Aline Cristina da Silva Glória
Acadêmica cursando Ciências Contábeis na FACCCA Faculdade Camaqüense de Ciências Contábeis e Administrativas
Atuando profissionalmente como Auxiliar de escritório
COM A PRODUTIVIDADE DOS COLABORADORES DO ESCRITÓRIO CONTÁBIL ARGUS LTDA
“Aline Cristina da Silva Glória”
Resumo: A apuração dos custos sempre foi direcionada ao ramo das indústrias por se pensar que somente nesse ramo seria útil, pensando nisso, o presente artigo terá como finalidade apresentar o trabalho desenvolvido em uma prestadora de serviço na área contábil, na implantação de um sistema de custos, que nesse caso será o baseado em atividades - ABC com o enfoque na produtividade de cada funcionário, ou seja, a relação do custo com a mão de obra e o que realmente é utilizado desse custo.
Palavras-Chave: Implantação do Sistema de Custos Baseado em Atividades. Produtividade. Mão de obra.
1 INTRODUÇÃO
Inicialmente a contabilidade de custos tinha como função principal, mensurar valores de estoques e resultados, mas com o passar do tempo as empresas foram crescendo e necessitando cada vez mais de informações que até então não eram disponibilizadas pela contabilidade de custos, sendo assim, ela passou de mera auxiliar na avaliação de estoques e lucros, para essencial arma de controle e decisão empresarial.
A contabilidade vem criando ferramentas na qual permita um melhor gerenciamento dos custos, como por exemplo o custeio baseado em atividades, que possibilita a adequação em outros ramos empresariais que não sejam industriais.
Com o aumento de competitividade entre as empresas, há cada vez mais procura por parte dos empresários, na produtividade de seus colaboradores e quanto melhor a relação entre os meios empregados para produzir e os recursos utilizados, mais eficiente se é. É por isso que a produtividade é o objetivo final de quem deseja ter sucesso e conseguir melhores resultados.
O presente trabalho apresentará o desenvolvimento do estágio realizado no Escritório Contábil Argus Ltda, com enfoque no setor pessoal, afim de investigar e descobrir qual a colaboração real que cada funcionário disponibiliza para a empresa salientando a relação do retorno financeiro que a mesma obtém por intermédio dos processos executados.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
2.1 CUSTEIO BASEADO EM ATIVIDADES
O método de custeio baseado em atividades fundamenta-se na atribuição dos custos diretamente as atividades executadas na empresa e depois aos produtos correspondentes.
Tanto Martins (2010) quanto Ostrenga (1993), consideram que os conceitos e metodologias do custeio Baseado em Atividade não é somente uma ferramenta gerencial para ser utilizada no ramo industrial, mas também é de grande importância e utilidade para as organizações de serviços, pois normalmente usa-se o termo produto para enfocar em um bem de fabricação, sendo que na realidade, pode também ser considerado um serviço a ser prestado.
É necessário ter pleno conhecimento de todas as atividades executadas e após, identificar quais os seus respectivos custos. Mas essa tarefa não é fácil, pois é essencial uma profunda pesquisa e análise de todos os processos para reconhecer minunciosamente cada uma.
Além de defini-las, há outro ponto fundamental nesse método de custeio na qual seria a constatação dos fatores que causam os custos nelas, em que é denominado de direcionadores.
São considerados uma forma de critério de rateio no que se refere aos custos indiretos, ou seja, é a base utilizada para atribuir os custos das atividades aos seus respectivos produtos ou serviços.
Os direcionadores determinam a verdadeira causa dos custos gerados na empresa por cada atividade.
2.2 PRODUTIVIDADE
A produtividade é a forma como algo está sendo eficiente, podendo ser observado em qualquer empresa ou pessoa.
Devemos medir energia, não o tempo, seguindo quatro tipos de energia para administrar melhor os dias, na qual seria física, emocional, mental e espiritual, ou seja, analisar primeiramente se estamos saudáveis fisicamente, felizes, concentrados e bem conosco, afinal, se nos encontramos bem com relação as atividades exercidas, nossa produtividade será positiva.
2.2.1 IMPORTÂNCIA DA PRODUTIVIDADE
Para qualquer empresa se manter em destaque é necessário ter uma boa produtividade, pois quanto mais produz, maior competitiva será, ressaltando que me
refiro a qualidade e não quantidade, em que deve haver satisfação e bem-estar para as atividades se desenvolverem bem.
3 IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE CUSTEIO NO ESCRITÓRIO CONTÁBIL ARGUS LTDA
A implantação do sistema de Custeio Baseado em Atividades se iniciou com uma pesquisa geral da estrutura da empresa, que foi um escritório de contabilidade.
Houve a necessidade de conhecer todo e qualquer gasto causado mensalmente no escritório afim de obter a real participação de cada funcionário no custo total para demonstrar a importância de cada um no resultado final.
Dentre todos os dados coletados, há os valores de salários e encargos sociais pagos aos funcionários, que foram utilizados no cálculo da mão de obra, na qual ocorreu por intermédio do tempo executado em cada atividade desenvolvida separadamente por cliente e após por funcionário.
Após atribuiu-se todos os outros custos aos clientes individualmente, somando assim o que cada um custa para o escritório e com esses valores pode-se perceber a exata participação de cada funcionário no custo por cliente e no total final, partindo deste ponto a questão do retorno financeiro, pois se obtive o custo, o próximo passo foi adequar as receitas geradas proporcionalmente as porcentagens definidas para cada funcionário, concluindo com um demonstrativo de resultado apresentando a participação de cada um no custo e resultado final.
Além dos cálculos, realizei pesquisas com cada funcionário acerca da produtividade, afim de aliar essas opiniões com minha análise final, pois para ter um bom entendimento, principalmente na área da produtividade é necessário compreender a situação de cada um.
Atualmente o Escritório Contábil Argus Ltda encontra-se com 65 (sessenta e cinco) clientes na qual 35 (trinta e cinco) são optantes pelo Simples Nacional, 8 (oito) pelo Lucro Presumido, 7 (sete) Lucro Real, 3 (três) tributados como isenta, 9 (nove) Produtores Rurais, 2 (dois) somente com serviço de doméstica e 1 (um) com serviço de preenchimento de carnê para contribuindo individual.
Será apresentado os cálculos referente ao valor da hora, minuto e segundo de cada funcionário para a apropriação do custo com a mão de obra que relacionarei o tempo executado nas atividades com seus respectivos valores.
Para tal cálculo será utilizado como referência o montante de 220 horas, 13.200 minutos e 792.000 segundos.
Tabela 1: Transformação dos salários
VALOR DO TEMPO DE CADA FUNCIONÁRIO
Funcionário Salário Valor Hora Valor Minuto Valor Segundo
Quant. Valor Quant. Valor Quant. Valor
A $ 2.355,00 220 $ 10,704 13.200 $ 0,178 792.000 $ 0,00297 B $ 1.150,00 220 $ 5,227 13.200 $ 0,087 792.000 $ 0,00145 C $ 1.435,00 220 $ 6,522 13.200 $ 0,109 792.000 $ 0,00181 D $ 1.815,00 220 $ 8,25 13.200 $ 0,138 792.000 $ 0,00229 E $ 2.230,00 220 $ 10,136 13.200 $ 0,169 792.000 $ 0,00282 F $ 980,00 220 $ 4,454 13.200 $ 0,074 792.000 $ 0,00124 Fonte: Autora.
3.1 CUSTO POR CLIENTE
Nos dados a seguir serão apresentados todos os serviços mensais utilizados para cada cliente, bem como todos os funcionários envolvidos nesses processos, o tempo utilizado mensalmente para cada serviço e o gasto com materiais.
Os materiais utilizados são folha de ofício e toner, na qual o valor unitário da folha é R$ 0,029 e o toner R$ 0,016.
Após será demonstrado separadamente por funcionário o total do tempo executado em cada cliente e o respectivo valor desse custo da mão de obra.
Tabela 1.1: Custo cliente 1
CLIENTE 1
Serviços Funcionário
envolvido
Tempo
Utilizado Unid. Folha de ofício Valor R$ Toner R$
Emissão da folha de pagamento mensal
B 2 min 30 s. 1 0,029 0,016
Impressão dos recibos de salários B 1 min 30 s. 1 0,029 0,016
Emissão da guia de INSS B 1 min 30 s. 1 0,029 0,016
Emissão Protocolo de envio conectividade social
B 30 s. 1 0,029 0,016
Emissão da guia de IRRF A 2 min 1 0,029 0,016
Lançamento das notas de serviço B 2 min 0 - -
Emissão da guia do imposto Simples Nacional
B 3 min 1 0,029 0,016
Informativo SEDIF C 1 min 30 s. 0 - -
Informativo nota fiscal gaúcha E 5 min 0 - -
TOTAL 19 min 30 s. 6 0,174 0,096
TOTAL GASTO COM MATERIAIS 0,27
Fonte: Autora.
Tabela 1.2: Produtividade funcionários
CUSTO DA MÃO DE OBRA Funcionário Tempo total Valor da
hora R$ Valor do minuto R$ Valor do segundo R$ Custo total R$ % A 2 min 10,704 0,178 0,00297 Subtotal 0,00 0,36 0,00 0,36 15,5 B 11 min 5,227 0,087 0,00145 Subtotal 0,00 0,96 0,00 0,96 41,4 C 1 min 30 s. 6,522 0,108 0,00181 Subtotal 0,00 0,11 0,05 0,16 6,9 E 5 min 10,136 0,168 0,00229 Subtotal 0,00 0,84 0,00 0,84 36,2 TOTAL 19 min 30 s. 2,32 100 Fonte: Autora.
Tabela 1.3: Custo cliente 17
CLIENTE 17
Serviços Funcionário
envolvido
Tempo
Utilizado Folha de ofício Toner R$ Unid. Valor R$
Emissão da folha de pagamento mensal
A 5 min 1 0,029 0,016
Impressão dos recibos de salários B 1 min 30 s. 1 0,029 0,016
Emissão da guia de INSS B 1 min 30 s. 1 0,029 0,016
Emissão da guia de FGTS B 2 min 1 0,029 0,016
Emissão Protocolo de envio conectividade social
B 30 s. 1 0,029 0,016
TOTAL 10 min 30 s. 5 0,145 0,080
TOTAL GASTO COM MATERIAIS 0,23
Fonte: Autora.
Tabela 1.4: Produtividade funcionários
CUSTO DA MÃO DE OBRA Funcionário Tempo total Valor da
hora R$ Valor do minuto R$ Valor do segundo R$ Custo total R$ % A 5 min 10,704 0,178 0,00297 Subtotal 0,00 0,89 0,00 0,89 65 B 5 min 30 s. 5,227 0,087 0,00145 Subtotal 0,00 0,44 0,04 0,48 35 TOTAL 10 min 30 s. 1,37 100 Fonte: Autora.
Os cálculos acima mencionados, foram realizados em todos os clientes, ou seja, em 65 clientes e para a identificação do que realmente foi trabalhado no mês por cada funcionário, houve a necessidade de ter o mês de referência que obtive as informações, sendo assim, utilizei como base o mês de maio em que teve 22 dias trabalhados pelo fato do Escritório Contábil Argus Ltda fazer expediente somente de segunda a sexta, com 8 h diárias, resultando assim em 176 h totais para cada funcionário.
Tabela 1.5: Demonstrativo por tempo
TEMPO TOTAL POR FUNCIONÁRIO
Funcionário Trabalhado Diferença Tempo Referência % Trabalhado
A 5 h 15 min 30 s. 171 h 44 min 30 s. 176 h 3% B 84 h 30 min 91 h 30 min 176 h 48% C 10 h 13 min 165 h 47 min 176 h 6% D 18 h 39 min 157 h 21 min 176 h 11% E 15 h 48 min 160 h 12 min 176 h 9% F 49 h 54 min 126 h 6 min 176 h 28% Fonte: Autora.
Tabela 1.6: Demonstrativo custo total
CUSTO TOTAL MÃO DE OBRA Funcionário Salário
R$ Encargo social R$ Total R$ Valor trabalhado com encargos R$ %
A 2.355,00 188,40 2.543,40 60,79 5,11 B 1.150,00 92,00 1.242,00 477,04 40,12 C 1.435,00 114,80 1.549,80 71,98 6,05 D 1.815,00 145,20 1.960,20 166,17 13,98 E 2.230,00 178,40 2.408,40 172,97 14,55 F 980,00 78,40 1.058,40 240,06 20,19 Total Custo 9.965,00 797,20 10.762,20 1.189,01 100 Fonte: Autora.
3.2 ANÁLISE DOS RESULTADOS
Inicialmente analisei os resultados dos cálculos obtidos, pois foram a partir deles que obtive uma base para o desenvolvimento da minha análise e o método de custeio baseado em atividades foi de grande importância para isso, pois por intermédio dele que obtive o real custo de cada atividade desenvolvida pelo funcionário.
O Escritório encontra-se com uma certa desigualdade em relação clientes e funcionários, pois vejo que para alguns clientes são pouquíssimas atividades a serem desenvolvidas, logo obtendo assim um tempo ocioso por parte dos funcionários.
Todos os funcionários executam outras atividades não atribuídas que acabam afetando no tempo daquelas consideradas fixas, como por exemplo atender um telefone, um cliente no balcão ou até uma simples pesquisa de débitos em órgãos competentes. Além disso, há uma questão pertinente, que é a demora dos clientes em entregar os documentos e isso consequentemente acarreta em um tempo ocioso dos funcionários, mas não se pode considerar como tal, pois se os documentos estivessem em mãos no tempo certo não haveria essa ociosidade e provavelmente eles teriam a possibilidade de executar mais atividades, mas não o fazem pelo fato de a qualquer momento ter que parar o que estão fazendo para atender a essas obrigações.
São inúmeras as hipóteses para essa baixa produtividade e conforme relatos dos funcionários, uma parte se deve aos problemas com equipamentos ou com sistemas e programas que utilizam, pois demoram para processar, trancam e não conseguem fazer nada. Outro ponto importante é a indisponibilidade de sites, porque alguns serviços que seriam rápidos de se resolver acabam ocupando um tempo não previsto. Hoje em dia, a tecnologia está cada vez mais avançada e se não houver atualizações as empresas não conseguem se manter bem no mercado.
Acredito que uma forma para solucionar tal problema com essa baixa produtividade seria uma reunião afim de abrir um espaço aos funcionários, que eles se sintam à vontade de dar suas opiniões sem medo e que não fique somente na conversa, pois o que vejo é uma falha na tomada de decisão por parte dos gestores, que na sua maioria é causada pelo comodismo de não querer se incomodar e deixar como está.
Outra hipótese é dar valor as pessoas, elogia-las quando percebem que estão realizando um bom trabalho. Um elogio é sempre bom, ainda mais vindo de seus chefes, e isso provoca uma motivação e um vontade de querer fazer sempre melhor a cada dia.
E por fim, o Escritório poderia oferecer outros serviços além do que é feito aos seus clientes, com o objetivo de ocupar esse tempo ocioso que há na estrutura geral e com isso poderá até se desenvolver melhor no ramo.
4 CONCLUSÃO
No desenvolver do trabalho me aprofundei mais nos conceitos relacionados aos custos, principalmente o custeio baseado em atividades, pois nunca conseguimos ter um conhecimento pleno na sala de aula, sempre há algo que nos foi informado, mas não compreendido na hora. Então foi perceptível o meu crescimento nessa área, além também da minha visão acerca de produtividade, que até então estava completamente fora da realidade pelo fato de pensar que trabalhava bastante, mas se for parar para analisar, não existe uma pessoa que consiga trabalhar direto, sem parar, sem descanso, e sem cometer alguns erros ou falhas por um tempo excessivo, até porque seu próprio organismo reage a essa situação, alertando que está cansado e precisa de um repouso. Outra questão que nunca tinha pensado, é que para desenvolver bem as atividades do dia a dia é necessário estarmos bem com nós e com nossa vida, enfim obtive um bom desenvolvimento com o presente trabalho.
E ao término do trabalho alcancei os meus objetivos, por intermédio da coleta de todos os dados relacionados ao embasamento teórico, estrutura do Escritório, dados dos serviços e funcionários, valores pertinentes as atividades, além dos cálculos devidamente apurados e com as pesquisas realizadas, sendo assim, obtive êxito no final.
REFERÊNCIAS
MARCOUSÉ, Ian; SURRIDGE, Malcolm; GILLESPIE, Andrew. Recursos Humanos. 1.ed.São Paulo: SARAIVA, 2013.
MAHER, Michael. Contabilidade de Custos: Criando Valor para a Administração. 1.ed. São Paulo: Atlas, 2001.
MARTINS, Eliseu. Contabilidade de Custos. 10.ed.São Paulo: Atlas, 2010
OSTRENGA, Michael. Guia da Ernst & Young para Gestão Total dos Custos. Rio de Janeiro: Record, 1993.
