Objetivo: Após a realização desta atividade pedagógica o formando deverá ser capaz criar um oficio de saída, acionar o Fluxo de Aprovação/Assinatura de Saída, Aprovar e Assinar o ofício e Expedir o mesmo
Vamos a isto?
a) Autentique-se (todos os utilizadores têm perfil para criar um ofício de saída) b) Crie um oficio de saída e inicie o Fluxo de Aprovação/Assinatura de Saída c) Autentique-se com um utilizador que tenha perfil de assinatura de ofícios d) Assine o Oficio e envie o mesmo para expedição
e) Autentique-se com um utilizador com perfil de expediente f) Finalize o fluxo e proceda á expedição do ofício
Neste passo a passo, demonstra-se a criação de um ofício enquanto
consequente de outro documento:
1. Aceda ao documento e clique em Relações
2. Selecione Criar Consequente 3. No separador Dados Gerais, no
campo Tipo defina Ofício/Carta 4. Clique no botão Seguinte
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4 Se pretender criar um ofício sem ser
como consequente de outro documento, dê seguimento ao passo a passo “Criar um Documento”, escolhendo o tipo Ofício/Carta e siga este passo a passo apenas a partir do ponto 10
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5. No separador Propriedades preencha os campos do formulário dos
metadados
6. Clique em Gravar 7. Clique em Documento
8. SelecioneEditar Documento 9. Clique em Editar Documento para
escrever o texto do ofício
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9
5
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Ao criar um documento como consequente de outro, alguns campos do formulário estarão pré- preenchidos com dados do documento antecedente, no entanto, pode alterá-los
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10. Após ter terminado a edição do documento, inicie o fluxo
Aprovação/Assinatura de Saída
11. Na caixa de diálogo clique em OK
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12. No campo Ação, selecione a opção Enviar para Aprovação
13. Defina o Próximo Interveniente 14. Pode incluir, no campo Comentário,
uma mensagem para o destinatário da tarefa
15. Aceda ao separador Informação de Expedição
16. Defina quem vai expedir o documento e se o mesmo tem Anexos em
suporte físico(fora do Smartdocs).
Caso haja algum anexo em suporte físico para ser expedido assinale com Sim e descreva o anexo em questão 17. Pode adicionar, para expedição,
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19. O utilizador identificado no passo 13 abre a Tarefa
20. Defina a Ação, que neste caso será Assinar
21. Assine, selecionando Assinatura Digitale dê seguimento às etapas necessárias para concretizar a assinatura
22. Clique em Executar Tarefae o ofício assinado seguirá, automaticamente, para o expediente ou para o utilizador escolhido no ponto 16 deste passo a passo
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Neste passo a passo
exemplificamos apenas a etapa de assinatura, mas o utilizador que recebe a tarefa tem a possibilidade de só comentar o documento no espaço
“Comentário” e selecionar a ação
“Enviar para Aprovação” para outro utilizador executar a ação Assinar
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23. O expediente, ou o utilizador definido no ponto 16 deste passo a passo, abre a tarefa
24. Confirme se recebeu todos os anexos em suporte físico 25. Imprima o(s) documento(s)
indicado(s) no campo Documentos a expedir
26. Se tiver sido inserido algum anexo ao ofício, terá de efetuar duplo clique no ofício para visualizar eventuais anexos e poder imprimi- los
27. Após ter dado seguimento a todas as ações para concretizar a
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Posteriormente é possível atualizar os metadados do documento excepto:
Assunto(assunto do documento)
Data do Documento (data em que o documento foi elaborado)
Situação do Documento (estado em que o documento se encontra. Após expedição este estado será = Finalizado)
Nome da Entidade(Destinatário do documento) Data de Finalização (data em que o documento é Expedido)
