uma senha de acesso (a senha é sempre de 6 algarismos). O credenciado deverá digitar sua senha e pressionar a tecla Enter novamente.
A máquina é entregue ao credenciado com a senha “000000” que deverá ser alterada pelo credenciado durante a instalação do equipamento. Se a senha for fornecida incorretamente por 5 (cinco) vezes, o POS será automaticamente bloqueado e sua liberação só poderá ser feita através do Help Desk – Arrecadação.
Após a abertura da máquina, uma das seguintes mensagens poderá aparecer na tela:
Leia o Boleto: indica ao credenciado que a máquina encontra-se apta a receber boletos e a
realizar serviços.
Transmitir: indica que há boletos arrecadados no expediente anterior que não foram
transmitidos. Neste caso, deve-se efetuar a transmissão pressionando a tecla “Enter”. Só após a transmissão dos boletos do expediente anterior é que a máquina estará apta a ser usada pelo credenciado.
Unidade Descredenciada: indica que o POS foi bloqueado e que o credenciado deve
entrar em contato com o suporte da CELPE através dos meios já informados e certificar-se da conciliação dos valores arrecadados e depositados.
Na primeira abertura do dia a máquina (POS) emitirá o relatório de Abertura do Caixa. Caso exista algum "Aviso de Sistema" enviado pelo suporte da CELPE, este será impresso antes do referido relatório.
5.2. Fechamento de Caixa
O Fechamento de Caixa deve ser realizado preferencialmente junto com o encerramento das demais atividades do estabelecimento comercial, seguido, obrigatoriamente, da realização da última transmissão de dados.
Para realizar esta operação seguir os passos abaixo:
Na tela “Leia o Boleto”, selecione OPE (aperte o número 1);
Na tela “Operações”, selecione Fechar Caixa (aperte o número 2) e em seguida aperte Enter;
5. OPERAÇÕES DO POS
Na tela “Fechar Caixa”, selecione Todos (aperte o número 1) e aperte Enter;
O POS irá solicitar que confirme o Fechamento de Caixa.
Note que é possível fechar somente o caixa de Arrecadação ou de Serviço, porém recomendamos selecionar sempre a opção “Todos” os caixas.
5.3. Transmitir
Através dessa opção o credenciado efetua a transmissão das faturas e boletos recebidos para o servidor da rede. Apenas através da transmissão, as faturas e os boletos pagos na rede credenciada poderão ser baixadas junto às empresas de origem. Ao final da transmissão é impresso um relatório mostrando quantos faturas/boletos recebidos e/ou estornados foram transmitidos.
Ao longo do dia, a fim de que o POS não fique sobrecarregado, serão efetuadas duas transmissões automáticas (sendo necessário o POS estar conectado à linha telefônica ou Chip).
Para realizar a transmissão, é necessário que o operador do POS acesse o menu <Operações> , selecione a operação transmitir e pressione <ENTER>.
Havendo qualquer problema de transmissão, o credenciado deverá entrar em contato imediatamente com o HELP DESK através do telefone 0800 282 1166.
A última transmissão deverá ser feita diariamente após o Fechamento de Caixa, a partir desse momento, o POS não realizará mais nenhuma operação de recebimento. O relatório
Na tela “Leia Boleto”, acessar o menu <Operações> pressionando a tecla 1
Na tela “Operações”, selecionar a opção <Transmitir> pressionando a tecla 1. Pressione <ENTER (BOTÃO VERDE)> e aguarde a impressão do comprovante.
5. OPERAÇÕES DO POS
emitido será utilizado para auxiliar o credenciado na realização do repasse da arrecadação.
Os Credenciados que atuam como correspondente bancário, arrecadando boletos bancários/fichas de compensação, devido à natureza dos documentos que arrecadam, devem realizar, obrigatoriamente, a última transmissão do seu movimento no mesmo dia em que arrecada.
Quando não houver nenhum boleto a ser transmitido, o comprovante conterá a mensagem “Não Havia Documentos Para Transmissão”.
5.4. Recebendo Boletos
O credenciado deverá receber os boletos do tipo carnê e assemelhado (Celpe, Compesa, OI Fixo e OI Móvel), independentemente da data do vencimento das mesmas, obedecendo as seguintes instruções:
A) Somente efetuar o recebimento dos valores expressos nas faturas, sendo-lhe proibido receber quaisquer outras quantias dos clientes;
B) Antes de realizar a autenticação no POS, confirmar se o valor da fatura e o valor efetivamente entregue pelo cliente são iguais, evitando estornos e, principalmente, prejuízo para o credenciado que é o responsável pelas diferenças que porventura sejam detectadas;
C) Não conceder descontos por antecipação de pagamento, nem exigir acréscimos não previstos nas respectivas faturas;
D) Recusar recebimento de faturas que apresentem rasuras, emendas ou quaisquer outras anotações ou observações que restrinjam ou condicionem o recebimento;
E) Para as faturas da Celpe, caso não seja possível a leitura do código de barras através do leitor, o credenciado deverá solicitar a segunda via da fatura no POS a fim de evitar erros de digitação. Lembrar que em caso de recebimento de 2ª via emitida no POS, deverá ser destacado o código de barra e arquivado junto com a via de Caixa
F) O recebimento dos valores das faturas deverá ser feito em espécie. O recebimento em
cheques é proibido.
G) Não é permitido o recebimento de faturas ou boletos sem a apresentação pelo cliente do documento original. Dessa forma o credenciado não poderá registrar um recebimento apenas com o código de barras (linha digitável) informado pelo cliente.
Para receber boleto execute os seguintes passos:
5. OPERAÇÕES DO POS
Se o código de barras estiver rasurado, rasgado, de tal forma que o leitor não consiga efetuar sua leitura, o credenciado deverá digitar a linha de números (composta de 4 grupos) que fica acima do código de barras. Para isso selecione a opção “Man” (aperte o número 3 e escolha o tipo de boleto (Carnês e Assemelhados ou Ficha de Compensação). Será solicitada a digitação dos 4 grupos separadamente. Após digitar cada grupo teclar Enter para passar para o grupo seguinte. Se o grupo foi digitado incorretamente a máquina irá solicitar a sua redigitação. A digitação do código de barras pode ser cancelada através da tecla “Cancel”.
Confira o valor da conta e o convênio e tecle Enter;
Na tela “Forma Pagto”, selecione a forma Dinheiro (1) e tecle Enter;
Na tela seguinte irá aparecer o valor da conta;
Receba a quantia em dinheiro e confira o valor entregue pelo cliente;
Digite o valor entregue pelo cliente e aperte Enter;
Se o valor fornecido for igual ao valor do lote, o POS emitirá o comprovante;
Se o valor fornecido for maior do que o valor do lote, o POS passará para a tela “Informação
de troco”, onde será mostrado o valor do troco que o credenciado deve entregar ao cliente.
Passe o troco para o cliente e tecle Enter para imprimir o comprovante;
Destaque o comprovante do cliente e grampeie na conta que será devolvida ao mesmo;
Depois disso, aparecerá a mensagem “Destaque Recibo e pressione Enter”;
Para cada conta do lote, destaque o comprovante “Via de Caixa” e grampeie no canhoto da conta que será guardado pelo credenciado;
5.5. Recargas (Crédito Digital)
O serviço de Crédito Digital, que também é conhecido como recarga de celular, possibilita ao credenciado realizar recarga de crédito para celulares.
Uma vez que recargas são caracterizadas como serviços, o valor das recargas é totalizado no caixa final de serviços, então, para realização do depósito do movimento do dia, o credenciado deve somar o valor do caixa final de serviços com o valor do caixa final de
arrecadação.
5. OPERAÇÕES DO POS
O sistema não permite que se realize mais de uma recarga consecutiva para o mesmo número de telefone. Esta restrição é aplicada pela operadora (Oi, Vivo, Tim, Claro, etc) para impedir que ocorram duplicações indevidas de recargas.
5.5.1. Como realizar uma recarga
Para realizar recargas o credenciado deve utilizar o menu de serviços, selecionar a operadora para a qual o cliente solicitou recarga e posteriormente escolher o valor desejado na lista que se apresenta no POS. O próximo passo será a digitação da linha do cliente com código de área (DDD). Veja mais detalhes no passo a passo abaixo.
Depois de confirmada a recarga, não é mais possível cancelar e nem realizar estorno, portanto, para evitar erros, o cliente deverá escrever o número da linha que receberá a recarga ou apresentar algum material onde o número da linha esteja impresso para que o credenciado copie.
Na tela “Leia Boleto”, acessar o menu <Serviços> pressionando a tecla 2
Na tela “Convênios”, selecionar a opção <Recarga RV> e apertar no botão verde.
Na tela “Recarga RV”, selecionar o convênio da operadora desejada e pressionar o botão verde.
Na tela “Valor Seleção”, selecionar o valor desejado e pressionar o botão verde.
5. OPERAÇÕES DO POS
5.6. Via para pagamento (2ª Via Celpe)
Esse serviço é utilizado para informar ao cliente o seu débito junto à Celpe ou para emitir uma 2ª via de fatura por ele solicitada. Caso a fatura apresentada pelo cliente para pagamento esteja com o código de barras rasurado, recomenda-se a emissão de uma 2ª via. Para emitir a 2ª via de fatura Celpe executar os seguintes passos:
Na tela “DDD”, digitar o código de área/DDD com dois dígitos e pressionar o botão verde.
Na tela “Telefone”, digitar o telefone com nove dígitos e pressionar o botão verde.
Será solicitado que o número de telefone seja digitado novamente.
Na tela “Telefone”, digitar o telefone com oito dígitos e pressionar o botão verde.
5. OPERAÇÕES DO POS
O POS emitirá a segunda via da fatura contendo todas as informações do cliente, do consumo e o código de barras. O código de barras deverá ser destacado e arquivado junto com a via de Caixa, pelo prazo mínimo de 01 (um) ano.
Na tela “Leia Boleto”, acessar o menu <Serviços> pressionando a tecla 2
Na tela “Convênios”, selecionar a opção <Celpe> e pressionar a tecla verde.
Na tela “Celpe”, selecionar <Via para
Pagamento> e pressionar o botão verde.
Na tela “Contrato”, digitar o número do contrato ou conta contrato e pressionar o botão verde.
• Selecionar uma ou mais das faturas apresentadas, usando as setas de direção e pressionando <ENTER>.
• Caso o cliente deseje apenas informar-se das faturas em aberto, não realizar qualquer seleção e passar para o Passo 6.
OBS: As faturas selecionadas apresentarão o sinal “*” ao lado. • Selecionar a opção <Concluir> e pressionar o botão verde.
• O POS discará para a Central solicitando os dados relativos àquele contrato. Se não existirem débitos ou se os mesmos não puderem ser fornecidos, o sistema retornará a mensagem “Não há segunda via disponível”. Se existirem débitos surgirão na tela do POS todas as contas pendentes do contrato solicitado.
5. OPERAÇÕES DO POS
MENSAGENS E TIPOS DE ERROS DO POS
As mensagens a seguir são exibidas nesta ordem sempre que uma transação
(transmissão arrecadação ou execução de serviço online) é feita no POS com sucesso:
1 - DISCANDO...
2 - CONECTANDO...
3 - AUTENTICANDO...
4 - CONECTANDO HOST...
5 - TRANSMITINDO... 6 - RECEBENDO...
Obs: A comunicação do POS com o servidor da CELPE só é estabelecida a partir do passo 5
em diante. Os passos anteriores, trata-se de mensagens para estabelecer a comunicação e os erros apresentados durante estes passos tem origem diretamente ao ambiente externo ao servidor (qualidade da linha telefônica, configuração do POS, mal funcionamento do POS, instabilidades com a operadora, dentre outros).
MENSAGEM DE ERRO DO
POS
O QUE SIGNIFICA? COMO PROCEDER
FALHA NA RECEPÇÃO
A comunicação do POS com o Servidor da CELPE foi interrompida por alguma falha na transação ou queda na chamada. Sendo alguma falha no componente do Servidor, a mensagem de erro aparecerá para todos os credenciados que estiverem realizando a mesma transação.
O credenciado deverá proceder com uma nova tentativa, caso o erro se repita, entrar em contato com a Equipe da Rede CELPE Serviços, através do 0800 2821166, informando o numero do PA e qual operação estava sendo realizada.
PROBLEMA NO SERVIDOR
Esta mensagem está associada a algum problema no servidor da CELPE e a mensagem será exibida em todos os pontos que realizarem esta mesma transação
O credenciado severá entrar em contato com a Equipe da Rede CELPE Serviços, através do 0800 2821166, para que possa avaliar a origem do problema
FALHA NA AUTENTICACA
O DO USUARIO
Por algum motivo (geralmente má qualidade de sinal da operadora, ruído na linha telefônica), os dados, por sofrer esta interferência, chegam a operadora com as informações divergentes, o sistema da operadora nega o acesso aquela chamada. Esta mensagem também poderá ser exibida caso sejam informados no POS o nome do usuário e senha incorretos no momento de sua configuração.
O credenciado deverá realizar novas tentativas. Caso continue, entrar em contato com a Equipe da Rede CELPE Serviços, através do 0800 2821166.
5. OPERAÇÕES DO POS
MENSAGEM DE
ERRO DO POS O QUE SIGNIFICA? COMO PROCEDER
CENTRAL OCUPADA
Esta mensagem é apresentada, quando o tronco de telefonia local da operadora atingiu seu limite máximo de transações simultâneas e por este motivo não há como tratar aquela chamada no momento. Esta mensagem tem origem por parte do serviço telefônico local, e em casos de problemas na operadora, um ou mais POS de uma determinada região pode apresentar esta mensagem.
O credenciado deverá aguardar alguns minutos e repetir a operação
CENTRAL NÃO ATENDE
O tronco de telefonia local não recebeu a chamada. Pode estar associado também a instabilidades na operadora de telefonia, ou configuração errada do número de telefone do servidor do POS
O credenciado deverá aguardar alguns minutos e repetir operação. Caso continue, entrar em contato com a Equipe da Rede CELPE Serviços, através do 0800 2821166.
REDISCAGEM ATIVA AGUARDE
Este é um mecanismo do próprio equipamento POS que não consegue obter o tom de discagem da linha telefônica para proceder com o início da comunicação. Automaticamente o POS faz uma nova tentativa após alguns segundos. Neste momento o POS pode alternar automaticamente para utilizar as configurações do servidor primário ou secundário da CELPE
O credenciado deverá verificar as condições da linha telefônica. Em dificuldades maiores, fazer testes em outras linhas telefônicas. Após essas verificações, caso ainda não consiga, entrar em contato com a Equipe da Rede CELPE Serviços, através do 0800 2821166
6. OPERAÇÕES ESPECIAIS
6.1. Estorno
O credenciado não está autorizado a fazer estorno. Caso haja necessidade de efetuar o estorno de um recebimento, deverá entrar em contato com o Help Desk da Arrecadação
0800 282 1166 e informar a ocorrência para que seja analisada a possibilidade do estorno,
devendo atentar para as seguintes observações:
- Não poderá ser realizado estorno de pagamento caso o cliente tenha se ausentado do estabelecimento com o comprovante de pagamento.
- Não poderá ser realizado estorno de pagamento após a geração do arquivo para envio às empresas conveniadas. A informação sobre a geração do arquivo será fornecida pela equipe do Help Desk.
- Não poderá ser realizado o estorno de pagamento após o Fechamento do Caixa.
- Não poderá ser realizado o estorno de pagamento efetuado com notas falsas. O credenciado deve observar a autenticidade das notas antes do registro do recebimento.
- Não é possível, em nenhuma hipótese, fazer estorno de recarga. As recargas são de responsabilidade do cliente e não da Celpe ou do credenciado. O cliente deve conhecer com antecedência o seu plano e o tipo de recarga que ele vai efetuar, independente se for recarga para bônus ou crédito.
O credenciado deverá garantir que a via do caixa e a via do cliente estão em seu poder e que em nenhum momento o cliente fez uso do comprovante de pagamento, sendo esta informação de inteira responsabilidade do credenciado.
O cliente que necessitar estornar um pagamento de conta da CELPE deverá entregar o seu comprovante de pagamento para o credenciado. O credenciado deve escrever o nome CANCELADO sobre o comprovante de pagamento e também sobre a via de caixa.
6. OPERAÇÕES ESPECIAIS
6.2. Reimpressão do Comprovante
A reimpressão deve ser realizada preferencialmente antes do próximo recebimento, seguindo o passo a passo abaixo informado:
- Na tela LEIA BOLETO apertar em “1 OPE”, escolher opção “3 IMPRIMIR” e confirmar no verde
- Seleciona a opção “1 ARRECADAÇÃO” e confirmar no verde,
- Agora selecione a opção “4 REIMPRESSÃO DE RECIBO” e confirmar no verde.
- Quando aparecer o sequencial da última fatura recebida (se a reimpressão não for da última fatura, alterar o sequencial para o desejado).
- O comprovante sairá com o nome *** REIMPRESSÃO ***. Entregar apenas uma via ao cliente.
Com a finalidade de evitar a necessidade de reimpressão, o credenciado deve observar o consumo da bobina e evitar seu término durante o recebimento de contas. A bobina
apresenta uma faixa vermelha na sua borda sempre que está próximo do final.
6.3. Informe de Depósito
Após o fechamento dos caixas de Arrecadação e de Serviços o informe de depósito de toda arrecadação deve ser realizado.
O informe de depósito parcial ou total pode ser realizado com o caixa aberto. A máquina só é liberada para funcionar no dia seguinte se não tiver mais nenhuma pendência de informe de depósito.
Para fazer o Informe de Depósito execute os seguintes passos seguindo a sequência:
OBS: O acesso ao item depósito só será habilitado se houver arrecadação. Na tela “Leia Boleto”, acessar o menu
<Operações> pressionando a tecla 1
Na tela “Operações”, selecione <Deposito> e pressione a tecla verde.
O repasse pode ser realizado também através do “Depósito BB” (Banco do Brasil):
• Na tela “Valor”, informe o valor que será depositado diretamente na conta da CELPE e aperte Enter.
• Será emitido um relatório de informação de Depósito com o dígito verificador pelo qual o credenciado deverá realizar o depósito identificado no valor informado.
6. OPERAÇÕES ESPECIAIS
Na tela “Depósito”, escolha a opção de depósito e tecle no verde.
Nesse exemplo, utilizaremos a opção de carnê/assemelhado.
Vai abrir a tela para digitar o valor, você pode entrar com a digitação manual ou
passar na pistola.
Esse boleto será o que você vai fazer repasse, seja ele uma Ficha de Compensação (BOFA) ou o nosso carnê assemelhado.
Em seguida você deve digitar o valor a ser depositado naquele boleto.
OBS: Ficar atento na tela “Valor”, pois já aparece o valor total pendente de depósito. Caso não seja o valor desejado é só apagar e colocar o desejado.
Preencha o boleto de depósito e grampeie junto com o comprovante do informe de depósito.
3
4
5
6
7. OPERAÇÕES DE
IMPRESSÃO
A opção IMPRIMIR do menu, permite o acesso a outro menu onde se pode emitir 2ª via do comprovante de pagamento, estorno e relatórios. Também é utilizado nos casos de falta de papel ou problemas na hora da impressão.
7.1. Caixa Atual de Arrecadação
Dentro do horário de expediente poderá ser emitido um relatório chamado Caixa Atual de
Arrecadação, relatório totalizando os boletos recebidos durante o expediente.
Para retirar um Caixa Atual execute os seguintes passos:
Na tela “Leia o Boleto”, selecione OPE (aperte o número 1);
Na tela “Operações”, selecione Imprimir (aperte o número 3) e tecle Enter;
Na tela “Impressão”, selecione Arrecadação (aperte o número 1) e tecle Enter;
Na tela “Arrecadação”, selecione Caixa Atual (aperte o número 1) e tecle Enter;
Após o encerramento do expediente, através da opção Fechar Caixa de Arrecadação, será gerado um relatório chamado Caixa Final de Arrecadação, onde constarão as informações de fechamento de caixa.
7.2. Último Caixa da Arrecadação
Imprime o relatório totalizando os boletos recebidos no expediente anterior. Para retirar o Relatório de Último Caixa deverão ser executados os seguintes passos:
Na tela “Leia o Boleto”, selecione OPE (aperte o número 1);
Na tela “Operações”, selecione Imprimir (aperte o número 3) e aperte Enter;
Na tela “Impressão”, selecione Arrecadação (aperte o número 1) e aperte Enter;
Na tela “Arrecadação”, selecione Último Caixa (aperte o número 3) e aperte Enter;
7. OPERAÇÕES DE
IMPRESSÃO
7.3. Consulta de Recebimentos
O serviço Consulta de Recebimento permite que o credenciado consulte, através do POS, os totais das arrecadações realizadas durante o mês anterior. As informações impressas serão utilizadas para preenchimento da nota fiscal de serviços do credenciado.
O credenciado deve emitir a nota fiscal com as informações dos Serviços de Arrecadação, de recarga digital e dos Serviços de Atendimento Comercial da CELPE efetivamente executados no mês.
No 3º dia útil de cada mês o credenciado deve tirar no POS o relatório de contas recebidas no mês anterior para o preenchimento de Nota Fiscal de Serviços
Para retirar a consulta de recebimento deverão ser executados os seguintes passos:
O CREDENCIADO DEVERÁ EMITIR MENSALMENTE, ENTRE O 3º E O 5º DIA ÚTIL, O RELATÓRIO CONSULTA DE RECEBIMENTOS, EVITANDO LIGAR PARA O SUPORTE HELP-DESK COM ESTA FINALIDADE.
Vide abaixo modelo do relatório “Consulta de Recebimento”: Na tela “Leia Boleto”, acessar o menu
<Serviços> pressionando a tecla 2
Na tela “Convênios”, selecionar a opção <Celpe> e pressionar a tecla verde.
Se você for atendimento comercial, nessa tela, selecione <próximo> e aperte verde. Se você for apenas arrecação, nessa tela selecione a opção 3 <Cons. Recebimento> e aperte verde.
Na tela “Celpe”, selecione <Cons
recebimento> e pressione a tecla verde.
1
2
7. OPERAÇÕES DE
IMPRESSÃO
Estará sempre disponível o mês anterior. Para o extrato de período acima de 31 dias, solicitar por e-mail.
Através do “Número Pedido
SAP” você vai gerar a solicitação
de faturamento no portal.
Obs.: Esse número deverá constar na sua Nota Fiscal de
Serviço.
Aqui você terá acesso aos boletos recebidos, o total de cada convênio arrecadado e os valores de sua comissão.
No “Total Geral” você tem o valor total de sua comissão. Esse deverá ser o valor exato da sua Nota Fiscal de Serviço.
8. REPASSE
Para os credenciados CELPE Serviços instalados em cidades que possuem bancos ou outros arrecadadores, os repasses deverão ser realizados diariamente, conforme demonstrado no quadro a seguir:
Seguindo o quadro acima, em todo dia útil seguinte à data da arrecadação o credenciado deverá realizar o depósito da arrecadação do dia anterior.
Para minimizar o risco atrelado à posse dos valores arrecadados, recomenda-se efetuar uma última sangria (depósito) antes do encerramento do expediente bancário, a fim de ficar com a menor quantia de dinheiro em caixa.
Os credenciados localizados em distritos ou cidades que NÃO possuem locais para realização do repasse da arrecadação, poderá ser concedido pela CELPE um “float 2”, devendo este ser realizado da seguinte maneira:
Segunda-feira
Realizar o repasse da sexta-feira, sábado e domingo
Terça-feira
Realizar o repasse da segunda-feira
Quarta-feira
Realizar o repasse da terça-feira
Quinta-feira
Realizar o repasse da quarta-feira
Sexta-feira
Realizar o repasse da quinta-feira
Segunda-feira
Realizar o repasse da sexta-feira, sábado e domingo
Quarta-feira
Realizar o repasse da segunda e terça-feira
Sexta-feira
Realizar o repasse da quarta e quinta-feira
Segunda-feira
Realizar o repasse da sexta-feira, sábado e domingo
Quarta-feira
Realizar o repasse da segunda e terça-feira
Sexta-feira
8. REPASSE
O Credenciado deve informar através da operação Informe de Deposito, do item 6.3. da Seção OPERAÇÔES ESPECIAIS, todos os depósitos de Repasse e/ou Sangrias que serão realizados.
O somatório dos valores dos depósitos (sangria e depósito do dia útil seguinte) deve ser igual, inclusive nos centavos, com o valor da arrecadação. Caso contrário o sistema não identificará o depósito e o credenciado poderá ser notificado da irregularidade.
A ausência do repasse dos valores arrecadados implicará no bloqueio automático dos equipamentos de arrecadação, ficando o desbloqueio a critério da CELPE, quando justificada e/ou regularizada a pendência, comprovada através do envio da transferência ou depósito via fax.
Sobre o valor depositado em atraso, serão cobrados encargos (multas e juros) de acordo com o previsto no contrato de credenciamento. Para evitar atraso, o credenciado deverá certificar-se através do atendimento Help Desk, qual o float definido para seu estabelecimento.
Diferenças identificadas entre a arrecadação e as transferências/depósitos deverão ser imediatamente regularizadas pelo CREDENCIADO em favor da CELPE.
8.1. O que é Sangria?
Chamamos de sangria o depósito/repasse do produto da arrecadação para a conta bancária da CELPE, na mesma data em que ocorreu a arrecadação. Este procedimento é muito importante para reduzir a quantidade de dinheiro sob a responsabilidade do credenciado.
Considera-se que antes do encerramento bancário, o credenciado vá até um banco e utilize um ou mais boletos de depósito para repassar a arrecadação que está no caixa.
É desejável que o credenciado possua cofre para guarda do produto da arrecadação e que o mesmo seja chumbado no piso e/ou parede do estabelecimento;
8.2. Como realizar o Depósito?
O Repasse e/ou Sangria deve ser realizado utilizando boletos de depósito fornecidos pela CELPE. Cada folha contém 3 (três) boletos que devem ser destacados na linha pontilhada na horizontal.
8. REPASSE
O credenciado fica proibido, sem exceção, de realizar reprodução xerográfica (cópia) dos boletos. O depósito efetuado através de cópia do boleto estará sujeito a não
identificação pelo banco.
O boleto é composto de duas partes: a do Credenciado (parte menor à esquerda) e a do Banco (parte maior à direita).
Os boletos devem ser utilizados de forma sequencial e o de número menor primeiro. Veja que as figuras abaixo:
CADA DEPÓSITO CORRESPONDE A UM BOLETO!
V IA D O CREDENCI A DO VIA DO CREDENCIADO VIA DO CREDENCIADO VIA DO CREDENCIADO V IA D O CREDENCI A DO V IA D O CREDENCI A DO VIA DO BANCO VIA DO BANCO VIA DO BANCO VIA DO BANCO VIA DO BANCO VIA DO BANCO sequencial sequencial sequencial sequencial sequencial sequencial
09. DOCUMENTOS À DISPOSIÇÃO
NO ESTABELECIMENTO
O credenciado CELPE SERVIÇOS que presta o serviço de Atendimento Comercial deverá manter disponível no estabelecimento e apresentados ou entregues nas fiscalizações de rotinas (quando houver funcionários contratados pelo estabelecimento):
• Cópia da Guia FGTS (GFIP autenticada em cartório), acompanhada da cópia simples da SEFIP;
• Cópia da Folha de Pagamento específica dos empregados que prestam serviço para a
CELPE;
• Cópia da Guia de recolhimento INSS (GPS autenticada em cartório), ressalvado no caso de pagamento efetuado via internet;
• Cópia das Guias de ISS, ressalvado os casos em que houver retenção na nota fiscal, item 10, acima;
• Cópia do CAGED - Cadastro Gerais de Empregados e Demitidos, sempre que houver qualquer demissão;
• Cópia dos Termos de Rescisão de Contrato de Trabalho homologado ou declaração de não rescisão e/ou respectivo comprovante de pagamento, bem como comprovante de depósito da multa indenizatória, sempre que houver qualquer demissão;
• Cópia das Guias de multa FGTS - GRFP autenticadas em cartório, caso tenha havido rescisão no período;
• Cópia da Certidão Negativa de Débito com o INSS - CND;
• Cópias simples das CTPS dos empregados alocados na prestação de serviços para a contratante;
• Declaração de que possui escrituração contábil firmada pelo contador e responsável pela empresa e que os valores apresentados encontram-se devidamente contabilizados;
• DARF se houver, Imposto de Renda Retido dos empregados;
• Certificado de regularidade do FGTS (CRF);
10. OUTRAS INFORMAÇÕES
IMPORTANTES
10.1. Identificação do ponto Credenciado Celpe Serviços
O estabelecimento se compromete a fixar, nos locais indicados pela CELPE, placas e outros sinalizadores que lhe serão fornecidos relativos ao serviço de recebimento de faturas e/ou atendimento comercial.
10.2. Fiscalização da CELPE
O Credenciado deverá permitir o acesso dos representantes da CELPE ao seu estabelecimento comercial, sempre que solicitado;
O Credenciado deverá fornecer à fiscalização da CELPE todos os dados e informações solicitados pertinentes ao serviço prestado;
O Credenciado deverá refazer, corrigir ou reparar os defeitos, erros, omissões e quaisquer irregularidades constatadas pela fiscalização nos prazos determinados em notificações pela
CELPE.
10.3. Pedido de Material
O Credenciado deverá solicitar através do redecelpeservicos@neoenergia.com , informado o PA , sempre que necessitar de algum material de expediente, tais como: bobinas, boletos, materiais de divulgação, entre outros.
Em caso de necessidade de materiais de Atendimento Comercial, como, formulários de solicitações de clientes, entrar em contato com a regional:
Metropolitana
81 3217-5436
Cabo e Carpina
81 3621-5166/6981
Caruaru
81 3701-1819
Garanhuns
87 3763-6522 / 3217-5418
Serra Talhada
87 3831-5484
Petrolina
87 3831-5484
11. PAGAMENTO PELO SERVIÇO
PRESTADO
O Credenciado deverá emitir a Nota Fiscal de Serviço e lançar no Portal do Fornecedor
(Verificar passo a passo a partir da página 35 desse manual) para recebimento pelos
serviços prestados, sempre no inicio do mês subsequente, tomando como referência os dados obtidos através da Consulta de Recebimento.
Os pagamentos serão realizados através de crédito na Conta Corrente de Pessoa Jurídica correspondente ao CNPJ do estabelecimento comercial que mantém contrato com a CELPE. É necessário ter bastante atenção no momento da emissão da nota fiscal, observando os seguintes fatos:
- Não utilizar talonário vencido; - Evitar rasuras;
- Atentar para data de preenchimento; - Lançar os convênios separadamente; - Envio da nota logo após a emissão; e
- Anexar as guias de recolhimentos do DAM para não optante do SIMPLES ou DAS para optante do SIMPLES, do mês anterior.
11.1. Descrição do serviço na Nota Fiscal
A Nota Fiscal deverá ter o campo descrição preenchido exatamente com as descrições da lista abaixo, de acordo com os serviços realizados no mês. O serviço Consulta de Recebimentos deve ser utilizado para identificar os dados utilizados na emissão da Nota Fiscal. Vide orientações para emissão do relatório “Consulta de Recebimentos” no item 8.3 deste manual.
- Serviços do Atendimento Comercial; - Arrecadação de faturas CELPE; - Arrecadação de Boletos Bancários; - Arrecadação de faturas Oi Fixo; - Arrecadação de faturas Oi Móvel; - Arrecadação de faturas COMPESA; - Serviços de Recarga;
11. PAGAMENTO PELO SERVIÇO
PRESTADO
A nota fiscal, conforme modelo abaixo, deve ser emitida para o tomador do serviço CELPE:
DADOS NA NOTA FISCAL
COMPANHIA ENERGÉTICA DE PERNAMBUCO - CELPE Av. João de Barros, n.111 – Boa Vista.
Recife-PE
CNPJ: 10.835.932/0001-08 Insc. Estadual: 0005943-93 Insc. Municipal: 079665-4
MODELO DE NOTA FISCAL – EXEMPLO
QTDE UNIDADE DISCRIMINAÇÃO VLR. UNIT. VLR TOTAL
1.000 UD SERVIÇO DE ARRECADAÇÃO DE CONTAS
CELPE NO PERÍODO DE MÊS/ANO 0,32 320,00
1.000 UD SERVIÇO DE ARRECADAÇÃO DE CONTAS
COMPESA NO PERÍODO DE MÊS/ANO 0,20 200,00
500 UD SERVIÇO DE ARRECADAÇÃO DE CONTAS OI
FIXO NO PERÍODO DE MÊS/ANO 0,20 100,00
500 UD SERVIÇO DE ARRECADAÇÃO DE CONTAS OI
MÓVEL NO PERÍODO DE MÊS/ANO 0,20 100,00
10.000 R$ SERVIÇO DE RECARGA DIGITAL NO PERÍODO
DE MÊS/ANO 0,03 300,00
1.000 UD SERVIÇO DE ARRECADAÇÃO DE BOLETOS
BANCÁRIOS NO PERÍODO DE MÊS/ANO 0,15 150,00
• Valor total dos serviços
1.170,00 ISS 5% 58,50 Valor da Nota 1.170,00 Atenção:
• O recolhimento do ISS deverá ser realizado na prefeitura e a cópia do comprovante de pagamento deverá ser encaminhada junto com a Nota.
• O valor do ISS não deve ser abatido do valor da Nota. Dessa forma, o valor total da Nota deverá ser o mesmo do valor dos serviços.
• As tarifas unitárias para a arrecadação de faturas da CELPE podem variar de acordo com a
quantidade recebido no mês. Verifique a Tabela de Tarifa Escalonada para Arrecadação de Contas
11. PAGAMENTO PELO SERVIÇO
PRESTADO
Os credenciados dos municípios em que a Celpe é Substituta Tributária, não precisará fazer o recolhimento do ISS. O mesmo será retido da comissão automaticamente. Segue lista:
Tabela de Tarifa Escalonada para Arrecadação de Contas Celpe e Compesa:
11.2. Prazo de lançamento da Nota Fiscal
As notas fiscais deverão ser lançadas ao PORTAL DE NOTAS DO FORNECEDOR dentro do prazo estipulado do mês vigente de acordo com o Calendário para Envio de Notas.
A CELPE pagará a nota fiscal no prazo de 15 (quinze) dias úteis a partir do recebimento das mesmas, condicionado à prévia conferência e aprovação.
11.3. Erro na Nota Fiscal ou Pagamento
Se for constatado erro no preenchimento da nota fiscal, esta será devolvida ao CREDENCIADO para retificação e reiniciada a contagem do prazo de pagamento previsto no contrato de credenciamento.
A nota fiscal, imposto e Declaração do Simples Nacional (verificar a necessidade dos anexos), deverão ser inseridas no Portal de Notas do Fornecedor em PDF.
Caso tenha ocorrido o pagamento com erro, deverá ser efetuado imediatamente um encontro de contas para faturamento complementar ou restituição pelo CREDENCIADO do valor pago a maior pela CELPE.
Municípios onde a CELPE é Substituta Tributária
AGRESTINA CABO STO AG CARUARU GRAVATÁ LAGOA
GRANDE PAUDALHO RIBEIRÃO S. LOURENÇO VICENCIA ÁGUA PRETA CAMARAGIBE CEDRO JABOATÃO MOREILANDIA PAULISTA RIO FORMOSO S. VICENTE F VITORIA DE S A
ALTINHO CAMOCIM CHÃ
GRANDE IPOJUCA MORENO PESQUEIRA SALGADINHO SOLIDÃO XEXEU BELO
JARDIM CANHOTINHO CUPIRA JOÃO ALFRED. OLINDA PETROLINA SALGUEIRO S M DA B VISTA
BREJÃO CARNAUBEIRA GOIANA JOAQUIM.
NAB. OROBÓ RECIFE
S JOAQUIM DO
MANUAL DE TREINAMENTO AO
CREDENCIADO
PORTAL DO FORNECEDOR
VERSÃO
JANEIRO/2018
PORTAL DE NOTAS DO FORNECEDOR
Informações Importantes:
• O Portal Web poderá ser acessado através de um navegador de internet, informando usuário e senha que serão disponibilizados. O acesso é através do seguinte endereço eletrônico:
https://portalfornecedor.neoenergia.com
• O nome de usuário será o número do seu CNPJ sem pontos e traços. A senha você receberá por e-mail no ato do credenciamento. Caso não tenha recebido, deverá solicitar por e-mail.
• Para tratar de qualquer assunto relacionado ao Portal de Notas, o credenciado deverá usar os seguintes canais:
Telefone: (71) 3370-6173
Etapas do processo de faturamento:
PORTAL DE NOTAS DO FORNECEDOR
Uma vez que se acesse o Portal Web, estarão disponíveis as seguintes opções.
Essa é sua tela inicial ao portal. Nesse primeiro momento vamos aprender a criar uma solicitação.
Objetivo: Registrar os serviços prestados para a Neoenergia e solicitar o pagamento
Funcionalidades disponíveis:
• Realizar solicitações de faturamento
• Visualizar saldo disponível para faturamento do pedido • Visualizar os impostos
• Resumo de Solicitações
PORTAL DE NOTAS DO FORNECEDOR:
SOLICITAÇÃO
Em seguida clicar em adicionar para inserir o número do pedido, conforme mostrado abaixo:
Essa é sua tela inicial ao portal. Nesse primeiro momento vamos aprender a criar uma solicitação.
Vai abrir uma caixinha conforme imagem abaixo. Digitar o número do pedido e clicar em verificar:
• Em seguida clicar em concluir:
PORTAL DE NOTAS DO FORNECEDOR:
• Depois clicar em pesquisar:
• Clicar em avançar:
• Caso abra uma tela chamada “QUESTIONÁRIO”, clicar em “avançar” também. • Na tela de valores de impostos, clicar em avançar novamente:
PORTAL DE NOTAS DO FORNECEDOR:
SOLICITAÇÃO
• Na tela Resumo de solicitação, digitar nas colunas “Data Inicial” o primeiro dia , mês e ano referente a prestação de serviços, na coluna “Data Final” digitar o último dia , mês e ano, em seguida clicar em gravar:
EXEMPLO: Data Inicial 01082017
Data Final 31082017
• Será exibido o Número da Solicitação de Faturamento criado:
• Este número de solicitação será aprovado por nossa equipe, em um prazo máximo de 24h úteis.
• A etapa de “solicitação” foi concluída aqui. Agora o procedimento é ir no menu “MONITOR” e aguardar o Status alterar para “Aguardando Nota Fiscal”.
PORTAL DE NOTAS DO FORNECEDOR:
SOLICITAÇÃO
Com o número da solicitação em mãos, você vai acessar o ambiente “Monitor”:
Em monitor, poderão ser realizadas buscas através de algumas opções: • Solicitações; digitando o número criado no passo de solicitação.
• Pedido; através do número do pedido que é mostrado no relatório emitido no POS.
Para tomarmos como exemplo, iremos mostrar a pesquisa através do campo de “solicitações – adicionar”.
Veremos:
PORTAL DE NOTAS DO FORNECEDOR:
MONITOR
Clicar em “Adicionar”
Nessa caixa, incluir o número da solicitação.
Caso tenha mais de uma solicitação, deverá incluir o número um abaixo do outro. Depois clica em “verificar”;
Em seguida “Concluir”;
Ao voltar a tela “Monitor de Solicitações”, clicar em “pesquisar”.
PORTAL DE NOTAS DO FORNECEDOR:
MONITOR
46 Vai abrir as solicitações no campo “Lista de Solicitações”. Você vai verificar que na coluna “Nro Solicitação” irá mostrar a solicitação pesquisada, ao lado vai aparecer o campo “Status” que deverá ser um dos ícones apresentados no quadro abaixo:
Anexar a Nota Fiscal:
Deverá clicar no ícone com uma seta verde e irá aparecer na coluna “Enviar NF”. Irá abrir uma caixa “Enviar arquivo Nota Fiscal”, em que deverá ser preenchido com:
• Número da Nota; Série (deixar o campo em branco); Data da nota Fiscal (Data de Emissão da Nota) e em seguida “escolher arquivo” para selecionar o arquivo salvo em seu computador em formato PDF.
Logo após clicar em enviar arquivo.
Após aparecer a mensagem “Arquivo enviado com sucesso”, clicar em “voltar”
PORTAL DE NOTAS DO FORNECEDOR:
MONITOR
Após a inclusão da Nota Fiscal, incluir imposto e declaração do simples (se houver necessidade) no campo “Enviar Arquivo”.
Clicar no ícone do “clips”
Ao abrir a caixa “Anexar Documento(s)”, clicar em “Sim”.
Ao aparecer a caixa “Enviar arquivo – Documentos Diversos”, clicar em “escolher arquivo”, seleciona o imposto ou a declaração e clicar em “Enviar Arquivo”.
Caso a Nota Fiscal for manual, ao concluir o lançamento no Portal do Fornecedor, enviar a Celpe para o endereço informado na página 05 desse manual.
Concluído esses procedimentos, agora é só aguardar o prazo de 72h úteis para a análise da solicitação. O ideal é acompanhar em “monitor” o status para verificar se
ocorreu tudo certo com o envio da nota pelo portal.
PORTAL DE NOTAS DO FORNECEDOR:
MONITOR
• Informações adicionais
Preparamos um vídeo tutorial com a explicação de todo o processo realizado no Portal de Notas, que pode ser visualizado através do link abaixo:
https://www.youtube.com/watch?v=HN9WBxVohs0
Os fornecedores que estiverem no portal contarão com uma equipe especializada para atender assuntos referentes ao processo de faturamento.
Dúvidas sobre o portal, acompanhamento do faturamento e pagamento poderão ser esclarecidas por meio deste canal de atendimento. O contato pode ser realizado através do telefone e e-mail abaixo, informando seu Numero de Identificação de Fornecedor
Tel: (71) 3370-6173
E-mail: atendimentofornecedor@neoenergia.com
